TALENT ACQUISITION AND DEVELOPMENT OFFICE

HR Manager
Grade: 17:A3/20:A4
Post No.: HT-14

Original: English | Clearance: NATO SECRET

Date validated: 07 March 2023 | Duty Location: Capellen, LUX
Validated by: G. Machin | Job Code: A61

SUMMARY
Reporting directly to the Human Resources Executive (HRE), the HR Manager is accountable for the daily
implementation of HR policies and plays an important role in the smooth running of the organisation. The
incumbent achieves this through effective leadership of a team of HR Generalists and effective partnering
across multiple stakeholder groups. More precisely, the incumbent is responsible for performing the following
functions:

RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
 Responsible for building trusted relationship between HR and senior leaders and managers within their
responsible business area.
 Support the development and execution of a comprehensive HR Strategy, ensuring alignment with the
broader Agency’s vision and its current and long-term business objectives.
 Anticipate and diagnose the impact of external environment and macro trends to inform decisions related to
setting strategy, policy, practices and business initiatives.
 Assess the organisation’s capability to deliver on business strategies. Partner with Centres of Excellence
(CREs) to plan and help design the optimal organisation to deliver the business strategy.
 Partner with CoEs to define the talent strategies to help drive business performance and growth through
effective talent acquisition and management performance, and engagement plans, with a focus on
developing diverse talents across all levels in anticipation of current and future business needs.
 Working with CoEs to gather requirements, in order to make informed decisions relating to capacity
building whilst ensuring financial efficiency.
 Ensure compliance with HR policies, procedures and processes.
 Support management and employee relations by addressing demands, grievances or other issues in a
proactive and timely manner.
 Provide advice and intervention to the business on complex employee relations issues such as disciplinary
grievances (mainly senior cases or emerging trends when asked).
 Communicate a clear, accurate understanding of HR analytics (e.g. engagement survey, metrics, turnover,
demographics) to the business and provide insights into how to use them to solve business requirements,
deliver results and drive continuous HR improvement.
 Provide coaching and mentoring for HR Generalists to assist with building a high-calibre team with the
skills and capabilities needed to deliver the required results.
 Act as a change agent and enable the business to manage through change.
 Assist in talent acquisition and recruitment processes as required.
 Perform other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in
times of crisis or war.
 In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of their national authorities, remain
in the service of the Agency.

HT-14 NATO UNCLASSIFIED FILE 2023

Specific Responsibilities
 Foster effective communication and promote an efficient relationship between Programme Offices and
Divisions (PODs) and the HRE Office.
 Plan, design and implement programmes to maintain staff morale and welfare.
 Ensure the appropriate liaison and coordination of HR management and administration with the HR Offices.
 Provide a safe working environment for all staff in their area of responsibility by assuming Occupational
Health and Safety (OH&S) responsibilities according to NSPA prescriptive documents while taking
necessary steps for implementing and checking appropriate standards and enabling training to take place
for OH&S coordinators, assessing and managing OH&S risks within his / her area of control and ensuring
necessary coordination with the NSPA OH&S officer.
 Ensure the implementation of the risk management process and manage the risks raised in the HR Offices
in compliance with NSPA prescriptive documents on Risk Management.

QUALIFICATIONS
General Qualifications
 University degree in Law, Public or Business Administration, Human Resources or a related field, or
equivalent relevant experience.
 Minimum eight years HR experience with at least five of those as an HR generalist.
 Knowledge of a broad range of human resource strategies and practices, including compensation,
performance management, safety, hiring and employee relations; ability to apply these strategies and
practices in compliance with employment regulations.
 Ability to create a culture of diversity, inclusivity, collaboration and teamwork.
 Demonstrated ability to successfully lead a team of HR professionals in the delivery of HR programmes
and services.
 Strong critical thinking and decision-making capabilities.
 Strong analytical thinking skills with demonstrated ability to synthesise data and determine trends.
 Excellent communication skills (written, oral, and presentation).
 Excellent influencing and negotiating skills.
 Demonstrated ability to resolve complex issues effectively and with empathy and tact.
 Strong project and change management skills.
 Excellent interpersonal and collaboration skills.
 Excellent active listening skills.
 Good working experience in writing policies and procedures in the international private or public sector.
 Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products
under short-notice deadlines.
 Strong working knowledge of MS Office (Word, PowerPoint, Excel).
 Ability to proactively identify and resolve issues as they arise, with a risk and compliance mindset.
 Ability to contribute and work in cross–functional projects.
 Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications
 Good knowledge of at least two areas within the human resources function to include negotiations,
grievances, employment laws and procedures, and good employment practices.

HT-14 NATO UNCLASSIFIED FILE 2023

LANGUAGE QUALIFICATIONS
 NATO’s two official languages are English and French. Both languages are important in the work of this
post, therefore fluency in English and working knowledge of French are essential.

DESIRABLE QUALIFICATIONS
 Knowledge of NATO Civilian Personnel Regulations (CPRs) and NATO environment.
 Experience in the field of Quality Management (application of ISO standards) and Risk Management,
preferably in a sizeable organisation would be considered an asset.
 Knowledge of the Agency’s enterprise software (SAP) would be considered an asset.

PERSONAL CHARACTERISTICS
 Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation, ability to develop and lead
diverse teams working together toward established objectives.
 Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers
and stakeholders.
 Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to
embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.
 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION
 N/A

HT-14 NATO UNCLASSIFIED FILE 2023

 BUREAU "ACQUISITION ET DÉVELOPPEMENT DE TALENTS"

Gestionnaire des ressources humaines

Grade : 17:A3/20:A4
Poste n° : HT-14

Original : Anglais | Habilitation : NATO SECRET

Date de validation : 7 mars 2023 | Lieu d'affectation : Capellen, LUX
Validé par : G. Machin | Code poste : A61

RÉSUMÉ
Relevant directement du/de la responsable exécutif(-ve) des ressources humaines, le/la gestionnaire des
ressources humaines est responsable de la mise en œuvre quotidienne des politiques en matière de
ressources humaines (RH) et joue un rôle important dans le bon fonctionnement de l'organisation. Le/La titulaire
y parvient en dirigeant de manière efficace une équipe de généralistes des RH et en nouant des relations
fructueuses entre plusieurs groupes de parties prenantes. Il/Elle exerce plus précisément les fonctions
suivantes :

RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales
 établir des relations de confiances entre le service des RH, la direction et les gestionnaires dans le cadre
des activités dont ils/elles ont la charge ;
 soutenir l'élaboration et l'application d'une stratégie RH globale et veiller à son alignement sur la vision plus
vaste de l'Agence ainsi que sur ses objectifs opérationnels actuels et à long terme ;
 anticiper et évaluer les incidences de l'environnement externe et des macro-tendances afin d'éclairer les
décisions concernant l'établissement de stratégies, de politiques, de pratiques et d'initiatives
opérationnelles ;
 évaluer la capacité de l'organisation à mettre en œuvre des stratégies opérationnelles ; collaborer avec les
centres d'excellence pour planifier et aider à concevoir une organisation optimisée en vue de mettre en
œuvre la stratégie opérationnelle ;
 collaborer avec les centres d'excellence pour définir les stratégies relatives aux talents afin d'aider à
améliorer les performances et la croissance des activités par l'intermédiaire d'une acquisition et d'une
gestion efficaces des talents, ainsi que de plans de participation, en se concentrant sur le développement
de talents diversifiés à tous les niveaux en prévision des besoins opérationnels actuels et futurs ;
 travailler avec les centres d'excellence pour recueillir des besoins, afin de prendre des décisions éclairées
en ce qui concerne le renforcement des capacités tout en assurant l'efficacité financière ;
 veiller à la conformité avec les politiques, procédures et processus relatifs aux RH ;
 favoriser les relations entre la direction et les employés en traitant les demandes, plaintes et autres
questions de manière proactive et en temps utile ;
 conseiller les services chargés des activités et intervenir pour eux en ce qui concerne les questions
complexes liées aux relations avec les employés, telles que les plaintes disciplinaires (principalement les
cas majeurs ou les nouvelles tendances sur demande) ;
 communiquer aux services chargés des activités des explications claires et détaillées sur les analyses
relatives aux RH (p. ex. enquête sur la participation, indicateurs, chiffres d'affaire, données
démographiques) et donner des conseils sur la manière de les utiliser pour répondre aux besoins
opérationnels, obtenir des résultats et favoriser l'amélioration continue des RH ;
 assurer un encadrement et un mentorat pour les généralistes des RH afin d'aider à établir une équipe de
haut niveau disposant des compétences et capacités nécessaires pour obtenir les résultats requis ;
 faire fonction d'agent(e) de changement et permettre aux services chargés des activités de gérer le
changement ;
 apporter une aide dans le cadre des processus de recrutement et d'acquisition de talents, selon les
besoins ;
 exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
 En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.

HT-14 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2023

337_23#1xx.docx
Responsabilités particulières
 favoriser des relations et une communication efficaces entre les bureaux de programme et divisions et le
Bureau du/de la responsable exécutif(-ve) des ressources humaines ;
 planifier, concevoir et mettre en œuvre des programmes destinés à maintenir le moral et le bien-être du
personnel ;
 assurer la liaison et la coordination appropriées de la gestion et de l'administration des ressources
humaines avec les bureaux RH ;
 assurer un environnement de travail sûr pour tout le personnel relevant de son domaine de responsabilité
en assumant des responsabilités en matière de santé et de sécurité au travail (SST) conformément aux
documents réglementaires de la NSPA tout en prenant les mesures nécessaires pour mettre en œuvre les
normes appropriées et en vérifier l'application, permettre la tenue de formations destinées aux
coordonnateurs(-trices) SST, évaluer et gérer les risques SST dans son domaine de supervision, et veiller
à la coordination nécessaire avec le/la responsable SST de la NSPA ;
 veiller à la mise en œuvre du processus de gestion des risques et gérer les risques signalés au sein des
bureaux RH conformément aux documents réglementaires de la NSPA en matière de gestion des risques.

QUALIFICATIONS
Qualifications générales
 Diplôme d'études supérieures en droit, en administration publique ou administration des affaires, en
ressources humaines ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente.
 Au moins huit années d'expérience dans le domaine des ressources humaines, dont au moins cinq années
en tant que généraliste des RH.
 Connaissance d'une large gamme de stratégies et de pratiques relatives aux ressources humaines,
notamment en matière de rémunération, de gestion des performances, de sécurité, de recrutement et de
relations avec les employés ; aptitude à appliquer ces stratégies et pratiques conformément à la
réglementation du travail.
 Aptitude à créer une culture axée sur la diversité, l'inclusivité, la collaboration et le travail d'équipe.
 Aptitude démontrée à diriger avec succès une équipe de professionnels des RH dans le cadre de
l'exécution de programmes et de services RH.
 Solides aptitudes à exercer une pensée critique et à prendre des décisions.
 Solides compétences en matière de réflexion analytique, aptitude démontrée à synthétiser des données et
à déterminer des tendances.
 Excellentes compétences en matière de communication (orale, écrite et en présentation).
 Excellentes aptitudes à convaincre et à négocier.
 Aptitude démontrée à résoudre des problèmes complexes avec efficacité, empathie et tact.
 Solides compétences en matière de gestion de projet et de gestion du changement.
 Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et de collaboration.
 Excellentes compétences en matière d'écoute active.
 Bonne expérience pratique en matière d'élaboration de politiques et de procédures écrites acquise dans le
secteur privé ou public au niveau international.
 Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout
en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.
 Solide connaissance pratique de la suite logicielle MS Office (Word, PowerPoint, Excel).
 Aptitude à identifier les problèmes de manière proactive et à les résoudre au fur et à mesure qu'ils se
présentent, dans un état d'esprit tenant compte des risques et de la conformité.
 Aptitude à fournir des contributions et à travailler dans le cadre de projets transfonctionnels.
 Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur(-trice) final(e), assortie d'une
expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels.
Qualifications particulières
 Bonne connaissance dans au moins deux domaines de la fonction "ressources humaines", notamment les
négociations, le traitement des plaintes, les procédures et la législation relatives au travail et les bonnes
pratiques en matière d'emploi.

HT-14 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2023

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
 Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. Les deux langues étant importantes
pour le travail effectué à ce poste, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de l'anglais et une
connaissance pratique du français.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
 Connaissance du Règlement du personnel civil (RPC) de l'OTAN et de l'environnement OTAN.
 Une expérience dans les domaines du management de la qualité (application des normes ISO) et de la
gestion des risques, acquise de préférence au sein d'un organisme d'une certaine taille, serait considérée
comme un atout.
 La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) serait considérée comme un atout.

QUALITÉS PERSONNELLES
 Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des
équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.
 Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération
pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes
ainsi qu'avec les parties prenantes.
 Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des
situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable
de s'adapter à de nouveaux besoins.
 Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
 S.O.

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