Áp dụng công cụ PDCA

Vòng tròn quản lý chất lượng (PDCA cycle) do W.E. Deming (1900-1993) – người được
xem là cha đẻ của quản lý chất lượng giới thiệu vào năm 1950.
Chu trình PDCA: lập kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - điều chỉnh (Plan-Do-Check-Act)
với các nội dung có thể tóm tắt như sau:
PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo
chiều kim đồng hồ), nó cho thấy: thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và
không bao giờ ngừng.
● P-plan (thiết lập kế hoạch):
Đây là giai đoạn đầu tiên của cả chu trình. Việc lập kế hoạch cũng rất quan trọng, nó
giống như việc bạn phải lựa chọn một con đường để dẫn tới thành công. Nếu việc lập kế
hoạch tốt, sẽ là hoa tiêu chỉ đường cho các giai đoạn sau. Đối với giai đoạn này bạn cần
trả lời các câu hỏi sau:

 Vấn đề quan trọng cần giải quyết là gì?

 Cần những nguồn lực nào để thực hiện và chúng ta đang có những nguồn lực nào?
 Cần xử lý những công việc gì để giải quyết được vấn đề dựa trên tài nguyên hiện
có?
 Đầu ra mong muốn của từng quá trình là gì.  Mục tiêu cụ thể của kết quả cuối
cùng cần đạt được?

Kế hoạch cũng cần được thảo luận và đưa ra phương án cuối cùng trước khi chuyển sang
giai đoạn 2.

● D-do (triển khai kế hoạch đã được thiết lập):

Trước tiên những người trong tổ chức (nhóm) cần hiểu rõ công việc của họ là gì. Và đào
tạo nếu như cần thiết trước khi họ thực hiện công việc. Đánh giá tay nghề, phỏng vấn kỹ
năng cũng là cách thức để xác nhận sự sẵn sàng.
Tiếp sau đó Bạn cần thực hiện những công việc ở giai đoạn 1 trong môi trường có kiểm
soát. Đối với những điểm trọng yếu (quan trọng), bạn cần có hành động để xác nhận kết
quả như dự kiến. Nếu có thể bạn cần lưu giữ hồ sơ, thông tin để phục vụ cho giai đoạn
tiếp theo.

● C-check (Đánh giá hiệu lực và hiệu quả) :

Để xác định hiệu lực và hiệu quả của các công việc đã thực hiện bạn cần có hành động
kiểm tra. Các hành động kiểm tra đo lường cần tập trung vào:

 So sánh đầu ra đạt được so với kế hoạch dự kiến.

 Nhìn nhận những tồn tại, khuyết điểm để đưa ra quyết định sửa đổi trong tương
lai.
 Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề nêu trên để đưa ra phương án phù hợp.

● A-action (Hành động cải tiến thích hợp) :

Dựa trên kết quả đo lường kiểm tra đưa ra hành động thích hợp:

 Duy trì và phát huy những gì đã đạt được.

 Sửa đổi và khắc phục các vấn đề còn tồn tại.

Lúc này bạn có thể chuẩn bị bắt đầu để lập lại một kế hoạch đã chuẩn hóa. Hãy cố gắng
nhắc nhở các nhân sự những vấn đề đã được rút kinh nghiệm trong chu kỳ trước đó.