‫الئحة المخازن ‪LinkedIn‬‬

‫الباب األول‬

‫أحكام عامة‬

‫المادة (‪: )1‬‬

‫تسري القواعدة الواردة بهذه الالئحة على جميع أعمال مخازن الشركة على اختالف أنواعها ‪ ،‬ويرجع إلى المدير المالي بما لم يرد به نص في‬
‫هذه الالئحة‪.‬‬

‫المادة (‪: )2‬‬

‫تعتبر األحكام الواردة بالالئحة المالية للشركة مكملة ألحكام هذه الالئحة‪.‬‬

‫المادة (‪: )3‬‬

‫إدارة المخازن هي المسئولة عن التخزين وتوفير نظام أمثل لتخزين البضائع و االشراف علي طرق االستالم و التخزين و الصرف ويعتبر‬
‫أمناء المخازن مسئولين عن سالمة التخزين لالصناف و المهمات التي بعهدتهم و ترتيبها و صرفها ‪ ،‬و ال يجوز بإي حال من األحوال أن‬
‫ينيبوا أحد غيرهم في أي عمل من أعمالهم دون الحصول على أذن كتابي من مسئول المخازن ‪.‬ويتم عمل محضر تسليم وأستالم من الطرفين‬
‫ومعتمد من اإلدارة‪.‬‬

‫المادة (‪: )4‬‬

‫يراعي في تقسيم المخازن و ترتيب االصناف األعتبارات الفنية و القواعد السليمة التي تكفل المحافظة علي سالمة االصناف و عدم تعرضها‬
‫للتلف و أخطار الحريق ‪.‬‬

‫المادة (‪: )5‬‬

‫يكون لكل مخزن أمين أو أكثر حسب حجم العمل‪ ،‬وفي حالة وجود أكثر من أمين للمخزن الواحد تكون مسئوليتهم تضامنية‪ M،‬كما يجوز أن‬
‫يسند إلى أمين المخزن عهدة أكثر من مخزن واحد إذا ما اقتضت حاجة العمل ذلك‪.‬‬

‫المادة (‪: )6‬‬

‫ال يجوز فتح أي مخزن بدون حضور أمين المخزن المختص أو مساعدوه ومع ذلك يجوز عند الضرورة أجراء الفتح بمعرفة وتحت مسئولية‬
‫لجنة تشكل من المدير المسئول وتحرير محضراً بأعمالها‪.‬‬
 ‫المادة (‪: )7‬‬

‫يتم إنشاء في كل مخزن بطاقة لكل صنف من االصناف المخزنة به ‪ ،‬ترصد بها أوالً باول الكميات الواردة و الكميات المنصرفة و الرصيد‬
‫المتبقي ‪ .‬كما يعطي كل صنف من االصناف رقماً خاص به يذكر في كل المستندات الخاصة باالستالم و صرف وتداول االصناف ‪.‬‬

‫المادة (‪: )8‬‬

‫يتم وضع نظام لحفظ وتداول مفاتيح المخازن باألشتراك مع بين إدارة المخازن و الجهاز اإلداري للشركة ‪.‬‬

‫المادة (‪: )9‬‬

‫يتم تقسيم المخازن حسب طبائع االصناف ( مخزن وارد – مخازن عمومية – مخازن فرعية – محازن انتاج تام ‪.).......‬‬

‫المادة (‪: )10‬‬

‫في حالة وفاة أمين المخزن أو غيابه يعهد إلى لجنة تشكيل لهذا الغرض للقيام بجرد عهدته ومطابقتها على السجالت‪ ،‬وبيان ما بها من عجز أو‬
‫زيادة‪ ،‬وتحرر محضراً بذلك‪ ،‬وتسلم العهدة إلى من يحل محله بموجب محضر استالم‪.‬‬

‫المادة (‪: )11‬‬

‫ال تضاف األصناف الموردة إلى المخازن إال بعد اتمام إجراءات الفحص النهائي وقبول األصناف الموردة‪ ،‬وال يجوز الصرف من األصناف‬
‫الموردة إال بعد اضافتها نهائياً إلى عهدة المخازن ومع ذلك يجوز عند الضرورة وبإذن من مدير الشركة المسئول الصرف مباشرة من‬
‫األصناف التي تم فحصها على أن تتم التسويات الالزمة فيما بعد‪.‬‬

‫المادة (‪: )12‬‬

‫على مديري الشركات اصدار التعليمات الالزمة لضمان أحكام الرقابة على عمليتي فتح وقفل المخازن يومياً‪ .‬وفي حالة فقد كسر أحد المفاتيح‬
‫يعمل محضر بذلك وتخطر الجهات المسئولة ويتم تغيير القفل‪ ،‬وال يجوز قطعياً عمل مفتاح آخر بدل المفقود أو المكسور لنفس القفل‪.‬‬

‫المادة (‪: )13‬‬

‫يكون لكل مخزن نسخة إضافية من المفاتيح تحفظ داخل مظروف مغلق موقع عليه بإمضاء أمين المخزن وتحفظ لدى مدير الشركة الستعماله‬
‫في حالة الضرورة‪.‬‬

‫الباب الثاني‬

‫استالم األصناف وصرفها‬

‫المادة (‪: )14‬‬

 ‫عند ورود أصناف يقوم أمين المخزن المختص أو مساعده باستالمها استالماً مبدئياً تحت الفحص أساسه مراجعة الكميات والوحدات وحالتها‬
‫الظاهرة وتاريخ ورودها‪ ،‬وذلك وفقاً لما هو وراد بصورة أمر التوريد المبلغ له من إدارة المشتريات‪ ،‬ويوقع من قام بالتسليم على هذه األوراق‬
‫الدالة على ذلك‪ ،‬وال يجوز قبول أصناف غير واردة بأمر التوريد الصادر من إدارة المشتريات بالشركة‪.‬‬

‫المادة (‪: )15‬‬

‫يتم الفحص أساساً في مخازن االستقبال فور ورود األصناف بمعرفة لجنة تتناسب وظائف وتخصصات أعضائها مع نوع وأهمية وقيمة كل‬
‫شحنة‪ .‬ويجوز أن يتم الفحص بدون لجنة لتلك األصناف النمطية أو قليلة القيمة‪ ،‬كما يجوز أن يتم الفحص في غير مخازن االستقبال وفقاً‬
‫لشروط العقد أو بحسب ما تمليه طبيعة االصناف وظروف العمل‪.‬‬

‫المادة (‪: )16‬‬

‫تشكل لجنة لفحص األصناف والمهمات الواردة بقرار من مدير الشركة التابعة أو من ينيبه‪.‬‬

‫المادة (‪: )17‬‬

‫تفحص اللجنة األصناف الموردة أو نسبة مئوية منها تقدرها حسب اهميتها وذك لمطابقتها على المواصفات الفنية المتفق عليها وتحرر اللجنة‬
‫محضراً موقعاً عليه من أعضائها ويرسل إلى مدير الشركة التابعة العتماده‪.‬‬

‫المادة (‪: )18‬‬

‫إذا حصل خالف بين المورد ولجنة الفحص بخصوص عدم مطابقة األصناف الموردة للمواصفات المتفق عليها يرفع األمر إلى مدير الشركة‬
‫للفصل في هذا الخالف‪.‬‬

‫المادة (‪: )19‬‬

‫األصناف المرفوضة ‪ -‬لعدم مطابقتها للمواصفات ‪ -‬يطلب من المورد أن يتسلمها الستبدالها بغيرها في فترة تحدد لهذا الغرض ويجوز في‬
‫هذه الحالة توقيع الغرامات الوارد بالعقد على أساس أن المورد تأخر في توريد األصناف المطلوبة‪ .‬ويكون للشركة بعد ذلك الحق في بيع‬
‫األصناف المرفوضة وخصم‬

‫ما يكون مستحقاً لها على المورد من ثمن البيع وال يكون للمورد الحق في الرجوع بأية تعويضات عما قد يصيب األصناف المرفوضة من‬
‫تلف أو نقص نتيجة التخزين‪ .‬ويجوز بموافقة مدير عام الشركة التجاوز عن كل أو بعض األحكام المتقدمة إذا اقتضت ظروف ومصلحة العمل‬
‫ذلك‪.‬‬

‫المادة (‪: )20‬‬

‫في حالة ورود طرود غير سلمية من الخارج يجب أن يتم اثبات حالتها مبدئياً بميناء الوصول وبحضور مندوب الشركة الناقلة ومندوب شركة‬
‫التأمين ‪ -‬إذا كان مؤمناً عليها ‪ -‬ومندوب من الشركة ويتم ترحيل الطرود فور التخليص عليها إلى مخازن الشركة وفحصها لضمان الرجوع‬
‫على المسئولين في الوقت المناسب‪.‬‬

‫المادة (‪: )21‬‬

‫ال تقبل أصناف إال إذا كانت مطابقة للمواصفات المتعاقد عليها‪ ،‬على أنه إذا أستدعت حاجة العمل قبول أصناف تقل عن المواصفات المتعاقد‬
‫عليها في حدود نسب ال تؤثر على الوفاء بالغرض‪ ،‬فعلى لجنة الفحص بعد الحصول على تصديق المدير العام للشركة تحديد‪ M‬نسب الخفض في‬
‫المواصفات وتخفيض الثمن والحصول على موافقة المورد على التخفيض ‪ ،‬فإذا لم يقبل يصير رفض األصناف‪.‬‬

‫المادة (‪: )22‬‬

‫بعد االنتهاء من إجراءات االستالم والفحص وتقرير صالحية األصناف بتم استالم هذه االصناف بواسطة أمين المخزن المختص وإ ضافتها إلى‬
‫عهدته‪ .‬ويتم وضع نظام لضبط الكميات الموجودة بالمخازن ‪ ،‬وأمساك سجالت لحصر الوارد والمنصرف ورصيد كل نوع من األصناف‬
‫الموجودة بكل مخزن ويعتبر هذا النظام جزءاً مكمالً لهذه الالئحة‪.‬‬

‫المادة (‪: )23‬‬

‫يعتبر أمين المخزن مسئوالً عن سالمة االحتفاظ باألصناف داخل المخزن مراعياً في ذلك طبيعتها الفنية وما تستلزمه من توفير الظروف‬
‫المناسبة وما يسهل تداولها وجردها‪.‬‬

‫المادة (‪: )24‬‬

‫تحدد مواعيد معينة للصرف من المخازن حسب حالة العمل‪ ،‬وال يجوز ألمين المخزن قبول أوامر صرف في غير المواعيد المحددة إال إذا‬
‫كان مؤشراً عليها من المدير المسئول "بالصرف بصفة استثنائية " بعد تحققه من األسباب الداعية إلى ذلك‪.‬‬

‫الباب الثالث‬

‫التخزين والصرف من المخازن‬

‫المادة (‪: )25‬‬

‫يتم تخزين األصناف بما يتناسب وطبيعتها ويكفل المحافظة عليها من التلف والضياع وسهولة تداولها وجردها ‪ ،‬وعلى أمناء المخازن‬
‫ومساعدوهم األخطار دورياً عن األصناف التي تلفت أو التي يخشى عليها من التلف أو المقرر لها فترة صالحية محددة‪.‬‬

‫المادة (‪: )26‬‬

‫يتم صرف األصناف ألغراض البيع بموجب مستندات متعمدة‪.‬‬

 ‫المادة (‪: )27‬‬

‫بالنسبة لألصناف المرفوضة أو المرتجعة من العمالء والقابلة لإلصالح فيتم اصالحها قبل تسليمها إلى المخزن المختص ‪ .‬أما االصناف غير‬
‫القابلة لإلصالح فتسلم لمخزن المخلفات للتصرف فيها بالبيع أو اإلعدام ‪.‬‬

‫المادة (‪: )28‬‬

‫بناء على إذن ارتجاع يوضح به البيانات الخاصة باألصناف المرتجعة وأسباب االرتجاع‪ .‬وتشكل لجنة‬
‫يكون ارتجاع األصناف إلى المخازن ً‬
‫فنية لفحص هذه البضاعة المرتجعة ومدى مطابقتها للمواصفات وصحة أسباب االرتجاع‪ ،‬وترفع هذه اللجنة تقريرها إلى مدير الشركة‬
‫للتصرف‪.‬‬

‫الباب الرابع‬

‫الفقد واتلف والهالك‬

‫المادة (‪: )29‬‬

‫إذا فقدت أو تلفت أصناف أثناء وجودها بالمخازن أو في عهدة أي شخص فعلى أمين المخزن أو صاحب العهدة ابالغ المدير المسئول بمجرد‬
‫علمهم لعرض الموضوع على مدير الشركة أو من ينيبه للتصرف فيه بعد الرجوع إلى نتيجة التحقيق الذي يتم في هذا الشأن مع مراعاة ما‬
‫تقضي به القواعد الخاصة بضمانات أرباب العهد‪.‬‬

‫المادة (‪: )30‬‬

‫إذا كان الفقد أو التلف أو الهالك بسبب اإلهمال أو سوء االستعمال فيتحمل المسئول بقيمة األصناف كاملة بسعر السوق أو سعر الشراء أيهما‬
‫أكثر مع إضافة (‪ )%10‬مصاريف إدارية‪ .‬وإ ذا أمكن اصالح التلف فيكتفي بتحصيل قيمة اإلصالح من المتسبب‪.‬‬

‫المادة (‪: )31‬‬

‫إذا كان الفقد أو التلف بسبب السرقة أو السطو أو األكراه أو الحريق أو التالعب أو التبديد‪M‬‬

‫‪ -‬وبصرف النظر عن قيمة الفقد أو التالف ‪ -‬يخطر مدير الشركة التخاذ أي من االجراءات اآلتية ‪:‬‬

‫إبالغ الشرطة ‪ ،‬والنيابة‪ -‬إذا لزم األمر‪ -‬وشركات التأمين‪.‬‬

 ‫تشكيل لجنة تحقيق من غير موظفي القسم الذي حصل به الحادث للتحري عن أسباب الفقد أو اتلف وأقتراح النظم الكفيلة لتالفي حدوثه‬
‫مستقبالً‪.‬‬

‫تقوم لجنة التحقيق بجرد األصناف الموجودة بالمكان الذي حدث فيه الحادث إلمكان حصر األصناف الفاقدة أو التالفة والتكاليف التقديرية‬
‫ويعرض تقرير اللجنة ونتيجته على مدير العام الشركة‪.‬‬

‫المادة (‪: )32‬‬

‫وبناء على مبررات موضوعية االعفاء من تحصيل قيمة‬

‫ً‬ ‫يعتمد المدير العام للشركة خصم األصناف الفاقدة أو التالفة من العهدة‪ M،‬كما يجوز له‬
‫الفقد أو التلف أو الهالك وتحميله على جانب الشركة‪.‬‬

‫المادة (‪: )33‬‬

‫بناء على محضر بهذا الشأن و التاكد من التلف أو الفقد بسبب‬

‫ال يجوز لمدير الشركة اعتماد االصناف الفاقدة أو التالفة ألي من العمالء إال ً‬
‫الشركة‪.‬‬

‫الباب الخامس‬

‫العهد الشخصية‬

‫المادة (‪: )34‬‬

‫ينشأ سجالً للعهد الشخصية وذلك حتى يمكن حصر جميع العهد من األصناف المستديمة لدى العاملين بإدارة المخازن مع اثبات تاريخ الصرف‬
‫والرقم المسلسل للصنف‪.‬‬

‫المادة (‪: )35‬‬

‫في حالة نقل عهدة من شخص إلى شخص آخر يجب أن يتم ذلك بالحذف واإلضالفة في سجل العهد الشخصية الخاص بكل منهما‪.‬‬
 ‫الباب السادس‬

‫الرقابة على المخازن‬

‫المادة (‪: )36‬‬

‫تتم الرقابة على المخازن من خالل ‪:‬‬

‫حسابات المخازن ‪.‬‬

‫التفتيش والجرد‪.‬‬

‫المادة (‪: )37‬‬

‫يمسك أمناء المخازن سجالت أو بطاقات صنف بالكمية فقط بينما تمسك اإلدارة المالية حسابات المخازن بالكمية و القيمة ‪.‬‬

‫المادة (‪: )38‬‬

‫تقوم حسابات مراقبة المخزون بمراقبة الحدود المقررة للتخزين ومتابعة أرصدة المخزون لتجنب نقصه أو تضخمه‪ .‬ولتحقيق هذا الغرض تقوم‬
‫حسابات المخزون باعداد البيانات الدورية الالزمة وبصفة خاصة ما يلي ‪:‬‬

‫بيان بحركة الوارد والمنصرف والرصيد لكل صنف شهرياً ‪.‬‬

‫األصناف التي يصل رصيد مخزونها إلى حد الطلب أو الحد األدنى أو يجاوز الحد األقصى‪.‬‬

‫األصناف الراكدة كل سنة‪.‬‬

‫األصناف التالفة كل شهر‪.‬‬

‫المادة (‪: )39‬‬

 ‫يجب أن يحدد الحدد األقصى واألدنى وحد الطلب لمختلف األصناف بما يضمن انتظام تنفيذ الخطة ومراعاة طبيعة الصنف وقابليتة للتخزين‬
‫وكذا مراعاة تكلفة الشراء والتخزين‪.‬‬

‫المادة (‪: )40‬‬

‫تنظم الدورة المستندية‪ M‬تداول البيانات المتقدمة مع الجهات المختصة بالمشتريات والحسابات والمخازن‪.‬‬

‫المادة (‪: )41‬‬

‫يهدف التفتيش على المخازن إلى التأكد من أن جميع أعمال المخازن تسير على مقتضى هذه الالئحة والقواعد التنفيذية لها ويجب أن يتضمن‬
‫التفتيش أساساً ما يلي ‪:‬‬

‫مراجعة السجالت والمستندات وصحة القيود المخزنية‪.‬‬

‫التأكد من تسوية نتائج الجرد‪.‬‬

‫التأكد من سالمة التخزين والتنبيه إلى اتخاذ اإلجراءات الكفيلة بذلك‪.‬‬

‫التأكد من عدم تعرض المخزون لالخطار وخاصةً تلك األصناف التي يخشى عليها من التلف‪ .‬المادة (‪: )42‬‬

‫تشمل اجراءات الجرد كافة األصناف والموجودات سواء بالمخازن الرئيسية أو الفرعية وكذلك العهد الشخصية وتشكل لجان الجرد بقرار من‬
‫مدير المدير المالي يحدد طريقة ومدة عملها وترفع تقارير له بنتائج أعمالها‪.‬‬

‫المادة (‪: )43‬‬

‫يجب جرد المخازن جرداً فعلياً مرة كل سنة على األقل بواسطة لجان الجرد المشار إليها وذلك بخالف جرد نهاية العام‪.‬‬

‫المادة (‪: )44‬‬

 ‫يجوز أن يقتصر الجرد على تسجيل الرصيد الدفتريلبض األصناف بعد اجراء المطابقة بين المخازن قسم حسابات المخازن وذلك في األحوال‬
‫التالية ‪:‬‬

‫إذا كان الجرد الفعلي يترتب عليه تكاليف باهظة‪.‬‬

‫إذا كانت عملية الجرد وتداول األصناف تؤثر عليها أو تؤدي إلى تلفها‪ .‬وتحدد هذه الحاالت بقرار من المدير العام للشركة‪.‬‬

‫المادة (‪: )45‬‬

‫تقوم اإلدارات واألقسام بصرف احتياجاتها مقدماً عن المدة التي يجري خاللها الجرد‪ ،‬وال يجوز أن تتم أي عمليات صرف أو إضافة أثناء مدة‬
‫الجرد – إال في الحاالت الضرورية ‪.-‬‬

‫المادة (‪: )46‬‬

‫تعد لجان الجرد تقريراً عن نتيجة إعمالها بالعجز أو الزيادة ‪ -‬إن وجد ‪ -‬وعلى أمين المخزن أن يبين‪ M‬أسباب ذلك وترفع النتيجة إلى مدير عام‬
‫الشركة للتصرف وتحدد المسئولية علي أن يتم أخطار المدير المالي بقرار المدير العام في هذا الشأن‪.‬‬

‫المادة (‪: )47‬‬

‫ال يجوز تسوية أي عجز مقابل زيادة ( عمل مقاصة ) إال الحاالت التالية ‪:‬‬

‫إذا ثبت وجود خطأ في القيد‪.‬‬

‫إذا ثبت أن العجز كان بسبب خطأ في صرف أصناف بدالً من أصناف أخرى مشابهة يتعذر التفرقة بينهما‪.‬‬

‫المادة (‪: )48‬‬

‫تتحمل الشركة العجز الناتج عن تجزئة الصرفيات أو البخر أو الجفاف – حسب األحوال ‪ -‬وذلك بشرط أن يكون هذا العجز في وجود النسب‬
‫والمعدالت التي تقررها الجهة الفنية المختصة ‪ .‬ويعتمدها المدير المالي‪.‬‬