Contents

CÁC GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH .............................. 5

TRƯỞNG BAN GIÁM KHẢO (CHIEF ADJUDICATOR) .................. 8
PHỤ LỤC I: KHO KIẾN NGHỊ ....................................................... 10
SẮP XẾP ĐỘI THI ĐẤU ................................................................ 11
SẮP XẾP GIÁM KHẢO ................................................................. 13
PHỤ LỤC II: LUẬT TRANH BIỆN TRƯỜNG TEEN ...................... 14
HƯỚNG DẪN CHẤM TRANH BIỆN ............................................. 16
TỔNG QUAN CHUNG .................................................................. 17
TRUYỀN THÔNG TRUYỀN THỐNG ............................................ 19
TRUYỀN THÔNG TRỰC TUYẾN ................................................. 21
QUẢN LÝ THÍ SINH ...................................................................... 28
Quản lí tài chính ............................................................................ 32
LỊCH CHẠY CHƯƠNG TRÌNH ..................................................... 36
QUẢN LÍ CỘNG TÁC VIÊN........................................................... 41
 LƯU Ý

Quyển hướng dẫn này chi áp dụng với quy mô giải

tối đa 8 đội, số đội luôn chẵn
CƠ CẤU BAN TỔ CHỨC
Để tổ chức thành công một giải đấu tranh biện, Ban tổ chức (BTC) chương
trình cần thực hiện nhiều công việc khác nhau, chủ yếu liên quan tới ba nhóm
nhiệm vụ chính: Chuyên môn, Đối ngoại và Hậu cần, tương ứng với vai trò
của ba ban: Ban chuyên môn, Ban đối ngoại - truyền thông và Ban hậu cần.
Mỗi ban sẽ có một trưởng ban chịu trách nhiệm quản lí nhằm đảm bảo các
công việc của từng ban được hoàn thiện một cách trơn tru và hiệu quả nhất.

Mặc dù có nhiệm vụ riêng biệt, hoạt động của một ban có thể gây ảnh hưởng
đến các ban còn lại. Ví dụ: Việc sắp xếp đội và trọng tài của Ban chuyên môn
có thể ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị cơ sở vật chất của Ban hậu cần. hay
việc quản lí thí sinh của Ban đối ngoại sẽ ảnh hưởng đến công tác quản lí tài
chính của Ban hậu cần. Vì vậy, cần có một Trưởng ban tổ chức quản lí chung
và định hướng thống nhất để các ban có thể làm việc hiệu quả.

Sau đây là cơ cấu cơ bản của một BTC cần có:

TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC

Trưởng Ban Chuyên Trưởng Ban Trưởng Ban

môn (kiêm Trưởng
Ban Giám khảo) Truyền thông Hậu cần

Nhiệm vụ và yêu cầu chính của Trưởng BTC:

 Hiểu rõ được nhiệm vụ của từng ban.
 Thống nhất kế hoạch thực hiện chương trình với các trưởng ban. (lịch
chạy chương trình, nhiệm vụ và người phụ trách v.v.)
 Đảm bảo tiến độ thực hiện công việc.
 Xử lí các vấn đề hoặc rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

CÁC GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH

Tiền sự Trước Chạy sự Sau sự Hậu sự
kiện sự kiện kiện kiện kiện

Giai đoạn 1: Tiền sự kiện Giai đoạn 3: Chạy sự kiện

Giai đoạn này bao gồm toàn bộ các Trưởng Ban tổ chức cùng các
hoạt động lên kế hoạch nhằm đảm trưởng ban đốc thúc các thành viên
bảo chương trình được thực hiện
một cách an toàn và phù hợp.
Ví dụ: Xin xác nhận cho phép tổ
chức sự kiện của cơ quan có thẩm
quyền, lên kế hoạch hoạt động cho
cả chương trình, xác nhận địa điểm
tổ chức sự kiện, v.v…
Giai đoạn 2: Trước sự kiện
Cần có một buổi họp toàn bộ BTC
với mục đích:
 Rà soát lại công tác chuẩn
bị. (cơ sở vật chất, số người
tham gia, thành phần ban
giám khảo, v.v…)
 Đảm bảo tất cả các thành
viên nắm được lịch trình
của sự kiện (thời gian – nội
dung – địa điểm) và nhiệm
vụ của từng ban trong từng
khoảng thời gian khác nhau
của sự kiện.
 Xử lí các vấn đề còn tồn
động hoặc phát sinh.
BTC bám sát lịch trình. Nếu phát
sinh sự cố, Trưởng BTC và các
trưởng ban cần bình tĩnh xử lí và giữ
liên lạc với nhau, đảm bảo thành
viên BTC nắm được tình hình và các
sự thay đổi (nếu có).
Giai đoạn 4: Sau sự kiện
BTC họp lại lần cuối để rà soát lại các
vấn đề còn tồn đọng, chốt phương
án giải quyết. Thông báo về buổi họp
rút kinh nghiệm cho toàn bộ BTC.
Chú ý, dọn dẹp địa điểm tổ chức
theo đúng với trách nhiệm đã nhận.
Giai đoạn 5: Hậu sự kiện
Họp toàn bộ Ban tổ chức để rút kinh
nghiệm, tập trung vào những điểm
cần phát huy cũng như những hạn
chế và đưa ra phương án khắc phục
vào năm sau.
Tổ chức gặp mặt cám ơn các thành
phần trong BTC, trọng tài, nhà tài
trợ (nếu đủ chi phí và thời gian).
TRƯỞNG BAN GIÁM KHẢO (CHIEF ADJUDICATOR)
Vai trò của Trưởng Ban Giám khảo

Trưởng ban giám khảo (BGK) là người phụ trách toàn bộ mảng chuyên môn
của giải đấu, phụ trách ba vấn đề chính:

Thiết lập kiến nghị Sắp xếp trận thi đấu Sắp xếp giám khảo cho
giải đấu

Thiết lập kiến nghị

Kiến nghị là một ý kiến, giải pháp hoặc niềm tin, nằm dưới dạng câu khẳng
định, về một chủ đề cho sẵn, với mục đích thay đổi hiện trạng vấn đề hoặc
khẳng định niềm tin đó. Hai đội thi đấu sẽ tranh biện trên kiến nghị này. (Ví
dụ: Nên ủng hộ xu hướng khởi nghiệp ở giới trẻ)

Trưởng BGK là người thiết lập các kiến nghị cho giải. Các kiến nghị có thể
được lựa chọn từ kho kiến nghị có sẵn. (Quyển Hướng dẫn này bao gồm hai
nguồn kiến nghị: các kiến nghị “Trường Teen” thuộc Kênh Giáo dục Quốc gia
VTV7 đã từng sử dụng và các kiến nghị của các giải đấu tranh biện từng được
tổ chức.)

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn kiến nghị

Loại kiến nghị

Có 2 loại kiến nghị chính với các mục đích khác nhau:

Kiến nghị chính sách (thực hiện một Kiến nghị giá trị (bàn luận về tính
chính sách thay đổi thực tế) đúng đắn của vấn đề/quan niệm)

Độ khó của kiến nghị

Xác định độ khó của đề sẽ giúp việc chọn đề và sắp xếp đề phù hợp hơn.
Lưu ý khi sắp xếp về độ khó: Các kiến nghị vòng bảng phải có độ khó tương
đương nhau và dễ hơn kiến nghị vòng loại trực tiếp
Nội dung kiến nghị

 Nội dung kiến nghị là chủ đề mà kiến nghị đó sẽ nói về

 Nội dung kiến nghị cần có tính cập nhật, tránh những vấn đề đã cũ
 Tránh các nội dung xa lạ mà các thí sinh không có kiến thức để tranh
biện.
 Nội dung kiến nghị cũng cần cân đối để đảm bảo tính công bằng giữa
hai phe
PHỤ LỤC I: KHO KIẾN NGHỊ
Kiến nghị Trường Teen qua các mùa
 Các học sinh xuất sắc cần được giảng dạy riêng biệt.
 Có nội quy sử dụng mạng xã hội cho học sinh.
 Cho phép sử dụng thiết bị điện tử trong lớp học.
 Nên quy định giờ vệ sinh môi trường với học sinh.
 Ủng hộ cách nuôi dạy con của “Mẹ hổ”.
 Trường học đơn giới (chỉ cho nam hoặc nữ) tốt hơn là trường cho
đa giới.
 Google làm chúng ta lười suy nghĩ.
 Nên bỏ trường chuyên.
 Không nên coi trọng điểm số.
 Nên bỏ kiểm tra miệng.
 Nên cấm trang điểm khi tới trường.
 Nên có lớp trưởng luân phiên.
 Nên yêu cầu học sinh đi học bằng phương tiện công cộng.
 Internet có lợi nhiều hơn có hại.
 Học sinh nên ‘‘gap year’’ ít nhất một năm.
 Học sinh có quyền đánh giá giáo viên.
 Học sinh cấp III có quyền tham gia tiết học nào tùy ý thích.
 Khách du lịch làm tổn thương trái đất.
 Phong trào khởi nghiệp cần được hạn chế.
 Máy tính đang kiểm soát cuộc sống.
 Chúng tôi tin rằng cách bạn chơi quan trọng hơn thắng thua.

Kiến nghị tại một số giải đấu tại Việt Nam

 Du học sinh nên trở về nước (Voice Out 2015)
 Chúng tôi sẽ bỏ kì thi học sinh giỏi Quốc gia (Puzzles Ams Debate
Tournament 2014).
SẮP XẾP ĐỘI THI ĐẤU
Giải đấu gồm 8 đội tham gia, với ba vòng đấu bảng và hai vòng Bán kết, Chung
kết.
Ba vòng đấu bảng sẽ diễn ra lần lượt, mỗi vòng kéo dài 1 tiếng bao gồm 30
phút chuẩn bị (tính từ thời gian đọc đề), 26 phút thi đấu và 8 phút nhận xét.

Các đội thi chỉ được Trong mỗi vòng đấu, sẽ Mỗi trận đấu gồm hai
biết trước phe và đối có 4 trận đấu diễn ra đội, được chia làm hai
thủ 30’ trước giờ thi đồng thời. phe: Ủng hộ và Phản
đấu. đối.

Vòng 1
 Ở vòng 1, 8 đội thi đấu sẽ được sắp xếp ngẫu nhiên thành 4 trận thi
đấu, mỗi trận gồm 1 đội ủng hộ và 1 đội phản đối.
 Sau vòng 1, sẽ có 4 đội giành chiến thắng, được 1 điểm,
 4 đội thua được 0 điểm
Vòng 2
 Tại vòng 2, các đội 1 điểm sẽ gặp nhau và các đội 0 điểm sẽ gặp nhau
 Các đội tránh lặp lại phe của vòng trước
Vòng 3
 2 đội có 2 điểm sẽ gặp nhau.
 2 đội có 0 điểm sẽ gặp nhau.
 4 đội có 1 điểm sẽ được chia thành 2 cặp đấu.
 Các thứ tự ưu tiên cho 2 cặp đấu 1 điểm:
+ Tránh việc các đội lặp lại phe (Đặc biệt đội nào đã 2 lần ở cùng 1
phe ở 2 vòng trước thì được ưu tiên đổi phe ở vòng này).
+ Tránh tình trạng tái đấu.
Bảng mô phỏng xếp đội

Vòng 1 Kết quả Vòng 2 Kết quả Vòng 3 Kết quả

vòng 1 vòng 2 vòng 3

A1 A8 A1 A1 A7 A1 A1 A5 A1 3 điểm
2 điểm
thắng thua A7 thắng thua A5 thắng thua A5

1 điểm
A2 A7 A6 A6 A5 A6 A6 A7 A6 2 điểm

thua thắng A5 thua thắng A7 thắng thua A8

1 điểm
A3 A6 A2 A2 A3 A2 A2 A8 A7

thua thắng A3 thắng thua A8 thua thắng A2 1 điểm

0 điểm

A4 A5 A4 A4 A8 A3 A3 A4 A3
0 điểm
thua thắng A8 thua thắng A4 thua thắng A4 0 điểm

 Bảng chỉ mô phỏng cặp đấu chứ không đại diện cho phe
 Các đội thắng được sắp xếp ngẫu nhiên để miêu tả cách sắp xếp đội
thi đấu

Kết quả: Một đội có 03 điểm và ba đội có 02 điểm đi tiếp vào vòng Tứ kết.
SẮP XẾP GIÁM KHẢO
 Giám khảo là người đưa ra kết quả trận đấu. Mỗi trận đấu cần có số
Giám khảo lẻ ( 1 hoặc 3 giám khảo).
 Các giám khảo sẽ được sắp xếp ngẫu nhiên.
 Giám khảo sẽ phải tuyên bố xung đột trong các trường hợp sau (Mức
độ xung đột từ cao xuống thấp):
+ Cùng trường với một đội thi đấu.
+ Có quan hệ cá nhân đặc biệt với thành viên của một đội.
+ Từng dạy, huấn luyện một đội hoặc thành viên của một đội.
+ Từng là đồng đội của một hoặc nhiều thành viên của một đội.
+ Bất kỳ xung đột cá nhân nào khác mà giám khảo đó cảm thấy sẽ gây
ảnh đến phán quyết của mình.
 Giám khảo sẽ không chấm các đội mà họ tuyên bố xung đột trong suốt
cả giải đấu. Tuy nhiên trong trường hợp đặc biệt khi thiếu giám khảo,
thứ tự xung đột sẽ ưu tiên tránh từ cao xuống thấp.
 Ngoài ra, Trưởng Ban Giám khảo có thể ưu tiên xếp các Giám khảo
tốt hơn vào các phòng đấu cao hơn.
PHỤ LỤC II: LUẬT TRANH BIỆN TRƯỜNG TEEN
Đội thi đấu
 Mỗi trận Tranh biện sẽ gồm 02 đội thi đấu, mỗi đội gồm 03 thành
viên đến từ cùng 1 trường THPT.
 Hai đội lần lượt được chia thành hai phe Ủng Hộ và Phản đối. Cả ba
thành viên đều phải tham gia thi đấu.

Lượt nói
 Mỗi thành viên lần lượt thực hiện lượt nói, bắt đầu từ đội Ủng hộ.
 Lượt thứ nhất kéo dài 03 phút, lượt thứ hai và lượt thứ ba kéo dài 04
phút mỗi lượt nói.
 Giữa các lượt nói của một phe, phe còn lại có thể đưa ra ý kiến hoặc
câu hỏi nếu được phe đang trình bày chấp thuận. Mỗi ý kiến hoặc câu
hỏi không quá 15 giây.
 Trong cả 03 lượt, đội Ủng hộ là đội thực hiện lượt nói trước rồi đến
đội Phản đối.
 Sau khi hoàn thành ba lượt nói chính thức, hai đội tiếp tục với lượt
phản hồi kéo dài 02 phút. Ở lượt phản hồi, đội phản đối là đội thực
hiện trước.
 Không được đưa ra ý kiến hoặc câu hỏi cho khi đối phương thực hiện
lượt phản hồi.
Thời Thang điểm
Lượt nói Nhiệm vụ
gian của BGK

Ủng hộ 1 Đưa ra định nghĩa, khái niệm, giới 03 30

hạn của trận tranh biện. phút
Đưa ra ý kiến của đội ủng hộ.

Phản đối 1 Phản đối định nghĩa của đội ủng hộ

(nếu cần thiết).
Phản biện ý kiến của đội ủng hộ.
Đa ra ý kiến của đội phản đối.
Ủng hộ 2 Phản biện ý kiến đội Phản đối. 04 30
Bảo vệ ý kiến của đội mình. phút
Đưa ra thêm ý kiến, quan điểm, ví
dụ cho đội Ủng hộ.

Phản đối 2 Phản biện ý kiến đội Ủng hộ.

Bảo vệ ý kiến của đội mình.
Đưa ra thêm ý kiến, quan điểm, ví
dụ cho đội Phản đối.

Ủng hộ 3 Phản biện ý kiến đội Phản đối. 04 30

Tổng kết trận Tranh biện. phút

Phản đối 3 Phản biện ý kiến đội Phản đối.

Tổng kết trận Tranh biện.

Phản đối- Chứng minh vì sao đội Phản đối là 02 15

Lượt phản đội giành chiến thắng trong trận phút
hồi Tranh biện.

Ủng hộ- Chứng minh vì sao đội Ủng hộ là đội

Lượt phản giành chiến thắng trong trận Tranh
hồi biện.

 Sau trận Tranh biện, Giám khảo sẽ quyết định kết quả thắng - thua
của trận đấu.
 Đội thắng sẽ có tổng số điểm cá nhân cao hơn.
HƯỚNG DẪN CHẤM TRANH BIỆN
TỔNG QUAN CHUNG
1. Mục đích
 Hướng dẫn học sinh các trường thu hút, lan tỏa cuộc thi tranh biện
theo mô hình Trường Teen.
 Truyền tải nội dung tranh biện một cách dễ hiểu và đúng đắn.
 Mang bộ môn tranh biện gần gũi hơn với học sinh cả nước.

2. Hình thức thực hiện truyền thông

 Truyền thông truyền thống.
 Truyền thông trực tuyến.

3. Thành phần thực hiện

 Học sinh (chính)
 Giáo viên (tạo điều kiện và hỗ trợ)

4. Địa điểm thực hiện

 Nội bộ trường học thực hiện Giải đấu.
 Phạm vi lan tỏa tới các trường cấp ba trong khu vực.

5. Thời gian thực hiện

 01 tháng.

6. Mục tiêu cần đạt được:

 Fanpage đạt ít nhất 500 likes.
 Cập nhật kịp thời và chuẩn xác nội dung và thông tin từ chương
trình.
 Đảm bảo quyền lợi truyền thông của nhà tài trợ (nếu có)
 Tạo ra môi trường tương tác hiệu quả giữa thí sinh và ban tổ chức,
cùng với chương trình Trường Teen.
TRUYỀN THÔNG TRUYỀN THỐNG

Thông báo từ Bộ Giáo dục và Đài truyền hình tới các trường tại các địa điểm
lớn.
Hoạt động này phụ thuộc vào trách nhiệm, khả năng và thẩm quyền của Bộ
Giáo dục và đài truyền hình. Do vậy, hoạt động này không thuộc phụ trách
của học sinh và giáo viên.
Việc gửi công văn và thông báo tới các trường cần được thực hiện sớm, chi
tiết và rõ ràng, giải đáp phản hồi từ nhà trường nhanh nhất có thể để đảm
bảo tiến độ cũng như chất lượng Giải đấu.
Phổ biến từ nhà trường tới học sinh và giáo viên toàn trường.
Hoạt động này thuộc trách nhiệm của lãnh đạo nhà trường. Các thầy, cô hiệu
trưởng, hiệu phó cần hiểu rõ nội dung và chương trình giải đấu, có những
cuộc họp và thảo luận với các giáo viên trong trường để cân đối Giải đấu với
việc giảng dạy và học tập thường nhật tại trường.
Hoạt động phổ biến tiêu biểu có thể kể đến như thông báo trước toàn trường
trong giờ chào cờ đầu tuần, dán thông báo tại bảng thông báo trong trường,
đăng bài trên website chính thức của trường...
Phổ biến từ giáo viên tới học sinh trong lớp.
Đây là cầu nối quan trọng đưa tranh biện tới gần học sinh, bởi người giáo
viên là người có ảnh hưởng rất lớn tới thái độ và cảm xúc tiếp cận tới một
điều gì mới mẻ đối với học sinh. Nếu tinh thần tranh biện bị truyền đạt qua
loa, bị kìm hãm, thậm chí sai lệch, hiệu quả của việc lan tỏa, kết nối và truyền
đạt sẽ bị hạn chế cực kì lớn.
Trong giờ sinh hoạt lớp, giáo viên có thể giới thiệu về hình thức tranh biện,
trình chiếu các clip về tranh biện quốc tế, các trận thi đấu của Trường Teen,
thảo luận và giải đáp thắc mắc với học sinh về hình thức học tập này, đồng
thời khuyến khích học sinh tham gia Giải đấu.
Phổ biến từ về cuộc thi trong các tổ chức đoàn, đội trong trường.
Mặc dù nằm dưới sự định hướng và chỉ đạo của giáo viên, tổ chức đoàn, đội
có thể đảm nhiệm vai trò tích cực như những người lan tỏa trong cộng đồng,
thậm chí trở thành ban tổ chức cho giải đấu. Đoàn đội có sẵn lợi thế là một
tổ chức có hệ thống rõ ràng, tập hợp những cá nhân học sinh ưu tú trong nhà
trường, có quyền lực và ảnh hưởng nhất định với tập thể học sinh. Đây có thể
là nhóm tiên phong trong quá trình lan tỏa tranh biện.
Các hoạt động cụ thể các tổ chức đoàn, đội có thể áp dụng là tiếp cận với tranh
biện qua các nguồn tài liệu sẵn có, đào tạo ra nguồn nhân sự cốt lõi về tranh
biện, đứng ra làm ban tổ chức Giải đấu. Mỗi cá nhân có thể chia sẻ và thu hút
bạn bè tới hoạt động này.
Các hoạt động lan tỏa thực hiện bởi học sinh.
Để xây dựng giải đấu, cần có một nhóm học sinh là Ban tổ chức đảm nhận
trách nhiệm chạy Giải đầu từ lúc bắt đầu tới khi kết thúc, song song với việc
kết nối với nhà trường và ban tổ chức Trường Teen. Ban tổ chức có thể trực
tiếp do đoàn, đội phụ trách, hoặc thành lập câu lạc bộ tranh biện trong
trường tập trung duy nhất vào tranh biện. Hình thức thành lập đa dạng, tùy
thuộc vào từng trường. Ví dụ, Ban tổ chức do giáo viên trực tiếp lựa chọn, do
tự ứng cử, do học sinh bầu ra…
Cơ cấu của Ban tổ chức khá linh hoạt, nhưng cần đảm bảo có những ban
chính, phụ trách những mảng chính để chạy chương trình, làm dự án, tổ chức
Giải đấu một cách hiệu quả. Các ban thiết yếu là: Ban Nội dung, Ban Tài chính,
Ban Truyền thông, Ban Hậu cần, trong đó, Ban Tài chính và Ban Truyền thông
có thể kiêm nhiệm vụ Đối ngoại, Ban Hậu cần có thể kiêm nhiệm vụ Đối nội.
Việc xây dựng cơ cấu tùy thuộc vào khả năng và kinh nghiệm của Ban tổ chức.
Khi Ban tổ chức đã thành hình, những hoạt động cụ thể dưới đây là cần thiết
để truyền thông hiệu quả cho giải đấu.
TRUYỀN THÔNG TRỰC TUYẾN
Lập Fanpage trên mạng xã hội Facebook

Tìm thành
Lên kế hoạch Lập fanpage
viên

Nội dung Thiết kế Thực hiện

Thành viên ban Truyền thông trực tuyến

a) Yêu cầu chung:
 Thành viên Ban Truyền thông nên được tuyển chọn và ưu tiên những
bạn có lợi thế sau:
 Lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch đúng deadline.
 Có khả năng làm việc nhóm.
 Ghi chép và để ý tới các thông tin, hoạt động thường xuyên diễn ra.
 Sáng tạo. Không phân biệt người hướng ngoại hay hướng nội nhưng
cần có nhu cầu mang thông tin tới người đọc.
 Nghiêm túc, có trách nhiệm, kỉ luật và tử tế. Vui vẻ, điên điên tí cũng
được, nhưng cần đảm bảo những yếu tốt trên.

b) Cơ cấu:
Trưởng ban Truyền thông Người viết nội dung:
(phụ trách chung):  Có khả năng & kinh nghiệm
 Biết việc viết bài tốt.
 Có khả năng lãnh đạo, được  Đọc nhiều, đa dạng.
tin tưởng.  Viết đúng chính tả, ngữ
 Có quan hệ tốt. pháp.
 Truyền lửa, gắn kết các
thành viên.
 Thúc deadline.
Người thiết kế: Người chụp ảnh/quay video (nếu có)
 Có tư duy về hình ảnh và  Có khả năng, có kinh nghiệm
thiết kế. chụp ảnh đẹp.
 Có khả năng học hỏi nhanh,  Có máy ảnh/máy quay.
yêu thích mày mò tự khám
phá trên máy tính.
 Biết sử dụng các phần mềm
thiết kế cơ bản như
Photoshop, Illustrator,
Powerpoint… (nếu có)

Lên kế hoạch
Thông thường, các hoạt động truyền thông sẽ chạy song song với nội dung.
Sau khi Ban Nội dung đã có kế hoạch và nội dung chi tiết về chương trình,
Ban Truyền thông sẽ lên kế hoạch truyền thông dựa trên những nội dung ấy.
Ban Truyền thông và Ban Nội dung cần thống nhất với nhau về những gì sẽ
đưa lên Fanpage. Đến cuối cùng, Truyền thông phải đi theo Nội dung, chứ
không phải chiều ngược lại.

Lập fanpage.

Fanpage có thể được lập ngay khi có timeline chương trình và các nội dung
cơ bản của chương trình. Các thông tin liên lạc và giới thiệu cơ bản nhất trên
Fanpage cần được viết ra đầy đủ và rõ ràng (giới thiệu, liên hệ…). Fanpage
cũng cần có ảnh đại diện và ảnh bìa khi được thành lập. Các thành viên Ban
tổ chức tích cực mời bạn bè trên mạng xã hội like và share Fanpage. Có rất
nhiều chiêu trò để làm tăng like, nhưng để phát triển một Fanpage lành mạnh
và bền vững, đừng làm lố mà hãy làm tử tế. Ví dụ, từng thành viên có thể
share Fanpage trên trang cá nhân cùng với suy nghĩ, cảm tưởng về chương
trình, thay vì việc comment và tag Fanpage vào mọi bài viết của bạn bè để
gây chú ý. Khi đó, Fanpage cần có bài đăng đầu tiên để giới thiệu chương
trình và thu hút công chúng, không nên chần chừ.

Nên có sẵn một số nội dung chuẩn bị trước cho Fanpage để đăng bài trong
khoảng thời gian đầu chạy Fanpage. Thời gian đăng bài có thể liên tục hàng
ngày hoặc cách ngày. Các bài viết nên được đăng vào “giờ vàng”, tức là
khoảng thời gian học sinh lên mạng nhiều nhất, thường từ 8h30 tới 12h30,
tùy đặc điểm từng trường. Trong thời gian đăng bài, toàn bộ thành viên Ban
tổ chức tích cực like và share bài viết, viết giới thiệu gây thu hút người đọc.
Như vậy, Fanpage sẽ đạt được mục tiêu lan tỏa và kết nối liên tục, giữ chân
người đọc hiệu quả.

Nội dung

a) Nội dung về Tranh biện: c) Giới thiệu Ban tổ chức:

 Tranh biện là gì
 Luật Tranh biện
 Lợi ích của Tranh biện
 Các kĩ năng cơ bản khi
Tranh biện
b) Thông tin về Giải đấu:
 Timeline chương trình
 Thể lệ
 Liên hệ
 Giải thưởng
 Thông tin về chương trình
Trường Teen
 Trưởng Ban Tổ chức, Phó
Ban Tổ chức, các ban, các
thành viên…
 Giám khảo
 Khách mời (nếu có)
 Chia sẻ kinh nghiệm từ giám
khảo, khách mời
d) Đăng kí:
 Link đơn đăng kí
 Ngày mở đơn, ngày đóng
đơn, đếm ngược tới ngày
đóng đơn
 Các bài viết chia sẻ kinh
nghiệm viết đơn

e) Chạy giải: f) Các bài thảo luận, tin thời sự, các
 Thông tin: Kết quả vòng vấn đề nóng hổi gây chú ý.
đơn, ngày phỏng vấn, kết Các thông tin “hot” thường thu hút
quả phỏng vấn, workshop, sự bàn luận và chú ý từ người đọc
vòng loại, bán kết, chung trên môi trường tranh luận mở như
kết. mạng xã hội. Về cơ bản, có thể viết
 Sự kiện: Giới thiệu về các sự về mọi đề tài, trừ CHÍNH TRỊ. Cách
kiện trên. trình bày có thể như một bài phân
 Thí sinh: Giới thiệu đội, các tích, nêu quan điểm, ý kiến về vấn
thí sinh nổi bật. đề, được viết gãy gọn, súc tích như
 Live stream các buổi một bài báo, bài nghị luận xã hội.
workshop, các trận đấu. Bài viết nên kèm ảnh. Mảng này cần
có sự chắc tay nhất định từ người
viết, với tầm nhận thức đủ sâu.

Con chữ song song với hình ảnh.

 Về cơ bản, người xem sẽ bị ấn tượng bởi hình ảnh nhanh và lâu hơn
so với đọc chữ. Vì vậy, khi làm truyền thông, không thể thiếu nội dung
hình ảnh đồng hành với nội dung chữ viết.
 Các bài đăng, cực kì cần thiết, cần cả ảnh lẫn chữ.
  Các thông tin ngày tháng, địa điểm, luật,… dù có thông báo bằng chữ
vẫn cần hình ảnh đăng lên, ví dụ giống như slide powerpoint, để
người đọc dễ theo dõi.
 Ảnh có mặt con người và các hoạt động của con người, ở đây là ban
tổ chức và các thí sinh. Ví dụ, đăng bài giới thiệu ban tổ chức thì đăng
ảnh ban tổ chức, đăng bài giới thiệu workshop thì có ảnh chụp các
hoạt động diễn ra trong workshop, tương tự với các vòng phỏng vấn,
vòng loại, tứ kết, bán kết.
 Ảnh trai xinh gái đẹp càng dễ thu hút.
 Ảnh thông tin cần được thiết kế bắt mắt, thu hút.

Thiết kế
a) Công cụ thiết kế
Phần thiết kế ấn phẩm truyền thông cho giải đấu sẽ được thực hiện bởi Người
thiết kế của ban Truyền thông. Người thiết kế nên biêt sử dụng ít nhất một
trong các công cụ thiết kế cơ bản sau: Adobe Photoshop, Adobe Illustrator,
Microsoft Powerpoint…
Trong trường hợp không biết sử dụng những công cụ trên, có thể thử sử
dụng một số các công cụ thiết kế trực tuyến có các bản mẫu sẵn (template)
như:
https://www.canva.com
http://befunky.com/
Các công cụ này hoàn toàn miễn phí và rất dễ sử dụng, chỉ cần chịu khó mày
mò một chút là được.
b) Tư duy và ý tưởng thiết kế
 Một số điều cần lưu ý khi thiết kế
 Toàn bộ các thiết kế phải đồng nhất theo một phong cách (sử dụng
cùng một hệ phông chữ, cùng một hệ màu, cùng một kiểu thiết kế).
Phong cách này sẽ thể hiện tinh thần của giải đấu (ví dụ như sự năng
động, sáng tạo…) và tạo ấn tượng về giải đấu đối với người xem.
 Thiết kế đơn giản, hạn chế nhiều chi tiết rắc rối.
 Trong mỗi thiết kế phải có một tông màu chủ đạo.
 Một số trang tham khảo về thiết kế
+ https://color.adobe.com/
+ https://vietdesigner.net/
+ https://pinterest.com; https://behance.net
Logo
Sử dụng mẫu logo của Trường Teen
VTV7 có sẵn, sau đó có thể kết hợp
cùng logo của nhà trường hoặc tên
trường để tạo thành logo cho giải
đấu.
Ảnh cho các bài viết

Thiết kế hình ảnh cần phù hợp và thống nhất với nội dung bài đăng. Mỗi thiết
kế đều cần có logo của giải đấu.
Ảnh thí sinh
Ảnh chụp thí sinh có thể
chụp trên nền trắng hoặc
nền backdrop của chương
trình Trường Teen. Ảnh
chụp theo bố cục ⅓ hoặc bố
cục cân xứng. Có thể là ảnh
chụp của cả 3 thành viên mỗi
đội hoặc ảnh chụp từng cá
nhân.

Ảnh các vòng đấu

Trong quá trình diễn ra giải
đấu, có thể chụp lại các khoảnh
khắc để tạo thành album đăng
lên fanpage. Chủ đề của ảnh có
thể là những giây phút bùng
cháy của thí sinh trong lúc thi
đấu; cả đội cùng nhau đăm
chiêu suy nghĩ, thảo luận; khi
kết quả đội thắng được công
bố… Sau đó có thể đánh dấu các
thí sinh trên ảnh trên fanpage.
Điều này sẽ giúp tạo thêm
tương tác và sự quan tâm của
mọi người đối với fanpage nói
riêng và chương trình nói
chung.

Điều chỉnh hợp lý cho từng thời

điểm
Mặc dù đã có kế hoạch truyền
thông từ trước, nhưng khi xuất hiện các sự việc bất ngờ, ví dụ như lùi ngày,
thông báo từ nhà trường, từ Ban tổ chức, từ chương trình Trường Teen, thì
ưu tiên đăng ngay lập tức các thông tin cấp thiết này nhằm thông báo nhanh
nhất có thể cho thí sinh.

Thực hiện
a) Tiêu đề bài viết
Tiêu đề bài viết cần được viết hoa, ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào nội dung.
Tiêu đề nên ở dạng câu khẳng định, tránh ở dạng câu hỏi.
b) Nội dung thân bài
Thân bài nên được chia thành các ý, mỗi ý viết một đoạn. Hết một ý thì xuống
dòng viết ý mới. Tránh trường hợp một đoạn văn có quá nhiều ý
Thân bài nên được viết ở ngôi thứ ba, theo dạng tường thuật, thông báo, miêu
tả nội dung. Tránh sử dụng ngôi thứ nhất, tránh đặt câu hỏi, nhất là tránh liệt
kê.
Ngôn ngữ sử dụng ngắn gọn, trung tính, đôi khi cần nghiêm túc. Tránh sử
dụng từ ngữ biểu đạt tình cảm quá đà, sến súa, mơ hồ.
c) Thông tin liên lạc:
Thông tin liên lạc được viết theo kiểu liệt kê thông tin, ngắn gọn, nằm dưới
cùng bài đăng, nhằm giúp người đọc tiếp cận thông tin dễ dàng nhất và nhắc
nhở người đọc tương tác với chương trình.
Các đường dẫn trong thông tin liên lạc nếu quá dài nên được rút gọn link.
Các thông tin cần thiết:
 Người liên lạc trực tiếp trong trường hợp khẩn cấp: Trưởng Ban tổ
chức, Quản lý thí sinh, thầy/cô phụ trách..., bao gồm họ tên, số điện
thoại.
 Email Giải đấu
 Link sự kiện
 Thông tin giới thiệu chung về giải đấu

d) Link đăng kí
Link đăng kí nên được rút gọn, đặt ở đầu bài đăng, ngay dưới tiêu đề, nhằm
giúp người đọc tiếp cận dễ dàng tới chương trình và tăng hiệu quả tương tác
với người đọc.

e) Yêu cầu khác

- Có thể sử dụng kí hiệu (icon) để tăng hiệu quả tương tác khi đọc,
giúp người đọc dễ theo dõi. Tránh lạm dụng.
- Mỗi bài viết giới hạn trong khoảng 200 - 300 chữ. Quá dài người
đọc sẽ ngại.
- Nếu có quá nhiều nội dung cần liệt kê, nên kết hợp với hình ảnh và
chia nhỏ nội dung vào ảnh để truyền đạt.
QUẢN LÝ THÍ SINH
Thu thập thông tin của thí sinh

Từ đơn đăng kí của thí sinh, các thành viên Ban Truyền thông thực hiện thu
thập thông tin của mỗi thí sinh trong từng đội bao gồm các thông tin sau:
(1) Họ và tên
(2) Giới tính
(3) Ngày tháng năm sinh
(4) Email
(5) Số điện thoại (di động)
(6) Lớp/Trường
(7) Họ tên phụ huynh
(8) Số điện thoại của phụ huynh (di động)
(9) Địa chỉ gia đình
Những thông tin này nhằm xác nhận danh tính của thí sinh khi cần thông báo
về nhà trường hay trao phần thưởng; đồng thời tránh trường hợp giả mạo
danh tính để thi hộ. Ngoài ra, những thông tin này nhằm liên lạc với thí sinh
hoặc phụ huynh khi cần trong quá trình diễn ra giải đấu.

Quản lý thông tin

Sử dụng chương trình Microsoft Excel, Ban tổ chức thực hiện nhập thông tin
của thí sinh vào bảng theo từng đội như sau:

LƯU Ý: Trong đơn đăng kí, yêu cầu đội chọn một trong ba thành viên làm đại
diện liên lạc (In đậm tên người đại diện trong tệp Excel).

Liên lạc với thí sinh

File thông tin liên lạc với thí sinh cần được lưu trữ trong hệ thống dữ liệu của
Ban tổ chức. Điều này nhằm đảm bảo trong mọi trường hợp, Ban tổ chức luôn
có thể liên lạc với thí sinh hoặc phụ huynh của thí sinh.
Đối với các thông báo chung, Ban tổ chức sẽ chủ động thông báo và liên lạc
cho từng đội qua người đại diện đội. Chỉ trong trường hợp cần thiết mới liên
lạc với từng thí sinh.
Ngoài ra trong các trường hợp khẩn cấp (xảy ra sự cố ngoài ý muốn) hoặc có
những thông báo quan trọng cần có sự đồng ý của phụ huynh, Ban tổ chức
cần chủ động liên lạc với phụ huynh thí sinh (kí giấy cho phép thí sinh tham
dự, thông báo thời gian ghi hình…)
Các thời điểm và phương thức liên lạc với thí sinh như sau:
Thời điểm Phương Người được thông báo
thức

Thông báo trúng tuyển vòng đơn (nếu cần) Email Đại diện đội thi đấu

Thông báo thời gian + địa điểm các buổi Email Đại diện đội thi đấu
workshop (nếu cần)

Thông báo thời gian thi đấu + địa điểm thi đấu Email Đại diện đội thi đấu

Trước giờ thi đấu (trong trường hợp chưa thấy thí Điện thoại Đại diện đội thi đấu / Thí
sinh xuất hiện tại địa điểm tổ chức giải đấu) sinh chưa xuất hiện

Thông báo trúng tuyển các vòng bán kết/chung Email Đại diện đội thi đấu
kết + thời gian thi đấu + địa điểm thi đấu

Cảm ơn và xin phản hồi từ thí sinh sau giải đấu Email Đại diện đội thi đấu

LƯU Ý:
 Trong mỗi email thông báo, Ban tổ chức cần yêu cầu đại diện đội thi
đấu hồi âm (reply) để xác nhận. Điều này nhằm đảm bảo đội thi đấu
đã nắm được thông tin và xác nhận sự có mặt trong giải đấu.
 Cuối mỗi email cần có thông tin liên hệ của Ban tổ chức (email, số
điện thoại liên lạc, fanpage…)
 Chỉ sử dụng Email chính thức của giải đấu để gửi email cho thí sinh.
 Chỉ sử dụng 1-2 số điện thoại để liên lạc với thí sinh (nên sử dụng số
điện thoại liên lạc được thông báo trên fanpage hoặc trong email),
hạn chế trường hợp có người ngoài mạo danh lừa đảo.

Thu thập ý kiến phản hồi từ thí sinh

Sau khi kết thúc giải đấu, Ban tổ chức cần thu thập ý kiến phản hồi từ thí sinh.
Điều này nhằm nhìn nhận lại quá trình làm việc của Ban tổ chức, cũng như
cảm nhận của thí sinh; từ đó để Ban tổ chức kinh nghiệm cho các lần tổ chức
sự kiện sau.
Sử dụng chương trình Google Forms, Ban tổ chức lập mẫu đơn phản hồi, sau
đó đính đường dẫn vào trong email gửi cho thí sinh.
Đơn phản hồi có thể bao gồm các thông tin sau (mang tính chất tham khảo):
(1) Tên đội thi đấu
(2) Tên đại diện đội
(3) Trường
(4) Đánh giá chung về chất lượng tổ chức giải đấu
(5) Đánh giá về chất lượng nội dung giải đấu (kiến nghị, giám khảo, nhận
xét của giám khảo…)
(6) Đánh giá về chất lượng cơ sở vật chất giải đấu (địa điểm, các thiết bị…)
(7) Đánh giá về chất lượng làm việc của Ban tổ chức (về việc gửi thông tin
cho thí sinh, thái độ với thí sinh, thời gian làm việc)
(8) Bạn có phản hồi nào khác dành cho Ban tổ chức không?
Lưu ý: Đối với các câu hỏi đánh giá, sử dụng thang điểm từ 1 đến 5 (1 là rất
không hài lòng, 5 là rất hài lòng)
Quản lí tài chính
Tổng quát

Quản lí tài chính là khâu quan trọng và kéo dài xuyên suốt quá trình tổ chức
từ lúc lên ý tưởng và xin thực hiện. Đây là khâu cuối cùng sau khi chương
trình kết thúc. Một quy trình quản lí tài chính cơ bản nhất bao gồm ít nhất 03
bước sau:
BƯỚC 1
• Tổng hợp ý tưởng, khảo giá thị trường, lên kinh phí
và mang đi xét duyệt/xin tài trợ. Tùy vào nguồn tài
chính, quy mô của chương trình mà bảng kinh phí
này phải cụ thể đến mức độ nào (xem 2.).

BƯỚC 2
• Sau khi kinh phí được duyệt, tiến hành tạm ứng tiền
để chi trả cho các khoản trong quá trình tổ chức.
Suốt quá trình tổ chức, phải theo dõi sát sao chi tiêu,
yêu cầu hóa đơn với các khoản chi thuộc về kinh phí
(một số khoản có giá trị lớn trên 200.000 đồng cần đi
kèm hóa đơn đỏ - tùy vào quy tắc giải ngân của).

BƯỚC 3
• Sau khi chương trình kết thúc, tiến hành kiểm kê và
yêu cầu giải ngân phần tiền còn lại.
• Trong trường hợp sử dụng của trường hay nhà tài
trợ, việc đảm bảo ghi chú trung thực, minh bạch với
hóa đơn đầy đủ, rõ ràng là vô cùng quan trọng.

Lên Kế hoạch chi tiêu

Kế hoạch chi tiêu là bản tổng hợp tất cả những thông tin về chi tiêu của
chương trình kể cả những khâu nhỏ nhất. Những thông số cơ bản để thành
lập một bản chi tiêu gồm:
 Mục chi tiêu và mô tả sơ về mục đích sử dụng
 Đơn giá: theo giá thị trường, giá mặt hang này đang là bao nhiêu
 Đơn vị: chai/tờ/quyển…
 Số lượng cần mua
 Thành tiền = đơn giá x số lượng cần mua
 Ghi chú (nếu có): ở đây những chú ý về món hàng được ghi vào để
nhắc nhở
Các bước lên Kế hoạch chi tiêu
 Bước 1: Tham gia xây dựng Kế hoạch tổng, đây là
kế hoạch chi tiết về các hoạt động, thời gian tổ
chức, … Từ đây chi tiết ra các mục cần chi cụ thể.

Bước 2: Sau khi lên được danh mục các khoản cần
chi, tiến đến tính toàn số lượng cần mua. Thông
thường ta sẽ bắt đầu bằng số lượng vừa đủ để thực
hiện, sau đó có thể tăng thêm 5-10% để đề phòng
trường hợp bất ngờ xảy ra. Những khoảng chi cho
in ấn, nước, ăn uống hay tương tự nên thêm như
thế.

Bước 3: Khảo giá những mặt hàng muốn mua. Nên

tìm đến những nơi có thể viết hóa đơn, những đại lý
bán sỉ để nhẹ tiền

Bước 4: Sau khi đã có đầy đủ thông tin, điền vào

bảng và tính ra tổng tiền. Báo giá cho Ban tổ chức
để quyết định xem mức tiền này có phù hợp hay
không, có cần thêm bớt gì hay không. Lúc này,
người làm Kế hoạch chi tiêu phải đứng lên giải trình
các mục cho Ban tổ chức hiểu và kết hợp với Ban
tổ chức để ra số tiền phù hợp nhất.

Ví dụ:
STT Mục chi Đơn giá Đơn Số Thành tiền Ghi
tiêu (vnd) vị lượng (vnd) chú

1 Nước 5,000 chai 20 100,000 Lavie

2 Hoa quả 10,000 kg 2 20,000 ổi,

xoài

… … … … … … …

TỔNG TIỀN 120,000+++ ...

LƯU Ý:
  Bảng Kế hoạch chi tiêu sẽ phải chỉnh sửa nhiều lần để phù hợp với
nội dung, kinh phí chương trình nên người làm hậu cần nên chuẩn bị
tâm lý thoải mái và không ngại chỉnh sửa, giải thích cho mọi người
hiểu.
 Việc khó nhất khi lên Kế hoạch chi tiêu sẽ là cân bằng giữa tiết kiệm
– keo kiệt, nên nhớ tiết kiệm là chi tiêu vừa vặn để đảm bảo chương
trình có thể diễn ra suôn sẻ không thiếu hụt, còn keo kiệt là chỉ quan
tâm đến làm thế nào có thể chọn được những thứ có giá thấp nhất,
mua ít nhất và không quan tâm chất lượng chương trình sẽ ra sao.
 Cố gắng tái sử dụng nhiều nhất có thể, đây là một cách tiết kiệm thông
minh.

Theo dõi, tổng hợp chi tiêu

Mỗi khi mua hàng đều phải có hóa đơn để thanh toán, điều này nên phổ cập
cho các thành viên hậu cần để tránh việc mua nhưng không thanh toàn được,
khó xử cho đôi bên. Có hai loại hóa đơn là hóa đơn trắng (hóa đơn thường)
mà trong đó chỉ liệt kê về mặt hàng, số lượng, giá tiền và có chữ kí hay đóng
dấu của nhà cung cấp. Loại này có thể xuất mà bên mua không cần đóng thuế.
Loại thứ hai là hóa đơn đỏ, nội dung cũng không khác với hóa đơn thường
nhưng người viết hóa đơn sẽ thu thêm 10% thuế. Hóa đơn đỏ chỉ áp dụng
với mức chi trên 200,000 đồng, tuy nhiên bên Hậu cần cũng nên tham khảo
lại với nhà tài trợ/kế toán trường để biết rõ hơn về yêu cầu của hóa đơn đỏ.
Tất cả hóa đơn, chi tiêu phải được thông báo và nộp lại cho người quản lí chi
tiêu của chương trình. Sau mỗi sự kiện nhỏ tổ chức xong, người này có nhiệm
vụ ghi chép cẩn thận và tổng hợp lại vào một mục. Tránh trường hợp đến
cuối chương trình mới tổng hợp một lúc, khi ấy vừa phải làm việc với rất
nhiều hóa đơn khác nhau, vừa dễ quên gây ra sai sót, thiếu hụt.
Trong lúc theo dõi chi tiêu, người theo dõi phải nhanh chóng báo ngay cho
Ban điều hạnh nếu phát hiện sai sót, thâm hụt… về tài chính. Trong nhóm
nên bàn bạc thống nhất một mức tiền linh động để giải quyết kịp thời những
vấn đề phát sinh.

Thanh toán

Sau khi chương trình kết thúc, đại diện Hậu cần sẽ tổng hợp hóa đơn, chi tiêu
lại và mang lên kế toán để giải trình, một khi các hóa đơn đạt yêu cầu của kế
toàn, quá trình giải ngân xem như thành công. Lúc này chỉ còn chờ khi nào
khoản thanh toán sẽ đến.
Lúc lĩnh tiền, phải ghi rõ số tiền được nhận, thời gian nhận và người cầm tiền
là ai. Tuyệt đối không giao tiền qua lại, cho những người không liên quan hay
không có trách nhiệm về tài chính chương trình, tránh thất lạc và những việc
đáng tiếc xảy ra.
Trong nhiều trường hợp, hóa đơn không được chấp nhận, hãy cẩn thận và
bình tĩnh thu lại, hỏi rõ kế toàn để có cách giải quyết và xin làm lại hóa đơn.
Khi chương trình kết thúc, thông thường sẽ mất một khoản thời gian để giải
ngân, vì vậy việc nộp hóa đơn phải thực hiện sớm nhất có thể để nhanh chóng
thu hồi tiền về.
LỊCH CHẠY CHƯƠNG TRÌNH
Tổng quát
Lịch chạy chương trình là một bảng tổng hợp những hoạt động của chương
trình ứng với thời gian tổ chức, nó được xây dựng nhằm giúp người tổ chức
nhìn thấy, hình dung được quá trình tổ chức sẽ thế nào, để mọi người có thể
sắp xếp thời gian phù hợp, để hậu cần chuẩn bị kịp thời và để trình duyệt với
nhà trường hoặc nhà tài trợ.
Các bước lên Timeline bao gồm:

• Lên ý tưởng và những hoạt động cần tổ chức, bắt đầu với những hoạt
động quan trọng trước.
Bước 1

• Chọn khoảng thời gian để tổ chức phù hợp nhất. Quan trọng nhất là
trong khoảng thời gian này, những thành viên chính của Ban tổ chức có
thể sắp xếp được việc học và việc cá nhân để tham gia. Ở đây, yếu tố
Bước 2 phù hợp tùy vào tình hình của Ban tổ chức nhưng ít nhất hãy cân nhắc
3 câu hỏi sau:
• Thời gian tổ chức có quá sớm hay không?
• Khoảng thời gian này có quá dài hay quá ngắn hay không?
• Sự kiện này có kết thức trễ quá không

• Đưa các sự kiện chính vào khoảng thời gian đã chọn được. Lúc này, có
thể tùy vào tính chất, nội dung, tầm quan trọng của sự kiện và khả năng
tổ chức, tài chính… để cân nhắc giữ/để/nhóm lại/chia nhỏ hoạt động,
thay đổi thứ tự,… sao cho các hoạt động được sắp xếp có thời gian
Bước 3 chuẩn bị phù hợp.

• Thông báo Lịch chạy chương trình với các thành viên một lần nữa, chỉnh
sửa nếu cần rồi mang cho trường/nhà tài trợ duyệt cùng với Đề án
chương trình.
Bước 4

LƯU Ý: Mỗi khi Lịch chạy chương trình thay đổi, chỉnh sửa cần cập nhật với
ban tổ chức. Tránh hết mức việc các thành viên trong Ban tổ chức nhầm hay
không hay biết về thời gian tổ chức sự kiện.

Nguyên tắc theo dõi Lịch chạy chương trình

Lịch chạy chương trình cần được lập nên trong quá trình chuẩn bị cho bất kì
sự kiện nào. Độ chi tiết sẽ tùy vào quy mô của chương trình. Đối với Lịch chạy
chương trình chi tiết của từng ngày, không cần trình duyệt hay bàn bạc cả
Ban tổ chức mà bản thân những người phụ trách có thể quyết định những
việc như:
 Tổ chức sớm thêm hay trễ vài giờ (không quá 3 giờ)
  Thêm/bớt/nhóm lại/chia nhỏ các hoạt động trong khoảng thời gian
ấy
Khi muốn thay đổi bất kì hoạt động nào trên Lịch chạy chương trình cần cân
nhắc:
 Việc thay đổi này tạo ra lợi ích gì? So với lợi ích khi không thay đổi
thì việc nào tốt hơn cho chương trình, Ban tổ chức và người tham dự.
Tuy trong lúc xây dựng cơ bản Lịch chạy chương trình yếu tố người
tham dự không được xét đến nhưng việc quan tâm đến yếu tố này có
thể góp phần tăng tính thành công.
 Thay đổi có ảnh hưởng thế nào đến các yếu tố/hoạt động khác, nếu
có thì chúng có bị/nên được thay đổi theo không.
 Tính chất chương trình có bị thay đổi hay mất đi hay không?
 Khi theo dõi Lịch chạy chương trình, cần ghi nhớ là sự đúng giờ là rất
quan trọng.

Quản lí địa điểm tổ chức

1. Yêu cầu địa điểm tổ chức Tranh biện

Địa điểm tổ chức ở đây chỉ địa điểm vào ngày thi các vòng tranh biện vì vào
ngày tranh biện có những yêu cầu đặc biệt cần chú ý, còn trong các ngày Tập
huấn… thì yêu cầu về địa điểm sẽ thay đổi tùy vào nội dung, tính chất của
từng sự kiện.
Sẽ có 3 loại phòng/không gian cần thiết cho một giải đấu tranh biện:

 Phòng thi: số phòng thi bằng số đội chia hai, hãy nhớ rằng quyển
Hướng dẫn này chỉ áp dụng với quy mô giải tối đa 8 đội, số đội luôn
chẵn (vì mỗi trận sẽ có 2 đội đối đầu nhau), phòng có sức chứa ít nhất
8 người, có bàn ghế. Phòng nên có khả năng cách âm hay ít nhất là
không quá ồn ào. Phòng thi phải có cửa đóng vào được, nếu có cửa sổ
thì cửa sổ cũng đóng lại được vì trong thời gian 2 đội thi đấu với nhau,
sẽ đóng cửa lại nhằm hạn chế sự phấn tán từ bên ngoài. Phòng thi sẽ
được đánh số/kí hiệu tùy điều kiện cho phép.
 Phòng/không gian tập trung: đây là nơi các đội sẽ tập trung giữa mỗi
vòng thi, vừa để nghỉ ngơi vừa để nhận thông báo về đề, phòng.. hay
bất kì thông báo từ Ban tổ chức. Phòng này phải có sức chứa đủ các
thí sinh. Trong phòng cần có bảng hoặc máy chiếu để ban tổ chức
thông báo bằng văn bản cho các đội.
 Phòng Ban tổ chức: một phòng kín bình thường để Ban tổ chức để
dụng cụ, nghỉ ngồi và để Tab làm việc. Ở đây các giám khảo cũng có
thể nghỉ ngồi nếu cần.
Nếu địa điểm tổ chức lớn, Ban tổ chức cần chuẩn bị một bản đồ đơn giản để
chỉ đường đến các phòng, đường đến nhà vệ sinh, cổng… Nếu không có thì
cũng cần phổ biến cho các thí sinh để nắm rõ.

2. Chuẩn bị địa điểm

Quá trình chuẩn bị bao gồm hai giai đoạn chính, mỗi giai đoạn có những bước
chính cự thể như sau:

Giai đoạn 1: Chọn địa điểm

BƯỚC 1
• Tổng hợp những yêu cầu về địa điểm

BƯỚC 2
• Chọn địa điểm phù hợp (xét về thời gian, kinh phí, độ
xa…), khảo sát

BƯỚC 3
• Trình duyệt với bên quản lý địa điểm để xin phép sử
dụng. Chú ý phải hỏi rõ những yêu cầu (nếu có) của bên
quản lí, và kí cam kết sử dụng (nếu cần). Khi xin địa
điểm, nên nhớ không chỉ xin vào ngày tổ chức mà còn
xin thêm một ngày để chuẩn bị và một buổi chạy thử.

Ví dụ nếu cần tổ chức vào thứ bảy thì cần xin địa điểm thêm 1 ngày thứ sáu
và một ngày/buổi thứ 7 tuần trước.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị phòng

 Bước 1: Khảo sát địa điểm (nếu cần), liệt kê
những thứ cần chuẩn bị và các hoạt động cần
làm

Bước 2: Chạy thử những hoạt động chính khoảng

1 tuần trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Đồng
thời kiểm tra lại điện, đèn, quạt… có hoạt động tốt
không, nếu gặp vấn đề phải báo ngay cho bên
quản lý địa điểm vừa để yêu cầu đổi phòng (nếu
cần), vừa để tránh phải đền bù cho những hư
hỏng không do mình gây ra.

Bước 3: Một ngày trước khi sự kiện diễn ra, bắt

đầu dọn dẹp địa điểm, sắp xếp bàn ghế (nếu cần),
chuẩn bị các vật dụng cần thiết. Nếu có thể đảm
bảo khóa phòng được đến hôm sau thì có thể bày
biện nhưng nếu không thì để tránh thất thoát,
những vật có giá trị nên để lại hôm sau mang ra
sau. Cần ghi chú lại đã sắp xếp được gì, còn gì
chưa làm được để hôm sau có thể nhanh chóng di
chuyển.

Bước 4: sau khi chuẩn bị xong, người phụ trách

hậu cần đi kiểm tra từng phòng lại một lần nữa để
đảm bảo mọi việc ổn và mỗi phòng nên có 1 người
chịu trách nhiệm lo về hậu cần. (xem 4. Quản lí
cộng tác viên)

3. Trao trả địa điểm

Sau khi hoạt động kết thúc, đội dọn dẹp sẽ tiến hành thu lại những đồ dùng
của Ban tổ chức, trong đó một nhóm sẽ thu đồ dùng có thể sử dụng tiếp cho
những lần sau và chịu trách nhiệm bảo quản chúng, phải ghi lại cụ thể món
đồ, số lượng và nộp lại Trưởng nhóm Hậu cần sau khi kết thúc việc dọn dẹp.
Một nhóm còn lại sẽ gom những vật dụng không dùng nữa, rác… mang đi vứt
ở đúng chỗ.
Sau khi đội dọn dẹp hoàn thành công việc, các thành viên Hậu cần tiếp tục
sắp xếp các vật dụng… giống với tình trạng khi nhận địa điểm ban đầu.

Cuối cùng, người chịu trách nhiệm về hậu cần/địa điểm sẽ kiếm tra một lần
nữa các trang thiết bị có bị hư hại không và thông báo với chủ quản lý địa
điểm là địa điểm đã trở lại hiện trạng ban đầu. Nếu có chìa khóa thì khóa cẩn
thật của chính và của sổ, trả chìa khóa lại, hoặc hẹn lúc trả chìa khóa.

LƯU Ý:
 Trong các trường hợp vật dụng trong phòng bị thiệt hại, phải hỏi tìm
hiểu để biết nguyên nhân và người có trách nhiệm. Phải thành thật
thú nhận với Quản lý địa điểm và có phương án đền bù thỏa đáng.
 Nếu thành viên Ban tổ chức gây ra thiệt hại, Ban tổ chức vẫn phải góp
phần chịu trách nhiệm, không đổ hết cho cá nhân vì người này dù sao
gây ra lỗi cũng vào lúc đang giúp thực hiện chương trình.
 Nếu người tham dự gây ra thiệt hại, cần làm rõ là ai và đặc biệt là
nguyên nhân. Lưu lại thông tin liên lạc người này và báo lại với bên
chủ quản lý địa điểm. Ban tổ chức dù không có liên quan đến sự vụ
trực tiếp nhưng cũng phải lên tiếng ít nhất là xin lỗi bên chủ quản lý
tài sản. Tránh xảy ra bất đồng, mâu thuẫn sẽ ảnh hưởng không tốt
đến hình tượng cuộc thi và mối quan hệ với các đối tác về sau.
QUẢN LÍ CỘNG TÁC VIÊN
Tuyển cộng tác viên
Cộng tác viên (CTV) là những người không tham gia vào quá trình bàn bạc,
quyết định. So với đội ngũ Ban tổ chức, họ không có cam kết cao bằng (có thể
tham gia một vài hoạt động chứ không phải tất cả). Họ chỉ cần hiểu rõ vai trò
của họ và có trách nhiệm.
Trước khi tuyển cộng tác viên, Ban tổ chức đã phải có kế hoạch hành động
rõ ràng, mỗi sự kiện cần bao nhiêu người, mỗi người có nhiệm vụ gì, cần
người có tố chất như thế nào.
Thông báo tuyển CTV thường được thực hiện trước khi tuyển thí sinh. Quá
trình này thường kéo dài từ 1-2 tuần. CTV cần những người nhiệt tình, nhanh
nhẹn và có trách nhiệm.

Huấn luyện Cộng tác viên

Mỗi CTV khi tham gia chương trình cần có 2 phần huấn luyện, có thể gói gọn
trong một buổi hoặc một ngày tùy tính chất.
Nội dung huấn luyện bao gồm:
 Về kiến thức: CTV cần biết về sự kiện mình sẽ hỗ trợ, Ban tổ chức
cung cấp các thông tin chi tiết về sự kiện cho CTV và giải đáp thắc
mắc (nếu có). Ở mỗi vị trí sẽ có những công việc riêng, người chịu
trách nhiệm của ban ấy có nhiệm vụ miêu tả, giải thích cho CTV có
thể hình dung ra được công việc, tính quan trọng, trách nhiệm… của
CTV ấy. Có thể thục hiện bằng cách gửi email hoặc tổ chức một buổi
gặp mặt nhỏ.
 Về thực hành: CTV sẽ tham gia vào lúc chạy thử chương trình vào 1
ngày trước khi sự kiện này diễn ra. Trong lúc chạy thử, CTV có thể
hỏi, chỉnh sửa… để hiểu rõ hơn về nhiệm vụ của mình.

Yêu cầu về quản lí CTV

Khi quản lý CTV cần ghi nhớ 2 điều:
- Thứ nhất, cần làm gương cho CTV để CTV biết cần làm việc như thế
nào và với thái độ ra sao.
- Thứ hai, phải tôn trọng và tỏ lòng cảm ơn sự hỗ trợ của CTV. Nếu CTV
có làm sai hay không hiểu vấn đề gì, phải kiên nhẫn giải thích cho CTV vì nhớ
rằng họ không phải người theo chương trình từ đầu nên họ có nhiều điều
không rõ. Tùy vào điều kiện mà CTV sẽ nhận được giấy chứng nhận, tiền hay
một món quà nào đó. Ban tổ chức nên cân nhắc một hình thức khen thưởng
cho CTV vừa để tỏ lòng biết ơn, vừa là một động lực nhỏ cho các bạn.
Trong quản lý CTV, vừa cần sự kiên nhẫn, rộng lượng nhưng cũng cần kỉ luật,
thưởng phạt rõ ràng và thường xuyên nhắc nhở, đề cao tính trách nhiệm
trong công việc.
Để đề phòng, không giao cho CTV những việc quá quan trọng có thể ảnh
hưởng lớn đến sự kiện, như vậy là thiếu trách nhiệm vì bản thân CTV không
hiểu rõ từng chi tiết của sự kiện, việc họ không hiểu rõ và làm không đúng là
lỗi của người giao việc không phù hợp. Tránh để CTV làm việc một mình
không có quản lý./