‫الخاتمة‪:‬‬

‫تعد مرحلة تسيير الوثائق من أهم وأخطر المراحل في اإلدارة‪ ،‬حيث أكدت‬
‫العدي د من الدراس ات أن االهتم ام بتس يير الوث ائق يجب أن يب دأ من الب نى التحتي ة‪،‬‬
‫ألنها تعد من األساسيات لضمان السير الحسن للمؤسسة‪ .‬إذ ال بد أن يكتشف الخلل‬
‫في تس يير الوث ائق في ال وقت المناس ب ثم تتم معالجت ه ب الطرق المناس بة‪ .‬وعلي ه‬
‫ج اءت دراس تنا ه ذه اس تجابة لتحدي د االحتياج ات الخاص ة بتحس ين األس اليب ال تي‬
‫تعمل بها كاتبة مديرية بمركز التكوين المهني و التمهين سور الغزالن في سياق‬
‫م ا تقدم ه من أس اليب لتس يير الوث ائق اإلداري ة ‪ ،‬حيث ته دف دراس تنا إلى تحس ين‬
‫هذه األس اليب المنتهج ة كمس اهمة من ا لتحس ين بيئة عم ل كاتب ة المديرية من خالل‬
‫التقلي ل من األعب اء المكتبي ة وم ا تفرض ه عليه ا من ض غوط كض يق الوقت وت راكم‬
‫المه ام مم ا ينتج عن ه ض غوط نفس ية تح ول دون أداءه ا لمهامه ا على أكم ل وج ه‬
‫وبناء على ذلك حاولنا بداية التعرف على واقع العمل بمكتب أمانة مركز التكوين‬
‫المه ني و التمهين س ور الغ زالن وال س يما في مج ال تس يير الوث ائق ال ترتيب‬
‫والتصنيف والحفظ‪ .‬و منه العمل على تحديد كيفية تحسين األداء المتوق ع من كاتب ة‬
‫المديري ة من خالل تحس ين الط رق التقليدي ة في العم ل واس تغالل ال برامج ال تي‬
‫توفرها األنظمة المعلوماتية في هذا المجال ‪.‬‬
‫وق د توص لت دراس تنا إلى العدي د من النت ائج وال تي اعتبرناه ا بمثاب ة إجاب ة عن‬
‫تساؤالت إشكالية البحث وهي كالتالي‪:‬‬
‫بالنسبة إلى مشاكل التعامل مع الوثائق " بالطريقة التقليدية " بدون نظام التسيير‬
‫اإللكتروني‪.‬‬

‫‪58‬‬
‫غي اب األنظم ة االلكتروني ة الض رورية ال تي تس اعد الكاتب ة في تص فيف وتس جيل‬
‫البريد الصادر والوارد‪ ،‬من شأنه أن يؤثر على عمل الكاتبة سلبا‪ ،‬مما يؤثر على‬
‫أدائه ا لب اقي مهامه ا‪ ،‬وعلي ه وجب بداي ة تش خيص الص عوبات ال تي تتلقاه ا كخط وة‬
‫أولى والعم ل بك ل م ا ت وفر ل دى الكاتب ة في مكتب األمان ة من تجه يزات وب رامج‪.‬‬
‫ألن تنظيم المعلومات يعد عنصرا فاعال ومنتجا في المؤسسة كما قد يكون عائقا‬
‫وعبن ا ثقيال عليه ا إذا لم تق دم نت ائج فعال ة في ال وقت المناس ب وذل ك من ج راء م ا‬
‫يلي‪:‬‬
‫محمودية ترتيب الوثائق‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ت داول ع دة أش خاص على ت رتيب الوث ائق والتب اين في ط رق الحف ظ‬ ‫‪-‬‬
‫والتصنيف‬
‫نفس الشخص قد يرتب بطرق مختلفة من يوم اآلخر‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫بالنس&&بة لكيفي&&ة تع&&ديل األس&&اليب لتحس&&ين عملي&&ة تس&&يير الوث&&ائق وذل&&ك‬ ‫‪‬‬
‫باستعمال نظام التسيير الكتروني‪.‬‬
‫اقترحنا لتعديل األساليب بما يؤدي إلى تفعيل مهام الكاتبة ضرورة إعطاء الحجم‬
‫المناسب ألهمية المعلومات بالمؤسسة العمومية للصحة الجوارية لبراقي وما ينبغي‬
‫أن يتم توفيره من الوسائل الحديثة لضمان استمرارية العمل على الوجه المطلوب‬
‫والص حيح من خالل العم ل على تحس ين أربع ة مؤش رات هي‪ :‬الحف ظ‪ ،‬الس رعة‪،‬‬
‫الدق ة‪ ،‬األم ان‪ ،‬بحيث يمكن التوص ل إلى حل ول تجع ل من المخ زون المعلوم اتي‬
‫عنصرا فاعال ومنتجا ومساندا لألداء والقرار‪ ،‬بدال من كونه أرشيف ضخم يضم‬
‫كم هائل من المعلومات يصعب الوصول إليها ويتعذر االستفادة منها بالقدر الكافي‬
‫‪ ،‬وعلي ه س هولة مقارن ة والبحث فيه ا يس اعد ص انع الق رار على اتخ اذ ق راره م ع‬

‫‪59‬‬
‫مراعاة عاملي الوقت والدقة ) سرعة توفر المعلومة ‪ ،‬دقة المعلومة)‪ .‬وفي األخير‬
‫تتق دم إلى ك ل المش رفين المؤسس ة العمومي ة للص حة الجواري ة ل براقي أن يأخ ذوا‬
‫عملية تسيير الوثائق اإلدارية بصورة جدية عند تصميم البرامج ألن المكاسب التي‬
‫تبلغها المديرية من جرائها تؤدي بها إلى بناء سمعتها‪.‬‬
‫تحقق الفرضية‪:‬‬
‫بالنسبة للفرضية األولى عدم فعالية الكاتبة المديرية في مجال تسيير الوثائق‬ ‫‪-‬‬
‫اإلداري ة" فهي غ ير ص حيحة اد تلعب الكاتب ة المديري ة دور فع ال ومهم في‬
‫مجال تسيير الوثائق اإلدارية كما تعتبر الركيزة األساسية لكل مؤسسة‪.‬‬
‫بالنس بة للفرض ية الثاني ة " اس تعمال الكاتب ة المديري ة لل برامج االلكتروني ة‬ ‫‪-‬‬
‫يسهل في تسيير الوثائق اإلدارية فهي صحيحة إن طور المجال االلكتروني‬
‫الذي شمل جميع المجاالت من بينها اإلدارة ساهم وبشكل كبير في تخفيف‬
‫الض غط على الكاتب ة المديري ة وعم ل على تس هيل وتس ريع عمله ا وذل ك‬
‫الستخدامها للبرامج االلكترونية في معامالتها‪.‬‬

‫‪60‬‬
 ‫االقتراحات والتوصيات‪:‬‬
‫يعت بر اإلعالم اآللي ض رورة ملح ة في جمي ع مج االت الحي اة االجتماعي ة‬
‫واالقتص ادية وخاص ة في مج ال اإلدارة والتس يير ال ذي يعت بر حق ل عمل ه متابع ة‬
‫وتسيير النشاطات البشرية المختلفة (الموارد البشرية‪ ،‬اإلحصاء‪ ،‬تسيير الوثائق)‪.‬‬
‫وعليه نستخلص من الدراسة التي قمنا بها مجموعة من االقتراحات كمساهمة‬
‫من ا لترش يد عم ل كاتب ة المديري ة وتفعي ل أدائه ا وال س يما في مج ال تس يير الوث ائق‬
‫تذكر منها‪:‬‬
‫ض رورة اس تفادة الكاتب ة من ال دروس النظري ة ال تي تتلقاه ا س واء في‬ ‫‪‬‬
‫وحدات االعالم اآللي أو االتصال والمحاسبة واالحصاء وتسيير الوثائق‬
‫والمراس الت والعم ل على تطبيقه ا في بيئ ة عمله ا وع دم التقي د بم ا ه و‬
‫موج ود مس بقا أي أن تك ون شخص ا ف اعال ق ادرا على التغي ير في بيئ ة‬
‫عمله وتحسينها نحو األفضل‪.‬‬
‫مواكب ة التط ورات الحاص لة في مج االت عمله ا وال س يما في برمجي ات‬ ‫‪‬‬
‫اإلعالم اآللي واس تغاللها لتوف ير الجه د وال وقت‪ ،‬لزي ادة فوائ د اإلنتاجي ة‬
‫بتقليص الوقت المخصص لمعالجة المعلومات‪.‬‬
‫ض رورة تط وير ك ل مؤسس ة لن ام معالج ة المعلوم ات قاب ل للتع ديل وف ق‬ ‫‪‬‬
‫االحتياجات الفعلية وضمان أمن عمليات المعالجة واالتاحة‪.‬‬

‫‪61‬‬
‫اق تراح اس تحداث مكتب معالج ة البري د بك ل م ا يت وفر علي ه من ب رامج‬ ‫‪‬‬
‫يسيره مختصين في االعالم اآللي للتخفيف من األعباء الملقاة على عاتق‬
‫الكاتب ة‪ .‬وتفرغه ا ألداء ب اقي مهامه ا كاس تقبال المكالم ات وتحض ير‬
‫االجتماعات‪.‬‬
‫اقتراح استعمال أدوات ووسائل التسيير االلكتروني للوثائق‪ ،‬سواء على‬ ‫‪‬‬
‫مستوى التصنيف أو الحفظ أو االسترجاع ألنها تقدم مزايا كثيرة تساعد‬
‫على تسهيل عمل الكاتبة‪.‬‬

‫‪62‬‬