ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH LẬP LỆNH THANH TOÁN

CỦA CÔNG TY TNHH MTV SOTRANS

LOGISTICS

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV SOTRANS

LOGISTICS

1.1. Thông tin chung về Công ty TNHH MTV Sotrans Logistics

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp
1.4. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP LỆNH THANH TOÁN CỦA CÔNG TY

TNHH MTV SOTRANS LOGISTICS

2.1. Lập các lệnh thanh toán chuyển khoản

2.1.1. Các tài khoản ngân hàng của công ty

2.1.2. Lập lệnh Ủy nhiệm chi trên các phần mềm
2.1.3. Lập lệnh Ủy nhiệm chi giấy đi các ngân hàng

2.1.4. Các lệnh Ủy nhiệm chi giấy bằng USD, EUR, AUD,..

2.2. Các thủ tục kế toán ngân hàng

2.2.1. Các chứng từ cần cung cấp khi mua, bán ngoại tệ

2.2.2. Chứng từ chi tiền trợ cấp thôi việc

2.2.3. Chứng từ thanh toán công cụ, dụng cụ, tài sản
2.2.4. Hồ sơ nhận nợ

2.2.5. Hồ sơ xin cấp Hạn mức tín dụng

2.2.6. Mua Sec

2.2.7 Lập hồ sơ bảo lãnh

2.3. Đánh giá chênh lệch tỉ giá cuối tháng

2.4. Lập các bảo cáo

CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO BẢN THÂN SAU KHI THỰC
HIỆN CHƯƠNG TRÌNH THỰC TẬP
LỜI MỞ ĐẦU

Quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đang diễn ra một cách nhanh
chóng hơn bao giờ hết trên phạm vi toàn cầu. Nền kinh tế thế giới đang dần
có những bước chuyển mình khôi phục sau một thời gian dài hứng chịu
những hậu quả nặng nề từ đại dịch Covid-19. Việc đảm bảo an toàn chuỗi
cung ứng toàn cầu vốn dĩ là một vấn đề cực kì cấp thiết của nền kinh tế, thì
giờ đây, sau khi cả thế giới vừa trải qua thời kỳ suy thoái do đại dịch, kèm
theo sức nóng tình hình chiến sự, bất ổn leo thang đang diễn ra, làm cho
vấn đề Logistics và quản lý chuỗi cung ứng được quan tâm hơn bao giờ
hết.

Từ khi Việt Nam gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) và ký
kết nhiều hiệp định thương mại, hiệp ước hợp tác kinh tế quan trọng, nền
kinh tế của nước ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng với nền kinh tế toàn
cầu. Mục tiêu công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước đã gắn liền với hoạt
động ngoại thương, xuất nhập khẩu. Việt Nam đã trở thành một mắt xích
quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa trong khu vực và trên thế giới.
Hiện nay, nhu cầu xuất nhập khẩu đang tăng cao, trong đó, thị trường sản
xuất, gia công hàng hóa để xuất khẩu trở nên sôi động. Tuy nhiên, việc
xuất, nhập khẩu một lô hàng nguyên phụ liệu được suôn sẻ, thuận lợi
không hề đơn giản, phải thông qua một quá trình giao nhận với độ chính
xác cao. Nắm bắt được xu hướng đó các doanh nghiệp Logistics đã được
hình thành và phát triển mạnh, nhằm tạo ra một lĩnh vực chuyên môn hóa
về vấn đề cung cấp giải pháp Logistics và giải quyết các vấn đề về quản lý
chuỗi cung ứng và các vấn đề về thông quan hàng hóa một cách chuyên
nghiệp, nhanh chóng.
 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV SOTRANS
LOGISTICS

1.1. Thông tin chung về Công ty TNHH MTV Sotrans Logistics

CÔNG TY CP KHO VẬN MIỀN NAM – SOTRANS được thành lập từ năm
1975 với hệ thống kho và vận chuyển chủ lực của ngành thương mại, đến năm
2007 SOTRANS chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần và
đã hoạt động mạnh trong các lĩnh vực kho đa chức năng, kinh doanh xăng dầu,
giao nhận vận tải quốc tế.

SOTRANS hiện đang là một trong những công ty hàng đầu trong ngành giao
nhận vận tải quốc tế, giao nhận hàng hóa XNK và dịch vụ Kho đa chức năng tại
Việt Nam. Năm 2010 Công ty phát triển hoạt động Cảng thông quan nội địa với
tổng vốn đầu tư hơn 50 tỉ đồng và năm 2017 Công ty đầu tư hơn 100 tỉ đồng xây
dựng Kho SOTRANS Phú Mỹ nhằm hoàn thiện chuỗi dịch vụ logistics vốn đã
được khẳng định qua uy tín thương hiệu SOTRANS trên thị trường. Trong tương
lai Công ty sẽ tiếp tục phát triển đa ngành với các hoạt động đầu tư cảng, trung
tâm phân phối, hậu cần, tiếp vận, trung tâm thương mại, khách sạn, văn phòng
phức hợp (theo qui hoạch của thành phố và các tỉnh).

SOTRANS hiện có 5 khối và các bộ phận kinh doanh hoạt động trong các lĩnh
vực giao nhận vận tải quốc tế, nội địa, kho đa chức năng, cảng. Công ty có hệ
thống đại lý tại hơn 100 quốc gia trên thế giới, trong đó tập trung vào các thị
trường lớn như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU… Với hệ thống đại lý mạnh ở các
cảng lớn trên thế giới, có quan hệ mật thiết với các hãng tàu uy tín, các dịch vụ
của công ty luôn đảm bảo đúng lịch trình với giá cước phù hợp, đáp ứng yêu cầu
riêng của từng khách hàng.

Kinh doanh kho hiện là thế mạnh của SOTRANS với hệ thống kho ngoại quan và
kho chứa hàng đa chức năng với hơn 45 năm kinh nghiệm. Hệ thống kho của
SOTRANS hiện có hơn 230.000 m2, nằm tại trung tâm TP. HCM, các khu vực
lân cận và các khu công nghiệp tiếp giáp với sông Sài Gòn thuận tiện cho việc
vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ lẫn đường sông.

SOTRANS được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan mẫu đầu tiên
tại Việt Nam. Việc công nhận này cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử
do Hải quan TP.HCM cấp trước đó, SOTRANS có thể thay mặt chủ hàng ký tên,
đóng dấu trên tờ khai hải quan, giải quyết các vấn đề phát sinh, giúp tiết kiệm
 thời gian và chi phí thông quan hàng hóa cho khách hàng. Điều đó khẳng định
tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của SOTRANS trong dịch vụ khai báo hải
quan.

Các dịch vụ của SOTRANS được bảo hiểm trách nhiệm toàn phần, góp phần hạn
chế rủi ro cho khách hàng khi sự cố xảy ra. Thông tin về hàng hóa thường xuyên
được cập nhật, với những khách hàng lớn, công ty cử cán bộ thường xuyên có
mặt tại văn phòng của khách để giải quyết ngay nhu cầu mới phát sinh, được
khách hàng tin cậy và đánh giá cao. SOTRANS đã được các tập đoàn đa quốc gia
như Scavi, Cargil, Holcim, Uni-President, PepsiCo, Samsung, P&G, Colgate-
Palmolive, FrieslandCampina, Texhong… lựa chọn là nhà cung ứng dịch vụ giao
nhận tại thị trường Việt Nam.

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển

- Năm 1975: SOTRANS được thành lập.

- Năm 1990: Thành lập XN Kinh doanh thương mại.

- Năm 1991: Thành lập XN Dịch Vụ Kho Vận Giao Nhận (Sotrans F&W).

- Năm 1992: Thành lập XN Đại Lý Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế (Sotrans
Logistics).

- Năm 1997: Hợp tác với GEMADEPT xây dựng cảng ICD Phước Long 2.

- Năm 2007: SOTRANS được chuyển đổi thành CTCP Kho Vận Miền Nam.

- Ngày 30/05/2009: Tăng vốn điều lệ lên 72 tỷ đồng. .

- Ngày 20/11/2009: Tăng vốn điều lệ lên 83 tỷ đồng. .

 - Ngày 02/03/2010: Cổ phiếu của công ty chính thức giao dịch trên sàn HOSE. .

- Năm 2013: Thành lập văn phòng tại Móng Cái. .

- Ngày 09/01/2019: Tăng vốn điều lệ lên 854,378,790,000 đồng. .

- Ngày 08/03/2019: Tăng vốn điều lệ lên 982,533,570,000 đồng.

1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp

Công ty TNHH MTV Sotrans được chia làm 4 bộ phận : Các khối và phòng ban,
Các công ty thanh viên, Các chi nhánh và văn phòng và Hệ thống kho.
Với bộ phận các khối và phòng ban, đây là bộ phận chính của công ty bao gồm
các khối và các ban. Bộ phận này bao gồm 5 khối: Khối kho, Khối giao nhận,
Khối cước quốc tế, Khối vận tải và khối phát triển kinh doanh.
- Khối kho có nhiệm vụ quản lý các lô hàng được gửi đến từ các khách hàng trong
nước và ngoài nước trong đó còn đảm nhiệm thêm dịch vụ kho bãi bao gồm Kho
chứa hàng và Kho ngoại quan.
 - Khối giao nhận có nhiệm vụ xử lý các đơn hàng giao nhận vận chuyển nội địa và
quốc tế với các dịch vụ vận chuyển đường biển, đường hàng không, vận chuyển
hàng xá, hàng rời, thủ tục hải quan,…
- Đối với khối cước quốc tế thì họ có nhiệm vụ xử lý các đơn hàng đi từ nước
ngoài về Việt Nam và đi từ Việt Nam ra nước ngoài
- Khối vận tải sẽ là bên xử lý các đơn hàng sẽ được vận chuyển với phương thức
nào và là bên sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa.
- Phòng tổng hợp và phòng Kế toán tài chính sẽ là bên cân đối tài chính của công
ty, tính toán lương cho nhân viên và đưa ra những kế hoạch xây dựng và phát
triển công ty.

1.4. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

M Chỉ tiêu 2019 2020 2021

ã
số

01 Doanh thu bán hàng 320.153.650.483 2.032.048.194.975 2.886.511.605.507

và cung cấp dịch vụ

02 Các khoản giảm trừ (1.284.512.373) (159.573.648) -

doanh thu

10 Doanh thu thuần và 318.869.138.110 2.031.888.621.327 2.886.511.605.507

bán hàng và cung
cấp dịch vụ

11 Giá vốn hàng bán (271.502.244.628 (1.598.558.917.472) (2.398.760.691.738)

và dịch vụ cung cấp )

20 Lợi nhuận gộp về 47.366.893.482 433.329.703.855 487.750.913.769

bán hàng và cung
 cấp dịch vụ

21 Doanh thu hoạt 184.104.755.753 24.823.361.865 8.580.427.783

động tài chinh

22 Chi phí tài chinh (5.410.712.087) (65.249.342.276) (18.663.983.386)

25 Chi phí bán hàng (4.563.270.925) (108.675.327.970) 45.572.090.036

26 Chi phí quản lý (14.076.394.829) (148.783.931.404) (134.173.137.264)

doanh nghiệp

30 Lợi nhuận thuần từ 207.421.271.394 151.381.743.958 297.238.342.438

hoạt động kinh
doanh

31 Thu nhập khác 314.013.896 2.149.060.493 7.732.327.779

32 Chi phí khác (71.441.354) (5.758.642.817) (2.616.342.067)

40 Lợi nhuận khác 242.572.542 (3.609.582.324) 5.115.985.712

50 Tổng lợi nhuận kế 207.663.843.936 147.772.161.634 302.354.328.150

toan trước thuế

51 Chi phí thuế TNDN (4.820.279.745) (37.877.686.862) (50.216.035.019)

hiện hanh

52 Chi phí thuế TNDN (353.850.211) 7.874.143.688 (5.491.663.347)

hoãn lại

60 Lợi nhuận sau thuế 202.489.713.980 117.768.618.460 246.646.629.784

TNDN
 Chênh lệch và tỉ trọng từ 2019 – 2020:

2020 – 2019 2021 – 2020

Chênh lệch Tỉ trọng Chênh lệch Tỉ trọng

Doanh thu bán hàng và 854.463.410.53

cung cấp dịch vụ 1.711.894.544.492 535% 2 42%

Các khoản giảm trừ

doanh thu 1.124.938.725 -88% 159.573.648 -100%

Doanh thu thuần và bán

hàng và cung cấp dịch 854.622.984.18
vụ 1.713.019.483.217 537% 0 42%

Giá vốn hàng bán và -

dịch vụ cung cấp - 800.201.774.26
1.327.056.672.844 489% 6 50%

Lợi nhuận gộp về bán

hàng và cung cấp dịch
vụ 385.962.810.373 815% 54.421.209.914 13%

Doanh thu hoạt động tài

chinh -159.281.393.888 -87% -16.242.934.082 -65%

Chi phí tài chinh -59.838.630.189 1106% 46.585.358.890 -71%

Chi phí bán háng 154.247.418.00

-104.112.057.045 2282% 6 -142%

Chi phí quản lý doanh

nghiệp -134.707.536.575 957% 14.610.794.140 -10%
Lợi nhuận thuần từ hoạt 145.856.598.48
động kinh doanh -56.039.527.436 -27% 0 96%

Thu nhập khác 1.835.046.597 584% 5.583.267.286 260%

Chi phí khác -5.687.201.463 7961% 3.142.300.750 -55%

Lợi nhuận khác -3.852.154.866 -1588% 8.725.568.036 -242%

Tổng lợi nhuận kế toán 154.582.166.51

trước thuế -59.891.682.302 -29% 6 105%

Chi phí thuế TNDN hiện

hanh -33.057.407.117 686% -12.338.348.157 33%

Chi phí thuế TNDN

hoãn lại 8.227.993.899 -2325% -13.365.807.035 -170%

Lợi nhuận sau thuế 128.878.011.32

TNDN -84.721.095.520 -42% 4 109%

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ta thấy doanh
thu và doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của
doanh nghiệp tăng đều qua các năm. Ở giai đoạn từ năm 2019 - 2020 thì
doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng tới 535% vào
năm 2020 và doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ
tăng tới 537%. Mặc dù vào giai đoạn 2020 – 2021 đã có sự suy giảm tuy
nhiên mức tỉ trọng vẫn giữ ở mức cao. Bên cạnh đó ta có thể thấy được các
khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán và cung cấp dịch vụ được
giảm xuống một cách triệt để.

Lợi nhuận từ hoạt đọng tài chính của công ty có xu hướng giảm xuống mặc
dù chi phí cho hoạt động tài chính luôn được giữ ở mức không quá cao.
 Đặc biệt năm 2020 chi phí cho hoạt động tài chính của công ty là thấp nhất
trong 3 năm nhưng lợi nhuận mang về lại cao hơn năm 2021. Qua đó ta
thấy được công ty đang tập trung đẩy mạnh thu nguồn lợi nhuận chủ yếu từ
hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên qua bảng báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh ta có thể thấy lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp của công ty vào năm 2020 là thấp nhất trong cả 3 năm vì chịu ảnh
hưởng từ đại dịch Covid - 19 nên công ty đã quyết định đẩy mảnh thu lợi từ
các hoạt động tài chính hơn là bán hàng và cung cấp dịch vụ. Thế nên lợi
nhuận từ hoạt động tài chính của công ty vào năm 2020 sẽ cao hơn năm
2021.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP LỆNH THANH TOÁN CỦA CÔNG TY

TNHH MTV SOTRANS LOGISTICS

2.1. Lập các lệnh thanh toán chuyển khoản

2.1.1. Các tài khoản ngân hàng của công ty

STT Ngân hàng Loại tiền

1 TMCP Ngoại thương VN – CN HCM VIETCOMBANK VND

HCM
USD

2 TMCP Đầu tư và Phát Triển VN – CN Sài Gòn BIDV SÀI VND

GÒN

3 TMCP Đầu Tư và Phát Triển VN – CN NKKN BIDV Nam VND

Kỳ Khởi Nghĩa

4 TMCP Công Thương VN – CN TpHCM VIETINBANK VND

 HCM USD

EUR

5 TMCP Sài Gòn – Hà Nội SHB HCM VND

USD

6 TMCP Kỹ Thương Việt Nam Techcombank CN Phú Mỹ VND

Hưng
USD

7 Standard Chartered HCM VND

USD

8 VP Bank Hội Sở Hà Nội VND

USD

9 HSBC HCM VND

USD

2.1.2. Lập lệnh Ủy nhiệm chi trên các phần mềm

Bộ phận xử lý các thông tin thanh toan của công ty sẽ chủ yếu sử dụng 4
phần mềm để lập lệnh Ủy nhiệm chi: VCB IBanking, BIDV Ibank, TCB
FastEbank và VCB Money. Ở dưới đây sẽ là quy trinh của 2 loại phần mềm
của 2 ngân hàng mà công ty thường xuyên sử dụng là Vietcombank và
Techcombank.

a) Lập lệnh Ủy Nhiệm Chi Trên VCB Banking

 Trước khi lập lệnh ủy nhiệm chi kế toán sẽ tạo ra 1 file Excel dùng
để chứa và xử lý dữ liệu, đẩy dữ liệu vào Hệ thống Ngân hàng.
Những file Excel đó sẽ được bỏ vào Folder có tên là “Chuyển tiền
VCB IBanking” và được lưu ở màn hình Desktop để thuận tiện cho
việc trích xuất dữ liệu qua các phần mềm.
Đầu tiên kế toán sẽ nhận các chứng từ thanh toán từ các khối, sau đó
kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin trên chứng từ và trên phần
mềm Fast. Đây là phần mềm được dùng để hỗ trợ các kế toán trong
việc lập các chứng từ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Sau khi đối
chiếu các thông tin trên phần mềm Fast thì kế toan sẽ điền các thông
tin Bank Code dựa vào file Bank list đã được tạo. Cuối cùng kế toán
sẽ chuyển sổ cái các giấy báo nợ trên phần mềm Fast.
Bước thứ 2 kế toán sẽ kết xuất file Excel Các lệnh từ phần mềm Fast.
- Vào Tab Tiền/ Báo cáo UNC Ngân hàng Techcombank
- Chọn ngày chứng từ/ Nhận
- Chọn kết xuất

Bước thứ 3 kế toán sẽ lấy thông tin các trường từ File “Kết Xuất
Phần mềm Fast” và chuyển sang file “STL_TG_VCBIBanking”.
Tiếp theo kế toan sẽ lấy thông tin từ file “STL_TG_VCB.Ibanking”
và chuyển sang file “TaoLo_VCBIbanking_SotransLogistics” để tạo
lô hàng.

Cuối cùng ta sẽ đẩy thông tin các lệnh thanh toan từ File
“TaoLo_VCBIbanking_Sotranslogistics” lên Ngân hàng VCB để lập
lệnh ủy nhiệm chi, sau đó ta sẽ gửi mail thông tin các lệnh thanh toán
đinh kèm cùng file “Kết xuất từ Phần mềm Fast” (Số lượng lệnh
trong file phải trùng với số lệnh đẩy lên VCB) tới các Sếp.

b) Lập lệnh Ủy nhiệm chi trên TCB FastEbank

Tương tự như ở phần lập lệnh Ủy nhiệm chi trên VCB Banking, ta sẽ
lập 1 file Excel dùng để xử lý dữ liệu và đẩy dư liệu vào Hệ thống
Ngân hàng thuộc Folder “Kênh chuyển tiền TCB FastEbank” và lưu
ở màn hình Desktop.
Tiếp theo kế toan sẽ nhận chứng từ thanh toan từ các Khối, Kiểm tra,
Đối chiếu Thông tin trên Chứng từ và trên phần mềm Fast..
Bước thứ 2 ta sẽ lập lệnh thanh toan Chuyển tiền Quốc tế đơn hàng
Techcombank. Đầu tiên ta sẽ đăng nhập vào Ngân hàng
Techcombank.Sau đó ta sẽ nhập các thông tin giao dịch bao gồm:
Hợp đồng đại lý, Invoice/ Debit hoặc Credit hoặc SOA (nếu có), Bill
hãng tàu và đồng thời tải hồ sơ lên hệ thống ngân hàng.
Bước thứ 3 kế toán sẽ gửi mail thông tin các lệnh thanh toan tới các
sếp. Mail sẽ đinh kèm thêm File “Kết xuất từ Fast” (Số lượng lệnh
trong File trùng với số lệnh đẩy lệnh TCB). Các lệnh sau khi duyệt
có thể kết xuất thông tin tại mục Truy vấn tài khoản trên phần mềm
Fast E-bank. Sau khi truy vấn thì ta sẽ vào thông tin từng lệnh để in
lệnh.
2.1.3. Lập lệnh ủy nhiệm chi giấy đi các ngân hàng.
a) Lập lệnh Ủy nhiệm chi Giấy đi Ngân hàng Vietcombank HCM
Đầu tiên ta vào phần mềm Fast sau đó tìm vào mục Giấy báo Nợ và
tại các giấy báo nợ bằng giấy trực tiếp tại VCB ta chọn tài khoản
1121L11 rồi chuyển sang trạng thái 2 và chuyển sổ cái. Tiếp theo ta
sẽ liên hệ teller phụ trách của ngân hàng.
b)Lập lệnh Ủy nhiệm chi Giấy đi Ngân hàng BIDV Sài Gòn
Đầu tiên ta vào phần mềm Fast sau đó tìm vào mục Giấy báo Nợ và
tại các giấy báo nợ bằng giấy trực tiếp tại BIDV ta chọn tài khoản
1121L21. Sau đó ta vào chỉnh sửa lệnh giấy báo nợ cần chuyển
khoản để dò lại thông tin trong phần Ủy nhiệm chi với thông tin trên
giấy đề nghị cho khớp nhau rồi chuyển sổ cái và lưu lại. Tiếp theo sẽ
in giấy báo nợ vừa hoan thành xong để nộp cho các Sếp xin đóng
dấu. Cuối cùng ta mang chứng từ ra trực tiếp Ngân hàng và liên hệ
với teller của Ngân hàng.
c)Lập lệnh Ủy nhiệm chi giấy đi Ngân hàng BIDV Nam Kỳ Khởi
Nghĩa
Tương tự như giấy đi ngân hàng BIDV Sài Gòn, đầu tiên ta vào phần
mềm Fast sau đó tìm vào mục Giấy báo Nợ và tại các giấy báo nợ
bằng giấy trực tiếp tại BIDV ta chọn tài khoản 1121L22. Sau đó ta
vào chỉnh sửa lệnh giấy báo nợ cần chuyển khoản để dò lại thông tin
trong phần Ủy nhiệm chi với thông tin trên giấy đề nghị cho khớp
nhau rồi chuyển sổ cái và lưu lại. Tiếp theo sẽ in giấy báo nợ vừa
hoan thành xong để nộp cho các Sếp xin đóng dấu. Cuối cùng ta
mang chứng từ ra trực tiếp Ngân hàng và liên hệ với teller của Ngân
hàng.
d)Lập lệnh Ủy nhiệm chi giấy đi Ngân hàng Vietinbank HCM
Đối với ngân hàng Vietinbank thì kế toán bắt buộc phải đưa bản gốc
giấy bảo nợ ra ngân hàng để lập Ủy nhiệm chi.
2.1.4. Các lệnh Ủy nhiệm chi giấy bằng USD, EUR, AUD,…
a) Ngân hàng VCB HCM
Đầu tiên ta vào phần mềm Fast tại phần Tiền chọn mục Giấy báo nợ,
vào các giấy báo nợ bưangf giấy trực tiếp tại VCB và chọn tài khoản
có là 1122L11. Sau đó ta sẽ in phần Yêu cầu chuyển tiền
Vietcombank và đưua cho các sếp đóng dấu. Tiếp đến ta sẽ mang 2
bản gốc ra VCB HCM cho bên Ngân hàng ký nhận và mang về 1 bản
còn bên Ngân hàng sẽ giữ lại 1 bản.
b)Ngân hàng SHB HCM (Thường hay thực hiện thanh toan đối với
bộ thanh toán lợi nhuận cho đại lý nước ngoài).
Đối với ngân hàng SHB ta chỉ cần nhập thông tin lệnh chuyển tiền
được in ở 2 bản gốc rồi sau đó mang 2 bản gốc đó ra Ngân hàng
 SHB HCM, bản lưu sẽ liên hệ Ngân hàng để lấy sau khi giao dịch
chuyển khoản được hoàn tất.
2.2. Các thử tục kế toán ngân hàng
2.2.1. Các thủ tục cần cung cấp khi mua, bán ngoại tệ từ VCB
a) Mua ngoại tệ thanh toán cước vận tải quốc tế
Để mua bán ngoại tệ thanh toán cước vận tải quốc tế thì ta cần chuẩn
bị những giấy tờ như sau: Hợp đồng đại lý, Invoice và Statement
account sẽ được sao y như công ty; hóa đơn tàu vận chuyển hàng
hóa; Payment order gồm 2 bản và công ty sẽ giữ lại 1 bản để lưu trữ
hồ sơ; giấy đề nghị mua ngoại tệ bao gồm 2 bản sao.
Sau khi ngân hàng hoàn tất giao dịch liên hệ lại với bên phụ trách
kiểm tra chứng từ, hạch toán mua ngoại tệ để lấy 1 bản Giấy đề nghị
mua ngoại tệ có đầy đủ chữ ký, con dấu của ngân hàng để lưu hồ sơ.
b)Mua ngoại tệ cho cán bộ đi công tác, học tập ở nước ngoai.
Để mua ngoại tệ cho cán bộ đi công tác, học tập ở nước ngoai thì ta
cần chuẩn bị: Giấy quyết định cử đi công tác, học tập được thủ
trưởng đơn vị ký; giấy dự toán kinh phí do bên kế toán đảm nhiệm
lập; Hộ chiếu, Visa, vé máy bay của cán bộ được cử đi và Sec nếu
rút tiền từ tài khoản ngoại tệ.
c) Bán ngoại tệ chuyển vào tài khoản VND
Đối với bán ngoại tệ chuyển vào tài khoản VND ta sẽ liên hệ tới trụ
sở của Vietcombank để chốt tỷ giá và ký form của Vietcombank
chuyển qua. Trước đó thì fax sẽ được ký trước, bản gốc sẽ được bổ
sung sau nếu không kịp mang lên ngân hàng.
2.2.2. Chứng từ chi tiền trợ cấp thôi việc
Bao gồm 2 chứng từ: Quyết định thôi việc, Biên bản thanh lý hợp
đồng.
2.2.3. Chứng từ thanh toan công cụ, dụng cụ, tài sản.
Bao gồm 4 chứng từ: Tờ trinh giấy đề nghị, Hợp đồng mua bán, Hóa
đơn, Biên bản giao và biên bản nghiệm thu.
2.2.4. Hồ sơ nhận nợ
Đầu tiên ta sẽ lập 3 liên giấy nhận nợ theo mẫu hiện hanh của VCB.
Sau khi ngân hàng giải ngân xong thì sẽ liên hệ phòng Quản lý nợ
lấy về 1 liên Giấy nhận nợ đã có đầy dủ chữ ký con dấu của ngân
hàng để lưu hồ sơ.
Tiếp theo ta sẽ lập 2 liên bảng kê nhận nợ. Ngân hàng sẽ giữ 1 bản
và công ty sẽ giữ 1 bản. Sau đó ta sẽ tiếp tục lập 2 liên bảng kê các
hóa đơn quá hạn thanh toán 3 tháng (nếu có phát sinh). Tương tự như
bảng kê nhận nợ Ngân hàng sẽ giữ lại 1 và công ty sẽ giữ lại 1.
Kế tiếp, kế toan sẽ lập 4 Ủy nhiệm chi. Ủy nhiệm chi sẽ được điền
đầy đủ thông tin của đơn vị thụ hưởng, chỉ để trống thông tin số tài
khoản của công ty. Bên cạnh đó kế toán sẽ chuẩn bị thêm hợp đồng
sao y công ty, Hóa đơn, Invoice liên quan khớp với tổng số tiền nhận
nợ hoặc tổng số tiền nhận nợ có thể nhở hơn tổng số tiền in trên hóa
đơn cần chuyển. Cuối cùng ta sẽ gửi toàn bộ hồ sơ lên bộ phận khách
hàng.
2.2.5. Hồ sơ xin cấp hạn mức tín dụng.
Đầu tiên kế toán sẽ điền thông tin vào mẫu Giấy đề nghị vay vốn do
VCB cung cấp. Số liệu sẽ được lấy từ Báo cáo tài chinh, số liệu khác
do các ban khác của bộ phận kế toan thu thập được. Tiếp theo các kế
toán phải thống nhất nội dung Biên bản họp hội đồng quản trị về việc
vay vốn (đối với Sotrans Logistics, Văn bản bảo lanh của Kho vận
miền Nam). Cuối cùng kế toan cần ký các hợp đồng thế chấp, biên
bản định giá tài sản đảm bảo, phê duyệt của Hội đồng Quản trị về
việc thế chấp.
2.2.6. Mua Sec.
Với thủ tục mua Sec ta phải truy cập vào Folder Sotrans Logistics
03154***** sau đó tìm đến Folder SL-BANK vào VCB HCM và
cuối cùng tới Folder Mua SEC để trinh ký 2 bản mua sec rồi mang ra
ngân hàng 1 bản kèm theo giấy CMND gốc cho ngân hàng đối chiếu
để nhận SEC. Sau cùng ta mang về giao cho Thủ Quỹ và nhờ Thủ
Quỹ ký nhận.
2.2.7. Lập hồ sơ bảo lãnh
Đầu tiên kế toan sẽ nhận được hồ sơ tờ trinh đề nghị mở hay gia hạn
Thư Bảo Lãnh của đơn vị (bao gồm tờ trinh, thư yêu cầu mở hoặc
gia hạn Thư Bảo Lãnh của khách hàng, hợp đồng) đã được Tổng
giám đốc xét duyệt.
Tiếp theo kế toán sẽ chọn file Giấy đề nghị, Mẫu thư bảo lãnh và
Giấy cam kết (nếu Ngân hàng yêu cầu) trong thời gian gần nhất; và
chỉnh sửa nội dung trong Giấy đề nghị và Thư bảo lãnh, Giấy cam
kết theo tờ trinh của đơn vị.
Sau đó sẽ gửi File Giấy đề nghị và Thư bảo lãnh đã chỉnh sửa kèm
theo thư yêu cầu mở Thư bảo lãnh của khách hàng và hợp đồng mới
nhất qua mail cho cán bộ Ngân hàng phụ trách. Sau khi Ngân hàng
xác nhận OK thì gửi mail đinh kèm 1 file mẫu Thư bảo lanh đã qua
chỉnh sửa của Ngân hàng về đơn vị nhờ họ xác nhận nội dung Thư
bảo lãnh với khách hàng.
Khi chốt xong tất cả nội dung, tiến hành trình Kế toán trưởng và
Tổng giám đốc đóng dấu giáp lai và gửi bản gốc Giấy đề nghị, giấy
cam kết và Thư bảo lanh đã đóng dấu cho cán bộ Ngân hàng.
Hồ sơ trình ký bao gồm: Giấy đề nghị (3 bộ) đã giáp lai; Thư bảo
lãnh (2 bộ) đã giáp lai, Giấy cam kết: 2 bộ (nếu có).
Cuối cùng mang hồ sơ gốc đã ký đầy đủ bao gồm: Giấy đề nghị (2
bộ) đã giáp lai; Thư bảo lãnh (1 bộ) đã giáp lai, Giấy cam kết: 1 bộ
(nếu có), 1 bản sao y. Hợp đồng và 1 bản sao Thư yêu cầu khách
hàng cho Ngân hàng và nhận về Thư bảo lãnh gốc.
2.3. Đánh giá chênh lệch tỉ giá cuối tháng.
2.3.1. Kiểm tra và chuyển sổ cái tòan bộ Giấy báo nợ và Giấy báo có
trong tháng.
Đối với giấy báo nợ kế toan sẽ vào từng lệnh Giấy báo nợ kiểm tra tỷ
giá (phải là tỉ giá bán tại VCB Chi nhanh TP Hồ Chí Minh thời điểm
cập nhật 18:00), số tiền, loại tiền phải và bổ sung mã phí (bắt buộc
tất cả các dông hạch toán đều phải có mã phí) sau đó sẽ chuyển sổ
cái.
2.3.2. Kiểm tra số dư
Sau khi kiểm tra và chuyển sổ cái, kế toán phải kiểm tra số dư trong
phần mềm và ngân hàng phải khớp hoàn toàn. Bước đầu tiên của
phần kiểm tra số dư kế toan sẽ vào sổ nhật ký chung và chọn điều
kiện lọc trọn tháng cùng với mẫu chứng từ ngoại tệ. Tiếp theo kế
toan sẽ lọc tài khoản 1122L11 rồi kết xuất ra file Excel từ sổ nhật ký
chung rồi copy dữ liệu bỏ vào file SL-THEO DOI TY GIA để chạy
dữ liệu đối chiếu với phần mềm. Từ file vừa được sao chép kế toan
sẽ thực hiện chạy chênh lệch tỷ giá trên phần mềm. Cuối cùng kế
toan sẽ báo cáo số dư tại quỹ và ngân hàng xem lại số dư VND,
ngoại tệ và dò lại sao cho khớp với file SL-THEO DOI TY GIA đã
làm ở trên để điều chỉnh trong file Excel cho đúng với số trên phần
mềm.
2.4. Các báo cáo cần thực hiện
2.4.1. Báo cáo tuần
Kế toan sẽ gửi 4 file sau cho cấp trên: Báo cáo tuần SOTRANS
LOGISTICS, Tiền đi và tiền về trong tuần, Số dư tiền tại ngân hàng,
Tiền đi tiền về tại chi nhanh Hà Nội.
2.4.2. Báo cáo tháng
 Kế toan sẽ chuẩn bị 2 file: Báo cáo tháng về tinh hình đầu tư tài sản
và vay, Hạn mức ngân hàng đã cấp để nộp lại cho cấp trên.
2.4.3. Báo cáo số dư tiền tại các tài khoản liên quan tiền ngân hàng
cuối mỗi tháng.
Đầu tiên kế toan sẽ chốt sổ với kế toán tổng hợp. Sau đó sẽ in bản
sao kê ngày cuối tháng của tất cả các tài khoản ngân hàng của công
ty thanh 2 bộ, 1 bộ được đưa cho kế toan tổng hợp và bộ còn lại sẽ
được lưu trữ.
2.4.4. Các báo cáo khác: Giấy xác nhận số dư tại thời điểm cuối năm,
đanh giá ngoại tệ cuối năm, dự chi – dự thu tiền lãi,…

CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO BẢN THÂN SAU KHI THỰC
HIỆN CHƯƠNG TRÌNH THỰC TẬP

SOTRANS LOGISTICS là một trong những công ty đứng đầu ở ngành cung cấp
dịch vụ Logistics ở Việt Nam nên để được tham gia vào hoạt động của doanh
nghiệp thì cần phải đòi hỏi rất nhiều kỹ năng như tư duy, kiến thức kèm theo đó
là thái độ làm việc. SOTRANS được chia ra làm 7 phòng ban với mỗi phòng ban
có một chức năng và một nhiệm vụ riêng. Vì vậy khi tham gia vào một phòng
ban cụ thể nào đó thì trước tiên cần phải nắm vững được những kiến thức chuyên
ngành căn bản mà phòng ban đó cần. Không những vậy, ta còn cần phải biết tư
duy để phát triển và sử dụng những kiến thức căn bản đó một cách thuần thục và
thông minh nhằm mang tới hiệu quả tối đa trong công việc. Kỹ năng làm việc
nhóm cũng là một điều kiện cần thiết để có thể tham gia tốt vào hoạt động cùa
doanh nghiệp. Cuối cùng, với môi trường làm việc có tính chuyên nghiệp cao
như SOTRANS thì cần phải tạo được kỷ luật cho bản thân và làm việc một cách
nghiêm túc để đạt được hiệu quả tối đa trong công việc.

Bản thân tôi luôn cố gắng hoàn thành công việc mà anh chị phụ trách đưa ra một
cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tôi nhận thấy mình
còn rất nhiều thiếu sót. Với những kiến thức mình có được thông qua việc học
tập các môn học ở trên trường, bản thân cảm thấy mình chưa nắm được bản chất
của từng vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, nhưng nhờ sự giúp đỡ của các
anh chị trong công ty bản thân tôi đang dần cải thiện và tiếp thu được thêm nhiều
kiến thức mới.