Document

Process
Manager
Pokretanje Lotus Notes klijenta
Lotus Notes klijent pokreæete kao i druge programe, duplim klikom na ikonu Lotes Notesa koja se nalazi na
vašem desktopu.

Lotus Notes 6

Za pristup serverskim aplikacijama, morate imati odobrenje od Administratora. Kada vas administrator
prijavi kao korisnika na Lotus Domino serveru, dobijate elektronski certifikat koji pored vašeg imena i
prezimena sadrži i vašu šifru.
Ako je na Vašem raèunaru ispravno instaliran Lotus Notes klijent, program æe pri samom pokretanju iz
vašeg elektronskog certifikata proèitati ime i prezime od vas zatražiti da upišete šifru.

1
2
3
1. U ovo polje upišite svoju šifru.
2. Na jednoj radnoj stanici-raèunaru, Lotus Notes klijent može koristiti više osoba. U takvom sluèaju u
ovom polju odaberite svoje ime i prezime, vratite se na prethodno polje i upišite svoju šifru.
3. Konekcija prema serveru. Obièno automatski podešena tako da ovom polju nije potrebno mijenjati
zadanu vrijednost (Office Network). U sluèaju da se promjeni vrijednost ovog polja, neæete moæi pristupiti
serverskim aplikacijama.

Ako ste ispravno upisali šifru, na lijevoj strani æe vam

se pojaviti uspravna traka sa preèicama prema
aplikacijama.
Kliknite na zadnju ikonu u nizu i otvorit æe vam se
aplikacija “DOCUMENT PROCESS MANAGER”

01
DPM Pocetna forma (prva strana)

Trenutno aktivna
forma

Linkovi za pregled
predmeta i dokumenata
po raznim kriterijima

Linkovi na baze
predmeta iz
prethodnih godina

Ime i prezime
korisnika koji j
trenutno logovan

DPM Glavni pregled

Glavni pregled predmeta podjeljen je u dvije grupe. Pregled predmeta po pravnim i pregled predmeta po
fizièkim osobama. Ako želite da se prebacite sa jednog pregleda na drugi, dovoljno je da pritisnete dugme:

Ili

Glavni pregled je sastavljen od predmeta, dokumenata i detaljnog

adresara za pravna i fizièka lica.U svakom pregledu dosta je podataka
grupisano radi lakšeg snalaženja meðu podacima. Klikom na jedan od
zelenih trokutiæa, otvarate grupisane podatke u pregledu.

Podaci grupisani
Grupisanje otvoreno.
Zeleni trokutiæ okrenut
prema dolje

02
DPM Kreiranje predmeta
Kako kreirati predmet ?
Kliknite na dugme “Predmet” koje se nalazi iznad jednog od pregleda. Kada ste kliknuli na dugme
“Predmet”, otvorit æe vam se nova forma u kojoj trebate izvršiti popunjavanje osnovnih polja za ispravno
protokolisanje predmeta

1
2
3
4
5

Prvo polje koje morate popuniti jeste “DJELOVODNIK”.

1. Po sadržaju akta/predmeta odredite u kojem djelovodniku æe se voditi evidencija.
2. Odaberite vrstu predmeta
3. Upišite naziv predmeta, što detaljnije.
4. Odredite jeli predmet vezan za fizièku ili pravnu osobu.
5. U polju “NAZIV” upišite ime lica na koje je predmet naslovljen ili odaberite iz adresara.

1. Djelovodnik
Upisivanjem ili odabirom jednog od ponuðenih brojeva,
odreðujete u kojem djelovodniku æe se voditi predmet.

Broj | Djelovodnik

1. | DJELOVODNIKA AKATA I UPREDMETA

2. | UP-I
3. | UP-II
4. | STROGO POVJERLJIVO

03
2. Vrsta predmeta

Odaberite vrstu predmeta sa liste ili samo

upišite broj klasifikacione oznake u polje
predviðeno za vrstu predmeta.

Ako želite pogledati detaljno šta se sve

evidentira pod klasifikacionom oznakom
koju ste odabrali, kliknite da dugme pored
naziva vrste predmeta i otvorit æe vam se
novi prozor u kojem su svi detalji vezani za
tu klasifikacionu oznaku.

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

04
3. Naziv predmeta
U polju “Naziv predmeta” upišite taèan naziv predmeta.

Primjeri:
NEISPRAVNO: Zapisnik
ISPRAVNO: zapisnik o komisijskom pregledu

NEISPRAVNO: Saglasnost
IISPRAVNO: Urbanistièka saglasnost

NEISPRAVNO: Izdavanje P.L.

ISPRAVNO: Izdavanje posjedovnog lista

4. Vezan za:
Ako ste na pregledu OSOBA, prilikom klika na dugme PREDMET u ovom polju æe automatski biti upisano
“FIZIÈKO LICE”. Ako ste na pregledu organizacija, prilokom klika na dugme PREDMET u ovom polju æe
automatski biti upisano “PRAVNO LICE”. Ako želite promjeniti vrijednost ovog polja iz Fizièko u Pravno lice
i obratno, nepotrebno je formu zatvarati pa se prebaciti na odgovarajuæi pregled “Pregled osoba ili
organizacija” i ponovo pokrenuti formu Predmet. Dovoljno je samo promjeniti vrijednost u ovom polju u onu
vrijednost koja vam odgovara.

05
5. Naziv organizacije / osobe

Upišite prezime i ime osobe ili naziv pravnog lica na

koga je predmet-akt naslovljen.

Nakon što ste ukucali 4 znaka-slova, raèunar æe vam

na osnovu tih nakova smanjiti izbor u adresaru.
Dovoljno je da pritisnete tipku ENTER i otvorit æe vam
se novi prozor iz kojeg ce te odabrati lice na koga je
predmet naslovljen

Šta ako osoba-organizacija nije u adresaru?

U sluèaju da ste upisali puni naziv pravnog-fizièkog lica

koje nije u adresaru i pokušaja bilo koje slijedeæe radnje,
dobit æete slijedeæu poruku:

Potvrdite klikom na tipku YES i otvorit æe vam se nova forma kako bi ste osobu-organizaciju upisali u
adresar. Dovoljno je samo jednom upisati tražene podatke za odreðeno lice. Svako slijedeæe pozivanje tog
lica kroz formu Predmet, neæete morati ponovo upisivati dodatne podatke.

06
5. Naziv organizacije / osobe - PREPORUKA
Dosta lakši naèin provjere i odabira lica iz adresara jeste klik na dugme adresar gdje æe vam se otvoriti novi
prozor u kojem možete provjeriti jeli lice unešeno u adresar. Kada pronaðete lice koje vam je potrebno,
kliknite na njega i potvrdite klikom na tipku OK. U sluèaju da nema lica kojeg tražite, u polju za naziv upišite
njegovo puno ime pa ga zatim upišite u adresar.

Napomena: Jednom ispravno unesena osoba-organizacija u adresar, uvjek ostaje u adresaru i nepotrebno
je nalaziti drugi naèin da se to isto lice ponovo upiše.

07
Broj predmeta
Ako ste uredno popunili sva potrebna polja na formi za kreiranje predmeta. Kliknite na dugme “PRIJEMNI
ŠTAMBILJ” i dobit æete broj protokola za taj predmet po kriterijima koje ste zadali.

Prijemni štambilj

08
Status i promjena nositelja predmeta
Prema novom uputstvu o kancelarijskom poslovanju, status predmeta æe moæi mijenjati samo osobe
odreðene za taj dio posla.
Prilikom kreiranja predmeta, poèetni status predmeta uvijek je “U IZRADI”.

Samo æe upisnièari moæi

mijenjati vrijednost polja
“Status”

Osoba koja kreira predmet je autor tog dokumenta i u poèetnom statusu autor je nositelj tog predmeta.

Kliknite na adresar
i odaberite osobu
sa liste koju želite
zadužiti sa
predmetom

09
Kreiranje dokumenata
Ako želite kreirati dokument za predmet koji ste protokolisali, kliknite na dugme “NOVI DOKUMENT” i sa
liste dokumenata odaberite odgovarajuæu formu dokumenta.

Svi dokumenti koje uradite

na veæ opisan naèin, možete
pronaæi klikom na dugme
“DOKUMENTI”

Kada ste otvorili formu

dokumenta, možete mijenjati samo
dijelove teksta koji se nalazi meðu
zagradama

10
Kreiranje dokumenata
U sluèaju da na listi gotovih dokumenata nepostoji vama odgovarajuæa forma dokumenta, privremeno
možete iskoristiti opciju “DODAJ FAJL” kojom æete veæ postojeæi dokumenat raðen u nekom drugom
programu (Word, Excel...) samo prikaèiti na formu predmeta.

12
“Prava pristupa”
Forma predmet - dio predviðen za
promjenu prava pristupa (èitanje i
ažuriranje) predmeta

Odaberite sa liste osobe

koje æe imati pravi
pristupa èitanja ili
ažuriranja predmeta.
Poèetna prava pristupa
su [Svi] što znaèi da svi
mogu i èitati i ažurirati
predmet

13
U SLUÈAJU DA POKRENETE NEKU OD AKCIJA U APLIKACIJI (ubaci fajl, pregled osoba, pregled
organizacija...) I DA VAM SE POJAVI PORUKA ISTOG ILI SLIÈNOG SADRŽAJA (vidi sliku).
OBAVEZNO ODABERITE ZADNJU OPCIJU: “Start trusting signer to execute this action”

U SLUÈAJU DA IGNORIŠETE OVU PORUKU, NEKI DIJELOVI APLIKACIJE NEÆE RADITI ISPRAVNO!!

14
U sluèaju bilo kakvih nejasnoæa vezano za ovaj priruènik, možete se obratiti na jedan od slijedeæih naèina:

15