C

CHƯƠNG 2
KỸ THUẬT TÀI LIỆU HÓA HỆ THỐNG

AIS- 15th Marshall B.Romney et al, chapter 3

 Mục tiêu

– Chuẩn bị và sử dụng DFD để hiểu, đánh giá,

và lập tài liệu hệ thống thông tin
– Chuẩn bị và sử dụng lưu đồ để hiểu, đánh
giá, và lập tài liệu hệ thống thông tin
 Nội dung

– Giới thiệu về tài liệu hệ thống

(Documentation)
– Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)
– Lưu đồ (Flowchart)
 Thuật ngữ
– Documentation: tài liệu hệ thống
– Narrative description: mô tả chi tiết
– Data flow diagram: sơ đồ dòng dữ liệu
– Data source: nguồn dữ liệu
– Data destination: điểm đến dữ liệu
– Data flow: dòng dữ liệu
– Process: xử lý
– Data store: lưu trữ
– Context diagram: sơ đồ khái quát
 Thuật ngữ

– Flowchart: lưu đồ
– Document flowchart: lưu đồ chứng từ
– System flowchart: lưu đồ hệ thống
– Program flowchart: lưu đồ chương trình
Tài liệu hệ thống (Documentation)

– Thế nào là tài liệu hệ thống?

– Tầm quan trọng của tài liệu hệ thống?
– Những công cụ lập tài liệu hệ thống được sử
dụng trong AIS?
 Tài liệu hệ thống (Documentation)

❑ Giải thích cách thức hệ thống hoạt động gồm: ai, cái gì,
khi nào, ở đâu, tại sao và cách để nhập dữ liệu, xử lý,
lưu trữ dữ liệu, tạo thông tin và kiểm soát hệ thống.
❑ Mô tả chi tiết (Narrative description): mô tả theo trình tự
bằng văn bản các thành phần của hệ thống và cách
chúng tương tác với nhau.
Tầm quan trọng của công cụ lập tài
liệu hệ thống
❑ Có khả năng đọc, hiểu tài liệu hệ thống
❑ Đánh giá hệ thống để xác định điểm mạnh, yếu của
KSNB và đề xuất cải thiện hệ thống đáp ứng nhu cầu
công ty.
❑ Có kỹ năng lập tài liệu hệ thống để thể hiện cách mà hệ
thống hoạt động.
 Công cụ lập tài liệu hệ thống
Công cụ lập tài liệu hệ thống bao gồm:
–Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)
–Lưu đồ (Flowchart)
• Lưu đồ chứng từ
• Lưu đồ hệ thống
• Lưu đồ chương trình
 Sơ đồ dòng dữ liệu
DFD mô tả bằng hình ảnh dòng luân chuyển dữ liệu trong
tổ chức bao gồm bốn thành phần:
- Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources and
destinations)
- Dòng dữ liệu (Data flows)
- Các quá trình xử lý (Transformation processes)
- Lưu trữ dữ liệu (Data stores)
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Có 4 kí hiệu biểu diễn

Quá trình xử lý Dòng dữ liệu Nguồn và Lưu trữ dữ

điểm đến dữ liệu
liệu

11
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Những thành phần cơ
bản của DFD
Data store (H)

Data flow (B) Process

Data source Data flow
Data
(A) (C) (D) Process Data flow (I)
(F) destination
(K)
Data flow (E)

Data destination
(J)
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

• Data sources and

destinations are marked
in red. Accounts
• Can you tell which are Receivable
sources and which are
destinations?

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

name?
nd?
Bank chuc nang?
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Every process must have at least
one data inflow and at least one
data outflow. Why?
Accounts
• What do you notice about how the
Receivable
processes are labeled?

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• The data store is shown in red.
• Notice that the inflows and
outflows to the data store are Accounts
not labeled. Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Data flows are shown in red.
• Does it appear that a data
flow can be two-way? Accounts
• If so, how is it handled? Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Data flows should always be
labeled.
• The exception is a data flow Accounts
moving into or out of a data Receivable
store.
• What symbol is the data store?

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Phân cấp DFD
DFD được chia thành các cấp thấp hơn liên tiếp để cung
cấp thông tin chi tiết hơn bởi vì rất ít hệ thống có thể được
thể hiện đầy đủ trên một tờ giấy. Ngoài ra, người dùng có
các nhu cầu khác nhau và nhiều mức độ có thể đáp ứng tốt
hơn các yêu cầu khác nhau của người dùng.
• DFD cấp cao nhất gọi là DFD khái quát (context
diagram).
– Cung cấp cách nhìn tóm tắt về hệ thống.
– Mô tả một hệ thống xử lý dữ liệu và các thực thể bên
ngoài gồm:
• Nguồn dữ liệu đầu vào
• Điểm đến dữ liệu
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU KHÁI QUÁT
• What information comes into this
process, and from where?
Govt.
Depart- Agencies
ments

Payroll Employee checks

Employees
Processing
System

Bank
Human
Resources

• What information is produced by this Manage-

process, and where does it go? ment
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 0
DFD cấp 0 Depart-
ments Employees
Employee
New employee Time paychecks
Human form cards
Resources
1.0
Update 2.0
Employee Payroll
Empl. Pay
change Employ- check
Payroll Bank
form ees
File
Payroll
disburse-
3.0 ment data 5.0
Prepare Employee/ Update
Reports Payroll File
Gen.
Ledger
Payroll tax
Payroll disb. voucher
report
4.0 General
Pay Ledger
Taxes Tax report
Manage- & payment
ment Govt.
Agencies
 HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
❑ Hiểu về hệ thống. Quan sát dòng thông tin và phỏng vấn
những người liên quan để hiểu biết về hệ thống.
❑ Bỏ qua các khía cạnh nhất định của hệ thống
❑ Xác định ranh giới hệ thống – điểm bắt đầu và kết thúc.
❑ Vẽ DFD khái quát
❑ Xác định và đặt tên tất cả các dòng dữ liệu.
❑ Nhóm các dòng dữ liệu và các hoạt động liên quan.
 HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

❑ Xác định các quá trình xử lý

❑ Nhóm các quá trình xử lý
❑ Xác định và đặt tên các lưu trữ dữ liệu.
❑ Xác định và đặt tên tất cả các nguồn và điểm đến.
❑ Đặt tên các thành phần DFD.
❑ Phân cấp DFD
❑ Đánh số liên tiếp các quá trình xử lý
❑ Rà soát lại DFD.
❑ Hoàn thành DFD.
Hướng dẫn vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
Bước 1: Thu thập thông tin mô tả hệ thống
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến
các thực thể đó một cách chi tiết theo từng thực thể và trình
tự diễn ra các hoạt động đó.
Thực thể Hoạt động
Khách hàng
liquidate
receive money
NV bán hàng make 2 receipts for customers
money transfer to the treasurer
forward notice to accountant

….
Thủ quỹ get money and check
stamp of confirmation
transfer the receipt to the accountant
….. ……
Record in the treasury book in order
receive notices, receipts
accountant check and compare with the debt book
enter the program
23
program check, record, print
 HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong

các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2
• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất,
chuyển hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp
xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp, lập chứng
từ…
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa
các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu.

mark X

24
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Vẽ DFD khái quát
Bước 4:
Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống
Bước 5:
• Vẽ các hình vuông biểu diễn các thực thể bên
ngoài trên
• Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong
hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. (Đặt
tên mang tính khái quát)
• Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực
thể bên ngoài hệ thống line
• Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ
chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu
25
 HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Vẽ DFD (cấp 0)
Bước 6: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
• Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và
cùng thời điểm
• Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm
nhưng khác nơi xảy ra
• Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp
lý với nhau
Bước 7: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt
động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động
trong nhóm
Bước 8:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn
với nhau theo mối liên hệ hợp lý
Bước 9: Bổ sung các lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý

26
 LƯU ĐỒ
(Flowchart)
❑ Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích bằng hình ảnh mô tả
một số khía cạnh của một hệ thống thông tin một cách rõ
ràng, súc tích và hợp lý.
❑ Lưu đồ ghi lại cách thức quy trình kinh doanh thực hiện
và cách chứng từ luân chuyển.
❑ Dùng để phân tích cách để cải thiện quy trình kinh
doanh và dòng lưu chuyển chứng từ
❑ Những phần mềm dùng để vẽ lưu đồ: Viso, Word,
Powerpoint…
❑ Sử dụng bộ các ký hiệu tiêu chuẩn để mô tả
 LƯU ĐỒ
• Bao gồm 3 loại:
– Lưu đồ chứng từ (Document flowchart): mô tả
dòng lưu chuyển của chứng từ và dữ liệu giữa
các bộ phận.
– Lưu đồ hệ thống (System flowchart): mô tả mối
quan hệ giữa đầu vào, xử lý, lưu trữ và đầu ra
của hệ thống.
– Lưu đồ chương trình (Program flowchart): mô tả
chuỗi các hoạt động hợp lý được thực hiện trong
chương trình máy tính
• Lưu đồ hệ thống của
quy trình bán hàng
• The program flowchart from
Figure 3-11 in your textbook
is shown on the right.
• Note that the program flowchart
details the logic of processes
performed by the computer.
• This flowchart becomes the
programmer’s blueprint for writing
the actual computer program.
 LƯU ĐỒ
• Có 4 nhóm ký hiệu của lưu đồ
– Ký hiệu đầu vào/ đầu ra (Input/output): Thể hiện
đầu vào, đầu ra từ hệ thống
– Ký hiệu xử lý: Thể hiện xử lý dữ liệu bằng máy hoặc
bằng tay
– Ký hiệu lưu trữ: Thể hiện dữ liệu được lưu trữ ở
đâu
– Ký hiệu dòng dữ liệu và ký hiệu khác: Dòng dữ
liệu, bắt đầu và kết thúc của lưu đồ, điều kiện lựa
chọn quyết định, ghi chú
 Ký hiệu đầu vào/ đầu ra
(Input/output)
Chứng từ giấy hoặc điện tử hoặc
báo cáo
3

2
Chứng từ nhiều liên 1

Hiển thị thông tin trên thiết bị

điện tử
Nhập dữ liệu

Kết hợp hiển thị và nhập liệu

 Ký hiệu xử lý
Xử lý bằng máy tính

Xử lý thủ công
 Ký hiệu lưu trữ
Cơ sở dữ liệu

Lưu trữ chứng từ giấy A = Alphabetically

D = by date
N = Numerically

Sổ sách
 Ký hiệu dòng lưu chuyển và
Dòng lưu chuyển
ký hiệu khác
Liên kết truyền thông

Kết nối trong một trang

Kết nối sang trang

Điểm bắt đầu và kết thúc

Đối tượng bên ngoài

Điều kiện lựa chọn quyết định

Giải thích
CÁCH VẼ LƯU ĐỒ TRONG XỬ LÝ
BẰNG MÁY
 HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ

❑ Hiểu hệ thống
❑ Xác định các thực thể của lưu đồ
❑ Tổ chức lưu đồ thành các cột
❑ Ghi rõ ràng tất cả các ký hiệu
❑ Kết nối trang
❑ Vẽ phác họa lưu đồ
❑ Vẽ lưu đồ hoàn chỉnh
 HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn
mô tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên
quan đến các thực thể đó
Thực thể: Các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển
các hoạt động, như người, nơi chốn, vật
Thực thể bên ngoài hệ thống: Là những thực thể chỉ
cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ
liệu)
Thực thể bên trong hệ thống: Là những thực thể
của hệ thống tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu

41
 HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong
bảng mô tả ở bước 2
• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa. Các hoạt
động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp, lập chứng
từ.
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không
phải là hoạt xử lý dữ liệu
Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột
• Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ. Đặt tên cột là tên đối
tượng bên trong.
• Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng
bên trong hệ thống hướng từ trái sang phải.
Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột
• Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông
tin từ trên xuống dưới
• Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lý sẽ đi ra biểu tượng xử lý đó
 HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

• Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
• Sử dụng các ký hiệu “điểm nối cùng trang” khi dòng thông
tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ
ngang/dọc
• Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung
thành một hoạt động xử lý (nếu cần)
• Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết
thúc.
• Sử dụng thêm ký hiệu giải thích để giải thích hay ghi chú
• Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót.
 TÌNH HUỐNG THỰC HÀNH:
Quá trình thu tiền bán chịu
Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả nợ
của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi
số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân
viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo
trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên
phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán
phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự.
Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển
đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ,
kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương
trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn
còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ
thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn.
Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế
toán tổng hợp để ghi sổ cái.

44