Tóm tắt

B1: Bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng: nhận “Đề nghị mua hàng” (1 liên) ; thông báo
cho bộ phận mua hàng
B2: Bộ phận mua hàng: nhận được “Đề nghị mua hàng” 1 liên; trình cho Giasm đốc phê
duyệt; lập “Yêu cầu báo giá” cho nhà cung cấp
B3: Nhà cung cấp: nhận được “Yêu cầu báo giá” (1 liên), lập “Bảng báo giá” gửi đến
công ty
B4: Bộ phận mua hàng: nhận “ Bảng báo giá “ 1 liên trình cho giám đốc phê duyệt, căn
cứ vào bảng báo giá và đề nghị mua hàng lập “Đơn đặt hàng” 1 liên cùng với soạn thảo
“Hợp đồng” 3 liên gửi đến nhà cung cấp
B5: Nhà cung cấp: nhận được đơn đặt hàng 1 liên và hợp đồng 3 liên thực hiện ký kết
hợp đồng xác nhận, giao hàng và gửi cùng “Phiếu giao hàng” 1 liên, “Hợp đồng” 3 liên
và xuất “Hóa đơn” 1 liên cho khách
B6.1: Bộ phận mua hàng: nhận “Phiếu giao hàng” (một liên), “Hợp đồng” (ba liên),
“Hóa đơn” (một liên)... sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên vật
liệu, sau đó sẽ giao cho bộ phận kho chuyển nguyên vật liệu vào nhập kho.
B6.1: Bộ phận kho: căn cứ vào “Phiếu giao hàng” 1 liên, nhân viên lập “Phiếu nhập kho
(Nhập mua) 2 liên”;
B6.2: Bộ phận kho “Phiếu nhập kho” (một liên), "Phiếu giao hàng" (một liên) lưu
tại kho, “Phiếu nhập kho” còn lại sẽ được chuyển cho phòng kế toán

B6.2: Phòng kế toán nhận “Phiếu nhập kho” liên còn lại, nhập vào phần mềm kế
toán, Phần mềm tự động cập nhật lên Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các
tài khoản.

B7: bộ phận mua hàng: lập “Phiếu đề nghị thanh toán” (một liên) căn cứ vào các
chứng từ “Phiếu đề nghị mua hàng”, "Bảng báo giá", “Phiếu giao hàng”, “Hợp
đồng”, “Hóa đơn”; chuyển “Phiếu đề nghị thanh toán” (một liên), “Hóa đơn”
(một liên), “Hợp đồng” (hai liên), “Phiếu đề nghị mua hàng” (một liên), "Bảng
báo giá" (một liên), sang phòng kế toán

B8: Phòng kế toán: thanh tóan kiểm tra thủ tục, các chứng từ bộ phận kho
và bộ phận mua hàng gửi đến; chuyển "Phiếu đề nghị thanh toán" (một liên) cho
kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt; kiểm tra chứng từ và tiến hành lập
“Phiếu chi” (hai liên), một liên được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện việc chi
tiền hoặc lập “Ủy nhiệm chi” (hai liên) gồm một liên chuyển tới ngân hàng để
ngân hàng . Liên còn lại kế toán thanh toán sẽ giữ lại để làm hạch toán; lưu trữ
các chứng từ liên quan vào hồ sơ. “Phiếu chi”, “Uỷ nhiệm chi” là căn cứ nhập
liệu ghi nhận nghiệp vụ chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp vào phần mềm kế
toán; phần mềm tự động cập nhật lên Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các
tài khoản.