DP Studies e Book Excel 2016

0λοκλ
η ρωμέ
νοςΟδηγόςγ
ιατ
ο
Excel2016
Ô
ïÕðïë
ïãé
óôé
êüÖýë
ëïExc
el
ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΣ ΟΜΙΛΟΣ
www.
dpst
udi
es.
gr
dp studies Το Υπολογιστικό Φύλλο Excel
Education Center
I. Πρόλογος
Οι σημειώσεις αυτές, «Το Υπολογιστικό φύλλο Excel», έχουν σαν σκοπό την εισαγωγή στη
διασημότερη εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων, το Excel της εταιρίας Microsoft. Αρχικά, παρουσιάζονται
με απλότητα και παραδείγματα οι δυνατότητες του Excel, που ο καθημερινός χρήστης χρειάζεται. Έπειτα
δίνεται βάση σε πιο προχωρημένα θέματα όπως συναρτήσεις και βάσεις δεδομένων. Οι σημειώσεις αυτές
αποτελούν ένα πολύ δυνατό εργαλείο τόσο για τον αρχάριο χρήστη, όσο και για αυτόν που θέλει να
εμβαθύνει στις πιο εξειδικευμένες δυνατότητες του Excel.
Γράφτηκαν απ' τους Παπαματθαιάκη Δημήτρη και Παπαδάκη Σταύρο, αποκλειστικά για το dp studies
- Education Center και δίδονται σαν βοήθημα στους σπουδαστές του.
H αναβάθμισή τους σε excel 2016 έγινε από τον Κουκάκη Γιώργο.
II. Περιεχόμενα
1 Εισαγωγή .................................................................................................................... 1
2 Εκκίνηση ..................................................................................................................... 1
3 Το περιβάλλον του Excel ............................................................................................... 2
4 Επεξεργασία κελιών ...................................................................................................... 4
4.1 Εισαγωγή περιεχομένων ........................................................................................ 4
4.2 Αλλαγή περιεχομένου του κελιού ............................................................................ 4
4.3 Διόρθωση περιεχομένου κελιού ............................................................................... 5
4.4 Αλλαγή πλάτους στήλης και ύψους γραμμής ............................................................. 5
4.5 Απαλοιφή περιεχομένων κελιού - Διαγραφή ολόκληρου του κελιού .............................. 6
5 Επιλογή (Μπλοκ) - Μετακίνηση - Αντιγραφή .................................................................... 7
5.1 Επιλογή κελιών..................................................................................................... 7
5.1.1 Με το ποντίκι. ............................................................................................... 7
5.1.2 Με το πληκτρολόγιο ....................................................................................... 7
5.2 Μετακίνηση κελιών ............................................................................................... 7
5.3 Αντιγραφή κελιών ................................................................................................. 8
5.4 Αντιγραφή κελιών σε διαδοχικές θέσεις (Αυτόματη συμπλήρωση) ................................ 9
6 Η πρώτη μας εφαρμογή................................................................................................10
6.1 Τύποι στο Excel ...................................................................................................11
6.2 Διόρθωση, αλλαγή και έλεγχος των τύπων ..............................................................15
7 Εισαγωγή και Διαγραφή γραμμών και στηλών .................................................................16
8 Αποθήκευση βιβλίου εργασίας - Άνοιγμα - Δημιουργία ......................................................17
8.1 Αποθήκευση για πρώτη φορά ................................................................................17
8.2 Άνοιγμα αρχείου ..................................................................................................17
8.3 Αποθήκευση των αλλαγών ....................................................................................18
8.4 Δημιουργία νέου αρχείου ......................................................................................18
8.5 Αποθήκευση Αντιγράφου ενός βιβλίου εργασίας .......................................................19
9 Παραμετροποίηση........................................................................................................20
10 Είδη αναφορών ...........................................................................................................21
10.1 Σχετική αναφορά .................................................................................................21
10.2 Απόλυτη αναφορά ................................................................................................22
10.3 Σχετική αναφορά κατά στήλη Απόλυτη κατά γραμμή .................................................22
10.4 Απόλυτη αναφορά κατά στήλη Σχετική κατά γραμμή .................................................22
11 Μορφοποιήσεις κελιών .................................................................................................23
11.1 Γραμματοσειρά ....................................................................................................23
i
Education Center
11.2 Γέμισμα .............................................................................................................. 24

11.3 Περίγραμμα ........................................................................................................ 25
11.4 Στοίχιση ............................................................................................................. 27
11.5 Αριθμός.............................................................................................................. 29
11.6 Προστασία .......................................................................................................... 33
12 H κορδέλα Μορφοποίησης ............................................................................................ 35
13 Ποσοστά στο Excel ...................................................................................................... 37
13.1.1 1η περίπτωση: Ξέρουμε ποσοστό και ψάχνουμε αριθμό ...................................... 37
13.1.2 2η περίπτωση: Ξέρουμε αριθμό και ψάχνουμε ποσοστό ...................................... 37
14 Δουλεύοντας με γραμμές και στήλες .............................................................................. 38
15 Βασικές λειτουργίες του Excel ....................................................................................... 40
15.1 Διαμόρφωση σελίδας ............................................................................................ 40
15.2 Προεπισκόπηση εκτύπωσης ................................................................................... 44
15.3 Εκτύπωση........................................................................................................... 45
15.4 Μόνιμη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας και άλλες επιλογές αποθήκευσης ................ 46
16 Το Προβολή- Παράθυρο ............................................................................................... 47
17 Διαχείριση Φύλλων και βιβλίων εργασίας ........................................................................ 50
17.1 Σύνδεση Φύλλων και Βιβλίων Εργασίας .................................................................. 52
17.1.1 Σύνδεση φύλλων ......................................................................................... 52
17.1.2 Σύνδεση βιβλίων .......................................................................................... 54
17.1.3 Εξωτερικές Αναφορές ................................................................................... 55
18 Γραφήματα ................................................................................................................ 56
18.1 Δημιουργία γραφήματος ....................................................................................... 56
18.2 Επιλογή γραφήματος............................................................................................ 57
18.3 Μορφοποίηση γραφήματος ................................................................................... 60
18.4 Τροποποίηση γραφήματος .................................................................................... 61
19 Συναρτήσεις ............................................................................................................... 63
19.1 Στατιστικές Συναρτήσεις ....................................................................................... 66
19.1.1 Συνάρτηση Average ..................................................................................... 66
19.1.2 Συνάρτηση Max ........................................................................................... 67
19.1.3 Συνάρτηση Min ............................................................................................ 67
19.1.4 Συνάρτηση Large ......................................................................................... 67
19.1.5 Συνάρτηση Small ......................................................................................... 67
19.1.6 Συνάρτηση Count ......................................................................................... 68
19.1.7 Συνάρτηση CountΑ ....................................................................................... 68
19.1.8 Συνάρτηση CountBlank ................................................................................. 69
19.1.9 Συνάρτηση Countif ....................................................................................... 69
19.2 Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές ............................................................................ 69
19.2.1 Συνάρτηση Product ...................................................................................... 69
19.2.2 Συνάρτηση Round ........................................................................................ 70
19.2.3 Συνάρτηση Sqrt ........................................................................................... 71
19.2.4 Συνάρτηση Abs ............................................................................................ 71
19.3 Λογικές συναρτήσεις ............................................................................................ 72
19.3.1 Συνάρτηση IF .............................................................................................. 72
19.4 Ένθετες συναρτήσεις ........................................................................................... 73
19.5 Συναρτήσεις ημερομηνίας και ώρας ........................................................................ 76
19.5.1 Συνάρτηση TODAY ....................................................................................... 76
19.5.2 Συνάρτηση NOW .......................................................................................... 77
19.6 Συναρτήσεις Αναζήτησης - Αναφοράς ..................................................................... 77
19.6.1 Συνάρτηση ROW .......................................................................................... 77
19.6.2 Συνάρτηση COLUMN ..................................................................................... 78
19.6.3 Συνάρτηση VLOOKUP ................................................................................... 79
19.6.4 Συνάρτηση HLOOKUP ................................................................................... 82
19.6.5 Συνάρτηση LOOKUP ..................................................................................... 82
19.6.6 Συνάρτηση LOOKUP με σύνταξη ανύσματος ..................................................... 83
19.6.7 Συνάρτηση LOOKUP με σύνταξη πίνακα .......................................................... 83
20 Βάσεις Δεδομένων....................................................................................................... 84
ii
Education Center
20.1 Ταξινόμηση δεδομένων .........................................................................................85

20.1.1 Ταξινόμηση με βάση ένα πεδίο .......................................................................85
20.1.2 Ταξινόμηση με βάση πολλά πεδία ....................................................................86
20.2 Το πλαίσιο διαλόγου Φόρμα ...................................................................................86
20.3 Φιλτράρισμα εγγραφών και το Αυτόματο Φίλτρο ......................................................88
20.3.1 Αυτόματο φίλτρο (Autofilter) .........................................................................89
20.4 Μερικά αθροίσματα ..............................................................................................91
20.5 Αναφορά συγκεντρωτικού πίνακα ...........................................................................93
iii
Education Center
III. Ευρετήριο εικόνων
Εικόνα 2-1 Εκκίνηση μέσω συντόμευσης στην Εικόνα 6-7 Η τελική μορφή της εφαρμογής όσον
επιφάνεια εργασίας (πάνω) ή από αρχείο του αφορά τους τύπους. Απομένουν μορφοποιήσεις
Excel (κάτω δεξιά) ............................... 1 ....................................................... 15
Εικόνα 2-2 Εκκίνηση μέσω της γραμμής Γρήγορης Εικόνα 7-1 Εισαγωγή γραμμών από την κεντρική
Εκκίνησης ........................................... 2 καρτέλα ............................................ 16
Εικόνα 3-1 Η καρτέλα Προβολή-Εναλλαγή Εικόνα 7-2 Εισαγωγή 3 γραμμών μαζί με δεξί κλικ
παραθύρων ......................................... 2 ....................................................... 16
Εικόνα 3-2 Μπάρα Φύλλων Εργασίας ............. 2 Εικόνα 7-3 Μετά την εισαγωγή ο τύπος αθροίσματος
Εικόνα 3-3 Η οθόνη εργασίας του Excel .......... 3 αναπροσαρμόσθηκε ............................ 16
Εικόνα 3-4 Αλλαγή της διαχωριστικής γραμμής 4 Εικόνα 8-1 Το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση Ως17
Εικόνα 4-1 Πληκτρολόγηση σε κελί ................ 4 Εικόνα 8-2 Το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα ...... 17
Εικόνα 4-2 Διόρθωση κελιού ......................... 5 Εικόνα 8-3 Το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία με
επιλεγμένο ένα βιβλίο κατάστασης εξόδων18
Εικόνα 4-3 Τα περιεχόμενα του κελιού
επεκτείνονται και στο διπλανό................ 5 Εικόνα 8-4 Πατήσαμε ‘αποθήκευση ως’ παρόλο που
το αρχείο δεν αποθηκεύεται για πρώτη φορά
Εικόνα 4-4 Το ακριβές περιεχόμενο του κελιού και έτσι το πλαίσιο διαλόγου της ‘αποθήκευσης
φαίνεται μόνο στην γραμμή τύπου ......... 5 ως’ αναγράφει το παλιό όνομα του αρχείου
Εικόνα 4-5 Αλλαγή πλάτους στήλης ............... 5 ....................................................... 19
Εικόνα 4-6 Αλλαγή πλάτους στήλης από παράθυρο Εικόνα 9-1 Η αυτόματη συμπλήρωση δεν έφερε τα
......................................................... 5 επιθυμητά αποτελέσματα στον τύπο της
χρέωσης ........................................... 20
Εικόνα 4-7 Απαλοιφή περιεχομένων ............... 6
Εικόνα 9-2 Η εφαρμογή της κινητής τηλεφωνίας
Εικόνα 4-8 Το μενού της διαγραφής κελιών .... 6
μετά την Παραμετροποίηση ................. 21
Εικόνα 4-9 Η διαγραφή ενός κελιού μπορεί να
Εικόνα 10-1 Τύποι με κελιά σχετικής αναφοράς21
φέρει δυσάρεστα αποτελέσματα ............. 6
Εικόνα 10-2 Τύποι με κελιά απόλυτης αναφοράς22
Εικόνα 5-1 Σημεία που πρέπει να κτυπήσουμε για
να κάνουμε μπλοκ γραμμής, στήλης ή Εικόνα 10-3 Τύποι με κελιά σχετικής-απόλυτης
ολόκληρου του φύλλου ........................ 7 αναφοράς ......................................... 22
Εικόνα 5-2 Επιλογή και προετοιμασία για μετακίνηση Εικόνα 10-4 Τύποι με κελιά απόλυτης - σχετικής
......................................................... 8 αναφοράς ......................................... 22
Εικόνα 5-3 Μετακίνηση με το ποντίκι, με μεταφορά Εικόνα 11-1 Το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση
και απόθεση ........................................ 8 Κελιών με επιλεγμένη την κατηγορία
Γραμματοσειρά .................................. 24
Εικόνα 5-4 Αυτόματη συμπλήρωση (Autofil) .... 9
Εικόνα 11-2 Η κατηγορία Γέμισμα του παράθυρου
Εικόνα 6-1 Οι μονάδες των συνδρομητών θα είναι
διαλόγου Μορφοποίηση κελιών ............ 24
τα στοιχεία εισόδου, ενώ η χρέωση, ΦΠΑ,
Συνολική χρέωση και τα σύνολα που θα μπουν Εικόνα 11-3 Η κατηγορία μορφοποίησης
στην γραμμή 13 θα είναι τα στοιχεία εξόδου, Περίγραμμα ....................................... 25
δηλαδή θα υπολογίζονται αυτομάτως .... 11 Εικόνα 11-4 Η εφαρμογή μετά την μορφοποίηση
Εικόνα 6-2 Εισαγωγή τύπου επιλέγοντας τα περιγραμμάτων .................................. 26
αντίστοιχα κελιά ................................ 12
Εικόνα 11-5 Ένα παράδειγμα μορφοποίησης
Εικόνα 6-3 Η αυτόματη συμπλήρωση έφτιαξε περιγράμματος ................................... 26
αυτόματα όλους τους τύπους σωστά ..... 13 Εικόνα 11-6 Η κατηγορία μορφοποίησης Στοίχιση
Εικόνα 6-4 Οι τύποι για τους συνδρομητές είναι ....................................................... 27
έτοιμοι και μένουν οι τύποι συνόλων .... 13 Εικόνα 11-7 Οι επιλογές οριζόντιας και
Εικόνα 6-5 Μια διακεκομμένη γραμμή περιβάλλει κατακόρυφης στοίχισης ....................... 27
την περιοχή κελιών καθώς την σέρνουμε14 Εικόνα 11-8 Πιθανές περιπτώσεις απλής στοίχισης.
Εικόνα 6-6 Τα υπόλοιπα σύνολα υπολογίζονται Η λέξη Δοκιμή μπορεί να στοιχιθεί με
άμεσα με αυτόματη συμπλήρωση ......... 14 τουλάχιστον εννέα διαφορετικούς τρόπους28
iv
dp studies Το Υπολογιστικό Φύλλο Excel 2016
Education Center
Εικόνα 11-9 Πλήρης στοίχιση μόνο κατά την Εικόνα 15-5 Το πλαίσιο διαλόγου της εκτύπωσης
οριζόντια διεύθυνση ........................... 28 ....................................................... 46
Εικόνα 11-10 Πλήρης στοίχιση μόνο κατά την Εικόνα 15-6 Το πλαίσιο διαλόγου των επιλογών
κατακόρυφη διεύθυνση ....................... 28 αποθήκευσης και το αντίστοιχο μενού .. 47
Εικόνα 11-11 Πλήρης στοίχιση και κατά την Εικόνα 16-1 Το "Παράθυρο" ....................... 48
οριζόντια και κατά την κατακόρυφη διεύθυνση Εικόνα 16-2 Το πλαίσιο διαλόγου της Τακτοποίησης
....................................................... 28 ....................................................... 48
Εικόνα 11-12 Την επικεφαλίδα την τοποθετήσαμε Εικόνα 16-3 Διαίρεση παράθυρου ................ 48
στο κέντρο με Κέντρο Επιλεγμένης Περιοχής
....................................................... 29 Εικόνα 16-4 Δύο παράθυρα σε παράθεση ..... 49
Εικόνα 11-13 Συγχώνευση κελιών μπορείτε να Εικόνα 17-1 Εισαγωγή φύλλου εργασίας από την
κάνετε και κατακόρυφα! ...................... 29 Κεντρική καρτέλα .............................. 50
Εικόνα 11-14 Την επικεφαλίδα την τοποθετήσαμε Εικόνα 17-2 Εισαγωγή φύλλου εργασίας με δεξί κλικ
στο κέντρο με συγχώνευση των κελιών και πάνω σε άλλο φύλλο ......................... 50
στοίχιση στο κέντρο ............................ 29 Εικόνα 17-3 Μετονομασία φύλλου ............... 50
Εικόνα 11-15 Είδη Προσανατολισμού ........... 29 Εικόνα 17-4 Το πλαίσιο διαλόγου για μετακίνηση ή
Εικόνα 11-16 Προσανατολισμός 45 μοιρών ... 29 αντιγραφή φύλλου εργασίας ............... 50
Εικόνα 11-17 Προσανατολισμός 90 μοιρών ... 29 Εικόνα 17-5 Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλου
εργασίας με το ποντίκι........................ 51
Εικόνα 11-18 Προσανατολισμός -90 μοιρών .. 29
Εικόνα 17-6 Το αναπροσαρμοσμένο μενού φύλλων
Εικόνα 11-19 Προσανατολισμός γράμμα γράμμα29 εργασίας .......................................... 51
Εικόνα 11-20 Η κατηγορία ‘Αριθμός’ του πλαισίου Εικόνα 17-7 Είμαστε έτοιμοι για σύνδεση φύλλων
διαλόγου ‘Μορφή Κελιών’ .................... 30 για τον υπολογισμό των μονάδων όλου του
Εικόνα 11-21 Μορφοποίηση περιεχομένου ως έτους! .............................................. 53
αριθμού ............................................ 31 Εικόνα 17-8 Η μορφή του φύλλου εργασίας στο
Εικόνα 11-22 Μορφοποίηση περιεχομένου ως συγκεντρωτικό 3 ετών ....................... 54
νόμισμα ............................................ 31 Εικόνα 18-1 Η δημιουργία του γραφήματος
Εικόνα 11-23 Μορφοποίηση περιεχομένου σε ολοκληρώθηκε .................................. 57
λογιστική μορφή ................................ 31 Εικόνα 18-2 Μετακίνηση ενός στοιχείου του
Εικόνα 11-24 Μορφοποίηση περιεχομένου ως γραφήματος. Του τίτλου. .................... 58
Ημερομηνία ....................................... 31 Εικόνα 18-5 Η επιλογή "Σειρά" του παράθυρου
Εικόνα 11-25 Μορφοποίηση περιεχομένου ως αρχίου προέλευσης δεδομένων ............ 59
κλάσμα ............................................. 32 Εικόνα 18-6 Το παράθυρο προσθήκη δεδομένων
Εικόνα 11-26 Μορφοποίηση περιεχομένου ως ....................................................... 59
ποσοστό ............................................ 32 Εικόνα 18-3 Η καρτέλα Εργαλεία Γραφήματος-
Εικόνα 11-27 Η κατηγορία ‘Προστασία’ του πλαισίου Σχεδίαση .......................................... 60
διαλόγου ‘Μορφή Κελιών’ .................... 34 Εικόνα 18-4 Επιλέγοντας τον τίτλο, αυτός μπαίνει σε
Εικόνα 11-28 Πληκτρολόγηση κωδικού για την πλαίσιο. ........................................... 60
προστασία φύλλου ............................. 34 Εικόνα 19-1 Το πλαίσιο διαλόγου για την εισαγωγή
Εικόνα 11-29 Μήνυμα που εμφανίζεται όταν συνάρτησης ...................................... 64
προσπαθήσουμε να αλλάξουμε προστατευμένα Εικόνα 19-2 Μια εφαρμογή για να εισάγουμε
κελιά ................................................ 35 συναρτήσεις ..................................... 66
Εικόνα 12-1 Το μενού των περιγραμμάτων .... 37 Εικόνα 19-3 Η συνάρτηση Small. Προσέξτε πως το
Εικόνα 15-1 Τα περιθώρια όπως φαίνονται στην Excel μας δίνει το αποτέλεσμα πριν ακόμη
προεπισκόπηση εκτύπωσης. Μπορείτε να τα πατήσουμε ΟΚ .................................. 68
αλλάξετε απλά σύροντας τις γραμμές που τα Εικόνα 19-4 Η εφαρμογή μας λίγο πριν το τέλος71
καθορίζουν!....................................... 41
Εικόνα 19-5 Η συνάρτηση IF ...................... 73
Εικόνα 15-2 Μερικές από τις προκαθορισμένες
κεφαλίδες που μπορείτε να επιλέξετε .... 42 Εικόνα 19-6 Το αποτέλεσμα της εισαγωγής των
συναρτήσεων TODAY και NOW ............ 77
Εικόνα 15-3 Με τη βοήθεια αυτού του πλαισίου
διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε δικές μας Εικόνα 19-7 Η εφαρμογή των μαθητών ........ 79
κεφαλίδες ......................................... 42 Εικόνα 19-8 Τιμοκατάλογος ........................ 80
Εικόνα 15-4 Οι επιλογές της προεπισκόπησης
εκτύπωσης ........................................ 44
v
dp studies Το Υπολογιστικό Φύλλο Excel 2016
Education Center
Εικόνα 19-9 Η φόρμα τιμολογίου όπου ο χρήστης θα Εικόνα 20-6 Το αυτόματο φίλτρο εμφανίζει μόνο ότι
εισάγει μόνο τον κωδικό και τον αριθμό έχουμε ζητήσει .................................. 89
κομματιών. ....................................... 80 Εικόνα 20-7 Προσαρμογή του αυτόματου φίλτρου
Εικόνα 19-10 Η συνάρτηση VLOOKUP .......... 81 ....................................................... 90
Εικόνα 19-11 Το τιμολόγιο.......................... 81 Εικόνα 20-8 Άλλη μία προσαρμογή του αυτόματου
Εικόνα 19-12 Φόρμα αναζήτησης με χρήση της φίλτρου ............................................ 90
VLOOKUP.......................................... 82 Εικόνα 20-9 Το πλαίσιο διαλόγου μερικών
Εικόνα 19-13 Επιλογή μορφής συνάρτησης LOOKUP αθροισμάτων ..................................... 90
....................................................... 82 Εικόνα 20-10 Μερικό άθροισμα στο βαθμό .... 92
Εικόνα 20-1 Ένα τμήμα από την βάση μαθητών85 Εικόνα 20-11 Μερικό άθροισμα σε επίπεδο
Εικόνα 20-2 Το πλαίσιο διαλόγου ταξινόμηση 86 λεπτομέρειας 2. Φαίνονται μόνο
συγκεντρωτικά στοιχεία για κάθε τμήμα. 92
Εικόνα 20-3 Το πλαίσιο διαλόγου για την εισαγωγή
κριτηρίων αναζήτησης ........................ 88 Εικόνα 20-12 Μερικό άθροισμα. Έχουμε εμφανίσει
μόνο το τμήμα που μας ενδιαφέρει. ...... 93
Εικόνα 20-4 Το πλαίσιο διαλόγου Φόρμα ...... 88
Εικόνα 20-5 Το Excel μας εμφανίζει επιλογές για το
αυτόματο φίλτρο................................ 89
vi
1 Εισαγωγή
Το Excel είναι ένα από τα προγράμματα του Microsoft Office και ανήκει στην κατηγορία των
προγραμμάτων που ονομάζονται υπολογιστικά φύλλα. Πρώτη που έφτιαξε τέτοιας μορφής πρόγραμμα
ήταν η εταιρεία Lotus η οποία έφτιαξε το Lotus 1,2,3 και μάλιστα κάλυψε ένα σημαντικό κομμάτι της
αγοράς. Γρήγορα όμως η Microsoft διέκρινε τις ανάγκες των καιρών για επεξεργασία και χρησιμοποίηση
της υπολογιστικής ισχύος, με προγράμματα που κάνουν έξυπνες πράξεις και με προγράμματα που χωρίς
να είναι γλώσσες προγραμματισμού, καταφέρνουν να προσαρμόζονται στις υπολογιστικές και στατιστικές
ανάγκες των εταιρειών. Έτσι, γεννήθηκε το Microsoft Excel. To πρόγραμμα αυτό ήταν αρκετά
επηρεασμένο από το πρωτότοκο Lotus, αλλά η Microsoft χρησιμοποιώντας την τεχνογνωσία της,
κατάφερε να προσθέσει αρκετά νέα στοιχεία και να αρχίζει να το κάνει ανταγωνιστικό. Από εκεί και πέρα
τα πράγματα ήταν πιο εύκολα και σιγά σιγά, λόγω και του καλού marketing της εταιρείας, το Excel
κατάφερε να κερδίσει πολύ μεγάλο μερίδιο της αγοράς με αποτέλεσμα σήμερα να είναι κατά πολύ πρώτο
σε ολόκληρο τον κόσμο.
Τα υπολογιστικά φύλλα είχαν ονομαστεί αρχικά «λογιστικά φύλλα» μιας και χρησιμοποιήθηκαν πολύ
για λογιστικές εργασίες, αλλά πολύ γρήγορα ο όρος αυτός αντικαταστάθηκε από τον όρο «υπολογιστικά
φύλλα» αφού τα προγράμματα αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν από οποιαδήποτε εταιρεία για να
κρατάει οικονομικά δεδομένα, για να κάνει υπολογισμούς, γραφήματα (διαγράμματα), στατιστικές
αναλύσεις και φυσικά για να κρατάει οτιδήποτε έχει σχέση με πελάτες - εμπορεύματα - υπαλλήλους.
Τολμούμε να πούμε ότι το Excel είναι κάτι σαν γλώσσα προγραμματισμού αφού με αυτό φτιάχνουμε
υπολογιστικές φόρμες προσαρμοσμένες σε κάθε ανάγκη μιας εταιρείας, σαν να κάναμε ένα πρόγραμμα
που θα το δούλευαν στην ίδια εταιρεία. Για αυτό το λόγο αυτός που θέλει να λέει ότι ξέρει Excel, δεν είναι
αυτός που θα κάνει την εισαγωγή στοιχείων1 σε μια έτοιμη εφαρμογή που έφτιαξε κάποιος άλλος, αλλά
αυτός που θα ξέρει να φτιάξει την εφαρμογή.
2 Εκκίνηση
Η εκκίνηση του Excel είναι απλή και δεν διαφέρει
καθόλου από την εκκίνηση άλλων προγραμμάτων. Όπως
βλέπετε στις παρακάτω εικόνες το Excel μπορούμε να το
ανοίξουμε:
 Από το μενού έναρξη επιλέγοντας Όλα τα
Προγράμματα  Microsoft office Excel 2016
Εικόνα 2-1
 Επιλέγοντας (με μονό κλικ) το εικονίδιο του Εκκίνηση μέσω συντόμευσης στην επιφάνεια
Excel από τη γραμμή εργαλείων γρήγορης εκκίνησης εργασίας (πάνω) ή από αρχείο του Excel
(Εικόνα 2-2) ή άλλη γραμμή εργαλείων (κάτω δεξιά)
 Ανοίγοντας (με διπλό κλικ) συντόμευση για το Excel στην επιφάνεια εργασίας
( Εικόνα 2-1),
 Ανοίγοντας ένα οποιοδήποτε αρχείο που αντιστοιχεί στο Microsoft Excel, για παράδειγμα
ένα Βιβλίο Εργασίας ( Εικόνα 2-1 επίσης)
1Για παράδειγμα, εισαγωγή στοιχείων (data entry), κάνει ο υπάλληλος μιας τράπεζας ο οποίος κάθε μέρα
περνάει τις καταθέσεις ή τις αναλήψεις των πελατών. Αυτό δεν σημαίνει ότι αυτός έφτιαξε το πρόγραμμα
της τράπεζας, αλλά έμαθε να κάνει την εισαγωγή στοιχείων σε ένα πρόγραμμα που έφτιαξε κάποιος
άλλος.
Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 1

Εικόνα 2-2 Εκκίνηση μέσω της γραμμής Γρήγορης Εκκίνησης
3 Το περιβάλλον του Excel
Το Excel όπως όλα τα προγράμματα των Windows είναι και αυτό ένα Παράθυρο.
Γι’ αυτό όπως βλέπουμε στην Εικόνα 3-3 υπάρχουν και τα πλήκτρα ελαχιστοποίησης, μεγιστοποίησης
ή επαναφοράς και κλεισίματος. Εδώ όμως έχουμε 2 πλήκτρα ελαχιστοποίησης 2 πλήκτρα μεγιστοποίησης
ή επαναφοράς και 2 πλήκτρα κλεισίματος. Τα πάνω πλήκτρα είναι τα πλήκτρα ολόκληρου του
προγράμματος Excel και τα κάτω είναι τα πλήκτρα του αρχείου που έχουμε ανοικτό και δουλεύουμε την
συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Από αυτό και μόνο συμπεραίνουμε ότι στο Excel μπορούμε να έχουμε
πολλά αρχεία ανοικτά και όταν θέλουμε να μεταβαίνουμε από το ένα στο άλλο, μπορούμε να
Εικόνα 3-1 Η καρτέλα Προβολή-Εναλλαγή παραθύρων
ελαχιστοποιούμε το ένα και να δουλεύουμε το άλλο που θα εμφανιστεί αμέσως μετά την ελαχιστοποίηση.
Αυτό μπορεί να γίνει από την Καρτέλα Προβολή-Εναλλαγή παραθύρων, όπως φαίνεται στην
Εικόνα 3-1, αλλά και από την γραμμή εργασιών των Windows όπου υπάρχει ένα κουμπί για κάθε ανοικτό
αρχείο.
Στην Εικόνα 3-1 βλέπετε επίσης ότι το όνομα του ενεργού αρχείου αναγράφεται στην μπάρα τίτλου
του Excel και στην Καρτέλα Προβολή-Εναλλαγή παραθύρων είναι επιλεγμένο. Ταυτόχρονα
βλέπετε ότι το κουμπί του αρχείου αυτού είναι πατημένο. Αν θέλουμε να αλλάξουμε το ενεργό αρχείο
μπορούμε να επιλέξουμε κάποιο άλλο από την Καρτέλα Προβολή-Εναλλαγή παραθύρων ή από
την γραμμή εργασιών και αυτό αμέσως θα προβάλει στην οθόνη. Τα αρχεία που επεξεργάζεται το Excel
ονομάζονται βιβλία εργασίας και γι’ αυτό όταν κάνουμε Δημιουργία ενός νέου αρχείου αυτό ονομάζεται
Βιβλίο1 ή Βιβλίο2 κλπ., μέχρι το σημείο που θα κάνουμε Αποθήκευση ως και θα του δώσουμε όνομα.
Κάθε βιβλίο εργασίας του Excel αποτελείται από τα λεγόμενα φύλλα εργασίας, τα οποία μπορούμε να
τα φανταστούμε σαν τις σελίδες ενός βιβλίου που αγοράζουμε από το βιβλιοπωλείο. Τα φύλλα εργασίας
μπορούν να περιέχουν οποιεσδήποτε πληροφορίες κατανεμημένες ανάλογα με ένα κριτήριο που τις
κατατάσσει σε διαφορετικά φύλλα (για παράδειγμα πωλήσεις ανά μήνα) ή να περιέχουν συγκεντρωτικές
πληροφορίες που συγκεντρώνονται αυτόματα από όλα τα φύλλα. Για να μεταβούμε από φύλλο σε φύλλο
κάνουμε μονό κλικ στο όνομα του φύλλου στην κάτω μεριά του παραθύρου του Excel. Το φύλλο αυτό
παίρνει χρώμα άσπρο για να μας δείξει ότι πλέον
εργαζόμαστε σ’ αυτό (Εικόνα 3-2). Επειδή όμως δεν
Εικόνα 3-2 Μπάρα Φύλλων Εργασίας
φαίνονται όλα τα φύλλα στην μπάρα των φύλλων, υπάρχουν
και τα πλήκτρα κύλισης της μπάρας των φύλλων, τα οποία βρίσκονται αριστερά των ονομάτων των
φύλλων (δείτε την Εικόνα 3-3 και την Εικόνα 3-2). Τα δύο μεσαία πλήκτρα κινούν ομαλά την μπάρα
των φύλλων, ενώ το πρώτο και το τελευταίο πλήκτρο μας πηγαίνουν κατευθείαν την μπάρα να
δείχνει το πρώτο ή το τελευταίο φύλλο της λίστας. Πόσα φύλλα όμως μπορεί να έχει ένα βιβλίο εργασίας;
Σε ένα καινούργιο βιβλίο εργασίας υπάρχει ένας συγκεκριμένος αριθμός φύλλων αλλά είναι στην
δικαιοδοσία του χρήστη να προσθέσει ή να αφαιρέσει όσα θέλει, ανάλογα με τις ανάγκες της εφαρμογής.

Καρδέλα
Γραμμή
γρήγορης
Κουμπί πρόσβασης
Καρτέλα
Office
Ονόματα
στηλών
κελί
Ονόματα
γραμμών
Μπάρες
κύλισης
Φύλλα
εργασίας
Εικόνα 3-3 Η οθόνη εργασίας του Excel

Κάτω από τις καρτέλες υπάρχει η λεγόμενη γραμμή τύπων του Excel. Στην γραμμή τύπων υπάρχει το
αριστερό και το δεξιό τμήμα. Στο αριστερό τμήμα υπάρχει πάντα η διεύθυνση του ενεργού κελιού 2 ενώ
στο δεξιό τμήμα θα περιέχονται τα περιεχόμενα του ενεργού κελιού αν αυτό έχει. Επειδή συνήθως τα
κελιά ενώ περιέχουν τύπους, αυτό που φαίνεται είναι το αποτέλεσμα του τύπου, η γραμμή τύπων είναι
σημαντική γιατί μας δείχνει τον τύπο από τον οποίο βγήκε το συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Για αυτό και
ονομάστηκε ‘γραμμή τύπων’.
Τι είναι όμως τα κελιά; Κελιά είναι τα τετραγωνάκια που βλέπουμε να είναι γεμάτη η επιφάνεια
εργασίας του Excel. Για όσους ξέρουν προγραμματισμό να φανταστούν ότι τα κελιά είναι μεταβλητές
(θέσεις μνήμης) τα οποία μπορούν να φυλάξουν οποιαδήποτε μορφή δεδομένων. Θα αναφέρουμε
παρακάτω τι είδους δεδομένα (στοιχεία) μπορεί να δεχτεί ένα κελί του Excel.
Κάθε κελί χαρακτηρίζεται μονοσήμαντα από τη διεύθυνση του. Η διεύθυνση του κελιού είναι ένας
συνδυασμός της στήλης και της γραμμής που βρίσκεται, για παράδειγμα Β5. Πόσες όμως στήλες και πόσες
γραμμές έχει κάθε φύλλο; Αυτό εξαρτάται από την έκδοση του προγράμματος. Έτσι στο Excel υπάρχουν
16.384 στήλες και 1.048.576 γραμμές και συνεπώς 16.384 επί 1.048.576 κελιά, δηλαδή 17179869184
κελιά!3 Βλέπετε λοιπόν ότι υπάρχει η δυνατότητα να αποθηκευτεί μεγάλη ποσότητα δεδομένων σε ένα
φύλλο του Excel, γεγονός που το κάνει πολύ δυνατό εργαλείο και για εφαρμογές βάσεων δεδομένων,
δηλαδή για εφαρμογές που κρατούν οργανωμένες μεγάλες ποσότητες δεδομένων (π.χ. πελατολόγια) και
δίνουν την δυνατότητα για εύκολη διαχείρισή τους.
Για να μετακινηθούμε γρήγορα στην τελευταία γραμμή ή στήλη του Excel πατάμε το πλήκτρο END
και μετά κάτω ή δεξί βελάκι του πληκτρολογίου αντίστοιχα. Έπειτα για να ξαναγυρίσουμε πίσω στην
πρώτη γραμμή ή στήλη, πατάμε END και μετά πάνω ή αριστερό βελάκι.
2 Ενεργό κελί ονομάζεται το κελί που βρισκόμαστε σε κάποια δεδομένη χρονική στιγμή.
3 Στο Excel 2003 υπήρχαν 256 στήλες και 16.384 γραμμές (4.194.304 κελιά).

Επίσης στην πρώτη οθόνη του Excel πρέπει να αναφέρουμε την κατακόρυφη και οριζόντια μπάρα
κύλισης οι οποίες μας βοηθούν να κινιόμαστε κατακόρυφα ή οριζόντια σε όλο το φύλλο. Η οριζόντια
μπάρα κύλισης βρίσκεται ακριβώς στην ίδια ευθεία με
την μπάρα των φύλλων. Το Excel μας δίνει την
δυνατότητα να αλλάξουμε τη θέση της διαχωριστικής
γραμμής τους, πηγαίνοντας το ποντίκι ακριβώς Εικόνα 3-4 Αλλαγή της διαχωριστικής γραμμής
ανάμεσα στις δύο μπάρες και σέρνοντας το όταν αυτό
γίνει σταυρός (Εικόνα 3-4). Έτσι αλλάζει το μέγεθος της κάθε μπάρας.
Τέλος, κάτω απ’ την μπάρα των φύλλων και απ’ την οριζόντια μπάρα κύλισης βρίσκεται η γραμμή
κατάστασης του Excel που μας πληροφορεί για καταστάσεις που μπορεί να βρεθεί το φύλλο εργασίας.
4 Επεξεργασία κελιών
Θα δούμε τώρα μερικά βασικά στοιχεία ή ενέργειες που πρέπει να ξέρουμε πριν προχωρήσουμε στο
κτίσιμο της πρώτης μας εφαρμογής.
4.1 Εισαγωγή περιεχομένων

Για να γράψουμε σε ένα κελί πρέπει πρώτα να το
ενεργοποιήσουμε, ή με πιο απλά λόγια να το επιλέξουμε.
Έπειτα, χωρίς να υπάρχει σημείο εισαγωγής μπορούμε
να αρχίζουμε να γράφουμε μέσα στο κελί. Μόλις
αρχίσουμε να γράφουμε θα δούμε ότι εμφανίζεται
σημείο εισαγωγής μέσα στο κελί, ενώ ταυτόχρονα στο
δεξιό μέρος της γραμμής τύπου εμφανίζεται αυτό που
γράφουμε. Συγχρόνως στην γραμμή τύπου εμφανίζονται
δύο πλήκτρα. Το χρησιμοποιείται για να
κατοχυρώσουμε το περιεχόμενο του κελιού και το
για να αναιρέσουμε την πληκτρολόγηση του
περιεχομένου του κελιού. Υπάρχει και ένα τρίτο Εικόνα 4-1 Πληκτρολόγηση σε κελί
πλήκτρο, το σύμβολο ίσον , το οποίο χρησιμοποιείται
για να εισάγουμε ένα τύπο, πράγμα όμως για το οποίο θα μιλήσουμε αργότερα. Ισοδύναμο
πλήκτρο για την κατοχύρωση του περιεχομένου ενός κελιού είναι το ENTER του πληκτρολογίου και
ισοδύναμο της αναίρεσης είναι το ESC . Ας μην συγχύσουμε όμως την αναίρεση της πληκτρολόγησης με
την επιλογή Επεξεργασία  Αναίρεση.(εικόνα δεξιά). Η Επεξεργασία  Αναίρεση4 αναιρεί την
ενέργεια μετά την ολοκλήρωση της, δηλαδή στην περίπτωση της πληκτρολόγησης μετά την κατοχύρωση
της, ενώ το ESC ή το αναιρεί πριν κατακυρώσουμε αυτό που γράψαμε στο κελί.
Για να αλλάξουμε το ενεργό κελί το κάνουμε ή με τα βελάκια του πληκτρολογίου, ή κτυπώντας με το
ποντίκι στο κελί που θέλουμε να μεταβούμε. Η γραμμή τύπου μας δείχνει πάντα το όνομα του ενεργού
κελιού.
4.2 Αλλαγή περιεχομένου του κελιού

Για να αλλάξουμε το περιεχόμενο του κελιού πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσουμε το κελί. Έπειτα,
χωρίς να υπάρχει σημείο εισαγωγής γράφουμε αμέσως στο κελί και βλέπουμε ότι το παλιό περιεχόμενο
σβήνεται και στη θέση του μπαίνει το καινούργιο. Έπειτα κατοχυρώνουμε αυτά που γράψαμε. Αν φυσικά
πριν κατοχυρώσουμε το κελί πατήσουμε ESC αυτά που γράφαμε αφαιρούνται και εμφανίζεται το
προηγούμενο περιεχόμενο του κελιού.
4 Το Excel διαθέτει 16 επίπεδα αναίρεσης, γεγονός που θα πρέπει να έχουμε υπόψη μας αν
χρησιμοποιούμε την αναίρεση συχνά.

4.3 Διόρθωση περιεχομένου κελιού
Ενεργοποιούμε το κελί και βάζουμε το
σημείο εισαγωγής στην γραμμή τύπου, κάνοντας
απλά κλικ μέσα στην γραμμή. Εκεί διορθώνουμε
το περιεχόμενο του κελιού και πατάμε ENTER .
Στο διπλανό παράδειγμα (Εικόνα 4-2), βλέπουμε
ότι ενώ το κελί D2 έγγραφε την λέξη Εισπράξεις,
βάλαμε το σημείο εισαγωγής στην γραμμή τύπου
για να το διορθώσουμε να λέει Εισπράξεις
Απριλίου.
Εικόνα 4-2 Διόρθωση κελιού
Μετά την κατοχύρωση όμως του "Εισπράξεις
Απριλίου" το περιεχόμενο του κελιού είναι
μεγαλύτερο από το πλάτος της στήλης του
κελιού. Σε αυτήν την περίπτωση βλέπουμε ότι το
περιεχόμενου του κελιού αυτού επεκτείνεται και
στο διπλανό του κελί (Εικόνα 4-3). Αυτό βέβαια
γίνεται στην περίπτωση που το διπλανό κελί είναι
κενό.
Εικόνα 4-3 Τα περιεχόμενα του κελιού επεκτείνονται και

στο διπλανό
Αν θελήσουμε τώρα να βάλουμε
περιεχόμενα και στο διπλανό κελί, θα δούμε ότι
παύει να φαίνεται το "Εισπράξεις Απριλίου"
ολόκληρο, γιατί τώρα δεν μπορεί να δανειστεί
χώρο απ’ το διπλανό κελί (Εικόνα 4-4). Αν όμως
ενεργοποιήσουμε το κελί που δεν φαίνεται
ολόκληρο θα δούμε ότι η γραμμή τύπου δείχνει
πάντα το ακριβές περιεχόμενο του κελιού και όχι
αυτό που φαίνεται μέσα στο φύλλο.
Εικόνα 4-4 Το ακριβές περιεχόμενο του κελιού φαίνεται
μόνο στην γραμμή τύπου
4.4 Αλλαγή πλάτους στήλης και ύψους γραμμής

Σε περιπτώσεις όπως στο
παραπάνω παράδειγμα, ίσως θελήσουμε
να κάνουμε το περιεχόμενο ενός κελιού
να εμφανίζεται ολόκληρο (όπως για
παράδειγμα το κελί που περιέχει το
κείμενο "Εισπράξεις Απριλίου"). Για να
γίνει αυτό πρέπει να αλλάξουμε το
πλάτος της στήλης D. Πως αλλάζουμε
λοιπόν το πλάτος μιας στήλης; Για να
αλλάξουμε το πλάτος μιας στήλης π.χ.
της D πρέπει να πάμε το ποντίκι πάνω Εικόνα 4-5 Αλλαγή πλάτους στήλης
στην γραμμή με τα ονόματα των
στηλών, ανάμεσα στη στήλη D και στην επόμενη της (δηλαδή πάνω στην διαχωριστική γραμμή). Αμέσως
το ποντίκι γίνεται μαύρος σταυρός, με αμφίδρομο βέλος δεξιά αριστερά, με τον οποίο σέρνω και μικραίνω
ή μεγαλώνω το πλάτος της στήλης (Εικόνα 4-5).
Εναλλακτικά μπορώ να επιλέξω ένα οποιοδήποτε κελί μέσα στη
στήλη D και να επιλέξω από την Καρτέλα Κεντρική
Μορφοποίηση  Πλάτος στήλης και να συμπληρώσω την
τιμή που θέλω στο παράθυρο που εμφανίζεται. Φυσικά ο τρόπος Εικόνα 4-6 κουμπί Μορφοποίησης
αυτός είναι και ο συνιστώμενος στην περίπτωση που σας ζητήσουν
να αλλάξετε το πλάτος της στήλης ακριβώς (Εικόνα 4-6).
Επίσης, αν πατήσω διπλό κλικ πάνω στην διαχωριστική γραμμή το πλάτος της στήλης μεγαλώνει ή
μικραίνει αυτόματα και γίνεται ίσο με το πλάτος του μεγαλύτερου κελιού της στήλης. Η διαδικασία αυτή
ονομάζεται «αυτόματη προσαρμογή» και είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλουμε να προσαρμόσουμε
γρήγορα και εύκολα το πλάτος μιας στήλης. Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε ολόκληρη τη στήλη και
να επιλέξουμε από την Καρτέλα Κεντρική Μορφοποίηση  Αυτόματη προσαρμογή στο

πλάτος της στήλης. Τα ακριβώς αντίστοιχα ισχύουν για τις γραμμές! Η αντίστοιχη καρτέλα είναι στη
καρτέλα Κεντρική Μορφοποίηση.
4.5 Απαλοιφή περιεχομένων κελιού - Διαγραφή ολόκληρου του κελιού

Για να καθαρίσουμε τα περιεχόμενα ενός ή περισσότερων κελιών τα επιλέγουμε και έπειτα πατάμε το
πλήκτρο DEL του πληκτρολογίου. Εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε δεξί κλικ πάνω στο κελί. Αμέσως
εμφανίζεται ένα μενού το οποίο περιέχει επιλογές που μπορούμε να κάνουμε για το συγκεκριμένο κελί
(Εικόνα 4-7). Εμείς πατάμε Απαλοιφή Περιεχομένων. Το ίδιο ακριβώς μπορούμε να κάνουμε και από
την καρτέλα Κεντρική Απαλοιφή  Απαλοιφή Περιεχομένων. Προσέξτε και τις υπόλοιπες
επιλογές στην καρτέλα Κεντρική  Απαλοιφή… (Εικόνα 4-7)
Ας μην συγχύσουμε όμως την επιλογή Απαλοιφή Περιεχομένων με την επιλογή Διαγραφή
κελιών. Η επιλογή Διαγραφή κελιών διαγράφει τελείως την ύπαρξη του κελιού μεταφέροντας κάποιο
άλλο στην θέση του παλιού (Εικόνα 4-8). Γι’ αυτό το λόγο αν πατήσουμε Διαγραφή κελιών βγαίνει
ένα πλαίσιο διαλόγου το οποίο μας ρωτάει ποια κελιά θέλουμε να μετακινήσουμε στη θέση του κελιού που
διαγράφεται.
Αν πατήσουμε Μετακίνηση κελιών προς τα αριστερά τότε μετά την διαγραφή όλα τα κελιά
που βρίσκονται στα δεξιά του διαγραφέντος κελιού θα μετακινηθούν αριστερά, ενώ αν πατήσουμε
Μετακίνηση κελιών προς τα επάνω τότε όλα τα κελιά που βρίσκονται κάτω του διαγραφέντος
κελιού θα μετακινηθούν πάνω.
Πρέπει όμως να είμαστε πολύ προσεκτικοί όταν πρόκειται να διαγράψουμε μεμονωμένα κελιά γιατί
μετά την διαγραφή μπορεί να χαλάσει η ομοιομορφία του φύλλου. Έτσι στο παράδειγμα στην Εικόνα 4-9
αν διαγράψουμε το κελί που γράφει "Συμβόλαια" και επιλέξουμε Μετακίνηση κελιών προς τα
επάνω θα έρθει το 10 στις θέσεις του "Συμβόλαια" και έτσι το φύλλο δεν έχει μια λογική όψη. Για αυτό
το λόγο αν δεν χρειαζόμαστε καθόλου την στήλη με τα "Συμβόλαια" καλό είναι να την διαγράφουμε
ολόκληρη και όχι μόνο την επικεφαλίδα. Για να γίνει αυτό υπάρχουν δύο άλλες επιλογές οι οποίες
διαγράφουν ολόκληρη την γραμμή ή ολόκληρη την στήλη. Βέβαια η διαγραφή γραμμής και η διαγραφή
στήλης γίνεται και με άλλο τρόπο τον οποίο θα πούμε αργότερα.
Εικόνα 4-7 Απαλοιφή περιεχομένων
Εικόνα 4-9 Η διαγραφή ενός κελιού μπορεί να

φέρει δυσάρεστα αποτελέσματα
Εικόνα 4-8 Το μενού της διαγραφής κελιών
Αργότερα θα δούμε αναλυτικά και τις άλλες επιλογές του μενού που είδαμε στην Εικόνα 4-7.

5 Επιλογή (Μπλοκ) - Μετακίνηση - Αντιγραφή
5.1 Επιλογή κελιών

Θα δούμε τώρα πως επιλέγουμε κελιά στο Excel (block) .
5.1.1 Με το ποντίκι.
 μπλοκ τυχαίας περιοχής (διαδοχικών κελιών π.χ. από B2 έως D6) : πηγαίνουμε το ποντίκι
στο αρχικό κελί ώστε να γίνει άσπρος σταυρός και σέρνουμε μέχρι το τελικό κελί του μπλοκ.
 μπλοκ γραμμής: πηγαίνουμε το ποντίκι στον αριθμό της γραμμής και πατάμε μονό κλικ.
 μπλοκ στήλης: πηγαίνουμε το ποντίκι στον αριθμό της στήλης και πατάμε μονό κλικ.
 μπλοκ όλου του φύλλου: πηγαίνουμε το ποντίκι στο διαγώνιο των επικεφαλίδων γραμμής
και στήλης και πατάμε μονό κλικ.
 μπλοκ μη διαδοχικών περιοχών κελιών ( π.χ. από B2 έως D6 και από B10 έως F10):
Πιάνουμε την πρώτη περιοχή μπλοκ και έπειτα με πατημένο το πλήκτρο CONTROL πιάνουμε όλες τις
υπόλοιπες περιοχές κελιών που περιλαμβάνει το μπλοκ.
5.1.2 Με το πληκτρολόγιο
 μπλοκ τυχαίας περιοχής : πηγαίνουμε στο αρχικό κελί, πατάμε SHIFT και
χρησιμοποιώντας τα βελάκια του πληκτρολογίου πηγαίνουμε μέχρι το τελικό κελί.
Μπλοκ όλου του φύλου

Μπλοκ στήλης
Μπλοκ γραμμής
Εικόνα 5-1 Σημεία που πρέπει να κτυπήσουμε
για να κάνουμε μπλοκ γραμμής, στήλης ή ολόκληρου του φύλλου
5.2 Μετακίνηση κελιών

Για να μετακινήσουμε το περιεχόμενο κάποιου κελιού σε κάποια άλλη θέση μπορούμε να το κάνουμε
με πολλούς τρόπους.
1ος τρόπος : χρησιμοποιώντας το clipboard με αποκοπή και επικόλληση.
Δηλαδή, ακολουθώντας τα εξής βήματα:
 πιάνουμε μπλοκ τα κελιά που θέλουμε να μετακινήσουμε.
 Πατάμε Κεντρική  Αποκοπή . Τα περιεχόμενα των επιλεγμένων κελιών

μεταφέρονται στο πρόχειρο (clipboard) και μια διακεκομμένη γραμμή τα περιβάλλει.
 Ενεργοποιούμε το κελί από το οποίο θέλουμε να αρχίζουν τα υπό μετακίνηση κελιά.
 Πατάμε Κεντρική Επικόλληση Τα επιλεγμένα κελιά μεταφέρονται από το

clipboard στην νέα θέση και σβήνονται από την παλιά.
2ος τρόπος : χρησιμοποιώντας μεταφορά και απόθεση
 πιάνουμε μπλοκ τα κελιά που θέλουμε να μετακινήσουμε. Αμέσως ένα περίγραμμα
σχηματίζεται γύρω από τα επιλεγμένα κελιά.
 Πηγαίνουμε το ποντίκι σε μια πλευρά του περιγράμματος του μπλοκ ώστε να γίνει βέλος.
(Εικόνα 5-2)

Εικόνα 5-2 Επιλογή και προετοιμασία για μετακίνηση
 σέρνουμε τα επιλεγμένα κελιά και τα αφήνουμε στην νέα θέση (Εικόνα 5-3).
Εικόνα 5-3 Μετακίνηση με το ποντίκι, με μεταφορά και απόθεση
5.3 Αντιγραφή κελιών

Για να αντιγράψουμε το περιεχόμενο κάποιου κελιού σε κάποια άλλη θέση μπορούμε να το κάνουμε
με πολλούς τρόπους.
1ος τρόπος: χρησιμοποιώντας το clipboard με αντιγραφή και επικόλληση.
 πιάνουμε μπλοκ τα κελιά που θέλουμε να αντιγράψουμε.
 Πατάμε Κεντρική Αντιγραφή . Τα περιεχόμενα των επιλεγμένων κελιών

μεταφέρονται στο clipboard και μια διακεκομμένη γραμμή τα περιβάλλει.
 Ενεργοποιούμε το κελί στο οποίο θέλουμε να αρχίζουν τα υπό αντιγραφή κελιά.
 Πατάμε Κεντρική  Επικόλληση . Τα επιλεγμένα κελιά μεταφέρονται από το

clipboard και αντιγράφονται στην νέα θέση. Όσο η διακεκομμένη γραμμή περιβάλλει τα προς
αντιγραφή κελιά, εμείς μπορούμε να κάνουμε διαδοχικές επικολλήσεις και να τα αντιγράφουμε ξανά
τα κελιά και αλλού. Για να σταματήσουμε να αντιγράφουμε πατάμε το πλήκτρο ESC Οπότε
εξαφανίζεται και η διακεκομμένη γραμμή.
2ος τρόπος : χρησιμοποιώντας μεταφορά και απόθεση

 πιάνουμε μπλοκ τα κελιά που θέλουμε να μετακινήσουμε. Αμέσως ένα περίγραμμα
σχηματίζεται γύρω από τα επιλεγμένα κελιά.
 Πηγαίνουμε το ποντίκι σε μια πλευρά του περιγράμματος του μπλοκ ώστε να γίνει βέλος.
(όπως στην Εικόνα 5-2)
 Με πατημένο το πλήκτρο CONTROL σέρνουμε τα επιλεγμένα κελιά και τα αφήνουμε στην
νέα θέση.
Όπως καταλαβαίνεται λοιπόν η διαφορά της μετακίνησης από την αντιγραφή με μεταφορά και
απόθεση, είναι ότι για να γίνει αντιγραφή σέρνουμε τα επιλεγμένα
κελιά με πατημένο το πλήκτρο CONTROL . Για να είσαστε
σίγουροι ότι κάνετε αντιγραφή και όχι μετακίνηση, προσέξτε το

ίχνος του ποντικιού σας, το οποίο δεν θα φαίνεται σαν ένα απλό βέλος, αλλά θα έχει και ένα μικρό + στη
γωνία του, όπως φαίνεται και στο διπλανό σχήμα.
5.4 Αντιγραφή κελιών σε διαδοχικές θέσεις (Αυτόματη συμπλήρωση)

Μερικές φορές είναι χρήσιμο να αντιγράψουμε τα περιεχόμενα ενός κελιού σε πολλά διαδοχικά κελιά.
Γι αυτό το λόγο το Excel δημιούργησε ένα ξεχωριστό τρόπο που κάνει την παραπάνω διαδικασία πολύ
εύκολη. Αυτός ο τρόπος ονομάζεται Autofil ή στα ελληνικά Αυτόματη Συμπλήρωση. Η Αυτόματη
Συμπλήρωση γίνεται με τα εξής βήματα:
 Επιλέγουμε τα κελιά που θέλουμε να αντιγράψουμε. Αμέσως ένα περίγραμμα σχηματίζεται
γύρω από τα επιλεγμένα κελιά και μια κουκίδα εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία του περιγράμματος.
 Πηγαίνουμε το ποντίκι πάνω στην κουκίδα του περιγράμματος ώστε να γίνει λεπτός μαύρος
σταυρός.
 Σέρνουμε το ποντίκι μέχρι το σημείο που θέλουμε να αντιγραφούν τα επιλεγμένα κελιά (Εικόνα
5-4).
Εικόνα 5-4 Αυτόματη συμπλήρωση (Autofil)

Η αυτόματη συμπλήρωση είναι η πιο δημοφιλής λειτουργία του Excel και όπως θα δούμε και
παρακάτω μας γλιτώνει από πάρα πολύ κόπο κατά την επεξεργασία των κελιών στο κτίσιμο μιας
εφαρμογής. Προς το παρόν συγκρατείστε ότι επιπλέον από το να αντιγράφει σε διπλανά κελιά, η αυτόματη
συμπλήρωση χρησιμοποιείται και για την συμπλήρωση «σειρών» σε διπλανά κελιά. Οι σειρές είναι στοιχεία
που ακολουθούν το ένα το άλλο λογικά, όπως οι μέρες της εβδομάδας, ή οι μήνες, ή ακόμη και μια
ακολουθία αριθμών ή τακτικά αριθμητικά. Παραδείγματα στις εικόνες που ακολουθούν.
Πριν (πάνω)… Γράφουμε μια μέρα, ένα μήνα, ή τακτικά αριθμητικά (οι χρήσεις δεν περιορίζονται σε
αυτά! Απλώς παρατίθενται σαν παραδείγματα!). Ειδικά για αριθμούς, είναι απαραίτητο να γράψουμε
τουλάχιστον 2 και να τους επιλέξουμε μαζί… Επιλέγουμε λοιπόν τα κελιά και κάνουμε αυτόματη
συμπλήρωση όπως δείχνουν οι παραπάνω εικόνες. Το αποτέλεσμα ακολουθεί…
Το αποτέλεσμα της αυτόματης συμπλήρωσης, όπου η συμπλήρωση δεν έκανε αντιγραφή αλλά
συμπλήρωση μιας σειράς από τιμές.

6 Η πρώτη μας εφαρμογή
Θα κτίσουμε τώρα την πρώτη μας εφαρμογή. Ας θεωρήσουμε ότι είμαστε μια εταιρεία κινητής
τηλεφωνίας η οποία έχει σε κάθε μεγάλη πόλη ένα αντιπρόσωπο για να εξυπηρετεί τους συνδρομητές, για
να προωθεί νέες συνδέσεις, καθώς επίσης και να εισπράττει κάθε μήνα τις συνδρομές κάθε πελάτη. Η
χρέωση κάθε πελάτη υπολογίζεται με βάση κάποιο πάγιο και ανάλογα με τις μονάδες που έκανε. Π.χ. ας
θεωρήσουμε ότι το πάγιο είναι 11 €, ίδιο για κάθε τύπο σύνδεσης και η τιμή της μονάδας είναι 0,0050.
Άρα ένας πελάτης που θα καταναλώσει π.χ. 50 μονάδες θα πρέπει να πληρώσει 11 + 50 * 0,0050 €,
δηλαδή 11,25 €. Έπειτα γνωρίζοντας ότι το ΦΠΑ είναι 18% θα πρέπει να υπολογιστεί το ΦΠΑ στα 11,25
€. Αυτό υπολογίζεται με την απλή μέθοδο των τριών. Δηλαδή:
Σε χρέωση 100 € το ΦΠΑ είναι 18 €
Σε 11,25 € είναι Χ
Όπου Χ = 18 * 11,25 / 100 = 11,25 * 18 / 100 = 2,025
Τέλος πρέπει να υπολογιστεί η συνολική χρέωση του πελάτη που ισούται με χρέωση + ΦΠΑ και είναι
δηλαδή 11,25 + 2,025 = 13,275 €. Μην ανυσηχείτε προς το παρόν για το ποσό που εμφανίζει τρία
δεκαδικά ψηφία. Σε λίγο καιρό θα δείτε πως στρογγυλοποιούμε τους αριθμούς σε όσα δεκαδικά ψηφία
επιθυμούμε, αυτόματα.
Η εταιρεία είναι υποχρεωμένη για κάθε πελάτη να κάνει όλες αυτές τις πράξεις και συγχρόνως να
βγάζει και συγκεντρωτικά στοιχεία όπως συνολικές εισπράξεις, συνολικό ΦΠΑ, συνολικά καθαρά κέρδη,
προμήθειες αντιπροσώπου κλπ. Φαντάζεστε δηλαδή ότι κάθε μήνα υπάρχει αρκετή δουλειά η οποία θα
αυξάνει συνεχώς με την αύξηση των συνδρομητών. Για αυτό το λόγο η παρουσία του υπολογιστή και η
εκμετάλλευση της ταχύτητας του είναι απαραίτητη. Πως όμως θα δώσουμε στον υπολογιστή να καταλάβει
τι θέλουμε να κάνει για εμάς και για ποιες πράξεις θέλουμε να υπολογίζει αυτόματα και να μας βγάζει
αποτελέσματα; Παλαιότερα, ένα τέτοιου είδους πρόβλημα θα χρειαζόταν την ανάγκη ενός
προγραμματιστή, για να μας φτιάξει ένα πρόγραμμα το οποίο θα μηχανογραφήσει την μηνιαία λειτουργία
της εταιρείας και θα βγάζει όλα τα αποτελέσματα. Σήμερα και μετά την γέννηση των υπολογιστικών
φύλλων τέτοιου είδους προβλήματα αντιμετωπίζονται πιο εύκολα και χωρίς να είναι αναγκαίες γνώσεις
προγραμματισμού. Για αυτό το λόγο το Excel είναι αναγκαίο να το μαθαίνει και ο απλός χρήστης του
υπολογιστή, γιατί έτσι μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία του η οποία για απλά προβλήματα υπολογισμού
δεν χρειάζεται πλέον προγραμματιστή να της κατασκευάσει κάποιο πρόγραμμα. Ας γυρίσουμε όμως στο
παράδειγμα της εταιρείας κινητής τηλεφωνίας και να δούμε πως θα μπορούσε στο Excel να φτιαχτεί μια
υπολογιστική φόρμα που θα κάνει όλες τις απαραίτητες πράξεις.
Αρχικά για να στήσουμε μια εφαρμογή θα πρέπει να αναλύσουμε καλά το πρόβλημα και να
σχεδιάσουμε στο χαρτί τι είδους πληροφορίες θα κρατάμε, τι είδους αποτελέσματα θα βγάζουμε, τον
τρόπο με τον οποίο θα εισάγονται οι πληροφορίες στον υπολογιστή και τον τρόπο με τον οποίο θα
δίνονται τα αποτελέσματα. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα σίγουρα θα πρέπει να κρατάμε τα ονόματα των
συνδρομητών καθώς και ότι άλλα στοιχεία (π.χ. τηλέφωνο διεύθυνση κλπ). Για αυτό το λόγο
αποφασίζουμε ότι τα ονόματα θα τα βάλουμε σε γραμμές και τις επικεφαλίδες των στοιχείων που θα
κρατάμε για κάθε όνομα θα τις βάλουμε σε στήλες. Συνήθως το στοιχείο εκείνο που θα περιλαμβάνει
πολλά δεδομένα το βάζουμε ανά γραμμές επειδή είπαμε ότι το κάθε φύλλο του Excel έχει πολύ
περισσότερες γραμμές από ότι στήλες. Έτσι στο δικό μας παράδειγμα επειδή μια εταιρεία κινητής
τηλεφωνίας μπορεί να έχει αρκετές εκατοντάδες πελάτες θα τους
βάλουμε ανά γραμμές. Έτσι ξεκινάμε από την γραμμή 4 απ’ το κελί C4
και βάζουμε τις επικεφαλίδες των στοιχείων που θα κρατάμε για κάθε
συνδρομητή. Αφήσαμε δηλαδή 3 γραμμές για επικεφαλίδες του φύλλου
τις οποίες θα τις βάλουμε αργότερα και 2 στήλες οι οποίες θα
χρειαστούν για παρόμοιο σκοπό αργότερα5. Αφού γράψουμε τις
επικεφαλίδες ξεκινάμε να γράφουμε τα ονόματα των συνδρομητών. Καθώς γράφουμε τα ονόματα το ένα
κάτω από το άλλο, το Excel έχει την δυνατότητα να μας εμφανίζει κάποιο όνομα που είχαμε γράψει
παλαιότερα και το οποίο ξεκινάει από τα πρώτα γράμματα του ονόματος που γράφουμε εκείνη τη στιγμή
στο κελί. Έτσι στην διπλανή εικόνα βλέπουμε ότι μόλις πάμε να γράψουμε τον 3 ο πελάτη με όνομα
Παπαδάκης, το Excel μας βγάζει το όνομα του 1ου, επειδή αρχίζει από το ίδιο γράμμα με το Παπαδάκη.
Παρατηρούμε όμως ότι το πρώτο γράμμα είναι άσπρο και τα υπόλοιπα φαίνονται επιλεγμένα. Αυτό
σημαίνει ότι αν συνεχίσουμε να γράφουμε γράμματα αυτά θα εισάγονται στην θέση των επιλεγμένων,
μέχρι να πάψουν να ταιριάζουν με αυτά. Όταν δεν ταιριάζουν πλέον θα σταματήσει να εμφανίζεται το
5Σημειώστε ότι κάτι τέτοιο (να αφήνουμε δηλαδή κενές γραμμές και στήλες) δεν είναι απαραίτητο, αφού
μπορούμε εύκολα και γρήγορα να προσθέτουμε ή να αφαιρούμε γραμμές και στήλες σε οποιοδήποτε
σημείο του φύλλου μας. Αφήνουμε όμως αυτά τα κενά για λόγους απλότητας και ευθύτητας στο
παράδειγμά μας μέχρι να συζητήσουμε αναλυτικά για τη διαχείριση γραμμών, στηλών και κελιών.

παλιό όνομα και εμείς θα συνεχίσουμε να γράφουμε το καινούριο. Έτσι στο παράδειγμα μας μέχρι να
φτάσουμε στο ‘Παπάδ’ του Παπαδάκης το ‘Παπαματθαιάκης’ θα συνεχίσει να υπάρχει ενώ μόλις
πληκτρολογήσουμε και το ‘δ’ αυτό θα φύγει. Με τον τρόπο αυτό μπορούμε σε μια λίστα από εκατοντάδες
ονόματα να ξέρουμε τι έχουμε ξαναγράψει ώστε να μην κάνουμε το λάθος να το ξαναγράψουμε. Ακόμα
όμως και να θέλουμε να το ξαναγράψουμε, μπορούμε έτσι να μην το πληκτρολογήσουμε, αλλά να
κατοχυρώσουμε το παλιό την στιγμή που θα μας το εμφανίσει το Excel.
Ας περάσουμε τώρα και τα υπόλοιπα ονόματα των συνδρομητών της εταιρείας υποθέτοντας ότι είναι
μόνο επτά για χάρη συντομίας. Έπειτα εισάγουμε τις μονάδες που έχει καταναλώσει κάθε συνδρομητής. Οι
μονάδες βέβαια αποτελούν το στοιχείο εισόδου της εφαρμογής δηλαδή αυτό που θα πληκτρολογεί ο
χρήστης. Τα υπόλοιπα στοιχεία ονομάζονται στοιχεία εξόδου, θα υπολογίζονται αυτομάτως και θα
αναγράφονται μόνα τους στα αντίστοιχα κελιά. Για αυτό το λόγο την στιγμή που φτιάχνουμε την
εφαρμογή βάζουμε φανταστικές τιμές για τα στοιχεία εισόδου ώστε να δούμε αργότερα αν τα
αποτελέσματα που θα βάλουμε το Excel να βγάζει, είναι σωστά. Αργότερα όταν η εφαρμογή θα είναι
έτοιμη θα μηδενίσουμε τα στοιχεία εισόδου (εδώ τις μονάδες) και θα παραδώσουμε την εφαρμογή σε
αυτούς που θα την δουλεύουν, ώστε να περνάνε αυτοί τις σωστές τιμές.
Εικόνα 6-1 Οι μονάδες των συνδρομητών θα είναι τα στοιχεία εισόδου, ενώ η χρέωση, ΦΠΑ, Συνολική χρέωση
και τα σύνολα που θα μπουν στην γραμμή 13 θα είναι τα στοιχεία εξόδου, δηλαδή θα υπολογίζονται αυτομάτως
Έτσι τώρα μετά την εισαγωγή των επικεφαλίδων, των ονομάτων το φύλλο μας παίρνει την μορφή
που βλέπετε στην Εικόνα 6-1.
Τώρα λοιπόν είμαστε έτοιμοι να περάσουμε τους τύπους με τους οποίους θα υπολογίζονται τα
στοιχεία εξόδου. Τι είναι όμως οι τύποι;
6.1 Τύποι στο Excel

Οι τύποι αποτελούν ένα τρόπο αναπαράστασης μιας μαθηματικής πράξης, μέσω της οποίας
περιμένουμε να βγει κάποιο αποτέλεσμα. Οι τύποι στο Excel ξεκινάνε με το = και στη συνέχεια κάνουν
πράξεις είτε με αριθμούς είτε με αναφορές σε άλλα κελιά. Π.χ. ο τύπος = D7 + 1000 προσθέτει στην
τιμή που υπάρχει στο κελί D7 τον αριθμό 1000. Το D7 ονομάζεται αναφορά στο κελί D7 και αναφέρεται
στην τιμή που είναι κατοχυρωμένη στο κελί D7. Οι τελεστές των γνωστών πράξεων που χρησιμοποιεί το
Excel είναι οι εξής:
+ για την πρόσθεση π.χ. B2 +
B5
- για την αφαίρεση π.χ. B2 -
B5
* για τον πολλαπλασιασμό π.χ. B2 *
B5
/ για την διαίρεση π.χ. B2 /
B5
^ ύψωση σε δύναμη π.χ. B2 ^
B5
C 2  C3  C 4
Για παράδειγμα, η μαθηματική πράξη B1 * B 2   B3 5
D 2  D3  D 4

στο Excel θα γραφτεί με την μορφή τύπου ως εξής:
 B1 * B 2  (C 2  C 3  C 4) /( D 2  D3  D 4)  B3^5
Παρατηρήστε ότι χρησιμοποιήσαμε παρενθέσεις για να δώσουμε προτεραιότητα στις προσθέσεις απ’
ότι στην διαίρεση. Οι παρενθέσεις χρησιμοποιούνται συχνά στο Excel γιατί έτσι αλλάζουμε την
προτεραιότητα των πράξεων. Αν δεν μπουν παρενθέσεις τότε οι πράξεις γίνονται με την εξής
προτεραιότητα:
Πρώτα γίνονται οι υψώσεις σε δύναμη
Έπειτα οι πολλαπλασιασμοί και οι διαιρέσεις
Τέλος οι προσθέσεις αφαιρέσεις
Ας δούμε λοιπόν τώρα τον τύπο που θα υπολογίσει την χρέωση του 1ου συνδρομητή.
Αυτός θα μπει στο κελί E5 και θα είναι = 11 + D5 * 0,0050
δηλαδή πάγιο + μονάδες 1ου συνδρομητή * τιμή μονάδας.
Θα δούμε τώρα τον τρόπο με τον οποίο θα γράψουμε τον τύπο.
Για να γράψουμε τον παραπάνω τύπο στο
Excel γράφουμε πρώτα το =11+ και μετά αντί
να γράψουμε D5 κτυπάμε ένα κλικ στο κελί D5
και το όνομα του εισάγεται αυτόματα στον τύπο Εικόνα 6-2 Εισαγωγή τύπου επιλέγοντας τα αντίστοιχα κελιά
(προσέξτε πως το Excel χρωματίζει τον τύπο και
το αντίστοιχο κελί με το ίδιο χρώμα, ώστε να έχετε μια άμεση εικόνα των κελιών που χρησιμοποιούνται
στον υπολογισμό!). Έπειτα πληκτρολογούμε το * 0,0050 και πατάμε το πλήκτρο ENTER για να
κατοχυρώσουμε τον τύπο. Με αυτό τον τρόπο, δηλαδή με το να κτυπάμε τα κελιά, αντί να τα γράφουμε
δεν χρειάζεται να γυρίζουμε από αγγλικά ελληνικά και δεν χρειάζεται να είμαστε προσεκτικοί μην τυχόν
γράψουμε άλλο όνομα κελιού από αυτό που έχει, γιατί εμείς κτυπάμε το κελί που θέλουμε και το όνομα
του (όποιο κι αν έχει) μπαίνει μόνο του. Για αυτό το λόγο βέβαια μπαίνει μια διακεκομμένη γραμμή στο
κελί που κτυπήσαμε ώστε έτσι να κάνουμε μια επιβεβαίωση για το αν κτυπήσαμε το κατάλληλο κελί.
Μην ξεχάσετε βέβαια όταν γράφεται ένα τύπο να ξεκινάτε με το πλήκτρο = γιατί μόνο τότε το Excel
καταλαβαίνει ότι εσείς αρχίζετε κάποιο τύπο και έτσι με κάθε κτύπημα κελιού, δεν μας μεταβαίνει στο κελί
αυτό, αλλά εισάγει το όνομα του κελιού μέσα στον τύπο.
Στην εφαρμογή μας λοιπόν γράψαμε τον τύπο της χρέωσης του 1ου συνδρομητή και τώρα είμαστε
έτοιμοι να γράψουμε και των υπολοίπων. Παρατηρούμε όμως ότι οι υπόλοιποι τύποι μοιάζουν πολύ με τον
πρώτο τύπο.
Π.χ. ο τύπος του 2ου συνδρομητή = 11 + D6 * 0,0050
είναι:
του 3ου συνδρομητή είναι: = 11 + D7 * 0,0050 κ.ο.κ.
Έτσι αποφασίζουμε να αντιγράψουμε τον 1ο
τύπο και στους υπόλοιπους. Επειδή τα κελιά είναι
διαδοχικά αυτό θα γίνει με αυτόματη συμπλήρωση. Θα απορήσετε φυσικά παρατηρώντας ότι οι τύποι δεν
είναι ακριβώς οι ίδιοι. Διαφέρουν στις αναφορές των κελιών (D6, D7, D8...). Θα δούμε όμως ότι η
αντιγραφή κελιών που περιέχουν τύπους στο Excel, έχει την ιδιότητα να αναπροσαρμόζει τις αναφορές
κελιών ανάλογα με την κατεύθυνση της αντιγραφής. Έτσι εδώ που η αυτόματη συμπλήρωση θα γίνει
κάθετα το D6 θα γίνει D7 μια γραμμή κάτω, δηλαδή στον 2ο συνδρομητή, D8 δύο γραμμές κάτω στον 3ο
συνδρομητή κ.ο.κ.
Κάνοντας λοιπόν την αυτόματη συμπλήρωση θα δούμε ότι όλοι οι τύποι φτιάχνονται σωστά και εμείς
τελειώσαμε την στήλη με τις χρεώσεις (Εικόνα 6-3). Αργότερα θα δούμε ότι αυτή η αυτόματη
αναπροσαρμογή των αναφορών σε κελιά κατά την αυτόματη συμπλήρωση τύπων, εξαρτάται από τον τύπο
της αναφοράς. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα η αναφορά στα κελιά D6, D7 κ.λ.π ονομάζεται σχετική
αναφορά. Υπάρχουν όμως και άλλα είδη αναφοράς για τα οποία θα ασχοληθούμε σε επόμενο κεφάλαιο.

Μετά λοιπόν από την στήλη με τις χρεώσεις, θα φτιάξουμε την
στήλη με το ΦΠΑ της κάθε χρέωσης. Αφού λοιπόν ο 1 ος συνδρομητής
χρεώνεται 11,25 € το ΦΠΑ του υπολογίζεται όπως είπαμε με την απλή
μέθοδο των τριών και ισούται με 11,25 * 18 / 100. Άρα ο τύπος που
υπολογίζει το ΦΠΑ του 1ου συνδρομητή είναι =Ε5*18/100. Τον
παραπάνω όμως τύπο θα μπορούσαμε να τον γράψουμε = Ε6*18%
αφού το σύμβολο % έχει την ιδιότητα στο Excel να διαιρεί τον τύπο με
100. Έτσι λοιπόν γράφουμε τον παραπάνω τύπο στο κελί που θα μπει το
ΦΠΑ του 1ου συνδρομητή και έπειτα τον κάνουμε αυτόματη συμπλήρωση
σε όλους τους άλλους συνδρομητές. Ο τύπος και εδώ αναπροσαρμόζεται
και γίνεται αντίστοιχα :
Ε6 * 18% Εικόνα 6-3 Η
αυτόματη συμπλήρωση
Ε7 * 18% κ.ο.κ. έφτιαξε αυτόματα όλους
Τέλος ο τύπος που υπολογίζει την συνολική χρέωση του 1 ου τους τύπους σωστά
συνδρομητή είναι = E5 + F5. Γράφουμε και αυτό τον τύπο και μετά τον
κάνουμε αυτόματη συμπλήρωση σε όλους τους συνδρομητές. Ο τύπος πάλι αναπροσαρμόζεται.
Βλέπετε λοιπόν ότι όσους συνδρομητές κι αν είχαμε (λόγου χάρη 5.000 συνδρομητές) εμείς θα
γράφαμε τρεις τύπους και θα τους κάναμε αυτόματη συμπλήρωση σε όλες τις γραμμές που είχαμε
ονόματα συνδρομητών. Με αυτό τον τρόπο βλέπουμε ότι ανεξάρτητα από την ποσότητα της πληροφορίας
που θέλουμε να κρατήσουμε σε μια εφαρμογή, το στήσιμο της εφαρμογής στο Excel γίνεται πολύ
γρήγορα και σ’ αυτό φυσικά βοηθάει η ιδιότητα της αυτόματης συμπλήρωσης να αναπροσαρμόζει τα κελιά
που έχουν γραφτεί με σχετική αναφορά.
Στο σημείο αυτό τελειώσαμε με τους τύπους των συνδρομητών και μας μένουν οι τύποι που θα
υπολογίζουν συνολικά αποτελέσματα. Η Εικόνα 6-4 δείχνει την εικόνα που έχει αυτή την στιγμή η
εφαρμογή μας.
Εικόνα 6-4 Οι τύποι για τους συνδρομητές είναι έτοιμοι και μένουν οι τύποι συνόλων
Θα φτιάξουμε τώρα τον τύπο που υπολογίζει το άθροισμα των μονάδων που έχουν καταναλώσει όλοι
οι συνδρομητές. Αυτός θα μπει στο κελί D13 και είναι =D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11. Τι θα γίνει
όμως αν είχαμε 2.000 συνδρομητές; Θα γράφαμε 2.000 αναφορές κελιών; Σε αυτή την περίπτωση τα
πράγματα θα ήταν αρκετά δύσκολα για να υπολογίσουμε το άθροισμα πολλών κελιών. Εξάλλου, το Excel
δεν επιτρέπει την εισαγωγή πολύ μεγάλου όγκου κειμένου σε ένα μόνο κελί. Υπάρχουν κάποια όρια που
δεν μπορούμε να ξεπεράσουμε, και σύμφωνα με τα όρια αυτά δεν θα χωρούσε ο τύπος για 2.000
συνδρομητές. Για αυτούς τους λόγους υπάρχει μια συνάρτηση η οποία υπολογίζει το άθροισμα πολλών
κελιών δίνοντας της μόνο το πρώτο και το τελευταίο κελί. Αυτή είναι η συνάρτηση SUM. Στο
συγκεκριμένο παράδειγμα για να υπολογίσουμε το άθροισμα των μονάδων όλων των συνδρομητών θα
έπρεπε να γράψουμε: =SUM(D5:D11), ενώ αν είχαμε 2.000 συνδρομητές θα γράφαμε
=SUM(D5:D2004). Βλέπουμε λοιπόν ότι ανεξάρτητα από την ποσότητα των κελιών που θέλουμε να
προσθέσουμε, δίνοντας το αρχικό και το τελικό κελί η SUM υπολογίζει το άθροισμα όλων των κελιών που
υπάρχουν ανάμεσα στο αρχικό και το τελικό. Η άνω και κάτω τελεία που υπάρχει ανάμεσα στην αναφορά
του αρχικού και του τελικού κελιού είναι απαραίτητη γιατί σημαίνει «έως το». Δηλαδή το D5:D11
διαβάζεται «από το D5 έως το D11» και ονομάζεται η περιοχή κελιών από το D5 έως το D11. Η έννοια της
περιοχής κελιών είναι γενική και συναντάται σε πάρα πολλές συναρτήσεις και άλλες λειτουργίες του Excel
τις οποίες θα μάθουμε αργότερα. Αν θέλουμε λοιπόν να γράψουμε τον ορισμό της έννοιας «περιοχή
κελιών» θα λέγαμε ότι :
περιοχή κελιών = κελί αρχής : κελί τέλους

Η συνάρτηση SUM είναι όμως πιο γενική. Μπορεί να δεχτεί πολλές περιοχές κελιών και να τις
προσθέσει για να βγάλει το τελικό αποτέλεσμα. Αν θέλουμε λοιπόν να δώσουμε την πλήρη σύνταξη της
συνάρτησης SUM θα πούμε:
=SUM(περιοχή κελιών1;περιοχή κελιών2; ... ;περιοχή κελιώνΝ)
Για παράδειγμα ο τύπος =SUM(D5:D11;A14:F14;Ι6:K12;B13) προσθέτει 4 περιοχές κελιών και
συγκεκριμένα προσθέτει:
Την κατακόρυφη περιοχή D5:D1
κελιών 1
Την οριζόντια περιοχή κελιών A14:F
14
Τη γενική περιοχή κελιών Ι6:K12
και την περιοχή ενός κελιού Β13
Η τελευταία περιοχή κελιών Β13, είναι ισοδύναμη με Β13:Β13 και αντιστοιχεί στο περιεχόμενο ενός
μόνο κελιού, δηλαδή του Β13.
Βλέπετε επίσης ότι οι περιοχές κελιών μέσα στη SUM χωρίζονται με ελληνικό ερωτηματικό ; και όπως
θα δείτε παρακάτω το ; είναι το σύμβολο που χωρίζουμε τις περιοχές κελιών σε όλες τις συναρτήσεις6.
Μετά λοιπόν από όλα αυτά είναι προφανές ότι ο τύπος που υπολογίζει το άθροισμα των μονάδων
όλων των συνδρομητών είναι =SUM(D5:D11). Να δούμε τώρα ένα σύντομο τρόπο για να γράφουμε μια
περιοχή κελιών μέσα σε μια συνάρτηση. Στην παραπάνω συνάρτηση, σύμφωνα με αυτά που έχουμε μάθει
μέχρι τώρα, θα γράψουμε =SUM( θα κτυπήσουμε το κελί D5, θα γράψουμε την :, θα κτυπήσουμε το κελί
D11, και θα κλείσουμε την παρένθεση ).
Όμως όταν πρόκειται για περιοχή κελιών το
Excel έχει την ιδιότητα όταν σύρουμε όλη την
περιοχή κελιών μέσα σε ένα τύπο να μπαίνει μόνο
του το κελί αρχής και το κελί τέλους χωρισμένα με
άνω και κάτω τελεία. Δηλαδή στο δικό μας
παράδειγμα θα γράψουμε =SUM( και θα σύρουμε
από το κελί D5 έως το κελί D11. Αμέσως μια
διακεκομμένη γραμμή περιβάλλει την περιοχή κελιών
που σύραμε (Εικόνα 6-5) για να διακρίνεται
καλύτερα πια περιοχή κελιών έχουμε εισάγει μέσα
στον τύπο. Έπειτα θα κλείσουμε την παρένθεση και
θα πατήσουμε το πλήκτρο ENTER για να Εικόνα 6-5 Μια διακεκομμένη γραμμή περιβάλλει
κατοχυρώσουμε τον τύπο. την περιοχή κελιών καθώς την σέρνουμε
Τα σύνολα για τα υπόλοιπα ποσά υπολογίζονται
με αντίστοιχους τύπους. Έτσι τα σύνολα για την χρέωση, το ΦΠΑ, και τη συνολική χρέωση υπολογίζονται
αντίστοιχα με τους τύπους :
=SUM(E5:E11)
=SUM(F5:F11)
=SUM(G5:G11)
Δεν χρειάζεται όμως να γράψουμε όλους αυτούς τους τύπους. Όπως αναπροσαρμόζεται κατά την
κάθετη αυτόματη συμπλήρωση το D5 και γίνεται D6, D7 κ.ο.κ. έτσι αναπροσαρμόζεται κατά την οριζόντια
αυτόματη συμπλήρωση και γίνεται E5, F5 κ.ο.κ. Στην κάθετη δηλαδή συμπλήρωση αλλάζει ο αριθμός της
γραμμής, ενώ στην οριζόντια αλλάζει ο αριθμός (το όνομα) της στήλης. Έτσι αν σύρουμε τον τύπο του
αθροίσματος των μονάδων οριζόντια και στις άλλες στήλες οι τύποι θα αναπροσαρμοστούν και θα μπουν
σωστά. Δείτε πως γίνεται στην αμέσως επόμενη εικόνα.
Εικόνα 6-6 Τα υπόλοιπα σύνολα υπολογίζονται άμεσα με αυτόματη συμπλήρωση

Μετά τα σύνολα καιρός είναι να υπολογίσουμε τα ποσά της προμήθειας του αντιπροσώπου. Με
δεδομένο ότι ο αντιπρόσωπος κρατάει δικά του το 20% των εισπράξεων ο τύπος που υπολογίζει την
6 Ουσιαστικά με το ελληνικό ερωτηματικό (το οποίο θα καλούμε και διαχωριστικό) χωρίζουμε όχι τις
περιοχές κελιών αλλά τα ορίσματα των συναρτήσεων. Περισσότερα όμως στο αντίστοιχο κεφάλαιο.

προμήθεια απ’ τις συνολικές χρεώσεις των συνδρομητών είναι =G12*20%. Έτσι γράφουμε αυτό τον
τύπο στο κελί G14 και τον σέρνουμε και στα υπόλοιπα. Έπειτα υπολογίζουμε τα χρήματα που πρέπει να
καταθέσει ο αντιπρόσωπος στην τράπεζα στον λογαριασμό της εταιρείας τα οποία είναι η =G12-G14.
Αυτός ο τύπος μπαίνει στο κελί G16 και μετά τον σέρνουμε και στα υπόλοιπα κελιά. Έτσι μετά την
εισαγωγή όλων των τύπων η εφαρμογή μας έχει πάρει την μορφή της Εικόνα 6-7.
Μόλις τελειώσουμε την εφαρμογή μηδενίζουμε τα στοιχεία εισόδου (δηλαδή τις μονάδες) και την
παραδίδουμε σε αυτόν που θα την χρησιμοποιεί. Η χρησιμότητα τις εφαρμογής είναι μεγάλη γιατί τώρα με
την πληκτρολόγηση μονάδων σε κάποιον συνδρομητή υπολογίζονται αυτομάτως τρία ποσά που
σχετίζονται με αυτόν (χρέωση, ΦΠΑ, συν. χρέωση), τέσσερα ποσά συνόλων, τρία ποσά για τις προμήθειες
και τρία ποσά για την κατάθεση. Δηλαδή γίνονται αυτομάτως δεκατρείς πράξεις για κάθε συνδρομητή.
Φανταστείτε πόσες πράξεις γλιτώνουμε για χιλιάδες συνδρομητές που μπορεί να έχει μια εταιρεία κινητής
τηλεφωνίας.
Εικόνα 6-7 Η τελική μορφή της εφαρμογής όσον αφορά τους τύπους. Απομένουν μορφοποιήσεις
6.2 Διόρθωση, αλλαγή και έλεγχος των τύπων

Όπως και στα απλά κελιά μπορεί να χρειαστεί να κάνουμε μια αλλαγή ή διόρθωση ενός τύπου
(ισχύουν δε όσα έχουμε δει στα κεφάλαια 4.2 και 4.3). Στην περίπτωση κελιών που περιέχουν τύπους το
Excel προσφέρει επιπλέον μια μικρή ευκολία. Όταν προσπαθήσουμε να διορθώσουμε το περιεχόμενο ενός
κελιού που περιέχει τύπο, το Excel χρωματίζει τις αναφορές ώστε να δούμε αμέσως ποια κελιά
συμμετέχουν. Στην ακόλουθη εικόνα βλέπετε ένα μικρό παράδειγμα, όπου η αναφορά στο κελί D6 έχει
χρωματιστεί μπλε και το κελί D6 έχει ένα μπλε περίγραμμα, καθώς και η αναφορά A6 έχει χρωματιστεί
πράσινη και το κελί A6 έχει ένα πράσινο περίγραμμα.
Αν θέλουμε να αλλάξουμε αυτές τις αναφορές μπορούμε να τις σβήσουμε και να εισάγουμε
καινούριες, όπως έχουμε ήδη μάθει.
Ακόμη, υπάρχει ένας εύκολος και γρήγορος
τρόπος να δούμε ποια κελιά συμμετέχουν στον
υπολογισμό ενός τύπου αν επιλέξουμε το κελί που
μας ενδιαφέρει και επιλέξουμε από την Καρτέλα
Τύποι  Έλεγχος Τύπου  Ανίχνευση
προηγουμένων. Τότε το Excel μας δείχνει με
βέλη ποια κελιά χρησιμοποιούνται στον υπολογισμό
του τύπου μας. Δείτε στην εικόνα παραπάνω πως βλέπουμε ποια κελιά συμμετέχουν στον υπολογισμό της
χρέωσης ενός συνδρομητή (πάγιο, τιμή μονάδας και μονάδες) εύκολα και γρήγορα.
Παρόμοια μπορούμε να δούμε ποια κελιά χρησιμοποιούν την τιμή που υπάρχει στο συγκεκριμένο κελί
για να υπολογίσουν ένα άλλο τύπο επιλέγοντας από την Καρτέλα Τύποι  Έλεγχος Τύπου 
Ανίχνευση εξαρτημένων. Έτσι όπως βλέπουμε στο διπλανό παράδειγμα η χρέωση ενός συνδρομητή
χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό του ΦΠΑ του, της συνολικής χρέωσής του και στον υπολογισμό του
αθροίσματος της χρέωσης όλων των συνδρομητών.

Για να αφαιρέσουμε τα βέλη και να συνεχίσουμε την εργασία μας απλά επιλέγουμε την Καρτέλα
Τύποι  Έλεγχος Τύπου  Κατάργηση βελών.
7 Εισαγωγή και Διαγραφή γραμμών και στηλών

Τι θα γίνει όμως τώρα αν μετά που θα αρχίσουμε να
δουλεύουμε την εφαρμογή εγγραφούν νέοι πελάτες; Που
θα τους βάλουμε; Σίγουρα θα πρέπει να τους βάλουμε
πριν από τα σύνολα για να υπολογισθούν μέσα σ’ αυτά και
τα ποσά που αντιστοιχούν στους νέους πελάτες. Και τι θα
γίνει με τους τύπους συνόλων; Για παράδειγμα, ο τύπος
που υπολογίζει το άθροισμα των μονάδων των
συνδρομητών είναι =SUM(D5:D11), ενώ αν
προσθέσουμε νέο πελάτη τότε οι πελάτες θα φτάσουν
μέχρι την γραμμή 12 και τότε ο παραπάνω τύπος πρέπει Εικόνα 7-1 Εισαγωγή γραμμών από την κεντρική
να γίνει =SUM(D5:D12). Κάθε φορά λοιπόν που θα καρτέλα
προσθέτουμε νέους πελάτες εμείς θα πρέπει να αλλάζουμε τους τύπους συνόλων; Ευτυχώς το παραπάνω
δεν είναι απαραίτητο. Το Excel φροντίζει για την αναπροσαρμογή των τύπων μετά από κάθε εισαγωγή ή
διαγραφή γραμμής. Πως όμως θα γίνει η εισαγωγή νέας γραμμής; Για να εισάγουμε νέα γραμμή στο
Excel, επιλέγουμε όλη τη γραμμή που βρίσκεται κάτω από απ’ αυτή που θέλουμε να προσθέσουμε και
πατάμε καρτέλα Κεντρική Εισαγωγή Εσαγωγή γραμμών φύλλου.
Εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε δεξί κλικ πάνω στον αριθμό της γραμμής και να πατήσουμε
εισαγωγή από το μενού που βγαίνει αμέσως μετά το πάτημα του δεξιού κλικ. Αν τώρα θέλουμε να
προσθέσουμε πολλές γραμμές ταυτόχρονα (π.χ. 3 γραμμές) τότε επιλέγουμε 3 γραμμές μπλοκ και πάνω
σε ένα από τους 3 αριθμούς των επιλεγμένων γραμμών πατάμε δεξί κλικ  Εισαγωγή (Εικόνα 7-2).
Αμέσως εισάγονται 3 γραμμές πριν από την πρώτη γραμμή του μπλοκ.
Μετά την εισαγωγή οι τύποι αναπροσαρμόζονται γιατί τα κελιά που είχαν τύπους πριν την εισαγωγή
άλλαξαν θέση. Έτσι, για παράδειγμα, μετά την εισαγωγή τριών γραμμών πάνω από τη γραμμή οκτώ (8) το
κελί που υπολογίζει το άθροισμα των μονάδων, θα πάει τώρα στην γραμμή 15 και ο τύπος θα γίνει
=SUM(D5:D14) (Εικόνα 7-3). Δηλαδή θα συμπεριλάβει και τις νέες γραμμές αφού εκεί θα εισαχθούν
τώρα τρεις νέοι πελάτες.
Στο μενού που βλέπετε στην Εικόνα 7-2 βλέπουμε επίσης ότι υπάρχει και η επιλογή Διαγραφή. Έτσι
είναι προφανές ότι αν θέλουμε να σβήσουμε κάποιες γραμμές, τις επιλέγουμε μπλοκ, πατάμε πάνω σε μία
δεξί κλικ και επιλέγουμε Διαγραφή ή από την κεντρική καρτέλα επιλέγουμε το κουμπί
διαγραφή και στη συνέχεια διαγραφή γραμμών φύλλου. Οι τύποι που υπάρχουν μετά την
διαγραφή στο φύλλο αναπροσαρμόζονται και εδώ, γιατί τα κελιά που μείνανε μετά την διαγραφή άλλαξαν
θέση.
Εικόνα 7-2 Εισαγωγή γραμμών με δεξί κλικ Εικόνα 7-3 Μετά την εισαγωγή ο τύπος αθροίσματος
αναπροσαρμόσθηκε

Στο μενού της Εικόνα 7-2 βλέπουμε ότι υπάρχουν και άλλες επιλογές που επιδρούν στις γραμμές που
επιλέγουμε. Όμως για αυτές τις επιλογές θα μιλήσουμε λίγο αργότερα όταν θα ασχοληθούμε με τις
μορφοποιήσεις που μπορούμε να κάνουμε σε επιλεγμένα κελιά.
Τα ίδια ακριβώς ισχύουν και όταν πρόκειται να εισάγουμε ή να διαγράψουμε στήλες.
8 Αποθήκευση βιβλίου εργασίας - Άνοιγμα -

Δημιουργία
8.1 Αποθήκευση για πρώτη φορά

Ήρθε η ώρα τώρα να μάθουμε πως θα αποθηκεύσουμε το βιβλίο εργασίας
που φτιάξαμε. Απ’ ότι ξέρουμε και στο Word η εντολή που αποθηκεύει ένα
καινούργιο αρχείο για πρώτη φορά είναι η εντολή Αποθήκευση Ως που
βρίσκεται στο κουμπί του office. Πρέπει όμως να καθορίσουμε τα
χαρακτηριστικά ενός αρχείου. Δηλαδή το φάκελο (directory) που θα μπει το
αρχείο και το όνομα του αρχείου. Για αυτό το λόγο βγαίνει το πλαίσιο διαλόγου
Αποθήκευση Ως (Εικόνα 8-1).
Αυτή τη στιγμή απ’ ότι βλέπουμε βρισκόμαστε στον κατάλογο Τα
έγγραφα μου. Πρώτη μας κίνηση είναι να πάμε στο φάκελο που εμείς θέλουμε, δηλαδή να φανεί το
όνομά του εκεί που τώρα γράφει Τα έγγραφά μου. Αυτό θα γίνει με τον ίδιο τρόπο που έχουμε μάθει
να κινούμαστε στη δομή δέντρου και στο Word.
Έπειτα πρέπει να βάλουμε το σημείο εισαγωγής εκεί που τώρα λέει Βιβλίο1.xlsx και να δώσουμε το
όνομα που εμείς επιθυμούμε να ονομαστεί το αρχείο. (π.χ. Κινητή Τηλεφωνία). Την επέκταση (xlsx)
και να μην την δώσουμε το Excel θα την βάλει μόνο του. Τέλος, απ’ τη στιγμή δηλαδή που καθορίσουμε
τα δύο χαρακτηριστικά του αρχείου, πατάμε το κουμπί αποθήκευση και έτσι το αρχείο μεταφέρεται από
την μνήμη RAM (οθόνη) στην οποία επεξεργάστηκε και αποθηκεύεται στο σκληρό δίσκο.
Εικόνα 8-1 Το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση Ως Εικόνα 8-2 Το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα
8.2 Άνοιγμα αρχείου

Αυτό το αρχείο που παλαιότερα αποθηκεύσαμε θα πρέπει κάθε φορά που θέλουμε να περνάμε
μονάδες συνδρομητών να το ανοίγουμε για να το επεξεργαζόμαστε. Για να γίνει αυτό πρέπει να
πατήσουμε την εντολή Άνοιγμα που βρίσκεται στο κουμπί του office.. Αμέσως θα βγει αντίστοιχο
πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα ( Εικόνα 8-2), το οποίο θα μας βοηθήσει να κάνουμε την
αντίστροφη διαδικασία με την Αποθήκευση Ως, δηλαδή την μεταφορά του αρχείου από τον σκληρό
δίσκο στην μνήμη RAM (κατ' επέκταση στην οθόνη) για να το επεξεργαστούμε. Σ’ αυτό το πλαίσιο

διαλόγου πρέπει πάλι να καθορίσουμε τα 2 χαρακτηριστικά του αρχείου για να ξέρει το Excel πιο αρχείο
να ανοίξει.
Εναλλακτικά, αντί να επιλέξουμε από το κουμπί του office Άνοιγμα μπορούμε να πατήσουμε το
εικονίδιο Άνοιγμα από τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (αν φυσικά το έχουμε
ενεργοποιήσει).
8.3 Αποθήκευση των αλλαγών

Αν τώρα μετά που ανοίξουμε κάποιο αρχείο, αρχίζουμε να το επεξεργαζόμαστε οι αλλαγές που
κάνουμε υπάρχουν μόνο στην μνήμη RAM, ενώ στο σκληρό δίσκο υπάρχει το αρχείο με την μορφή που
είχε όταν το ανοίξαμε. Για αυτό το λόγο πρέπει να αποθηκεύσουμε ξανά το αρχείο με την καινούργια του
μορφή (δηλαδή με την μορφή που έχει στην οθόνη). Δεν είναι όμως απαραίτητο να ξαναδώσουμε
χαρακτηριστικά στο αρχείο (όνομα και φάκελο) γιατί το αρχείο έχει χαρακτηριστικά. Έτσι επιλέγουμε από
το Κουμπί του office  Αποθήκευση η οποία δεν βγάζει πλαίσιο διαλόγου όπως η Αποθήκευση Ως,
αλλά χωρίς να μας ρωτήσει τίποτα, αποθηκεύει ξανά το αρχείο με τα ίδια χαρακτηριστικά που του είχαμε
δώσει όταν το αποθηκεύσαμε για πρώτη φορά. Δηλαδή ουσιαστικά αποθηκεύει τις αλλαγές που κάναμε
στο αρχείο. Εμείς το μόνο που βλέπουμε είναι να ανάβει για λίγο η κλεψύδρα η οποία δηλώνει ότι ο
υπολογιστής εργάζεται.
Εναλλακτικά, αντί να επιλέξουμε Κουμπί του office  Αποθήκευση μπορούμε να πατήσουμε το
εικονίδιο Αποθήκευση από τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
8.4 Δημιουργία νέου αρχείου

Κάθε φορά που ανοίγουμε το Excel ή το Word ή οποιοδήποτε πρόγραμμα των Windows θα δούμε ότι
ανοίγει συγχρόνως και ένα καινούργιο αρχείο που το ονομάζει βιβλίο1, έγγραφο1 κ.λ.π. Το αρχείο αυτό
το επεξεργαζόμαστε και όταν θέλουμε να το αποθηκεύσουμε για πρώτη φορά, χρησιμοποιούμε όπως
είπαμε την εντολή Αποθήκευση Ως. Τι γίνεται όμως όταν δουλεύουμε κάποιο αρχείο στην οθόνη π.χ.
το ‘Κινητή Τηλεφωνία.xlsx’ και κάποια στιγμή θελήσουμε να φτιάξουμε ένα αρχείο απ’ την αρχή; Θα
πρέπει να κλείσουμε το Excel και να το ξανανοίξουμε; Ευτυχώς αυτό δεν χρειάζεται. Υπάρχει η εντολή
Κουμπί του office  Δημιουργία η οποία δημιουργεί νέο αρχείο για να το επεξεργαστούμε για πρώτη
φορά.
Μόλις επιλέξουμε Κουμπί του office  Δημιουργία, το Excel μας εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου
Δημιουργία (Εικόνα 8-3) στο οποίο μπορούμε να επιλέξουμε τι είδους αρχείου θέλουμε να
δημιουργήσουμε.
Εικόνα 8-3 Το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία με επιλεγμένο ένα βιβλίο κατάστασης εξόδων
Αν εμείς θέλουμε να δημιουργήσουμε κενό βιβλίο εργασίας επιλέγουμε το εικονίδιο που γράφει Κενό
Βιβλίο εργασίας από την καρτέλα Κενό και πρόσφατο και πατάμε ΟΚ. Όμως τι άλλα είδη αρχείων
μπορούμε να δημιουργήσουμε με το Excel; Στην καρτέλα Εγκατεστημένα πρότυπα υπάρχουν κάποια
έτοιμα Πρότυπα αρχείων του Excel τα οποία μας βοηθούν να φτιάξουμε εύκολα διάφορες εφαρμογές που
έχουν σχέση με Δάνεια, Προσφορές, Παραγγελίες κλπ. Τα παραπάνω πρότυπα αρχείων είναι έτοιμα

πρότυπα του Excel. Υπάρχει όμως τρόπος να φτιάξουμε και εμείς τα δικά μας έτοιμα πρότυπα αλλά αυτό
ξεφεύγει από το αντικείμενο των σημειώσεων αυτών.
Εναλλακτικά, αντί να επιλέξουμε από το μενού Κουμπί του office  Δημιουργία μπορούμε να
πατήσουμε το εικονίδιο Δημιουργία από τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης το οποίο δεν
εμφανίζει κάποιο πλαίσιο διαλόγου αλλά δημιουργεί αυτομάτως ένα κενό βιβλίο εργασίας.
8.5 Αποθήκευση Αντιγράφου ενός βιβλίου εργασίας

Καμιά φορά είναι απαραίτητο να κάνουμε κάποιες αλλαγές στο βιβλίο εργασίας, αλλά δεν είμαστε
σίγουροι αν αυτές οι αλλαγές θα δώσουν ένα καλύτερο αποτέλεσμα. Για αυτό το λόγο είναι καλό να
δημιουργήσουμε ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας και να πειραματιστούμε στο αντίγραφο. Έτσι το
πρωτότυπο αρχείο θα μείνει ανέπαφο και αν τελικά οι αλλαγές δεν μας ικανοποιήσουν θα
χρησιμοποιήσουμε πάλι το πρωτότυπο. Πως όμως μπορούμε να κάνουμε ένα αντίγραφο στο αρχείο που
έχουμε ανοικτό στην οθόνη;
Εικόνα 8-4 Πατήσαμε ‘αποθήκευση ως’ παρόλο που το αρχείο δεν αποθηκεύεται για πρώτη φορά και έτσι το πλαίσιο
διαλόγου της ‘αποθήκευσης ως’ αναγράφει το παλιό όνομα του αρχείου
Σίγουρα ένας τρόπος είναι μέσα από τα Windows με κάποιο απ’ τους πολλούς τρόπους που
υπάρχουν, όπως με αντιγραφή και επικόλληση. Υπάρχει όμως και ένας έμμεσος τρόπος που γίνεται μέσα
απ’ τα προγράμματα και στην περίπτωσή μας μέσα από το Excel. Αυτός είναι ο εξής:
 Ανοίγουμε το αρχείο στην οθόνη
 Επιλέγουμε Κουμπί του office  Αποθήκευση Ως (παρόλο που το αρχείο είχε
αποθηκευτεί παλαιότερα και τώρα έχει χαρακτηριστικά (Όνομα και Φάκελο).
 Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευσης Ως (Εικόνα 8-1) το οποίο
αναγράφει τα παλιά χαρακτηριστικά του αρχείου (π.χ. Κινητή τηλεφωνία.xlsx).
 Εμείς αλλάζουμε ή το όνομα ή το φάκελο του αρχείου (π.χ. Κινητή τηλεφωνία
2.xlsx) και αμέσως δημιουργείτε ένα νέο αρχείο που έχει το ίδιο περιεχόμενο με το παλιό
(αντίγραφο) αλλά διαφορετικά χαρακτηριστικά, δηλαδή αυτά που του δώσαμε.

9 Παραμετροποίηση
Τελειώσαμε λοιπόν την εφαρμογή της κινητής τηλεφωνίας, την αποθηκεύσαμε και έπειτα την
παραδώσαμε σε αυτούς που θα κάνουν την εισαγωγή στοιχείων, δηλαδή την εισαγωγή των μονάδων κάθε
συνδρομητή. Είναι όμως η εφαρμογή μας τελείως σωστή; Θα δουλεύει πάντα ανεξάρτητα των αλλαγών
που μπορεί να έρθουν με την πάροδο του χρόνου; Η απάντηση είναι όχι. Αν για παράδειγμα αργότερα
αλλάξει το πάγιο και από 11 € γίνει 10 € εμείς θα είμαστε υποχρεωμένοι να αλλάξουμε τους τύπους που
υπολογίζουν τις χρεώσεις των συνδρομητών. Και αν αλλάξει ξανά, θα πρέπει να αλλάξουμε και εμείς ξανά
τους τύπους. Τι μπορούμε λοιπόν να κάνουμε; Η λύση είναι η Παραμετροποίηση.
Πρέπει να κάνουμε το πάγιο, παράμετρο της εφαρμογής. Αν είμαστε προγραμματιστές και
προγραμματίζαμε σε μια γλώσσα προγραμματισμού η έννοια της παραμέτρου σημαίνει ότι δίνουμε την
δυνατότητα στον χρήστη να μπορεί να αλλάξει κάποιο δεδομένο του προγράμματος. Όπως λοιπόν ο
χρήστης μπορεί να αλλάζει κάθε μήνα τις μονάδες των συνδρομητών, έτσι θα του δώσουμε την
δυνατότητα να αλλάζει και το πάγιο.
Για να γίνει αυτό θα βγάλουμε την τιμή του παγίου έξω απ’ τους τύπους των
χρεώσεων σε ένα ξεχωριστό κελί και θα βάλουμε τους τύπους να αναφέρονται σ’ αυτό
το κελί, δηλαδή να διαβάζουν κάθε φορά πόσο είναι το πάγιο, από εκείνο το κελί. Με
αυτό τον τρόπο αν αλλάξει κάποτε το πάγιο, εμείς θα αλλάξουμε την τιμή μόνο ενός
κελιού και οι τύποι που θα αναφέρονται σ’ αυτό το κελί, θα υπολογίσουν και πάλι το σωστό αποτέλεσμα.
Στην πράξη βγάζουμε την τιμή του παγίου στο κελί Α2 και ο τύπος της χρέωσης του 1 ου συνδρομητή
γίνεται =Α2+D5*0,0050. Σέρνοντας όμως με αυτόματη συμπλήρωση τον τύπο αυτό και στους
επόμενους συνδρομητές θα δούμε ότι τα αποτελέσματα που βγαίνουν δεν είναι σωστά. Μην ανησυχείτε
όμως δεν κάναμε κανένα λάθος. Απλά η αυτόματη συμπλήρωση δεν έβαλε τους τύπους που θα
επιθυμούσαμε. Όπως βλέπουμε στην Εικόνα 9-1 ο τύπος που μπήκε στον 2ο συνδρομητή είναι
=A3+D6*0,0050 ενώ εμείς θέλαμε να μπει =A2+D6*0,0050. Θέλαμε λοιπόν το D5 να
αναπροσαρμοστεί και να γίνει D6 ενώ το Α2 να μείνει ως έχει. Πως λοιπόν θα πούμε στο Excel να αφήνει
την αναφορά ενός κελιού την ίδια κατά την αυτόματη συμπλήρωση; Και πως για δύο αναφορές που
βρίσκονται στον ίδιο τύπο (π.χ. A2 και D5) θα καθορίσουμε η μία να αλλάζει και η άλλη όχι; Η απάντηση
βρίσκεται στον τρόπο που γράφουμε την αναφορά. Αν μια αναφορά θέλουμε να αναπροσαρμόζεται κατά
την αυτόματη συμπλήρωση θα την γράφουμε κανονικά (π.χ. A2), ενώ αν θέλουμε να μένει όπως και στο
1ο κελί που την γράψαμε, θα βάζουμε το σύμβολο $ πριν από το αριθμό της γραμμής και πριν από το
γράμμα της στήλης του κελιού της αναφοράς (π.χ. $Α$2). Έτσι ο σωστός τύπος της χρέωσης του 1ου
συνδρομητή είναι: =$Α$2+D5*0,0050. Αυτός ο τύπος κατά την αυτόματη συμπλήρωση θα γίνει
=$Α$2+D6*0,0050 στον 2ο συνδρομητή, =$Α$2+D7*0,0050 στον 3ο κ.ο.κ. Η αναφορά $Α$2
ονομάζεται απόλυτη αναφορά, ενώ η D5 ονομάζεται σχετική αναφορά. Για τα είδη όμως των αναφορών
που μπορεί να υπάρχουν μέσα σε τύπους θα μιλήσουμε αργότερα.
Εικόνα 9-1 Η αυτόματη συμπλήρωση δεν έφερε τα επιθυμητά αποτελέσματα στον τύπο της χρέωσης
Δεν είναι όμως μόνο το πάγιο για το οποίο εμείς θα πρέπει να κάνουμε παραμετροποίηση. Είναι και η
τιμή της μονάδας (0,0050) που μπορεί να αλλάξει στο μέλλον, το ποσοστό του ΦΠΑ (18%) και το
ποσοστό της προμήθειας (20%). Για αυτό το λόγο όλα αυτά τα δεδομένα της εφαρμογής τα εισάγουμε σε
χωριστά κελιά (Α4, Α6, Α8) και τροποποιούμε τους τύπους ώστε να αναφέρονται σε αυτά με απόλυτες
αναφορές. Με αυτό τον τρόπο η εφαρμογή μας γίνεται πιο σωστή. Στην Εικόνα 9-2 εμφανίζεται η
εφαρμογή μας με προβολή όλων των τύπων που έχουμε εισάγει7.
7Για να καταφέρουμε να εμφανίσουμε την εφαρμογή μας να δείχνει όλους τους τύπους που έχουμε βάλει
στα κελιά και όχι να δείχνει τα αριθμητικά αποτελέσματα των τύπων, τσεκάραμε το κουτάκι Τύποι απ’ το
μενού Εργαλεία  Επιλογές  Προβολή

Εικόνα 9-2 Η εφαρμογή της κινητής τηλεφωνίας μετά την Παραμετροποίηση
Η παραπάνω εφαρμογή λέμε ότι είναι πλήρως παραμετροποιήσιμη γιατί όποιο δεδομένο και αν
αλλάξει στο μέλλον, θα μπορεί ο χρήστης να το ενημερώσει στο κατάλληλο κελί και έτσι δεν είναι
αναγκαίο να αλλάξει τους τύπους της εφαρμογής. Άρα μπορούμε να δώσουμε τον παρακάτω ορισμό:
Μια εφαρμογή του Excel είναι πλήρως παραμετροποιήσιμη όταν κανένας τύπος δεν περιέχει
μέσα του αριθμητική τιμή, αλλά όλοι οι τύποι περιέχουν μόνο αναφορές σε κελιά.
10 Είδη αναφορών
Θα δούμε τώρα τα είδη των αναφορών ξεκινώντας από μερικά παραδείγματα απλών αναφορών λίγο
πιο δύσκολα από αυτά που ήδη έχετε μάθει να κάνετε ως τώρα.
Για να αναφερθείτε Χρησιμοποιήστε
Στο κελί στη στήλη A και στη γραμμή 10 A10
Στην περιοχή κελιών στη στήλη A και τις γραμμές 10 ως 20 A10:A20
Στην περιοχή κελιών στη γραμμή 15 και τις στήλες B ως E B15:E15
Σε όλα τα κελιά στη γραμμή 5 5:5
Σε όλα τα κελιά στις γραμμές 5 ως 10 5:10
Σε όλα τα κελιά στη στήλη H H:H
Σε όλα τα κελιά στις στήλες H ως J H:J
Στην περιοχή κελιών στις στήλες A ως E και τις γραμμές 10 ως
20
A10:E20
10.1 Σχετική αναφορά

Στη σχετική αναφορά, το Excel αναφέρεται
σε ένα κελί βλέποντας το σε σχέση με το κελί
που βρισκόμαστε. Δηλαδή στην Εικόνα 10-1 στο
κελί Α3 υπάρχει ο τύπος =Β1*10. Το Excel δεν
βλέπει το Β1 ως Β1, αλλά τα βλέπει σαν την τιμή
του κελιού που βρίσκεται «ένα κελί δεξιά και δύο
κελιά πάνω» απ’ το κελί που βρισκόμαστε Εικόνα 10-1 Τύποι με κελιά σχετικής αναφοράς
(δηλαδή απ’ το Α3). Σε αντιγραφή κελιών που οι
τύποι τους έχουν κελιά με σχετική αναφορά το Excel τηρεί πάντα τον παρακάτω κανόνα:

Κατά την αντιγραφή τύπων με κελιά σχετικής αναφοράς, ο τύπος αναπροσαρμόζεται με τέτοιο τρόπο,
ώστε να εξακολουθεί να ισχύει η ίδια σχέση (δηλ. η σχέση που είχε ο 1 ος τύπος με τα κελιά των
αναφορών του.
Έτσι στο παράδειγμα στην Εικόνα 10-1, αν αντιγράψουμε τον τύπο στο κελί C4, αυτός θα
εξακολουθήσει να διατηρεί την ίδια σχέση «ένα δεξιά και δύο πάνω», επομένως θα γίνει =D2*10.
10.2 Απόλυτη αναφορά

Στη απόλυτη αναφορά, το Excel αναφέρεται
σε ένα κελί βλέποντας το με την απόλυτη θέση
του στο φύλλο εργασίας. Δηλαδή στην Εικόνα
10-2 στο κελί Α3 υπάρχει ο τύπος =$Β$1*10.
Το Excel βλέπει το Β1 ως Β1, δηλαδή με το κελί
που βρίσκεται στην 2 στήλη και 1 γραμμή του
φύλλου εργασίας. .Σε αντιγραφή κελιών που οι Εικόνα 10-2 Τύποι με κελιά απόλυτης αναφοράς
τύποι τους έχουν κελιά με απόλυτη αναφορά το
Excel τηρεί πάντα τον παρακάτω κανόνα:
Κατά την αντιγραφή τύπων με κελιά απόλυτης αναφοράς, ο τύπος παραμένει αναλλοίωτος.
Έτσι στο παράδειγμα στην Εικόνα 10-2, αν αντιγράψουμε τον τύπο στο κελί C4, αυτός θα παραμείνει
ως έχει δηλαδή =$B$1*10.
Μικτές αναφορές
Εκτός όμως απ’ την σχετική και απόλυτη αναφορά υπάρχουν και οι μικτές αναφορές, Οι μικτές
αναφορές έχουν την μια συντεταγμένη τους σχετική και τη άλλη απόλυτη. Έτσι οι μικτές αναφορές είναι
οι εξής:
10.3 Σχετική αναφορά κατά στήλη Απόλυτη κατά γραμμή

Στο παράδειγμα στην Εικόνα 10-3 στο κελί
Α3 υπάρχει ο τύπος =Β$1*10. Αυτή η αναφορά
έχει το $ μόνο στην γραμμή, για αυτό
ονομάζεται σχετική κατά στήλη απόλυτη κατά
γραμμή. Σε αντιγραφή κελιών που οι τύποι τους
έχουν κελιά με σχετική-απόλυτη αναφορά το
Excel τηρεί πάντα τον παρακάτω κανόνα: Εικόνα 10-3 Τύποι με κελιά σχετικής-απόλυτης
αναφοράς
Κατά την αντιγραφή τύπων με κελιά
σχετικής αναφοράς κατά στήλης απόλυτης κατά γραμμής, ο τύπος αναπροσαρμόζεται με τέτοιο τρόπο,
ώστε να εξακολουθεί να ισχύει η ίδια σχέση μόνο ως προς την στήλη.
αναπροσαρμοστεί μόνο ως προς στήλη και θα γίνει =D$1*10.
10.4 Απόλυτη αναφορά κατά στήλη Σχετική κατά γραμμή

Στο παράδειγμα στην Εικόνα 10-4 στο κελί
Α3 υπάρχει ο τύπος =$Β1*10. Αυτή η αναφορά
έχει το $ μόνο στην στήλη, για αυτό ονομάζεται
απόλυτη κατά στήλη σχετική κατά γραμμή. Σε
αντιγραφή κελιών που οι τύποι τους έχουν κελιά
με απόλυτη - σχετική αναφορά το Excel τηρεί
πάντα τον παρακάτω κανόνα: Εικόνα 10-4 Τύποι με κελιά απόλυτης - σχετικής
αναφοράς
Κατά την αντιγραφή τύπων με κελιά
απόλυτης αναφοράς κατά στήλης σχετικής κατά γραμμής, ο τύπος αναπροσαρμόζεται με τέτοιο τρόπο,
ώστε να εξακολουθεί να ισχύει η ίδια σχέση μόνο ως προς την γραμμή.
αναπροσαρμοστεί μόνο ως προς γραμμή και θα γίνει =$Β2*10.
Σημείωση : Να αναφέρουμε ότι ένας τρόπος για να τοποθετούμε σε τύπους αναφορές που δεν είναι
σχετικές είναι ο εξής: Καθώς είμαστε σε κατάσταση γραφής τύπου = κτυπάμε το κελί που θέλουμε (π.χ το
Β1). Αμέσως μπαίνει η σχετική αναφορά του κελιού =Β1. Έπειτα πατάμε το πλήκτρο F4 του
πληκτρολογίου το οποίο μετατρέπει την αναφορά σε απόλυτη =$Β$1. Αν ξαναπατήσουμε το F4 τότε η
αναφορά θα μετατραπεί σε σχετική - απόλυτη =Β$1 και αν το ξαναπατήσουμε σε απόλυτη - σχετική

=$Β1. Όταν καταλήξουμε στην αναφορά που θέλουμε, πατάμε το πλήκτρο ENTER και κατοχυρώνουμε
τον τύπο.
Δηλαδή το πλήκτρο F4 λειτουργεί σαν διακόπτης εναλλαγής των 4 αναφορών.
11 Μορφοποιήσεις κελιών
Θα ασχοληθούμε τώρα με ποιο τρόπο μπορούμε να μορφοποιήσουμε το φύλλο εργασίας και έτσι να
το κάνουμε πιο όμορφο. Για να μορφοποιήσουμε κάποια κελιά του φύλλου, θα πρέπει πρώτα να τα
επιλέξουμε. Μόλις γίνει αυτό πατάμε την επιλογή Κεντρική  Γραμματοσειρά ή στοίχιση ή
Αριθμός (εικόνα επάνω) ή εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ πάνω στα επιλεγμένα κελιά και επιλέγουμε
Μορφοποίηση κελιών (όπως φαίνεται στη διπλανή εικόνα) και αμέσως εμφανίζεται ένα παράθυρο
διαλόγου στο οποίο γίνονται όλες οι μορφοποιήσεις (Εικόνα 11-1).
Αυτό το πλαίσιο διαλόγου έχει 6 κατηγορίες μορφοποιήσεων.
 Αριθμός  Στοίχιση
 Γραμματοσειρά  Περίγραμμα
 Γέμισμα  Προστασία
11.1Γραμματοσειρά
Η πρώτη κατηγορία που θα αναφέρουμε είναι η κατηγορία Γραμματοσειρά (Εικόνα 11-1). Από
αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε ότι έχει σχέση με την όψη των γραμμάτων των
περιεχομένων των κελιών. Δηλαδή μπορούμε να καθορίσουμε το είδος της γραμματοσειράς (π.χ. Arial),
το στυλ των γραμμάτων (π.χ έντονα πλάγια), το μέγεθος (π.χ. 12), το είδος της υπογράμμισης (π.χ.
διπλή), το χρώμα των γραμμάτων (π.χ. μπλε) καθώς και κάποια ειδικά εφέ (π.χ. διακριτή διαγραφή,
εκθέτης, δείκτης).
Αξίζουν προσοχής οι επιλογές:

 Βασική γραμματοσειρά. Επιλέγοντας την, η μορφοποίηση της γραμματοσειράς
επαναφέρεται στην αρχική κατάσταση, δηλαδή στην μορφοποίηση που είχε το κελί εξ’ αρχής.
 Λογιστική υπογράμμιση στη λίστα επιλογών των υπογραμμίσεων. Η διαφορά της από την
απλή υπογράμμιση είναι ότι αφήνει περισσότερο κενό ανάμεσα στον αριθμό και την υπογράμμιση
ώστε να είναι πιο ευανάγνωστα τα διαχωριστικά χιλιάδων και η υποδιαστολή.

Εικόνα 11-1 Το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση Κελιών
11.2 Γέμισμα
Έπειτα στην κατηγορία Γέμισμα (Εικόνα 11-2) μπορούμε να καθορίσουμε το χρώμα του
παρασκηνίου του κελιού. Στο σημείο που αναφέρει την λέξη Χρώμα φόντου φαίνεται ότι αρχικά δεν
υπάρχει επιλεγμένο χρώμα (Χωρίς χρώμα). Εμείς μπορούμε να επιλέξουμε όποιο χρώμα θέλουμε, έστω
κίτρινο και έτσι τα επιλεγμένα κελιά να αποκτήσουν κίτρινη επιφάνεια. Αν τώρα ανοίξουμε και το βελάκι
του μοτίβου θα μπορούμε να επιλέξουμε άλλο χρώμα και να κάνουμε συνδυασμούς χρωμάτων με
ραβδώσεις. Στην Εικόνα 11-2 μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα με επιλογή χρώματος και μοτίβου
ταυτόχρονα. Προσοχή, τα μοτίβα έχουν ονομασίες, όπως για παράδειγμα λεπτή οριζόντια ρίγα. Αφήνοντας
το ποντίκι για λίγο επάνω από κάθε μοτίβο, εμφανίζεται το όνομά του.
Εικόνα 11-2 Η κατηγορία Γέμισμα του παράθυρου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών

11.3 Περίγραμμα
Εικόνα 11-3 Η κατηγορία μορφοποίησης Περίγραμμα
Η επόμενη κατηγορία, δηλαδή των περιγραμμάτων, μας βοηθάει να βάζουμε περιγράμματα γύρω απ’
τα κελιά του φύλλου εργασίας αφού οι γραμμές πλέγματος του φύλλου εξ’ ορισμού δεν τυπώνονται.
Έστω λοιπόν ότι εμείς θέλουμε να βάλουμε περιγράμματα στον πίνακα των συνδρομητών του φύλλου της
κινητής τηλεφωνίας. Για να το κάνουμε αυτό ανοίγουμε την κατηγορία Περίγραμμα του πλαισίου
διαλόγου της Μορφή  Κελιά.
Τι περιγράμματα όμως μπορούμε να βάλουμε; Όπως βλέπουμε δεξιά στο παράθυρο στην Εικόνα 11-3
έχουμε την δυνατότητα να καθορίσουμε το στυλ του περιγράμματος και το χρώμα του, απλά επιλέγοντας
τα. Για την ευκολία μας υπάρχουν και ορισμένες προεπιλογές στο πάνω μέρος του παράθυρου, οι επιλογές
Κανένα , Πλαίσιο και Πλέγμα . Η προεπιλογή Κανένα αφαιρεί όλα τα

περιγράμματα, το Πλαίσιο τοποθετεί περίγραμμα εξωτερικά γύρω από τα επιλεγμένα κελιά, και το
Πλέγμα τοποθετεί περίγραμμα ανάμεσα στα επιλεγμένα κελιά. Τέλος στο τμήμα του παράθυρου που
ονομάζεται Περίγραμμα βλέπουμε διάφορα κουμπιά με τα οποία μπορούμε να εισάγουμε συγκεκριμένο
περίγραμμα πάνω , κάτω , αριστερά , δεξιά , ανάμεσα οριζόντια και κατακόρυφα ,
αλλά και διαγώνια στα επιλεγμένα κελιά.
Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να βάλουμε κόκκινο χοντρό περίγραμμα εξωτερικά, μπλε λεπτό ανάμεσα
στις κάθετες γραμμές και κόκκινο διακεκομμένο ανάμεσα στις οριζόντιες γραμμές. Για κάθε ένα από αυτά
τα περιγράμματα θα ακολουθήσουμε την ίδια διαδικασία. Πρώτα θα επιλέγουμε το στυλ της γραμμής (π.χ.
πάχος και χρώμα) και έπειτα θα πατάμε τα ανάλογα κουμπιά για να το εισάγουμε.
Έτσι για κόκκινο χοντρό περίγραμμα εξωτερικά:
 Επιλέγουμε από το Στυλ χοντρή γραμμή και από το Χρώμα το κόκκινο
 Πατάμε το κουμπί Πλαίσιο (εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε τα τέσσερα κουμπιά
για να βάλουμε περίγραμμα πάνω, κάτω, δεξιά και αριστερά). Παρατηρήστε ότι με οποιοδήποτε
τρόπο και αν το κάνετε, στο τέλος τα τέσσερα αυτά κουμπιά είναι πατημένα! Έτσι αν θέλετε να
βγάλετε το πάνω περίγραμμα μπορείτε να ξαναπατήσετε το ανάλογο κουμπί και θα εξαφανιστεί το
πάνω περίγραμμα μόνο.
(μέχρι στιγμής έχει καθοριστεί το εξωτερικό περίγραμμα)
 Επιλέγουμε από το Στυλ λεπτή γραμμή και από το Χρώμα το μπλε
 Πατάμε το κουμπί για το εσωτερικό κατακόρυφο περίγραμμα

(τώρα έχει καθοριστεί και το περίγραμμα ανάμεσα στις κάθετες γραμμές)

 Επιλέγουμε από το Στυλ διακεκομμένη γραμμή και από το Χρώμα το κόκκινο
 Πατάμε το κουμπί για το εσωτερικό οριζόντιο περίγραμμα

(τώρα καθορίστηκε και το περίγραμμα ανάμεσα στις οριζόντιες γραμμές)
Εικόνα 11-4 Η εφαρμογή μετά την μορφοποίηση περιγραμμάτων

Έτσι το πλαίσιο διαλόγου της μορφής κελιών έχει πάρει την μορφή της Εικόνα 11-5 και εμείς πατάμε
ΟΚ για να εισάγουμε το είδος των περιγραμμάτων που φαίνονται στο κέντρο του παράθυρου. Η
εφαρμογή μας τώρα έχει πάρει την μορφή που βλέπετε στην Εικόνα 11-4. Πρέπει όμως να βάλουμε και
άλλα περιγράμματα για να συμπεριλάβουμε και τα κελιά των συνόλων, ή τα κελιά της στήλης Α, δηλαδή
τα κελιά της Παραμετροποίησης. Επίσης μπορούμε να περικλείσουμε με χοντρό κόκκινο περίγραμμα και
την γραμμή των επικεφαλίδων καθώς και να βάλουμε μοτίβα στην ίδια γραμμή ώστε να της δώσουμε μια
έμφαση. Την τελική μορφή όμως του φύλλου θα σας την δείξουμε αργότερα, όταν εξηγήσουμε όλες τις
δυνατότητες μορφοποίησης.
Εικόνα 11-5 Ένα παράδειγμα μορφοποίησης περιγράμματος

11.4 Στοίχιση
Θα δούμε τώρα τι είδους μορφοποιήσεις μπορούμε να κάνουμε απ’ το πλαίσιο διαλόγου της
κατηγορίας Στοίχιση (Εικόνα 11-6).
Εικόνα 11-6 Η κατηγορία μορφοποίησης Στοίχιση

Σ’ αυτό το πλαίσιο διαλόγου, παρατηρούμε αρχικά ότι υπάρχουν δύο ειδών στοιχίσεις, η οριζόντια και
η κατακόρυφη. Στην οριζόντια διεύθυνση έχουμε τις γνωστές στοιχίσεις από το Word, ‘Αριστερά’,
‘Κέντρο’, ‘Δεξιά’ οι οποίες μπορούν να στοιχίσουν τα περιεχόμενα στο αριστερό, κεντρικό ή δεξιό μέρος
του κελιού αντίστοιχα. Αντίστοιχες στοιχίσεις υπάρχουν και στην κατακόρυφη διεύθυνση.
Εικόνα 11-7 Οι επιλογές οριζόντιας και κατακόρυφης στοίχισης

Ο συνδυασμός οριζόντιας και κατακόρυφης
στοίχισης δίνουν την δυνατότητα στο περιεχόμενο του
κελιού να στοιχιθεί σε 9 διαφορετικές θέσεις μέσα στο
κελί, όπως φαίνεται στην Εικόνα 11-8. Αναλυτικότερα οι
επιλογές:
 Γενική στοίχιση είναι η στοίχιση που έχει
ένα κελί εξ’ ορισμού όταν φτιάχνουμε ένα καινούργιο
φύλλο εργασίας. Η γενική στοίχιση, στοιχίζει το
περιεχόμενο του κελιού αναλόγως με το είδος του.
Έτσι αν το περιεχόμενο του κελιού είναι κείμενο τότε
στοιχίζεται αριστερά ενώ αν το περιεχόμενο του
Εικόνα 11-8 Πιθανές περιπτώσεις απλής στοίχισης. Η
κελιού είναι αριθμητική τιμή8 στοιχίζεται δεξιά.
λέξη Δοκιμή μπορεί να στοιχιθεί με τουλάχιστον εννέα
 Αριστερά (εσοχή) στοιχίζει το διαφορετικούς τρόπους
περιεχόμενο του κελιού στο αριστερό άκρο, με
πιθανή αριστερή εσοχή που συμπληρώνουμε στο διπλανό πλαίσιο (εσοχή).
 Κέντρο στοιχίζει το περιεχόμενο του κελιού στο μέσο του κελιού.
 Δεξιά (εσοχή) στοιχίζει το περιεχόμενο του κελιού στο δεξιό άκρο, με πιθανή δεξιά εσοχή
που συμπληρώνουμε στο διπλανό πλαίσιο (εσοχή).
 Συμπλήρωση που χρησιμοποιείται πιο πολύ για εφέ όταν
θέλουμε το περιεχόμενο ενός κελιού να το γράφει πολλές φορές μέσα στο
κελί, όπως φαίνεται δίπλα.
 Πλήρης στοίχιση που στο Excel χρησιμοποιείται όταν σε ένα κελί έχουμε γράψει ολόκληρη
πρόταση και θέλουμε να στοιχιθεί ομοιόμορφα (και αριστερά και δεξιά), αφήνοντας κατάλληλα κενά
ανάμεσα στις λέξεις. Η πλήρης στοίχιση υπάρχει και στις 2 διευθύνσεις (οριζόντια και κατακόρυφη).
Δείτε τα παραδείγματα στις εικόνες Εικόνα 11-9 Πλήρης στοίχιση μόνο κατά την οριζόντια διεύθυνση
Εικόνα 11-10 Πλήρης στοίχιση μόνο κατά την κατακόρυφη διεύθυνση και Εικόνα 11-11 Πλήρης
στοίχιση και κατά την οριζόντια και κατά την κατακόρυφη διεύθυνση που ακολουθούν.
 Κατανεμημένο (εσοχή) στοιχίζει το περιεχόμενο του κελιού στο μέσο του κελιού, με
πιθανή αριστερή και δεξιά εσοχή που συμπληρώνουμε στο διπλανό πλαίσιο (εσοχή).
Εικόνα 11-9 Πλήρης στοίχιση Εικόνα 11-10 Πλήρης στοίχιση Εικόνα 11-11 Πλήρης στοίχιση
μόνο κατά την οριζόντια διεύθυνση μόνο κατά την κατακόρυφη και κατά την οριζόντια και κατά την
διεύθυνση κατακόρυφη διεύθυνση
Τέλος στην οριζόντια στοίχιση υπάρχει και το Κέντρο επιλεγμένης περιοχής. Αυτό χρησιμοποιείται
όταν θέλουμε να βάλουμε το περιεχόμενο ενός κελιού να στοιχιθεί στο κέντρο πολλών κελιών μαζί
(προσοχή δεν γίνεται συγχώνευση κελιών). Για να γίνει αυτό κάνουμε τα εξής:
 γράφουμε το περιεχόμενο στο πρώτο κελί
 επιλέγουμε όλα τα κελιά στων οποίων το κέντρο θέλουμε να πάει το περιεχόμενο
 πατάμε Μορφή  Κελιά  Στοίχιση  Κέντρο επιλεγμένης περιοχής
Αμέσως το περιεχόμενο του πρώτου κελιού πάει στο κέντρο της επιλεγμένης περιοχής δηλαδή στο
κέντρο των κελιών που είχαμε επιλέξει (Εικόνα 11-12). Αντίστοιχο αποτέλεσμα έχουμε και με την επιλογή
Συγχώνευση Κελιών που συγχωνεύει τα κελιά, δηλαδή ενώνει τα κελιά κάνοντάς τα ένα.
Παρατηρείστε τις διαφορές στις εικόνες που ακολουθούν (Εικόνα 11-12 και Εικόνα 11-14). Στη μια
περίπτωση έχει γίνει στοίχιση στο κέντρο επιλεγμένης περιοχής, στην άλλη περίπτωση έχει γίνει
συγχώνευση των κελιών και στοίχιση στο κέντρο. Στη δεύτερη περίπτωση δεν υπάρχουν πλέον τα κελιά
C3, D3, E3 και F3.
Θυμηθείτε ότι μπορείτε να επιλέξετε κελιά και οριζόντια, όπως στο παράδειγμά μας, αλλά και
κατακόρυφα (Εικόνα 11-13).
8Αριθμητική τιμή είναι και τα αποτελέσματα των τύπων τα οποία με γενική στοίχιση θα τα στοιχίσει και
αυτά στο δεξιό μέρος του κελιού.

Εικόνα 11-13
Συγχώνευση κελιών
Εικόνα 11-12 Την επικεφαλίδα την τοποθετήσαμε στο κέντρο με Κέντρο Επιλεγμένης μπορείτε να κάνετε και
Περιοχής κατακόρυφα!
Εικόνα 11-14 Την επικεφαλίδα την τοποθετήσαμε στο κέντρο με συγχώνευση των κελιών και στοίχιση στο κέντρο
Το πλαίσιο διαλόγου της στοίχισης μας δίνει την δυνατότητα επίσης να

αναδιπλώσουμε του περιεχόμενο ενός κελιού. Η αναδίπλωση κειμένου μοιάζει με
την πλήρη στοίχιση ως προς την κατακόρυφη διεύθυνση, αλλά διαφέρει στο ότι το κελί
έχει ύψος ακριβώς όσο χρειάζεται το περιεχόμενο που αναδιπλώσαμε. Επίσης η
αναπροσαρμογή του ύψους της γραμμής γίνεται αυτόματα, αμέσως μετά που επιλέξαμε
αναδίπλωση. Έτσι ακόμα και να αλλάξουμε ξανά τα περιεχόμενα του κελιού,
το ύψος του κελιού θα αλλάξει αυτόματα9.
Τέλος στο πλαίσιο διαλόγου της στοίχισης μπορούμε να καθορίσουμε και
τον προσανατολισμό του περιεχομένου των κελιών, δηλαδή την φορά που θα
είναι γραμμένα τα γράμματα του κειμένου (Εικόνα 11-15). Αυτό γίνεται
επιλέγοντας τι κλίση θα έχει το κείμενο (σε μοίρες). Ο εξ’ ορισμού
προσανατολισμός είναι ο οριζόντιας (στις μηδέν μοίρες), αλλά όπως βλέπετε
μπορούμε να επιλέξουμε οποιαδήποτε φορά, όπως φαίνεται και στα ακόλουθα
παραδείγματα, Εικόνα 11-16 Προσανατολισμός 45 μοιρών, Εικόνα 11-17
Προσανατολισμός 90 μοιρών και Εικόνα 11-18 Προσανατολισμός -90 μοιρών.
Τέλος υπάρχει και επιλογή να προσανατολιστεί το κείμενο κατακόρυφα, αλλά
γράμμα-γράμμα και όχι σαν ολόκληρη λέξη, όπως φαίνεται στην Εικόνα
11-19.
Εικόνα 11-15
Είδη Προσανατολισμού
Εικόνα 11-16 Εικόνα 11-17 Εικόνα 11-18 Εικόνα 11-19

Προσανατολισμός 45 Προσανατολισμός 90 Προσανατολισμός -90 Προσανατολισμός γράμμα
μοιρών μοιρών μοιρών γράμμα
11.5 Αριθμός
Η κατηγορία αριθμός χρησιμοποιείται για να καθορίσουμε τον τρόπο με τον οποίο θα εμφανίζονται οι
αριθμητικές τιμές, οι τιμές ημερομηνίας και ώρας αλλά και γενικότερα κάθε είδους περιεχόμενο των
κελιών.
9Η αυτόματη αναπροσαρμογή του ύψους μετά την αναδίπλωση, συμβαίνει μόνο όταν εμείς δεν έχουμε
αλλάξει προηγουμένως το ύψος του κελιού.

Όπως βλέπετε στην Εικόνα 11-20 υπάρχουν πολλές κατηγορίες μορφοποιήσεων (Γενική, Αριθμός,
Νομισματική, Λογιστική κ.λ.π.). Κάθε κατηγορία δίνει δυνατότητες μορφοποίησης ανάλογα με το είδος του
αριθμού. Για παράδειγμα αν ο αριθμός είναι μεγάλος (πάνω από 1000) μπορούμε να πάμε στην κατηγορία
‘Αριθμού’ (δείτε στην
Εικόνα 11-21) και να τσεκάρουμε το κουτάκι Χρήση διαχωριστικού χιλιάδων ώστε να μπαίνει
διαχωριστικό στις χιλιάδες, τα εκατομμύρια και γενικά κάθε 3 ψηφία. Η μορφοποίηση αυτή είναι ιδιαίτερα
χρήσιμη καθώς κάνει πολύ πιο ευανάγνωστους του αριθμούς. Δεν είναι τυχαίο ότι στη νομισματική μορφή
είναι προεπιλογή.
Επίσης μπορούμε να καθορίσουμε το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων που θέλουμε να φαίνονται στον
αριθμό καθώς και την μορφή των αρνητικών αριθμών. Για τους αρνητικούς αριθμούς έχουμε 4 επιλογές.
Η 1η και 3η (-1234.10) θα εμφανίζουν τον αρνητικό αριθμό ως έχει. Η 2η και 4η όμως έχουν ενδιαφέρον
γιατί θα αλλάζουν χρώμα (κόκκινο) στον αριθμό ώστε να τονίζεται και να τραβάει την προσοχή του
χρήστη. Επίσης η 2η μορφή (1234.10) δεν θα βάζει το πρόσημο στον αριθμό. Εμείς όμως θα ξέρουμε ότι
το κόκκινο χρώμα δηλώνει ότι ο αριθμός είναι αρνητικός. Η 2 η και η 4η μορφή, τους αριθμούς που είναι
θετικοί τους αφήνει με μαύρο χρώμα. Έτσι αν κάποιος αριθμός είναι αποτέλεσμα κάποιας πράξης θα είναι
με μαύρο χρώμα όσο η πράξη δίνει θετικό αποτέλεσμα. Μόλις όμως η πράξη δώσει αρνητικό αποτέλεσμα
το χρώμα του αριθμού αυτομάτως θα αλλάξει ώστε να τον προσέξει αμέσως ο χρήστης.
Εικόνα 11-20 Η κατηγορία ‘Αριθμός’ του πλαισίου διαλόγου ‘Μορφή Κελιών’

Η επόμενη κατηγορία είναι η Νομισματική (
Εικόνα 11-22). Η κατηγορία αυτή χρησιμοποιείται όταν ο αριθμός που υπάρχει σε ένα κελί δηλώνει
χρήματα. Σε αυτή τη περίπτωση μπορούμε να επιλέξουμε ένα σύμβολο για να τοποθετεί το Excel δίπλα
στον αριθμό και να δείχνει σε τι συνάλλαγμα είναι τα χρήματα, για παράδειγμα σε Ευρώ (€) θα επιλέξουμε
το σύμβολο Ευρώ. Προσοχή, το σύμβολο του ευρώ μπορεί να υπάρχει σε διάφορε επιλογές, άλλη με
στοίχιση δεξιά από τον αριθμό (100 €), άλλη με στοίχιση αριστερά από τον αριθμό (€ 100), καθώς και με
προσδιορισμό χώρας (€ Greek). Οι υπόλοιπες επιλογές της Νομισματικής κατηγορίας είναι οι ίδιες με την
κατηγορία Αριθμός. Εδώ είναι προεπιλεγμένη η χρήση του διαχωριστικού χιλιάδων.

Εικόνα 11-21 Μορφοποίηση περιεχομένου ως αριθμού Εικόνα 11-22 Μορφοποίηση περιεχομένου ως νόμισμα
Η επόμενη κατηγορία είναι η Λογιστική. Η κατηγορία αυτή έχει τις ίδιες επιλογές με την
Νομισματική, χωρίς να περιέχει μορφοποιήσεις για τους αρνητικούς αριθμούς. Στο παράδειγμα στην
Εικόνα 11-23 βλέπετε ότι έχουμε επιλέξει σαν σύμβολο για τα ποσά που θα εμφανίζονται, το Ευρώ.
Οι δύο επόμενες κατηγορίες Ημερομηνία και Ώρα μας δίνουν δυνατότητες μορφοποίησης σε κελιά
που περιέχουν ημερομηνία ή ώρα αντίστοιχα. Για να εμφανιστούν σωστά οι ημερομηνίες στο Excel πρέπει
να τις εισάγουμε με συγκεκριμένη μορφή. Μια μορφή για παράδειγμα που δέχεται το Excel για ημερομηνία
είναι η
ηη-μμ-εεεε (dd-mm-yyyy)
όπου ηη (στα αγγλικά dd) είναι η ημέρα, μμ (mm) ο μήνας και εεεε (yyyy) ο χρόνος. Για παράδειγμα
αν εισάγουμε σε ένα κελί το 10-12-2006 το Excel θα το καταλάβει σαν ημερομηνία και θα το αφήσει με
την μορφή που το εισάγαμε δηλαδή 10-12-2006.
Εικόνα 11-23 Μορφοποίηση περιεχομένου σε λογιστική Εικόνα 11-24 Μορφοποίηση περιεχομένου ως

μορφή Ημερομηνία
Αν όμως εισάγουμε σε ένα κελί το 31-12 ή το 31/12, το Excel θα το αντιληφθεί σαν ημερομηνία, θα
το εμφανίσει με την μορφή 31-Δεκ και θα το θεωρεί σαν 31 Δεκεμβρίου του τρέχοντος έτους. Ενδέχεται
μετά την εισαγωγή της ημερομηνίας το Excel να εμφανίσει στο κελί #######. Αυτό οφείλεται στο
μικρό πλάτος της αντίστοιχης στήλης και σημαίνει ότι στο κελί δεν χωράει να εμφανιστεί ολόκληρη η
ημερομηνία.
Ενδέχεται επίσης μετά την εισαγωγή της ημερομηνίας, το Excel να εμφανίσει έναν αριθμό και όχι την
ημερομηνία που εισάγαμε. Αυτό συμβαίνει γιατί το Excel αντί να εμφανίσει την ημερομηνία σαν
ημερομηνία, την εμφάνισε με την μορφή ενός ισοδύναμου αριθμού. Αυτός ο αριθμός είναι ο αριθμός των
ημερών που μεσολάβησαν από την 1-1-1900 μέχρι την δεδομένη ημερομηνία (στο Excel οι ημέρες
αποθηκεύονται ως θετικοί ακέραιοι αριθμοί και η ώρα ως δεκαδικός αριθμός). Έτσι αν θέλουμε εμείς να
εμφανίζεται η ημερομηνία και όχι αυτός ο αριθμός τότε πρέπει να κάνουμε Μορφοποίηση Ημερομηνίας
από το πλαίσιο διαλόγου Μορφή  Κελιών όπως μάθαμε πριν από λίγο.

Το γεγονός όμως ότι το Excel αποθηκεύει τις ημερομηνίες εσωτερικά σαν ένα αριθμό ημερών μας
επιτρέπει να κάνουμε πράξεις μεταξύ ημερομηνιών. Για παράδειγμα αν αφαιρέσουμε δύο κελιά με
ημερομηνίες, θα υπολογίσουμε τον αριθμό των ημερών που μεσολάβησαν ανάμεσα στις δύο αυτές
ημερομηνίες. Καταλαβαίνετε πόσο σημαντικό είναι αυτό σε εφαρμογές με οικονομικά δεδομένα που
υπολογίζουν ποσά με βάση αριθμό ημερών (π.χ τόκοι). Όσον αφορά τις ώρες, αυτές καταγράφονται σαν
ένα κλάσμα της ημέρας των 24 ωρών. Ένας τρόπος για να καταλάβουμε εμείς αν το Excel θεώρησε αυτό
που του πληκτρολογήσαμε σαν έγκυρη μορφή ημερομηνίας ή ώρας, είναι να δούμε αν το στοίχισε στην
δεξιά μεριά του κελιού (με την προϋπόθεση βέβαια ότι εμείς δεν έχουμε πειράξει την εξ’ ορισμού γενική
στοίχιση του κελιού).
Πολύ ενδιαφέρουσα είναι και η κατηγορία Ποσοστού (Εικόνα 11-25) η οποία χρησιμεύει για να
μετατρέπει ένα δεκαδικό αριθμό (π.χ. 0,3327) σε ποσοστό (δηλ. 33,27 %). Δηλαδή η μορφοποίηση
ποσοστού πολλαπλασιάζει με 100 τον αριθμό και έτσι αν είναι δεκαδικός κάτω του 1, τον κάνει να είναι
από 1 έως 100 για να δηλώνει ποσοστό. Η μορφοποίηση ποσοστού τοποθετεί και το σύμβολο του
ποσοστού % δίπλα στον αριθμό και έτσι φαίνεται καθαρά ότι αυτός ο αριθμός δηλώνει ποσοστό. Θα
αναρωτηθείτε βέβαια «δεν μπορούμε εμείς να βάλουμε στο κελί το σύμβολο του ποσοστού, μόνο πρέπει
αυτό να το κάνουμε με μορφοποίηση ποσοστού;» Μα πολλές φορές ο αριθμός που υπάρχει σε ένα κελί
είναι αποτέλεσμα τύπου. Πως λοιπόν θα πούμε στον τύπο να βάζει και το σύμβολο του ποσοστού; Αυτό
γίνεται μόνο με μορφοποίηση ποσοστού. Έτσι η μορφοποίηση ποσοστού χρησιμοποιείται πολύ όταν
θέλουμε να υπολογίσουμε κάποιο ποσοστό με τύπο, αλλά με αυτό θα ασχοληθούμε λίγο αργότερα. Το
πλαίσιο διαλόγου της μορφοποίησης ‘ποσοστού’ μας δίνει την δυνατότητα να καθορίσουμε, μόνο πόσα
δεκαδικά ψηφία θέλουμε να έχει ο αριθμός. Συνήθως όμως ένα ποσοστό καλό είναι να έχει 2 δεκαδικά
στοιχεία.
Εικόνα 11-25 Μορφοποίηση περιεχομένου ως κλάσμα Εικόνα 11-26 Μορφοποίηση περιεχομένου ως ποσοστό
Επίσης μια άλλη κατηγορία μορφοποίησης είναι και η μορφή κλάσματος η οποία χρησιμοποιείται
για περιπτώσεις που έχουμε εισάγει στο κελί έναν αριθμό υπό την μορφή κλάσματος. Για να εισάγουμε
όμως έναν αριθμό υπό μορφή κλάσματος θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε αρχικά ένα ακέραιο μέρος, στη
συνέχεια ένα κενό και στο τέλος το κλάσμα.(δηλ. 5 1/5). Αν εισάγουμε μόνο κλασματικό μέρος πρέπει να
πληκτρολογήσουμε ένα μηδέν, ένα κενό και στη συνέχεια το κλάσμα (0 3/4). Αν πληκτρολογήσουμε μόνο
το κλάσμα τότε το Excel θα ερμηνεύσει την τιμή σαν ημερομηνία και όχι σαν μια κλάσμα αριθμών.
Εκτός τώρα από τις παραπάνω κατηγορίες μορφοποίησης αριθμού, υπάρχουν και άλλες πιο ειδικές,
όπως η Επιστημονική μορφοποίηση που χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να εμφανίσουμε έναν αριθμό
υπό μορφή επιστημονική (δηλαδή να εμφανίσουμε τον αριθμό 23 ως 2,30E+01), η μορφοποίηση
Κειμένου που χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να εκληφθεί το περιεχόμενο του κελιού ως κείμενο ακόμη
και αν αυτό είναι αριθμός, η Ειδική μορφοποίηση για να εκλάβουμε το περιεχόμενο του κελιού σαν μια
ειδική τιμή (π.χ ως ταχυδρομικό κώδικα) και η Προσαρμογή που μας επιτρέπει να ορίσουμε ακριβώς
πως θέλουμε εμείς να εμφανίζεται κάθε κελί. Οι διάφορες επιλογές που μας δίνονται ξεφεύγουν από το
σκοπό των σημειώσεων αυτών, αλλά απλά ως παράδειγμα να αναφέρουμε ότι αν σε ένα κελί που έχετε
εισάγει μια ημερομηνία, θέλετε να εμφανίζεται μόνο το έτος, τότε θα βάλετε στην τροποποίηση την μορφή
μμ/ηη/ΕΕπου σημαίνει έτος σε τέσσερα ψηφία. Δείτε για παράδειγμα την δίπλα εικόνα, όπου με μορφή
μμ/ηη/ΕΕ εμφανίζεται ως εξης: 03/14/12.

Η μορφοποίηση κειμένου σε κάποια αριθμητική τιμή μπορεί να γίνει και κατά την πληκτρολόγηση της
αριθμητικής τιμής. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να βάλουμε την αριθμητική τιμή μέσα σε διπλά αυτάκια ",
(π.χ "76000"), ή πριν από την αριθμητική τιμή να βάλουμε το μονό αυτάκι ', (π.χ '76000). Έτσι το Excel
εκλαμβάνει την αριθμητική τιμή σαν κείμενο και όχι σαν αριθμό.
Τελειώνοντας με την παράθεση των βασικών στοιχείων μορφοποίησης αριθμού καταλαβαίνουμε ότι
το Excel εκτός από την τιμή που εισάγουμε σε ένα κελί, αποθηκεύει και την μορφή εμφάνισης του. Επίσης
κατά την πληκτρολόγηση μιας τιμής σε ένα κελί το Excel την ερμηνεύει όπως αυτό νομίζει εκτός βέβαια αν
επέμβει ο χρήστης και μορφοποιήσει τον τρόπο εμφάνισης του κελιού. Μερικά παραδείγματα στο πως το
Excel ερμηνεύει και πως εμφανίζει στην οθόνη κάτι που του πληκτρολογήσαμε φαίνονται στον παρακάτω
πίνακα :
Παραδείγματα εισαγωγής σταθερών τιμών
Πληκτρολογήθηκε Ερμηνεύτηκε απ’ το Excel Εμφανίστηκε
823 Αριθμός 823
-823 Αρνητικός αριθμός -823
5,78 Δεκαδικός αριθμός 5,78
20% Αριθμός (μορφή ποσοστού) 20%
5 3/7 Αριθμός (κλασματική μορφή) 5 3/7
0 3/7 Αριθμός (κλασματική μορφή) 3/7
8/5 Ημερομηνία 8-Μαϊ
8/5/93 Ημερομηνία 08-05-1993
Ο1 Πληροφορική Κείμενο Ο1 Πληροφορική
Τέλος να αναφέρουμε ότι στις πράξεις το Excel χρησιμοποιεί την αποθηκευμένη τιμή του αριθμού
ανεξάρτητα από τον τρόπο που εμφανίζεται στην οθόνη ο αριθμός.
11.6 Προστασία
Η τελευταία κατηγορία μορφοποίησης είναι η ‘Προστασία’ (Εικόνα 11-27). Στο πλαίσιο διαλόγου της
προστασίας μπορούμε να καθορίσουμε 2 επιλογές.

Εικόνα 11-27 Η κατηγορία ‘Προστασία’ του πλαισίου διαλόγου ‘Μορφή Κελιών’
 Αν το κελί που έχουμε επιλέξει θα είναι κλειδωμένο, το οποίο σημαίνει ότι δεν θα μπορεί
κανένας ούτε να αλλάξει το περιεχόμενο του κελιού ούτε να το μορφοποιήσει.
 Αν θα είναι κρυφό, το οποίο σημαίνει ότι δεν θα φαίνεται στην γραμμή τύπου ο τύπος με
τον οποίο υπολογίστηκε το αποτέλεσμα του κελιού.
Για να ισχύσουν όμως οι παραπάνω επιλογές, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την προστασία
ολόκληρου του φύλλου εργασίας. Πως όμως ενεργοποιείται η προστασία του φύλλου εργασίας;
Η προστασία του φύλλου εργασίας ενεργοποιείται ως εξής:
 Ανοίγουμε την καρτέλα Αναθεώρηση Προστασία φύλλου
 Αμέσως βγαίνει ένα πλαίσιο διαλόγου το οποίο μας ζητάει κωδικό για την προστασία του
φύλλου,, όπως βλέπετε στην Εικόνα 11-28.
Εικόνα 11-28 Πληκτρολόγηση κωδικού για την προστασία φύλλου

 Εμείς δίνουμε κάποιο κωδικό (μπορούμε να τον αφήσουμε και κενό αν θέλουμε ή
φοβόμαστε μην τον ξεχάσουμε) και πατάμε ΟΚ . Προσέξτε ότι υπάρχει η δυνατότητα επιλογής
συγκεκριμένων δικαιωμάτων για τους χρήστες που ανοίγουν το φύλλο αυτό. Έτσι μπορεί κανείς για
παράδειγμα να επιτρέψει τη μορφοποίηση των κελιών και τίποτα άλλο έτσι ώστε να μπορεί κάποιος να
προτείνει μια μορφοποίηση χωρίς να μπορεί να καταστρέψει τα περιεχόμενα των κελιών.

Από εδώ και στο εξής, το φύλλο είναι προστατευμένο και κανείς δεν μπορεί να γράψει σε κλειδωμένα
κελιά, καθώς επίσης και κανείς δεν μπορεί να δει τους τύπους των κρυφών κελιών. Βέβαια κωδικούς
σπάνια δίνουμε στο πλαίσιο διαλόγου της προστασίας, γιατί το ζήτημα δεν είναι να μας ξεκλειδώσει
κάποιος το φύλλο, αλλά να προστατεύουμε την εφαρμογή μας σε περίπτωση που ο χρήστης γράψει κατά
λάθος σε κελιά που δεν πρέπει. Και ποια είναι τα κελιά που δεν πρέπει; Μα φυσικά τα κελιά των τύπων.
Με αυτό τον τρόπο μπορούμε να τα προστατεύσουμε από απροσεξία του χρήστη, γιατί κάθε φορά που ο
χρήστης προσπαθεί να γράψει σε αυτά, βγαίνει ένα μήνυμα (Εικόνα 11-29 και Σφάλμα! Το αρχείο
προέλευσης της αναφοράς δεν βρέθηκε.) που του τονίζει ότι αυτά τα κελιά είναι κλειδωμένα.
Εικόνα 11-29 Μήνυμα που εμφανίζεται όταν προσπαθήσουμε να αλλάξουμε προστατευμένα κελιά
Εξ ορισμού όλα τα κελιά είναι κλειδωμένα και μη κρυφά. Έτσι σε μια καινούργια εφαρμογή που
φτιάχνουμε, ξεκλειδώνουμε μόνο τα κελιά στα οποία θα γίνεται η εισαγωγή δεδομένων και όλα τα άλλα τα
αφήνουμε κλειδωμένα. Έπειτα ενεργοποιούμε την προστασία και παραδίδουμε την εφαρμογή σ’ αυτούς
που θα την δουλεύουν. Π.χ. στην εφαρμογή της κινητής τηλεφωνίας τα μόνα κελιά που ξεκλειδώνουμε,
είναι τα κελιά των μονάδων, για να καταχωρεί ο χρήστης τις μονάδες που καταναλώνουν οι συνδρομητές
κάθε μήνα. Επίσης μπορούμε να ξεκλειδώσουμε και τα κελιά της στήλης Α δηλαδή τα κελιά της
παραμετροποίησης, το πάγιο, την τιμή μονάδας, το Φ.Π.Α.
Η προστασία ενός φύλλου καταργείται πάλι απ’ την καρτέλα Αναθεώρηση με την επιλογή
Κατάργηση της προστασίας φύλλου. Σ’ αυτή την περίπτωση το Excel μας ζητάει τον κωδικό που
είχαμε βάλει όταν ενεργοποιήσαμε την προστασία του φύλλου. Αν δεν είχαμε βάλει κωδικό, τότε η
προστασία καταργείται αμέσως.
12 H κορδέλα Μορφοποίησης
Εκτός όμως από τους παραπάνω τρόπους υπάρχει και η κορδέλα Μορφοποίησης. Από την κορδέλα
Μορφοποίησης μπορούμε να κάνουμε πιο γρήγορα κάποιες βασικές μορφοποιήσεις, χωρίς να
καταφεύγουμε στο αντίστοιχο πλαίσιο διαλόγου. Δεν μπορούμε όμως να κάνουμε όλες τις μορφοποιήσεις,
όπως μπορούσαμε από το πλαίσιο διαλόγου.
Αναλυτικά τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων εκτελούν τις παρακάτω λειτουργίες.

Πλήκτρο Ονομασία Λειτουργία
Γραμματοσειρά Επιλέγουμε Γραμματοσειρά
Μέγεθος Επιλέγουμε μέγεθος γραμματοσειράς

γραμματοσειράς
Αυξάνει ή μειώνει το μέγεθος γραμματοσειράς ανά

Αύξηση/μείωση μεγέθους δύο στιγμές

Πλήκτρο Ονομασία Λειτουργία
Έντονη γραφή, Επιλέγουμε έντονη, πλάγια και υπογραμμισμένη
πλάγια γραφή, μορφή γραμματοσειράς
υπογράμμιση
Στοίχιση αριστερά, Επιλέγουμε οριζόντια στοίχιση αριστερά, στο

στο κέντρο, δεξιά κέντρο ή δεξιά
Στοίχιση Πάνω, στο Επιλέγουμε κατακόρυφη στοίχιση πάνω, στο κέντρο ή

κέντρο, κάτω κάτω
Προσανατολισμός Αλλάζει τον προσανατολισμό του κειμένου

Αναδίπλωση κειμένου Εφαρμόζει αναδίπλωση κειμένου
Συγχώνευση και Συγχωνεύει τα επιλεγμένα κελιά (σε ένα) και

στοίχιση στο κέντρο στοιχίζει το περιεχόμενο στο κέντρο
Μορφή αριθμών Αλλάζει τη μορφή των αριθμών σε Νομισματική,
Αριθμός, Ημερομηνία, Λογιστική κά.
Νομισματική μονάδα Εφαρμόζει νομισματική μορφοποίηση στα
επιλεγμένα κελιά
Στυλ ποσοστού Εφαρμόζει μορφοποίηση ποσοστού στα επιλεγμένα
κελιά
Στυλ διαχωριστικού Εμφανίζει τον αριθμό με χρήση του διαχωριστικού
χιλιάδων / υποδιαστολής χιλιάδων
Αύξηση και μείωση Αυξάνει και μειώνει αντίστοιχα τον αριθμό των
δεκαδικών ψηφίων δεκαδικών ψηφίων που θέλουμε να εμφανίζονται στον
αριθμό
Αύξηση και μείωση Αυξάνει και μειώνει αντίστοιχα την εσοχή, δηλαδή
εσοχής την απόσταση από το άκρο του κελιού
Περιγράμματα Το πλήκτρο αυτό καθορίζει τα περιγράμματα των
επιλεγμένων κελιών. Πρόκειται για σύνθετο πλήκτρο
που εμφανίζει διάφορες επιλογές αν πατήσουμε πάνω
στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω (Εικόνα 12-1).
Κάθε επιλογή έχει ένα διακριτικό όνομα όπως για
παράδειγμα, «όλα τα περιγράμματα» ή «παχύ
περίγραμμα πλαισίου»
Χρώμα γεμίσματος Το πλήκτρο αυτό καθορίζει χρώμα γεμίσματος των
επιλεγμένων κελιών
Χρώμα Το πλήκτρο αυτό καθορίζει το χρώμα
γραμματοσειράς γραμματοσειράς
93000 93.000,00
€

0,56125 56%
1400000 1.400.000,
00
7,3416 7,342
7,342 7,3416
Εικόνα 12-1 Το μενού των Παράδειγμα μορφοποίησης αριθμών με τα πλήκτρα

περιγραμμάτων μορφοποίησης αριθμού, της αντίστοιχης εργαλειοθήκης
13 Ποσοστά στο Excel

Θα δούμε τώρα τον τρόπο με τον οποίο χειριζόμαστε ποσοστά στο Excel. Στην περίπτωση της
εφαρμογής κινητής τηλεφωνίας είδαμε ότι για να υπολογισθεί η προμήθεια του αντιπροσώπου με βάση
ένα ποσοστό προμήθειας (20%) χρησιμοποιήσαμε τον τύπο =G12*20%, αντί τον τύπο που βγαίνει από
την απλή μέθοδο των τριών, δηλαδή τον τύπο =G12*20/100. Δηλαδή χρησιμοποιήσαμε μέσα στον
τύπο το σύμβολο %, το οποίο αυτομάτως διαίρεσε το αποτέλεσμα του τύπου με 100. Στην αντίθετη
περίπτωση όταν ένα κελί περιέχει έναν δεκαδικό αριθμό από 0 ως 1 (π.χ. 0,234) είδαμε ότι αν κάνουμε
στο κελί μορφοποίηση ποσοστού τότε το περιεχόμενο του κελιού θα πολλαπλασιαστεί με 100 και θα μπει
το σύμβολο του ποσοστού (%) στο περιεχόμενο του κελιού για να δηλώσει το κελί ότι περιέχει έναν
αριθμό που δηλώνει κάποιο ποσοστό. Στην μία περίπτωση λοιπόν το περιεχόμενο του κελιού διαιρείται με
100 και στην άλλη πολλαπλασιάζεται με 100. Αυτή η διαπίστωση μας οδηγεί σε έναν συγκεκριμένο τρόπο
με τον οποίο χειριζόμαστε ποσοστά στο Excel.
13.1.1 1η περίπτωση: Ξέρουμε ποσοστό και ψάχνουμε αριθμό

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Ένας αντιπρόσωπος έκανε τζίρο 900.000 €. Απ’ αυτά τα χρήματα παίρνει προμήθεια
10%. Πόσα χρήματα κέρδισε καθαρά;
ΛΥΣΗ
Στο χαρτί: Θα χρησιμοποιήσουμε την απλή μέθοδο των τριών
Σε τζίρο 100 € η προμήθεια είναι 10 €
Σε 900.000 € είναι Χ
Συνεπώς Χ = 10 * 900.000 / 100 = 900.000 * 10 / 100 = 270.000
Στο Excel: Θα χρησιμοποιήσουμε το σύμβολο %
13.1.2 2η περίπτωση: Ξέρουμε αριθμό και ψάχνουμε ποσοστό

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Στην Κρήτη πουλήθηκαν 300 αυτοκίνητα MAZDA. Από αυτά τα 120 ήταν μοντέλο
MAZDA3. Τι ποσοστό επί των πωλήσεων στην Κρήτη καταλαμβάνει το MAZDA3;
ΛΥΣΗ

Στο χαρτί: Θα χρησιμοποιήσουμε την απλή μέθοδο των τριών
Σε σύνολο300 αυτοκ.το MAZDA3 πούλησε 120
Σε 100 αυτοκ. Πούλησε Χ
Συνεπώς Χ = 120 * 100 / 300 = 120 / 300 * 100 = 40
Στο Excel: Θα χρησιμοποιήσουμε την μορφοποίηση ποσοστού
Αποτέλεσμα: 40 Αποτέλεσμα: 40% (αφού γίνει μορφοποίηση

ποσοστού στο κελί, ειδάλλως θα δούμε αποτέλεσμα
0,4)
14 Δουλεύοντας με γραμμές και στήλες

Θα ασχοληθούμε τώρα με το μενού που εμφανίζεται όταν πατάμε δεξί κλικ πάνω στον αριθμό της
γραμμής ή πάνω στο γράμμα της στήλης. Θα μιλήσουμε μόνο για το μενού των γραμμών αφού τα ίδια
πράγματα ισχύουν και για το αντίστοιχο των στηλών. Όπως αναφέραμε λοιπόν σε προηγούμενο κεφάλαιο
από αυτό το μενού μπορείς να κάνεις εισαγωγή νέας γραμμής, ή διαγραφή της επιλεγμένης γραμμής.
Επίσης μπορείς να κάνεις Αποκοπή ή Αντιγραφή όλης της γραμμής και επικόλληση έπειτα σε νέα θέση. Η
επιλογή Απαλοιφή περιεχομένων είναι η ίδια που γίνεται και σε ένα κελί μεμονωμένο, δηλαδή είναι
ισοδύναμη με το πλήκτρο DELETE το οποίο καθαρίζει το περιεχόμενο των επιλεγμένων κελιών (δείτε στο
κεφάλαιο 4.5 περισσότερες λεπτομέρειες). Η επιλογή Κεντρική  Μορφοποίηση εμφανίζει το μενού
των μορφοποιήσεων για να μορφοποιήσουμε όλα τα κελιά της επιλεγμένης γραμμής.
Η επιλογή Ύψος γραμμής εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου για να δώσουμε με ακρίβεια το ύψος
της επιλεγμένης γραμμής. Ο καθορισμός του ύψους απ’ αυτό το πλαίσιο διαλόγου είναι πολύ χρήσιμος σε
περιπτώσεις που έχουμε πιάσει πολλές γραμμές μπλοκ. Σ’ αυτή την περίπτωση αντί να κάνουμε
χειροκίνητα αλλαγή ύψους σε κάθε μία γραμμή, το κάνουμε από το διπλανό μενού με μία κίνηση. Τέλος
οι δύο τελευταίες επιλογές του μενού του δεξιού κλικ είναι η Απόκρυψη και η Επανεμφάνιση. Η
Απόκρυψη χρησιμοποιείται για να κρύψει τις επιλεγμένες γραμμές από την οθόνη. Έτσι μπορούμε να
αποκρύψουμε κάποιες πληροφορίες από αδιάκριτα μάτια που μπορεί κάποια στιγμή να κοιτάζουν τον
υπολογιστή μας. Οι κρυμμένες γραμμές, θα υπολογίζονται βέβαια στους τύπους που παραπέμπουν σε
κελιά τους. Απλά αυτές οι γραμμές δεν θα φαίνονται στην οθόνη, ούτε θα εκτυπώνονται στον εκτυπωτή.
Η επιλογή Επανεμφάνιση είναι η αντίστροφη της Απόκρυψης. Δηλαδή εμφανίζει τις γραμμές που
είναι κρυμμένες.. Για να γίνει όμως αυτό πρέπει προηγουμένως να έχουμε πάει με το ποντίκι μια θέση
κάτω από τη θέση που γίνεται λεπτός σταυρός για την χειροκίνητη αλλαγή του ύψους της γραμμής . Σ’
αυτή τη θέση το ποντίκι γίνεται σταυρός με διπλή γραμμή ενδιάμεσα . Όταν το ποντίκι πάρει αυτή την
μορφή πατάμε δεξί κλικ και επιλέγουμε Επανεμφάνιση. Επίσης αυτό θα μπορούσαμε να το κάνουμε και
χειροκίνητα. Δηλαδή, όταν το ποντίκι πάρει την μορφή της επανεμφάνισης, σέρνουμε το ποντίκι προς τα
κάτω και οι κρυμμένες γραμμές επανεμφανίζονται.

Η επιλογή που δεν αναφέραμε καθόλου είναι η επιλογή ειδική επικόλληση. Η επιλογή αυτή δεν
υπάρχει μόνο στο μενού των γραμμών αλλά υπάρχει και στο κουμπί επικόλληση αφού μπορεί να
εφαρμοστεί και σε μεμονωμένα κελιά.
Η ειδική επικόλληση είναι ενεργή όταν έχουμε πατήσει

αποκοπή ή αντιγραφή και επιτρέπει την επικόλληση ενός
μέρους των χαρακτηριστικών των κελιών. Δηλαδή μπορεί
εμείς να θέλουμε να αντιγράψουμε μόνο το περιεχόμενο
κάποιου κελιού και όχι την μορφοποίηση του κελιού.
Επίσης μπορούμε να αντιγράψουμε μόνο την μορφοποίηση
του κελιού και όχι το περιεχόμενο. Έτσι τα κελιά στα οποία θα κάνουμε Ειδική Επικόλληση 
Μορφών θα αποκτήσουν τα ίδια χαρακτηριστικά μορφοποίησης με τα κελιά της αντιγραφής.
Στο πλαίσιο διαλόγου της Ειδικής επικόλλησης έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε και όποια
άλλη ιδιότητα των κελιών θέλουμε, αρκεί να επιλέξουμε τις αντίστοιχες επιλογές και να πατήσουμε ΟΚ . Η
επικόλληση μορφών είναι ισοδύναμη με την λειτουργία του γνωστού μας από το Word πινέλου
μορφοποίησης . Σημειώνουμε ότι η επιλογή Τύποι αντιγράφει το περιεχόμενο των κελιών (άρα τους
τύπους στην περίπτωση που έχουμε τύπους) και η επιλογή Τιμές το αποτέλεσμα των τύπων που
περιέχουν τα κελιά.
Τι γίνεται όμως όταν θελήσουμε να κάνουμε ειδική επικόλληση σε διαδοχικά κελιά; Θα την κάνουμε
σε ένα ένα; Ευτυχώς όχι. Η Microsoft καθιέρωσε και την ειδική αυτόματη συμπλήρωση (special autofil). Η
ειδική αυτόματη συμπλήρωση γίνεται όπως η κανονική αυτόματη συμπλήρωση, με τη διαφορά ότι αντί να
σύρουμε τον σταυρό με αριστερό κλικ τον σέρνουμε με δεξί κλικ. Αμέσως εμφανίζεται ένα μενού απ’ το
οποίο μπορώ να επικολλήσω όποια ιδιότητα του πρώτου κελιού θέλω. Η ειδική αυτόματη συμπλήρωση
είναι πολύ χρήσιμη σε περιπτώσεις που θέλουμε να αντιγράψουμε κάποιο τύπο αλλά η κανονική
αντιγραφή δημιουργεί μη επιθυμητά αποτελέσματα στην όψη του φύλλου. Για παράδειγμα στην εφαρμογή
της κινητής τηλεφωνίας, έστω ότι έχουμε κάνει λάθος στον τύπο της συνολικής χρέωσης. Σβήνουμε
λοιπόν όλους τους τύπους και αφού ξαναγράψουμε σωστά τον τύπο στον 1ο πελάτη, είμαστε έτοιμοι να
τον αντιγράψουμε και στους άλλους πελάτες. Αν κάνουμε όμως αυτόματη συμπλήρωση θα αντιγραφεί ο
τύπος του 1ου κελιού, αλλά μαζί θα αντιγραφεί και η μορφοποίηση του (περιγράμματα, χρώματα κ.λ.π.)
Αυτό όμως δημιουργεί προβλήματα στην εμφάνιση του φύλλου(δείτε το ακόλουθο παράδειγμα). Θα
πρέπει λοιπόν να κάνουμε ειδική αυτόματη συμπλήρωση και να επιλέξουμε Γέμισμα χωρίς μορφοποίηση.
Έτσι θα αντιγραφεί μόνο ο τύπος του 1ου κελιού και όχι η μορφοποίηση του.
ΜΕΤΑ ΤΗΝ
ΑΥΤΟΜΑΤΗ
ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ


Είμαστε έτοιμοι να επικολλήσουμε Η Αυτόματη Συμπλήρωση όμως
τον 1ο τύπο και στους υπόλοιπους χάλασε τις μορφοποιήσεις των άλλων
πελάτες κελιών.
Έτσι λοιπόν μπορούμε να δώσουμε τον παρακάτω ορισμό.
Η ειδική αυτόματη συμπλήρωση είναι η ειδική επικόλληση διαδοχικών κελιών.
15 Βασικές λειτουργίες του Excel

Θα δούμε τώρα μερικές βασικές λειτουργίες του Excel οι οποίες υπάρχουν σχεδόν σε όλα τα
προγράμματα των Windows.
15.1 Διαμόρφωση σελίδας

Η επιλογή διαμόρφωση σελίδας υπάρχει στην Καρτέλα Διάταξη σελίδας και χρησιμοποιείται για να
διαμορφώσουμε την όψη κάθε σελίδας του ενεργού φύλλου. Τα χαρακτηριστικά που καθορίζουμε απ’ την
διαμόρφωση σελίδας επηρεάζουν μόνο την εκτύπωση του φύλλου και όχι την εμφάνιση του στην οθόνη.
Αν πατήσουμε διαμόρφωση σελίδας βγαίνει ένα πλαίσιο διαλόγου το οποίο έχει 4 κατηγορίες ιδιοτήτων
(καρτέλες), τις Σελίδα, Περιθώρια, Κεφαλίδα/υποσέλιδο και Φύλλο ή Γράφημα.
Πριν αναλύσουμε τις επιλογές να αναφέρουμε τα τρία κουμπιά που βρίσκονται δεξιά στο παράθυρο
και εμφανίζονται σε όλες τις κατηγορίες επιλογών. Η Εκτύπωση ανοίγει το παράθυρο διαλόγου
εκτύπωσης για να εκτυπώσουμε το φύλλο μας, η Προεπισκόπηση εκτύπωσης ανοίγει το παράθυρο
προεπισκόπησης εκτύπωσης και οι Επιλογές μας οδηγούν στο παράθυρο διαλόγου ρύθμισης των
ιδιοτήτων της εκτύπωσης (ιδιοτήτων του εκτυπωτή).
Στην 1η κατηγορία που ονομάζεται Σελίδα μπορούμε να κάνουμε μία ποσοστιαία ρύθμιση του
μεγέθους του φύλλου για να μπορέσουμε να το μικρύνουμε ή να το μεγαλώσουμε κατά την εκτύπωση.
Αυτή η ρύθμιση χρησιμοποιείται πιο πολύ σε περιπτώσεις που τα περιεχόμενα του φύλλου δεν χωράνε σε
μία σελίδα. Μικραίνοντας λοιπόν το ποσοστό κάτω από το 100% καταφέρνουμε να εκτυπώσουμε όλο το
φύλλο σε μια σελίδα, ή ισοδύναμα να ζητήσουμε η εκτύπωση να χωράει (Προσαρμογή) σε ακριβώς μία
σελίδα ανά πλάτος και μία ανά ύψος. Επίσης μπορούμε να ρυθμίσουμε τον προσανατολισμό σελίδας
(οριζόντια ή κάθετη) καθώς και άλλες πληροφορίες που αφορούν την εκτύπωση του φύλλου.

Στην 2η κατηγορία της διαμόρφωσης σελίδας μπορούμε να καθορίσουμε τα περιθώρια (πάνω,
κάτω, δεξιά, αριστερά) τα οποία θέλουμε να αφήσει ο εκτυπωτής γύρω από τη σελίδα (μια εξήγηση του τι
είναι κάθε περιθώριο μπορείτε να δείτε στην Εικόνα 15-1). Τα περιθώρια αυτά οριοθετούν ένα ορθογώνιο
χώρο μέσα στον οποίο θα εκτυπωθούν τα περιεχόμενα του φύλλου. Επίσης υπάρχει και το περιθώριο
κεφαλίδας και υποσέλιδου το οποίο καθορίζει σε πιο σημείο απ’ την αρχή ή το τέλος της σελίδας θα
γραφτεί η κεφαλίδα ή το υποσέλιδο του φύλλου αντίστοιχα.
Εικόνα 15-1 Τα περιθώρια όπως φαίνονται στην προεπισκόπηση εκτύπωσης. Μπορείτε να τα αλλάξετε απλά
σύροντας τις γραμμές που τα καθορίζουν!
Αυτά μπορούμε να τα καθορίσουμε και από την διαμόρφωση σελίδας (δείτε πιο κάτω το
κεφάλαιο 15.2 Προεπισκόπηση εκτύπωσης), όπου πατώντας το κουμπί περιθώρια βλέπουμε ότι
και στην Εικόνα 15-1 και μπορούμε να αλλάξουμε τα περιθώρια απλά τραβώντας τις γραμμές που
εμφανίζονται, όπως φαίνεται στο δίπλα παράδειγμα, όπου αλλάζουμε το δεξί περιθώριο, απλά
τραβώντας το! Με τον τρόπο αυτό μπορούμε ταυτόχρονα να βλέπουμε και πως θα εκτυπωθεί η
σελίδα μας!
Τέλος μπορούμε να κεντράρουμε τα περιεχόμενα του φύλλου οριζόντια ή κάθετα στη σελίδα.
Στην 3η κατηγορία της διαμόρφωσης σελίδας (Κεφαλίδα / Υποσέλιδο) μπορούμε να
καθορίσουμε το κείμενο που θα γράφεται στην κεφαλίδα και το κείμενο που θα γράφεται στο υποσέλιδο
του φύλλου. Υπάρχουν κάποιες έτοιμες κεφαλίδες και κάποια έτοιμα υποσέλιδα τα οποία μπορούμε να τα
καθορίσουμε αν κτυπήσουμε το βελάκι της κεφαλίδας ή το βελάκι του υποσέλιδου. Εμφανίζεται τότε η
λίστα που βλέπετε στην Εικόνα 15-2, από όπου μπορούμε να επιλέξουμε μια έτοιμη κεφαλίδα ή

υποσέλιδο. Επιλέγοντας Σελίδα 1 από ? θα φαίνεται σε κάθε σελίδα ο τρέχων αριθμός αυτής της σελίδας
και ο συνολικός αριθμών σελίδων που θα εκτυπώσουμε.
Εικόνα 15-2 Μερικές από τις προκαθορισμένες κεφαλίδες που μπορείτε να επιλέξετε
Αν θέλουμε όμως μπορούμε να φτιάξουμε την δική μας κεφαλίδα ή το δικό μας υποσέλιδο, αρκεί να
πατήσουμε το κουμπί Προσαρμογή κεφαλίδας ή το κουμπί Προσαρμογή υποσέλιδου. Αμέσως
βγαίνει το αντίστοιχο πλαίσιο διαλόγου το οποίο αποτελείται από 3 τμήματα. Το αριστερό, το κεντρικό και
το δεξιό (Εικόνα 15-3).
Εικόνα 15-3 Με τη βοήθεια αυτού του πλαισίου διαλόγου μπορούμε να καθορίσουμε δικές μας κεφαλίδες
Εκεί και σε όποιο τμήμα θέλουμε μπορούμε να γράψουμε το κείμενο που επιθυμούμε. Αμέσως μετά
πατάμε ΟΚ και το κείμενο αυτό μπαίνει για κεφαλίδα ή υποσέλιδο. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα στην
Εικόνα 15-3 βλέπουμε την προεπιλογή που είχαμε κάνει πριν από λίγο (Σελίδα 1 από ?) και μία εικόνα
δεξιά. Ήταν πολύ πιο εύκολο, αλλά εδώ μπορούμε να κάνουμε περισσότερα πράγματα. Για παράδειγμα αν
θέλουμε μπορούμε να μορφοποιήσουμε το κείμενο που γράψαμε. Αυτό γίνεται επιλέγοντας το κείμενο και
πατώντας το πλήκτρο . Αμέσως βγαίνει το γνωστό πλαίσιο διαλόγου της Μορφοποίησης

Γραμματοσειράς (Εικόνα 11-1) απ’ όπου μπορούμε να μορφοποιήσουμε το επιλεγμένο κομμάτι της
κεφαλίδας ή του υποσέλιδου.
Εκτός όμως απ’ το πλήκτρο υπάρχουν και άλλα πλήκτρα των οποίων η λειτουργία είναι η εξής:
Κουμπί Τι εμφανίζεται Λειτουργία
& [Σελίδα] Αριθμό τρέχουσας σελίδας
& [Σελίδες] Σύνολο σελίδων του φύλλου
& [Ημερομηνία] Τρέχουσα Ημερομηνία

& [Ώρα] Τρέχουσα Ώρα
&[Διαδρομή]&[Α Πλήρες όνομα αρχείου (όνομα και
ρχείο] διαδρομή)
& [Αρχείο] Όνομα Αρχείου
& [Καρτέλα] Όνομα Φύλλου

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου για να
&[Εικόνα]
επιλέξουμε εικόνα η οποία θα εισαχθεί
Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου για την
μορφοποίηση της εικόνας
Τέλος από την 4η κατηγορία του πλαισίου διαλόγου της διαμόρφωσης σελίδας (καρτέλα Φύλλο),
μπορούμε να επιλέξουμε αν θέλουμε η όχι να τυπώνονται οι γραμμές πλέγματος του φύλλου, αν θέλουμε
ή όχι να τυπώνονται οι επικεφαλίδες των γραμμών ή στηλών, αν θέλουμε η όχι πρόχειρη ποιότητα
εκτύπωσης, αν θέλουμε ασπρόμαυρη εκτύπωση κ.λ.π.
Συνοπτικά οι επιλογές αυτές σας επιτρέπουν:

Επιλογή Αποτέλεσμα
Περιοχή εκτύπωσης Μπορείτε να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να
εκτυπώνονται (προσοχή πρέπει να είναι μια μόνο
περιοχή συνεχόμενων κελιών)
Επανάληψη γραμμών στην Σε περίπτωση που μια λίστα εκτυπώνεται σε
κορυφή περισσότερες από μία σελίδες, μπορείτε να επιλέξετε τις
γραμμές που θέλετε να εμφανίζονται στην αρχή (επάνω
μέρος) κάθε σελίδας ως επικεφαλίδες. Μπορείτε να
επιλέξετε πάνω από μία γραμμές.
Επανάληψη στηλών στα Σε περίπτωση που μια λίστα εκτυπώνεται σε
αριστερά περισσότερες από μία σελίδες, μπορείτε να επιλέξετε τις
στήλες που θέλετε να εμφανίζονται στην αριστερή
πλευρά κάθε σελίδας ως επικεφαλίδες. Μπορείτε να
επιλέξετε πάνω από μία στήλες.
Γραμμές πλέγματος Επιλέγετε αν θέλετε να εκτυπώνονται οι γραμμές
πλέγματος.
Επικεφαλίδες γραμμών και Επιλέγετε αν θέλετε να εκτυπώνονται οι
στηλών επικεφαλίδες γραμμών, 1, 2, 3, 4, … και στηλών, A, B,
C, D, …

Ασπρόμαυρη Επιλέγετε αν θέλετε να εκτυπώσετε το φύλο με
ασπρόμαυρη εκτύπωση, ασχέτως των επιλογών του
εκτυπωτή.
Πρόχειρη ποιότητα Επιλέξτε αυτό εάν θέλετε ταχύτητα στην εκτύπωση,
εκτύπωσης αλλά δεν θα εκτυπωθεί κανένα περίγραμμα, καμιά
γραμμή πλέγματος και σχεδόν κανένα γραφικό.
Σχόλια Επιλέγετε αν θέλετε τα σχόλια να εμφανίζονται
συγκεντρωτικά στο τέλος του φύλλου ή όπως φαίνονται
στην οθόνη.
Σφάλματα κελιών Επιλέγετε πως θα τυπώνονται τα κελιά που
περιέχουν λάθη (όπως το #Δ/Υ!) ή αν δεν θα
τυπώνονται καθόλου (κενά).
Διάταξη σελίδων Σε περίπτωση που μια λίστα εκτυπώνεται σε
περισσότερες από μία σελίδες, μπορείτε να επιλέξετε τη
σειρά που θα εκτυπωθούν οι σελίδες.
Τέλος πρέπει να σημειωθεί ότι στην περίπτωση που έχουμε επιλέξει ένα γράφημα ή ένα φύλλο
γραφήματος (περισσότερα για τα γραφήματα στο αντίστοιχο κεφάλαιο), εμφανίζεται στο παράθυρο της
διαμόρφωσης σελίδας η επιλογή Γράφημα αντί για Φύλλο. Οι επιλογές που έχετε στην περίπτωση αυτή
αφορούν αν το γράφημα θα εκτυπώνεται σε ολόκληρη τη σελίδα, αν θα μεγεθυνθεί αναλογικά για να
προσαρμοστεί στο μέγεθος της σελίδας ή αν θα εκτυπωθεί στο προσαρμοσμένο μέγεθος που έχετε
καθορίσει πάνω στο φύλλο (σχεδόν δηλαδή στις διαστάσεις που το βλέπετε στο φύλλο). Οι άλλες δύο
επιλογές είναι αντίστοιχες με την κατηγορία Φύλλο.
15.2 Προεπισκόπηση εκτύπωσης

Η προεπισκόπηση εκτύπωσης μας δείχνει σε μικρογραφία πως ακριβώς θα εκτυπωθεί το ενεργό
φύλλο για να ελέγξουμε τυχόν λάθη στην όψη του φύλλου. Έτσι δεν χρειάζεται να εκτυπώσουμε το
φύλλο και να σπαταλάμε χαρτί και μελάνι. Το φύλλο θα εκτυπωθεί στο τέλος όταν θα είμαστε σίγουροι ότι
όλα είναι σωστά. Στην προεπισκόπηση εκτύπωσης υπάρχουν και κάποια πλήκτρα απ’ τα οποία μπορούμε
να κάνουμε κάποιες εργασίες της προεπισκόπησης.
Εικόνα 15-4 Οι επιλογές της προεπισκόπησης εκτύπωσης

Τα κουμπιά Επόμενη σελίδα και Προηγούμενη σελίδα μας επιτρέπουν να δούμε την επόμενη
ή προηγούμενη σελίδα αντίστοιχα όταν πρόκειται να τυπώσουμε περισσότερες από μία σελίδες.
Εναλλακτικά μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα πλήκτρα Page up και Page down του πληκτρολογίου.
Με το κουμπί Ζουμ μπορούμε να εστιάσουμε ή αλλιώς να κάνουμε ζουμ σε κάποιο σημείο της
σελίδας που δεν διακρίνουμε απ’ την προεπισκόπηση και έτσι να το δούμε καλύτερα. Αυτό γίνεται
πατώντας το πλήκτρο ζουμ ή κτυπώντας με το ποντίκι μέσα στην σελίδα στο σημείο που θέλουμε 10.
10Όταν βάλουμε το ποντίκι μέσα στον χώρο της σελίδας κατά την προεπισκόπηση, τότε αυτό παίρνει την
μορφή μεγεθυντικού φακού. Κτυπώντας κλικ με τον φακό σε όποιο σημείο της σελίδας θέλουμε,
μπορούμε να μεγεθύνουμε το σημείο αυτό για να το δούμε καλύτερα.

Επίσης μπορούμε να πατήσουμε το πλήκτρο Εκτύπωση ή Διαμόρφωση για να μεταβούμε μέσα
από την προεπισκόπηση στο πλαίσιο διαλόγου της εκτύπωσης ή της διαμόρφωσης σελίδας. Επίσης
μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί Εμφάνιση Περιθωρίων και να δούμε τα περιθώρια σελίδας που
έχουν καθοριστεί απ’ την διαμόρφωση σελίδας και να τα αλλάξουμε αν θέλουμε, όπως περιγράφηκε στην
προηγούμενη παράγραφο.
Τέλος το κουμπί Κλείσιμο για να κλείνουμε την προεπισκόπηση και να επιστρέφουμε στο φύλλο
εργασίας. Μπορούμε επίσης να κλείσουμε την προεπισκόπηση απλά πατώντας το πλήκτρο Esc από το
πληκτρολόγιό μας.
Το κουμπί Αλλαγές επίσης κλείνει την προεπισκόπηση σελίδας και μας εμφανίζει το φύλλο μας σε
προβολή προεπισκόπησης αλλαγών σελίδας (Προβολή  Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας).
Στην προβολή προεπισκόπησης αλλαγών σελίδας μπορούμε εύκολα να αλλάξουμε τη σελιδοποίηση του
φύλλου μας, όμως αυτό ξεφεύγει από το σκοπό των σημειώσεων αυτών. Στην περίπτωση λοιπόν που η
γνωστή σας οθόνη δεν εμφανίζεται αλλά αντίθετα εμφανίζεται κάτι αντίστοιχο με την ακόλουθη εικόνα,
μπορείτε απλά να επιλέξετε από το μενού Προβολή  Κανονική ή πηγαίνοντας ξανά στην
προεπισκόπηση εκτύπωσης να πατήσετε το κουμπί Κανονική.
15.3 Εκτύπωση
Η επιλογή εκτύπωση υπάρχει στο Κουμπί του Office και χρησιμοποιείται για να εκτυπώνουμε τα
περιεχόμενα των φύλλων. Το πλαίσιο διαλόγου της εκτύπωσης (Εικόνα 15-5) παρουσιάζει ομοιότητες με
τα αντίστοιχα παράθυρα άλλων εφαρμογών. Μερικές λοιπόν από τις επιλογές είναι ήδη γνωστές αλλά
υπάρχουν και κάποιες που παρέχονται μόνο και ειδικά για το Excel. Συνοπτικά:
Επιλογή Αποτέλεσμα
Εκτυπωτής (όνομα) Επιλέγετε το εκτυπωτή όπου θα γίνει η εκτύπωση.
Ιδιότητες Το κουμπί αυτό εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου για τη ρύθμιση των
ιδιοτήτων του εκτυπωτή.
Περιοχή σελίδων –
Εκτυπώνονται όλες οι σελίδες.
Όλες
Περιοχή σελίδων –
Επιλέγετε ποιες σελίδες θα εκτυπωθούν.
Σελίδες από … έως…
Πλήθος αντιτύπων Πόσες φορές θα εκτυπωθούν οι σελίδες.
Συρραφή Επιλέγετε εάν οι σελίδες θα εκτυπωθούν μία μία ή όλες μαζί. Αν για
παράδειγμα δεν επιλέξετε συρραφή και έχετε ζητήσει πλήθος αντιτύπων
10, τότε θα εκτυπωθεί 10 φορές η πρώτη σελίδα, έπειτα 10 φορές η
δεύτερη σελίδα και ούτω καθεξής. Συνεπώς αν δεν επιλέξετε συρραφή θα
πρέπει να κάνετε ταξινόμηση των σελίδων της εκτύπωσης χειρονακτικά.
Εκτύπωση – Επιλογή Εκτυπώνει τα κελιά που έχετε επιλέξει. Προσοχή όμως. Η επιλογή
αυτή δεν έχει το ίδιο αποτέλεσμα με την επιλογή μενού Αρχείο 
Περιοχή Εκτύπωσης  Ορισμός περιοχής εκτύπωσης. Η
επιλογή αυτή εκτυπώνει τα επιλεγμένα κελιά και δεν απομνημονεύει την
επιλογή μας. Έτσι μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εκτύπωση μιας περιοχής
κελιών γρήγορα. Αντιθέτως ο Ορισμός περιοχής εκτύπωσης είναι
μια ρύθμιση που το Excel απομνημονεύει και αποθηκεύει και έτσι
διατηρείται και μετά το κλείσιμο του αρχείου! Συνεπώς αν θέλετε να
δηλώσετε στο Excel ότι θέλετε να εκτυπώνονται κάποια κελιά – και μόνο
αυτά – σε μόνιμη βάση, πρέπει να κάνετε Ορισμός περιοχής
εκτύπωσης αλλιώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή αυτή.
Εκτύπωση –
Εκτυπώνει τα επιλεγμένα μόνο φύλλα.
Επιλεγμένα φύλλα
Εκτύπωση –
Εκτυπώνει όλα τα φύλλα του βιβλίου εργασίας.
Όλο το βιβλίο εργασίας
Προεπισκόπηση Ανοίγει το παράθυρο της προεπισκόπησης εκτύπωσης για άμεσο
έλεγχο πριν από την εκτύπωση.

Εικόνα 15-5 Το πλαίσιο διαλόγου της εκτύπωσης
15.4 Μόνιμη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας και άλλες

επιλογές αποθήκευσης
Για να κρατήσουμε αντίγραφα ασφαλείας κάποιου αρχείου πρέπει φυσικά να αντιγράψουμε το αρχείο
σε άλλο φάκελο ή να το αντιγράψουμε μέσα στον ίδιο φάκελο με άλλο όνομα. Αυτό μπορεί να γίνει στα
Windows με κάποιο από τους τρόπους αντιγραφής, όπως με αντιγραφή και επικόλληση, ή ακόμη και μέσα
από το πρόγραμμα επεξεργασίας του αρχείου (όπως το Excel για βιβλία εργασίας) με τον έμμεσο τρόπο
της Αποθήκευσης ως (βλέπε κεφάλαιο 8.5 Αποθήκευση Αντιγράφου ενός βιβλίου εργασίας). Στην
περίπτωση όμως της δημιουργίας αντιγράφου μέσα στον ίδιο φάκελο μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε μια
ειδική λειτουργία του Excel που φτιάχτηκε για αυτόν τον σκοπό. Αυτή η λειτουργία ονομάζεται Μόνιμη
δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας και αν την ενεργοποιήσουμε θα δημιουργεί συνεχώς αντίγραφο
ασφαλείας κάθε φορά που θα πατάμε την εντολή αποθήκευση. Δηλαδή θα αποθηκεύει την προηγούμενη
έκδοση του βιβλίου εργασίας με άλλο όνομα και έπειτα θα αποθηκεύει τις αλλαγές στο κανονικό βιβλίο
εργασίας με το ίδιο όνομα. Τα αντίγραφα ασφαλείας παίρνουν επεκτάσεις bak ή xlk και ανοίγουν με τον
ίδιο τρόπο με τα κανονικά. Έτσι σε περίπτωση που για κάποιο τρόπο καταστραφεί κάποιο αρχείο του Excel
μπορούμε να επαναφέρουμε το προηγούμενο αντίστοιχο αντίγραφο ασφαλείας και να το αποθηκεύσουμε
ξανά με επέκταση xls. Πως όμως ενεργοποιούμε την επιλογή αυτή; Για να την ενεργοποιήσουμε κάνουμε
τα εξής:
 Επιλέγουμε την εντολή Κουμπί του Office  Αποθήκευση ως.
 Απ’ το πλαίσιο διαλόγου της Αποθήκευσης ως, κάνουμε κλικ στο κουμπί Γενικές
Επιλογές.
 Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται (Εικόνα 15-6) τσεκάρουμε το πλαίσιο ελέγχου Να
δημιουργείται πάντα αντίγραφο ασφαλείας .
 Πατάμε ΟΚ και επιστρέφουμε στο πλαίσιο διαλόγου της Αποθήκευσης ως.
 Αφού τελειώσαμε με την αποθήκευση πατάμε ΟΚ και επιστρέφουμε στο βιβλίο εργασίας.

Εικόνα 15-6 Το πλαίσιο διαλόγου των επιλογών αποθήκευσης και το αντίστοιχο μενού
Επιπλέον στο ίδιο πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να ζητήσουμε ο κάθε χρήστης που θα προσπαθήσει να
ανοίξει το αρχείο μας να πρέπει να δώσει ένα κωδικό. Έτσι προστατεύουμε το αρχείο μας από αδιάκριτα
μάτια και από αντιγραφές, εφόσον κανείς δεν μπορεί να το ανοίξει αν δεν ξέρει τον κωδικό! Για να
ζητήσουμε κωδικό απλά τον γράφουμε στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης για άνοιγμα και
τελειώσαμε. Τα υπόλοιπα τα αναλαμβάνει το Excel. Το ίδιο μπορούμε να κάνουμε και για τις
τροποποιήσεις, όταν δηλαδή κάποιος πάει να αποθηκεύσει το αρχείο μας ενώ έχει κάνει αλλαγές. Τέλος
μπορούμε να ζητήσουμε από το Excel απλά να προτείνει στο χρήστη να ανοίξει αυτό το αρχείο μόνο για
ανάγνωση, οπότε αν αυτός δεχτεί δεν θα μπορεί να κάνει αλλαγές. Σε μια τέτοια περίπτωση θα εμφανιστεί
με το μήνυμα που βλέπετε στην επόμενη εικόνα.
16 Το Προβολή- Παράθυρο
Θα εξετάσουμε τώρα μερικές χρήσιμες λειτουργίες του Προβολή Παράθυρο. Απ’ το Παράθυρο
(Εικόνα 16-1) μπορούμε να επιλέξουμε την επιλογή Δημιουργία παραθύρου η οποία ανοίγει ένα νέο
παράθυρο για το βιβλίο εργασίας που δουλεύουμε εκείνη την στιγμή. Το καινούργιο βιβλίο εργασίας το
αριθμεί με τον αριθμό 2 και το παλιό με το 1. Για παράδειγμα αν στο αρχείο Κινητή τηλεφωνία.xls
πατήσουμε Δημιουργία Παραθύρου, θα δημιουργηθεί το παράθυρο που θα ονομαστεί Κινητή
τηλεφωνία.xls:2 και το παλιό θα ονομαστεί Κινητή τηλεφωνία.xls:1. Έτσι μπορούμε να
δουλέψουμε συγχρόνως το ίδιο βιβλίο σε δύο διαφορετικά του σημεία ή φύλλα. Για να γίνει αυτό βέβαια
πιο εφικτό, υπάρχει και η επιλογή Τακτοποίηση η οποία εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου (Εικόνα 16-2)
μέσω του οποίου ο χρήστης τακτοποιεί τα δύο παράθυρα με τον τρόπο που θέλει. Για παράδειγμα η
επιλογή Σε παράθεση φέρνει τα δύο παράθυρα δίπλα δίπλα ώστε να τα δουλεύουμε συγχρόνως στην
ίδια οθόνη (Εικόνα 16-4). Μπορείτε να πειραματιστείτε ελεύθερα με τις υπόλοιπες επιλογές οι οποίες είναι
προφανείς. Σε περίπτωση όμως που θέλετε να δουλέψετε και να τακτοποιήσετε μόνο ένα βιβλίο εργασίας
(ένα αρχείο) επιλέξτε την επιλογή Παράθυρα του ενεργού βιβλίου εργασίας.

Εικόνα 16-1 Το "Παράθυρο"
Εικόνα 16-2 Το πλαίσιο διαλόγου της Τακτοποίησης

Πολύ χρήσιμες όμως είναι και οι δύο παρακάτω επιλογές Διαίρεση, και Σταθεροποίηση
τμημάτων παραθύρου.
Εικόνα 16-3 Διαίρεση παράθυρου

Η επιλογή διαίρεση (Εικόνα 16-3) διαιρεί το ίδιο παράθυρο σε 2 ή 4 τμήματα με την βοήθεια μιας
οριζόντιας και μιας κατακόρυφης γραμμής. Για κάθε τμήμα εμφανίζονται ράβδοι κύλισης έτσι ώστε να
μπορούμε να κινηθούμε και να φέρουμε κάθε τμήμα σε όποιο σημείο θέλουμε. Αυτό είναι πάρα πολύ
χρήσιμο για περιπτώσεις που θέλουμε να βλέπουμε κάτι στο ένα τμήμα και να το αντιγράφουμε στο άλλο,
ή να φτιάχνουμε τύπους για κελιά που είναι πολύ απομακρυσμένα και με αυτό τον τρόπο τα εμφανίζουμε
πολύ κοντά.
Οι γραμμές αφαιρούνται κάνοντας διπλό κλικ πάνω τους ή επιλέγοντας ξανά το κουμπί της
διαίρεσης. Επίσης οι γραμμές της διαίρεσης μετακινούνται εύκολα σέρνοντάς τις αφού μετακινήσουμε
το ποντίκι πάνω τους. Μπορούμε δε να τις αφαιρέσουμε αν τις σύρουμε μέχρι τέλους και να τις
εμφανίσουμε ξανά μία μία αν σύρουμε την χαρακτηριστική παύλα κοντά στις ράβδους κύλισης, όπως
φαίνεται στις εικόνες που ακολουθούν.

Μόλις δείτε αυτό, σύρετε και η Μόλις πάτε το ποντίκι σας Μόλις πάτε το ποντίκι σας
γραμμή της διαίρεσης θα πάνω από την κατακόρυφη ράβδο δεξιά από την οριζόντια ράβδο
μετακινηθεί. κύλισης θα δείτε αυτό. Σύρετε και κύλισης θα δείτε αυτό. Σύρετε και
θα έχετε κάνει διαίρεση σε δυο θα έχετε κάνει διαίρεση σε δυο
κομμάτια κατακόρυφα. κομμάτια οριζόντια.
Εικόνα 16-4 Δύο παράθυρα σε παράθεση

Η επιλογή Σταθεροποίηση τμημάτων
παραθύρου χρησιμοποιείται για να κρατάμε
κάποιες στήλες ή γραμμές σταθερές κατά την
κύλιση του φύλλου. Μπορούμε δηλαδή να
κρατήσουμε την γραμμή των επικεφαλίδων πάντα
σταθερή κατά την κατακόρυφη κύλιση του
φύλλου ή να κρατήσουμε την στήλη με τα επίθετα
των συνδρομητών σταθερή κατά την οριζόντια
κύλιση. Για να γίνει αυτό ενεργοποιούμε το κελί
που βρίσκεται κάτω από την γραμμή και δεξιά από
την στήλη που θέλουμε να σταθεροποιήσουμε και
επιλέγουμε Σταθεροποίηση τμημάτων
παραθύρου. Αμέσως εμφανίζεται μια λεπτή
μαύρη γραμμή επάνω και αριστερά από το επιλεγμένο κελί, η οποία κατά την διάρκεια της κύλισης κρατάει
σταθερή την επιθυμητή γραμμή και στήλη. Στην διπλανή εικόνα βλέπετε ένα παράδειγμα όπου με χρήση
της σταθεροποίησης τμημάτων παραθύρου έχουμε εμφανίσει δίπλα δίπλα τη συνολική χρέωση και τα
ονόματα για ευκολία μας. Να σημειωθεί ότι σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου μπορεί να γίνει και αφού
επιλέξουμε ολόκληρη γραμμή ή στήλη. Αν λόγου χάρη επιλέξουμε την ενδέκατη γραμμή σε ένα φύλλο
εργασίας και εφαρμόσουμε σταθεροποίηση τμημάτων παράθυρου τότε θα παραμείνουν σταθερές κατά την
κύλιση οι γραμμές ένα έως και δέκα. Καμία στήλη δεν θα μείνει σταθερή γιατί επιλέγοντας ολόκληρη
γραμμή δεν αφήσαμε τίποτε αριστερά από την επιλογή μας.
Επίσης υπάρχει η δυνατότητα σταθεροποίησης μόνο της 1ης γραμμής ή στήλης επιλέγοντας την
αντίστοιχη εντολή από το μενού που θα εμφανιστεί εν πατήσουμε το βελάκι τους κουμπιού
Σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου

17 Διαχείριση Φύλλων και βιβλίων εργασίας
Όπως έχουμε ήδη αναφέρει, κάθε βιβλίο εργασίας αποτελείται ένα αριθμό φύλλων εργασίας. Στο
Excel 2002 κάθε νέο βιβλίο εργασίας αποτελείται από 3 φύλλα. Υπάρχει όμως η δυνατότητα να εισάγουμε
και νέα φύλλα αν αυτό είναι αναγκαίο. Αν για παράδειγμα θέλουμε να εισάγουμε ένα νέο φύλλο πριν από
το Φύλλο3 , κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο Φύλλο3 , επιλέγουμε την Καρτέλα Κεντρική Εισαγωγή-
Εισαγωγή Φύλλου . Αμέσως εισάγεται ένα νέο φύλλο, μπαίνει πριν απ’ αυτό που είχαμε επιλέξει και
παίρνει όνομα Φύλλο4
Αν ξανακάνουμε εισαγωγή φύλλου θα δημιουργηθεί το Φύλλο5 , έπειτα τα Φύλλο6 κ.ο.κ.

Εναλλακτικά μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο επιλεγμένο φύλλο (Εικόνα 17-2) και απ’ το μενού
που θα εμφανιστεί πατάμε Εισαγωγή ή να πατήσουμε το εικονίδιο που βρίσκεται στο τέλος της σειράς
των φύλλων.
Παρόμοια για να διαγράψουμε ένα φύλλο επιλέγουμε Διαγραφή-Διαγραφή φύλλου. Αμέσως
εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου, ζητώντας μας επιβεβαίωση της διαγραφής. Με καταφατική απάντηση σ’
αυτό το πλαίσιο διαλόγου, τα επιλεγμένο φύλλο θα διαγραφεί μόνιμα, χωρίς να υπάρχει η δυνατότητα
αναίρεσης.
Εικόνα 17-1 Εισαγωγή φύλλου εργασίας Εικόνα 17-2 Εισαγωγή φύλλου εργασίας με δεξί κλικ πάνω
από την Κεντρική καρτέλα σε άλλο φύλλο
Στο μενού στην Εικόνα 17-2 υπάρχουν και άλλες επιλογές εκτός απ’
την Εισαγωγή και την Διαγραφή. Μια απ’ αυτές είναι και η
Μετονομασία. Με την μετονομασία μπορούμε να αλλάξουμε το όνομα
ενός φύλλου και να του δώσουμε ένα πιο περιγραφικό όνομα, το οποίο θα
δηλώνει τι περιλαμβάνει το συγκεκριμένο φύλλο (για παράδειγμα
Πωλήσεις). Μόλις επιλέξουμε Μετονομασία το Excel επιλέγει το όνομα
του φύλλου και μας τοποθετεί το σημείο εισαγωγής εκεί, ώστε να
αλλάξουμε το όνομά του. Γράφουμε το όνομα που θέλουμε και πατάμε
Enter . Μετονομασία μπορούμε επίσης να κάνουμε και αν κάνουμε διπλό
κλικ πάνω στο όνομα του φύλλου. Εικόνα 17-3 Μετονομασία
Η μετακίνηση ενός
φύλλου γίνεται επιλέγοντας φύλλου
Μετακίνηση ή αντιγραφή (και από τη καρτέλα
Κεντρική  Μορφοποίηση  Μετακίνηση ή
αντιγραφή φύλλου). Αμέσως εμφανίζεται ένα πλαίσιο
διαλόγου (Εικόνα 17-4) που μου επιτρέπει να μετακινήσω
το επιλεγμένο φύλλο και να το τοποθετήσω πριν από
οποιοδήποτε άλλο φύλλο. Αν λοιπόν πάνω στο φύλλο
Αγορές επιλέξουμε Μετακίνηση και απ’ το πλαίσιο
διαλόγου επιλέξουμε βιβλίο 3 αυτομάτως το φύλλο
Αγορές θα μετακινηθεί και θα πάει πριν από το βιβλίο 3
Επίσης μπορούμε να μετακινήσουμε ένα φύλλο και σε
διαφορετικό βιβλίο εργασίας (ή σε ένα νέο βιβλίο Εικόνα 17-4 Το πλαίσιο διαλόγου για
εργασίας) αν αλλάξουμε το όνομα του βιβλίου στο μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλου εργασίας
αντίστοιχο πλαίσιο λίστας. Για να γίνει αυτό έχουμε από

προηγουμένως ανοικτό το βιβλίο στο οποίο θα μετακινήσουμε το φύλλο μας και έτσι το όνομα του
ανοικτού βιβλίου εμφανίζεται στην λίστα με τα βιβλία (Στο βιβλίο). Η αντιγραφή ενός φύλλου γίνεται
με την ίδια διαδικασία, με την διαφορά ότι στο πλαίσιο διαλόγου στην Εικόνα 17-4 πρέπει να τσεκάρουμε
το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία αντιγράφου.
Εναλλακτικά, η μετακίνηση όπως και η αντιγραφή φύλλου γίνεται και με πιο εύκολο τρόπο,
χρησιμοποιώντας το ποντίκι. Η μετακίνηση φύλλου γίνεται με απλό σύρσιμο του φύλλου στη θέση που
επιθυμούμε. Κατά την διάρκεια της κίνησης εμφανίζεται ένα μαύρο ανεστραμμένο τρίγωνο που δείχνει σε
ποιο σημείο θα εισαχθεί το φύλλο (δείτε Εικόνα 17-5). Αν ταυτόχρονα πιέζουμε το πλήκτρο CONTROL ,
δεν γίνεται μετακίνηση αλλά αντιγραφή του φύλλου στη νέα θέση 11. Σ’ αυτή την περίπτωση δημιουργείται
ένα αντίγραφο του φύλλου το οποίο ονομάζεται όπως το αρχικό συν κάποια αρίθμηση π.χ (2) η οποία το
διαφοροποιεί απ’ το προηγούμενο. Αν βέβαια αργότερα θέλουμε μπορούμε να κάνουμε μετονομασία και
να αλλάξουμε όνομα στο αντίγραφο.
Εικόνα 17-5 Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλου εργασίας με το ποντίκι

Καμιά φορά είναι αναγκαίο να θέλω να πληκτρολογήσω κάτι σε πολλά φύλλα. Για να μην το
πληκτρολογώ στο κάθε ένα χωριστά, μπορώ να επιλέξω όλα τα φύλλα μαζί και έπειτα να πληκτρολογήσω
αυτό που θέλω. Τα επιλεγμένα φύλλα αντιμετωπίζονται ως ομάδα και οι πληκτρολογήσεις που γίνονται
στο ένα, αντανακλώνται και στα υπόλοιπα. Η επιλογή των φύλλων γίνεται όπως ακριβώς και η επιλογή
πολλών αρχείων στα οποία θέλω να κάνω μια ομαδική ενέργεια (π.χ. ομαδική διαγραφή). Ξεχωρίζουμε
την επιλογή σε διαδοχική και μη διαδοχική.
Διαδοχική επιλογή
για να επιλέξω διαδοχικά φύλλα κάνω τα εξής:
1. Κάνουμε κλικ στο πρώτο φύλλο της ομάδας
2. Πατάμε το πλήκτρο SHIFT
3. Με πατημένο το πλήκτρο SHIFT κάνουμε κλικ στο τελευταίο φύλλο της ομάδας
Μη διαδοχική επιλογή
για να επιλέξω μη διαδοχικά φύλλα κάνω τα εξής:
1. Κάνουμε κλικ στο πρώτο φύλλο της ομάδας
2. Πατάμε το πλήκτρο CONTROL
3. Με πατημένο το πλήκτρο CONTROL κάνουμε κλικ σε κάθε ένα από τα φύλλα που
θέλουμε να επιλέξουμε
Στο ακόλουθο παράδειγμα έχουμε επιλέξει τα φύλλα Φύλλο1 , Φύλλο3 και Φύλλο5 .
Επίσης μπορούμε να επιλέξουμε με μία κίνηση όλα τα φύλλα του βιβλίου εργασίας αν στο μενού του
δεξιού κλικ (Εικόνα 17-2) πατήσουμε Επιλογή όλων των φύλλων.
Τα ονόματα των φύλλων που ομαδοποιούνται με τους παραπάνω τρόπους δείχνουν όλα επιλεγμένα.
Επιπλέον βλέπουμε την ένδειξη [Ομάδα] στην γραμμή τίτλου του Excel. Από την στιγμή αυτή, ότι
κάνουμε στο ένα φύλλο θα γίνεται και στα υπόλοιπα φύλλα της ομάδας.
Η απο-ομαδοποίηση γίνεται με απλό κλικ σε ένα φύλλο που
δεν ανήκει στην ομάδα, ή με δεξιό κλικ σε ένα φύλλο και
επιλογή της εντολής Κατάργηση ομαδοποίησης φύλλων
από το αναπροσαρμοσμένο τώρα μενού του δεξιού κλικ
Εικόνα 17-6 Το αναπροσαρμοσμένο

μενού φύλλων εργασίας
( Εικόνα 17-6).
11Στην περίπτωση που κάνουμε αντιγραφή εμφανίζεται ένα μικρό + στο ίχνος του ποντικιού (όπως στην Εικόνα 17-5). Αν δεν
εμφανίζεται τότε θα γίνει μετακίνηση.

Εναλλακτικά μπορείτε να κάνετε κλικ στο φύλλο που θέλετε να επιλέξετε μόνο του και έπειτα να
κάνετε πάλι κλικ, αλλά με πατημένο το πλήκτρο SHIFT από το πληκτρολόγιο. Θα δείτε έτσι ότι μένει
μόνο το ένα φύλλο επιλεγμένο. Τέλος, επιλέγοντας Επιλογή όλων των φύλλων μπορείτε να
επιλέξετε άμεσα και γρήγορα όλα τα φύλλα εργασίας ενώ με την επιλογή Χρώμα καρτέλας μπορείτε
να χρωματίσετε την καρτέλα σας.
17.1 Σύνδεση Φύλλων και Βιβλίων Εργασίας

Θα δούμε τώρα τον τρόπο με των οποίων μπορούμε να συνδέουμε σχέσεις σε διαφορετικά φύλλα
εργασίας τα οποία μπορεί να προέρχονται είτε από το ίδιο βιβλίο εργασίας είτε από διαφορετικά βιβλία
εργασίας. Η σύνδεση αυτή είναι δυναμική, πράγμα που σημαίνει ότι τυχόν αλλαγές που γίνονται στα κελιά
του ενός φύλλου, θα επηρεάζουν αυτόματα την σχέση που έχει συνδεθεί στα άλλα φύλλα.
17.1.1 Σύνδεση φύλλων

Για παράδειγμα θα προσπαθήσουμε στην εφαρμογή κινητής τηλεφωνίας, να φτιάξουμε φύλλα που θα
κρατάνε τις εισπράξεις κάθε μήνα του χρόνου και έπειτα θα συνδέσουμε αυτά τα φύλλα με κάποιο
συνολικό, ώστε να βγαίνουν συγκεντρωτικά αποτελέσματα για όλο τον χρόνο. Έπειτα θα φτιάξουμε
παρόμοια αρχεία που θα κρατάνε τις εισπράξεις των επόμενων 3 χρόνων και τέλος θα φτιάξουμε
συγκεντρωτικό αρχείο που θα συνδέει τα προηγούμενα και θα βγάζει τις συνολικές εισπράξεις και των 3
ετών.
Ας θεωρήσουμε λοιπόν ότι το φύλλο που έχουμε φτιάξει μέχρι τώρα θα κρατάει τις εισπράξεις του
μήνα ‘Σεπτεμβρίου’. Θα φτιάξουμε παρόμοια φύλλα που θα έχουν τις ίδιες πληροφορίες με αυτό και τα
οποία θα κρατάνε τις εισπράξεις του μηνός ‘Οκτωβρίου’, ‘Νοεμβρίου’ και ‘Δεκεμβρίου’. Υποτίθεται βέβαια
ότι πρέπει να φτιάξουμε και τους υπόλοιπους 8 μήνες του χρόνου αλλά τώρα δεν θα το κάνουμε αυτό για
λόγους συντομίας.
Η πρώτη μας δουλειά είναι να μετονομάσουμε το
Φύλλο 1 σε Σεπτέμβριος . Έπειτα αντιγράφουμε το
Σεπτέμβριος μία θέση δίπλα και εμφανίζεται το Σεπτέμβριος
(2) . Μετονομάζουμε το Σεπτέμβριος (2) σε Οκτώβριος και
κοιτάζουμε αν υπάρχει κάποια αλλαγή που πρέπει να κάνουμε μέσα στο φύλλο. Για παράδειγμα μία
αλλαγή που πρέπει να κάνουμε είναι να αλλάξουμε την επικεφαλίδα και να την κάνουμε ‘Εισπράξεις
Οκτωβρίου’. Τα υπόλοιπα μένουν τα ίδια, εκτός τις μονάδες των συνδρομητών που θα αλλάξουν. Αυτές
όμως θα τις περάσει ο υπάλληλος που θα κάνει την εισαγωγή στοιχείων. Εμάς μας ενδιαφέρει να
δουλεύουνε σωστά οι τύποι. Έπειτα κάνουμε την ίδια διαδικασία για να φτιαχτεί το φύλλο Νοέμβριος και
Δεκέμβριος . Τέλος πρέπει να φτιάξουμε συνολικό φύλλο που θα συνδέει τα προηγούμενα και θα
υπολογίζει τις εισπράξεις όλου του χρόνου. Επειδή το συνολικό φύλλο θα έχει τις ίδιες πληροφορίες με τα
προηγούμενα (δηλαδή τους ίδιους συνδρομητές - χρεώσεις - ΦΠΑ κλπ) αντιγράφουμε ξανά ένα φύλλο
από τα προηγούμενα και το μετονομάζουμε σε Σύνολα έτους . Έπειτα αφού δεν τα χρειαζόμαστε,
σβήνουμε τα υπόλοιπα φύλλα του βιβλίου εργασίας. Η μπάρα των φύλλων τώρα έχει πάρει την εξής
μορφή
Αυτό που μένει τώρα είναι να υπολογίσουμε στο συνολικό φύλλο τα ποσά που αντιστοιχούν σε κάθε
συνδρομητή. Για να γίνει αυτό, αρχικά σβήνουμε τις μονάδες των συνδρομητών αφού πρέπει να
υπολογιστούν οι συνολικές μονάδες όλου του χρόνου με τύπο. Το φύλλο παίρνει την μορφή που βλέπετε
στην Εικόνα 17-7.

Εικόνα 17-7 Είμαστε έτοιμοι για σύνδεση φύλλων για τον υπολογισμό των μονάδων όλου του έτους!
Ας υπολογίσουμε πρώτα τις συνολικές μονάδες του 1 ου συνδρομητή. Αυτές θα μπουν στο κελί D5 και
θα είναι φυσικά το άθροισμα των μονάδων του ίδιου συνδρομητή σε όλους τους μήνες. Δηλαδή πρέπει να
προσθέσουμε τα κελιά D5 όλων των μηνών. Δεν μπορούμε όμως να βάλουμε τύπο =D5+D5+D5+D5
γιατί τότε είναι σαν να του λέμε να προσθέσει τα κελιά D5 του ίδιου φύλλου. Άρα πρέπει με κάποιο τρόπο
να του πούμε να προσθέσει κελιά άλλων φύλλων. Εδώ λοιπόν γεννιέται η έννοια πλήρες όνομα κελιού.
Πλήρες όνομα κελιού είναι το όνομα του κελιού στο οποίο δηλώνεται και το φύλλο του κελιού.
Έτσι το κελί ορίζεται μονοσήμαντα και δεν υπάρχει περίπτωση σύγχυσης.
Στο πλήρες όνομα κελιού το όνομα του φύλλου μπαίνει πρώτο ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό
και έπειτα ακολουθεί η διεύθυνση σου κελιού. Για να αναφερθούμε δηλαδή στο κελί D5 του φύλλου
Σεπτέμβριος θα γράψουμε Σεπτέμβριος!D5.
Έτσι ο τύπος που θα υπολογίζει τις συνολικές μονάδες του 1ου συνδρομητή είναι :
=Σεπτέμβριος!D5 + Οκτώβριος!D5 + Νοέμβριος!D5 + Δεκέμβριος!D5
Τον παραπάνω τύπο δεν χρειάζεται να τον πληκτρολογούμε για να τον γράψουμε. Αρκεί να
κτυπήσουμε τα κελιά του τύπου και το πλήρες όνομα τους θα μπει μόνο του. Αρχικά λοιπόν πηγαίνουμε
στο κελί D5 του φύλλου Σύνολα έτους . Έπειτα πληκτρολογούμε το = ώστε το Excel να καταλάβει ότι
θα γράψουμε κάποιο τύπο. Έπειτα κτυπάμε το φύλλο Σεπτέμβριος και το Excel μας μεταβαίνει
αυτομάτως εκεί χωρίς να ξεχάσει ότι εμείς γράφουμε τύπο. Εμείς κτυπάμε το κελί D5 και βλέπουμε ότι
στην γραμμή τύπων σχηματίζεται το πλήρες όνομα του D5 δηλαδή το Σεπτέμβριος!D5. Συγχρόνως το
φύλλο Σεπτέμβριος έχει επιλεχθεί (και έχει αλλάξει χρώμα σε άσπρο, όπως άσπρο είναι και το Σύνολα
έτους ). Αυτό μας δηλώνει ότι είμαστε σε κατάσταση γραφής τύπου για να μην το ξεχάσουμε. Δείτε τις
εικόνες που ακολουθούν.
Θα βλέπετε στην γραμμή τύπων αυτό
Και στη γραμμή των φύλλων εργασίας αυτό

Μετά από την γραφή του Σεπτέμβριος!D5 πληκτρολογούμε το + με το χέρι μας και συνεχίζουμε με
τον ίδιο τρόπο για να βάλουμε και τα κελιά των άλλων φύλλων μέσα στον τύπο μας. Προσοχή! Δεν
κάνουμε κλικ σε άλλο φύλλο εργασίας γιατί αυτομάτως το Excel θα αλλάξει την αναφορά στο φύλλο που
κάναμε κλικ. Στο τέλος πατάμε το πλήκτρο Enter και κατοχυρώνουμε τον τύπο.
Από τη στιγμή που περάσαμε τις μονάδες του 1ου συνδρομητή κάνουμε ειδική αυτόματη συμπλήρωση
(ώστε να μην χαλάσουμε τα περιγράμματα που ήταν έτοιμα από πριν) και συμπληρώνουμε τον τύπο και
στους υπόλοιπους συνδρομητές.
Τι γίνεται τώρα με τις χρεώσεις. Ο τύπος που υπολογίζει την χρέωση του 1 ου συνδρομητή είναι αυτή
την στιγμή =$A$2+D5*$A$4 (πάγιο + μονάδες * τιμή μονάδας). Μήπως αφού το D5 έχει τώρα τις
συνολικές μονάδες, ο τύπος της χρέωσης παραμένει σωστός και δεν χρειάζεται να τον αλλάξουμε;
Θα ήταν σωστός αν είμαστε σίγουροι ότι κατά την διάρκεια του έτους δεν θα αλλάξει κανένα ποσό
της παραμετροποίησης (στήλη Α) όταν δηλαδή είχαμε όλους τους μήνες την ίδια τιμή μονάδας και το ίδιο
πάγιο. Όμως αν μετά τον Νοέμβριο η τιμή της μονάδας αλλάξει σε 0,0049 € τότε ο τύπος της χρέωσης θα

είναι λάθος, αφού θα πολλαπλασιάζει τις συνολικές μονάδες όλων των μηνών με 0,0050 € (το 0,0050
είναι στο κελί Α4). Ακόμα και να αλλάξουμε το 0,0050 στο κελί A4 και το κάνουμε 0,0049, πάλι θα είναι
λάθος ο τύπος της χρέωσης, αφού θα πολλαπλασιάζει όλες τις μονάδες με 0,0049, ενώ οι μονάδες του
Σεπτεμβρίου και το Οκτωβρίου πρέπει να πολλαπλασιαστούν με το 0,0050. Ακόμη όμως και αν όλες οι
παράμετροι (τιμή μονάδας, πάγιο) ήταν ίδιοι για όλους τους μήνες, πάλι ο τύπος μας δεν θα ήταν σωστός
πολύ απλά διότι το πάγιο δεν προστίθεται χωριστά για κάθε μήνα, αλλά μόνο μία φορά!
Για αυτούς το λόγους λοιπόν, για να βγάλουμε την συνολική ετήσια χρέωση του 1 ου συνδρομητή,
πρέπει να προσθέσουμε τις αντίστοιχες χρεώσεις όλων των μηνών και όχι να κάνουμε πολλαπλασιασμό με
τις συνολικές μονάδες. Το ίδιο συμβαίνει και με τα ποσά του ΦΠΑ και με τα ποσά της προμήθειας καθώς
και με ότι άλλα ποσά έχουν εσωτερικές πράξεις με τα κελιά της παραμετροποίησης. Για αυτό το λόγο
μπορούμε να αναφέρουμε τον εξής κανόνα:
Σε συγκεντρωτικά φύλλα, δηλαδή σε φύλλα που ενώνουν τις πληροφορίες άλλων φύλλων, θα
πρέπει τα κελιά συνόλων, να είναι αποτέλεσμα της ένωσης των αντίστοιχων κελιών των επιμέρους
φύλλων και όχι αποτέλεσμα εσωτερικής πράξης που γίνεται στο συγκεντρωτικό φύλλο.
Έτσι η συνολική ετήσια χρέωση του 1ου συνδρομητή υπολογίζεται με τον εξής τύπο:
=Σεπτέμβριος!Ε5 + Οκτώβριος!Ε5 + Νοέμβριος!Ε5 + Δεκέμβριος!Ε5
Ο τύπος συμπληρώνεται και στους άλλους συνδρομητές. Παρόμοια υπολογίζουμε και τα άλλα ποσά
του συγκεντρωτικού φύλλου.
Τέλος αποθηκεύουμε το βιβλίο εργασίας με όνομα Εισπράξεις 2014.xlsx και έχουμε έτοιμο το
βιβλίο εργασίας που θα κρατάει τις εισπράξεις του έτους 2014.
17.1.2 Σύνδεση βιβλίων

Τι γίνεται τώρα αν θελήσουμε να κρατήσουμε και τις εισπράξεις του 2015 και του 2016;
Θα πρέπει να φτιάξουμε παρόμοια βιβλία εργασίας ώστε να κρατάνε τις ίδιες πληροφορίες με εκείνο
του 2014. Αυτό θα γίνει με αντιγραφή του βιβλίου Εισπράξεις 2014.xlsx. Ένας έμμεσος τρόπος
δημιουργίας αντιγράφου ενός αρχείου, είναι η εντολή Αποθήκευση ως. Παρόλο που δεν είναι η πρώτη
φορά που φτιάχνουμε ένα αρχείο, πατάμε Κουμπί του office  Αποθήκευση ως και αλλάζουμε το
όνομα του αρχείου που έχουμε στην οθόνη (π.χ. Εισπράξεις 2015.xlsx). Αμέσως δημιουργείται αντίγραφο
του αρχείου Εισπράξεις 2014.xlsx με όνομα Εισπράξεις 2015.xlsx. Το ίδιο κάνουμε και για το
‘Εισπράξεις 2016.xlsx. Έπειτα θα φτιάξουμε το ‘Εισπράξεις 3 ετών.xlsx’ το οποίο θα υπολογίζει τις
συνολικές εισπράξεις και των 3 ετών. Σ’ αυτό το φύλλο δεν έχουν νόημα οι εισπράξεις ανά συνδρομητή
γιατί με την πάροδο του χρόνου οι συνδρομητές δεν είναι οι ίδιοι (μειώνονται ή αυξάνονται). Αυτό που
έχει νόημα είναι το άθροισμα των συνολικών εισπράξεων ανά έτος. Έτσι δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο από
τη αρχή το οποίο θα κρατάει τα στοιχεία που φαίνονται στην Εικόνα 17-8 παρακάτω.
Εικόνα 17-8 Η μορφή του φύλλου εργασίας στο συγκεντρωτικό 3 ετών

Πως όμως θα υπολογιστούν τα παραπάνω ποσά; Πως θα συνδέσουμε το συνολικό βιβλίο με τα βιβλία
των 3 ετών; Για να το κάνουμε αυτό πρέπει να ανοίξουμε και τα τέσσερα βιβλία εργασίας ώστε τα

ονόματα τους να φαίνονται στο κάτω μέρος του μενού Παράθυρο. Έπειτα πηγαίνουμε στο συνολικό
βιβλίο εργασίας και ενεργοποιούμε το κελί στο οποίο θα βάλουμε κάποιο τύπο. Θα ενεργοποιήσουμε
λοιπόν πρώτα το κελί D5 για να βάλουμε τον τύπο που θα παίρνει τις συνολικές μονάδες του έτους 2014.
Αυτές βρίσκονται στο κελί D12 του φύλλου Σύνολα έτους του αρχείου Εισπράξεις 2014.xlsx. Θα
πρέπει λοιπόν να μπει κάποιος τύπος που θα αναφέρεται σ’ αυτό το κελί. Στο σημείο αυτό θα επεκτείνουμε
την έννοια πλήρες όνομα κελιού και θα πούμε ότι όταν το κελί του τύπου βρίσκεται σε διαφορετικό
αρχείο, τότε το πλήρες όνομα του κελιού πρέπει να περιλαμβάνει πρώτα το όνομα του αρχείου κλεισμένο
σε αγκύλες, έπειτα το όνομα του φύλλου ακολουθούμενο με ! και τέλος το όνομα του κελιού. Επίσης το
όνομα του αρχείου και του φύλλου θα πρέπει να είναι κλεισμένο σε μονά εισαγωγικά ή αυτάκια (‘).
Στο συγκεκριμένο λοιπόν παράδειγμα, ο τύπος που θα παίρνει τις συνολικές μονάδες του 2014 και θα
τι βάζει στο κελί D5 του συνολικού βιβλίου είναι :
='[Εισπράξεις 2014.xlsx]Σύνολα έτους'!D12
Πως θα βάλουμε όμως τον παραπάνω τύπο; Μα φυσικά με τον ίδιο τρόπο που βάζουμε τύπους που
αναφέρονται σε κελιά διαφορετικών φύλλων. Θα κτυπάμε τα αντίστοιχα κελιά και το πλήρες όνομα θα
μπαίνει μόνο του. Και πως θα κτυπάμε τα κελιά αφού βρίσκονται σε διαφορετικά αρχεία; Μα για αυτό
ανοίξαμε όλα τα αρχεία και τα βάλαμε στο μενού Παράθυρο. Δηλαδή για να βάλουμε τον συγκεκριμένο
τύπο θα πατήσουμε το πλήκτρο =, έπειτα θα ανοίξουμε το μενού Παράθυρο, θα τσεκάρουμε το αρχείο
‘Εισπράξεις 2014.xlsx’ για να πάμε σ’ αυτό, έπειτα θα πάμε στο φύλλο Σύνολα έτους , θα κτυπήσουμε το
κελί D12 και τέλος θα πατήσουμε το πλήκτρο ENTER για να κατοχυρώσουμε τον τύπο. Αυτομάτως ο
τύπος θα μπει στο κελί απ’ το οποίο ξεκινήσαμε δηλαδή στο D5 του βιβλίου ‘Εισπράξεις 3 ετών.xlsx’.
Αν θέλουμε τώρα να επεκτείνουμε ακόμα περισσότερο την έννοια πλήρες όνομα κελιού, θα πρέπει να
πούμε ότι όταν το αρχείο βρίσκεται και σε διαφορετικό directory τότε το πλήρες όνομα του κελιού θα
περιλαμβάνει και την πλήρη διαδρομή του directory.
Π.χ. = C:\Τα έγγραφά μου\[Εισπράξεις 2014.xlsx]Σύνολα έτους'!D12
Και επίσης όταν το αρχείο βρίσκεται και σε διαφορετικό υπολογιστή απ’ τους υπολογιστές του δικτύου
της εταιρείας ,τότε το πλήρες όνομα κελιού θα περιέχει και το όνομα του υπολογιστή.
Π.χ. = dp10\C\Τα έγγραφά μου\[Εισπράξεις 2014.xlsx]Σύνολα έτους'!D12
όπου dp10 είναι το όνομα που έχει στο δίκτυο κάποιος υπολογιστής.
Βλέπουμε λοιπόν ότι το Excel έχει δυνατότητες να συνδέει κελιά από αρχεία που βρίσκονται ακόμα
και σε διαφορετικούς υπολογιστές. Για να γίνει αυτό βέβαια, το μόνο που χρειάζεται είναι να ανοίξουμε τα
αρχεία των διαφορετικών υπολογιστών και να τα βάλουμε στο μενού Παράθυρο. Έπειτα θα κτυπάμε τα
αντίστοιχα κελιά.
Εν πάσει περιπτώσει, για να τελειώσουμε την εφαρμογή κινητής τηλεφωνίας θα πρέπει να βάλουμε
και τις τιμές των άλλων ετών (στην στήλη των μονάδων και των χρεώσεων και του ΦΠΑ και των
συνολικών χρεώσεων). Αυτό θα γίνει με την ίδια διαδικασία κτυπώντας τα αντίστοιχα κελιά των
συγκεκριμένων αρχείων. Έπειτα στη γραμμή 8 (Εικόνα 17-8) θα υπολογίσουμε αθροίσματα. Αυτό θα γίνει
με την γνωστή συνάρτηση SUM. Τέλος θα υπολογίσουμε και τις συνολικές προμήθειες των αντιπροσώπων
και τα κέρδη της εταιρείας.
Η καθαρή προμήθεια των αντιπροσώπων θα μπει στο κελί E10 και θα υπολογισθεί με τον εξής τύπο:
= '[Εισπράξεις 2014.xlsx]Σύνολα έτους'!E14 + '[Εισπράξεις 2015.xlsx]Σύνολα έτους'!E14 +
'[Εισπράξεις 2016.xlsx]Σύνολα έτους'!E14
Με παρόμοιους τύπους θα υπολογισθούν και τα άλλα ποσά προμήθειας ενώ το ποσό των καθαρών
κερδών της εταιρείας θα μπει στο κελί Ε12 και θα υπολογισθεί με τον τύπο:
= '[Εισπράξεις 2004.xls]Σύνολα έτους'!E16 + '[Εισπράξεις 2015.xlsx]Σύνολα έτους'!E16 +
'[Εισπράξεις 2016.xlsx]Σύνολα έτους'!E16
Τέλος με παρόμοιους τύπους θα υπολογιστούν και τα υπόλοιπα ποσά της γραμμής με τα κέρδη της
εταιρείας.
Οι παραπάνω τύποι θα εισαχθούν με τον ίδιο τρόπο που αναφέραμε, δηλαδή κτυπώντας τα
κατάλληλα κελιά από τα αντίστοιχα αρχεία που υπάρχουν στο μενού Παράθυρο.
17.1.3 Εξωτερικές Αναφορές

Στην περίπτωση λοιπόν που σε κάποιο τύπο αναφερόμαστε σε ένα κελί που βρίσκεται σε διαφορετικό
φύλλο ή βιβλίο εργασίας, χρησιμοποιούμε τις λεγόμενες εξωτερικές αναφορές.
Έτσι μπορούμε να δώσουμε τον παρακάτω ορισμό:

Εξωτερική αναφορά (external reference) είναι η αναφορά σε ένα κελί που βρίσκεται σε
διαφορετικό φύλλο ή βιβλίο εργασίας.
Το βιβλίο εργασίας που περιέχει μια τέτοια σύνδεση και φυσικά εξαρτάται από τις τιμές κάποιων
κελιών άλλου φύλλου ή βιβλίου εργασίας, λέγεται εξαρτώμενο βιβλίο/φύλλο εργασίας (dependent), ενώ
το φύλλο ή το βιβλίο που αποτελεί την πηγή των πληροφοριών ονομάζεται βιβλίο/φύλλο πηγή (Source).
18 Γραφήματα
Θα εξετάσουμε τώρα τις δυνατότητες του Excel στην δημιουργία γραφημάτων. Το Excel περιέχει μια
εντυπωσιακή ποικιλία γραφημάτων τα οποία μπαίνουν με τρόπο εύκολο και γρήγορο και μας δίνουν την
δυνατότητα να παρακολουθούμε γραφικά την πορεία κάποιων δεδομένων μιας εφαρμογής. Συγκεκριμένα
υπάρχουν 14 βασικοί τύποι, διδιάστατοι (2-D) και τρισδιάστατοι (3-D) οι οποίοι περιλαμβάνουν και
παραλλαγές.
18.1 Δημιουργία γραφήματος

1. Για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα θα πρέπει πρώτα να πιάσουμε μπλοκ την περιοχή
κελιών που περιέχει τα δεδομένα (στοιχεία) του γραφήματος. Στο παράδειγμα μας τα παραπάνω
αντιστοιχούν στην περιοχή Α2:Ε6.
2. Επιλέγουμε το κατάλληλο εικονίδιo από την περιοχή γραφήματα ή πατάμε την επιλογή
Εισαγωγή  Γραφήματα όπου βρίσκονται συγκεντρωμένα όλα τα είδη των γραφημάτων.

3. Το Excel εμφανίζει ένα πλαίσιο όπου μπορούμε να επιλέξουμε τύπο γραφήματος. Είναι το
πρώτο βήμα, ο Τύπος γραφήματος. Οι βασικοί τύποι καλύπτουν συνήθως τις ανάγκες μας. Εδώ
επιλέγουμε τον τύπο του γραφήματος να είναι Στήλη καθώς και τον δευτερεύοντα τύπο του
γραφήματος.
Από την στιγμή που θα επιλέγουμε το ok το γράφημα θα εμφανιστεί σε κάποια θέση, υπάρχει
σύνδεση με τα δεδομένα της περιοχής κελιών που αναφέρεται το διάγραμμα. Δηλαδή τυχόν αλλαγές στα
δεδομένα αυτών των κελιών, θα επηρεάσουν αυτόματα τις αντίστοιχες παραστάσεις τους στο γράφημα.
Δείτε άλλωστε και στην εικόνα που ακολουθεί ότι το Excel σας δείχνει ποια στοιχεία έχει συμπεριλάβει στο
γράφημα περιβάλλοντάς τα σε ένα ορθογώνια πλαίσια με διαφορετικό χρώμα το καθένα. Άλλο για τους
αριθμούς, άλλο για τους τίτλους στον οριζόντιο άξονα και άλλο για τους τίτλους στον κατακόρυφο άξονα.
Εικόνα 18-1 Η δημιουργία του γραφήματος ολοκληρώθηκε
18.2 Επιλογή γραφήματος

Αφού τελειώσει η δημιουργία ενός ενσωματωμένου12 γραφήματος μπορούμε να το μετακινήσουμε
οπουδήποτε μέσα στο φύλλο του. Για να γίνει αυτό πρέπει πρώτα το διάγραμμα να είναι επιλεγμένο. Για
να επιλέξουμε ένα διάγραμμα πρέπει κάνουμε κλικ μέσα του. Αμέσως εμφανίζονται 8 τετραγωνίδια που
περιβάλουν το διάγραμμα και τα οποία αποτελούν τις λαβές του γραφήματος. Για να μετακινηθεί το
διάγραμμα τοποθετούμε τον δείκτη του ποντικιού οπουδήποτε μέσα στο διάγραμμα σε χώρο που δεν
χρησιμοποιείται και το σέρνουμε στην επιθυμητή θέση. Αν σύρουμε σε σημείο που χρησιμοποιείται θα
αλλάξουμε θέση σε κάτι συγκεκριμένο και όχι σε όλο το γράφημα. Μην φοβηθείτε όμως καθώς με
αναίρεση μπορείτε να το επιστρέψετε στην προηγούμενη θέση του. Δείτε για παράδειγμα πως θα
αλλάζαμε θέση στον τίτλο του γραφήματος.
12Ενσωματωμένο είναι το γράφημα που δεν αποτελεί μόνο του ξεχωριστό φύλλο, αλλά αυτό που έχει
τοποθετηθεί σε κάποια θέση ενός φύλλου το οποίο μπορεί να περιέχει και δεδομένα.

Εικόνα 18-2 Μετακίνηση ενός στοιχείου του γραφήματος. Του τίτλου.
Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε το μέγεθος του γραφήματος τοποθετώντας τον δείκτη του ποντικιού
πάνω σε μια λαβή του γραφήματος. Αμέσως αυτός μετασχηματίζεται σε διπλό βέλος. Κρατώντας πατημένο
το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, σέρνουμε μέχρι το γράφημα να αποκτήσει το επιθυμητό μέγεθος.
Τέλος μπορούμε να σβήσουμε κάποιο γράφημα, αν το επιλέξουμε και πατήσουμε το πλήκτρο Delete .
Εκτός όμως από τα παραπάνω μπορούμε να αλλάξουμε κάποιες επιλογές στο γράφημα με την
βοήθεια μιας Καρτέλας που εμφανίζεται αμέσως μετά την επιλογή του γραφήματος. Αυτή η Καρτέλα
(Εικόνα 18-5) ονομάζεται Εργαλεία Γραφήματος και αποτελείται από τρεις υποκαρτέλες τη Σχεδίαση
τη διάταξη και τη μορφή
Από τη Σχεδίαση μπορούμε να
1. Αλλάξουμε το τύπο του γραφήματος σε κάποιο άλλο (π.χ. ράβδοι) αφού το έχουμε
δημιουργήσει με το κουμπί Αλλαγή τύπου γραφήματος.
2. Να το αποθηκεύσουμε ως Πρότυπο.
3. Να κάνουμε εναλλαγή γραμμής στήλης.
4. Να επιλέξουμε ή να αλλάξουμε τα δεδομένα του γραφήματος. Με την επιλογή Επιλογή
Δεδομένων μπορούμε να αλλάξουμε την κατηγοριοποίηση των δεδομένων, όπως
περιγράφθηκε στην διαδικασία εισαγωγής γραφήματος προηγουμένως.
Επιπλέον όμως μας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξουμε τα στοιχεία του γραφήματος, δηλαδή
να προσθέσουμε ή να αφαιρέσουμε κατηγορίες ή αριθμούς (σειρές αριθμών) που
εμφανίζονται στο γράφημα. Η διαδικασία εισαγωγής και διαγραφής μιας κατηγορίας με την
αντίστοιχη σειρά περιγράφεται παρακάτω.
Στην περιοχή Καταχωρήσεις υπομνήματος Σειρές του παράθυρου Επιλογή Αρχείου
προέλευσης δεδομένων (Εικόνα 18-3) εμφανίζονται όλες οι σειρές δεδομένων (σειρές
από αριθμούς που αντιστοιχούν σε κάθε κατηγορία) ενώ επιλέγοντας μία από αυτές
εμφανίζονται στο δεξιό τμήμα του παράθυρου το αντίστοιχο όνομα και οι τιμές (οι σειρές των
αριθμών). Παράλληλα, μπορεί κανείς να τροποποιήσει τις ετικέτες του άξονα κατηγοριών
(στο συγκεκριμένο παράδειγμα οι διαστάσεις των οθονών) από την επιλογή Ετικέτες
οριζόντιου άξονα (Χ).

Εικόνα 18-3 Η επιλογή "Σειρά" του παράθυρου αρχείου προέλευσης δεδομένων
Για να διαγράψουμε κάποια, για παράδειγμα την σειρά «1ο Τρίμηνο», την επιλέγουμε από τη
λίστα Σειρά και πατάμε το κουμπί Κατάργηση .
Για να εισάγουμε μια νέα σειρά δεδομένων, πατάμε στο κουμπί Προσθήκη .Το πλαίσιο του ονόματος
θα πρέπει να συμπληρωθεί με το αντίστοιχο όνομα. Μπορεί το Όνομα αυτό να είναι μια πρόταση ή μια
λέξη, μπορεί όμως να είναι και μια αναφορά σε κάποιο κελί που περιέχει το όνομα. Τέλος, θα πρέπει να
συμπληρωθεί το πλαίσιο Τιμές με τα αντίστοιχα δεδομένα (αριθμούς). Για την συμπλήρωσή του συνήθως
επιλέγουμε κελιά από το φύλλο εργασίας. Προτείνεται πριν από την επιλογή των κελιών με τους αριθμούς,
να σβήνετε τελείως ότι είναι ήδη γραμμένο στο πλαίσιο (την πρώτη φορά για παράδειγμα να σβηστεί το
κείμενο ={1} που αναγράφεται στο πλαίσιο).
Εικόνα 18-4 Το παράθυρο προσθήκη δεδομένων
5. Να επιλέξουμε κάποιες διατάξεις π.χ. να εμφανίσουμε ή να κρύψουμε τίτλους.

6. Να διαλέξουμε κάποιο έτοιμο στυλ γραφήματος.
7. Να μετακινήσουμε το γράφημα σε άλλο φύλλο ή να δημιουργήσουμε ένα νέο φύλλο όπου θα
βρίσκεται μόνο του το γράφημα (εικόνα κάτω).

Εικόνα 18-5 Η καρτέλα Εργαλεία Γραφήματος-Σχεδίαση
18.3 Μορφοποίηση γραφήματος

Μορφοποίηση γραφήματος εννοούμε την δυνατότητα μορφοποίησης όλων των τμημάτων ενός
γραφήματος με χειροκίνητο τρόπο. Για να μορφοποιήσουμε ένα γράφημα θα πρέπει πρώτα να έρθουμε σε
κατάσταση μορφοποίησης. Για να γίνει αυτό πρέπει να επιλέξουμε το γράφημα. Αν το γράφημα είναι μόνο
του σε χωριστό φύλλο, τότε απλά επιλέγοντας το φύλλο έχουμε επιλέξει το γράφημα. Αν είναι
ενσωματωμένο σε ένα φύλλο άλλο (όπως στο παράδειγμά μας) έχουμε ήδη πει ότι αρκεί απλά να κάνουμε
κλικ πάνω του.
Όταν το γράφημα έρθει σε κατάσταση μορφοποίησης μπορούμε να επιλέξουμε οποιοδήποτε τμήμα
του (υπόμνημα, άξονες, κείμενο κλπ). Ένδειξη του επιλεγμένου κομματιού αποτελούν οι λαβές που
εμφανίζονται αμέσως μετά την επιλογή.
Εικόνα 18-6 Επιλέγοντας τον τίτλο, αυτός μπαίνει σε πλαίσιο.

Απ’ την στιγμή που θα επιλέξουμε ένα αντικείμενο (κομμάτι) του γραφήματος μπορούμε να το
μορφοποιήσουμε με τους εξής τρόπους:
 Απ’ την επιλογή Εργαλεία Γραφήματος Μορφή.
 Με δεξί κλικ πάνω στο επιλεγμένο αντικείμενο και ενεργοποίηση της επιλογής
Μορφοποίηση «Αντίστοιχο αντικείμενο» . Για παράδειγμα αν είχαμε επιλέξει το υπόμνημα
Μορφοποίηση υπομνήματος.
Με τη πρώτη επιλογή απ’ τις παραπάνω εμφανίζεται η παρακάτω κορδέλα.

Από την κορδέλα αυτή μπορούμε να αλλάξουμε το γέμισμα, το περίγραμμα, το μέγεθος επιλέγοντας τα
αντίστοιχα κουμπιά.
Με τη δεύτρη επιλογή απ’ τις παραπάνω εμφανίζεται αντίστοιχο πλαίσιο διαλόγου που μας βοηθάει να
μορφοποιήσουμε το επιλεγμένο αντικείμενο. Για παράδειγμα οι παρακάτω εικόνες δείχνουν δύο σημαντικά
σημεία από τα πλαίσια διαλόγου για την μορφοποίηση υπομνήματος και άξονα.
Οι επιλογές μορφοποίησης είναι πάρα πολλές και δεν είναι σκόπιμο να καλυφθούν μέσα από τις
σημειώσεις αυτές. Μπορείτε όμως εύκολα και πρέπει να πειραματιστείτε μαζί τους και να φτιάξετε το
γράφημά σας όπως επιθυμείτε! Ιδιαίτερα προσέξτε τις επιλογές για την μορφοποίηση της εμφάνισης
(Γέμισμα, χρώμα γραμμής, στυλ γραμμής, γραμματοσειρά, στοίχιση) και τις μορφοποιήσεις αριθμού.
18.4 Τροποποίηση γραφήματος

Οποιαδήποτε στιγμή μετά την δημιουργία ενός γραφήματος μπορεί να γίνει αλλαγή στις επιλογές του.
Οι κυριότερες αλλάγές γίνονται από την καρτέλα Διάταξη.
Οι αλλαγές αυτές αφορούν τους τίτλους του γραφήματος και των αξόνων το υπόμνημα τις ετικέτες
δεδομένων, τον πίνακα δεδομέμων, την περιοχή σχεδίασης και τα κυρίως μέρη του γραφήματος όπως ο
τοίχος γραφήματος, δάπεδο κά. Ενδεικτικά αν θέλουμε να τροποιήσουμε το τίτλο του γραφήματος
επιλέγουμε το αντίστοιχο κουμπί και έχουμε την επιλογή να μην εμφανίζετε («Κανένα») ή να εμφανίζετε
σε συγκεκριμένη θέση («Επάνω από το γράφημα»).

Στο τέλος των επιλογών υπάρχει η επιλογή «Περισσότερες επιλογές τίτλου» απ’ όπου έχουμε ακόμα
περισσόρες επιλογές μορφοποιήσεων.
Σε άλλες επιλογές το παράθυρο «Περισσότερες επιλογές … έχει ακόμα περισσότερες επιλογές. Π.χ.
«Περισσότερες επιλογές ετικέτας δεδομένων».

19 Συναρτήσεις
Μέχρι τώρα οι πράξεις που κάναμε σε διάφορα κελιά ήταν απλές, προσθέσεις, αφαιρέσεις,
πολλαπλασιασμοί. Πολλές φορές όμως είναι αναγκαίο να κάνουμε πιο πολύπλοκες πράξεις οι οποίες δεν
μπορούν να γίνουν με μια απλή πρόσθεση ή αφαίρεση. Για αυτό το λόγο υπάρχουν οι συναρτήσεις.
Η Νέα έκδοση του excel έχει δημιουργήσει την καρτέλα Τύποι (εικόνα κάτω) ώστε να μπορεί ο
χρήστης να εντοπίσει ευκολότερα και γρηγορότερα την συνάρτηση που επιθυμεί.
Στη συνέχεια θα γίνει αναφορά για τις κατηγορίες των συναρτήσεων και πως χρησιμοποιούνται.
Μια συνάρτηση στο Excel αρχίζει με ένα αγγλικό όνομα και ακολουθείται από ένα ή περισσότερα
ορίσματα (τιμές εισόδου) που περικλείονται με παρενθέσεις. Τα ορίσματα είναι οι απαραίτητες
πληροφορίες πάνω στις οποίες επιδρά η συνάρτηση για να επιστρέψει ένα επιθυμητό αποτέλεσμα. Αυτό το
αποτέλεσμα είναι και η τιμή που θα μπει στο κελί που γράψαμε την συνάρτηση. Η πρώτη συνάρτηση που
ορίσαμε είναι η συνάρτηση αθροίσματος SUM. Η SUM παίρνει σαν ορίσματα περιοχές κελιών και
επιστρέφει το άθροισμα όλων των κελιών που βρίσκονται σ’ αυτές τις περιοχές κελιών.
Συντάσσεται ως εξής :
=SUM(περιοχή κελιών1;περιοχή κελιών2; . . .)
Όπως βλέπουμε οι περιοχές κελιών χωρίζονται με ερωτηματικό (;). Αυτό είναι ένας γενικός κανόνας
της σύνταξης όλων των συναρτήσεων. Δηλαδή :
Τα ορίσματα μιας συνάρτησης χωρίζονται μεταξύ τους με ελληνικό ερωτηματικό (;)
Αν όμως δεν γνωρίζουμε την σύνταξη μιας συνάρτησης, το Excel μας παρέχει μια πολύ χρήσιμη
δυνατότητα που είναι ο Οδηγός Συναρτήσεων.
Ο Οδηγός Συναρτήσεων είναι ένας αριθμός βημάτων που μας οδηγούν να συντάξουμε οποιαδήποτε
συνάρτηση. Ο Οδηγός Συναρτήσεων χρησιμοποιείται ως εξής:
1. Πηγαίνουμε στο κελί που θα μπει η συνάρτηση.
Επιλέγουμε Καρτέλα- Τύποι Εισαγωγή συνάρτησης.
(Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε την κατηγορία που ανήκει μια συνάρτηση από την καρτέλα
Τύποι και τα αντίστοιχα κουμπιά αν φυσικά τη γνωρίζουμε)
2. Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου της εικόνα 19.1. Στο αριστερό πλαίσιο λίστας
επιλέγουμε την κατηγορία της συνάρτησης και στη συνέχεια, στο δεξιό πλαίσιο λίστας επιλέγουμε την
συνάρτηση. Η συνάρτηση SUM βρίσκεται ανάμεσα σε αυτές που χρησιμοποιήθηκαν τελευταίες, αλλά
αν δεν υπήρχε θα την βρίσκαμε στην κατηγορία Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές. Μπορούμε να
επιλέξουμε κατηγορία από τη λίστα Επιλογή Κατηγορίας που εμφανίζεται στο επάνω μέρος του
παράθυρου. Ιδιαίτερα σημαντική είναι και η βοήθεια που είναι διαθέσιμη άμεσα για οποιαδήποτε
συνάρτηση και αν επιλέξουμε. Για να ζητήσετε βοήθεια για τη συνάρτηση που έχετε επιλέξει, απλά
κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια για αυτήν τη συνάρτηση στο κάτω αριστερό μέρος του
παράθυρου.

Εικόνα 19-1 Το πλαίσιο διαλόγου για την εισαγωγή συνάρτησης
3. Πατάμε το κουμπί ΟΚ για να προχωρήσουμε στο 2ο βήμα του οδηγού και εκεί εμφανίζεται
το παράθυρο εισαγωγής ορισμάτων της συγκεκριμένης συνάρτησης (στο παράδειγμα μας της SUM).
Αρχικά, δίπλα από κάθε πλαίσιο μία μικρή λέξη προσδιορίζει τι είδους στοιχεία δέχεται αυτή η
συνάρτηση σαν όρισμα. Εδώ και στο number1 και στο number2 βλέπετε ότι το Excel ζητάει αριθμό…
4. Στην συνέχεια πρέπει να πληκτρολογήσουμε τα ορίσματα της συνάρτησης. Στην θέση

εισαγωγής Number1 πρέπει να πληκτρολογήσουμε την 1η περιοχή κελιών που θέλουμε να προσθέτει η
SUM, στην θέση number2 την 2η περιοχή κελιών, στην θέση number3 την 3η κ.ο.κ. Θα μου πείτε
βέβαια ότι δεν υπάρχει number3. Το number3 θα εμφανιστεί απ’ την στιγμή που θα
πληκτρολογήσουμε κάτι στο number2. Με τον ίδιο τρόπο το number4 θα εμφανιστεί απ’ την στιγμή
που θα πληκτρολογήσουμε κάτι στο number3 κ.ο.κ.
Πολύ σημαντικό είναι το γεγονός ότι το Excel μας δίνει αυτόματα και το αποτέλεσμα του τύπου
μόλις μπορέσει να το υπολογίσει. Εδώ μόλις εισάγουμε ορισμένα κελιά για πρόσθεση αμέσως
βλέπουμε το αποτέλεσμα!

Επίσης δεν είναι αναγκαίο να πληκτρολογούμε τις περιοχές κελιών. Μπορούμε να τις σέρνουμε με
το ποντίκι και αυτές θα μπαίνουν μόνες τους. Αν το παράθυρο μας εμποδίζει πατάμε το πλήκτρο
σύμπτυξης οπότε το παράθυρο εξαφανίζεται και μένει μόνο στο πλαίσιο στο οποίο θα γράψουμε
(δείτε πιο κάτω). Εμείς επιλέγουμε τα κελιά που θέλουμε και πατάμε μία φορά ENTER ή το πλήκτρο
5. Όταν τελειώσουμε με το στήσιμο της συνάρτησης, πατάμε του κουμπί ΟΚ και αμέσως στο
κελί που είχαμε πάει πριν ξεκινήσουμε τον οδηγό, εισάγεται η συνάρτηση με την σωστή της σύναξη.
Την ίδια διαδικασία ακολουθούμε και για οποιαδήποτε άλλη συνάρτηση εκτός της SUM.
Ειδικά όμως για την συνάρτηση SUM το Excel μας δίνει ακόμα μια ευκολία. Επειδή η άθροιση είναι
μια πράξη που χρειάζεται πολύ συχνά υπάρχει ένα ειδικό κουμπί το οποίο ονομάζεται αυτόματη άθροιση
(AutoSum) . To κουμπί αυτό υπάρχει πάνω στην Καρτέλα Κεντρική και στην καρτέλα Τύποι και
χρησιμοποιείται ως εξής (βασική χρήση):
1. Πηγαίνουμε στο κελί που θα μπει η SUM.
2. Πατάμε το κουμπί του αυτόματου αθροίσματος.
3. Αυτομάτως το Excel προσπαθεί να μαντέψει τα κελιά που εμείς θέλουμε
να προσθέσουμε και σχηματίζει την συνάρτηση SUM όπως αυτό νομίζει13. Όμως
την περιοχή κελιών που αυτό έβαλε μέσα στην SUM την αφήνει επιλεγμένη. Αυτό
σημαίνει ότι αν εμείς επιλέξουμε άλλη περιοχή κελιών, αυτή θα μπει στην θέση της
παλιάς.
4. Ελέγχουμε λοιπόν αν η περιοχή κελιών που έβαλε το Excel είναι η
επιθυμητή και αν όχι σέρνουμε την σωστή με το ποντίκι. Έπειτα πατάμε το πλήκτρο
ENTER και κατοχυρώνουμε τον τύπο.
Είναι προφανές ότι αν το Excel μαντέψει σωστά την περιοχή κελιών
τελειώσαμε αυτομάτως. Στην αντίθετη περίπτωση πρέπει εμείς να βάλουμε
την περιοχή κελιών σέρνοντας την. Αλλά πάλι γλιτώσαμε την
πληκτρολόγηση του =SUM(.
Επιπλέον, το κουμπί της αυτόματης άθροισης μπορεί να
χρησιμοποιηθεί και διαφορετικά για να εισάγουμε και άλλες συναρτήσεις
εκτός από την SUM. Αν πατήσουμε πάνω στο κουμπί που δείχνει προς τα
κάτω, θα εμφανιστεί μια λίστα με τις πιο δημοφιλείς συναρτήσεις του Excel,
όπως αυτή για τον υπολογισμό του μέσου όρου. Η διαδικασία εισαγωγής
της συνάρτησης είναι ακριβώς ίδια με την διαδικασία εισαγωγής
αθροίσματος.
13Συνήθως κοιτάζει πάνω από το κελί του τύπου και προσθέτει όλες τις διαδοχικές αριθμητικές τιμές. Αν
δεν υπάρχουν αριθμητικές τιμές πάνω από το κελί του τύπου τότε προσθέτει όλες τις διαδοχικές
αριθμητικές τιμές που θα βρει αριστερά. Αν και εκεί δεν υπάρχει τότε η συνάρτηση SUM βγαίνει κενή π.χ.
=SUM().

Παραδείγματα Άλλων Συναρτήσεων
Θα δούμε τώρα και μερικές άλλες συναρτήσεις που χρησιμοποιούνται ευρέως στο Excel. Αρχικά όμως
θα φτιάξουμε μια εφαρμογή για να μπορέσουμε να υλοποιήσουμε μερικές απ’ αυτές τις συναρτήσεις. Θα
θεωρήσουμε ότι έχουμε βαθμούς μαθητών σε διάφορα μαθήματα (Εικόνα 19-2) και θέλουμε να
υπολογίσουμε διάφορα δεδομένα.
Εικόνα 19-2 Μια εφαρμογή για να εισάγουμε συναρτήσεις
19.1 Στατιστικές Συναρτήσεις

θα βρούμε πρώτα τον μέσο όρο που βγαίνει ο κάθε μαθητής και στα 3 μαθήματα καθώς και τον μέσο
όρο της τάξης σε κάθε μάθημα. Ο μέσος όρος του 1ου μαθητή θα μπει στο κελί F3 και μπορεί να
υπολογιστεί με την βοήθεια της συνάρτησης SUM ως εξής: = SUM(C3:E3) / 3
Αν είχαμε όμως πολλά μαθήματα δεν θα φαινόταν με το μάτι ο αριθμός τους, για να διαιρέσουμε μ’
αυτόν. Θα έπρεπε να τα μετρήσουμε. Για αυτό το λόγο το Excel μας δίνει μια συνάρτηση η οποία
υπολογίζει άμεσα τον μέσο όρο των κελιών που βάζουμε σαν όρισμα. Αυτή η συνάρτηση ονομάζεται
AVERAGE και ανήκει στην κατηγορία ‘Στατιστικές’.
19.1.1 Συνάρτηση Average

Υπολογίζει τον μέσο όρο των ορισμάτων της
Σύνταξη =Average (Περιοχή κελιών1; Περιοχή κελιών2; ... )
Στο παράδειγμα μας λοιπόν η συνάρτηση που υπολογίζει τον μέσο όρο του 1 ου μαθητή περιέχει μια
περιοχή κελιών και είναι =Average(C3:E3). Η συνάρτηση όμως αυτή μπορεί να μπει εύκολα και με τον
οδηγό το 2ο βήμα του οποίου είναι ακριβώς το ίδιο με την SUM.
Ο τύπος του μέσου όρου του 1ου μαθητή σέρνεται και στους υπόλοιπους. Επίσης παρόμοιος είναι ο
τύπος που υπολογίζει τον μέσο όρο όλης της τάξης στο μάθημα Windows. Αυτός μπαίνει στο κελί C7 και
είναι =Average(C3:C6).
Θα υπολογίσουμε τώρα τον μεγαλύτερο βαθμό σε κάθε μάθημα καθώς και τον μεγαλύτερο βαθμό
κάθε μαθητή. Για αυτό τον λόγο θα χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση MAX.

19.1.2 Συνάρτηση Max
Υπολογίζει την μεγαλύτερη τιμή των ορισμάτων της
Σύνταξη = Max (Περιοχή κελιών1; Περιοχή κελιών2; ... )
Έτσι ο τύπος που υπολογίζει τον μεγαλύτερο βαθμό του 1ου μαθητή είναι =max(C3:E3).
Παρόμοια υπάρχει και η συνάρτηση min η οποία υπολογίζει την μικρότερη τιμή.
19.1.3 Συνάρτηση Min

Υπολογίζει την μικρότερη τιμή των ορισμάτων της
Σύνταξη = Min (Περιοχή κελιών1; Περιοχή κελιών2; ... )
Έτσι ο τύπος που υπολογίζει τον μικρότερο βαθμό του 1ου μαθητή είναι =min(C3:E3).
Βλέπουμε λοιπόν ότι οι συναρτήσεις MAX και MIN συντάσσονται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως η
SUM και η AVERAGE και φυσικά μπορούν και αυτές να εισαχθούν με τον Οδηγό Συναρτήσεων.
Παρόμοιες συναρτήσεις με την MAX και MIN είναι η LARGE και SMALL.
Με την LARGE μπορούμε να βρούμε π.χ. την 2η μεγαλύτερη τιμή κάποιων κελιών, η την 3η
μεγαλύτερη, ή την 4η κ.ο.κ. Δίνοντας δηλαδή εμείς μια τιμή σε ένα 2ο όρισμα της το k μπορούμε να
πάρουμε την τιμή που έχει την k σχετική θέση (μεγαλύτερη) στην περιοχή κελιών που ορίζουμε στο 1 ο
όρισμα.
19.1.4 Συνάρτηση Large

Υπολογίζει την k μεγαλύτερη τιμή των ορισμάτων της
Σύνταξη = Large (Περιοχή κελιών ; k )
Έτσι ο τύπος που υπολογίζει τον 2o μεγαλύτερο βαθμό όλης της τάξης στο μάθημα Windows είναι
=large(C3:C6;2), ενώ ο τύπος που υπολογίζει το 3ο μεγαλύτερο βαθμό στο ίδιο μάθημα είναι
=large(C3:C6;3).
Παρόμοια η συνάρτηση SMALL υπολογίζει την k μικρότερη τιμή μιας περιοχής κελιών.
19.1.5 Συνάρτηση Small

Υπολογίζει την k μικρότερη τιμή των ορισμάτων της
Σύνταξη = Small (Περιοχή κελιών ; k )
Έτσι ο τύπος που υπολογίζει τον 2o χειρότερο βαθμό όλης της τάξης στο μάθημα Windows είναι
=small(C3:C6;2), ενώ ο τύπος που υπολογίζει το 3ο χειρότερο βαθμό στο ίδιο μάθημα είναι
=small(C3:C6;3).

Εικόνα 19-3 Η συνάρτηση Small. Προσέξτε πως το Excel μας δίνει το αποτέλεσμα πριν ακόμη πατήσουμε ΟΚ
Θα δούμε τώρα μια συνάρτηση που μετράει πόσες αριθμητικές τιμές βρίσκονται στα κελιά κάποιων
περιοχών κελιών. Αυτή είναι η συνάρτηση COUNT.
19.1.6 Συνάρτηση Count

Υπολογίζει πόσοι αριθμοί υπάρχουν στην λίστα των ορισμάτων της
Σύνταξη = Count (Περιοχή κελιών1; Περιοχή κελιών2; ... )
Έτσι ο τύπος που υπολογίζει το πλήθος των μαθητών που έχει το τμήμα είναι =count(C3:C6) ενώ ο
τύπος που υπολογίζει το πλήθος των μαθημάτων =count(C3:Ε3).
Επομένως με την συνάρτηση count μπορούμε να δώσουμε έναν πιο μαθηματικό ορισμό της Average.
Αυτός είναι :
Average(Περιοχή κελιών1; Περιοχή κελιών2; ...) =
Sum(Περιοχή κελιών1;Περιοχή κελιών2;...) / Count(Περιοχή κελιών1;Περιοχή κελιών2;...)
π.χ. Average(C3:E3) = Sum(C3:E3) / Count(C3:E3)
Η συνάρτηση count χρησιμοποιείται ευρέως σε περιπτώσεις που έχουμε πάρα πολλά κελιά τα οποία
περιέχουν και αριθμούς και κείμενο. Η count μετράει μόνο αυτά τα κελιά που έχουν αριθμούς.
Παρόμοια συνάρτηση με την COUNT είναι και η COUNTA η οποία δεν υπολογίζει μόνο τις
αριθμητικές τιμές, αλλά όλες τις τιμές και η COUNTBLANK η οποία μετράει το πλήθος των κενών κελιών.
Και οι τρεις αυτές συναρτήσεις εισάγονται με την ίδια ακριβώς διαδικασία.
19.1.7 Συνάρτηση CountΑ

Υπολογίζει τον αριθμό των κελιών που δεν είναι κενά στην λίστα των ορισμάτων της

Σύνταξη = CountΑ (Περιοχή κελιών1; Περιοχή κελιών2; ... )
Έτσι το πλήθος των μαθητών και το πλήθος των μαθημάτων, μπορούν να υπολογιστούν και με την
συνάρτηση COUNTA. Δηλαδή =countΑ(B3:B6) για τους μαθητές και =countΑ(C2:Ε2) για τα
μαθήματα.
19.1.8 Συνάρτηση CountBlank

Υπολογίζει τον αριθμό των κελιών που είναι κενά στην λίστα των ορισμάτων της
Σύνταξη = CountΑ (Περιοχή κελιών1; Περιοχή κελιών2; ... )
Έτσι το πλήθος των μαθητών που δεν έχουν βαθμό στο μάθημα των Windows (εφόσον δεν έχουν
βαθμό το αντίστοιχο κελί θα είναι κενό), μπορούν να υπολογιστούν με τη συνάρτηση
=CountBlank(C3:C6).
19.1.9 Συνάρτηση Countif

Υπολογίζει τα με κενά κελιά μια περιοχής, τα οποία ικανοποιούν κάποια δεδομένα κριτήρια
Σύνταξη = Countif (Περιοχή κελιών; Κριτήρια )
Έτσι ο τύπος που υπολογίζει το πλήθος των μαθητών που έγραψε στα Windows βαθμό μεγαλύτερο ή
ίσο του 17 είναι =Countif(C3:C6;">=17").
Ο τύπος που υπολογίζει το πλήθος των μαθητών που πέρασαν (δηλ. ο μέσος όρος τους μεγαλύτερος
ή ίσος του 10) είναι =Countif(F3:F6;">=10").
Ο τύπος που υπολογίζει το πλήθος των μαθητών που ονομάζονται «Αλεξίου» είναι
=Countif(Α3:Β6;"Αλεξίου") και
Ο τύπος που υπολογίζει το πλήθος των μαθητών που το όνομα τους αρχίζει από το γράμμα «Α» είναι
=Countif(Α3:Β6;"Α*").
Η κατηγορία ‘Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές περιέχει ένα πάρα πολύ μεγάλο πλήθος συναρτήσεων
που υπολογίζουν μαθηματικές έννοιες. Θα αναφέρουμε ενδεικτικά την συνάρτηση της τετραγωνικής ρίζας
και την συνάρτηση της απόλυτης τιμής.
19.2 Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές

Μαθηματικές - τριγωνομετρικές είναι οι συναρτήσεις που κάνουν μαθηματικές ή τριγωνομετρικές
πράξεις. Η πρώτη συνάρτηση μαθηματικών - τριγωνομετρικών που ήδη είδαμε είναι η συνάρτηση SUM η
οποία υπολογίζει το άθροισμα των ορισμάτων της.
Η επόμενη που θα δούμε είναι η συνάρτηση PRODUCT. Η συνάρτηση PRODUCT δουλεύει όπως
ακριβώς και η SUM, με την διαφορά ότι δεν βρίσκει άθροισμα αλλά γινόμενο. Δηλαδή βρίσκει το γινόμενο
όλων των κελιών που βρίσκονται στις περιοχές κελιών που θα της βάλουμε σαν όρισμα.
19.2.1 Συνάρτηση Product

Υπολογίζει τον γινόμενο των ορισμάτων της

Σύνταξη = Product (Περιοχή κελιών1; Περιοχή κελιών2; ... )
Παραδείγματα Αν C3=2 C4=3 C5=2 C6=4 και E3=2 E4=1 E5=2 E6=1
=Product(C3:C6;E3:E6) Αποτέλεσμα = 192
=Product(C3:C6) Αποτέλεσμα = 48
=Product(C3:C6;2) Αποτέλεσμα = 96
Η επόμενη συνάρτηση που θα δούμε είναι η συνάρτηση Round. Η συνάρτηση Round στρογγυλοποιεί
το όρισμα της σε δεκάδες ή εκατοντάδες ή χιλιάδες κ.λ.π. (ανάλογα με την κλίμακα στρογγυλοποίησης
που θα της πει ο χρήστης).
19.2.2 Συνάρτηση Round

Στρογγυλεύει έναν αριθμό στον καθοριζόμενο αριθμό ψηφίων
Σύνταξη = Round (number; num_digits)
Όπου number είναι ο αριθμός που θέλετε να στρογγυλεύεστε και num_digits ο αριθμός των ψηφίων
στον οποίο θέλετε να στρογγυλεύεστε το number.
Παρατηρήσεις
Αν το num_digits είναι μεγαλύτερο του μηδέν τότε το number στρογγυλεύεται στον καθορισμένο
αριθμό δεκαδικών θέσεων.
Αν το num_digits είναι ίσο με μηδέν τότε το number στρογγυλεύεται στον πλησιέστερο ακέραιο.
Αν το num_digits είναι μικρότερο του μηδέν τότε το number στρογγυλεύεται προς τα αριστερά της
υποδιαστολής.
Παραδείγματα
=Round(2,35;1) Αποτέλεσμα = 2,4
=Round(2,349;1) Αποτέλεσμα = 2,3
=Round(-1,475;2) Αποτέλεσμα = -1,48
=Round(14658;-2) Αποτέλεσμα = 14700
Για να συνδέσουμε την ROUND με το παράδειγμα μας, θα θεωρήσουμε ότι η σχολή δίνει υποτροφία
στους μαθητές εκατό ευρώ για κάθε μονάδα βαθμού που βγάζουν στον μέσο όρο τους. Έτσι έχουμε μια
στήλη με τα χρήματα που δικαιούται ο κάθε μαθητής (Εικόνα 19-4).

Εικόνα 19-4 Η εφαρμογή μας λίγο πριν το τέλος
Βλέπουμε όμως ότι τα χρήματα για κάποιους μαθητές είναι υπολογισμένα με ακρίβεια χλιοστού. Για
παράδειγμα ο 1ος μαθητής πρέπει να πάρει 136,6667 €. Για να μην ασχολούμαστε λοιπόν με «ψιλά»,
χρησιμοποιούμε την συνάρτηση ROUND και κάνουμε στρογγυλοποίηση δεκάδων, δηλαδή
στρογκυλοποιούμε τα χρήματα στο κοντινότερο πολλαπλάσιο του δέκα.
Έτσι ο 1ος μαθητής θα πάρει 140 €. Ο τύπος που θα κάνει στρογγυλοποίηση κατά μία (1) θέση
αριστερά της υποδιαστολής στα χρήματα του 1ου μαθητή είναι =Round(I3;-1), ενώ αν θέλαμε να
κάνουμε στρογγυλοποίηση σε εκατοντάδες θα χρησιμοποιούσαμε τον τύπο =Round(I3;-2) και το
αποτέλεσμα θα ήταν 100 €.
Η επόμενη συνάρτηση που θα δούμε είναι η COUNTIF, η οποία είναι στατιστική συνάρτηση και δεν
θα την βρείτε στην κατηγορία των Μαθηματικών & Τριγωνομετρικών αλλά στην κατηγορία των
Στατιστικών. Την αναφέρουμε όμως εδώ χάριν ευκολίας στην πορεία της εφαρμογής μας
19.2.3 Συνάρτηση Sqrt

Υπολογίζει την τετραγωνική ρίζα ενός αριθμού
Σύνταξη = Sqrt (number)
Παραδείγματα Αν Β13=9 και A10=8
=Sqrt(B13) Αποτέλεσμα = 3
=Sqrt(A10*2) Αποτέλεσμα = 4
=Sqrt(B13*A10) Αποτέλεσμα = 8,485
19.2.4 Συνάρτηση Abs

Υπολογίζει την απόλυτη τιμή ενός αριθμού
Σύνταξη = Abs (number)
Παραδείγματα Αν Β13=9 και A10=-9
=Abs(B13) Αποτέλεσμα = 9

=Abs(A10) Αποτέλεσμα = 9
19.3 Λογικές συναρτήσεις

Οι λογικές συναρτήσεις είναι μια πολύ ενδιαφέρουσα κατηγορία συναρτήσεων που χρησιμοποιούνται
όταν το Excel πρέπει να παίρνει αποφάσεις οι οποίες εξαρτώνται από συνθήκες.
Ο έλεγχος συνθηκών είναι μια πολύ συνήθη διαδικασία όλων των γλωσσών προγραμματισμού. Για
αυτό υπάρχει και ένας τρόπος αναπαράστασης ανεξάρτητος από την συγκεκριμένη γλώσσα που γράφεται
η εφαρμογή. Αυτός ο τρόπος είναι τα λογικά διαγράμματα. Ένα λογικό διάγραμμα είναι ένα πλήθος από
σύμβολα (παραλληλόγραμμα, ρόμβοι κλπ) τα οποία ενώνονται με κατευθυντήρια βέλη. Τα βέλη
καθορίζουν την ροή των εντολών που πρέπει να εκτελεστούν. Έτσι η συνάρτηση που ελέγχει μια συνθήκη
και αποφασίζει τι τιμή θα επιστρέψει με βάση την συνθήκη αυτή, μπορεί να αναπαρασταθεί ως εξής:
Το παραπάνω σχήμα μεταφράζεται σε κάθε γλώσσα προγραμματισμού με ξεχωριστό τρόπο. Στο Excel
αυτό μεταφράζεται με την συνάρτηση IF ως εξής if (Συνθήκη;Τιμή1;Τιμή2) και σημαίνει ότι αν ισχύει
(TRUE) η συνθήκη που βάλαμε ως 1ο όρισμα, τότε το κελί του τύπου θα πάρει την τιμή1, ενώ αν δεν
ισχύει (FALSE) η συνθήκη, θα πάρει την τιμή2. Έτσι λοιπόν:
19.3.1 Συνάρτηση IF
Επιστρέφει την τιμή1 αν ισχύει η συνθήκη και την τιμή2 αν δεν ισχύει
Σύνταξη = IF (Συνθήκη;Τιμή1;Τιμή2)
Για να συνδέσουμε την IF με την εφαρμογή μας θα προσπαθήσουμε δίπλα σε κάθε μαθητή να
βάλουμε αν αυτός πέρασε ή έμεινε. Αυτό εξαρτάται απ’ τον μέσο όρο του βαθμού που έβγαλε (Στήλη F).
Αν δηλαδή ο μέσος όρος είναι μεγαλύτερος ή ίσος του 10, τότε ο μαθητής πέρασε αλλιώς έμεινε. Πριν
σχηματίσουμε την IF θα φτιάξουμε το λογικό διάγραμμα. Αυτό θα το κάνουμε για τον 1ο μαθητή αφού και
των άλλων είναι παρόμοιο. Έτσι το λογικό διάγραμμα του 1ου μαθητή είναι το εξής:
Έπειτα το παραπάνω λογικό διάγραμμα θα μετατραπεί στην συνάρτηση if ως εξής:

=IF (F3>=10; "Πέρασε";"Έμεινε")
Βέβαια μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και τον οδηγό (Εικόνα 19-5) ο οποίος περιέχει 3 πλαίσια, όσα
δηλαδή και τα σχήματα του λογικού διαγράμματος. Έτσι τοποθετώ στα πλαίσια τις τιμές που βλέπω στο
λογικό διάγραμμα και η IF σχηματίζεται σωστά μόνη της.
Δεν πρέπει όμως να συγχέουμε την συνάρτηση IF με την COUNTIF. Η COUNTIF μετράει πόσες
τιμές (σε μια λίστα τιμών) ικανοποιούν μια συνθήκη ενώ η IF βάζει μια συγκεκριμένη τιμή με βάση την
συνθήκη.

Εικόνα 19-5 Η συνάρτηση IF
19.4 Ένθετες συναρτήσεις

Στο σημείο αυτό θα κάνουμε μια παρένθεση και θα δούμε συναρτήσεις που καλούνται μέσα σε άλλες
συναρτήσεις. Αυτές ονομάζονται ένθετες συναρτήσεις. Ας πάρουμε το παράδειγμα της Round που
στρογγυλοποιεί τα χρήματα που πρέπει να πάρουν οι μαθητές. Δηλαδή =Round(I3;-2) όπου στο Ι3 έχει
μπει το γινόμενο F3*1000.
Τι θα γινόταν αν δεν είχαμε την στήλη F που υπολογίζει τον μέσο όρο των βαθμών και την στήλη Ι
που υπολογίζει τα χρήματα; Θα ήμασταν υποχρεωμένοι να υπολογίσουμε τον μέσο όρο και τα χρήματα
μέσα στην συνάρτηση Round. Δηλαδή θα έπρεπε να εισάγουμε την συνάρτηση Average μέσα στο 1ο
όρισμα της Round. Για να γίνει αυτό ακολουθούμε τα εξής βήματα.
 Πηγαίνουμε στον οδηγό της Round.
 Καθώς είμαστε έτοιμοι να βάλουμε το 1ο της όρισμα, απλώς επιλέγουμε την συνάρτηση
Average από την παλέτα συναρτήσεων (αυτό ακριβώς δεν θέλουμε να κάνουμε;). Αν δεν βρίσκουμε
εκεί την συνάρτηση απλά επιλέγουμε «Άλλες συναρτήσεις…» και μας εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου
εισαγωγής συνάρτησης από όπου μπορούμε να επιλέξουμε οποιαδήποτε συνάρτηση.

 Αμέσως εμφανίζεται ο οδηγός για την συνάρτηση Average οπότε μπορούμε να βάλουμε τα
ορίσματα όπως είδαμε και πριν
 Για να μην μπερδευτείτε θα πρέπει να έχετε υπόψη σας να κοιτάζετε την γραμμή τύπου.
Εκεί θα δείτε πως διαμορφώνεται ο τύπος σας. Προσέξτε στο συγκεκριμένο μας παράδειγμα τι δείχνει
η γραμμή τύπου
Όπως βλέπετε ήδη φαίνεται ότι εισάγουμε την συνάρτηση AVERAGE μέσα στην συνάρτηση
ROUND. Η δε συνάρτηση AVERAGE φαίνεται με έντονα γράμματα το οποίο σημαίνει ότι αυτή τη
στιγμή δουλεύουμε σε αυτήν.
 Εφόσον τελειώσαμε με την συνάρτηση AVERAGE πρέπει να επιστρέψουμε στην
συνάρτηση ROUND για να ολοκληρώσουμε τον τύπο μας. Για να το κάνουμε αυτό πρέπει να πάμε
στην γραμμή τύπου και να κάνουμε μονό κλικ πάνω στο όνομα της συνάρτησης ROUND
Παρατηρήστε ότι τώρα πλέον και η συνάρτηση ROUND φαίνεται με έντονα γράμματα. Αυτό όπως
είπαμε δείχνει ότι δουλεύουμε σε αυτή τη συνάρτηση. Φυσικά και ο οδηγός συναρτήσεων δείχνει πάλι
την συνάρτηση AVERAGE.
 Τώρα πηγαίνουμε το σημείο εισαγωγής στο πρώτο όρισμα της ROUND με μονό κλικ του
ποντικιού και συμπληρώνουμε με το χέρι *1000, αφού είπαμε ότι για κάθε βαθμό ο μαθητής παίρνει
1000 δραχμές. Τέλος πηγαίνουμε στο δεύτερο όρισμα και γράφουμε –2 για να γίνει στρογγυλοποίηση
σε εκατοντάδες.

 Πλέον έχουμε ολοκληρώσει τον τύπο μας και μπορούμε να πατήσουμε το πλήκτρο OK και
να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας! Η συνάρτηση όπως θα δείτε στην γραμμή τύπου είναι η
=ROUND (AVERAGE( C3:E3 ) * 1000 ; -2))
Με τον παραπάνω τρόπο εισάγονται όλες οι ένθετες συναρτήσεις.
Ένα άλλο παράδειγμα φωλιασμένων συναρτήσεων μπορούμε να φτιάξουμε αν θεωρήσουμε ότι την
υποτροφία δεν θα την παίρνουν όλοι οι μαθητές, αλλά μόνο εκείνοι που βγάζουν βαθμό μεγαλύτερο ή ίσο
του 18. Θα θεωρήσουμε πάλι ότι δεν υπάρχει η στήλη F με τους μέσους όρους και η στήλη Ι με τα
χρήματα. Το λογικό διάγραμμα της συνάρτησης για τα χρήματα του 1ου μαθητή είναι το εξής:
το οποίο μεταφράζεται με τον εξής τύπο :

=IF(AVERAGE(C3:E3)>=18; ROUND(AVERAGE(C3:E3)*1000;-2);0)
Ένα τελευταίο παράδειγμα φωλιασμένων συναρτήσεων μπορεί να δοθεί αν υποθέσουμε ότι θέλουμε
να βάλουμε τον χαρακτηρισμό Άριστος’ ή ‘Καλός’ ή ‘Μετεξεταστέος’ δίπλα σε κάθε μαθητή. Ο
χαρακτηρισμός αυτός υπολογίζεται με βάση τον μέσο όρο ως εξής:
0 10 18 20
Μετεξεταστέος Καλός Άριστος

Το λογικό διάγραμμα του παραπάνω υπολογισμού για τον 1ο μαθητή είναι το ακόλουθο:

Βλέπουμε λοιπόν ότι ο τύπος θα χρειαστεί μια IF μέσα σε άλλη IF. Αυτός είναι:
=IF(F3>=18;"Άριστος";IF(F3>=10;"Καλός";"Μετεξεταστέος"))
Αν θεωρήσουμε πάλι ότι δεν έχουμε κρατήσει μια στήλη με τους μέσους όρους, τότε ο παραπάνω
τύπος γίνεται ως εξής:
=IF(AVERAGE(C3:E3)>=18;"Άριστος";IF(AVERAGE(C3:E3)>=10;"Καλός";"Μετεξεταστέος"))
Και οι δύο όμως τύποι περιέχουν ένθετες συναρτήσεις.
Θα κλείσουμε εδώ την συζήτησή μας σχετικά με τις ένθετες συναρτήσεις τονίζοντας ότι εφόσον
ξέρουμε καλά τι τύπο θέλουμε να εισάγουμε είναι εύκολο να γράψουμε ακόμη και δύσκολες ένθετες
συναρτήσεις. Θυμηθείτε ότι θα σας χρειαστούν και για αυτό πρέπει να εξοικειωθείτε από νωρίς
φτιάχνοντας από μόνοι σας παραδείγματα.
19.5 Συναρτήσεις ημερομηνίας και ώρας

Οι συναρτήσεις ημερομηνίας και ώρας μας επιτρέπουν να κάνουμε διάφορους υπολογισμούς όπως να
υπολογίσουμε τις εργάσιμες ημέρες μεταξύ δύο ημερομηνιών ή να πάρουμε διάφορες πληροφορίες. Στο
πλαίσιο των σημειώσεων αυτών θα γνωρίσουμε δύο συναρτήσεις ημερομηνίας και ώρας, τις TODAY και
NOW.
19.5.1 Συνάρτηση TODAY

Επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία.
Σύνταξη =TODAY()
Η συνάρτηση TODAY επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία. Έτσι για παράδειγμα αν στις 10
Ιανουαρίου του έτους 2008, εισάγετε την συνάρτηση TODAY σε οποιοδήποτε κελί, στο κελί αυτό θα
εμφανιστεί η ημερομηνία 10/01/2008. Σημειώστε ότι όπως έχουμε αναφέρει σε προηγούμενο κεφάλαιο, οι
ημερομηνίες και οι ώρες στο Excel είναι αριθμοί, κατάλληλα μορφοποιημένοι όμως ώστε να εμφανίζονται
σε μορφή ημερομηνίας και ώρας. Συνεπώς μην παραξενευτείτε εάν εισάγετε την συνάρτηση TODAY σε
κάποιο κελί και αντί ημερομηνία εμφανιστεί ένας αριθμός. Απλά μορφοποιείστε το κελί σε μορφή
Ημερομηνίας και το αποτέλεσμα θα είναι το αναμενόμενο.
Η συνάρτηση TODAY δεν δέχεται ορίσματα. Έτσι το παράθυρο εισαγωγής ορισμάτων εμφανίζεται
κενό όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα και το μόνο που απαιτείται είναι να πατήσουμε το κουμπί ΟΚ .
Το αποτέλεσμα θα είναι να εμφανιστεί η τρέχουσα ημερομηνία στο κελί που έγινε εισαγωγή της
συνάρτησης (δείτε την Εικόνα 19-6).

19.5.2 Συνάρτηση NOW
Επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα.
Σύνταξη =NOW()
Η συνάρτηση NOW επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα. Η μόνη διαφορά της με την
συνάρτηση TODAY είναι ότι στο κελί εμφανίζει και την ώρα εισαγωγής του τύπου ή για να είμαστε
περισσότερο ακριβείς, την ώρα που έγινε τελευταία ενημέρωση. Η ενημέρωση των τύπων είναι μια
διαδικασία που συνήθως δεν μας απασχολεί καθώς γίνεται αυτόματα από το Excel. Όταν λόγου χάρη
αλλάζει ένα κελί με ένα αριθμό υπολογίζονται ξανά αυτόματα (ενημερώνονται) όλοι οι τύποι που
εξαρτώνται από αυτό το κελί. Η γνωστή συμπεριφορά που γνωρίσαμε από την πρώτη μέρα χρήσης του
Excel. Για περισσότερες επιλογές μπορείτε να ανατρέξετε στο μενού Εργαλεία  Επιλογές στην
καρτέλα Υπολογισμός. Στο παράθυρο αυτό μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Άμεσος
Υπολογισμός (ή εναλλακτικά να πατήσετε το πλήκτρο F9 χωρίς να ανοίξετε το παράθυρο) που θα
αναγκάσει το Excel να υπολογίσει ξανά και να ενημερώσει τους τύπους σε όλα τα ανοικτά αρχεία, ή στο
κουμπί Υπολογισμός Φύλλου που θα αναγκάσει το Excel να υπολογίσει ξανά και να ενημερώσει τους
τύπους στο επιλεγμένο φύλλο εργασίας (ή εναλλακτικά τα πλήκτρα Shift + F9 χωρίς να χρειάζεται να
ανοίξετε το παράθυρο).
Η συνάρτηση NOW επίσης δεν δέχεται ορίσματα. Το αποτέλεσμα θα είναι να εμφανιστεί η τρέχουσα
ημερομηνία και ώρα στο κελί που έγινε εισαγωγή της συνάρτησης (δείτε την Εικόνα 19-6).
Εικόνα 19-6 Το αποτέλεσμα της εισαγωγής των συναρτήσεων TODAY και NOW
19.6 Συναρτήσεις Αναζήτησης - Αναφοράς

Η πρώτη συνάρτηση που θα δούμε είναι η συνάρτηση ROW η οποία επιστρέφει τον αριθμό γραμμής
της αναφοράς που της δίνουμε σαν όρισμα. Έτσι μπορούμε ανά πάσα στιγμή να χρησιμοποιήσουμε μέσα
σε τύπο τον αριθμό γραμμής ενός κελιού. Έτσι έχουμε:
19.6.1 Συνάρτηση ROW

Υπολογίζει τον αριθμό γραμμής του ορίσματος της
Σύνταξη = ROW(Reference)
όπου reference είναι το κελί ή η περιοχή κελιών του οποίου θέλετε τον αριθμό γραμμής.
Παρατηρήσεις:
Αν το reference παραλείπεται, θεωρείται ως η αναφορά του κελιού στην οποία εμφανίζεται η
συνάρτηση ROW.

Αν το reference είναι περιοχή κελιών τότε η Row επιστρέφει την γραμμή του 1ου κελιού της
περιοχής κελιών
Το reference δεν μπορεί να αναφέρεται σε πολλές περιοχές.
Παραδείγματα
=ROW(A3) Αποτέλεσμα = 3
=ROW(A3:B5) Αποτέλεσμα = 3
=ROW() Αποτέλεσμα (Αν η ROW δίνεται στο F5) = 5
Το 3o παράδειγμα, δηλαδή η Row χωρίς ορίσματα χρησιμοποιείται ευρέως όταν θέλουμε να δώσουμε
αύξοντες αριθμούς με τύπο. Ας υποθέσουμε λοιπόν ότι στο παράδειγμα μας θα αριθμήσουμε με τύπο τους
μαθητές. Πρώτη μας κίνηση είναι να αριθμήσουμε με τύπο τον 1 ο μαθητή ώστε να πάρει την τιμή 1 και
έπειτα με αυτόματη συμπλήρωση να γίνει αρίθμηση και στους υπόλοιπους. Κοιτάζουμε αρχικά από πια
γραμμή ξεκινάει ο 1ος μαθητής. Στο παράδειγμα μας ξεκινάει από την 3. Επομένως η συνάρτηση ROW()
σε κάποιο κελί της 3 γραμμής (π.χ. στο A3) θα επιστρέψει 3. Για αυτό τον λόγο βάζουμε τον τύπο
ROW()-2 ώστε να επιστραφεί 1. Αυτόν τον τύπο τον κάνουμε αυτόματη συμπλήρωση σε όλα τα κελιά
των άλλων γραμμών και μένει ROW()-2. Έτσι στην 4η γραμμή που είναι ο 2ος μαθητής η ROW()
επιστρέφει 4 άρα το ROW()-2 ισούται με 2. Παρόμοια στην 5η γραμμή το ROW()-2 ισούται με 3 κ.ο.κ.
Παρόμοια είναι και η συνάρτηση COLUMN η οποία επιστρέφει τον αριθμό της στήλης του ορίσματος
της. Στην COLUMN ισχύουν ακριβώς οι ίδιες παρατηρήσεις με την ROW.
19.6.2 Συνάρτηση COLUMN

Υπολογίζει τον αριθμό στήλης του ορίσματος της
Σύνταξη = COLUMN(Reference)

Θα δώσουμε τώρα μια ολοκληρωμένη εικόνα της εφαρμογής των μαθητών - μαθημάτων με τα
αποτελέσματα όλων των συναρτήσεων που χρησιμοποιήσαμε (βλέπε Εικόνα 19-7).
Εικόνα 19-7 Η εφαρμογή των μαθητών

Συνεχίζοντας με τις συναρτήσεις Αναζήτησης & Αναφοράς θα δούμε μία συνάρτηση αναζήτησης.
Αυτή είναι η συνάρτηση VLOOKUP η οποία ψάχνει μια τιμή στην 1η στήλη μιας περιοχής κελιών. Αν την
βρει επιστρέφει κάποια άλλη τιμή που βρίσκεται στην ίδια γραμμή με την τιμή που ψάχνει. Περισσότερα
όμως μπορούμε να καταλάβουμε με συγκεκριμένα παραδείγματα. Ας ορίσουμε όμως πρώτα την
συνάρτηση VLOOKUP.
19.6.3 Συνάρτηση VLOOKUP

Αναζητά μια τιμή στην πρώτη αριστερά στήλη ενός πίνακα και επιστρέφει την τιμή του κελιού που
βρίσκεται στην ίδια γραμμή και σε δεδομένη στήλη του πίνακα.
Σύνταξη = VLOOKUP(Τιμή;Περιοχή κελιών;Αριθμός στήλης;Ταξινόμηση)
όπου:
Τιμή είναι η τιμή που θα βρεθεί στην πρώτη στήλη της περιοχής κελιών. Η τιμή μπορεί να είναι και
αναφορά σε ένα κελί (π.χ. C3).
Περιοχή κελιών είναι ο πίνακας πληροφοριών στον οποίο γίνεται η αναζήτηση.
Αν το Ταξινόμηση είναι TRUE (1), οι τιμές της πρώτης στήλης της περιοχής κελιών πρέπει να είναι
ταξινομημένες σε αύξουσα σειρά ..., -2, -1, 0, 1, 2, ... , A-Z, αλλιώς η Vlookup ίσως δεν επιστρέψει την
αναμενόμενη τιμή. Αν το Ταξινόμηση είναι FALSE (0), η περιοχή κελιών δεν χρειάζεται να είναι
ταξινομημένη.
Αριθμός στήλης είναι ο αριθμός στήλης της περιοχής κελιών από την οποία θα επιστραφεί η τιμή
ταιριάσματος. Αν ο αριθμός στήλης είναι 1 επιστρέφεται η τιμή της πρώτης στήλης της περιοχής κελιών,
αν είναι 2 επιστρέφεται η τιμή της δεύτερης στήλης και ούτω καθεξής.
Ταξινόμηση είναι μια λογική τιμή που καθορίζει αν η Vlookup θα βρει ακριβές ή προσεγγιστικό
ταίριασμα. Αν είναι TRUE (1) ή παραλείπεται, επιστρέφεται προσεγγιστικό ταίριασμα. Με άλλα λόγια, αν
δεν βρεθεί ακριβές ταίριασμα, επιστρέφεται η μεγαλύτερη τιμή που είναι αμέσως μικρότερη από την τιμή
που ψάχνει. Αν η Τιμή είναι μικρότερη από τη μικρότερη τιμή της πρώτης στήλης της περιοχής κελιών
επιστρέφεται η τιμή σφάλματος #Δ/Υ. Για να δουλέψει σωστά η συνάρτηση με Ταξινόμηση TRUE πρέπει οι
τιμές της πρώτης στήλης της περιοχής κελιών να είναι ταξινομημένες σε αύξουσα σειρά.
Αν η ταξινόμηση είναι FALSE (0), η συνάρτηση θα προσπαθήσει να εντοπίσει την Τιμή επακριβώς. Αν
δεν την βρει στην πρώτη στήλη της περιοχής κελιών επιστρέφεται η τιμή σφάλματος #Δ/Υ. Φυσικά για
ασφάλεια προτείνεται η Ταξινόμηση να είναι FALSE ή 0 κάτι που εξασφαλίζει ακριβή αναζήτηση, αν και
πολλές φορές όταν οι τιμές της πρώτης στήλης είναι ταξινομημένες προτιμάται η δεύτερη μορφή.
Παρατηρήσεις
Οι τιμές της πρώτης στήλης της περιοχής κελιών μπορεί να είναι κείμενο, αριθμοί ή λογικές
τιμές.
Κεφαλαία και πεζά κείμενα είναι ισοδύναμα.
Αν ο αριθμός στήλης είναι μικρότερος από 1, η Vlookup επιστρέφει την τιμή σφάλματος
#ΤΙΜΗ!, αν o αριθμός στήλης είναι μεγαλύτερος από τον αριθμό στηλών της περιοχής κελιών η
Vlookup επιστρέφει την τιμή σφάλματος #ΑΝΑΦ!.
Όλα τα παραπάνω που αναφέραμε μας δίνουν την ακριβή λειτουργία της Vlookup, αλλά προτείνουμε
να τα ξαναδιαβάσετε αμέσως μετά το παράδειγμα που θα δώσουμε. Τότε θα είναι πολύ πιο κατανοητά.

Ας θεωρήσουμε λοιπόν ότι σε κάποιο φαρμακείο έχουμε
περάσει στο Excel έναν τιμοκατάλογο με τους κωδικούς, το
όνομα, τα mg και την τιμή όλων των φαρμάκων που πωλούνται
(Εικόνα 19-8). Τα φάρμακα είναι τοποθετημένα ανά γραμμές και
κάθε φάρμακο καταλαμβάνει 4 στήλες για τις πληροφορίες που
θέλουμε να κρατάμε. Εξάλλου το Excel έχει 65.536 γραμμές,
πράγμα που σημαίνει ότι μπορούμε να κρατάμε ένα πάρα πολύ
μεγάλο αριθμό φαρμάκων. Αυτή η δομή οργάνωσης μεγάλων
ποσοτήτων δεδομένων, ονομάζεται βάση δεδομένων ή λίστα και
το Excel μας δίνει ισχυρά εργαλεία για την διαχείριση τους
(λεπτομέρειες για τις λίστες στο αντίστοιχο κεφάλαιο). Εδώ θα
χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση VLOOKUP για να φτιάξουμε
ένα τιμολόγιο αγοράς φαρμάκων. Το ζητούμενο είναι να περνάμε
τον κωδικό14 του φαρμάκου στο τιμολόγιο και αμέσως να μας
δίνεται το όνομα τα mg και η τιμή του φαρμάκου. Για να γίνει
αυτό θα χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση VLOOKUP για να
Εικόνα 19-8 Τιμοκατάλογος
ψάχνει τον κωδικό στην 1η στήλη του τιμοκαταλόγου και να μας
επιστρέφει το ανάλογο δεδομένο που θα της ζητάμε. Αρχικά λοιπόν φτιάχνουμε την φόρμα του τιμολογίου
(Εικόνα 19-9) η οποία περιέχει τον κωδικό του φαρμάκου που θα αγοράζει κάποιος πελάτης, τα κομμάτια
που θα αγοράσει από το ίδιο φάρμακο, το όνομα, τα mg και την τιμή του φαρμάκου. Τέλος υπάρχει
σύνολο χρέωσης από όλα τα φάρμακα που αγοράζει, το συνολικό ΦΠΑ και το τελικό σύνολο χρέωσης. Το
μόνο που χρειάζεται να περνάει ο χρήστης αυτής της εφαρμογής, είναι ο κωδικός και τα κομμάτια του
φαρμάκου. Τα άλλα θα υπολογίζονται μόνα τους με τύπους.
Εικόνα 19-9 Η φόρμα τιμολογίου όπου ο χρήστης θα εισάγει μόνο τον κωδικό και τον αριθμό κομματιών.
Ας πάμε πρώτα στο κελί D4 και να βάλουμε τον τύπο που θα υπολογίσει το όνομα του φαρμάκου.
Αυτός είναι ο εξής:
=VLOOKUP(B4;$I$3:$L$500;2;0)
Του λέμε δηλαδή να ψάξει την τιμή του κελιού B4 στον πίνακα Ι3:L500 (δείτε στην Εικόνα 19-8) και
στην γραμμή που θα την βρει να επιστρέψει το 2ο κελί αυτής της γραμμής (δηλαδή το όνομα). Το 4ο
όρισμα είναι μηδέν για να κάνει ακριβή αναζήτηση. Δηλαδή αν δεν βρει τον κωδικό του φαρμάκου που
ψάχνει να μην επιστρέψει την πλησιέστερη τιμή γιατί αυτή θα είναι άλλου φαρμάκου. Σ’ αυτή την
περίπτωση θέλουμε να μας επιστρέψει #Δ/Υ (δεν υπάρχει) για να ελέγξουμε μήπως γράψαμε λάθος τον
κωδικό του φαρμάκου, ή μήπως δεν υπάρχει αυτός ο κωδικός στον τιμοκατάλογο.
Τον τύπο της Vlookup, μπορούμε να τον εισάγουμε εύκολα και με τον οδηγό συναρτήσεων (Εικόνα
19-10).
14Τον κωδικό του φαρμάκου συνήθως τον έχουμε πάνω στο κουτί. Αυτό που δεν έχουμε είναι η τιμή του
φαρμάκου και φυσικά δεν μπορούμε να θυμόμαστε όλες τις τιμές απ’ έξω.

Εικόνα 19-10 Η συνάρτηση VLOOKUP
Παρατηρείστε ότι βάλαμε απόλυτες αναφορές στην περιοχή αναζήτησης. Αυτό έγινε για να μείνει η
ίδια όταν θα κάνουμε αυτόματη συμπλήρωση και στις υπόλοιπες γραμμές του τιμολογίου. Επίσης η
περιοχή κελιών πηγαίνει μέχρι την γραμμή 500 γιατί θεωρούμε ότι ο τιμοκατάλογος περιέχει περίπου 500
φάρμακα. Όσα όμως και να περιέχει θα δίναμε την ανάλογη περιοχή κελιών.
Με παρόμοιο τρόπο υπολογίζονται και οι τιμές της στήλης των mg και της στήλης των τιμών των
φαρμάκων. Έτσι στο κελί E4 θα μπει ο τύπος =VLOOKUP(B4;$I$3:$L$500;3;0) ενώ στο F4 o τύπος
=VLOOKUP(B4;$I$3:$L$500;4;0)
Αυτό που άλλαξε δηλαδή είναι ο αριθμός της στήλης. Στα mg αυτός είναι 3 για να επιστραφεί το κελί
της 3ης στήλης του τιμοκαταλόγου (δηλ. τα mg), ενώ στις τιμές των φαρμάκων είναι 4 για να επιστραφεί
το κελί της 4ης στήλης του τιμοκαταλόγου (δηλ. η τιμή του φαρμάκου).
Ο τύπος της χρέωσης πολλαπλασιάζει κομμάτια επί τιμή (δηλαδή =C4*F4), ο τύπος του συνόλου
είναι =Sum(G4:G11), o τύπος του ΦΠΑ =G12*18%, ο τύπος του τελικού συνόλου =G12+G13 και ο
τύπος του αθροίσματος των κομματιών =Sum(C4:C11). Η Εικόνα 19-11 δείχνει την τελική εφαρμογή
κατά την αγορά 3 φαρμάκων.
Εικόνα 19-11 Το τιμολόγιο

Θα μπορούσαμε βέβαια τον τιμοκατάλογο με τα φάρμακα να τον είχαμε σε άλλο φύλλο από το φύλλο
του τιμολογίου, ή ακόμα και σε άλλο αρχείο. Έτσι θα μπορούσε να ενημερώνει κατά καιρούς κάποιος
φαρμακοποιός (ή ο σύλλογος φαρμακοποιών) το αρχείο με τον τιμοκατάλογο των φαρμάκων και να το
δίνει με δισκέτα σε όλους τους φαρμακοποιούς.

19.6.4 Συνάρτηση HLOOKUP
Αναζητά μία τιμή στην πρώτη γραμμή ενός πίνακα και επιστρέφει την τιμή του κελιού που βρίσκεται
στην αντίστοιχη στήλη και σε δεδομένη γραμμή.
Σύνταξη = HLOOKUP(Τιμή;Περιοχή κελιών;Αριθμός γραμμής;Ταξινόμηση)
Παρόμοια συνάρτηση με την VLOOKUP είναι και η HLOOKUP. H διαφορά είναι ότι η HLOOKUP
κάνει οριζόντιο και όχι κατακόρυφο ψάξιμο. Σε συνέχεια λοιπόν του προηγούμενου παραδείγματος ας
υποθέσουμε ότι θέλουμε να βρούμε το Όνομα ή την Τιμή ή τα Mg ενός φάρμακου σε οποιαδήποτε γραμμή
του τιμοκαταλόγου (Εικόνα 19-8) κατασκευάζοντας μια πολύ απλή φόρμα με χρήση της συνάρτησης
HLOOKUP όπως φαίνεται στην Εικόνα 19-12.
Εικόνα 19-12 Φόρμα αναζήτησης με χρήση της VLOOKUP

Συμπληρώνοντας το όνομα του πεδίου (Όνομα, Τιμή, Mg) που αναζητούμε στο κελί E19 και τον
αριθμό γραμμής, το Excel αναζητά το όνομα στην πρώτη γραμμή της Περιοχής κελιών (για το λόγο αυτό
πρέπει να είμαστε προσεκτικοί να μην κάνουμε κάποιο λάθος κατά την πληκτρολόγηση) και αφού το βρει
μας επιστρέφει ότι υπάρχει στην αντίστοιχη γραμμή (κελί E20) της Περιοχής κελιών.
Σημειώνεται ότι η Ταξινόμηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να γίνει ακριβές ή προσεγγιστικό
ταίριασμα όπως περιγράφηκε στην συνάρτηση VLOOKUP. Στην περίπτωση που θέλετε να ταξινομήσετε τις
στήλες αλφαβητικά συμβουλευτείτε το αντίστοιχο κεφάλαιο του βιβλίου.15
19.6.5 Συνάρτηση LOOKUP

Η συνάρτηση LOOKUP είναι ο πρόγονος των συναρτήσεων VLOOKUP και HLOOKUP. Ουσιαστικά
δεν προσφέρει κάτι περισσότερο από αυτές. Χρησιμοποιείται όμως και θα την παρουσιάσουμε διότι αφενός
λειτουργεί με δύο τρόπους που για κάποιους είναι ευκολότερο να αντιληφθούν και αφετέρου η λειτουργία
της είναι διαδεδομένη και εύκολα μπορεί κανείς να βρει αντίστοιχες συναρτήσεις. Στην συνάρτηση
LOOKUP θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν γενικά λιγότερα ορίσματα που πρέπει να συμπληρώσουμε.
Απουσιάζουν ουσιαστικά ο αριθμός γραμμής ή στήλης και η ταξινόμηση, η «μαγική» επιλογή για ακριβές ή
προσεγγιστικό ταίριασμα. Ο λόγος είναι απλός. Δεν χρειάζονται! Το όρισμα της ταξινόμησης δεν χρειάζεται
διότι η συνάρτηση LOOKUP θεωρεί ότι η αναζήτηση γίνεται σε στοιχεία που είναι ταξινομημένα σε
αύξουσα σειρά, κάτι που όπως είχαμε περιγράψει στις συναρτήσεις VLOOKUP και HLOOKUP δεν ήταν
σίγουρο. Συνεπώς πρέπει πάντα να θεωρούμε ότι η αναζήτηση γίνεται σε ταξινομημένα σε αύξουσα
διάταξη στοιχεία.
Το όρισμα του αριθμού γραμμής ή στήλης που χρησιμοποιείται στις συναρτήσεις VLOOKUP και
HLOOKUP για να πάρουμε το στοιχείο που πραγματικά θέλουμε μέσα από το πίνακα των στοιχείων δεν
χρειάζεται διότι η συνάρτηση LOOKUP δεν δέχεται περισσότερα στοιχεία από όσα χρειάζεται για να ψάξει
και να βρει την τιμή που ψάχνουμε. Λεπτομέρειες στις περιγραφές των δύο μορφών της συνάρτησης
LOOKUP. Επειδή η συνάρτηση αυτή χρησιμοποιείται σε δύο μορφές, θα πρέπει να επιλέξουμε ποια
θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε από το παράθυρο (Εικόνα 19-13) που θα εμφανιστεί όταν ζητήσουμε να
εισάγουμε τη συνάρτηση LOOKUP.
Εικόνα 19-13 Επιλογή μορφής συνάρτησης LOOKUP
15 Η ταξινόμηση στηλών είναι μια επιλογή στο παράθυρο Δεδομένα  Ταξινόμηση  Επιλογές 
Ταξινόμηση από Αριστερά προς τα Δεξιά. Περισσότερ στο κεφάλαιο που αναφέρεται στην ταξινόμηση
δεδομένων.

19.6.6 Συνάρτηση LOOKUP με σύνταξη ανύσματος
Αναζητά τη δεδομένη τιμή σε μια περιοχή μίας γραμμής ή μίας στήλης (που ονομάζεται άνυσμα) και
αποδίδει μια τιμή που βρίσκεται στην ίδια θέση στη δεύτερη περιοχή ανύσματος.
Σύνταξη = LOOKUP(Τιμή;Περιοχή Αναζήτησης;Περιοχή Αποτελεσμάτων)
όπου:
Τιμή είναι η τιμή που θα βρεθεί στην περιοχή αναζήτησης.
Περιοχή αναζήτησης είναι μια περιοχή κελιών σε μία μόνο γραμμή ή μία μόνο στήλη, στα οποία θα
γίνει η αναζήτηση.
Περιοχή αποτελεσμάτων είναι μια περιοχή κελιών σε μία μόνο γραμμή ή μία μόνο στήλη, στα οποία
θα βρεθεί το αποτέλεσμα. Η περιοχή αποτελεσμάτων δεν είναι υποχρεωτικό όρισμα. Αν δεν συμπληρωθεί
θα χρησιμοποιηθεί η περιοχή αναζήτησης και σαν περιοχή αποτελεσμάτων.
Παράδειγμα (δοκιμάστε το σε συνέχεια του παραδείγματος της συνάρτησης VLOOKUP).
Πηγαίνετε στο κελί D4 στο φύλλο που περιέχει το τιμολόγιο. Στο κελί αυτό είχαμε εισάγει τον τύπο:
=VLOOKUP(B4;$I$3:$L$500;2;0)
Που αναζητούσε και τύπωνε το όνομα του φάρμακου του οποίου τον κωδικό γράψαμε στο κελί B4
(δείτε λεπτομέρειες στο κεφάλαιο της συνάρτησης VLOOKUP). Την ίδια ακριβώς αναζήτηση θα κάνουμε με
την συνάρτηση LOOKUP. Αφαιρέστε τη συνάρτηση από το κελί D4 και στο κελί D4 εισάγετε την
συνάρτηση:
=LOOKUP(B4;$I$3:$I$500;$J$3:$J$500)
Με την οποία ζητάμε από το Excel να ψάξει τον κωδικό που πληκτρολογήσαμε στο κελί B4 στα κελιά
I3:I500 και μόλις τον βρει να μας επιστρέψει το αντίστοιχο κελί από τα κελιά J3:J500.
19.6.7 Συνάρτηση LOOKUP με σύνταξη πίνακα

Αναζητά την καθορισμένη τιμή στην πρώτη γραμμή ή στήλη ενός πίνακα και επιστρέφει μια τιμή από
την ίδια θέση στην τελευταία γραμμή ή στήλη του πίνακα.
Σύνταξη = LOOKUP(Τιμή;Περιοχή Αναζήτησης)
όπου:
Τιμή είναι η τιμή που θα βρεθεί στην περιοχή αναζήτησης.
Περιοχή αναζήτησης είναι μια περιοχή κελιών όπου θα γίνει η αναζήτηση. Στην πρώτη γραμμή ή
στήλη της περιοχής κελιών πρέπει απαραίτητα να βρίσκονται οι τιμές αναζήτησης και στην τελευταία
γραμμή ή στήλη πρέπει απαραίτητα να βρίσκονται τα πιθανά αποτελέσματα.
Παράδειγμα (δοκιμάστε το σε συνέχεια του παραδείγματος της συνάρτησης VLOOKUP).
Πηγαίνετε στο κελί D4 όπου είχαμε εισάγει ένα τύπο που αναζητούσε και τύπωνε το όνομα του
φάρμακου του οποίου τον κωδικό γράψαμε στο κελί B4 (δείτε λεπτομέρειες στο κεφάλαιο της συνάρτησης
VLOOKUP). Την ίδια ακριβώς αναζήτηση θα κάνουμε με την συνάρτηση LOOKUP. Αφαιρέστε τη
συνάρτηση από το κελί D4 και στο κελί D4 εισάγετε την συνάρτηση:

=LOOKUP(B4;$I$3:$J$500)
Με την οποία ζητάμε από το Excel να ψάξει τον κωδικό που πληκτρολογήσαμε στο κελί B4 στα κελιά
I3:J500. Η αναζήτηση θα γίνει στην πρώτη στήλη του πίνακα (I) και μόλις βρεθεί ο κωδικός θα μας
επιστρέψει το αντίστοιχο κελί από την τελευταία στήλη του πίνακα (J).
Σημειώνονται επίσης τα παρακάτω (απόσπασμα βοήθειας):

 Εάν ένας πίνακας καλύπτει μια περιοχή με μεγαλύτερο πλάτος παρά ύψος (περισσότερες
στήλες παρά γραμμές), η συνάρτηση LOOKUP αναζητά το όρισμα lookup_value στην πρώτη γραμμή.
 Εάν ένας πίνακας είναι τετράγωνος ή μεγαλύτερος στο ύψος παρά στο πλάτος
(περισσότερες γραμμές παρά στήλες), η LOOKUP κάνει αναζήτηση στην πρώτη στήλη.
 Με τις συναρτήσεις HLOOKUP και VLOOKUP, μπορεί να γίνει αναζήτηση προς τα κάτω ή
προς τα πλάγια, αλλά η συνάρτηση LOOKUP επιλέγει πάντα την τελευταία τιμή στη γραμμή ή τη
στήλη.
Κλείνοντας να σημειώσουμε ότι υπάρχει πληθώρα συναρτήσεων στο Excel των οποίων όμως η
ανάλυση ξεφεύγει από το σκοπό των σημειώσεων αυτών. Ανάλογα με τις ανάγκες του κάθε χρήστης
μπορεί να εμβαθύνει σε συγκεκριμένες συναρτήσεις, όπως λόγου χάρη οι οικονομικές για όσους
ασχολούνται με επενδύσεις ή δάνεια. Η ανάλυση των βασικών συναρτήσεων και του τρόπου χρήσης τους
που έγινε στο κεφάλαιο αυτό αρκεί για να εισάγει κανείς οποιαδήποτε συνάρτηση ή συνδυασμό ένθετων
συναρτήσεων.
20 Βάσεις Δεδομένων
Μια βάση δεδομένων στο Excel, είναι στην ουσία μια δομή οργάνωσης δεδομένων πάνω σε ένα
φύλλο εργασίας. Η οργάνωση δεδομένων είναι πολύ σημαντική, όταν έχουμε να χειριστούμε μεγάλες
ποσότητες πληροφοριών (π.χ. πελατολόγια, είδη αποθήκης κ.λ.π.), γιατί αποτελεί την βάση για μια σειρά
από σημαντικές εργασίες διαχείρισης δεδομένων, όπως ταξινομήσεις, φιλτραρίσματα και αποσπάσεις
δεδομένων που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια, αναγωγές δεδομένων, αναλύσεις κ.λ.π.
Για να κατασκευάσουμε στο Excel μια βάση δεδομένων πρέπει να βάλουμε τις επικεφαλίδες των
πληροφοριών που θα κρατάμε στην 1η γραμμή και τις πληροφορίες στις υπόλοιπες. Η 1η γραμμή
ονομάζεται γραμμή επικεφαλίδων και οι υπόλοιπες γραμμές εγγραφές.
Ένα φύλλο εργασίας που περιέχει δεδομένα με τον τρόπο που μόλις περιγράφηκε, περιέχει μια βάση
δεδομένων16 η οποία μπορεί εύκολα να αναγνωριστεί και έτσι να αποτελέσει αντικείμενο χειρισμών από τα
16Αντί τον παραπάνω όρο Βάση δεδομένων μπορεί σε άλλα εγχειρίδια του Excel να συναντήσουμε τον
όρο Λίστα. Θα μπορούσαμε όμως να πούμε ότι μια Λίστα αποτελεί ένα άλλο τρόπο θεώρησης των
δεδομένων ώστε να τα επεξεργαστεί το Excel ως Βάση δεδομένων. Ο όρος Βάση δεδομένων είναι ένας
γενικότερος όρος της πληροφορικής.

αντίστοιχα εργαλεία επεξεργασίας βάσεων δεδομένων του Excel. Πριν προχωρήσουμε όμως στην
επεξεργασία των βάσεων δεδομένων, θα αναφέρουμε πρώτα μερικούς ορισμούς:
Πεδίο Ένας τύπος πληροφορίας που θα κρατιέται (διεύθυνση, τηλέφωνο). Στο
(field) Excel κάθε στήλη βάσης δεδομένων είναι και ένα πεδίο.
Τιμή πεδίου Ένα συγκεκριμένο στοιχείο που περιέχεται σε ένα πεδίο. Στο Excel είναι το
(field value) περιεχόμενο ενός κελιού. Π.χ. ‘Δαιδάλου 21’
Όνομα πεδίου Το μοναδικό όνομα με το οποίο προσδιορίζεται κάθε στοιχείο της βάσης
(field name) δεδομένων. Στο Excel τα ονόματα των πεδίων είναι η επικεφαλίδες δηλ. τα
ονόματα που βρίσκονται στην 1η γραμμή της βάσης. Π.χ. ‘Διεύθυνση’
Εγγραφή Συλλογή από συσχετισμένες τιμές πεδίων που περιγράφουν μια οντότητα
(record) .Π.χ. τα στοιχεία ενός πελάτη σε μια βάση δεδομένων από πελάτες
(Πελατολόγιο). Στο Excel κάθε γραμμή είναι και μια εγγραφή.
Περιοχή Βάσης Μια περιοχή κελιών στο φύλλο εργασίας που περιλαμβάνει όλα τα ονόματα
(Base Range) των πεδίων και όλες τις εγγραφές.
Μία βάση δεδομένων είναι και ο τιμοκατάλογος με τα φάρμακα που φτιάξαμε στο προηγούμενο
κεφάλαιο. Μια άλλη βάση δεδομένων θα μπορούσε να φτιαχτεί στον υπολογιστή της γραμματείας του dp
studies - Education Center για να κρατάμε τα στοιχεία όλων των μαθητών που κατά καιρούς έχουν
περάσει από την σχολή. Η συγκεκριμένη βάση φαίνεται στην εικόνα 20.1.
Εικόνα 20-1 Ένα τμήμα από την βάση μαθητών
20.1 Ταξινόμηση δεδομένων

Η ταξινόμηση μιας βάσης δεδομένων μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση πολλών προβλημάτων
καθώς και στην καλύτερη επεξεργασία της βάσης. Η ταξινόμηση γίνεται με βάση πεδία κλειδιά (όποια
πεδία θέλουμε) και μπορεί να γίνει είτε με αύξουσα είτε με φθίνουσα σειρά.
Σημαντικό σημείο που πρέπει να προσέξουμε από την αρχή είναι η λίστα μας (ή η βάση δεδομένων
μας) να είναι «διακριτή», δηλαδή να ξεχωρίζει από άλλες λίστες ή κελιά που υπάρχουν στο ίδιο φύλλο,
καθώς επίσης να είναι «συμπαγής», δηλαδή να μην παρουσιάζει κενές γραμμές ή στήλες ενδιάμεσα.
Άλλωστε μια κενή γραμμή θα μπορούσε να χωρίσει δύο λίστες τη μία από την άλλη.
Επιπλέον, να σημειώσουμε ότι η ταξινόμηση μπορεί να γίνει και σε ένα μόνο κομμάτι της λίστας, αν
το έχουμε επιλέξει εξ αρχής.
20.1.1 Ταξινόμηση με βάση ένα πεδίο

Για να ταξινομήσουμε μια βάση δεδομένων με βάση ένα πεδίο (π.χ το επίθετο) κάνουμε τα εξής:
 Επιλέγουμε ένα κελί του πεδίου αυτού (για να ξέρει το Excel σύμφωνα με πιο πεδίο θα
ταξινομήσει)
 Πατάμε ένα από τα δύο κουμπιά ταξινόμησης ή . Το 1ο κάνει αύξουσα ταξινόμηση

και το 2ο φθίνουσα

20.1.2 Ταξινόμηση με βάση πολλά πεδία
Για να ταξινομήσουμε μια βάση δεδομένων με βάση πολλά πεδία, κάνουμε τα εξής:
Επιλέγουμε ένα κελί της περιοχής βάσης (βλέπε ορισμό) και έτσι προσδιορίζεται η βάση στην οποία
θέλουμε να εφαρμοστεί η ταξινόμηση.
Επιλέγουμε την εντολή Δεδομένα  Ταξινόμηση και βγαίνει το πλαίσιο διαλόγου που βλέπετε
στην Εικόνα 20-2.
 Απ’ την ομάδα επιλογών Ταξινόμηση κατά επιλέγουμε το 1ο πεδίο ως προς το οποίο θα γίνει
η ταξινόμηση και δίπλα το είδος της ταξινόμησης του 1ου πεδίου (π.χ. κατά τμήμα και φθίνουσα).
 Απ’ την ομάδα επιλογών Κατόπιν κατά μπορούμε να επιλέξουμε το 2ο πεδίο της ταξινόμησης
δηλαδή το πεδίο που θα γίνει η ταξινόμηση για τις ίδιες τιμές του 1 ου πεδίου (π.χ. επίθετο). Δηλαδή αν
δύο εγγραφές έχουν το ίδιο τμήμα να τις ταξινομήσει μεταξύ τους με βάση το επίθετο. Έπειτα αν
θέλουμε μπορούμε να κάνουμε ταξινόμηση και ως προς 3ο πεδίο (π.χ. όνομα).
 Τέλος αν τσεκάρουμε το πεδίο Υπάρχει γραμμή επικεφαλίδων το Excel δεν θα συμπεριλάβει
την 1η γραμμή των επικεφαλίδων στην ταξινόμηση αλλά θα την αφήσει στην θέση της (πάντα πρώτη).
Εικόνα 20-2 Το πλαίσιο διαλόγου ταξινόμηση

Τέλος να αναφέρουμε ότι πατώντας το κουμπί Επιλογές… εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου από
όπου μπορούμε να ορίσουμε σειρά ταξινόμησης, όπως για παράδειγμα να ορίσουμε ότι τα κελιά θα πρέπει
να ταξινομηθούν ως ημέρες της εβδομάδας. Φυσικά αυτό διαφέρει από το να ταξινομηθούν αλφαβητικά. Η
Διάκριση πεζών – κεφαλαίων μας επιτρέπει να διαχωρίσουμε στην ταξινόμηση λέξεις με
διαφορετικά (πεζά ή κεφαλαία) γράμματα, ενώ ο προσανατολισμός μας επιτρέπει να ταξινομήσουμε τη
λίστα όχι κατακόρυφα, αλλά οριζόντια, ώστε οι στήλες να μπουν ταξινομημένες με βάση το όνομα του
πεδίου!
20.2 Το πλαίσιο διαλόγου Φόρμα

Στόχος να βρούμε το κουμπί forms στο Excel 2016 που η Microsoft μας έκρυψε...
Η διαδικασία αυτή πρέπει να γίνει μόνο μια φορά:
Το πρώτο βήμα είναι να προσθέσουμε το κουμπί Form στην γραμμή Quick Access ώστε να
μπορούμε να το χρησιμοποιούμε.

1. Πατήστε το βέλος στην άκρη της γραμμής εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης.
2. Επιλέξτε περισσότερες εντολές από την αναπτυσόμενη λίστα για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου
προσαρμογής της γραμμής γρήγορης πρόσβασης
3. Πατήστε το βελάκι στην άκρη του πλαισίου Επιλογή εντολών από.
4. Επιλέξτε την κατηγορία όλες οι εντολές για να δείτε όλες τις διαθέσιμες εντολές στο Excel 2007 στο αριστερό
παράθυρο.
5. Πηγαίνετε προς τα κάτω σε αυτή την αλφαβητική λίστα μέχρι να βρείτε την εντολή Φόρμα.
6. Πατήστε το κουμπί Προσθήκη ανάμεσα στα παράθυρα εντολών για να προσθέσετε την εντολή Φόρμα στην
γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης.
7. Πατήστε OK.
8. Τώρα το κουμπί Φόρμα βρίσκετε στην γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Για να εισάγουμε, διορθώσουμε, σβήσουμε ή γενικά για να επεξεργαστούμε εγγραφές σε μια βάση
δεδομένων, μπορούμε να το κάνουμε με τους τρόπους επεξεργασίας κελιών που έχουμε μάθει μέχρι τώρα.
Για να κερδίσουμε όμως χρόνο και ασφάλεια μπορούμε να επεξεργαστούμε την βάση με την βοήθεια ενός
παραθύρου διαλόγου που λέγεται φόρμα. Η Φόρμα δεδομένων δημιουργείται αυτόματα στην περίπτωση
που στο φύλλο υπάρχει μια βάση. Αμέσως ανοίγει ένα πλαίσιο διαλόγου (Εικόνα 20-4) το οποίο μας δίνει
την δυνατότητα να κάνουμε τα εξής:
 Μετάβαση σε οποιαδήποτε εγγραφή της βάσης. Αυτό γίνεται με την μπάρα κύλισης ή με
τα κουμπιά Εύρεση προηγουμένου και Εύρεση επομένου.
 Μετάβαση σε οποιαδήποτε πεδίο μια εγγραφής. Αυτό γίνεται με τα πλήκτρα tab και
shift + tab . Το tab μας μετακινεί στο επόμενο πεδίο και το shift + tab στο προηγούμενο.
 Δημιουργία νέας εγγραφής. Αυτό γίνεται με το κουμπί Νέα εγγραφή το οποίο μας
μεταβαίνει σε μια κενή καρτέλα για να γεμίσουμε τα πεδία της.
 Διαγραφή εγγραφής. Αυτό γίνεται με το κουμπί Διαγραφή το οποίο διαγράφει την
εγγραφή στην οποία βρισκόμαστε.
 Αναζήτηση εγγραφών με βάση κάποια κριτήρια. Αυτό γίνεται με το κουμπί Κριτήρια το
οποίο μας μεταβαίνει στο πλαίσιο διαλόγου Criteria (Εικόνα 20-3).
Αυτό το πλαίσιο διαλόγου είναι το ίδιο ακριβώς με αυτό της φόρμας, με την διαφορά ότι τα πεδία
είναι κενά. Έτσι μπορούμε σε οποιοδήποτε πεδίο να δώσουμε μια τιμή και πατώντας το κουμπί Εύρεση
επομένου ή Εύρεση Προηγουμένου να μεταβούμε στην εγγραφή που το αντίστοιχο πεδίο της έχει αυτήν
την τιμή. Στο παράδειγμα μας αναζητάμε όλες τις Μαρίες του τμήματος Αυτοματοποίηση. Να σημειωθεί ότι
μπορούν ακόμα να χρησιμοποιηθούν και οι ειδικοί χαρακτήρες μπαλαντέρ του MS-DOS (? και *)17. Για
παράδειγμα για να βρούμε όλους τους μαθητές που τα επίθετα τους αρχίζουν από ΠΑ θα βάλουμε στο
πεδίο Όνομα των κριτηρίων το ΠΑ*, ενώ για να βρούμε όλους τους μαθητές που το 2 ο ψηφίο του
τηλεφώνου τους είναι το 8 θα βάλουμε στο πεδίο Τηλεφ.1 το ?8*.
17Το ‘?’ σημαίνει ακριβώς ένας χαρακτήρας και το ‘*’ σημαίνει οσοιδήποτε χαρακτήρες, από 0 έως
άπειρους χαρακτήρες.

Εικόνα 20-3 Το πλαίσιο διαλόγου για την εισαγωγή κριτηρίων αναζήτησης
20.3 Φιλτράρισμα εγγραφών και το Αυτόματο Φίλτρο

Στην πράξη οι βάσεις δεδομένων είναι μεγάλων διαστάσεων, δηλαδή περιέχουν πολλές εγγραφές.
Πολλές φορές λοιπόν μας ενδιαφέρει ένα υποσύνολο εγγραφών που ικανοποιούν συγκεκριμένα κριτήρια.
Θα μου πείτε βέβαια ότι αυτό κάνει το πλαίσιο διαλόγου των κριτηρίων. Ναι, αλλά το πλαίσιο διαλόγου
των κριτηρίων δεν μπορεί να μαζέψει όλες μαζί τις εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια. Έτσι δεν
μπορούμε να τις επεξεργαστούμε μαζικά (π.χ. να τις εκτυπώσουμε). Την παραπάνω δουλειά κάνει το
φιλτράρισμα εγγραφών. Με το φιλτράρισμα εγγραφών γίνεται δηλαδή αναζήτηση και ομαδοποίηση των
εγγραφών που ικανοποιούν τα κριτήρια. Οι υπόλοιπες εγγραφές εξαφανίζονται προσωρινά μέχρι να
ζητήσουμε να εμφανιστούν ξανά.
Εικόνα 20-4 Το πλαίσιο διαλόγου Φόρμα

20.3.1 Αυτόματο φίλτρο (Autofilter)
Για να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε κάποιες έτοιμες δυνατότητες
φιλτραρίσματος του Excel θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε πρώτα το αυτόματο
φίλτρο. Αυτό γίνεται απ’ το μενού Δεδομένα επιλέγοντας Φίλτρο 
Αυτόματο φίλτρο. Αμέσως εμφανίζονται χειριστήρια βέλη δίπλα στα
ονόματα των πεδίων της βάσης δεδομένων. Έπειτα αν πατήσουμε
οποιοδήποτε βέλος θα ενεργοποιηθεί ένα πλαίσιο λίστας (δείτε το στην Εικόνα
20-5) στο οποίο υπάρχουν όλες οι τιμές των εγγραφών του συγκεκριμένου
πεδίου.
Αν εμείς επιλέξουμε μια συγκεκριμένη τιμή θα ομαδοποιηθούν αυτομάτως
όλες οι εγγραφές που το συγκεκριμένο πεδίο τους έχει αυτή την τιμή. Οι
υπόλοιπες εγγραφές θα εξαφανιστούν προσωρινά, μέχρι εμείς να τις
επαναφέρουμε. Η τιμή αυτή ονομάζεται φίλτρο γιατί «φιλτράρει» τις εγγραφές
και διώχνει εκείνες που δεν το ικανοποιούν. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα
φαίνεται ότι επιλέγουμε την τιμή ΑΝΝΑ. Η Εικόνα 20-6 δείχνει το αποτέλεσμα
αυτής της επιλογής. Όπως βλέπουμε οι υπόλοιπες εγγραφές της βάσης
εξαφανίστηκαν και έμειναν μόνο εκείνες που έχουν στο πεδίο «ΟΝΟΜΑ» την
τιμή ‘ΑΝΝΑ’. Ουσιαστικά έγινε ‘Αυτόματη απόκρυψη’ σε όλες τις γραμμές που Εικόνα 20-5 Το
δεν ικανοποιούν το φίλτρο. Παρατηρήστε ακόμη ότι το κουμπί δίπλα στο Excel μας εμφανίζει
όνομα πεδίου «ΟΝΟΜΑ» έχει πλέον μπλε βελάκι αντί για μαύρο που έχουν τα επιλογές για το
υπόλοιπα. Αυτό σημαίνει ότι δεν εμφανίζονται όλα τα ονόματα αλλά μόνο αυτόματο φίλτρο
κάποια από αυτά. Ακόμη, οι αριθμοί γραμμών έχουν χρωματιστεί και αυτές
μπλε.
Αν τώρα εμείς θελήσουμε να επαναφέρουμε και τις άλλες
εγγραφές θα πρέπει να πατήσουμε την επιλογή Όλα που υπάρχει
πρώτη στο πλαίσιο λίστας οποιουδήποτε πεδίου. (Βλέπε Εικόνα 20-5).
Επίσης στο τέλος κάθε πλαισίου λίστας όπως βλέπετε στην διπλανή εικόνα υπάρχουν και οι επιλογές Κενά
και Μη κενά οι οποίες ομαδοποιούν εκείνες τις εγγραφές που έχουν στο συγκεκριμένο πεδίο κενή ή μη
κενή τιμή αντίστοιχα. Για παράδειγμα αν θελήσουμε να βρούμε εκείνους τους μαθητές που δεν μας είχαν
δώσει την διεύθυνση τους, θα ανοίξουμε το πλαίσιο λίστας της διεύθυνσης και θα επιλέξουμε την επιλογή
Κενά.
Εικόνα 20-6 Το αυτόματο φίλτρο εμφανίζει μόνο ότι έχουμε ζητήσει

Τέλος στην αρχή του πλαισίου λίστας (Εικόνα 20-5) υπάρχει και η επιλογή Προσαρμογή, η οποία μας
βοηθάει να δώσουμε πιο ειδικά κριτήρια αναζήτησης. Αν επιλέξουμε λοιπόν Προσαρμογή θα εμφανιστεί το
πλαίσιο διαλόγου που βλέπετε στην Εικόνα 20-7. Εκεί μπορούμε να δώσουμε σχέσεις κριτηρίων. Αν
λόγου χάρη θέλουμε να εμφανίσουμε όλους τους μαθητές που έβγαλαν βαθμό από 10 έως και 17 θα
κάνουμε τα εξής. Αρχικά θα πάμε στο πλαίσιο λίστας του πεδίου «Βαθμός» και από εκεί θα επιλέξουμε
Προσαρμογή. Έπειτα στο πλαίσιο διαλόγου της Προσαρμογής θα επιλέξουμε για την 1η σχέση είναι
μεγαλύτερο ή ίσο του 10 . Έπειτα θα τσεκάρουμε το Και και τέλος θα δώσουμε για την 2η σχέση είναι
μικρότερο ή ίσο του 17 . Το Excel θα προσπαθήσει να ικανοποιήσει και τις 2 συνθήκες, οπότε θα βγάλει
τους μαθητές που ικανοποιούν την συνθήκη 10  Βαθμός  17.

Εικόνα 20-7 Προσαρμογή του αυτόματου φίλτρου
Αν θέλουμε να ικανοποιείται ή η μία ή η άλλη σχέση, τότε στο πλαίσιο διαλόγου της Προσαρμογής
αντί να τσεκάρουμε το Και πρέπει να τσεκάρουμε το Ή. Για παράδειγμα αν θέλουμε να εμφανίσουμε όλους
τους Μάριους και τις Μαρίες θα πρέπει να είμαστε πολύ προσεκτικοί και να μην παρασυρθούμε από το ‘ και’
της πρότασης, γιατί δεν μπορεί κάποιο όνομα να είναι συγχρόνως και Μάριος και Μαρία. Αν μεταφράσω το
ζητούμενο αλλιώς θα είναι πιο κατανοητό. Θέλουμε λοιπόν Άν ένας μαθητής έχει όνομα Μάριος ή όνομα
Μαρία να εμφανιστεί στην ομαδοποίηση. Για αυτό το λόγο στο πλαίσιο διαλόγου της Προσαρμογής
ονόματος θα τσεκάρω το Ή και όχι το Και (Εικόνα 20-9) . Επίσης, και στην προσαρμογή έχω την
δυνατότητα να χρησιμοποιήσω τους ειδικούς χαρακτήρες μπαλαντέρ του MS-DOS (? και *). Έτσι αν θέλω
να εμφανίσω όλους τους μαθητές που έχουν κινητό τηλέφωνο με σύνδεση Panafon (δηλαδή αρχίζει από
το 694), θα πάω στο πλαίσιο διαλόγου της Προσαρμογής τηλεφώνου και θα δώσω την σχέση είναι ίσο με
694* . Αντιθέτως αν θέλω να εμφανίσω όλους εκείνους που δεν έχουν σύνδεση Panafon, θα δώσω την
σχέση δεν είναι ίσο με 694* .
Να σημειώσουμε όμως εδώ ότι για το συγκεκριμένο παράδειγμα θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε
και την συνθήκη αρχίζει από … Άλλωστε το Excel μετατρέπει το είναι ίσο με 694* σε αρχίζει από
694 !
Εικόνα 20-9 Άλλη μία προσαρμογή του αυτόματου

φίλτρου
Να σημειωθεί επίσης ότι μπορώ να δώσω
φίλτρα σε περισσότερα από 1 πεδία συγχρόνως.
Έτσι για να εμφανίζω ‘όλες τις Μαρίες με τηλέφωνο
telestet’ θα πάω στο πεδίο «Όνομα», θα ανοίξω το
Εικόνα 20-8 Το πλαίσιο διαλόγου μερικών αθροισμάτων
πλαίσιο λίστας, και θα επιλέξω το Μαρία. Έπειτα θα
πάω στο πεδίο «Τηλέφωνο», θα ανοίξω το πλαίσιο
λίστας και θα επιλέξω προσαρμογή. Τέλος στο πλαίσιο διαλόγου της προσαρμογής θα δώσω την σχέση
αρχίζει από =693* . Και σε αυτή την περίπτωση για να ξέρουμε ανά πάσα στιγμή σε ποια πεδία της
βάσης έχουν μπει φίλτρα, το Excel εμφανίζει τα χειριστήρια βέλη των φιλτραρισμένων πεδίων με χρώμα
μπλε όπως έχουμε ήδη αναφέρει. Τα βέλη των υπολοίπων πεδίων εξακολουθούν να έχουν χρώμα μαύρο.
Όταν αργότερα θελήσω να βγάλω και τα δύο φίλτρα, αντί να επιλέξω το ‘Όλα΄ και στα δύο πεδία, μπορώ

να επιλέξω από το μενού Δεδομένα  Φίλτρο  Εμφάνιση όλων η οποία ακυρώνει αμέσως τα
φίλτρα όλων των πεδίων.
Τελειώνοντας την επεξεργασία φιλτραρίσματος εγγραφών, μπορώ να ακυρώσω το αυτόματο φίλτρο,
καταργώντας την επιλογή Δεδομένα  Φίλτρο  Αυτόματο φίλτρο.
20.4 Μερικά αθροίσματα

Θα δούμε τώρα μια άλλη δυνατότητα του Excel που είναι η εξαγωγή αθροιστικών πληροφοριών στις
διαφορετικές τιμές που μπορεί να πάρει ένα συγκεκριμένο πεδίο μιας βάσης. Αν γίνει αυτό εισάγουμε ένα
εντυπωσιακό τρόπο δόμησης των πληροφοριών ενός φύλλου σε ιεραρχικά ελεγχόμενη μορφή. Η μορφή
αυτή έχει επίπεδα λεπτομέρειας και εμείς εμφανίζουμε ή εξαφανίζουμε οποιοδήποτε επίπεδο κάνοντας κλικ
σε συγκεκριμένα κουμπιά.
Ας δώσουμε όμως ένα παράδειγμα. Έστω ότι θέλουμε στην βάση των μαθητών, να βγάλουμε έναν
μέσο όρο του βαθμού ανά τμήμα. Έτσι θα ξέρουμε π.χ. σε πιο τμήμα οι μαθητές έβγαλαν τον χειρότερο ή
μεγαλύτερο βαθμό. Για να το κάνουμε αυτό κάνουμε τα εξής:
 Αρχικά ταξινομούμε την βάση ως προς το πεδίο που θα γίνει ομαδοποίηση της
πληροφορίας. Δηλαδή στο παράδειγμα μας ως προς το τμήμα.
 Επιλέγουμε ένα πεδίο της βάσης (για να μπορεί να αναγνωριστεί σε ποια βάση θα
εφαρμοστούν οι ενέργειες).
 Επιλέγουμε την εντολή Δεδομένα  Μερικά αθροίσματα… και αμέσως εμφανίζεται
το πλαίσιο διαλόγου των μερικών αθροισμάτων (Εικόνα 20-9).
 Απ’ το πλαίσιο λίστας Όταν αλλάζει το επιλέγουμε το πεδίο που κατά την αλλαγή των
τιμών του θα γίνεται η πράξη. Στο παράδειγμα μας επιλέγουμε το πεδίο «ΤΜΗΜΑ», γιατί θέλουμε ο
μέσος όρος να βγαίνει σε κάθε διαφορετικό τμήμα της σχολής.
 Απ’ το πλαίσιο λίστας Χρήση της συνάρτησης επιλέγουμε την πράξη που θέλουμε να
γίνεται. Στο παράδειγμα μας επιλέγουμε την συνάρτηση «Μ.Ο.» που σημαίνει μέσος όρος γιατί
θέλουμε να βγάλουμε μέσους όρους. Με τον τρόπο αυτό δεν χρειάζεται καν να θυμάστε ποια ακριβώς
συνάρτηση χρειαζόμαστε γιατί εδώ αναφέρονται περιγραφικά.
 Απ’ το πλαίσιο λίστας Προσθήκη μερικού αθροίσματος σε επιλέγουμε σε ποιο πεδίο θα
εφαρμόζεται η συνάρτηση. Στο παράδειγμα μας επιλέγουμε το πεδίο «Βαθμός» γιατί θέλουμε ο μέσος
όρος να υπολογίζεται στον βαθμό.
 Αν ενεργοποιήσουμε το πλαίσιο ελέγχου Αντικατάσταση των υπαρχόντων μερικών
αθροισμάτων θα εξαφανίσουμε απ’ το φύλλο μας, τα μερικά αθροίσματα που είχαμε βάλει
παλαιότερα.
 Αν ενεργοποιήσουμε πλαίσιο ελέγχου Αλλαγή σελίδας μεταξύ ομάδων οδηγούμε τον
εκτυπωτή να τοποθετεί κάθε ομάδα σε ξεχωριστή σελίδα.
 Αν ενεργοποιήσουμε πλαίσιο ελέγχου Σύνοψη κάτω από τα δεδομένα δίνουμε την
εντολή να εισάγονται τα μερικά αθροίσματα στο τέλος κάθε ομάδας.
 Όταν καθορίσουμε τις παραπάνω ρυθμίσεις του πλαισίου διαλόγου των μερικών
αθροισμάτων, πατάμε ΟΚ και αμέσως στο φύλλο μας εισάγονται νέες γραμμές που περιέχουν το
αποτέλεσμα της επιλεγείσας συνάρτησης (Μ.Ο.) εφαρμοσμένη στο πεδίο που επιλέξαμε (βαθμό) για
κάθε ξεχωριστή τιμή του πεδίου της ομαδοποίησης (τμήμα).
Η Εικόνα 20-10 δείχνει την μορφή του φύλλου μετά το τέλος της παραπάνω διαδικασίας. Εκεί
παρατηρούμε επίσης ότι έχει εισαχθεί διάρθρωση στο φύλλο και αριστερά των ονομάτων των στηλών
έχουν τοποθετηθεί 3 μικρά κουμπιά με επιγραφές αρίθμησης (1, 2, 3). Η ύπαρξη αυτών των κουμπιών
σημαίνει ότι το Excel έχει εισάγει 3 επίπεδα διάρθρωσης δηλαδή 3 επίπεδα λεπτομέρειας των υπαρχόντων
πληροφοριών.

Εικόνα 20-10 Μερικό άθροισμα στο βαθμό
Την στιγμή αυτή βρισκόμαστε στο επίπεδο λεπτομέρειας 3 όπου φαίνονται όλες οι εγγραφές της
βάσης μαζί με τα αποτελέσματα των μερικών αθροισμάτων. Αν κάνουμε κλικ στο κουμπί 2 τότε
μεταβαίνουμε στο επίπεδο λεπτομέρειας 2, δηλαδή οι λεπτομέρειες εξαφανίζονται και το μόνο που δείχνει
το φύλλο είναι τα αποτελέσματα του μερικού αθροίσματος για κάθε τμήμα και το γενικό μερικό άθροισμα
(Εικόνα 20-11). Τέλος αν κάνουμε κλικ στο κουμπί 1 μεταβαίνουμε στο επίπεδο λεπτομέρειας 1 όπου
φαίνεται μόνο το γενικό μερικό άθροισμα δηλαδή ο γενικός μέσος όρος που έβγαλαν οι μαθητές όλων των
τμημάτων της σχολής.
Εικόνα 20-11 Μερικό άθροισμα σε επίπεδο λεπτομέρειας 2. Φαίνονται μόνο συγκεντρωτικά στοιχεία για κάθε
τμήμα.
Επίσης κάτω από τα αριθμημένα κουμπιά που μόλις εξετάσαμε υπάρχουν κουμπιά που έχουν ένα + ή
ένα – στο εσωτερικό τους. Το + εμφανίζεται δίπλα στη γραμμή συνόλων κάθε τμήματος και δηλώνει ότι
υπάρχουν γραμμές λεπτομερειών κρυμμένες πάνω από αυτό. Αν θέλουμε να τις εμφανίσουμε πατάμε ένα
κλικ πάνω του. Αμέσως το + αντικαθίστανται από ένα – πράγμα που σημαίνει ότι για το συγκεκριμένο
τμήμα δεν υπάρχουν κρυμμένες πληροφορίες πλέον (Εικόνα 20.15). Αν θέλουμε να κρύψουμε πάλι αυτές
τις πληροφορίες, πρέπει να πατήσουμε στο – για να το ξανακάνουμε +. Επομένως, με αυτά τα δύο
κουμπιά, παίρνουμε την κατάσταση στα χέρια μας, δηλαδή μπορούμε να καθορίζουμε σε πιο τμήμα
θέλουμε λεπτομέρειες και σε πιο όχι.

Εικόνα 20-12 Μερικό άθροισμα. Έχουμε εμφανίσει μόνο το τμήμα που μας ενδιαφέρει.
Τέλος αν θέλουμε να καταργήσουμε όλα τα μερικά αθροίσματα που έχουμε βάλει στο φύλλο μας, θα
πρέπει να πάμε στο πλαίσιο διαλόγου των μερικών αθροισμάτων και να πατήσουμε την επιλογή
Κατάργηση όλων .
20.5 Αναφορά συγκεντρωτικού πίνακα

Άλλη μία δυνατότητα του Excel που μοιάζει με τα μερικά αθροίσματα αλλά μπορεί να σας φανεί πιο
εύκολη στη χρήση καθώς προσφέρει και δημιουργία αυτόματων γραφημάτων, είναι η αναφορά
συγκεντρωτικού πίνακα. Η αναφορά αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε βάσεις δεδομένων στο Excel (και
όχι μόνο…) και ομαδοποιεί (όπως και τα μερικά αθροίσματα) πεδία που εμείς επιλέγουμε.
Τοποθετήστε το δείκτη οπουδήποτε στα δεδομένα. Αυτό αφορά σε όλα τα δεδομένα του φύλλου
εργασίας στην αναφορά. Αλλιώς, επιλέξτε μόνο τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην
αναφορά.
Έπειτα, στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στο στοιχείο Συγκεντρωτικός
Πίνακας και κατόπιν στο στοιχείο Συγκεντρωτικός Πίνακας ξανά. Θα ανοίξει το παράθυρο
διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα.
Η επιλογή Επιλέξτε πίνακα ή περιοχή είναι ήδη επιλεγμένη. Το πλαίσιο Πίνακας/Περιοχή
εμφανίζει την περιοχή των επιλεγμένων δεδομένων. Η επιλογή Νέο φύλλο εργασίας είναι επίσης
ήδη επιλεγμένη και εκεί θα τοποθετηθεί η αναφορά σας (μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή

Επιλεγμένο φύλλο εργασίας εάν δεν θέλετε να τοποθετηθεί η αναφορά σας σε νέο φύλλο
εργασίας).
Αφού κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα θα δείτε τα εξής στο
νέο φύλλο εργασίας.
Στη μία πλευρά βρίσκεται η περιοχή διάταξης έτοιμη για την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα
και στην άλλη πλευρά υπάρχει η Λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα. Αυτή η λίστα εμφανίζει
τους τίτλους στηλών από τα δεδομένα προέλευσης. Όπως αναφέρθηκε και προηγουμένως, ο κάθε
τίτλος αντιστοιχεί σε ένα πεδίο: Χώρα, Πωλητής, και ούτω καθεξής. Η δημιουργία μίας αναφοράς
Συγκεντρωτικού Πίνακα γίνεται εφόσον μετακινήσετε οποιοδήποτε πεδίο στην περιοχή διάταξης
για την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Αυτό γίνεται είτε επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου δίπλα
στο όνομα πεδίου, είτε κάνοντας δεξιό κλικ σ' ένα όνομα πεδίου και επιλέγοντας την τοποθεσία
στην οποία θέλετε να μετακινήσετε το πεδίο. Εάν έχετε ήδη χρησιμοποιήσει αναφορές
Συγκεντρωτικού Πίνακα, ενδεχομένως να αναρωτιέστε αν μπορείτε ακόμα να μεταφέρετε πεδία
για να δημιουργήσετε μία αναφορά. Μπορείτε και θα δείτε με ποιον τρόπο.
Σύρουμε με το ποντίκι μας τα πεδία που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε ως στήλες και ως γραμμές
και ως υπολογιζόμενο πεδίο πάνω στον συγκεντρωτικό πίνακα π.χ. Το πεδίο Χώρα στη στήλη το
πεδίο Πωλητής στη γραμμή και το πεδίο Ποσό παραγγελίας στη περιοχή τιμές.
Συμβουλή: Εάν κάνετε κλικ έξω από την περιοχή διάταξης (μίας αναφοράς Συγκεντρωτικού
Πίνακα), εξαφανίζεται η Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Για να επαναφέρετε τη λίστα
πεδίων, κάντε κλικ μέσα στην περιοχή διάταξης του Συγκεντρωτικού Πίνακα ή στην αναφορά.
Έτσι θα έχουμε το παρακάτω αποτέλεσμα.

Αν θέλουμε αντί για άθροισμα να βρούμε πλήθος. Μέσο όρο, μεγαλύτερη τιμή κ.τ.λ. τότε κάνουμε
κλικ στο κουμπί (μαύρο βελάκι) της περιοχής τιμές κάτω δεξιά και εμφανίζετε το παράθυρο
επιλογής συνάρτησης.

DP Studies e Book Excel 2016

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

DP Studies e Book Excel 2016

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

DP Studies e Book Excel 2016

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

0λοκλ

11.2 Γέμισμα .............................................................................................................. 24

20.1 Ταξινόμηση δεδομένων .........................................................................................85

III. Ευρετήριο εικόνων

ένα Βιβλίο Εργασίας ( Εικόνα 2-1 επίσης)

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 1

3 Το περιβάλλον του Excel

Εικόνα 3-1 Η καρτέλα Προβολή-Εναλλαγή παραθύρων

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 2

Εικόνα 3-3 Η οθόνη εργασίας του Excel

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 3

4.1 Εισαγωγή περιεχομένων

4.2 Αλλαγή περιεχομένου του κελιού

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 4

Εικόνα 4-3 Τα περιεχόμενα του κελιού επεκτείνονται και

4.4 Αλλαγή πλάτους στήλης και ύψους γραμμής

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 5

4.5 Απαλοιφή περιεχομένων κελιού - Διαγραφή ολόκληρου του κελιού

Εικόνα 4-7 Απαλοιφή περιεχομένων

Εικόνα 4-9 Η διαγραφή ενός κελιού μπορεί να

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 6

5.1 Επιλογή κελιών

Μπλοκ όλου του φύλου

5.2 Μετακίνηση κελιών

 Πατάμε Κεντρική  Αποκοπή . Τα περιεχόμενα των επιλεγμένων κελιών

 Πατάμε Κεντρική Επικόλληση Τα επιλεγμένα κελιά μεταφέρονται από το

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 7

Εικόνα 5-3 Μετακίνηση με το ποντίκι, με μεταφορά και απόθεση

5.3 Αντιγραφή κελιών

 Πατάμε Κεντρική Αντιγραφή . Τα περιεχόμενα των επιλεγμένων κελιών

 Πατάμε Κεντρική  Επικόλληση . Τα επιλεγμένα κελιά μεταφέρονται από το

2ος τρόπος : χρησιμοποιώντας μεταφορά και απόθεση

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 8

5.4 Αντιγραφή κελιών σε διαδοχικές θέσεις (Αυτόματη συμπλήρωση)

Εικόνα 5-4 Αυτόματη συμπλήρωση (Autofil)

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 9

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 10

6.1 Τύποι στο Excel

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 11

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 12

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 13

Εικόνα 6-6 Τα υπόλοιπα σύνολα υπολογίζονται άμεσα με αυτόματη συμπλήρωση

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 14

6.2 Διόρθωση, αλλαγή και έλεγχος των τύπων

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 15

7 Εισαγωγή και Διαγραφή γραμμών και στηλών

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 16

8 Αποθήκευση βιβλίου εργασίας - Άνοιγμα -

8.1 Αποθήκευση για πρώτη φορά

8.2 Άνοιγμα αρχείου

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 17

8.3 Αποθήκευση των αλλαγών

εικονίδιο Αποθήκευση από τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

8.4 Δημιουργία νέου αρχείου

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 18

8.5 Αποθήκευση Αντιγράφου ενός βιβλίου εργασίας

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 19

Εκπαιδευτικός όμιλος dp studies 20