14
Standaarddocumentatie
Oase of fata morgana?
In alle ethische codes die in de loop der tijd zijn opgesteld
door de diverse restauratorenverenigingen en -verbanden
staat dat de restaurator zal documenteren. Het documente-
ren is dus een algemeen aanvaard en gewenst onderdeel van
de werkzaamheden van de restaurator. Over wat documen-
tatie nu precies inhoudt bestaan vele visies en overtuigingen.
Bas van Velzen
Vaak wordt er te weinig vastgelegd van wat een restaurator aan een
object verandert. Summiere aantekeningen, onduidelijke behan-
delingsverslagen, geen materiaalopgave: het komt allemaal voor.
En dan is er tenminste nog iets vastgelegd! Aan de andere kant
schiet veel van wat documentatie zou moeten zijn, het doel voor-
bij. Er bestaat dus een spanningsveld tussen twee uitersten. Dit
artikel wil een aanzet geven om, ongetwijfeld na veel heen en
weer gepraat en gesteggel, te komen tot een standaarddocumen-
tatie. Hierbij kan men er vanuit gaan dat documentatie meer en
meer op de computer wordt bijgehouden en dat dit in de niet al te
verre toekomst de norm zal zijn.
Een plek waar veel documentatie zichtbaar wordt is het voor-
traject van de inschrijving bij het Restauratoren Register. Hierbij
wordt gekeken of de ingestuurde documentatie beoordeelbaar is
en dus voldoet aan de gestelde criteria, voordat het dossier door
de beoordelingscommissie beschouwd wordt. Veel van wat ter
beoordeling voorgelegd wordt voldoet niet aan die criteria, het
lijkt zelfs in de verste verte niet op documentatie. Weliswaar zijn
meestal foto’s toegevoegd, maar de objectbeschrijving, de
beschrijving van de behandeling en het waarom van de behande-
ling voldoen vaak niet. Het is zelfs voorgekomen dat een kranten-
artikel over een restauratie als de documentatie van die restauratie
ingestuurd werd. Ook worden eindeloze historische verhandelin-
gen over en ontwikkelingsgeschiedenissen van objecten gemaakt
waarop dan één pagina met een mager behandelingsverslag volgt.
Het moet gezegd worden dat ook goede voorbeelden van docu-
mentatie ingestuurd worden. Het vermoeden is gerechtigd dat het
veel restauratoren niet duidelijk is wat documentatie nu eigenlijk
inhoudt waardoor zij er maar van af zien: te ingewikkeld, te moei-
lijk, te veel werk.
Wat is documentatie?
Een documentatie bestaat uit het vastleggen van de uitgangsposi-
tie van een object en dat wat er vervolgens aan veranderd is/wordt.
Niet meer, maar vooral niet minder. Vergelijk dat met wat een
huisarts vastlegt: patient A kwam op datum B met klacht C. Na het
luisteren met de stethoscoop (test) is de diagnose X (behande-
Cr 2 2005
lingsvoorstel) en schrijft de arts geneesmiddel Y (behandeling)
voor. Eventueel worden nog een aantal afwegingen (leeftijd,
geslacht, voorgeschiedenis) om voor geneesmiddel Z in plaats van
Y te kiezen vastgelegd. Klaar! En u staat in 12 minuten weer buiten
de deur. De arts legt deze gegevens vast voor zijn eigen referentie,
voor collega’s en voor u wanneer u daar prijs op stelt. Wanneer u
zou weten dat de arts dit niet vast zou leggen zou u daar geen
genoegen mee nemen! U zou daar zelfs kwaad van spreken en
hoogstwaarschijnlijk een klacht indienen. Restauratoren komen
daar kennelijk veel makkelijker mee weg, omdat de klant er klaar-
blijkelijk niet van uitgaat dat documenteren bij het werk van de
restaurator hoort.
Bovenstaande procedure is natuurlijk een simplificatie, maar
toch lijkt het sterk op wat een restauratiedocumentatie in moet
houden. Het misverstand waardoor veel restauratoren terug-
schrikken voor het maken van een documentatie is dat zij denken
dat het een behandelingsverslag moet zijn. Een verslag is een in
begrijpelijke taal uitgeschreven geschiedenis van de uitgevoerde
behandeling. Daarbij worden ook alle overwegingen en keuzes
op een logische manier uiteengezet, dit alles gestaafd met foto’s,
literatuurverwijzingen enzovoort.
Voor een behandeling die een dag geduurd heeft kan een
behandelingsverslag al snel oplopen tot vijf kantjes tekst. Niet leuk
om altijd maar weer te maken en veel werk. Bovendien zal een
klant voor een dergelijk verslag, tenzij daar uitdrukkelijk om
gevraagd wordt, niet willen betalen. Het bijhouden van een docu-
mentatie hoeft gelukkig niet veel tijd te kosten, en als een (particu-
lier) restaurator werkt volgens de offerteadviezen van VeRes zal
een deel van het uurbedrag hiervoor gereserveerd zijn. De docu-
mentatie, die aldus opgebouwd wordt, is, net als bij het medisch
dossier bedoeld voor eigen referentie, informatie voor collega’s
die het object eventueel in een later stadium behandelen en als
ondersteuning van een misschien wel nooit te maken behande-
lingsverslag. Documentatie is meestal niet goed door een niet-res-
taurator te beoordelen of te begrijpen, het is immers een opsom-
ming van handelingen en gebruikte materialen. Om te voor-
komen dat het een soort geheimtaal blijft kan motivatie voor en
uitleg van een behandeling op een andere manier gedaan worden.
Opbouw van een documentatie
In de documentatie wordt vastgelegd wat er is en wat er aan een
object verandert. Het gaat dus primair om een beschrijving van
de materialiteit van het object en om een complete weergave van
de behandeling. Het is ook zaak om een behandelingsvoorstel
op te nemen zodat uit de documentatie duidelijk wordt wanneer
daarvan afgeweken wordt. Door de particuliere restaurator is
het behandelingsvoorstel meestal al gemaakt in een offerte.
In een basisdocumentatie moeten de volgende gegevens vastge-
legd worden:
• • klant- en/of instellingsgegevens, titel/naam object, eventu-
eel nummer object, techniek object
• dit worden tegenwoordig ook wel metadata genoemd: de
informatie die nodig is om iets te kunnen herleiden tot
alleen dat object
• • objectbeschrijving
• maten, materiaalsoorten, bijzondere kenmerken, constructie
• • schadebeschrijving
• wanneer mogelijk ook vermoedelijke verborgen schade die
pas zichtbaar wordt bij de deconstructie van het object
• • behandelingsvoorstel
• opgesteld als een stappenplan

• • behandeling
• de behandelingsvolgorde en tijdsduur per handeling zoals
vastgelegd in het stappenplan, afwijkingen van het behan-
delplan moeten hier aangegeven worden
• • materiaalgebruik
• soort, leverancier, receptuur
• • afbeeldingen voor, tijdens, na behandeling
Het op een dergelijke verkorte manier beschrijven van een object
is niet altijd even makkelijk. De meeste papieren objecten bijvoor-
beeld. Papieren objecten hebben geen constructie zoals boeken
of meubels en laten zich redelijk makkelijk beschrijven. Zelfs bij
gemengde technieken op papier is het meestal mogelijk een
eenduidige beschrijving te maken. Ook kent de behandeling van
papieren objecten vaak geen ingewikkelde zijpaden en hulptech-
15
nieken waar het bijvoorbeeld het aanvullen van ontbrekende
delen betreft.
Bij de Opleiding Restauratoren hebben oefeningen met de stu-
denten aangetoond dat een eenduidige opzet van een basisdocu-
mentatie op alle onderdelen niet goed mogelijk is. Vooral bij de
objectbeschrijving en behandeling hebben de verscheide discipli-
nes verschillende en aangepaste manieren van documentatie
nodig. Aan deze specifieke eisen wordt hier voorbijgegaan, het
beschrevene dient als een leidraad voor nader uit te werken
methodes van documentatie.
Protocollen
Zoals eerder opgemerkt is er een conflict tussen het kort vastleg-
gen wat er aan een object gebeurt en het vastleggen waarom en
hoe dat gebeurt. Ten eerste zijn er vaak meerdere behandelings-

MATERIAAL
protocol r-027 • methylcellulose
(Dow Chemical Methocel A, middelvisceus, 8% vaste stof in
water)
SCHADE • Japans papier
scheur: enkelvoudige, niet vertakte scheur met al dan niet afwis- kozo, stroken langlopend, watergesneden ±6 mm breed
selende baard in papier • gewicht te repareren papier >20 <100 gr/m 2 kozo 20 gr/m 2
• gewicht te repareren papier >100 <250 gr/m 2 kozo 30 gr/m 2
DOEL • gewicht te repareren papier >250 gr/m 2 kozo 40 gr/m 2
reparatie met Japans papier van scheur ter voorkoming van het
verder scheuren van het papier. De reparatie dient om de integri- LEVERANCIERS
teit van het vel papier te herstellen en te waarborgen. • Methocel A middelvisceus
• Caldic Nederland BV, Blaak 22, Rotterdam
BEHANDELVOORWAARDEN • Japans papier, kozo
behandeling wordt altijd uitgevoerd, geen restricties of voorwaar- • Paper Nao, 1-29-12-201 Senguko Bunkyo-ku, Tokyo 112
den Japan
tel 81 339 44 44 70
OMSCHRIJVING
na het rechtleggen van de baard van de scheur wordt de scheur, GEBRUIKSVENSTER
bij voorkeur aan de verso zijde, of wanneer sprake is van een • Methocel A middelvisceus
dubbelzijdig bewerkt papier aan de minst storende zijde, beplakt 500 gr 11-2-1998 ƒ 31,00
met een ±6 millimeter brede strook watergesneden Japans kozo 500 gr 4-5-2003 € 27,00
papier van een geschikt gramsgewicht met behulp van methyl- • Kozo
cellulose lijm. De strook Japans papier wordt aangewreven met K31 100 vel 10-4-2000 € 623,48
de achterkant van de lijmkwast of met een vouwbeen. Hierna K42 100 vel 10-4-2000 € 764,26
wordt het beplakte deel met behulp van grijsbord en gewichtjes K34 100 vel 10-4-2000 € 693,12
van ± 200 gram onder bezwaar gedroogd. Na ±1 minuut wordt het K31 100 vel 24-6-2004 € 662,42
grijsbord omgedraaid ter voorkoming van vastkleven van het grijs-
bord. Drogen geschiedt minimaal 25 minuten. Eventuele uitste- BEHANDELING SINDS
kende delen van de strook Japans papier worden na droging afge- • 1-1-1991
sneden of geknipt.
LITERATUUR
GEREEDSCHAP • AIC B&Pg Paper Conservation Catalog, chapter 25: Mending,
Cr 2 2005

• kwast (Lascaux Da Vinci, serie 18, n°16) Compiled by Nancy E. Ash, Kitty Nicholson, May 1984
• gewicht (lood in fotobusje ± 200 gram) • Johnson, Ben G., Oriental mounting techniques in the conser-
• grijsbord vation of western prints and drawings, IIC Preprints, 1972, pp.
• vouwbeen 517-521.
 16
mogelijkheden of varianten, ten tweede heeft de restaurator een
zekere vrijheid bij het kiezen van de behandeling. Een behande-
ling valt immers niet zomaar uit de lucht; de keuze ervoor moet
dus gemotiveerd worden. Als het goed is, kiest de restaurator niet
elke keer automatisch dezelfde behandeling, elk object is immers,
hoe weinig ook, verschillend van een ander object. Er is een
proces van afwegingen aan vooraf gegaan dat ergens in de docu-
mentatie tot expressie moet komen. Om een dergelijk proces vast
te leggen zijn meestal veel woorden nodig. Een manier om te
voorkomen dat elke keer weer lappen tekst geschreven moeten
worden, is het gebruik maken van een zogenaamd behandelproto-
col. In het protocol worden alle overwegingen, receptuur en
andere noodzakelijke gegevens opgenomen. Door in de docu-
mentatie te verwijzen naar het gekozen protocol wordt de nood-
zaak omzeild alles steeds weer te omschrijven.
Deze manier van werken sluit aan bij tendensen in de maat-
schappij waarbij handelingen binnen bepaalde beroepen vastge-
legd worden om te komen tot zogenaamde ‘standards of best
practice’, ISO 9600 en andere normeringen. Deze tendens wordt
deels juridisch gedreven, maar ook de Europese Unie ontplooit
initiatieven in deze richting om bijvoorbeeld subsidieaanvragen
voor monumentenrestauraties beter te kunnen beoordelen.
Een behandelprotocol geeft een schadetypologie, beschrijft in
welk geval men een behandeling uitvoert, welke behandelings-
mogelijkheden er zijn en welke middelen toegepast worden. Het
protocol kan uitgebreid worden met literatuurverwijzingen, foto’s
van voorbeelden van een dergelijke schade en adressen van leve-
ranciers. Om het geheel compleet te maken kan een zogenaamd
gebruiksvenster van de toegepaste materialen aangegeven wor-
den. Het gebruiksvenster geeft aan van wanneer tot wanneer een
bepaald materiaal gebruikt is en wanneer een ander materiaal voor
dezelfde toepassing is gekozen of noodzakelijk is geworden als
vervanging omdat het oorspronkelijke materiaal niet meer ver-
krijgbaar is.
Op dit moment grenst dit alles
natuurlijk aan luchtfietserij
Hoewel het opstellen van een protocol natuurlijk veel tijd vergt,
levert het een groot aantal voordelen op:
• Een eenmalige tijdsinvestering, daarna volstaat een verwijzing.
• De receptuur wordt binnen een zekere bandbreedte vastge-
legd.
• De kans op fouten neemt af.
• Makkelijk terugzoeken van recept/behandelvolgorde.
• Noodzakelijke flexibiliteit blijft mogelijk.
• De behandeling wordt vastgelegd en definieert de bestaande
behandelpraktijk .
• Eventuele behandelingsvariaties zijn geïnventariseerd en zijn
dus altijd beschikbaar.
Cr 2 2005
• Communicatie met andere restauratoren wordt vergemakke-
lijkt.
• In geval van problemen met opdrachtgevers kan verwezen
worden naar het protocol, het protocol.
• Bewijst dat de restaurator zich bewust is van de werkmethode
en dat deze wortelt in een aanvaarde werkpraktijk.
• Het protocol kan wanneer er meerdere restauratoren gebruik
van maken gaan gelden als ‘standard of best practice’.
• De beroepsgroep stelt zelf protocollen op en bewijst daarmee
dat zij haar eigen boontjes kan doppen.
Een vroege voorloper van een verzameling restauratie protocol-
len is de Paper Conservation Catalog die tussen 1980 en 1996 is samen-
gesteld door de papierafdeling van de AIC. Hierin is de ervaring
en kennis verzameld van een groot aantal restauratoren. Door in
gestructureerde hoofdstukken een specifiek onderdeel van de
(papier)restauratiepraktijk en de daarbij behorende behandelin-
gen te omschrijven is de ‘state of the art’ van dat moment uit-
stekend vastgelegd. In de sindsdien verstreken tijd is een aantal
behandelingen als minder geschikt afgevallen en zijn alternatieve
en nieuwe behandelwijzen ontwikkeld. Helaas wordt de Paper
Conservation Catalog niet meer bijgehouden.
In een protocol wordt vooral de bandbreedte van een behande-
ling vastgelegd: in welk geval wordt wel behandeld en wanneer
niet, hoe lang/kort, hoe heet/koud, welke concentratie enzovoort.
Door deze onderdelen vast te leggen hoeft alleen in gevallen dat
hiervan wordt afgeweken de behandeling apart omschreven te
worden. Wanneer de restaurator over veel protocollen beschikt
zal dat dus eerder uitzondering dan regel zijn.
Een protocol kan als volgt opgebouwd zijn:
• naam, nummer en/of kenmerk van het protocol
• omschrijving van specifieke schadevorm; hierbij kunnen
afbeeldingen of literatuurverwijzingen gebruikt worden
• omschrijving doel en beoogde resultaat van de behandeling
• omschrijving wanneer wel en wanneer niet behandeld wordt,
bijvoorbeeld stoel wordt alleen in museale situatie gebruikt,
constructie hoeft niet zo sterk te zijn als het geval is bij normaal
gebruik
• omschrijving van de behandeling
• wat gebeurt er precies
• bij een behandeling waarbij chemicaliën worden gebruikt
moeten alle relevante parameters begrensd worden (band-
breedte)
• minimale en maximale tijdsduur
• minimale en maximale concentratie
• minimale en maximale temperatuur tijdens behandeling
• specifieke gereedschappen en apparaten
• bijvoorbeeld een onderdruktafel, een hydraulische pers
enzovoort
• de gebruikte materialen
• de leveranciers van de materialen
• het gebruiksvenster van de materialen
• het gebruiksvenster van de behandeling
• literatuurverwijzingen naar het soort behandeling
Voor het maken van protocollen kan een formulier gebruikt wor-
den maar denk ook vooral aan de mogelijkheden die de computer
hier biedt. Door protocollen in te zetten hoeven tijdens de behan-
deling alleen de volgende zaken vastgelegd te worden:
• handeling (de handeling is de koppeling aan het protocol)
• waar de handeling plaatsvindt

1 Voorloper van de database: kaarten met randponsing. Aan elk gat in de
rand kan een trefwoord worden toegewezen. Door het gat al dan niet open
te maken kunnen kaarten met dat trefwoord gevonden worden door de
andere kaarten met een pen weg te halen. Uit: J. van Nimwegen, Technische hulpmid-
delen in de administratie, ( N. Samson), Alphen aan den Rijn, 1946. Met dank aan Gerard Alberts.
• gereedschap waarmee de handeling uitgevoerd wordt
• het gebruikte materiaal en/of de gebruikte chemicaliën
Hiermee voldoet de documentatie aan de gestelde eisen en zal
deze begrijpelijk zijn voor een collega restaurator. Voor de details
van de behandeling dient het protocol of de toegevoegde beschrij-
ving van een afwijkende behandeling.
Computers
Voor het bijhouden van de documentatie is het gebruik van de
computer met een database programma zeer geschikt. De compu-
ter biedt de mogelijkheid om snel en eenduidig de documentatie
in te vullen. Door het gebruik van van te voren samengestelde
lijsten met handelingen, behandelingslocaties, gereedschappen
en stofnamen gaat het invullen als vanzelf. Ook is het mogelijk de
gebruikte tijd bij te houden en foto’s in het bestand te plaatsen.
Het voert hier te ver om in te gaan op het maken van een dergelij-
ke toepassing in een database programma maar verscheidene res-
tauratoren hebben stappen op dit pad gemaakt. Op dit moment
bestaat er geen commercieel verkrijgbaar pakket waarmee een
documentatie bij te houden valt.
Een ander voordeel van het gebruik van een dergelijke toepas-
sing is dat er in de documentatie gezocht kan worden naar eerder
uitgevoerde soortgelijke behandelingen. Dat opent mogelijkhe-
den bij het nacalculeren, het opstellen van offertes en dient als een
geheugensteun bij het zoeken naar de meest geschikte behande-
ling: de restaurator kan makkelijk in zijn eigen praktijk terugkijken
door de betreffende behandelingen bij elkaar te zoeken en deze te
vergelijken en beoordelen.
17
Zoals bij elk computergebruik moet het bestand op een zekere
manier bewaard worden. Het regelmatig maken van een back-up
is dus geboden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid de database zo
in te richten dat een rapport van de documentatie geproduceerd
kan worden. Door hiervan uitdraaien op een veilige plek te bewa-
ren wordt de documentatie zeker gesteld. Dat lijkt een mijl op
zeven want in geval van verlies moet de documentatie hiermee in
de computer gereconstrueerd worden; het blijkt dat ingeval van
een ongeluk papier veel houdbaarder en moeilijker te beschadi-
gen is dan een harde schijf, CD of floppy disk.
De toekomst
Het is vooralsnog toekomstmuziek maar het op grote(re) schaal
toepassen van een digitale, meer eenduidige opgezette documen-
tatie biedt een aantal aantrekkelijke mogelijkheden. Door het ver-
zamelen van digitale bestanden in een groter geheel kan een docu-
mentatiebank ontstaan. Hierin kunnen documentatie en object
in een virtuele vorm aan elkaar gekoppeld blijven zodat ook in de
toekomst duidelijk is wat er met een object gebeurd is. Hierbij valt
ook te denken aan het koppelen van objectbeschrijvingen aan
eigenaar om zo diefstal en heling van objecten tegen te gaan.
Misschien zijn verzekeringsbedrijven geïnteresseerd in een derge-
lijke toepassing van goede objectbeschrijvingen die immers vaak
veel verder zullen gaan dan nu gebruikelijk is in verzekeringspo-
lissen.
Het samenstellen van een protocollenbank behoort ook tot de
mogelijkheden. Dat zou een soort bibliotheek van behandelings-
mogelijkheden zijn, een waarachtige kennisbron. Bovendien zou-
den op deze manier protocollen tussen restauratoren uitgewisseld
kunnen worden, zodat iedereen van de gemeenschappelijke ken-
nis kan profiteren.
Op dit moment grenst dit alles natuurlijk aan luchtfietserij,
maar een jong beroep als dat van restaurator is nog volop in ont-
wikkeling. We weten nu nog niet hoe in de toekomst het vak zich
zal ontwikkelen. Zeker is dat documentatie een meer gestandaar-
diseerde vorm zal moeten krijgen.
Conclusie
Standaarddocumentatie is vooralsnog een wensdroom. Veel werk
zal verzet moeten worden om te komen tot een breed toepasbare
manier van documenteren. Alle disciplines hebben hun eigen bij-
zonderheden en eisen die elkaar in de weg kunnen zitten. Wel kan
al gewerkt worden aan lijsten van veel voorkomende materialen,
chemicaliën, onderdelen van objecten enzovoort. Daarmee
worden de contouren van al die zaken die in een documentatie
thuishoren steeds duidelijker. Uiteindelijk zal moeten blijken of
restauratoren allemaal samen kunnen rusten in de standaarddocu-
mentatie oase of dat zij achter een fata morgana aan zullen blijven
reizen. Misschien ligt het op de weg van het ICN en de nieuwe
vereniging van restauratoren die aan het ontstaan is om vorm te
geven aan de route naar onze oase.
Cr 2 2005
Bas van Velzen is als papierrestaurator en docent papierrestauratie werkzaam bij het ICN.