Professional Documents
Culture Documents
Báo Cáo Gi A Kì Môn Event 4
Báo Cáo Gi A Kì Môn Event 4
Báo Cáo Gi A Kì Môn Event 4
Đề tài(/Chủ đề):
Nhóm Sinh Viên thực hiện: Công ty 4 ( nhóm 9, nhóm 11, nhóm 12)
1
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
2
Mục lục:
BÁO CÁO GIỮA KỲ.................................................................................................................................. 1
MÔN HỌC: EVENT MANAGEMENT...................................................................................................... 1
3
DANH SÁCH PHÂN CÔNG LÀM VIỆC NHÓM
TÊN NHÓM: Công ty 4
MÔN HỌC: Event Management
Họ tên sinh Nội dung công việc Tỷ lệ đóng Tỷ lệ hoàn
STT MSSV góp thành Ký tên
viên phân công (%) (tối đa 100%)
1 Lưu Trúc Quỳnh 72001399 - Ghép file word 3.8% 100%
- Phần B mục 3
-ghép slide
4
5 Trần Thị Linh 72001363 -Phần B mục 7.4(7) 3.8% 99%
5
PHẦN A. THÔNG TIN SỰ KIỆN
1. Công ty “GOZ Event”:
Tên công ty là sự kết hợp của ba chữ cái đầu trong cụm : GROWTH OF
GEN”Z”, mang ý nghĩa khẳng định sự phát triển và lớn mạnh từng ngày của
“Gen Z” trong xã hội nói chung và thị trường kinh tế nói riêng. Gen “Z” đại
diện cho thế hệ trẻ hiện nay-một thế hệ đầy năng động và nhiệt huyết.
2. LOGO:
-Logo của công ty gồm 3 chữ cái “G-O-Z” xếp chồng lên nhau theo một đường
xiên từ bên phải lên như một mũi tên, thể hiện sự tăng trưởng và phát triển
không ngừng. Công ty chúng tôi luôn tích cực trong việc cập nhập các xu hướng
và chắt lọc thông tin ở nhiều lĩnh vực, không ngừng cải thiện và tiến lên để có
chỗ đứng vững chắc trong ngành tổ chức sự kiện.
Màu sắc: - Chúng tôi lựa chọn nền Logo màu xanh lam đậm ( Dark Blue) phối
hợp với màu vàng neon nổi bật của tên công ty cùng với đường viền khung,
việc kết hợp hai tone màu nóng-lạnh với nhau mang ý nghĩa tạo nên sự cân
bằng về mọi mặt, đặc biệt là trong công việc và đời sống xã hội.
- Màu xanh lam đậm thể hiện sự thấu hiểu,tính sáng tạo và lòng tin cậy. Chúng
tôi mong muốn lắng nghe nhu cầu khách hàng, dùng sự sáng tạo của mình mang
lại giá trị lợi nhuận cho Quý doanh nghiệp/công ty, đổi lấy sự tin cậy của khách
hàng, từ đó xây dựng thương hiệu cá nhân.
6
- Màu vàng là biểu trưng của nguồn năng lượng tích cực, kích thích khơi tạo cảm
hứng. Mặt khác nó còn đại diện cho sự tươi mới, khẳng định nhiệt huyết tuổi trẻ
tại công ty chúng tôi.
3. SLOGAN
“Do what you love, love what you do”
“Bằng sự nhiệt huyết, mong muốn được đóng góp sức trẻ của mình, chúng tôi
luôn khao khát cảm giác thỏa mãn khi được làm những gì bản thân yêu thích và
yêu thích những gì chúng tôi làm. Chúng tôi không ngừng học hỏi và trau dồi
kiến thức, kinh nghiệm để có thể hoàn thiện từng ngày. Và chúng tôi là GOZ.”
4. Tên sự kiện: Sự kiện quảng bá thương hiệu sản phẩm
(Là một chương trình khuyến mãi, nơi một sản phẩm được chứng minh cho các
khách hàng tiềm năng. Mục đích là giới thiệu sản phẩm đến gần hơn với khách
hàng, trình bày những công dụng, đặc tính phù hợp của sản phẩm với khách
hàng nhằm bước đầu thuyết phục khách hàng xuống tiền sử dụng sản phẩm
hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp)
5. Thời gian: Lúc 17h30-20h thứ năm, ngày 15 tháng 04 năm 2021
6. Địa điểm: sân ktx trường Đại học Tôn Đức Thắng cơ sở Nha Trang, 22 Nguyễn
Đình Chiểu, phường Vĩnh Phước, thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa
7. Sản phẩm chính trong sự kiện: Bánh ngọt và cà phê
7
CÁC SẢN PHẨM TRONG SỰ KIỆN
1. KALE BUTTER CAKE
8
3. STICK BREAD
9
4. CROISSANT
10
5. LEMON CREAM TART
11
7. FIBREN SLICE
8. DARK RYE
12
9.MACAROON
10.GREEN SMOOTHY
13
11.CAFE
14
(thích đa dạng trong chủng loại, mùi vị, kiểu dáng bánh và quan
tâm đến chất lượng hơn là giá cả)
Người hiện đại, có phong cách sống và làm việc chuyên nghiệp,
biết quan tâm nhiều đến sức khỏe cũng như thích chăm sóc bản
thân và thích hướng ngoại cũng như các hoạt động bên ngoài.
Những người hay đến quán café là hội nhóm, bạn bè bởi nhu
cầu gặp mặt, trò chuyện với bạn bè, người quen, không gian
thoải mái, đơn giản, đặt yếu tố đồ uống ngon, chất lượng dịch vụ
tốt, địa điểm đẹp, giá cả phải chăng. Nhóm khách hàng làm việc
tự do cần sự tập trung nhất định để có thể hoàn thành công việc
của mình
ĐỘ TUỔI: từ 12 tuổi đến 40 tuổi
QUI MÔ: khoảng 180 người
Các giáo viên, nhân công của nhà trường, Chủ đầu tư
Các em nhỏ từ các khu vực lân cận trường, các con của
nhân viên viên chức trong trường
Đặc biệt là sinh viên của trường và các trường lân cận: ĐH
Nha Trang, ĐH Khánh Hòa…
15
nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với
chính quyền…
Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện, những người cung ứng
dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm
bảo cung ứng các yếu tố cần thiết cho công ty tổ chức sự kiện và các đối
thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.
Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố
như:
16
Tổ chức và cư dân nơi diễn ra sự kiện: Là nơi tổ chức sự kiện và cư dân
giới hạn trong một phạm vi địa lý chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến
hành sự kiện.
Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các
hoạt động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn
cho doanh nghiệp. Để thành công, doanh nghiệp phải tạo lập, duy trì và
phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi
diễn ra sự kiện.
Quan hệ tốt với chính quyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trong
việc giải quyết các thủ tục hành chính mà còn có thể được sự trợ giúp của
chính quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh, giao thông…
Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:
17
- Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các
sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời.
- Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường: Nơi diễn ra sự kiện.
Môi trường công nghệ kỹ thuật trong tổ chức sự kiện: Bao gồm các nhân tố gây
tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường
mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện
Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực như:
- Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Trong quá trình chuẩn bị sự kiện (như chuẩn bị địa điểm, trang trí, lên kế
hoạch mua đồ đạc cần thiết trong sự kiện,...).
- Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện.
- Trong quá trình đưa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện.
- Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt...).
Môi trường chính trị trong tổ chức sự kiện: Là một trong những yếu tố
ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư
và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật,
các văn bản hành chính. Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục
hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu
không nắm vững điều này sẽ gặp khó khăn rất lớn. Các văn bản hợp đồng
với khách hàng...
Môi trường văn hoá trong tổ chức sự kiện: Văn hoá được coi là một hệ
thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực.
+ Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể
vào những thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dùng hàng
hoá của từng cá nhân, từng nhóm người.
+ Những giá trị văn hoá thứ phát: văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển
sẽ tạo ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các
hoạt động tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa.
Môi trường tổ chức sự kiện vĩ mô cũng hết sức rộng lớn và ảnh hưởng
nhiều mặt tới hoạt động tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
18
Nhà tài trợ sẽ được quảng bá và PR sản phẩm của mình, nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch
truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu
tư.
Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn
hiệu của nhà đầu tư.
Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục
tiêu mà cụ thể là đối tượng sinh viên trường đại học Tôn Đức Thắng, sinh vên của các trường
đại học thược thành phố Nha Trang và các khách khàng mục tiêu khác có mặt trong sự kiện.
Sản phẩm của nhà tài trợ sẽ được đánh giá một cách tốt nhất về mức độ hài lòng của khác
hàng trong sự kiện, từ đó có thể hoàn thiện sản phẩm để có những sản phẩm tốt nhất phục
vụ khách hàng và dáp ứng được những nhu cầu mà khác hàng mong muốn.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các
chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ
đầu tư.
19
STT Tên chi Tên vật tư Đơn Số Thành Ghi
phí thiết bị giá lượng tiền chú
20
1 Kịch bản chương 5,000 4 20,000
trình ,MC
Hợp đồng xin tài 5,000 3 15,000
trợ
In giấy Thiệp mời 5,000 25 125,000
tờ ,ấn phẩm
truyềnKế hoạch tổ chức 2,000 2 4,000
thônggửi nhà trường
In backrop 350,000 1 350,000
5m*2m6
Logo thành viên 5,000 26 103.000
ban tổ chức
Âm thanh 1 1,000,000
Màn hình chiếu 1
Bàn ghế 180
Bàn lễ tân 1
Vật dụng
Bàn trưng bày 1
2 mượn nhà
sản phẩm
trường
Micro ,dây 2
nguồn
Đèn sân khấu 1
Thảm 30
3 Phần Vé xem phim tại
thưởng mini rạp Benta
50,000 2 100,000
game
4 Quà tặng Hoa cho nhà tài
trợ, lãnh đạo cơ
100,000 4 400,000
sở Nha Trang
5 Hộp nhựa thử
sản phẩm
4,000 50 200,000
Mục 4&5: Đàm phán, thảo luận với nhà tài trợ:
Khung chương trình:
1. Đón khách mời
2. Mở đầu sự kiện
3. Văn nghệ khai mạc: Nhảy (Đặng Phúc Vĩnh Toàn)
4. Đại diện nhà tài trợ phát biểu (cả 2 tài trợ)
5. Trao tặng hoa cho nhà tài trợ
6. Giới thiệu chi tiết về sản phẩm
21
7. Trả lời câu hỏi về sản phẩm
8. Cho khách mời thử sản phẩm
9. Minigame:
c. Đoán nhạc
d. Dán note
10. Trao quà minigame
11. Phát phiếu khảo sát
12. Đại diện GOZ có đôi lời phát biểu bế mạc
13. Rút thăm trúng thưởng
14. Văn nghệ bế mạc: Đàn hát (Phạm Thị Quỳnh Trang + Trần Ngọc Trúc)
15. Chụp hình lưu niệm
Dự toán ngân sách cho sự kiện:
sở Nha Trang
5 Các chi phí
khác
Hộp nhựa thử
sản phẩm
4,000 50 200,000
22
Trang trí sân 500,000
khấu
Chi phí phát sinh 500,000
23
STT Nội Thời Hoạt Động Phụ Ban Âm Màn Ghi Chú
Dung KỊCH BẢNTrách
CHẠYHỗ SỰ
Thanh Hình
Gian
KIỆN Trợ
BEFORE EVENT
Mục 7: Xây dựng
1 Khâu 12h30- - Trang trí sân khấu. Trưởng Ban Beat Ban hậu cần
chuẩn 16h20 - Chuẩn bị ghế cho ban hậu nhạc kiểm tra âm chi tiết cho sự kiện
bị khách mời. hậu cần, thanh, ánh
- Kiểm tra âm thanh cần nội sáng, trang trí 7.1 Master Plan
(beat, micro, mini dung, sân khấu trước
game, dàn loa). truyền khi chạy sự
thông kiện
2 16h20- - CEO, Leader của các CEO Leade Nhạc Các Leader sẽ
16h30 ban sẽ họp, thống nhất r ở các EDM quản lý, thống
nội dung, quy trình tổ ban kê số lượng
chức. thành viên
tham gia
- Các leader có nhiệm
vụ quản lý, đảm bảo
mọi thứ diễn ra theo
kế hoạch.
Nhiệm vụ 2: Liên hệ tài trợ- Đàm phán- Hợp đồng tài trợ
Thời gian
Ban chịu trách
STT bắt đầu- Nội dung Người chịu trách nhiệm Quản lý Ghi chú
nhiệm
Kết thúc
1 4/4-/6/4 Viết nội dung hồ Ban nội dung Bùi Nguyễn Phương Kha Bùi Nguyễn Phương Kha
25
sơ mời tài trợ
1/4 -12/4 Công việc liên Cả công ty Cả công ty Lưu Trúc Quỳnh
2 quan đến nhà tài
trợ
1/4-12/4 Tìm kiếm và mời Cả công ty Cả công ty Lưu Trúc Quỳnh
3
nhà tài trợ
4 4/4-6/4 Bản dự trù chi phí Ban nội dung Võ Thúy Như Quỳnh Bùi Nguyễn Phương Kha
26
Ban chịu
Thời gian bắt đầu-
STT Nội dung trách Người chịu trách nhiệm Quản lý Ghi chú
Kết thúc
nhiệm
4/4-6/4 Giấy phép tổ chức Ban nội Lương Phương Thảo Bùi Nguyễn Phương Kha
1
sự kiện dung
8/4-8/4 Set up địa điểm Ban hậu Hồ Thị Mỹ Phượng Hồ Thị Mỹ Phượng
2
Event cần
27
7.3 Checklist
Checklist
7.4 8 khâu chuẩn bị cho sự kiện
28
tình hình hoạt động của công ty
● Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc
của công ty, các công tác liên quan đến nhân
sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn
ngân sách
● Thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định khi
cần thiết, giám sát tiến độ công việc
Trưởng ban Nội dung ● Triển khai các nội dung,hồ sơ, giấy tờ liên
Bùi Nguyễn Phương Kha quan của sự kiện
- 72001352 ● Phân công nhiệm vụ cho các thành viên để
viết nội dung chương trình
● Tổng hợp chỉnh sửa,hoàn chỉnh các hồ sơ,
giấy tờ của ban Nội Dung
Trưởng ban Truyền ● Xây dựng chiến lược, lên ý tưởng và thông
thông điệp rõ ràng.
Quách Thị Lệ Thu - ● Lên kế hoạch và xây dựng những chiến lược
72001417 truyền thông cho sự kiện
● Tạo dựng các chuyên mục cho Fanpage,
website, trực tiếp làm ảnh cho các bài đăng
trên các chuyên mục của Fanpage
● Lên kế hoạch về chương trình văn nghệ, trò
chơi trong quá trình diễn ra sự kiện
● Phân công và quản lí các thành viên thực hiện
công việc đúng tiến độ
Trưởng ban Hậu Cần – ● Giữ vai trò chủ chốt trong việc chuẩn bị, sắp
Lễ tân xếp và tổ chức sự kiện
Hồ Thị Mỹ Phượng - ● Quản lý việc mua bán, vận chuyển sản phẩm
72001396 cùng với các hoạt động về tổ chức cũng như
lập kế hoạch cho các hoạt động
● Phân công nhiệm vụ cho các thành viên để
đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ
29
(2) Thành lập các ban chuyên môn:
Ban nội dung
Lên toàn bộ kịch bản của chương trình
Kịch bản Mc
Kịch bản trình chiếu
Kết hợp với ban Truyền thông thực hiện kịch bản video
Biên tập lại nội dung/thông tin
Danh sách thành viên
Lương Phương Thảo
Bùi Nguyễn Phương Kha
Võ Thúy Như Quỳnh
Hoàng Thị Thương
Nguyễn Thị Mỹ Dung
Phạm Thị Quỳnh Trang
Nguyễn Thị Huyền Nhi
Ban hậu cần
Lên kế hoạch hậu cần với một bản kế hoạch chi tiết, hướng dẫn cách
nhân viên làm việc, setup chương trình một cách logic, khoa học
Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần với số lượng chắc chắn và đảm bảo
về hiệu suất làm việc. Những người trong tổ chức hậu cần cần phải có
chuyên môn, kinh nghiệm và biết cách làm việc nhóm, xử lý tình huống
khẩn.
Kiểm soát và kết hợp các hoạt động để tránh những sai sót không đáng
có. Lên dự tính tình huống xấu và định hướng cách xử lý
Đón tiếp khách mời và những thành phần tham dự sự kiện.
Chi tiêu ngân sách, các khoản phí liên quan đến sự kiện
Danh sách thành viên
Trương Bích Trâm
30
Cao Bảo Nhi
Phạm Hữu Hoài Nam
Hồ Thị Mỹ Phượng
Lê Thị Thu Hà
Lê Thị Thủy
Trần Thị Linh
Trần Thị Lệ Mi
Nguyễn Thị Anh Thơ
Lễ tân
Nguyễn Thị Tường Vy
Nguyễn Thị Phương Ly
Lê Vũ Uyên
Ban kỹ thuật
Điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, trình chiếu video sản phẩm, slide trong sự kiện.
Danh sách thành viên
Nguyễn Khánh Ly
Nguyễn Hoài Thương
Ban truyền thông
Trực tiếp chịu trách nhiệm về phần nội dung cho tin bài, hình ảnh, clip.
Xây dựng chiến lược, lên ý tưởng và thông điệp rõ ràng, thông tin cần
phải mang tính chất thực tế và thiết thực.
Lên kế hoạch và xây dựng những chiến lược truyền thông cho sự liện,
event.
Tạo dựng các chuyên mục cho Fanpage, trực giếp làm ảnh cho các bài
đăng trên các chuyên mục của Fanpage.
Chịu trách nhiệm thiết kế hồ sơ để kêu gọi nhà tài trợ, chịu trách nhiệm
in ấn, kỹ thuật cho chương trình, thiết kế hình ảnh, slide, chỉnhh sửa
video clip, hình ảnh, âm thanh,...
Danh sách thành viên
31
Trần Ngọc Trúc
Quách Thị Lệ Thu
Lương Thị Diễm Lệ
Trần Thị Huế
(3) Các thủ tục, văn bản hành chính trong tổ chức sự kiện:
- Tờ trình xin địa điểm
- Văn bản xin hỗ trợ thiết bị
- Mẫu biểu danh sách khách mời
(4) Các ấn phẩm:
- Poster: Poster là một công cụ giao tiếp hiệu quả hướng đến những đối tượng
người xem, khách hàng cụ thể vì những tấm Poster bắt mắt có thể hấp dẫn
người xem tham gia vào các sự kiện, tìm mua hoặc sử dụng các sản phẩm.
Chính vì những lợi ích đó, Poster được sử dụng phổ biến và đa dạng trên nhiều
lĩnh vực khác nhau. Mẫu Poster của GOZ Event lấy ý tưởng từ chủ đề Tropical
Vibes (Giai điệu nhiệt đới) với tông màu xanh làm chủ đạo.
- Backdrop: Đây là điểm nhấn cho toàn bộ sự kiện, là nơi mọi người có thể tận
dụng chụp ảnh lưu trữ lại. Bất kỳ công ty nào cũng muốn hình ảnh, thương hiệu
của mình đến với nhiều khách hàng hơn. Chính vì vậy, khi Backdrop được mọi
người yêu thích, chụp hình, những tấm hình của họ sẽ nhận được sự tương tác
32
trên các mạng xã hội. Từ đó thúc đẩy, mở rộng khách hàng của công ty và cũng
nâng tầm ảnh hưởng của công ty trên thị trường. Backdrop của GOZ Event
được thiết kế dựa trên nguồn cảm hứng từ những khu rừng nhiệt đới, với những
giai điệu của mẹ thiên nhiên. Trên nền xanh Pastel nổi bật lên hình ảnh logo của
nhà tài trợ và của đơn vị tổ chức GOZ Event.
- Thư mời: Thư mời được xem là bộ mặt của những sự kiện cũng như người tổ
chức sự kiện. Những tấm thư mời không chỉ gây ấn tượng với khách mời, mà
còn thể hiện một sự tôn trọng của người chủ sở hữu đối với họ. Với màu sắc chủ
đạo là màu xanh xá lá cây với những đường nét hoa văn tinh tế mẫu thư mời của
GOZ Event dễ dàng để lại ấn tượng trong lòng khách mời, phù hợp với chủ đề
Tropical Vibes.
33
-Thẻ đeo: Một trong những điểm để nhận diện những người trong ban tổ chức
chính là thẻ đeo. Là nơi quy tụ 26 nhân sự trẻ trung, nhiệt huyết và đầy tài năng,
sự kiện của chúng mình hứa hẹn sẽ mang đến màu sắc mới mẻ và đột phá!
34
Sau khi quyết định được địa điểm tổ chức sự kiện, concept và chủ đề của
sự kiện thì lúc này hậu cần sẽ hiện thực hoá ý tưởng, có vai trò truyền tải
chủ đề của sự kiện.
Ban hậu cần trong tổ chức sự kiện có vai trò vô cùng quan trọng, ảnh
hưởng rất lớn đến sự kiện. Gồm các hoạt động liên quan đến chủ đề
chính, từ nhỏ đến lớn trong quá trình trước và sau sự kiện diễn ra.
Với việc lên bản kế hoạch chi tiết cho công việc hậu cần sẽ giúp các nhân viên
của ban dễ dàng thực hiện công việc, là kim chỉ nam xác định hướng đi rõ ràng
để nhân sự làm việc logic và khoa học tránh gây lộn xộn, bối rối trong quá trình
chuẩn bị cho sự kiện.
Điều này đặc biệt quan trọng với những người lần đầu tổ chức sự kiện như tụi
em, chưa có nhiều kinh nghiệm và dễ lạc lõng trong đống công việc cần phải
làm cho việc tổ chức một sự kiện.
2. Lên kế hoạch về các cung ứng dịch vụ:
Lên danh sách kiểm tra các trang- thiết bị mượn để tổ chức sự
kiện.
Bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lại thiết bị để hoàn trả cho
nhà trường.
3. Lựa chọn và đàm phán với các nhà cung ứng dịch vụ:
Gửi đơn xin mượn trang- thiết bị từ nhà trường
35
4. Chuẩn bị nhân sự
Chọn lựa nhân sự để phù hợp với các hoạt động trong quá trình diễn ra sự kiện
như:
MC (Master of Ceremonies): dẫn chương trình
Ca sĩ, nhóm nhảy: thực hiện các tiết mục văn nghệ của chương trình
Tiếp tân tại bàn: xác nhận khách mời, ghi nhận đơn hàng,…
Lễ tân: đón khách mời, hướng dẫn khách mời,…
Chỉnh máy móc, phầm mềm
5. Chuẩn bị dụng cụ:
Chuẩn bị nước, khăn giấy lạnh và khô cho BTC, thầy cô và khách
mời có nhu cầu.
Chuẩn bị các trang thiết bị để bảo quản sẩn phẩm
Chuẩn bị các dụng cụ tổ chức mini game cho chương trình trở nên
sôi động hơn: giấy A4, bút lông, giấy note.
Chuẩn bị các vật dụng trang trí: Bong bóng, Backdrop, đèn, standee,
…
6. Trang trí:
Phần này vô cùng quan trọng trong công tác hậu cần, sẽ quyết định phần thành
bại của sự kiện. Ở phần trang trí cũng tạo nên sự khác biệt giữa các công ty tổ
chức sự kiện, tạo ấn tượng với khách hàng cũng như khách mời tham dự.
Việc trang trí cho sự kiện là việc hiện thực hoá ý tưởng của công ty, biến ý
tưởng thành sự kiện thực tế. Gồm các công việc sau:
Trang trí sân khấu: với chủ đề “TROPICAL VIBES”, sân khấu sẽ lấy
màu chủ đạo là xanh lá, vàng, trắng. Với những vật dụng trang trí mang
hướng thanh lịch, tươi mát của xanh lá và xen phần ấm áp của những ánh
đèn vàng. Sắp xếp vị trí các trang thiết bị, bố trí các vật dụng trang trí
theo đúng sơ đồ đã vẽ.
Trang trí bàn trưng bày sản phẩm
Trang trí bàn tiếp tân
36
Khu check – in, chụp hình
Biểu tượng hướng dẫn xung quanh địa điểm tổ chức
Sắp xếp bàn ghế cho khách mời
Cho công ty tài trợ, lãnh đạo trường, giảng viên giảng dạy, khách mời tham gia
(qua các mini game):
Chuẩn bị hoa tặng thầy cô và nhà tài trợ: 3 bó
Vé xem phim tại rạp Beta Cinema
Ngoài ra còn có cái phần thưởng đặc biệt khác: sản phẩm của công ty tài
trợ (bánh ngọt, cà phê gói,…)
8. Theo dõi và điều chỉnh các tiết mục để đúng với kịch bản:
Điều chỉnh các kỹ thuật phần mềm
Chỉnh sửa trình chiếu các video sản phẩm, logo công ty, tiết mục văn
nghệ
Theo dõi quá trình diễn ra của các tiết mục văn nghệ cũng như khắc phục
sự cố về âm thanh, hình ảnh…
9. Dọn dẹp:
Dọn dẹp địa điểm tổ chức
Kiểm tra và trả lại các thiết bị, đạo cụ cho các nhà cung ứng, thanh toán
các khoản còn lại
Dọn dẹp vệ sinh sau khi kết thúc sự kiện.
Như đã nói ở trên công tác hậu cần có vai trò vô cùng lớn trong quá trình tổ
chức, thực hiện sự kiện, đòi hỏi nhiều kĩ năng của các nhân sự trong ban. Để sự
kiện diễn ra suôn sẻ thì ban hậu cần cần có những kế hoạch cụ thể và logic cho
các nhân sự dễ dàng thục hiện công tác hậu cần.
37
(7) Dự tính sự cố và hướng xử lý trong sự kiện:
Sự cố về nhân lực: Xuất phát từ nhân sự tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến
tiến độ việc tổ chức sự kiện, cụ thể là ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả mọi khâu
chuẩn bị và tiến hành của event bởi vì từng công đoạn trong event đều được
hoàn thành dưới sự tác động của con người. Một sự kiện diễn ra thành công có
sự tham gia của một tập thể rất nhiều người cùng góp công sức, giống như
những chiếc mắt xích nối liền với nhau, và một khi một mắt xích trong số đó
hỏng thì cả quy trình đương nhiên sẽ bị gián đoạn.
Giải pháp:Đầu tiên nhóm tưởng điểm danh thành viên đầu buổi event ,nếu thấy
số lượng chưa đủ phải dự trù hoặc tìm kiếm số lượng thành viên trước buổi
event 30 phút để mọi việc diễn ra suôn sẻ như trong bảng kế hoạch.
Sự phân bổ thời gian không hợp lý: Điển hình là tình trạng thời gian chuẩn bị
ý tưởng quá dài, thời gian triển khai quá ngắn. Hoặc thời gian dự trù cho từng
phần trong bản kế hoạch bị lệch quá nhiều so với thời gian diễn ra sự kiện trong
thực tế.
Giải pháp :Nếu tình trạng thời gian chuẩn bị ý tưởng quá dài, thời gian triển
khai quá ngắn thì ta xử lí kéo dài chương trình bằng những tiết mục văn nghệ
hay trò chơi .Còn nếu thời gian bị lệch quá nhiều so với thời gian diễn ra sự
kiện trong thực tế thì ta rút gọn mỗi phần chương một ít nhưng không có nghĩa
lược bỏ chúng.
Sự cố về tài chính: nếu không tính toán và chắc chắn về số lượng người tham
dự thì sẽ dẫn đến lỗ vốn vì chi phí bỏ ra cao nhưng khách mời ít tham dự hoặc
không có người tham dự. Dẫn đến công ty sẽ bị lỗ vốn nặng.
Giải pháp:Mỗi chi phí cần phải ghi lại do thủ quỹ thực hiện .Trước khi tổ chức
sự kiện nên có quỹ dự phòng vì trong khi sự kiện có thể sẽ có những pháp sinh
mà người thực hiện không lường trước.
Sự cốvề thiết bị kỹ thuật: Có rất nhiều trường hợp khi chương trình chuẩn bị
diễn ra thì bị hư hỏng về các trang thiết bị.
Giair pháp:Cần kiểm tra thật kỹ và có các thiết bị dự phòng để phòng tránh các
trường hợp xấu xảy ra.
Sự cố về thời tiết: thời tiết mưa nắng bất thường luôn là nỗi lo lắng của các đơn
vị tổ chức sự kiện ngoài trời.
Giải pháp :Sẽ không thừa nếu bạn chuẩn bị thêm ô dù, áo mưa, bọc thiết bị,…
để phòng khi trời mưa gió.
38
Sự cố về phân bố thời gian: phần giới thiệu quá dài, phần diễn giải quá ngắn,
trao quà gấp gáp,… đều có thể xảy ra nếu bạn không tính toán kỹ thời lượng của
chương trình. Với các đơn vị không chuyên, tình trạng này xảy ra rất thường
xuaayên và khiến chương trình phải chạy đua với thời gian để hoàn thành.
Giải pháp: Phần quan trọng trong khung chương trình không bỏ qua mà lược
bỏ những phần không nhất thiết phải có trong khung chương trình.
Nguy cơ xảy ra cháy nổ:Cháy nổ không phải là điều mà ai cũng tưởng tượng
sẽ xảy ra ở sự kiện.
Giải pháp: Đầu tiên, bạn cần phải nắm được mọi rủi ro về cháy lửa để có thể
liệt kê mọi phương án phòng tránh. Thứ hai, đảm bảo rằng các thiết bị phòng
chống cháy nổ được chuẩn bị ở khắp mọi nơi nghi ngờ có khả năng xảy ra cháy
nổ hoặc những nơi có thể dễ dàng tiếp cận ở sự kiện. Chúng có thể dập tắt ngay
một vụ chập cháy nhỏ xảy ra ở khu sân khấu, hay khu vực nhà bạt nơi diễn ra
các hoạt động trải nghiệm nhãn hàng…nó có thể ngăn khói lan rộng khắp sự
kiện. Cuối cùng, hãy chắc chắn về việc bạn đã liên hệ với đội phòng cháy chữa
cháy trong khu vực đề phòng trường hợp cấp bách họ có thể nắm được địa hình
và kịp thời tiếp cận.
An toàn thực phẩm:Bạn không cần phải trực tiếp kiểm soát toàn bộ thực phẩm
tại sự kiện, nhưng bạn phải chắc chắn về nguồn cung thực phẩm, quá trình abảo
quản và chế biến thực ra sao.
Giải pháp:Tìm các nhà cung cấp đáng tin cậy và đáp ứng nhu cầu an toàn thực
phẩm.
Hành vi gây hấn thụ động:Những hành vi bạo lực cũng là một vấn đề mà
người làm sự kiện cần phải tính toán đến không chỉ vì bản thân họ, mà còn đảm
bảo an toàn cho toàn bộ thành viên trong nhóm. Những hành vi ấy có thể đến từ
những cổ động viên quá khích tại sự kiện hay nguy hiểm nhất là có ai đó cố ý
lắp đặt các thiết bị với các ý đồ xấu.
Giải pháp:Để có thể đối phó với những tình huống như vậy, bạn cần phải:
– Hỏi sự giúp đỡ của một vài chuyên gia về các khu vực có thể xảy ra nguy
hiểm và đưa ra những biện pháp an toàn phù hợp
– Đảm bảo bạn có đầy đủ đội ngũ bảo vê – an ninh tại sự kiện
– Hướng dẫn nhân viên của bạn cần phải làm gì trong trường hợp xảy ra nguy
hiểm.
(8) Các yếu tố chính trong quá trình diễn ra sự kiện:
1. Không gian thực hiện sự kiện:
Địa điểm tổ chức sự kiện
Âm thanh, ánh sáng
39
Sân khấu
2. Người dẫn chương trình
Người dẫn chương trình: cần phải hiểu và nắm rõ mục đích, chủ
đề, đối tượng khách mời tham gia sự kiện. Cần có sự thảo luận,
thống nhất về kịch bản,
nội dung, lời nói… giữa nhà tổ chức sự kiện và người dẫn chương
trình không nên chủ quan dựa vào kinh nghiệm, khả năng của
người dẫn chương trình.
3. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu
Đạo diễn : cần phải lên kịch bản, khi có trong tay 1 kịch bản như
mong muốn, đáp ứng được yêu cầu đề ra để phục vụ công việc diễn
ra sự kiện.
Các công việc đạo diễn cần làm:
Xử lí kịch bản
Lên chủ đề, ý tưởng cho sự kiện
Tìm bố cục, vị trí của sân khấu
40