HOOFSTUK 8

OUDITEURE EN DIE MAATSKAPPYSEKRETARIS

8.3 DIE AANSTELLING V ‘N OUDITEUR

 Openbare en pritvaatmaatskappy moet elke jaar by jaarvergadering ‘n ouditeur aanstel.
 Ander maatskappy kan dit vrywilliglik doen en is nie verplig om een aan te stel nie
 Ouditeur moet firma of geregistreerde ouditeur wees
 Moet nie ‘n direkteur, maatskappysektretaris of voorgeskrewe beampte by die betrokke maatskappy wees
nie.
 Moet ook nie ‘n werknemer of konsultant wees wat langer as jaar of steeds betrokke is by instandhouding
vd finansiele rekords of opstelling daarvan.

 Moet ook nie ‘n persoon wees wat alleen of saam met ‘n ‘n vennoot of werknemers pligte v rekenmeesters
of boekhouer uitvoer of verwant sekretariele werk.
 Mag nie 5 boekjare in hoedanigheid opgetree het nie.
 Die persoon wat as ouditteur aangestel word moet vir die ouditkommitee aanvaarbaar wees.

 ‘n Uittredende ouditeur mag outomaties by algemene jaarvergadering heraangestel word, tensy:

1. As ouditeur nie langer vir aanstelling kwalifiseer

 2. ouditeur nie langer bereid is om aanstelling te aanvaar nie
3. Kragtens a 92 moet ophou dien as ouditeur
4. die maatskappy se ouditkomitee teen d heraanstelling kapsie maak
5. d maatskappy in kennis gestel is v ‘n voorgestelde besluit om d een f ander persoon in d plek vd
uittredende ouditeur aan te stel.

 Indien ‘n algemene jaarvergadering nie ‘n ouditeur aanstel of heraanstel moet d direkteure d vakature in d
amp binne 40 sakedae na d datum vd vergadering vul.

Aanstelling van ouditeur

 Word by wyse v kontrak aangestel waarvan sekere dienste verrig moet word.
 Versuiming om dienste te verrig kan d ouditeur persoonlik aanspreeklik teenoor d klient gehou word vir
enige verlies wat daardie klient agv onvoldoende prestasie gely het.
 Die beginsel is geillistreer in Thoroughbred breeders Association v Price Waterhouse 2001
 ‘n Werknemer het geld gesteel
 Die ouditeur moet oudit met sorg en nie nalatige wyse uitgevoer het.
 Die klaers het aangewys dat d ouditeur in daardie opsigte misluk het omdat as hy dit meer sorgvuldig sou
gedoen het, sou hy opgetel het dat daar geld gesteel was.
 Hulle het aangevoer dat ouditeur verantwoordelik was vir die betaling v verliese.
 Die ouditeure het alles ontken.
 Hulle het aangevoer dat dit maatskappy se eie skuld was deurdat hul dief in diens geneem het, dat hy ‘n
kriminele rekord hou, en maatskappy het nie ouditeure in kennis gestel hiervan.
 Die hof het aangevoer dat ouditeure skuldig was aan nalatigheid en aanspreeklik was vir die verlies.

 Elke maatskappy wat ‘n ouditeur aanstel moet binne tien werksdae na die aanstelling ‘n kennisgewing vd
aanstelling by d registrateur indien, waarop d naam vd ouditeur en datum van aanstelling aangedui word.
 Die stigters vd maatskappy word vereis om ‘n kennisgewing vd aanstelling vd maatskappy se eerste
maatskappyserketaris, ouditeur, of ouditkomitee mag indien as deel vd kennisgewing van inkorporasie.
 Wat maatskappy met ‘n ouditkomitee betref vereis d maatskappywet dat d ouditkomitee ‘n onafhanklike
geregistreerde ouditeur vir aanstelling nomineer en d gelde wat aan die ouditeur betaal word en d ouditeur
se aanstellingsvoorwaardes moet bepaal.

 Moet in Sa woonagatig wees.

 Daar word verder bepaal dat enige persoon wat uit vertrouensposisie ontslaaan is weens wangedrag, of
skuldig bevind is aan diefstal, bedrog of vervalsing of enige ander korrupsie of oneerlikheid, wat wat deur
hof veklaar is as geestelik onbevoeg is, nie as ouditeur mag registreer nie.

8.4 BEDANKING V OUDITEUR EN VAKTURES

Artikel 91

 Tree in werking wanneer kennis ingedien word

  ‘n Nuwe ouditeur moet deur d direksie binne 40 sakedae aangestel word indien slegs een ouditeur die pos
beklee het, maar kan enige tyd ‘n nuwe ouditeur aanstel indien daar meer as een posbekleer was.
 Voordat aanstelling gedoen word om vakature te vul, moet direksie binne 15 sakedae nadat vakature
ontstaan het aan d ouditkomitee d naam voorstel v minstens een geregistreerde ouditeur wat as nuwe
ouditeur oorweeg word.
 Direksie mag persoon aanstel binne 5 sakedae nadat die voorstel gedoen is en die ouditkomitee nie
kennisgewing skritelik gegee het wat voorstel verwerp nie. Sien onder paragraaf op bl 151

8.5 ROTASIE V OUDITEURE

Artikel 92

 Dieselfde individue mag nie langer as 5 jr agtereenvolgend as ouditeur of aangewese ouditeur dien nie
 ‘n Individue wat vir 2 agtereenvolgende jare as ouditeur v maatskappy dien en dan ophou, mag hy nie weer
as die ouditeur aangestel word alvorens 2 verdere finansiele jaar verstryk het nie.
 Indien 2 of meer persone aangestel word, moet die rotasie wat deur hierdie artikel verwys word, op so wyse
hanteer word dat nie al die gesamentlik ouditeure in dieselfde jaar die amp laat vaar nie.

8.6 DIE REGTE EN BEPERKTE FUNKSIES V OUDITEURE

Artikel 93
 Het ten alle tye toegangsreg tot d rekeningkundige rekords en alle boeke en dokumente vd maatskappy
 Is geregtig om by d direkteure of voorgeskrewe beamptes enige inligting en verduidelikings aan te vra wat
nodig is vir die uitvoering van d ouditeur se pligte.

 By ‘n beheermaatskappy bestaan toegangsreg tot alle huidige en vorige finansiele state v enige filiaal en die
reg om by die direkteure of beamptes enige inligting en verduidelikings aan te vra in verband met enige
sodanige state en rekeningkundige rekord, boeke en dokumente vir uitvoering van die ouditeure se pligte.

 Mag enige algemene vergaderings v aandeelhouers bywoon, alle kennisgewings v en ander kommunikasie
mbt enige algemene vergadering v aandeelhouers te ontvang.
 Kan ook by die algemene vergaderings aangehoor word oor enige deel vd sake vd vergadering wat d
ouditeur se pligte of funksies raak.
 Mag by hof aansoek doen vir ‘n gepaste bevel om d regte vd ouditeur af te dwing.
 ‘n Hof mag ‘n bevel uitreik wat billik en regverdig is om te voorkom dat die ouditeurs se pligte deur d
maatskappy of enige van sy direkteure, voorgeskrewe beamptes of werknemers gekortwiek word.

 ‘n Ouditeur mag nie enige dienste van daardie maatskappy verrig wat d ouditeur in ‘n belangebotsing sou
plaas .
8.7 DIE OUDITING PROFESSION ACT 26 VAN 2005

Nie vir eksamen, maar moet noukeurig deurlees.

8.8 OUDITKOMITEES

ArTIKEL 94
 By elke algemene jaarvergadering moet ‘n publieke maatskappy, ‘n maatskappy in staatsbesit, of ander
maatskappy wat vrywillig besluit het om ‘n ouditkomitee aan te stel, ‘n ouditkomitee verkies wat uit
minstens 3 lede bestaan, tensy een van die volgende geld
1. die maatskappy ‘n filiaal is v ‘n ander maatskappy wat ‘n ouditkomitee het.
2. die ouditkomitee v daardie ander maatskappy namens daardie filiaalmaatskappy d funksies sal verrig.

 Elke lid v ouditkomitee moet ‘n direkteur wees en nie betrokke wees by die daaglikse bestuur of
betrokke was in die vorige 3 boekjare nie.
 ‘n Lid vd komitee kan ook nie ‘n voorgeskrewe beampte, of werknemer of ander onderlinge
verwantskap vd maatskappy he nie. Ook nie ‘n wesentlike verskaffer of klient.
 ‘n Lid mag ook nie meer as 5% vd algemene stemregte hou wat verband hou met d sekurieteite wat die
maatskappy of sy beheer maatskappy uitgereik het nie
 ‘n lid van die ouditkomitee moet ‘n onafhanklike persoon wees wat objektief en sonder vooroordeel kan
optree.

 Die lede vd ouditkomitee kan bepaal dat dit nodig is om d finansiele kennis en ondervinding van hul
komitee te verbeter.
 Die direksie kan dan ‘n bykomende lid aanstel by die ouditkomitee wat die vereiste kennis en ervaring v
finansiele sake het
 So ‘n persoon kan nieverkiesbaar wees of gediskwalifiseer word nie.
Die ouditkomitee het die volgende pligte:

 ‘n Gerigestreerde ouditeur nomineer wat onafhanklik vd maatskappy staan.

 Die gelde wat aan die ouditeer betaal moet word en aanstellingsvoorwaardes bepaal.
 Aanstelling v ouditeur aan die bepalings vd wet voldoen
 Die aard en omvang te bepaal v enige nie ouditdienste wat die ouditeur mag lewer, of wat hy nie mag
lewer.
 Enige voorafgestelde ooreenkoms met d ouditeur vir die verskaffing v nie ouditdienste aan d maatskappy
vooraf goed te keur.
 ‘n verslag opstel, wat by die finansiele jaarstate v daardie boekjaar ingesluit moet word wat beskryf hoe die
ouditkomitee sy funksies uitgevoer het, en wat verklaar of d ouditkomitee homself vergewis het dat die
ouditeur onafhanklik was. Kommentaar lewer oor finansiele state.
 Enige knelpunte of klagtes, binne of buite die maatskappy , of uit eie beweging, mbt d volgende te ontvang
en te hanteer:
1. rekeningkundige praktyke en interne oudit vd maatskappy
2. die inhoud of oudit vd finansiele state
3. d interne finansiele kontroles
4. enige verwante aangeleeentheid.

 Vertoe te rik oor die rekeningkundige beleid, finansiele beheer, rekords en verslagdoening
 Ander funksies wat d direksie bepaal, insluitend d ontwikkeling en implementering v ‘n beleid.
Ontwikkeling en implementering v ‘n beleid vir ‘n stelselmatige, gedissiplineerde benadering vir
risikobestuur, beheer en bestuursprosesse.
 Te oorweeg of die ouditeur se onafhanklikheid moontlik benadeel kon raak agv vorige aanstellings, of met
inagneming vd omvang v enige konsultasie, advies, of ander werk.

 Daar moet oortuiging wees dat ouditeur onafhanklik v maatskappy is.

8.9 DIE MAATSKAPPYSEKRETARIS

8.9.1 VERPLIGTE AANSTELLING V MAATSKAPPYSEKRETARIS

 Is die hoofadministratiewe beampte vd maatskappy

 Elke publieke maatskappy of onderneming in staatsbesit word verplig om ‘n maatskappysekretaris aan te
stel.
 Hy moet kundig en ervare mbt tot wetgewing wees.
 ‘n Private maatskappy, maatskappy met persoonlike aanspreeklikheid, of ‘n maatskappy sonder
winsoogmerk kan vrywilliglik ‘n maatskappysekretaris aanstel.
 Die eerste maatskappysekretaris v ‘n publieke of maatskappy in staatsbesit kan aangestel word deur:

 Stigters vd maatskappy
 Of binne 40 werksdae na d inlywing vd maatskappy deur d maatskappy se direkteure, of d houers vd
maatskappy se sekuriteite by wyse v ‘n gewone besluit.

 Die direksie moet binne 60 werksdae na ontstaan v ‘n vakature in d amp v maatskappysekretaris, die
vakature vul deur ‘n persoon aan te stel wat na d direkteure se mening oor die kennis en ondervinding
beskik.
 Elke maatskappysekretaris moet ‘n permanente inwoner v Sa wees en bly terwy hy in daardie hoedanigheid
dien.
8.9.2 DISKWALIFISASIE AS MAATSKAPPYSEKRETARIS

 ‘N Persoon wat gediskwalifiseer is vir aanstelling as direkteur mag nie aangestel word as
maatskappysekretaris nie.
 Ook oor die volgende:

 Gediskwalifiseer is om as ‘n direkteur aangestel te word ingevolge d wet of deur ‘n hofbevel as

misdadig verklaar is.
 ‘n Ongerehabiliteerde insolvent is.
 Kragtens enige openbare regulasie verbied word om ‘n direkteur te wees.
 Uit ‘n vertrouensposisie ontslaan is oor wangedrag waarby oneerlikheid betrokke was.
 In SA of elders skuldig bevind en gevonnis is tot gevangenisstraf sonder d opsie v ‘n boete, of met
meer as voorgeskrewe bedrag beboet is, vir diefstal, bedrog, wanvoorstelling, oneerlikheid,
vervalsing, meineed of ‘n oortreding.

 ‘n Regspersoon of vennootskap kan aangestel word as maatskappysekretaris, indien elke werknemer v

daardie regspesoon of vennoot voldoen aan die vereistes.

8.9.3 PLIGTE VD MAATSKAPPYSEKRETARIS

 By ‘n maatskappy met ‘n maatskappysekretaris is die maatskappysekretaris dus outomaties d

nakomingsbeampte.
 Die maatskappysekretaris is teenoor die direksie aanspreeklik
 Die maatskappysekretaris se pligte sluit die volgende in:

 Om gesamentlik en afsonderlik aan d direkteure vd maatskappye leiding te gee tov hul pligte,
verantwoordelikhede en bevoegdhede.
 Om direkteure bewus te maak v enige wetgewing of voorskrifte wat toepaslik is op d maatskappy
 Om direksie in te lig v enige versuim, ongerymdheid f nie nakoming v wetgewing deur d
maatskappy of ‘n direkteur, om toe te sien dat notules v aandeelhouersvergaderings,
direksievergaderings en vergaderings v enige komitees vd direkteure, of ouditkomitee, behoorlik
bygehou word.
 Om finansiele jaarstate na te gaan en bepaal of d vereistes rakende opgawes en kennisgewings
kragtens d wet voldoen het, en te sertifiseer dat al die opgawes en kennisgewings korrek en op
datum is.
 Om ‘n afskrif vd finansiele jaarstate te stuur na elke persoon wat daarop geregtig is.
 Om die funksies uit te voer van ‘n persoon wat kragtens artikel 33(3) aangewys is. DWS indiening
vd maatskappy se jaarlikse opgawe.)

8.9.4 BEDANKING OF VERWYDERING VAN ‘N MAATSKAPPYSEKRETARIS

 Mag bedank deur een maand skriftelike kennisgewing te gee, of met d goedkeuring vd direksie, minder as
een maand se skriftelike kennisgewing.
 Indien die maatskappysekretaris deur d direksie ontslaan word, mag d maatskappysekretaris vereis om in sy
finansiele jaarstate v daardie jaar ‘n verklaring in te sluit wat d maatskappysekretaris se betoog tov die
omstandighede wat tot die ontslag gelei het, uiteensit.

8.10 REGISTRASIE V
MAATSKAPPYSEKRETARIS EN OUDITEURE
ArTIKEL 85

 Elke maatskappy wat ‘n maatskappysekretaris aanstelling, vrywillig of verpligtend, moet ‘n rekord v sy

maatskappysekretarisse en ouditeure in stand hou, insluitend d volgende:
 Die naam, insluitend d vorige naam van elke sodanige persoon
 Die datum vd aanstelling.

 Indien ‘n firma of regspersoon aangestel word moet die volgende inligting verstrek word:

 Die naam, registrasienmommer en geregistreerde kantooradres v daardie firma of regspersoon

 D naam vd individue soos in a 90 (3) indien daardie artikel v toepassing is.
 Enige verandering in d besonderhede, met die naam en aard en datum van elke verandering

 Elke maatskappy wat ‘n maatskappysekretaris aanstel of ouditeur, ‘n kennisgewing v aanstelling, of

beeindiging v diens, binne 10 werksdae na die aanstelling of beeindiging by registrateur indien.