LAPORAN PROJEK

KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF

BAHTERA EMAS
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR,
UiTM SHAH ALAM - SELANGOR
(Gabungan ahli : Kolej UiTM Sg Buloh,
Unit Kemudahan Kolej UiTM Shah Alam dan
Kolej UiTM Puncak Alam, Selangor)

Tajuk Projek :

Mempercepatkan Proses Semakan

Maklumat Dan Sahkan Terimaan
Borang / Dokumen Kolej Selepas
Pendaftaran Kolej
I. PENGENALAN

1
 PENGENALAN
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

 DIKENALI SEBAGAI DEWAN LATIHAN RIDA. DITUBUHKAN PADA

TAHUN 1956. DIILHAMKAN OLEH DATO’ ONN JA’AFAR

 DITUKARKAN KEPADA MAKTAB MARA (1965 – 1967)

 INSTITUT TEKNOLOGI MARA (1967 – 1999)

 DINAIK TARAF KEPADA UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA OLEH PERDANA

MENTERI OLEH DATO SERI Dr MAHATDIR MOHAMAD PADA
(AUGUST 26, 1999)

 MENAWARKAN LEBIH 200 PROGRAM DIBAWAH 21 FAKULTI

 PADA MASA KINI UiTM MEMPUNYAI 14 CAWANGAN DISELURUH NEGARA

 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM) TELAH MENJADI IPTA PERTAMA DI

NEGARA INI YANG MENDAPAT PENGIKTIRAFAN PERSIJILAN
ANTARABANGSA DAN MENUJU KE ARAH UNIVERSITI BERTARAF
ANTARABANGSA

2
 VISI & MISI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM)

VISI UiTM

Menjadikan UiTM sebuah MISI UiTM

universiti unggul yang
berteraskan kesarjanaan dan
kecermelangan akademik
bagi menerajui dinamisme
bumiputra dalam semua
bidang profesioanal bertaraf
dunia supaya terlahir graduan
yang berdaya saing, global
dan beretika
Mempertingkatkan keilmuan
dan kepakaran bumiputra
dalam semua bidang
menerusi penyampaian
program profesional,
penyelidikan serta
penglibatan masyarakat yang
berlandaskan kepada nilai-
nilai murni dan etika
keprofesionalan

3
 PENGENALAN BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) Universiti Teknologi MARA (UiTM) berperanan penting
dalam pengurusan pelajar bagi seluruh sistem universiti selaras dengan peruntukan Akta
173 dan Akta 174 sejak tahun 1976 dan pindaan-pindaannya di bawah kawalan Naib
Canselor UiTM

Bahagian Hal Ehwal pelajar antara bahagian yang penting dalam membantu Universiti
Teknologi MARA melahirkan graduan profesional yang mempunyai Kemahiran Insaniah(KI)
dan berpersonaliti Unggul untuk memenuhi keperluan global.

Peranan ini dimainkan menerusi 2 fungsi terasnya (core business) iaitu :

1. Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar
2. Kemudahan dan Perkhidmatan Pelajar

VISI MISI

Bahagian HAL EHWAL PELAJAR (HEP)
 Menjadi bahagian Yang unggul dalam
memberi perkhidmatan dan usaha-usaha
pembangunan pelajar
Bahagian HAL EHWAL PELAJAR (HEP)
 Membantu melahirkan graduan
bumiputera
 unggul yang menepati ciri-ciri Model
Graduan UiTM berteraskan kepada
keseimbangan dan kesepaduan dari
segi intelek, jasmani dan rohani, emosi 4
dan sosial.
 CARTA ORGANISASI KUMPULAN
KEDUDUKAN AHLI BAHTERA EMAS (GABUNGAN AHLI UNIT KEMUDAHAN KOLEJ SHAH ALAM, KAMPUS UiTM
SUNGAI BULOH & KOLEJ PUNCAK ALAM)

NAIB CANSELOR

TIMBALAN NAIB
CANSELOR HEP

PENOLONG NAIB CANSELOR UiTM

KAMPUS UiTM SG. BULOH REKTOR UiTM
PUNCAK ALAM, SELANGOR

PENGARAH
PEMBANGUNAN PELAJAR HEP TIMBALAN REKTOR HEP
TIMBALAN PENGARAH HEP UITM UITM PUNCAK ALAM SELANGOR
KAMPUS UiTM SG. BULOH SHAH ALAM

PENGETUA
KOLEJ UITM
KAMPUS UiTM BAHAGIAN &
SG. BULOH UNIT-UNIT BAHAGIAN
UNIT
HEP SHAH UNIT PENGURUSAN DAN UNIT
KEMUDAHAN
ALAM UNIT-UNIT
KOLEJ (UKK): KOLEJ DAN NR: HEP Puncak
UNIT KERJAYA Azlin
UNIT HAL UNIT PENGURUSAN Hjh Junaidah Alam
DAN UNIT IT HEP:
EHWAL KOLEJ SG BULOH SELANGOR
KAUNSELING Fadillah
ISLAM Ramlah (Hjh)
Nik Nazim
Suhaili
Rossaidi
Mohd Akram 5
 PROFAIL KUMPULAN
KIK BAHTERA EMAS
PENGENALAN
KUMPULAN

NAMA KUMPULAN:

BAHTERA EMAS

DITUBUHKAN PADA:

07 JANUARI 2016

- (GABUNGAN AHLI DARI

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ SHAH ALAM,

KOLEJ PUNCAK ALAM DAN

KOLEJ UiTM SG BULOH)

BILANGAN PROJEK :

PROJEK PERTAMA

BILANGAN AHLI:

8 ORANG
PENCAPAIAN KUMPULAN:

BARU MENYERTAI KIK 2016

MEMENANGI ANUGERAH PENJIMATAN

6
KOS KIK ZON TENGAH 2016
 MOTO,ETIKA,OBJEKTIF DAN MATALAMAT
KUMPULAN KIK BAHTERA EMAS

MOTO KERJASAMA DAN KREATIF

ETIKA CEKAP DAN BERKESAN

MEMBERIKAN PERKHIDMATAN YANG

OBJEKTIF
BERKUALITI DAN BERKESAN

PENYELESAIAN MASALAH DENGAN

MATLAMAT
CEKAP DAN BERKESAN

7
 DEFINISI LOGO

Layar berlogo
UiTM 3 ‘V’ kuning ibarat
melambangkan bahtera yang
ahli menjayakan melambangkan
misi dan visi gabungan Unit
Pengurusan Kolej
UiTM
UiTM di negeri
Selangor iaitu Unit
Kemudahan Kolej
Separa bulat Shah Alam, Kolej
berwarna ungu Puncak Alam dan
melambangkan Kolej UiTM Kampus
ahli terdiri Sungai Buloh
daripada staf
UITM

8
 JADUAL KEHADIRAN MESYUARAT
JANUARI 2016 HINGGA SEPTEMBER 2016

JUMLAH Minit Mesyuarat

NAMA AHLI JAN FEB MAC APR MEI JUN JULY OGOS SEPT KEHADIR
AN

HAJAH RAMLAH // // // // / / / / / 13

HAJAH JUNAIDAH // // // // / / / / / 13

AZLIN // // // // / / / / / 13

NIK NAZIM // // // // / / / / / 13

SUHAILI // // // // / / / / / 13

FADHILAH // // // // / / / / R 12*

ROSSAIDI // // // // / / / / R 12

AKRAM // // // // / / / / / 13

KEKERAPAN MESYUARAT 1 -2KALI 1 BULAN IKUT KEPERLUAN Kaedah panggilan mesyuarat dan maklumat
perlaksanaan projek kepada ahli : Perjumpaan
MASA 3.00 – 5 Petang (Hari Jumaat) bersemuka(mesyuarat), E-mail Staf & telefon

TEMPAT Bilik Mesyuarat Kolej atau Unit Kemudahan Kolej

Petunjuk
JUMLAH KEHADIRAN
102/104 Urusan Sakit /
MESYUARAT / Hadir X Cuti Rehat R Rasmi S Cuti
Bersalin

PERATUS KEHADIRAN
98.1% *staf berpindah kampus 9
 MODUS OPERANDI PROJEK KUMPULAN MENGIKUT PDCA

(1) PLAN
(MERANCANG)
(4) ACTION a) Tetapkan Tema projek
(TINDAKAN) b) Kenalpasti projek
c) Pilih Projek
r) Meminda SOP
d) Jelaskan Projek
s) Menyeragamkan hasil
e) Tetapkan objektif projek
projek
f) Tetapkan sasaran projek
t) Menilai hasil projek
g) Analisis proses
u) Menilai kemajuan
h) Analisis Sebab dan Akibat
kumpulan
i) Jelaskan punca paling
mungkin
j) Cadangan penyelesaian
k) Analisis cadangan
penyelesaian
l) Persembahan pengurusan

(2) DO
(3) CHECK (MELAKSANAKAN)
(MEMERIKSA) m) Merancang pelaksanaan
o) Menyemak cadangan penyelesaian
pencapaian uji cuba n) Ujicuba cadangan
p) Menambahbaik hasil penyelesaian
projek
q) Memantau hasil
projek
10
 JADUAL PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN PROJEK

BILANGAN MENGIKUT MINGGU – TAHUN 2016

BIL AKTIVITI
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT

1. PENUBUHAN KUMPULAN 07 Jan 2016 Penubuhan

Kumpulan
2. MENGENAL PASTI & MEMILIH PROJEK

MENJELASKAN PROJEK , MENETAPKAN OBJEKTIF & SASARAN

3.
PROJEK

MENGANALISA MASALAH /PROSES , MENGUMPUL & ANALISA

4.
DATA
P 5. MENGANALISA SEBAB DAN AKIBAT

6. MENJELASKAN PUNCA PALING MUNGKIN

CADANGAN PENYELESAIAN DAN ANALISA CADANGAN Persembahan Pengurusan 1

7.
PENYELESAIAN (Surat diterima 5 Mei 2016)
8. PERSEMBAHAN PENGURUSAN

9. MERANCANG PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN

D 10. PERLAKSANAAN PROJEK (UJI CUBA)

11. MENGAWASI KEPUTUSAN + TAMBAHBAIK HASIL PROJEK

C 12. MENILAI KEPUTUSAN + MEMANTAU HASIL PROJEK

TINDAKAN PEMBETULAN / MENGAWASI KEPUTUSAN + PINDA SOP

13. 26 Ogos 2016 Persembahan
IKUT KEPERLUAN
Pengurusan 2
PERSEMBAHAN KPD KETUA BAHAGIAN – KESELURUHAN PROJEK +
A 14.
PENYERAGAMAN HASIL PROJEK

PIAWAIAN PROJEK/PENYERAGAMAN + MENILAI KEMAJUAN

15.
KUMPULAN

Catatan: 11
Perancangan Pelaksanaan
 MATRIX PENGLIBATAN AHLI-AHLI DAN AGIHAN TUGAS

Bil Nama Ahli Brain Kumpul Dokumentasi Persembahan Survey & Perlaksanaan Penyediaan
Storming Data Analisa Bahan

1. Ramlah Bt A. Rahaman (Hjh) 1 1 1 1 1 1 1

2. Hjh Junaidah Bt Tahir 1 1 1 1 1

3. Fadhilah Hj Mohd Azmir 1 1 1 1

4. Nik Nazim B. Nik Mohd 1 1 1 1 1 1 1

Kamail
5. Suhaili Bt Ajib 1 1 1 1 1 1 1

6. Rossaidi B. Suaid 1 1 1 1 1 1 1

7. Muhammad Akram B. Mohd 1 1 1 1 1 1 1

Shariff

8. Azlin Ahmad 1 1 1

100% PENGLIBATAN SEMUA AHLI :

(PROJEK DIJALANKAN DI KOLEJ (PERUBATAN-PERGIGIAN), UiTM SUNGAI BULOH)

12
II. PEMILIHAN PROJEK /
MASALAH DAN DEFINISI

13
 SENARAI MASALAH YANG DIKENALPASTI

BIL MASALAH PENCADANG

1 Meletakkan ABATE dalam tangki/pam tandas pelajar sukar Hjh Junaidah

2 Pelajar tidak membuat aduan kerosakan peralatan di bilik Muhammad Akram

3 Maklumat tidak sampai ke pengetahuan pelajar Fadhilah

4 Proses semakan maklumat dan sahkan terimaan borang/dokumen kolej selepas Ramlah dan Suhaili
pendaftaran kolej lambat

5 Proses Kiraan Kehadiran dan merit aktiviti pelajar untuk permohonan kolej lambat Azlin

6 Banyak surat-surat /bungkusan pribadi berdaftar pelajar tidak dituntut di pejabat Nik Nazim dan
kolej Rossaidi

KAEDAH : BRAINSTORMING

14
 HURAIAN DAN KESAN MASALAH TERPILIH YANG
DIKENALPASTI
KESAN
BIL MASALAH
PENGGUNA PEKERJA PERKHIDMATAN
1 Meletakkan ABATE dalam tangki/pam Kedudukan pam Kurang staf dan tiada Menjejaskan
tandas pelajar sukar tinggi alatan / kaedah yang perkhidmatan
sesuai – tindakan
lambat

2 Pelajar tidak membuat aduan kerosakan Pelajar tidak dapat Tambahan masa Menjejaskan imej
peralatan di bilik menggunakan diguna oleh staf
peralatan tersebut untuk pemeriksaan
kerosakan semasa
cuti semester

3 Maklumat tidak sampai kepengetahuan Pelajar tidak tahu Kerap menampal Menjejaskan
pelajar info yang notis atau info perkhidmatan
dikeluarkan dipapan notis

4 Proses semakan maklumat dan sahkan Banyak borang Banyak borang dan Menjejaskan
terimaan borang/dokumen kolej selepas diterima dan perlu Semakan maklumat perkhidmatan dan imej
pendaftaran kolej lambat dilengkapkan bagi sahkan terimaan
semasa pendaftaran borang – proses
kolej menjadi lambat

5 Proses kiraan kehadiran dan merit JPK dan SRK lapor Kenalpasti kupon Menjejaskan imej dan
aktiviti pelajar untuk permohonan kolej kurang pelajar hadir aktiviti, jenis aktiviti perkhidmatan
lambat aktiviti tapi kupon dan kiraan merit
habis aktiviti ikut kategori

6 Banyak surat-surat /bungkusan peribadi Terlepas tempoh Lambakan surat Menjejaskan

berdaftar pelajar tidak dituntut di tuntut surat daftar daftar dipejabat perkhidamtan
pejabat kolej

Masalah dipilih dilihat dari segi kesan kepada pengguna,pekerja dan perkhidmatan 15
Tajuk Permasalahan 1 & Perbincangan 1 Perbincangan 2 Cadangan & Keputusan
Alasan Ahli
Sukar meletakkan ABATE Tidak semua kolej Projek Kumpulan KIK
dalam tangki/pam tandas tangki/pam tandas tinggi Pusat Kesihatan UiTM ada Cadangan : Tajuk masalah
pelajar. kerana ada menggunakan membuat inovasi digugurkan dengan undian
tangki/pam tandas (rekacipta alat) untuk 6 daripada 8 orang
 Alasan: Kedudukan pam rendah. meletakkan abate
tandas tinggi ditempat yang tinggi dan
Contohnya Kolej Kampus sukar – alat tersebut
 Contoh: Tangki / pam Kesihatan UiTM Sungai dinamakan saito
tandas pelajar : Jenis Buloh - Tangki tandas/
Tandas cangkung pam tandas pelajar : ** ‘SAITO’ adalah “ROI”
Jenis tandas duduk KEPADA HEP(Pusat
Kesihatan) ahli kik saizen
- terhasil daripada
program KIK UiTM .

UiTM khasnya HEP(Pusat

Kesihatan) boleh
manfaatkannya – supaya
inovasi tersebut boleh
dikembangkan dan
digunapakai untuk faedah
UiTM terutama di kolej .
Ini dapat kurangkan kos Alat ‘saito’ inovasi
UiTM Pusat Kesihatan(HEP)

16
Tajuk Pemasalahan Perbincangan 1 Perbincangan 2 Perbincangan 3 Keputusan Ahli
2 & Alasan
Pelajar tidak Telah ada on-line e Info penggunaan e- Kolej UiTM Sungai Cadangan : tajuk
membuat aduan Aduan fasiliti Aduan fasiliti perlu Buloh – Pelajar masalah ini diterima
kerosakan peralatan diperkenalkan di uar-uarkan dan membuat aduan on- dengan undian 5
bilik ada panduan line (e-Aduan daripada 8 orang.
kaedah Fasiliti), jika
 Alasan : Terdapat penggunaannya bermasalah on-line
kerosakan baru mereka rujuk
peralatan pihak unit kolej
/perabot semasa untuk bantuan dan
pemeriksaan tindakan.
selepas pelajar
‘clearance’ Link e-aduan fasiliti
dicatit dalam
peraturan kolej dan
ditampal setiap bilik
pelajar sebagai
rujukan

Link e-aduan
fasiiliti

17
Tajuk Permasalahan Perbincangan 1 Perbincangan 2 Keputusan Ahli
3 & Alasan
Maklumat tidak Notis/ Memo Di Kolej UiTM Sg Cadangan : tajuk
sampai ditampal setiap Buloh info masalah ini diterima
kepengetahuan level, blok atau dikeluarkan melalui dengan undian 5
pelajar taklimat juga telah notis/memo, daripada 8 orang.
diberikan pada taklimat (ikut
 Alasan : Jawapan pelajar oleh pihak keperluan), **INFO - melalui
‘TAK TAHU’ yang kolej whatsapp serta kerjasama
selalu diterima facebook Jawatankuasa
daripada pelajar Perwakilan Pelajar
jika (whatsapp/viral oleh
kedapatan Jawatankuasa
melanggar Perwakilan kolej
peraturan kepada ketua blok
atau sebagainya dari ketua blok
kepada ketua level
daripada ketua level
kepada ketua rumah
atau ‘group
postingperubatan’).
Notis/ Memo
ditampal di papan
notis atau taklimat
dan FaceBook

18
 Tajuk Pemasalah 4 & Alasan
Proses semakan maklumat dan
sahkan terimaan borang/dokumen
kolej selepas pendaftaran kolej
lambat
 Alasan : Banyak borang perlu
disemak dan disahkan bagi
pastikan borang dilengkapkan
dengan betul.
Akibatnya: Kelewatan proses
berlaku.
Perbincangan 1 Keputusan Ahli
Andaian minima 4 borang kolej dikira Cadangan : tajuk masalah
bagi 1 pelajar (borang pribadi, Aku ini diterima dengan
Janji Kolej, Penerimaan/Penyerahan persetujuan sebulat suara
perabot bilik pelajar ‘Borang ahli kumpulan.
Clearance’ dan Aku Janji Sewaan
Perabot)
Anggaran Borang Kolej perlu diproses:
a. Kolej Perindu anggaran 450 pelajar x
4 = 1,800 borang perlu diproses
b. Kolej Sg. Buloh anggaran 300 pelajar
x 4 = 1,200 borang perlu diproses.
c. Puncak Alam anggaran 2,000 pelajar
x 4 = 8,000 borang perlu diproses
***(Norma kerja: penerimaan
borang/dokumen kolej selepas
pendaftaran pelajar di kolej – purata
proses borang untuk 1 orang 600saat
(10minit)).
AHLI KIK BERSETUJU SEMUA KOLEJ
MENGHADAPI PEMASALAHAN YANG
SAMA
19
Tajuk Pemasalahan 5 & Perbincangan 1 Keputusan Ahli
Alasan
Proses kiraan kehadiran ‘E – Touch system /‘stand Cadangan :tajuk
dan merit aktiviti alone’ oleh Team Xcellent 5S masalah ini digugurkan
pelajar untuk HEP untuk gantikan sistem dengan undian 6
permohonan kolej kupon aktiviti dalam mengira daripada 8 orang.
lambat kehadiran dan merit aktiviti
pelajar untuk permohonan
kolej.
 Alasan: ‘E - Touch System’( “ROI”
 Kupon aktiviti yang KEPADA HEP oleh ahli Team
ditampal di kad Xcellent 5S - terhasil daripada
aktiviti perlu Inovasi 5S HEP, UiTM
disediakan,disahkan
dan dikira merit Pihak HEP(Kolej) boleh
mengikut jenis manfaatkannya – supaya
aktiviti yang inovasi tersebut boleh
pelajar hadir untuk dikembangkan dan
pastikan digunapakai untuk faedah
permohonan kolej bersama . Ini dapat kurangkan
mereka berjaya kos kolej dan UiTM

‘Scanner’
antara alat yang
boleh digunakan
dalam sistem e-
Kupon & kad aktiviti Touch

20
Tajuk Permasalahan Perbincangan 1 Perbincangan 2 Perbincangan 3 Cadangan &
6 & Alasan Keputusan Ahli

Banyak surat – surat Di Kolej UiTM Sungai Di UiTM Segamat Di UiTM Perak Pihak kolej boleh
/ bungkusan Buloh; kurang satu ruang urusan pos laju mencadang kepada
peribadi berdaftar masalah disewakan kepada surat/bungkusan kampus urusan, pos
pelajar tidak Johor services untuk pribadi berdaftar laju (pribadi) diurus
dituntut di pejabat – Pelajar selalu urusan pos laju pelajar di urus oleh oleh ruangniaga –
kolej. datang menyemak (kolej tidak urus koperasi. (Koperasi faedah kolej boleh
buku daftar urusan caj pelajar surat jana pendapatan
 Alasan : Terdapat mengambil surat surat/bungkusan daftar RM1 dan daripada sewaan
lambakan surat- daftar atau pribadi berdaftar bungkusan RM2) ruang yang
surat/bungkusan bungkusan mereka pelajar) digunakan oleh
daftar di pejabat semasa tiada kuliah syarikat
kolej yang lambat atau selepas kuliah.
/ tidak dituntut. Surat yang tidak **Cadangan :tajuk
 Masalah perlu dituntut diambil masalah ini
ruang untuk semula oleh digugurkan dengan
tangani lambakan penghantar surat undian 5 daripada 8
tersebut daftar (POS LAJU). orang

21
 PEMILIHAN MASALAH
– MATRIK ANALISA DATA
KEPENTINGAN TINGGI

DITOLAK DITERIMA
10

7 4
KEUPAYAAN RENDAH

KEUPAYAAN TINGGI
6 3

2
0 1 2 3 6 7 8 9 10
4

Nota : Skala 2
Undian
1

Nombor Penting Keupayaan Ranking 0

Masalah
2 5 4 3
KEPENTINGAN RENDAH
3 6 5 2

4 7 6 1

22
 PEMILIHAN MASALAH
- MATRIK ANALISA FAEDAH (SKALA MATA DENGAN PEMBERAT)

OBJEKTIF DATA IMEJ

BIL PERKARA/MASALAH ORGANISASI MUDAH JABATAN PENJIMATAN JUMLAH
(X 4) DIPEROLEHI (X2) MASA (X1)
(X3)
1 Pelajar tidak membuat aduan
kerosakan peralatan di bilik 2(8) 3(9) 5(10) 1(1) 28

2 Maklumat tidak sampai

kepengetahuan pelajar 5(20) 4(12) 3(6) 6(6) 44

3 Proses semakan maklumat dan

sahkan terimaan
borang/dokumen kolej selepas 6(24) 5(15) 7(14) 6(6)
pendaftaran kolej lambat
59

JUMLAH KESELURUHAN 131

PETUNJUK PEMBERAT:
a) Objektif Organisasi (x4)
b) Mudah kumpul data (x3)
Nota: Jumlah mata dibuat secara
c) Meningkatkan imej jabatan (x2) undian didarab dengan pemberat
d) Penjimatan masa (x1) 23
 TAJUK MASALAH DIPILIH

KUMPULAN BAHTERA EMAS MEMILIH TAJUK MASALAH :

Proses semakan maklumat dan sahkan terimaan

borang/dokumen kolej selepas pendaftaran kolej
lambat

- MARKAH TERTINGGI
- BIDANG TUGAS HAKIKI KOLEJ
- KEMAMPUAN DAN KEUPAYAAN AHLI
- PERMASALAHAN TERSEBUT JUGA BERLAKU DI KOLEJ
YANG LAIN
24
III. PENJELASAN MASALAH / TAJUK
PROJEK

25
TAJUK PROJEK

26
 LATAR BELAKANG PROJEK
– (Ahli sebulat suara mengsyorkan Projek di laksanakan di Kolej UiTM Sg. Buloh)

 Semasa pendaftaran kolej , pelajar semak nama bilik di papan notis dan
terus kebilik. Dalam bilik tersebut disediakan sampul surat berisi borang-
borang kolej untuk dilengkapkan dan kunci bilik.

 Terdapat 4 jenis borang yang perlu dilengkapkan. Setelah borang di isi,

1
pelajar ke kaunter untuk serahan borang. Disini bermula projek untuk
selesaikan masalah. 2
 Apabila staf menerima borang daripada pelajar, proses berikut
dilaksanakan 3
i. Semak jumlah borang yang diterima
ii.Semak maklumat disetiap borang kolej tersebut :
- Tiada gambar mohon pelajar tampal gambar, salah tandaan/isi
maklumat yang teruk - serah borang baru dan ajar cara isi borang, 4
maklumat yang tidak lengkap – dikembalikan pada pelajar untuk
lengkapkan.
iii. Sahkan terimaan borang kolej yang lengkap

 Masa proses terimaan borang kolej selepas pendaftaran kolej bagi 1

orang pelajar bertambah lambat dari satu sesi ke sesi seterusnya
disebabkan terdapat masalah seperti data yang didapati iaitu:
- Sesi 2013 : borang bermasalah 164 borang
- Sesi 2014 : borang bermasalah bertambah kepada 211 borang
- Sesi 2015 : borang bermasalah meningkat sebanyak 300 borang
27
 TERMINOLOGI

ISTILAH MAKSUD

BORANG-BORANG KOLEJ Borang yang digunakan semasa pendaftaran kolej iaitu Borang Peribadi atau Kad
Peribadi,Borang Penerimaan / Penyerahan Kelengkapan Rumah (Borang Clearance), Aku Janji
Penerimaan Kemudahan Perabot Rumah / bilik Kolej Kediaman (Sewaan Perabot), Borang Aku
Janji Pelajar Kolej

BORANG TIDAK LENGKAP Pelajar tidak mengisi maklumat dalam ruang yang disediakan. Contoh: Tiada pendapatan
ibu/bapa dicatat, tidak ada tandatangan pelajar di borang atau kad peribadi pelajar, tidak
catat jenis darah, tidak catat bilangan adik beradik, tidak catat nama waris untuk dihubungi,
tidak catat kod kursus, tiada gambar dilekatkan pada borang

BORANG SALAH ISI ATAU Pelajar tidak prihatin dengan maklumat yang perlu dicatit. Contoh: Penandaan ok (/) pada
TANDAAN ruang penerimaan barang di Borang Penerimaan / Penyerahan Kelengkapan Rumah (Borang
Clearance) sedangkan DIPERLUKAN jumlah item tersebut .

BORANG CLEARANCE Borang Penerimaan / Penyerahan Kelengkapan Rumah/ Bilik yang perlu dilengkapkan dan
ditandatangani oleh pelajar semasa mendaftar masuk dan mendaftar keluar apabila keluar
daripada kolej

PNC Penolong Naib Canselor

28
 KESAN JIKA MASALAH INI DIBIARKAN

Jumlah Borang/Dokumen Kolej Yang Tidak Lengkap Dan

Salah Diisi Yang Diterima Daripada Pelajar Meningkat
mengakibatkan:

 Kerja Berulang dan Lambat

 Beban Kerja Bertambah
 Kepenatan
 Kelewatan Menyiapkan Kerja
 Menjejaskan Imej

29
 DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W1H)
Proses semakan maklumat dan sahkan terimaan
borang/dokumen kolej selepas pendaftaran
What ?
kolej lambat

Di Kolej Kediaman UiTM Kampus Sungai

Where ? Buloh

Semasa proses semakan maklumat dan untuk

When ? sahkan terimaan borang/dokumen kolej selepas
pendaftaran kolej daripada pelajar .

30
 DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W1H)

Who ? Pelajar dan Staf kolej

Terdapat proses semakan dan sahkan terimaan

borang/dokumen 300 pelajar pada September 2015
Why ? mengambil masa 8 hari (purata proses borang bagi satu pelajar
900 saat (15 minit) melebihi masa norma proses sepatutnya 600 saat
(10 minit)

Menentukan maklumat yang diperlukan dicatit oleh

How ? setiap pelajar pada setiap borang / dokumen kolej
sebelum disahkan dan diterima

31
 NORMA KERJA: PROSES CARTA ALIR PENERIMAAN BORANG/DOKUMEN
KOLEJ SELEPAS PENDAFTARAN PELAJAR DI KOLEJ

Staf Pejabat kolej Mula

Pelajar hadir ke Terima
kolej ikut surat borang/dokumen
tawaran Menerima borang/dokumen pendaftaran
1min / kolej seperti
(60 1. Kad/Borang Peribadi
2. Kad Aktiviti Kolej
saat)
Semak jumlah semua 3. Borang Penerimaan Kelengkapan Bilik Pelajar
borang/ dokumen (Borang Clearance)
Pelajar terima kunci bertag Yang Diterima 4. Borang Akujanji Penerimaan Sewaan Perabot
dan sampul ada semua
borang/ dokumen pendaftaran
5. Slip Penghuni Bilik(Slip pintu)
kolej Proses bermula 6. Borang Maklumbalas Pendaftaran Pelajar
7. Borang Kebenaran guna alatan elektrik
8. Borang Akujanji Kolej

Semak maklumat pada 8 min / Semak maklumat di borang,

borang/ dokumen, dan (480 tampal gambar dan sahkan
Sahkan
saat) semua borang kolej pelajar
Pelajar masuk bilik
ikut nombor tag kunci yang lengkap

Ambil borang yang lengkap dan

Ambil borang/dokumen kumpul untuk fail.
Serahan lengkap. (**Serah 1min /
selepas Pelajar lengkapkan semula borang untuk (60
daftar borang/ dokumen kegunaan pelajar) **Memberi semula borang/dokumen
dan hantar saat)
kolej berikut kepada pelajar:
1. Slip Penghuni Bilik (Slip pintu)
2. Borang Akujanji Penerimaan
Sewaan Perabot(Salinan Pelajar
3. Kad Aktiviti
Tamat
Tamat ** NOTA:
Untuk Kolej lain yang
terlibat sahaja
Tempoh proses serahan dokumen 1 pelajar Masa 10min atau 600saat 32
 OBJEKTIF PROJEK

1 Mempercepatkan proses semakan maklumat dan sahkan terimaan

borang/dokumen kolej yang banyak selepas pendaftaran kolej

Mengurangkan bebanan tugas staf dengan mengurangkan

2 proses kerja semakan dan sahkan borang kolej yang berulang

Memberikan perkhidmatan memudahkan pelanggan(pelajar)

3 selaras dengan objektif Bahagian Hal Ehwal Pelajar

2 M 1B
TEMA PROJEK MESRA
MEMBANTU
BERSUNGGUH-SUNGGUH
33
 BENCHMARKING
UNIVERSITI
Kolej Siswa,
Universiti Malaysia Terengganu
(UMT)
Bahagian Pembangunan Pelajar,
Jabatan Hal Ehwal Pelajar,
Universiti Utara Malaysia
(UUM)
Kolej Tun Dr. Ismail
Universiti Teknologi Malaysia
(UTM)
Seksyen Penempatan Pelajar
Universiti Putra Malaysia
(UPM)
PEGAWAI YANG DIRUJUK KAEDAH
En. Wan Adzmani Wan Othman Pelajar baru yang ditawarkan kolej
Jawatan : kediaman perlu memberi maklumbalas
Penolong Pendaftar Kanan sama ada setuju atau tidak menduduki
No. telefon : kolej kediaman. Bagi pelajar yang
09-668 4283 setuju, pelajar akan diberi nombor
Emel : azman@umt.edu.my bilik selepas pembayaran dilakukan.
Dokumen yang siap dicetak perlu
diserahkan kepada pihak kolej pada
hari pendaftaran untuk mendapatkan
kunci.
Pn. Nabila Azmi Nama pelajar baru dijanakan melalui
Jawatan : sistem dan tiada borang pendaftaran.
Penolong Pengarah Pelajar melengkapkan butiran pada
No. telefon : buku pendaftaran dan mengambil
04-928 4023 kunci bilik.
Emel : nabila@uum.edu.my
Pn. Norsidah Othman Tiada borang pendaftaran disediakan.
Jawatan : Pelajar perlu mencetak dokumen
Pengurus Asrama butiran diri melalui sistem yang
No. telefon : disediakan.
07-553 1951
Emel : shada@utm.my
Pn. Hjh. Salmah Mohd Noor Pelajar perlu mengisi beberapa borang
Jawatan : seperti butiran diri dan kokurikulum
Pegawai Tadbir dalam sistem (e-daftar) serta perlu
No. telefon : ditandatangan dan dicetak seterusnya
03-8947 1325 dihantar semasa hari pendaftaran.
Emel : salmahnor.upm.edu.my Borang clearance dilengkapkan semasa
mendaftar keluar.
34
 SASARAN PROJEK

SASARAN PROJEK

Mempercepatkan atau memendekkan masa proses semakan dan

sahkan penerimaan borang kolej selepas pendaftaran kolej

MENGAPA

Memastikan 80% proses semakan dan sahkan penerimaan borang

kolej selepas pendaftaran kolej dapat mengikut norma kerja
yang ditetapkan.

35
 RAJAH PARETO SEBELUM PROJEK
Tajuk : Mempercepatkan proses semakan maklumat dan sahkan terimaan
borang / dokumen kolej selepas pendaftaran kolej

SASARAN
900

800
33.3%
SASARAN PENURUNAN MASA
700
PROSES BORANG : 33.3%
(DARIPADA 900 SAAT (15 MINIT)
KEPADA 600 SAAT (10 MINIT)
Tempoh Proses (Saat)

600

500
(Kiraan : 900-600/900x100 =33.3%
400

300

200

100

0
Justifikasi:
Semakan
maklumat
Semakan
borang/
Serahan
semula
MEMATUHI NORMA
dan sah
borang/
dokumen
yang
borang/
dokumen KERJA YANG
dokumen untuk
DITETAPKAN
diterima
kolej pelajar

Aktiviti Proses

36
 PERSEMBAHAN PENGURUSAN
Perbincangan dengan pihak pengurusan untuk kebenaran menjalankan
aktiviti kumpulan di Kolej Kampus UiTM Sungai Buloh

Perbincangan dengan pengurusan Hal Ehwal Pelajar

Kampus Sungai Buloh (Timbalan Pengarah HEP
Penerangan kepada PNC Kampus Sungai Kampus Prof Madya Dr Ikmal Hisham dan Pengetua
Buloh merangkap Rektor UiTM Kampus Dr Mohamad Ikhsan Selamat) untuk menjalankan
Selangor; Profesor Dato’ Dr Abu Bakar aktiviti kumpulan KIK.
Abdul Majeed , berhubung projek dan
Kolej UiTM Sungai Buloh dipilih untuk
ujicuba projek

37
 PERMOHONAN & KELULUSAN PROJEK
SURAT PERMOHONAN MENJALANKAN PROJEK KIK PADA 15 JANUARI DAN KELULUSAN
PADA 27 JANUARI 2016

38
IV. TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH

39
 ANALISA PROSES
- PRESTASI PROSES PADA SEPTEMBER SESI 2015

CARTA ALIR PENERIMAAN BORANG/DOKUMEN KOLEJ SELEPAS PENDAFTARAN PELAJAR DI KOLEJ

Staf Pejabat kolej Mula

Pelajar hadir ke Terima
kolej ikut surat
tawaran
borang/dokumen Menerima borang/dokumen pendaftaran
kolej seperti
1min / 1. Kad Peribadi
2. Kad Aktiviti Kolej
(60 3. Borang Penerimaan Kelengkapan Bilik Pelajar
Semak semua
saat) (Borang Clearance)
borang-borang 4. Borang Akujanji Penerimaan Sewaan Perabot
Pelajar terima kunci bertag Yang Diterima 5. Slip Penghuni Bilik(Slip pintu)
dan sampul ada semua
borang/
Proses bermula 6. Borang Maklumbalas Pendaftaran Pelajar
dokumen pendaftaran kolej 7. Borang kebenaran guna alatan elektrik
8. Borang Akujanji Kolej

Semak maklumat 13 min Semak maklumat di borang,

(780 saat) tampal gambar dan sahkan
pada
borang/dokumen dan
Sahkan
semua borang kolej pelajar
Pelajar masuk bilik yang lengkap
ikut nombor tag kunci

Ambil borang yang lengkap dan kumpul untuk fail.

Ambil
Serahan borang/dokumen **Memberi borang/dokumen berikut kepada pelajar:
selepas Pelajar lengkapkan lengkap. (**Serah 1min / 1. Slip Penghuni Bilik (Slip pintu)
daftar borang/ dokumen semula borang untuk (60 2. Borang Akujanji Penerimaan Sewaan
dan hantar kegunaan pelajar)
kolej saat) Perabot(Salinan Pelajar
3. Kad Aktiviti

Tamat Aktiviti
Tamat bermasalah

Prestasi proses sesi September 2015 Tempoh proses terimaan

dokumen 1 pelajar Masa 15min atau 900saat . Bintang merah ** NOTA: 40
proses bermasalah Untuk Kolej lain yang terlibat sahaja
 RAJAH SEBAB & AKIBAT 1
Proses semakan
maklumat dan
Terlupa bawa sahkan terimaan
gambar /slip borang /dokumen
KAEDAH MANUSIA pendapatan kolej selepas
Maklumat isi Nak keluarga pendaftaran kolej
tak lengkap cepat lambat
Tak Tertinggal
Manual
Prihatin Gambar/ Slip
pendapatan
Belum ada Salah isi maklumat
Staf 3 orang keluarga
kaedah baru

Tak Ada Salinan Slip Pendapatan

Keluarga
Borang salah
Satu
Borang tak isi/tandaan
kaunter
lengkap
Kaunter sesak
Banyak Borang
masa puncak Tak Ada
Gambar

PERSEKITARAN PERALATAN

KAEDAH BRAIN STORMING

41
 PENGESAHAN PUNCA MASALAH
- RINGKASAN LEMBARAN SEMAKAN 1

Punca masalah kelewatan proses terimaan borang kolej selepas pendaftaran kolej

Bil Punca Masalah Kekerapan Kekerapan

Terkumpul
1 Borang Tak Lengkap 100 100
Diisi
2. Borang Salah 90 190
Isi/tandaan
3. Tak Ada Gambar 14 204

4. Tak Ada Salinan Slip 13 217

Pendapatan Keluarga

5 Borang Banyak 8 225

JUMLAH 225

Disahkan oleh: Hj Hasnor Mohd Jan

Sumber kajian : Purata 3 tahun terhadap pelajar yang menyerahkan Fasilitator
dokumen selepas pendaftaran kolej pelajar sesi 2013/2014 – 2015
Disediakan : Pn Suhaili 42
 PENGESAHAN PUNCA MASALAH
- CARTA TURUS

120

100

80

60
Bil Punca Masalah

40 1 Borang Tak Lengkap Diisi

20
2. Borang Salah Isi/tandaan

3 Tak Ada Gambar

0
1 2 3 4 5 4. Tak Ada Salinan Slip
Pendapatan Keluarga
1 2 3 4 5
5 Borang Banyak

Sumber kajian : Purata 3 tahun terhadap pelajar yang Disahkan oleh: Hj Hasnor Mohd Jan
menyerahkan dokumen selepas pendaftaran kolej Fasilitator

pelajar sesi 2013/2014 - 2015

43
 RAJAH SEBAB & AKIBAT 2
Proses semakan
maklumat dan
sahkan terimaan
borang /dokumen
KAEDAH MANUSIA kolej selepas
pendaftaran kolej
lambat

Borang tak
lengkap

Banyak Borang

PERSEKITARAN PERALATAN

KAEDAH BRAIN STORMING

44
 VERIFIKASI PUNCA PALING MUNGKIN
Punca Masalah Penyebab yang Penemuan Kesimpulan Penyelesaian Tanggung jawab
1 Mungkin yang perlu

Borang Banyak 1. Setiap borang - (Majoriti kolej

1. Kad Peribadi kolej menggunakan Tambahbaik
2. Kad Aktiviti Kolej
3. Borang membawa melebihi daripada 2 borang kolej yang Hjh Ramlah
Penerimaan/ maksud borang) boleh selesaikan Hjh Junaidah
Kelengkapan Bilik
Pelajar (Borang keperluan Benar semua alasan Nik Nazim
Clearance) tersendiri . - Kolej UiTM Sungai sebab borang- Suhaili
4. Borang Akujanji
Penerimaan Sewaan Buloh 4 borang borang kolej yang
Perabot 2. Berlaku salah lain boleh
5.Slip Penghuni
Bilik(Slip pintu) isi/tandaan - Kolej Perindu 6 digugurkan.
6. Borang pada borang borang
Maklumbalas
Pelajar kolej
7. Borang kebenaran - Kolej Puncak Alam 8
guna alat elektrik
8. Borang Akujanji borang
Pelajar Kolej

Kolej Perindu : 6
borang kolej

Kolej Perindu : 6 borang

Kolej Sg Buloh: 4 borang kolej
Salah isi atau tandaan
kolej
45
 VERIFIKASI PUNCA PALING MUNGKIN

Punca Masalah Penyebab yang Penemuan Kesimpulan Penyelesaian yang Tanggung

2 Mungkin perlu jawab

Borang Tak 1. Pelajar tidak 1. Ada maklumat

Lengkap prihatin tidak dicatit Mencari kaedah :
1. Maklumat Hjh Ramlah
2. Pelajar tidak 2. Borang tidak ada sampai kepada Hjh Junaidah
tahu ada gambar Benar pelajar sebelum Nik Nazim
keperluan mendaftar kolej Suhaili
lain untuk 3. Tiada slip
borang kolej pendapatan
iaitu gambar keluarga
atau slip
pendapatan - Borang dipulangkan
keluarga kepada pelajar untuk
dilengkapkan

Pelajar diminta lengkapkan borang

46
V. TINDAKAN PEMBETULAN &
PELAKSANAAN
4.

47
 CADANGAN PENYELESAIAN
- Rajah Pokok (Faktor Peralatan 1)

Sebab Utama Matlamat Level 1 Level 2 Level 3

Semak juga
maklumat pada Alternatif
Semak semula borang yang guna borang
setiap lain lebih
‘Simplify’ keperluan’
digunapakai
dengan sesuai sebagai
keperluan untuk maklumat di Akademik , gantian dan
maklumat diBorang gugurkan info mudah serta
Borang Borang Kolej
Kolej supaya bertindih cth, tak kelirukan
Banyak yang ada
pelajar tak keliru GPA dan CGPA pelajar
dan melengkapkan
maklumat yang
diperlukan oleh
pengurusan kolej Hanya 1 atau 2
borang sahaja
diguna semasa
pendaftaran
kolej

48
 CADANGAN PENYELESAIAN
- Analisa Cadangan Penyelesaian Mengikut Kriteria Projek

CADANGAN KEPENTINGAN KEPUASAN PENJIMATAN PENJIMATAN

BIL PENYELESAIAN UiTM PELANGGAN MASA KOS
SEBAB (1)
1 ‘Simplify’ Borang
Kolej yang ada
bagi memudahkan
pelajar

2 Tambahbaik borang
kolej yang boleh
selesaikan semua
alasan sebab
borang-borang
kolej yang lain
boleh digugurkan.

Petunjuk : Memenuhi Kriteria

xx Tidak Memenuhi Kriteria

49
 CADANGAN PENYELESAIAN
- Analisa Pro dan Kontra Cadangan Penyelesaian

CADANGAN CADANGAN
PENYELESAIAN PRO KONTRA PENYELESAIAN KEPUTUSAN
SEBAB (1) KEPADA KONTRA
1. ‘Simplify’ Borang mudah
Borang Kolej yang difahami untuk
ada bagi dilengkapkan
memudahkan
pelajar

2. Tambahbaik Borang tidak

borang kolej yang banyak ,1 atau 2
boleh selesaikan borang sahaja
semua alasan digunapakai dan
sebab borang- boleh
borang kolej yang mempercepatkan
lain boleh proses
digugurkan.

50
 CADANGAN PENYELESAIAN
- Rajah Pokok (Faktor Peralatan 2)

Sebab Utama Matlamat Level 1 Level 2 Level 3

Mempaparkan
borang kolej Pelajar print Bincang dengan
di web borang kolej pihak akademik
kampus atau daripada web untuk ‘tumpang’
web kolej dan lengkapkan paparkan borang
bersama- sebelum kolej diweb untuk
sama surat mendaftar pelajar
tawaran UiTM ‘download’
Memastikan
maklumat keperluan
Borang tak borang kolej sampai
lengkap kepada pelajar
‘Nota’ dicatat Pelajar baca
diborang sebagai dan faham
tambahan , perlu kandungan
ada salinan slip borang kolej
pendapatan sebelum
keluarga/gambar d datang
mendaftar

51
 CADANGAN PENYELESAIAN
- Analisa Cadangan Penyelesaian Mengikut Kriteria Projek

CADANGAN KEPENTINGAN KEPUASAN PENJIMATAN PENJIMATAN

BIL PENYELESAIAN SEBAB UiTM PELANGGAN MASA KOS
(2)
1 Mempaparkan borang
kolej di web kampus
atau web kolej
bersama-sama surat
tawaran UiTM

2 Catatan ‘nota’ di
borang untuk
maklumat tambahan
keperluan pengurusan

Petunjuk : Memenuhi Kriteria

xx Tidak Memenuhi Kriteria

52
 CADANGAN PENYELESAIAN
- Analisa Pro dan Kontra Cadangan Penyelesaian

CADANGAN CADANGAN
PENYELESAIAN PRO KONTRA PENYELESAIAN KEPUTUSAN
SEBAB (2) KEPADA
KONTRA
1. Mempaparkan Maklumat
borang kolej di sampai
web kampus atau kepada
web kolej pelajar
bersama-sama sebelum
surat tawaran mendaftar
UiTM kolej

2. Catatan ‘nota’ Borang yang

diborang untuk lengkap
maklumat diterima
tambahan daripada
keperluan pelajar
pengurusan

53
 RUMUSAN CADANGAN PENYELESAIAN

BIL CADANGAN PENCADANG

Semak dan Permudahkan maklumat yang diperlukan diborang Suhaili

1 agar menepati keperluan untuk kolej. Gugurkan penggunaan
borang jika borang tersebut mempunyai maksud yang sama
dengan borang lain di Hal Ehwal Pelajar

Penambahbaikan maklumat di borang agar ianya boleh

digunakan dalam beberapa perkara pengurusan di kolej secara
2 sah dari sudut undang-undang atau arahan pentadbiran . Ramlah (hjh)
Contoh:
Borang kolej yang diperkenalkan ibarat perjanjian (kontrak)
antara pelajar dengan pengurusan kolej sebaik sahaja pelajar
mendaftar kolej (check in) sehingga pelajar clearance
kolej(check out). Borang kolej tersebut mestilah dapat
menyelesaikan semua alasan borang-borang lain yang
digugurkan

Pemakluman atau mempaparkan borang kolej di laman web bagi

memudahkan pelajar yang berjaya mendapat kolej melayar
laman web yang dicadangkan, download borang, lengkapkan Nik Nazim
keperluan borang dan bawa borang yang lengkap diisi semasa
3 mendaftar di kolej.

54
 PELAN PERANCANGAN TINDAKAN PENYELESAIAN
(5W 1H)
WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW Keputusan
Masalah Situasi sekarang Tempat Tindakan Pengendali Cara Penyelesaian
1 berlaku Penyelesaian Penyelesaian
Borang 1. Setiap borang kolej Kolej UiTM 1. ‘Simplify atau 1. Gugurkan borang
Banyak membawa maksud Sungai Buloh Hjh Ramlah Tambahbaik borang akujanji sewaan
keperluan tersendiri . April 2016 Nik Nazim supaya borang tersebut perabot dan borang
(Majoriti kolej Suhaili boleh digunapakai ‘clearance’ kerana
menggunakan dalam apa saja situasi gantian‘Aku Janji
melebihi daripada 2 di kolej Pelajar Kolej’
borang) mencukupi
2.Dapatkan khidmat 2. Gugurkan kad aktiviti
2. Berlaku salah nasihat pejabat kerana boleh guna
isi/tandaan pada undang2 UiTM agar kaedah e - Touch (
borang kolej borang boleh “ROI” KEPADA HEP
diterimapakai sebagai oleh ahli Team
‘borang kontrak Xcellent 5S - terhasil
Borang kolej sebelum 2B-Web penginapan antara daripada Inovasi 5S
pelajar dan HEP, UiTM ).
pengurusan kolej’.

- Slip penempatan (Borang Kolej dan Aku

- Kad aktiviti pelajar Janji Kolej sahaja
- Aku janji kemudahan sewaan perabot dicadang
- Peraturan Kolej Kediaman digunakan)
- Borang penerimaan/penyerahan
Kelengkapan Bilik Pelajar(Clearance)
- Borang Pengesahan Akuan Tanggungan
- Borang Peribadi Pelajar

Mohon kerjasama pejabat

Penasihat undang2 UiTM agar 2
borang mencukupi dan ianya dapat
menyelesaikan semua alasan
borang lain yang digugurkan 55
 PELAN PERANCANGAN TINDAKAN PENYELESAIAN
(5W 1H)
WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW Keputusan
Masalah Situasi sekarang Tempat Tindakan Pengendali Cara Penyelesaian
2 berlaku Penyelesaian Penyelesaian
Borang Tak Terdapat Maklumat Kolej UiTM Semak dan Tambahbaik Dicadang tambah ruang
Lengkap tidak diisi oleh Sungai Buloh Hjh Ramlah borang kolej agar maklumat ‘check in’ dan
pelajar atau tidak Mac 2016 Nik Nazim maklumat yang diperlukan ‘check out’(Clearance)
ada gambar atau Suhaili ikut kehendak kolej . di borang kolej baru
tiada slip
pendapatan . Memaparkan borang kolej . Pelajar boleh print
keluarga (rujuk dalam web kampus / kolej borang kolej daripada
kad/borang pribadi) bersama surat tawaran web dan lengkapkan
akademik beserta gambar sebelum
datang mendaftar kolej
Di”notakan” di borang
kolej perlu ada salinan
slip pendapatan keluarga,
untuk makluman pelajar
semasa mengisi borang

Salah satu daripada Borang asal Kolej,

Di”notakan” di borang
Maklumat yang digugurkan: kolej perlu ada salinan
- Jenis darah slip pendapatan keluarga
- Cgpa / cgpa
- Senarai nama adik beradik (sama dengan
borang HEP- Borang Pengesahan Akuan
Tanggungan) Tambahan di borang baru
- Jawatan / pencapaian peribadi -Maklumat check-in
- Nama adik beradik - Maklumat clearance
56
 RINGKASAN JUSTIFIKASI BAGI PELAN PERANCANGAN TINDAKAN
Jenis Borang
Borang Maklumat peribadi sahaja
Borang penerimaan/penyerahan
Kelengkapan Bilik
Pelajar(Clearance)
Kad aktiviti pelajar
Aku janji penerima kemudahan
perabot bilik /sewaan perabot
Borang pengesahan pendapatan
keluarga
Slip penempatan
Slip layar pintu
Borang pendaftaran peralatan
elektrik
PENYELESAIAN (5W 1H)
Tindakan Alasan / Catatan Keputusan
Digugurkan Tambah baik keperluan maklumat peribadi di 1. 2B (2 Borang Kolej yang
Borang Kolej ditambahbaik yang
menyelesaikan semua alasan
Digugurkan 1. Penggantian memadai borang inventori sebab borang-borang lain yang
2. Tambahbaik maklumat di borang kolej diguna untuk pendaftaran kolej
3. Borang Aku Janji Kolej boleh digunakan digugurkan)
sepenuhnya untuk tuntutan gantirugi
kerosakan peralatan kolej akibat ‘vandalism’ 2. Borang kolej sebagai
Cadang CadanganPenggunaan e- Touch (inovasi ROI ‘kontrak’ pelajar dan
digugurkan kepada HEP oleh team XCELLENT 5S HEP) pengurusan kolej sebaik mereka
‘check-in’ bagi membolehkan
Digugurkan Penggunaan Akujanji Pelajar Kolej tuntutan gantirugi pada
‘vadalism’ di kolej
Digugurkan Penggunaan Borang Pengesahan Akuan
Tanggungan oleh HEP 3. 2 borang kolej yang
digunakan:
Digugurkan Memadai dengan surat tawaran berjaya 1. Borang Kolej Kediaman
2. Akujanji Pelajar Kolej
Digugurkan Kerjasama Staf Resident Kolej (SRK) dengan
pelajar kolej, meletakkan sendiri slip layar pintu
Pelajar ambil Pelajar sah sebagai penghuni kolej baru boleh
dipejabat mendaftar alatan letrik yang dibenarkan
selepas
‘check in’
57
 MODEL PENYELESAIAN 1
2B- 2 Borang Kolej adalah Borang Kontrak antara Pelajar dan Pengurusan Kolej
(Borang 1: Borang Kolej (maklumat pelajar) dan Borang ke 2 : Akujanji Kolej)

Aku janji Pelajar

Kolej termasuk :
Butiran
maklumat asas 1. Akur dengan
pribadi pelajar Akta 174
untuk (Bahagian III) ,
keperluan peraturan kolej
kolej dan arahan
semasa
pentadbiran

2. Bersedia
Pengakuan pelajar & menerima
* Nota : Maklumat tindakan
tambahan yang pengurusan jika
diperlukan melanggar nya
Bahagian ‘check-in’
bilik

Bahagian ‘check-out’
bilik atau
‘Clearance’

BORANG KOLEJ 1 BORANG KOLEJ KE-2 58

 MODEL PENYELESAIAN 2
2B-Web
2 Borang Kolej dipaparkan di laman Web Kampus atau Kolej
(Borang Pertama Borang Kolej(maklumat pelajar) dan Borang ke Dua Akujanji Kolej)

59
 KELULUSAN CADANGAN PENYELESAIAN

SURAT KELULUSAN PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN BERTARIKH 05 MEI 2016

60
 PELAN BERTINDAK UJICUBA(PENYELESAIAN)

APA SIAPA BILA

Perbincangan dengan pihak Hjh Ramlah April 2016

Hal Ehwal Akademik untuk Suhaili
paparkan borang kolej
bersama surat tawaran ‘pre
medic’
Di hari pendaftaran kolej –
terima borang kolej daripada Hjh Ramlah 21 Mei 2016
pelajar, semak, sah dan catit Suhaili
nombor bilik, serah kunci Nik Nazim
bertag nombor bilik pada Rossaidi
pelajar. Mohd Akram

Pelajar tandatangan
pengesahan terima kunci
(check in)

Staf tandatangan sebagai

pengesahan terima borang
kolej
PROSES PENDAFTARAN DAN TERIMAAN BORANG KOLEJ

61
 TINDAKAN PENYELESAIAN

i. Perbincangan dengan Hal Ehwal

Akademik Fakulti Perubatan mohon
untuk disertakan bersama borang
kolej dan Aku Janji Pelajar Kolej
(2B-Web) semasa mengeluarkan
tawaran kepada pelajar pra
perubatan (Pre-Med) pada Mei 2016

ii. Serahan borang kolej dan Aku

Janji Pelajar Kolej (2B-Web) ke
staf Akademik Fakulti, untuk
disertakan dengan tawaran
pelajar dipaparkan di web Fakulti
Perubatan/Kampus 62
 UJICUBA

Pelajar hadir ke
kolej ikut surat Staf terima dan
Semak borang / Terima
tawaran
dokumen ,catitt borang/dokumen,
nombor bilik pada semak, catit
borang, serah kunci nombor bilik
bertag nombor bilik (ambil borang –
pada pelajar simpan)
(Terimaan borang
Pelajar bawa
borang diprint dan
sama di hari
lengkap diisi pendafftaran)
berserta dokumen
perludokumen dan
hantar
Pelajar
tandatangan dan
terima kunci ,
staf simpan
borang

serah
Serahan Pelajar ke kaunter kunci
selepas pendaftaran kolej
bertag
untuk serah borang
daftar nombor
dan dokumen masa
kolej mendaftar bilik
Tamat
1 minit 1 minit
(60saat) (60saat)

Tarikh Ujicuba : 21 Mei 2016

Tempat : Kolej Kediaman UiTM Sungai Buloh
Aktiviti : Pendaftaran Kolej pelajar pra-
perubatan(pre-med)
63
 PRESTASI 2B-WEB
i. Pelajar terima kunci
bertag nombor bilik
Pelajar serah borang setelah tandatangan di
kolej /dokumen dalam borang.
yang telah diprint ii. Borang staf terima
dan lengkap diisi dan simpan

1 minit (60saat)

Pelajar print borang dari

‘web’ dan lengkapkan
sebelum datang mendaftar
kolej
Tarikh Ujicuba: 21 Mei 2016
Aktiviti : Pendaftaran Kolej Pelajar Pra Perubatan(PreMed)
Jumlah Kehadiran : 80
Tempoh proses 1 pelajar : 1 minit (60 saat)
64
 KOS UJICUBA

Butiran Sebelum Projek Selepas Projek

Anggaran 4 helai x rm0.40 0 helai x rm0.40
Penggunaan x 80pelajar = x 80pelajar = rm0
Kertas untuk rm128.00
borang kolej

Tajuk Aktiviti : Pendaftaran Kolej Pelajar Pra Perubatan (Pre Med)

Tarikh : 21 Mei 2016
Lokasi : Kolej UiTM Sungai Buloh
Anggaran Kehadiran: 80 orang

65
 RAJAH PARETO SELEPAS PROJEK
Selepas penggunaan 2B – Web : Penurunan tempoh proses dari 900saat kepada 60 saat

900

800 SASARAN PROJEK : 33.3%

(Kiraan : 900 - 600/900 x 100 = 33.3%
Tempoh Proses (Saat)

700
PENCAPAIAN penurunan proses : 93.3%

600
PENCAPAIAN
(Kiraan : 900 - 60/900 x 100 = 93.3%)
PROJEK
500
KEPADA:
400 93.3%
300

200

100

0
Terima borang Serah kunci
dan Semakan kepada
maklumat dan pelajar dan
sah borang/ simpan
dokumen kolej borang Tarikh Ujicuba: 21 Mei 2016
Aktiviti : Pendaftaran Kolej Pelajar Pra Perubatan(PreMed)
Aktiviti Proses Jumlah Kehadiran : 80
66
Disahkan : Hj Hasnor Mohd Jan
Fasilitator
 PDPC - Process Decision Program Chart

Pelajar hadir ke
kolej ikut surat Ok?
tawaran Staf kolej
Terima dan
semak borang
YA TIDAK kolej/ dokumen

Pelajar bawa Staf kolej

borang diprint dan sedia borang kolej -
lengkap diisi ‘standby’.
berserta dokumen
perlu dan hantar catit nombor bilik
Pelajar perlu lengkapkan
pada borang, serah
kunci bertag nombor
bilik pada pelajar,
simpan borang

Serahan Pelajar serah

selepas borang dan dokumen
daftar masa mendaftar Tamat
kolej

Proses semak dan sah penerimaan borang

kolej = (1 minit/ 60saat)

Tarikh Ujicuba : 21 Mei 2016

Tempat : Kolej UiTM Sungai Buloh
Aktiviti : Pendaftaran Kolej pelajar pra-perubatan(pre-med)
67
 TINDAKAN PEMBETULAN
2B-Web ditambahbaik untuk lebih mesra penggunaanya
2B – 2 Borang Kolej Borang asal
yang diperkenalkan Maklumat Lepasan :
SPM/Asasi/Setaraf 2B – 2 Borang Kolej –
tindakan Pembetulan
Diploma

Taraf Pengajian:
Premedik,Ijazah,Master/
Phd

Borang selepas pembetulan

Maklumat Lepasan :
SPM/ setaraf
Dan
Diploma/ STPM/setaraf

Bertujuan ianya boleh

difahami kerana
digunapakai oleh Bahagian
Pengambilan Pelajar

Taraf Kelayakan
Premedik,Ijazah,Master/Phd
/Profesional

Borang Akujanji kolej seperti

borang ‘perjanjian’ antara 68
pelajar dan pengurusan kolej’)
VI. PENCAPAIAN KEPUTUSAN

69
 RAJAH PARETO PERBANDINGAN
 SEBELUM  SELEPAS

900 900

SASARAN 800
800
: 33.3%
700 700 PENCAPAIAN
: 93.3%
Tempoh Proses (Saat)

Tempoh Proses (Saat)

600 600

500 500

400 400

300 300

200 200
100 100

0 0
Semakan Semakan Serahan
maklumat dan borang/ semula Semakan Serah kunci
sah borang/ dokumen borang/ maklumat dan dan terima
dokumen yang dokumen sah borang/ serta simpan
kolej diterima untuk pelajar dokumen kolej borang

Aktiviti Proses Aktiviti Proses

SASARAN PROJEK : 33.3% Tarikh Ujicuba: 21 Mei 2016

(Kiraan : 900-600/900x100 =33.3%) Aktiviti : Pendaftaran Kolej Pelajar Pra Perubatan(PreMed)
UNTUK PENDEKKAN MASA PROSES =900 Saat kepada 600 saat Jumlah Kehadiran : 80
Tempoh proses borang selepas pendaftaran kolej bagi 1 pelajar :
PENCAPAIAN PROJEK : (Kiraan : 900 - 60/900x100) =93.3%
1 minit (60 saat)
BERJAYA PENDEKKAN MASA PROSES = 900 saat kepada 60 saat
Disahkan : Hj Hasnor Mohd Jan 70
Fasilitator
PENGHARGAAN DARIPADA PENGURUSAN

71
UCAPAN PENGHARGAAN DARI PENGETUA DAN DATO’ PNC
 FAEDAH KETARA : PENJIMATAN KOS

Anggaran Kos Borang Bagi Kolej Puncak Alam, Kolej Perindu & Kolej UiTM Sungai Buloh

Jenis Borang
1. Slip penempatan
2. Slip layar pintu
3. Kad aktiviti pelajar
4. Aku janji penerima
kemudahan perabot bilik
/sewaan perabot
5. Borang Maklumat peribadi
6. Borang pendaftaran
peralatan elektrik
7. Borang pengesahan
pendapatan keluarga
8. Borang
penerimaan/penyerahan
Kelengkapan Bilik
Pelajar(Clearance)
Nama Kolej
Kampus Puncak Alam
8 Jenis borang kolej
**Ikut keperluan kolej
Kolej Perindu UiTM Shah Alam
6 Jenis borang kolej
**Ikut keperluan kolej
Kampus UiTM SG Buloh
(Perubatan & Pergigian)
4 Jenis borang kolej
**Ikut keperluan kolej
Anggaran Kos Sebelum 2B-Web
(Anggaran 100 orang Pelajar)
RM0.40 x 8 borang x 18,370
pelajar = RM58,784.00
(Kos borang kolej pendaftaran)
RM0.40 x 6 borang x 1,600
pelajar = RM3,840.00
RM0.40 x 4 borang x 1,045
pelajar = RM1,672.00
(Kos bagi 1 kali pendaftaran)
Penjimatan Kos Ikut Kolej
dilaksanakan Selepas 2B-Web
RM58,784.00
(1 kali pendaftaran kolej)
RM3,840.00
(1 kali pendaftaran kolej)
RM1,672.00
(1 kali pendaftaran kolej)

Statistik kapasiti kolej daripada Unit

Kemudahan Kolej UiTM Shah Alam
kemas kini 9 Jun 2016. Lampiran

72
 FAEDAH KETARA : KOS SECARA PERBANDINGAN
Perkara Anggaran Kos 15 kolej di Anggaran Kos kolej bagi 12 Anggaran Jumlah Keseluruhan
UiTM Selangor kampus 1 kali pendaftaran

Penggunaan 8 Borang RM0.40 x 8 borang x RM0.40 x 8 borang x 60,694 RM77,155.20

Anggaran 8 jenis borang 24,111 pelajar = pelajar = RM194,220.80 + RM194,220.80
kolej RM77,155.20 = RM271,376.00

Penggunaan 4 Borang RM0.40 x 4 borang x RM0.40 x 4 borang x 60,694 RM38,577.60 +

Anggaran 4 jenis borang 24,111 pelajar = pelajar = RM97,110.40 RM97,110.40
kolej sahaja RM38,577.60 = RM135,688.00

Penggunaan 2B sahaja RM0.40 x 2 borang x RM0.40 x 2 borang x 60,694 RM19,288.80 +

2B (2 borang tanpa 24,111 pelajar = pelajar = RM48,555.20 RM48,555.20 =
dipaparkan di Web – Model 1) RM19,288.80 RM67,844.00
Penggunaan 2B-Web RM00.00 RM00.00 RM00.00
2B-Web (2 borang
dipaparkan di Web – Model 2)

** Penjimatan kos perbandingan untuk 1 kali pendaftaran kolej seluruh sistem UiTM ikut data
Unit Kemudahan Kolej - Lampiran
Penggunaan 8 borang VS 2B sahaja RM271,376.00 – RM67,844.00 =
(2 borang tanpa dipaparkan di Web –Model 1) RM203,532.00
Penggunaan 4 borang VS 2B sahaja RM135,688.00 - RM67,844.00 =
(2 borang tanpa dipaparkan di Web – Model 1) RM67,844.00
Penggunaan 8 borang berbanding dengan 2B- RM271,376.00 – RM00.00 =
Web – (Model 2) RM271,376.00
Penggunaan 4 borang berbanding 2B-Web - RM135,688.00 – RM00.00 = 73
(Model 2) RM135,688.00
 FAEDAH KETARA :PENJIMATAN MASA
Pelajar masuk bilik, isi
borang – 4 / 8 jenis borang
(ikut kolej)
Pelajar bawa borang yang
diprint dan lengap di isi – 2
borang Kolej
(borang kolej dan Aku janji pelajar
kolej)
i. Staf terima, semak jumlah
Pelajar masukan dokumen
borang
dalam kotak mengikut level
ii Staf semak maklumat dan sahkan
borang rumah/bilik
15min atau 900saat
Staf semak borang dan catit Pelajar tandatangan di borang dan
nombor rumah/bilik
terima kunci. (Staf terima borang
mengikut tag kunci kolej lengkap) : 1 min(60 saat)
1 minit (60saat) :
74
(Proses terimaan borang kolej lengkap)
 FAEDAH KETARA : SECARA PERBANDINGAN PROSES TERIMAAN BORANG KOLEJ SELEPAS
PENDAFTARAN KOLEJ DENGAN PROSES 2B-WEB

Layari Web Medik

Pelajar tengok nama dan

2 proses dalam 1 urusan : Pendaftaran dan

Proses 1: Pendaftaran kolej

no rumah di papan notis

terima borang kolej lengkap serentak

(1 min = 60 saat)j

(2 min = 120 saat)j

Pelajar masuk bilik, isi
borang – 4 / 8 jenis borang
(ikut kolej)

i. Staf terima, semak jumlah

Proses 2: Penerimaan borang selepas

borang
ii Staf semak maklumat dan
sahkan borang
(15 min = 900 saat)j

iii. Borang tak lengkap serah

semula pada pelajar untuk
pendaftaran

lengkapkan

Pelajar masukan dokumen

dalam kotak mengikut level
rumah/bilik

Anggaran masa minimum : 15 Min (900 saat)

Terdapat 2 proses berasingan : 1.Pendaftaran 2. Proses 75

terimaan / semakan borang kolej selepas pendaftaran
 SUMBANGAN 2B-WEB KEPADA PENGURUSAN KOLEJ DAN
PELANGGAN
Pengurusan Kolej
1. Penjimatan kos operasi.
i. Penjimatan penggunaan kertas.
ii. Penjimatan Proses Kerja : 2 proses
berjalan serentak dalam 1 masa
iaitu proses pendaftaran dan
proses semakan serta sahkan
terimaan borang selepas
pendaftaran kolej.
2. Kurangkan bebanan kerja staf dalam
penyediaan borang-borang kolej dan
proses berulang, tumpuan boleh
diberi kepada tugas hakiki lain
3. Memudahkan pengurusan
pendaftaran (check-in) dan
pengurusan ‘clearance’ (check-out)
pelajar kolej.
Pelanggan
1. Memudahkan pelajar baca dan
fahamkan kandungan dan keperluan
maklumat di 2 borang kolej yang
dilayar diweb sebelum buat
keputusan bersetuju untuk
mendaftar kolej dan seterusnya
melengkapkannya
2. Memudahkan pelajar kerana boleh
menyediakan kehendak keperluan
borang pendaftaran kolej sebelum
datang mendaftar
3. Memudahkan dan mempercepatkan
pendaftaran dan proses serahan
borang kolej selepas pendaftaran
76
 PENINGKATAN KEPUASAN HATI PELANGGAN

SEBELUM PROJEK
YA TIDAK
57% 43%

SELEPAS PROJEK
YA TIDAK
0% 100%

Maklumbalas staf kepada proses

semakan borang kolej sebelum
projek dan selepas projek 2B-
Web

77
VII. TINDAKAN PENYERAGAMAN

78
 PROMOSI PROJEK 2B-WEB

Perbincangan antara Pengurus Kolej Angsana

Puncak Alam dengan Ahli Kumpulan KIK Bahtera
Emas pada tarikh 3 Sept 2016

Kolej Selayang Kampus Perubatan

Tarikh : 12 Ogos 2016

79
 PEMANTAUAN PROJEK
Borang Kolej

Perbincangan dengan pegawai di

Pejabat Undang-Undang UiTM agar 2B
– Web , boleh digunapakai sebagai
“Borang Perjanjian (Kontrak)
Penginapan Antara Pelajar dan
Pengurusan Kolej” sebaik sahaja
pelajar tandatangan borang untuk
‘check in’

Borang
Tertakluk dengan Aku janji Kolej
AKTA 174
(Bahagian III)

Jika bersalah bersedia bayar

ganti rugi atau dikenakan 80
tindakan tatatertib
 TINDAKAN PENYERAGAMAN
Penggunaan borang 2B-
Web di Kampus Selayang
untuk pelajar Perubatan
pada 26 Ogos 2016 melalui
surat kelulusan PNC
bertarikh 27 Julai 2016

Penggunaan borang 2B-

Web di Kampus UiTM
Sungai Buloh untuk
pelajar Tahun 1
Perubatan dan Pergigian
pada 1 September 2016 .

Penggunaan borang 2B di
Kolej Rafflesia Puncak 2Borang di paparkan web
Alam 26 November 2016 fakulti Perubatan UiTM
Kampus Sungai Buloh/Selayang
1. Perbincangan dengan Bahagian Pengambilan Pelajar
untuk war-warkan bersama surat tawaran.

2. Melalui Bahagian Pengambilan Pelajar –

Perbincangan bersama
Perbincangan telah diadakan pada 14 Julai dan 18
Pengarah Bahagian
Ogos 2016. Cadangan 2B-Web digunapakai pada Pengambilan Pelajar 18 Ogos
pengambilan pelajar pada tahun 2017 2016
Perbincangan bersama Penolong Pendaftar
Bahagian Pengambilan Pelajar 14 Julai 2016
81
 TINDAKAN PENYERAGAMAN
PINDAAN PROSES KERJA DALAM FAIL MEJA

FAIL MEJA FAIL MEJA

PENGURUS ASRAMA PENGURUS ASRAMA
UNIT UNIT
PENGURUSAN KOLEJ PENGURUSAN KOLEJ
FAKULTI PERUBATAN UiTM FAKULTI PERUBATAN UiTM

No. Dokumen : FM / UiTM / FPR / UPK SB / PA-01 /G.25 No. Dokumen : FM / UiTM / FPR / UPK SB / PA-01 /G.25

PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN
Tajuk Proses Kerja: Penerimaan Borang Kolej selepas pendaftaran Di Kolej Tajuk Proses Kerja: Penerimaan Borang Kolej semasa pendaftaran Di Kolej
Kediaman Kediaman
Keluaran : 02 Pindaan : 01 Tarikh : 05/03/2011 Keluaran : 02 Pindaan : 02 Tarikh : 21/06/2016

6.0 CARTA ALIR

CARTA ALIR

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula Dasar Penempatan

Mula Dasar Penempatan
Kolej JKE Bil.
Kolej JKE Bil.
15/2008
15/2008

Menerima borang kolej daripada Menerima borang kolej daripada

Rekod statistik pelajar Rekod statistik
pelajar
penempatan pelajar - Menerima borang kolej lengkap penempatan pelajar
- Kad pribadi dan gambar foto
pelajar Rekod inventori bilik dengan gambar Rekod inventori bilik
- Borang Penerimaan - Borang Akujanji Pelajar Kolej
Kelengkapan bilik (Clearance) Semak maklumat borang kolej
- Borang Akujanji Penerimaan i. Kad Peribadi dan Aku janji Pelajar Kolej yang i. Borang Kolej
Perabot Sewaan Pelajar diisi. Catit nombor bilik pelajar ikut ii. Borang Aku janji
- Borang Akujanji Pelajar Kolej ii. Borang tag kunci bilik dan sahkan borang Pelajar Kolej
Penerimaan lengkap dan fail. iii. Buku Panduan
Kelengkapan Bilik Kolej
iii. Buku Panduan
Semak maklumat borang kolej Kolej
yang diisi, tampal gambar, dan viii. Borang Soal Pelajar tandatangan diborang dan Rekod Kunci Bilik
sahkan borang lengkap dan fail. Selidik Kepuasan terima kunci bilik bertag nombor Pelajar
Pelanggan bilik,
Serah borang yang perlu untuk Senarai nama
pelajar seperti salinan Borang Rekod Kunci Bilik Tamat pelajar
Penerimaan Kelengkapan Bilik Pelajar (http://hep.isis.uitm.
(Clearance). edu.my/ehep)
Senarai nama
Tamat pelajar
(http://hep.isis.uitm.
edu.my/ehep)

82
VIII. PENILAIAN KUMPULAN

83
 KESULITAN MELAKSANAKAN PROJEK
KESULITAN DIHADAPI
Ahli Kumpulan terdiri daripada
berbagai kolej UiTM di Selangor
Permulaan projek untuk ujicuba
Berurusan dengan Bahagian lain
CARA MENGATASI
Peranan fasilitator dan ketua untuk
mendapatkan kebenaran dari ketua
jabatan bagi membenarkan staf mereka
menyertai kumpulan KIK
Kehadiran sukar capai 100%. Maklumat
disampaikan melalui wsap, email, telefon
Kolej Kampus UiTM Sungai Buloh dipilih
untuk permulaan projek dan ujicuba
Mendapat kerjasama dan sokongan
Pengurusan Tertinggi Kampus- Dato’
Penolong Naib Canselor (Profesor Dato Dr
Abu Bakar Abd Majeed) dengan
mengeluarkan surat permohonan
berurusan dengan Bahagian berkaitan
84
 PENCAPAIAN AHLI KUMPULAN

LEMBARAN SEMAKAN – PENILAIAN PENCAPAIAN AHLI KUMPLAN SEBELUM DAN SELEPAS

PROJEK

SEMANGAT KERJASAMA KEMAHIRAN KIK TANGGUNGJAWAB CETUSAN IDEA KEYAKINAN DIRI PENGURUSAN MASA KOMUNIKASI
BIL NAMA
SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL
1 HJH RAMLAH 3 4 4 5 3 4 3 4 4 5 3 4 3 4
2 HJH JUNAIDAH 3 4 3 4 3 4 3 4 4 5 3 4 3 4
3 AZLIN 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
4 NIK NAZIM 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
5 SUHAILI 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4

6 ROSSAIDI 2 3 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
7 FADZILLAH 3 4 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4
8 AKRAM 3 4 2 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4

JUMLAH 20 28 19 27 24 32 24 32 26 34 24 32 24 32
JUMLAH PURATA 2.5 3.5 2.4 3.4 3 4 3 4 3.25 4.25 3 4 3 4
PERATUS 50 70 47.5 67.5 60 80 60 80 65 85 60 80 60 80
PENINGKATAN % 20 20 20 20 20 20 20

Petunjuk:
1. Lemah
2. Sederhana
3. Baik
4. Sangat Baik
5. Cemerlang

SB: Sebelum
SL: Selepas
85
 PENCAPAIAN AHLI KUMPULAN
- CARTA RADAR

Semangat
Kerjasama
100
80
Komunikasi 60 Kemahiran KIK
40
20
0
Pengurusan
Tanggungjawab
Masa

Keyakinan Diri Cetusan Idea Sebelum

Selepas

86
 PELAN TINDAKAN PEMBANGUNAN KUMPULAN

Program Keperluan Ahli Tindakan Pelaksanan

Kursus Semua Ahli Fasilitator Cadangkan ahli

Kemahiran KIK mohon dan hadir
kursus berkaitan
Kursus Semua Ahli Fasilitator Cadangkan ahli
Pengendalian mohon dan hadir
Komputer kursus berkaitan

Kursus Semua Ahli Fasilitator Cadangkan ahli

Kemahiran mohon dan hadir
Komunikasi kursus berkaitan

FAEDAH PEMBELAJARAN YANG BOLEH DIDAPATI DARIPADA KIK OLEH AHLI KUMPULAN

i. MEMPERCEPATKAN KERJA DAN PENJIMATAN MASA KERJA

ii. KEBOLEHAN MENGGUNAKAN KKOMPUTER
iii. BERKONGSI IDEA DAN BEKERJASAMA DALAM KERJA

87
 IX. SOALAN - SOALAN YANG
DITIMBULKAN OLEH KUMPULAN

88
 8.1. SOALAN-SOALAN YANG DIKEMUKAKAN OLEH AHLI

Terdapat kolej menggunakan kaedah ‘drop-key box’ untuk proses ‘clearance’

kerana memudahkan pelajar. Mengapa kumpulan kik memilih cara ‘clerance’
perlu juga datang untuk tandatangan borang di pejabat . Apa kelebihan 2B-Web.

Jawapan 1 : 2B-Web ibarat kontrak antara pelajar dan

pengurusan kolej bila pelajar check in (akur dengan Akujanji
Pelajar Kolej) , dan perlu pelepasan ‘kontrak’ dengan check
out’

Jawapan 2 : Kelebihan lain 2B- Web ialah :

a. Pada PELAJAR : Pelajar boleh buat pilihan semasa clearance,

jika pelajar ingin pulang selepas waktu pejabat, pelajar boleh
Gambar borang pre medic mohon di pejabat kolej:-
mohon ‘clearance’ diluar i. Staf akan catat di borang bahagian ‘clearance’ - kunci akan
waktu pejabat dan kaeda h
diletakkan ke dalam peti kunci pejabat’ Pelajar perlu
‘drop-key box’
tandatangan di borang kolej bahagian ‘clearance’ , dan mereka
boleh masukkan kunci di ‘drop key box’ selepas waktu pejabat.

b. Pada PENGURUSAN KOLEJ

Gambar borang JKP Staf akan ‘check’ kunci tersebut dalam ‘drop key box’ merujuk
agenda D3740 pada borang pelajar, jika kunci tiada atau kunci palsu
bertarikh 8Mac2012 dimasukan dalam ‘drop key box’ atau bilik pelajar tidak bersih,
– Lampiran maka kompaun akan dikenakan pada pelajar. Ini merujuk
disertakan kepada Surat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan
Agenda D3740 bertarikh 8 Mac 2012 Rujukan: 100-
BBI(K.K9/4/1)(JKP 176/2012) 89
 8.2. SOALAN-SOALAN YANG DIKEMUKAKAN OLEH AHLI
Terdapat Universiti membuat Pendaftaran kolej on line maka tiada borang perlu diproses selepas pendaftaran
pelajar. Kenapa kumpulan masih mencadangkan penggunaan borang 2B-Web untuk dibawa bersama semasa
pendaftaran.

 Jawapan 1 : hasil ujicuba 2B-Web proses borang kolej selepas pendaftaran hanya 1 minit (60 saat) sahaja
berbanding proses sebelum projek (900saat). Ianya tidak membebankan tugas untuk diteruskan.

 Jawapan 2 : 2 Borang Kolej tersebut masih perlu dibawa semasa pendaftaran kerana( ia sebagai pelan
kontigensi) sekiranya berlaku ‘server down’ atau elektrik terputus. Proses pendaftaran kolej dan proses
penerimaan borang kolej masih boleh dijalankan tanpa gangguan.

 Jawapan 3 : 2 borang kolej merupakan borang perjanjian (kontrak) antara penghuni & pengurusan sebaik
sahaja penghuni ‘check-in’. Oleh itu borang perlu diserahkan ke pengurusan kolej
CARTA ALIR BORANG 2B-Web atas talian
Penerangan cadangan sambungan projek Fasa 2.

** Proses FASA 2 seperti Carta alir Borang 2B-Web atas talian.

Permohonan secara online adalah dalam perancangan projek kumpulan
dalam fasa 2 , maklumat pribadi di borang akan diintegerasikan dengan
e-kolej dalam sistem e-HEP seperti carta alir dibawah.

Jika ada nombor

pelajar boleh login FASA 2 :
MAKLUMAT
terus borang PRIBADI PELAJAR
Akan
diintegerasikan
dengan sistem e-
kolej dalam
sistem e-Hep
Gambar : Perbincangan bersama Ketua Unit IT
Jika tiada nombor sedia ada
Kampus UiTM, Sungai Buloh bagi mendapatkan
pelajar kena daftar
‘Input’ untuk perancangan Fasa 2 90
dulu
 SEKALUNG PENGHARGAAN

 Timbalan Naib Canselor HEP UiTM

 Penolong Naib Canselor UiTM Kampus Kesihatan Sungai Buloh
Rektor Selangor
 Timbalan Rektor HEP Selangor
 Timbalan Pengarah Hal Ehwal Pelajar Kampus Kesihatan UiTM Sungai Buloh
 Pengarah Hal Ehwal Pelajar UiTM Shah Alam
 Pengetua-pengetua kolej
 Pejabat HEP Fakulti Perubatan
 Bahagian Penasihat Undang-undang
 Bahagian Pengambilan Pelajar
 Bahagian Infotech Kampus Kesihatan UiTM Sungai Buloh, Shah Alam & Puncak Alam
 Individu yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam menjayakan
projek ini

91