PINDIBIIAK SIVlK

OAI lll'lll!lllN£tlAU111

BAHAGIAN BUKU TEKS

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
 JADUAL
PELUPUSAN REKOD
BUKUTEKS

BAHAGIAN BUKU TEKS,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
2013
 Cetakan Pertama

Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian daripada

kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara elektronik,
fotokopi, mekanikal, rakaman atau lain-lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengarah,
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.

Diterbitkan oleh:
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia

ii Jadual Pelupusan Rekod

BUKU TEKS
 MUKA
PERKARA SURAT

Jawatankuasa )actual Pelupusan Rekoct Bahagian Buku Teks, Kementerian Penctictikan Malaysia
iv

Jawatankuasa )actual Pelupusan Rekoct Arkib Negara Malaysia

V

Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Kementerian Penctictikan Malaysia

vi

Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia

vii

1. Pengenalan )actual Pelupusan Rekoct Buku Teks

1
2. Tujuan )actual
1
3. Skop )actual
1
4. Kuasa )actual
1
5. Kuat Kuasa Penggunaan )PR Urusan Fungsian
1
6. Kajian Semula )actual
2
7. Definisi/ Tafsiran 2-3
8. Format )actual
4
9. Permohonan Pemusnahan Rekoct yang Dinyatakan Dalam )actual Pelupusan Rekoct
5
10. Pelupusan Rekoct yang Tictak Dinyatakan Dalam )actual Pelupusan Rekoct Urusan
5
Fungsian Bahagian Buku Teks
11. Kaectah Pemusnahan Rekoct Awam
6
12. Pertanyaan
6

JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS

7

1. Buku Teks- Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)

7
2. Buku Moctul
8
3. Buku Panctuan Guru
8

13. LAMPIRAN

Lampiran 1
- Contoh Borang Arkib 2/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekoct Awam
10
Lampiran 1 (a)
- Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekoct Awam - Arkib 2/08
11-12
Lampiran 2
- Contoh Borang Arkib 12/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekoct Awam
13
Lampiran 2 (a)
- Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekoct Awam - Arkib 12/08
14
Lampiran 3
- Tatacara Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah Jabatan Pelajaran Negeri Seluruh Negara
15
Lampiran4
- Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah Jabatan Pelajaran Seluruh Negara 16
Lampiran 5
- Gambarajah Pelupusan Rekoct Awam Berctasarkan )actual Pelupusan Rekoct Buku Teks 17
Lampiran 6
- Kaectah Mengukur Terbitan Dalam Ukuran Meter Panjang 18

iii
 JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD BAHAGIAN BUKU TEKS,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENASIHAT

Tan Sri Abdul Ghafar bin Mahmud

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Datuk Dr. Amin bin Senin

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
(Sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan)

PENGERUSI

En. Abdul Ghani bin Mohamad Niza PMP, AMP

Pengarah
Bahagian Buku Teks

SETIAUSAHA

Pn. Hajah Zainap binti Ibrahim

Ketua Penolong Pengarah
Sektor Skim Pinjaman Buku Teks

PENOLONG SETIAUSAHA

En. Safri bin Haji Bahari

AHLI JAWATANKUASA

Tuan Haji Paridin bin Jais

Tuan Haji Che Noh bin Muda
Hajah Khalidah binti Othman
Tuan Haji Salehhudin bin Yusof
En. Krishnan a/1 Ponnusamy
En. Harizan bin Hamzah
Tuan Haji Ahmad Sabri bin Ibrahim
En. Sabari bin Sukor
En. Abdul Razak bin Mohamad Yusof
En. Kamarudin bin Ismail
Pn. Mas Ayu binti Dahlan
Cik Husziatini binti Husin
Pn. Noraida binti Ahmad
En. Ramlan bin Hj. Abu Talib

iv Jadual Pelupusan Rekod

BUKU TEKS
JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD
ARKIB NEGARA MALAYSIA

PENASIHAT

YBhg. Hajah Daresah binti Hj. Ismail

Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia

PENGERUSI

Pn. Azimah binti Md. Ali

Pengarah
Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan

SETIAUSAHA

En. Jaafar Sidek bin Abdul Rahman

Ketua Seksyen
Seksyen Pelupusan Rekod

AHLI JAWATANKUASA

Pn. Azizah binti Sapuan

Pn. Wan Nurul Asnidayu binti Wan Zawawi

Pn. Hafizah binti Othman

Cik Raabiatul Adawiyah binti Mat Tari

Hajah Rahimah binti Hj. Ismail

Jadual Pelupusan Rekod V

BUKU TEKS
 KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

K
ementeria n Pendidikan Malaysia (KPM) ingin menzahirkan ucapan terima kasih atas
kerjasama yang diwujudkan dengan Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk menghasilkan
dokumen penting dalam pelupusan rekod awam (buku teks) iaitu Persetujuan Bersama Jadual
Pelupusan Rekod
Fungsian antara KPM dan ANM. Sesungguhnya usaha ini amat membantu dalam pengurusan
rekod-rekod awam (buku teks) terutamanya di sekolah-sekolah seluruh negara. Dengan
termeterainya persetujuan bersama ini maka pelaksanaan, proses dan prosedur pelupusan di
Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah dapat diperjelaskan dengan lebih
terperinci mengikut kelulusan dan bidang kuasa masing-masing.

KPM melalui Sahagian Buku Teks telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan
pemberian bantuan buku teks di bawah program Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT) yang telah pun
bermula sejak tahun 1975. Setiap tahun akan terdapat buku teks yang akan dilupuskan sama ada
disebabkanjangkahayat, kerosakan dan pertukaran sukatan pelajaran (kurikulum). Adalah dianggarkan
lebih daripada 100,000 naskhah buku teks akan dilupuskan setiap tahun. Dengan jumlah naskhah
pelupusan yang besar ini, maka KPM akan sentiasa memastikan pematuhan kepada jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan jadual tersebut kepada
Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. KPM komited dan sedar bahawa kecekapan
jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada keupayaan sesebuah organisasi
menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan cekap.

Saya sekali lagi mengambil kesempatan di sini untuk mengucapkan tahniah dan syabas
kepada semua pihak yang terlibat dalam persetujuan bersama ini. Adalah diharapkan persetujuan
bersama ini akan dijadikan sebagai garis panduan di semua peringkat dalam KPM terutamanya di
sekolah-sekolah bagi memastikan pengurusan rekod yang cekap dan sistematik.

Sekian.

TAN SRI ABO GHAFAR BIN MAHMUD

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Kementerian Pendidikan Malaysia

vi Jadual Pelupusan Rekod

BUKU TEKS
 KETUA PENGARAH
ARKIB NEGARA MALAYSIA

M
aklumat yang direkodkan adalah teras kepada pelaksanaan fungsi sesebuah pejabat
awam. Kecekapan jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada
keupayaan sesebuah organisasi menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan
cekap. Namun begitu, masih terdapat pejabat awam yang tidak menguruskan rekod mereka
dengan baik terutamanya rekod yang tidak aktif bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke
Arkib Negara Malaysia.

Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi tanggungjawab kepada Jabatan Arkib
Negara Malaysia bagi menyediakan garis panduan dan khidmat nasihat kepakaran dalam
bidang pengurusan rekod kepada pejabat awam. Seksyen 27 (1) Akta tersebut pula memberi
tanggungjawab kepada Ketua Pentadbir pejabat awam untuk menyediakan jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan jadual tersebut
kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. Jadual Pelupusan Rekod ialah
jadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesebuah pejabat awam sebelum
dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia.

Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks ini telah disediakan dengan kerjasama Jabatan Arkib
Negara Malaysia akan diguna pakai bukan sahaja oleh Sahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia bahkan oleh sekolah-sekolah seluruh Malaysia.

Saya mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pihak yang terlibat dalam penyediaan
jadual ini. Penggunaan jadual ini diharapkan akan dapat meningkatkan kecekapan pengurusan
rekod di sekolah-sekolah serta mematuhi peraturan-peraturan pengurusan rekod kerajaan
khususnya bagi pelupusan buku teks. Pengurusan rekod yang cekap dan sistematik dapat
meningkatkan penyampaian perkhidmatan kepada rakyat dan negara.

Sekian.

.....

BINTI HAJI ISMAIL

Ketua Pengara
Arkib Negara Malaysia

Jadual Pelupusan Rekod vii

BUKU TEKS
1. PENGENALAN JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS
Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Buku Teks ialah jadual yang menetapkan tempoh simpanan
buku teks di sekolah-sekolah seluruh Malaysia sebelum dilupuskan bagi tujuan
pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia (ANM). Ia mengandungi
maklumat-maklumat ringkas perihal isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan
pelupusan yang diambil selepas tempoh simpanannya dipatuhi.

Pengunaan jadual ini dapat memastikan rekod yang bernilai sementara dapat dimusnahkan
dengan segera manakala rekod yang bernilai kekal akan dipindahkan ke ANM untuk
simpanan kekal. Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran
menerusi pelupusan rekod secara efisien dan sistematik, menjimatkan perbelanjaan
pengurusan sesebuah pejabat awam, penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih
ekonomik, mematuhi keperluan perundangan dengan mengenal pasti serta memisahkan
bahan-bahan rekod yang berpotensi untuk dijadikan bahan rujukan dan penyelidikan pada
masa akan datang.

2. TUJUAN JADUAL
(i) Bagi menetapkan tempoh simpanan rekod buku teks dan mewujudkan keseragaman
dalam pelupusan buku teks di seko lah.

(ii) Sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih teratur
dan cekap serta rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekod
tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.

3. SKOP JADUAL
Penggunaan jadual ini meliputi rekod buku teks yang terdapat di sekolah-sekolah seluruh
Malaysia.

4. KUASA JADUAL
Jadual ini disediakan oleh Jawatankuasa JPR Sahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia dengan kerjasama daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia dan
diluluskan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara di bawah Seksyen 27, Akta Arkib Negara
2003 [Akta 629]. Sekolah perlu mematuhi penggunaan borang-borang pelupusan seperti
diwartakan dalam
P.U. (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan
Rekod Awam 2008) bertarikh 13 Oktober 2008. Sahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia boleh mengambil tindakan untuk memusnahkan atau memindahkan
rekod ke ANM dengan cara memohon dan mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada
Ketua Pengarah Arkib Negara.

5. KUAT KUASA PENGGUNAAN JPR URUSAN FUNGSIAN

JPR Buku Teks ini diluluskan penggunaannya mulai 1 Februari 2013 berikutan persetujuan
dan kelulusan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara dan dikuatkuasakan penggunaannya
mulai tarikh yang sama bagi Sahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia dan
di sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
Jadual Pelupusan Rekod 1
BUKU TEKS
6. KAJIAN SEMULA JADUAL
Jadual Pelupusan Rekod ini boleh dikaji semula dan boleh dikemas kini dari semasa ke
semasa apabila berlaku perkara-perkara berikut:
• Serlaku perubahan dalam fungsi yang menyebabkan penambahan atau pengurangan
siri rekod.
• Serlaku perubahan perundangan dan polisi Sahagian Suku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan
pelupusan.
• Serlaku perubahan tempoh pengekalan (simpanan) berdasarkan keperluan semasa
Sahagian Suku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.

Sahagian Suku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia boleh memberi maklumat bagi
penambahan siri rekod dalam JPR Suku Teks ini. Sebarang pindaan hanya boleh dilakukan
oleh Ketua Pengarah Arkib Negara sahaja.

7. DEFINISI/ TAFSIRAN

7.1 Jadual Pelupusan Rekod

Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan
yang ditentukan - Seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

7.2 PejabatAwam
Pejabat Awam bererti sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau kerajaan mana
mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasa
berkanun atau perusahaan Kerajaan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta
629].

7.3 Rekod
Sahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau
peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,
daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem
sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa
mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya - Seksyen 2, Akta
Arkib Negara 2003 [Akta 629].

7.4 RekodAwam
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat
awam bagi perjalanan ha! ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau
pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-
mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan
kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara
Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara 1966 - Seksyen 2, Akta
Arkib Negara 2003 [Akta 629].
2
7.5 Rekod Urusan Am
Rekod yang memberi sokongan kepada pelaksanaan aktiviti pengurusan dan
pentadbiran sesebuah pejabat awam yang terdiri daripada rekod mengenai urusan
Pentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Aset; Kewangan dan Perakaunan;
dan Sumber manusia.

7.6 Rekod Urusan Fungsian

Rekod berkaitan dengan fungsi teras dan aktiviti khusus bagi sesebuah pejabat
awam dan ia berbeza antara sesebuah pejabat awam yang lain. Rekod ini juga
dikenali sebagai rekod operasi (operational).

7.7 Rekod Terperingkat

Rekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmi mengikut pengertian Akta
Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88].

7.8 Rekod TidakAktif

Rekod yang telah tamat tindakan atau tiada tindakan lanjut dan tidak dirujuk dalam
masa 5 tahun. Rekod ini perlu dipindahkan ke tempat simpanan rekod tidak aktif
bagi jangka waktu yang tertentu sebelum ia dimusnahkan atau dipindahkan.

7.9 Pelupusan Rekod

Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan
atau selainnya (penangguhan pemindahan) - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003
[Akta 629).

7.10 Pemusnahan Rekod

Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut
prosedur yang ditetapkan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629).

7.11 Pemindahan Rekod

Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara -
Seksyen 28, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629).
 8. FORMAT JADUAL

Arkib 1/08
FORMAT
JADUAL PELUPUSAN REKOD

Bil. TajukSiri Perihal Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan

8.1 Format jadual adalah berdasarkan Borang Arkib 1/08

• Bil.
Bilangan nombor seturut siri rekod.

• Tajuk Siri
Unit-unit fail yang diwujudkan dan disusun mengikut sistem fail atau berkaitan
dengan sesuatu perkara, fungsi, hasil daripada aktiviti yang sama, mempunyai
rupa bentukyang serupa atau kerana perhubungan dalam pewujudan penerimaan
dan penggunaannya.

• Perihal Rekod
Keterangan ringkas mengenai kandungan, tujuan dan skop siri-siri rekod yang
dikenal pasti dan dicatatkan dalam JPR.

• Tamat Tindakan
Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat tindakan atau tiada tindakan
lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.

• Tindakan Pelupusan
Merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh pejabat awam sama ada untuk
memusnahkan atau memindahkan rekod ke Arkib Negara berdasarkan tempoh
pengekalan yang dinyatakan dalam JPR.

4
 9. PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM
JADUAL PELUPUSAN REKOD

9.1 Rekod Buku Teks yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pemusnahan
berdasarkan Tindakan Pelupusan yang telah dinyatakan dalam jadual tersebut.

9.2 Bahagian Buku Teks dan sekolah-sekolah hendaklah mengenal pasti siri rekod,
.. rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan
dalam JPR.

9.3 Membuat pengasingan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan.

9.4 Bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah, Sahagian Buku Teks dan sekolah
sekolah dikehendaki mengisi borang seperti berikut:

Arkib 2/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam

9.5 Kemukakan satu (1) salinan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam
keANM.

9.6 Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua Pengarah ANM.

9.7 Rekod-rekod berkenaan hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga (3) bulan
daripada tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan.

9.8 Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan secara

fizikal.

9.9 Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah
dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada ANM dalam tempoh satu (1) bulan
daripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang berikut:

Arkib 12/08 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

10. PELUPUSAN REKOD YANG TIDAKDINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN

REKOD BUKU TEKS

Bagi pelupusan rekod yang tidak dinyatakan dalam JPR Urusan Fungsian, Bahagian Buku
Teks dan sekolah-sekolah perlulah merujuk kepada (perkara 6.2) Panduan Pelupusan
Rekod Awam yang diterbitkan oleh ANM pada Jun 2010.

Jadual Pelupusan Rekod 5

BUKU TEKS
 11. KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD AWAM

11.1 Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada secara jualan melalui sebut harga, dibakar
atau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan
rujukan KB557 /97 /54 Jld. 4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai Pelupusan
Bahan-Bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/ Jabatan Kerajaan/
Badan Berkanun. Waiau bagaimanapun, jabatan boleh menggunakan cara-cara lain
yang bersesuaian seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagi
pemusnahan rekod.

11.2 Pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan, arahan dan panduan
yang ditetapkan oleh ANM.

11.3 Pemusnahan rekod terperingkat hendaklah mematuhi para 71-74 Arahan

Keselamatan.

12. PERTANYAAN

Sebarang pertanyaan dan penjelasan lanjut boleh diajukan kepada:

Bahagian Buku Teks
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 1-3, Blok ElS, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya
03-88844498

6 Jadual Pelupusan Rekod

BUKU TEKS
 JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS

Bil Tamat Tindakan

Tajuk Siri Perihal Rekod
Tindakan Pelupusan

1 Buku usang/ Rekod

BukuTeks- Semua buku bagi
rosak dimusnahkan
Skim mata pelajaran yang
Pinjaman selepas ta mat
diperakukan oleh
BukuTeks tindakan dan
Kementerian
(SPBT) tempoh simpanan
Pendidikan Malaysia:
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
• Sekolah • Pendidikan Khas
Rendah • Buku Aktiviti Tahap 1
• Tahun 1 hingga 6
Perubahan Rekod
• Sekolah • Peralihan
sukatan dimusnahkan
Menengah • Tingkatan 1 hingga 5
selepas ta mat
• Buku Sijil Tinggi
tindakan dan
Agama Malaysia
tempoh simpanan
(STAM)
enam (6) bulan di
• Cakera Padat (CD)
sekolah dipatuhi

Ditarik Rekod
penggunaan dimusnahkan
selepas ta
mat tindakan
dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi

Habis Rekod
penggunaan dimusnahkan
selepas

l
tamat
tindakan dan

l tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi

Jadual
BUKI
 JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS
·
Bil TajukSiri Perihal Rekod Tamat Tindakan
· .. Tindakan Pelupusan
1
2 Buku Modul Semua buku bagi Buku usang/ Rekod dimusnahkan
mata pelajaran yang rosak selepas tamat
. Sekolah diperakukan oleh tindakan dan
Teknik dan Kementerian Pendidikan tempoh simpanan
Vokasional Malaysia: satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
. Tingkatan 4 dan 5
Perubahan Rekod dimusnahkan
sukatan selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi

Ditarik Rekod dimusnahkan

penggunaan selepas tamat
• tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi

3 Buku Panduan Rekod mengandungi : Buku usang/ Rekod dimusnahkan

Guru
. Panduan pengajaran rosak selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
dan pembelajaran
. Panduan guru
untuk
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
mengendalikan aktiviti
atau eksperimen dengan
Perubahan Rekod dimusnahkan
lebih berkesan
. Cadangan aktiviti sukatan selepas tamat
tindakan dan
tambahan kepada guru
untuk dilaksanakan tempoh simpanan
enam (6) bulan di
dalam kelas sekolah dipatuhi
. Bahan rujukan untuk

. Contoh
guru
jawapan untuk
soalan dalam buku
j
aktiviti

8 Jadual Pe!UQusan Rekod

BUk\J,TEKS
 Lampiran 1
CONTOH

Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN
Untuk Kegunaan Arkib
Negara
(1) Kementerian/Jabatan/Agensi : (2) Bahagian/Cawangan/Unit:
Sekolah Kebangsaan ABC Sahagian Pengurusan
Tarikh Terima:

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]:-

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No.Jadual Pelupusan Rekod:Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2013

Bil. Tajuk Siri Tahun Diliputi Tempoh Unit Meter

(5) (6) (7) Pengekalan Rekod Panjang
Yang (9) Rekod
Ditent ukan (10)
• Daripada Kepada Dalam Jadual
(8)

1. ( 1 ) Buku Teks 2004 2006 1 tah u 500 10 m.p

- (Pendidikan Khas) n

2. ( 1 ) Buku Teks - 2005 2006 1 tahun 450 9m.p

(Peralihan)

3. ( 2) Buku Modul 2005 2007 6 bulan 300 6m.p

4. ( 3) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100 3 m.p

Jumlah Ukuran Meter

Panjang Rekod:
Unit Rekod 28m.p
:
1350 -
i-"#-)t.XX,t,...

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629],
saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas: +-1- +
++
: Cop
CHOP
Nama Pegawai: Nur Atiqah Muslim Tandatangan dan Meterai/Cap ra tik•h *
Sekolah
Jabatan: Atikah +++ +
Jawatan: Pembantu Tadbir Tarikh: 20 Februari 2013 + -1-+
-txxxllr-i-

10 Jadual Pelupusan Rekod

BUKU TEKS
 Lampiran 1 (a) '
PENERANGAN

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 2/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi yang

memohon.
'

(2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Sahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatu
jabatan/agensi yang memohon.

Nama Jabatan/ Agensi Sekolah Kebangsaan ABC

Nama Sahagian/ Cawangan/ Unit Sahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang
mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapi fungsi/
aktivitinya telah diberhentikan kerana 'jumud' atau fungsinya telah diambil alih oleh
jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yang menyenaraikan
rekod tersebut.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan

dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagi
rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual Pelupusan Rekod
yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

(5) Bil: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam Jadual
Pelupusan Rekod Urusan Am.

Contoh: I(2) BukuI Modul

Kod Kumpulan Buku Modul

Tajuk Siri seperti dalam JPR – Buku Modul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri
yang disenaraikan.

(8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalam
ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

(9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

Jadual Pelupusan Rekod 11

BUKU TEKS j
(10) Meter Panjang Rekod:

i. Jumlah Rekod - Bilangan unit buku dalam setiap siri.

ii. Meter Panjang - Ukuran matrik meter panjang bagi rekod . Sila rujuk kaedah
mengukur rekod seperti di Lampiran 6.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat perm ohonan
pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod (JPR),
tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12
bulan dari tempoh rekod ditutup/ tamat tindakan.
 Lampiran 2
CONTOH

Arkib 12/08

PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jaba t an/ Agensi: (2) Bahagian/Cawangan/Unit:

Sekolah Kebangsaan ABC Bahagian Pengurusan

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) Su rat Kebenaran Pemusnahan:

3.1 o. Rujukan:ANM.600-16/14/27/38 3.2 Tarikh: 28 Februari 2013

( Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: 28 m.p

(6) Peringkat Keselamatan:Terbuka

(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):..........

.................

D dibakar D dirincih D dikitar semula D dipadamkan D dijual

kaedah-kaedah lain: nyatakan...............................................................
.................................................................

(8) Tarikh Pemusnahan: 1.3.2013 (9) Tempat Pemusnahan:

Pejabat Bahagian Pentadbiran

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd Salleh (11) Nama Saksi: Norhamizah Ali
Tandatangan: Norhanizah Tandatangan: Norhamizah
Jawatan : PT Nl 7 Jawatan: PT N22

PENENTUSAHAN

(12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut
Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]:
..,_'1-xxx-%'
+ -1'++
Jr+

1* :9f lf""2'~:
Cop
Nama Pegawai: Hasmah Zainol Tandatangan dan Meterai/Cap Jab 'S<

SEKOLAH *
Sekolah
.,. -'I'
+++...............++
Jawatan : Pen. Peg.Tadbir Tarikh: 4.3.2013
-l' Xxll'1--,.

Jad.ualPelupusan Rekod 13
BUKU TEKS
 Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 12/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang memoh on.

Contoh:

Nama Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatu

Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

(3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

(3.1) No. Rujukan: Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari
Arkib Negara.

(3.2) Tarikh: Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

(4) Perihal Rekod: Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi
kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan .

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: Merujuk kepada ukuran meter panjang
(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (Jabatan juga boleh menyatakan jumlah unit
rekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama
ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(7) Kaedah Pemusnahan: Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod dan nyatakan sekiranya
ada kaedah lain yang digunakan.

(8) Tarikh Pemusnahan: Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.

(9) Tempat Pemusnahan: Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.

(10) & (11) Pegawai Yang Menjalankan Pemusnahan: Merujuk kepada pengesahan
pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahan rekod.

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

14 Jadual Pelupusan Rekod
BUKU TEKS
 Lampiran 3
TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH
DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

MULA

j
Sekolah menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan
(dipengerusikan oleh Pengetua/ Guru Besar)

Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak

sekolah

Sekolah melengkapkan Borang Permohonan

Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar
ke JPN

JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan

secara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah.
JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah untuk
memastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib

Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak
Audit Negara

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan

menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat

Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah

yang telah diluluskan mengikut JPN masing-masing

Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang

Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke
JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara

Sekolah mengemaskini buku stok

Tamat Jadual Pelupusan Rekod 15
BUKU TEKS
Lampiran4
PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAH JABATAN PELAJARAN S

LANGKAH PROSES KERJA

'
1
Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa
Pelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan oleh
Pengetua atau Guru Besar.

Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemas kini data buku teks SPBT

2 tahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuat pengasingan

semua buku teks yang akan dilupuskan .

JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusan

3 ke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang Permohonan
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/ 08 dan menghantar kepada JPN.

JPN akan menyemak dan mengumpul semua bo ran g pe rmohonan

4 Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihanta r ke Arkib Negara. JPN

boleh membuat pemantauan ke sekolah untu k memastikan sekolah
melaksanakan prosedur yang betul.

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Ark ib Negara

5 mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Au dit Negara. Proses

kelulusan daripada Arkib Negara akan mengambil masa sekurang-
kurangnya 14 hari bekerja.

JPN menerima kelulusan daripada Ar kib Negara dan menghantar surat

6 kelulusan kepada sekolah yang memohon. Pihak sekolah akan merujuk

kepada JPN untuk mengambil tindakan sete rusn ya.

Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan

7 mengikut JPN masing-masing sehingga buku yang perlu dilupuskan

dikeluarkan daripada simpanan sekolah .

Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan

8 Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke

Arkib Negara.

Sekolah mengemas kini buku stok.

9
16
 Lampiran 5
GAMBARAJAH PELUPUSAN REKOD AWAM BERDASARKAN JADUAL PELUPUSAN

Fail/ Rekod Tidak Aktif

Pengasingan rekod mengikut siri

dalam JPR Buku Teks

Pemusnahan
Pemusnahan Rekod Awam
- Borang Arkib 2/08

Memohon Kebenaran Pemusnahan

Kebenaran Pemusnahan

Pemusnahan dilakukan

Penentusahan

Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

- Borang Arkib 12/08

Jadual Pelupusan Rekod17

BUKU TEKS
 Lampiran 6
KAEDAH MENGUKUR TERBITAN DALAM UKURAN METER PANJANG

52cm tinggi= 0.52 m. pjg.

100

18 Jadual Pelupusan Rekod

BUKU TEKS