TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO GIỮA KỲ

MÔN HỌC: Event Management

Đề tài(/Chủ đề):

Giảng viên hướng dẫn: THS. LÊ THỊ THÚY PHƯỢNG

Nhóm Sinh Viên thực hiện: Công ty 4 ( nhóm 9, nhóm 11, nhóm 12)

TP NHA TRANG, NGÀY 8 THÁNG 4 NĂM 2021

1
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

2
 Mục lục:
BÁO CÁO GIỮA KỲ.................................................................................................................................. 1
MÔN HỌC: EVENT MANAGEMENT...................................................................................................... 1

3
 DANH SÁCH PHÂN CÔNG LÀM VIỆC NHÓM
TÊN NHÓM: Công ty 4
MÔN HỌC: Event Management
Họ tên sinh Nội dung công việc Tỷ lệ đóng Tỷ lệ hoàn
STT MSSV góp thành Ký tên
viên phân công (%) (tối đa 100%)
1 Lưu Trúc Quỳnh 72001399 - Ghép file word 3.8% 100%
- Phần B mục 3
-ghép slide

2 Nguyễn Thị 72000128 -Phần B mục 6 3.8% 100%

Huyền Nhi -Hợp đồng xin tài trợ

3 Cao Bảo Nhi 72000126 -Phần B mục 7.4(2) 3.8% 100%

-Phần B mục 2(trình bày
mục tiêu nhà tài trợ và sự
kiện)
4 Phạm Thị Quỳnh 72001349 -Phần B mục 7.1 3.8% 100%
Trang -Phần B mục 6(kịch bản
chương trình)
5 Nguyễn Thị Anh 72001415 -Phần B mục 7.3 3.8% 100%
Thơ
6 Lê Thị Thu Hà 72001363 -Phần B mục 1 3.8% 100%

7 Hồ Thị Mỹ 72001396 -Phần B mục 7.4(6) 3.8% 100%

Phượng
8 Nguyễn Thị 72001453 -Phần B mục 7.4(8) 3.8% 100%
Tường Vy
9 Nguyễn Khánh 72001368 -Phần B mục 7.4(4) 3.8% 100%
Ly
10 Trương Bích 72001431 -Phần A 3.8% 100%
Trâm -Danh sách khách mời
trong trường
-Ghép slide
-Làm slide phần A
-Thuyết trình phần A
11 Bùi Nguyễn 72001352 -Phần A 3.8% 100%
Phương Kha -Phần B mục 7.2
-Phần B mục 6(Agenda)
12 Quách Thị Lệ 72001417 -Phần B mục 1 3.8% 90%
Thu -Checklist

13 Nguyễn Hoài 72001420 -Phần B mục 7.4(4) 3.8% 100%

Thương
14 Lương Thị Diễm 72001358 -Phần B mục 2 3.8% 70%
Lệ -làm slide phần B mục 2

4
5 Trần Thị Linh 72001363 -Phần B mục 7.4(7) 3.8% 99%

16 Trần Ngọc Trúc 72001444 -Phần B muc 7.4(5) 3.8% 100%

-Thuyết trình phần 7.1,
7.2, 7.3
-ghép slide
17 Trần Thị Huế 72001346 -Phần B mục 7.4(5) 3.8% 100%
-Thuyết trình 7.4
18 Lương Phương 2000814 -Phần B mục 6(hợp đồng 3.8% 100%
Thảo tài trợ)
-Phần B mục 7.4(3) (Các
thủ tục văn bản hành
chính trong sự kiện)
19 Trần Thị Lệ Mi 72001371 -Phần B mục 7.4(1) 3.8% 100%
20 Phạm Hữu Hoài 72001377 -Phần B mục 7.4(6) 3.8% 100%
Nam -làm slide mục B phần
7.4(6)
21 Nguyễn Thị Mỹ 72001761 -Phần B mục 7.1 3.8% 100%
Dung -Phần B mục 6( kịch bản
chương trình)
22 Võ Thúy Như 72001401 -Phần B mục 7.3 3.8% 80%
Quỳnh -Phần B mục 7.4(3) (biểu
mẫu danh sách khách mời
ngoài)
23 Hoàng Thị 72001419 -Phần B mục 6(Kịch bản 3.8% 100%
Thương MC)
24 Lê Vũ Uyên 72001785 -Phần B mục 7.4(2) 3.8% 100%
-Phần b mục 2 (trình bày
chủ đề và giải thích ý
nghĩa)
25 Nguyễn Thị 72001369 -Phần B mục 7.4(7) 3.8% 100%
Phương Ly
26 Lê Thị Thủy 72001425 -Phần B mục 7.4(8) 3.8% 60%

5
 PHẦN A. THÔNG TIN SỰ KIỆN
1. Công ty “GOZ Event”:
Tên công ty là sự kết hợp của ba chữ cái đầu trong cụm : GROWTH OF
GEN”Z”, mang ý nghĩa khẳng định sự phát triển và lớn mạnh từng ngày của
“Gen Z” trong xã hội nói chung và thị trường kinh tế nói riêng. Gen “Z” đại
diện cho thế hệ trẻ hiện nay-một thế hệ đầy năng động và nhiệt huyết.
2. LOGO:
-Logo của công ty gồm 3 chữ cái “G-O-Z” xếp chồng lên nhau theo một đường
xiên từ bên phải lên như một mũi tên, thể hiện sự tăng trưởng và phát triển
không ngừng. Công ty chúng tôi luôn tích cực trong việc cập nhập các xu hướng
và chắt lọc thông tin ở nhiều lĩnh vực, không ngừng cải thiện và tiến lên để có
chỗ đứng vững chắc trong ngành tổ chức sự kiện.

 Màu sắc: - Chúng tôi lựa chọn nền Logo màu xanh lam đậm ( Dark Blue) phối
hợp với màu vàng neon nổi bật của tên công ty cùng với đường viền khung,
việc kết hợp hai tone màu nóng-lạnh với nhau mang ý nghĩa tạo nên sự cân
bằng về mọi mặt, đặc biệt là trong công việc và đời sống xã hội.
- Màu xanh lam đậm thể hiện sự thấu hiểu,tính sáng tạo và lòng tin cậy. Chúng
tôi mong muốn lắng nghe nhu cầu khách hàng, dùng sự sáng tạo của mình mang

lại giá trị lợi nhuận cho Quý doanh nghiệp/công ty, đổi lấy sự tin cậy của khách
hàng, từ đó xây dựng thương hiệu cá nhân.

6
- Màu vàng là biểu trưng của nguồn năng lượng tích cực, kích thích khơi tạo cảm
hứng. Mặt khác nó còn đại diện cho sự tươi mới, khẳng định nhiệt huyết tuổi trẻ
tại công ty chúng tôi.
3. SLOGAN
“Do what you love, love what you do”
“Bằng sự nhiệt huyết, mong muốn được đóng góp sức trẻ của mình, chúng tôi
luôn khao khát cảm giác thỏa mãn khi được làm những gì bản thân yêu thích và
yêu thích những gì chúng tôi làm. Chúng tôi không ngừng học hỏi và trau dồi
kiến thức, kinh nghiệm để có thể hoàn thiện từng ngày. Và chúng tôi là GOZ.”
4. Tên sự kiện: Sự kiện quảng bá thương hiệu sản phẩm

(Là một chương trình khuyến mãi, nơi một sản phẩm được chứng minh cho các
khách hàng tiềm năng. Mục đích là giới thiệu sản phẩm đến gần hơn với khách
hàng, trình bày những công dụng, đặc tính phù hợp của sản phẩm với khách
hàng nhằm bước đầu thuyết phục khách hàng xuống tiền sử dụng sản phẩm
hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp)

5. Thời gian: Lúc 17h30-20h thứ năm, ngày 15 tháng 04 năm 2021
6. Địa điểm: sân ktx trường Đại học Tôn Đức Thắng cơ sở Nha Trang, 22 Nguyễn
Đình Chiểu, phường Vĩnh Phước, thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa
7. Sản phẩm chính trong sự kiện: Bánh ngọt và cà phê

7
 CÁC SẢN PHẨM TRONG SỰ KIỆN
1. KALE BUTTER CAKE

2. BÁNH MÌ BỘT CHUA LÊN MEN TỰ NHIÊN

8
3. STICK BREAD

9
4. CROISSANT

10
5. LEMON CREAM TART

6. BANANA BUTTER CAKE

11
7. FIBREN SLICE

8. DARK RYE

12
 9.MACAROON

10.GREEN SMOOTHY

13
11.CAFE

1. NHÀ ĐẦU TƯ: Tiệm bánh T&T và Le Cafe

2. ĐỐI TƯỢNG KHÁN GIẢ MỤC TIÊU VÀ QUI MÔ:
 KHÁN GIẢ: Tất cả mọi lứa tuổi đều có thể ăn bánh, nhưng mỗi
người sẽ có mỗi khẩu vị khác nhau và ta có thể xem bánh ngọt
là một loại bánh ăn tráng miệng, và khán giả mục tiêu là các bạn
có nhu cầu ăn bánh hướng tới sự khỏe mạnh và hoàn toàn bánh
được làm từ tự nhiên. Và loại cafe nguyên chất 100% và loại
nước uống Green smoothy. Sự kết hợp của 2 loại bánh và nước
uống đầy đủ sức khỏe. những người có sở thích dùng đồ ngọt

14
 (thích đa dạng trong chủng loại, mùi vị, kiểu dáng bánh và quan
tâm đến chất lượng hơn là giá cả)
Người hiện đại, có phong cách sống và làm việc chuyên nghiệp,
biết quan tâm nhiều đến sức khỏe cũng như thích chăm sóc bản
thân và thích hướng ngoại cũng như các hoạt động bên ngoài.
Những người hay đến quán café là hội nhóm, bạn bè bởi nhu
cầu gặp mặt, trò chuyện với bạn bè, người quen, không gian
thoải mái, đơn giản, đặt yếu tố đồ uống ngon, chất lượng dịch vụ
tốt, địa điểm đẹp, giá cả phải chăng. Nhóm khách hàng làm việc
tự do cần sự tập trung nhất định để có thể hoàn thành công việc
của mình
 ĐỘ TUỔI: từ 12 tuổi đến 40 tuổi
 QUI MÔ: khoảng 180 người
Các giáo viên, nhân công của nhà trường, Chủ đầu tư
Các em nhỏ từ các khu vực lân cận trường, các con của
nhân viên viên chức trong trường
Đặc biệt là sinh viên của trường và các trường lân cận: ĐH
Nha Trang, ĐH Khánh Hòa…

PHẦN B. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mục I: Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện:
 Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng
đến lĩnh vực này. Ta chia các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành hai
nhóm chính đó là: các yếu tố vi mô và các yếu tố vĩ mô.

Các yếu tố vi mô trong tổ chức sự kiện:

 Để tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, các công ty phải biết sử dụng
tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra còn phải biết nắm bắt rõ các yếu
tố xung quanh. Nhóm các yếu tố vi mô gồm các yếu tố liên quan chặt chẽ
đến đơn vị tổ chức sự kiện và sự kiện cụ thể, nó ảnh hưởng trực tiếp đến
quy trình tổ chức sự kiện bao gồm:
 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện; Nguồn lực của nhà tổ
chức sự kiện (resource): nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh

15
 nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với
chính quyền…
 Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện, những người cung ứng
dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm
bảo cung ứng các yếu tố cần thiết cho công ty tổ chức sự kiện và các đối
thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.
 Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố
như:

+ Địa điểm tổ chức sự kiện.

+ Cách thức phục vụ.
+ Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
+ Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
+ Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
 Bất kỳ có sự thay đổi nào từ phía người cung ứng cũng sẽ gây ra ảnh
hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện.
 Khách hàng: Khách hàng là đối tượng mà công ty tổ chức sự kiện phục
vụ và mang lại nguồn thu cho đơn vị tổ chức sự kiện, tùy theo hình thức
tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác nhau. Ví dụ: công
ty bánh ngọt T&T và cà phê LeCafe bỏ tiền thuê một cuộc giới thiệu sản
phẩm thì khách hàng là nhà đầu tư sự kiện. Trong trường hợp công ty tổ
chức sự kiện tự đứng ra tổ chức một sự kiện nào đó thì khách hàng chính
là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả sự kiện.
 Các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức
sự kiện, vì công ty tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu
cầu hay nói cách khác đạt được mục tiêu của khách hàng. Ví dụ mục tiêu
và các yêu cầu cụ thể trong sự kiện của nhà đầu tư sự kiện. Đây là yếu tố
quyết định đến chủ đề cũng như nội dung của sự kiện.
 Đối thủ cạnh tranh: Mọi doanh nghiệp nói chung và các công ty tổ chức
sự kiện nói riêng đều phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều
mức độ khác nhau.
 Trong quá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết
sức quan tâm đến đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược
cạnh tranh hợp lý. Nếu đối thủ cạnh tranh cùng tham gia bán một sản
phẩm tương tự như mình, các quán được đặt cạnh quán mình thì vấn đề
cạnh tranh càng khốc liệt hơn.

16
  Tổ chức và cư dân nơi diễn ra sự kiện: Là nơi tổ chức sự kiện và cư dân
giới hạn trong một phạm vi địa lý chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến
hành sự kiện.
 Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các
hoạt động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn
cho doanh nghiệp. Để thành công, doanh nghiệp phải tạo lập, duy trì và
phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi
diễn ra sự kiện.
 Quan hệ tốt với chính quyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trong
việc giải quyết các thủ tục hành chính mà còn có thể được sự trợ giúp của
chính quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh, giao thông…

Các yếu tố vĩ mô trong tổ chức sự kiện:

 Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng
có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện.
 Môi trường nhân khẩu học trong tổ chức sự kiện: Bao gồm các vấn đề về
số lượng và con người như: tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp...tạo ra các
loại thị trường cho công ty tổ chức sự kiện, vì vậy môi trường nhân khẩu
học là mối quan tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường.
 Phân tích các yếu tố vĩ mô trong tổ chức sự kiện:
 Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, cơ cấu, qui mô cũng làm thay đổi cơ cấu
khách hàng tiềm năng, nó tác động quan trọng tới cơ cấu tiêu dùng và nhu
cầu về các loại hàng hoá. Vì vậy làm cho các hoạt động Tổ chức sự kiện
thay đổi thường xuyên, liên tục.
 Môi trường kinh tế trong tổ chức sự kiện: Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng
kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua,
cơ cấu chi tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hoá khác nhau.
 Cùng với sự phát triển của đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn nhất là
thu nhập của người dân sẽ tác động đến tổ chức sự kiện. Ví dụ, khi thu
nhập của người dân nâng cao các sự kiện mang tính chất truyền thống
(như cưới hỏi, sinh nhật, hàng hóa tiêu dùng…) sẽ ngày càng nhiều, đòi
hỏi tính chuyên nghiệp ngày càng cao.
 Môi trường tự nhiên trong tổ chức sự kiện: Bao gồm hệ thống các yếu tố
tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần thiết cho các nhà công ty và gây ảnh
hưởng cho các hoạt động tổ chức sự kiện.

Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:

17
- Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các
sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời.
- Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường: Nơi diễn ra sự kiện.
Môi trường công nghệ kỹ thuật trong tổ chức sự kiện: Bao gồm các nhân tố gây
tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường
mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện
Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực như:
- Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Trong quá trình chuẩn bị sự kiện (như chuẩn bị địa điểm, trang trí, lên kế
hoạch mua đồ đạc cần thiết trong sự kiện,...).
- Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện.
- Trong quá trình đưa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện.
- Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt...).
 Môi trường chính trị trong tổ chức sự kiện: Là một trong những yếu tố
ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư
và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật,
các văn bản hành chính. Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục
hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu
không nắm vững điều này sẽ gặp khó khăn rất lớn. Các văn bản hợp đồng
với khách hàng...
 Môi trường văn hoá trong tổ chức sự kiện: Văn hoá được coi là một hệ
thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực.

+ Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể
vào những thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dùng hàng
hoá của từng cá nhân, từng nhóm người.
+ Những giá trị văn hoá thứ phát: văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển
sẽ tạo ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các
hoạt động tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa.
 Môi trường tổ chức sự kiện vĩ mô cũng hết sức rộng lớn và ảnh hưởng
nhiều mặt tới hoạt động tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.

Mục 2: Mục tiêu của sự kiện và đề xuất chút

* Trình bày mục tiêu của nhà tài trợ - yêu cầu đạt được, mục tiêu khác của sự
kiện cần đạt được.
Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra
nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Và sự kiện quảng bá sản phẩm
lần này hướng tới những mục tiêu sau:

18
Nhà tài trợ sẽ được quảng bá và PR sản phẩm của mình, nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch
truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu
tư.
 Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn
hiệu của nhà đầu tư.
 Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục
tiêu mà cụ thể là đối tượng sinh viên trường đại học Tôn Đức Thắng, sinh vên của các trường
đại học thược thành phố Nha Trang và các khách khàng mục tiêu khác có mặt trong sự kiện.
 Sản phẩm của nhà tài trợ sẽ được đánh giá một cách tốt nhất về mức độ hài lòng của khác
hàng trong sự kiện, từ đó có thể hoàn thiện sản phẩm để có những sản phẩm tốt nhất phục
vụ khách hàng và dáp ứng được những nhu cầu mà khác hàng mong muốn.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các
chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ
đầu tư.

*Chủ đề và ý nghĩa chủ đề của công ty.

Tropical vibe
(Giai điệu nhiệt đới)
Chủ đề được lấy cảm hứng từ sự tươi mới và mát mẻ của rừng mưa nhiệt đới, với không gian
ngoài trời tạo nên cảm giác khoan khoái cho khách mời. Cùng với sự kết hợp hài hòa giữa
bánh ngọt T&T và cà phê Lecafe sẽ tạo nên cảm giác mới lạ cho khách mời khi thưởng thức
nó. Không gian thoáng đãng cùng ánh đèn trong sự kiện lần này mang đến hơi hướng vừa
mát mẻ nhưng cũng không kém phần trang trọng. Cà phê và bánh ngọt trong sự kiện lần này
sẽ là điểm nhấn tạo nên vẻ độc đáo cũng như sự thích thú trong sự kiện.

Mục 3: Đề xuất khung chương trình và dự toán ngân sách cho sự

kiện
 Khung chương trình:
1. Đón khách mời
2. Mở đầu sự kiện
3. Văn nghệ khai mạc: Nhảy (Đặng Phúc Vĩnh Toàn)
4. Đại diện nhà tài trợ phát biểu
5. Trao tặng hoa cho nhà tài trợ
6. Giới thiệu chi tiết về sản phẩm
7. Văn nghệ giữa giờ
8. Cho khách mời thử sản phẩm
9. Minigame:
a. Đoán nhạc
b. Dán note
10. Trao quà minigame
11. Phát phiếu khảo sát
12. Đại diện GOZ có đôi lời phát biểu bế mạc
13. Rút thăm trúng thưởng
14. Văn nghệ bế mạc: Đàn hát (Phạm Thị Quỳnh Trang + Trần Ngọc Trúc)
15. Chụp hình lưu niệm
DANH SÁCH CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

19
STT Tên chi Tên vật tư Đơn Số Thành Ghi
phí thiết bị giá lượng tiền chú

20
 1 Kịch bản chương 5,000 4 20,000
trình ,MC
Hợp đồng xin tài 5,000 3 15,000
trợ
In giấy Thiệp mời 5,000 25 125,000
tờ ,ấn phẩm
truyềnKế hoạch tổ chức 2,000 2 4,000
thônggửi nhà trường
In backrop 350,000 1 350,000
5m*2m6
Logo thành viên 5,000 26 103.000
ban tổ chức
Âm thanh 1 1,000,000
Màn hình chiếu 1
Bàn ghế 180
Bàn lễ tân 1
Vật dụng
Bàn trưng bày 1
2 mượn nhà
sản phẩm
trường
Micro ,dây 2
nguồn
Đèn sân khấu 1
Thảm 30
3 Phần Vé xem phim tại
thưởng mini rạp Benta
50,000 2 100,000

game
4 Quà tặng Hoa cho nhà tài
trợ, lãnh đạo cơ
100,000 4 400,000

sở Nha Trang
5 Hộp nhựa thử
sản phẩm
4,000 50 200,000

Các chi phí Trang trí sân 500,000

khác khấu
Chi phí phát sinh 500,000

Tổng chi phí 3,317,000

Mục 4&5: Đàm phán, thảo luận với nhà tài trợ:
 Khung chương trình:
1. Đón khách mời
2. Mở đầu sự kiện
3. Văn nghệ khai mạc: Nhảy (Đặng Phúc Vĩnh Toàn)
4. Đại diện nhà tài trợ phát biểu (cả 2 tài trợ)
5. Trao tặng hoa cho nhà tài trợ
6. Giới thiệu chi tiết về sản phẩm

21
 7. Trả lời câu hỏi về sản phẩm
8. Cho khách mời thử sản phẩm
9. Minigame:
c. Đoán nhạc
d. Dán note
10. Trao quà minigame
11. Phát phiếu khảo sát
12. Đại diện GOZ có đôi lời phát biểu bế mạc
13. Rút thăm trúng thưởng
14. Văn nghệ bế mạc: Đàn hát (Phạm Thị Quỳnh Trang + Trần Ngọc Trúc)
15. Chụp hình lưu niệm
 Dự toán ngân sách cho sự kiện:

DANH SÁCH CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

STT Tên chi Tên vật tư Đơn Số Thành Ghi
phí thiết bị giá lượng tiền chú
1 Kịch bản chương 5,000 4 20,000
trình ,MC
Hợp đồng xin tài 5,000 3 15,000
trợ
In giấy Thiệp mời 5,000 25 125,000
tờ ,ấn phẩm
truyền Kế hoạch tổ chức 2,000 2 4,000
thông gửi nhà trường
In backrop 350,000 1 350,000
5m*2m6
Logo thành viên 5,000 26 103.000
ban tổ chức
Âm thanh 1 1,000,000
Màn hình chiếu 1
Bàn ghế 180
Bàn lễ tân 1
Vật dụng
Bàn trưng bày 1
2 mượn nhà
sản phẩm
trường
Micro ,dây 2
nguồn
Đèn sân khấu 1
Thảm 30
3 Phần Vé xem phim tại
thưởng mini rạp Benta
50,000 2 100,000

game Voucher 50% Le

Cafe
4 Quà tặng Hoa cho nhà tài
trợ, lãnh đạo cơ
100,000 4 400,000

sở Nha Trang
5 Các chi phí
khác
Hộp nhựa thử
sản phẩm
4,000 50 200,000

22
 Trang trí sân 500,000
khấu
Chi phí phát sinh 500,000

Tổng chi phí 3,317,000

Nội dung khách hàng đồng ý:

+ Tài trợ sản phẩm và nhân sự
+ Thời gian tổ chức sự kiện
+ Chủ đề sự kiện
+ Thêm voucher cho minigame
Nội dung khách hàng yêu cầu chỉnh sửa:
+ Bỏ văn nghệ giữa giờ, thêm phần câu hỏi về sản phẩm
+ Để cả hai nhà tài trợ cùng phát biểu thay vì một người

23
STT Nội Thời Hoạt Động Phụ Ban Âm Màn Ghi Chú
Dung KỊCH BẢNTrách
CHẠYHỗ SỰ
Thanh Hình
Gian
KIỆN Trợ
BEFORE EVENT
Mục 7: Xây dựng
1 Khâu 12h30- - Trang trí sân khấu. Trưởng Ban Beat Ban hậu cần
chuẩn 16h20 - Chuẩn bị ghế cho ban hậu nhạc kiểm tra âm chi tiết cho sự kiện
bị khách mời. hậu cần, thanh, ánh
- Kiểm tra âm thanh cần nội sáng, trang trí 7.1 Master Plan
(beat, micro, mini dung, sân khấu trước
game, dàn loa). truyền khi chạy sự
thông kiện

- Quầy trưng bày sản Ban Le

phẩm. hậu Cafe
- Chạy thử chương cần
trình.

2 16h20- - CEO, Leader của các CEO Leade Nhạc Các Leader sẽ
16h30 ban sẽ họp, thống nhất r ở các EDM quản lý, thống
nội dung, quy trình tổ ban kê số lượng
chức. thành viên
tham gia
- Các leader có nhiệm
vụ quản lý, đảm bảo
mọi thứ diễn ra theo
kế hoạch.

+ Ban hậu cần chuẩn

bị sân khấu, và kết 24
hợp chạy thử chương
trình với ban nội dung.
 7.2 Action Plan

Nhiệm vụ 1: Nội dung- Khung chương trình- Proposal

Thời gian
Ban chịu trách
STT bắt đầu- Nội dung Người chịu trách nhiệm Quản lý Ghi chú
nhiệm
Kết thúc
1/4-3/4 Viết nội dung Ban nội dung Nguyễn Thị Mỹ Dung, Bùi Nguyễn Phương Kha
1
chương trình Phạm Thị Quỳnh Trang
2 4/4-6/4 Viết nội dung MC Ban nội dung Thương Bùi Nguyễn Phương Kha
4/4-/6/4 Viết nội dung hồ Ban nội dung Bùi Nguyễn Phương Kha Bùi Nguyễn Phương Kha
3
sơ mời tài trợ
6/4-12/4 Soạn word Cả công ty Cả công ty Lưu Trúc Quỳnh
4
proposal
6/4-12/4 Soạn powerpoint Ban nội dung, ban
5
truyền thông
4/4-6/4 Viết thư mời, Ban nội dung Nguyễn Thị Huyền Nhi Bùi Nguyễn Phương Kha
6
Hợp đồng tài trợ

Nhiệm vụ 2: Liên hệ tài trợ- Đàm phán- Hợp đồng tài trợ
Thời gian
Ban chịu trách
STT bắt đầu- Nội dung Người chịu trách nhiệm Quản lý Ghi chú
nhiệm
Kết thúc
1 4/4-/6/4 Viết nội dung hồ Ban nội dung Bùi Nguyễn Phương Kha Bùi Nguyễn Phương Kha

25
 sơ mời tài trợ
1/4 -12/4 Công việc liên Cả công ty Cả công ty Lưu Trúc Quỳnh
2 quan đến nhà tài
trợ
1/4-12/4 Tìm kiếm và mời Cả công ty Cả công ty Lưu Trúc Quỳnh
3
nhà tài trợ
4 4/4-6/4 Bản dự trù chi phí Ban nội dung Võ Thúy Như Quỳnh Bùi Nguyễn Phương Kha

Nhiệm vụ 3: Thiết kế- Ý tưởng- Truyền thông

Ban chịu
Thời gian bắt đầu-
STT Nội dung trách Người chịu trách nhiệm Quản lý Ghi chú
Kết thúc
nhiệm
9/4-14/5 Poster, logo, Thiệp Ban Mọi người trong hai ban Quách Thị Lệ Thu,
mời, Standee, truyền Hồ Thị Mỹ Phượng
1 backdrop thông,
Ban hậu
cần
1/4-14/5 Công việc liên Ban Mọi người trong ban Quách Thị Lệ Thu
2 quan đến Fanpage truyền truyền thông
thông

Nhiệm vụ 4: Địa điểm- Giấy phép sự kiện

26
 Ban chịu
Thời gian bắt đầu-
STT Nội dung trách Người chịu trách nhiệm Quản lý Ghi chú
Kết thúc
nhiệm
4/4-6/4 Giấy phép tổ chức Ban nội Lương Phương Thảo Bùi Nguyễn Phương Kha
1
sự kiện dung
8/4-8/4 Set up địa điểm Ban hậu Hồ Thị Mỹ Phượng Hồ Thị Mỹ Phượng
2
Event cần

Nhiệm vụ 5: Sắp xếp trong sự kiện- An ninh- Hậu cần

Ban
Thời gian bắt đầu- chịu
STT Nội dung Người chịu trách nhiệm Quản lý Ghi chú
Kết thúc trách
nhiệm
9/4-14/4 Các công việc Ban hậu Cả ban hậu cần Hồ Thị Mỹ Phượng
1 chuẩn bị trước sự cần
kiện
14/4-15/4 Công việc trong Ban hậu Lưu Trúc Quỳnh Lưu Trúc Quỳnh
2 quá trình diễn ra cần, cả
sự kiện công ty
15/4-15/4 Công việc sau khi Ban hậu Cả ban hậu cần Hồ Thị Mỹ Phượng
3
kết thúc sự kiện cần
15/4-/15/4 Hỗ trợ sự kiện Cả công
4
ty

27
 7.3 Checklist
Checklist
7.4 8 khâu chuẩn bị cho sự kiện

(1) Thành lập ban tổ chức sự kiện

a. Cơ cấu Công Ty:
✔ GOZ Event gổm 26 thành viên được chia làm 3 ban chính,
được quản lí dưới sự phụ trách của ban điều hành (trường
ban):
● Ban nội dung
● Ban truyền thông
● Ban hậu cần - lễ tân
✔ Ngoài ra GOZ Event, không thể thiếu bộ phận:
● CEO (Chief Executive Officer) – Người đứng đầu công
ty
● Assistant Manager - Trợ lý Giám Đốc
b. Bảng phân công nhiệm vụ của Ban Tổ Chức:
Ban Nhiệm vụ
CEO (Chief Executive ● Là người đứng đầu Công Ty,
Officer) ● Có trách nhiệm theo sát hoạt động của công
Lưu Trúc Quỳnh - ty
72001399 ● Nắm bắt mọi thông tin qua các bản báo cáo
cúa cac trưởng ban thảo luận và bàn bạc với
các trưởng ban về tiến độ
● Truyền năng lượng và tinh thần làm việc đến
cho mọi người
● Đặc biệt là chịu trách nhiệm tổng thể mọi vấn
đề của sự kiện.
Trợ lý Giám Đốc ● Cung cấp đầy đủ thông tin cho Giám đốc bao
Trương Bích Trâm - gồm: Hoạt động các phòng ban
72001431 ● Lập báo cáo định kì để giúp giám đốc hiểu rõ

28
 tình hình hoạt động của công ty
● Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc
của công ty, các công tác liên quan đến nhân
sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn
ngân sách
● Thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định khi
cần thiết, giám sát tiến độ công việc
Trưởng ban Nội dung ● Triển khai các nội dung,hồ sơ, giấy tờ liên
Bùi Nguyễn Phương Kha quan của sự kiện
- 72001352 ● Phân công nhiệm vụ cho các thành viên để
viết nội dung chương trình
● Tổng hợp chỉnh sửa,hoàn chỉnh các hồ sơ,
giấy tờ của ban Nội Dung
Trưởng ban Truyền ● Xây dựng chiến lược, lên ý tưởng và thông
thông điệp rõ ràng.
Quách Thị Lệ Thu - ● Lên kế hoạch và xây dựng những chiến lược
72001417 truyền thông cho sự kiện
● Tạo dựng các chuyên mục cho Fanpage,
website, trực tiếp làm ảnh cho các bài đăng
trên các chuyên mục của Fanpage
● Lên kế hoạch về chương trình văn nghệ, trò
chơi trong quá trình diễn ra sự kiện
● Phân công và quản lí các thành viên thực hiện
công việc đúng tiến độ
Trưởng ban Hậu Cần – ● Giữ vai trò chủ chốt trong việc chuẩn bị, sắp
Lễ tân xếp và tổ chức sự kiện
Hồ Thị Mỹ Phượng - ● Quản lý việc mua bán, vận chuyển sản phẩm
72001396 cùng với các hoạt động về tổ chức cũng như
lập kế hoạch cho các hoạt động
● Phân công nhiệm vụ cho các thành viên để
đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ

29
(2) Thành lập các ban chuyên môn:
Ban nội dung
 Lên toàn bộ kịch bản của chương trình
 Kịch bản Mc
 Kịch bản trình chiếu
 Kết hợp với ban Truyền thông thực hiện kịch bản video
 Biên tập lại nội dung/thông tin
Danh sách thành viên
 Lương Phương Thảo
 Bùi Nguyễn Phương Kha
 Võ Thúy Như Quỳnh
 Hoàng Thị Thương
 Nguyễn Thị Mỹ Dung
 Phạm Thị Quỳnh Trang
 Nguyễn Thị Huyền Nhi
Ban hậu cần
 Lên kế hoạch hậu cần với một bản kế hoạch chi tiết, hướng dẫn cách
nhân viên làm việc, setup chương trình một cách logic, khoa học
 Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần với số lượng chắc chắn và đảm bảo
về hiệu suất làm việc. Những người trong tổ chức hậu cần cần phải có
chuyên môn, kinh nghiệm và biết cách làm việc nhóm, xử lý tình huống
khẩn.
 Kiểm soát và kết hợp các hoạt động để tránh những sai sót không đáng
có. Lên dự tính tình huống xấu và định hướng cách xử lý
 Đón tiếp khách mời và những thành phần tham dự sự kiện.
 Chi tiêu ngân sách, các khoản phí liên quan đến sự kiện
Danh sách thành viên
 Trương Bích Trâm

30
  Cao Bảo Nhi
 Phạm Hữu Hoài Nam
 Hồ Thị Mỹ Phượng
 Lê Thị Thu Hà
 Lê Thị Thủy
 Trần Thị Linh
 Trần Thị Lệ Mi
 Nguyễn Thị Anh Thơ
Lễ tân
 Nguyễn Thị Tường Vy
 Nguyễn Thị Phương Ly
 Lê Vũ Uyên
Ban kỹ thuật
Điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, trình chiếu video sản phẩm, slide trong sự kiện.
Danh sách thành viên
 Nguyễn Khánh Ly
 Nguyễn Hoài Thương
Ban truyền thông
 Trực tiếp chịu trách nhiệm về phần nội dung cho tin bài, hình ảnh, clip.
Xây dựng chiến lược, lên ý tưởng và thông điệp rõ ràng, thông tin cần
phải mang tính chất thực tế và thiết thực.
 Lên kế hoạch và xây dựng những chiến lược truyền thông cho sự liện,
event.
 Tạo dựng các chuyên mục cho Fanpage, trực giếp làm ảnh cho các bài
đăng trên các chuyên mục của Fanpage.
 Chịu trách nhiệm thiết kế hồ sơ để kêu gọi nhà tài trợ, chịu trách nhiệm
in ấn, kỹ thuật cho chương trình, thiết kế hình ảnh, slide, chỉnhh sửa
video clip, hình ảnh, âm thanh,...
Danh sách thành viên

31
  Trần Ngọc Trúc
 Quách Thị Lệ Thu
 Lương Thị Diễm Lệ
 Trần Thị Huế

(3) Các thủ tục, văn bản hành chính trong tổ chức sự kiện:
- Tờ trình xin địa điểm
- Văn bản xin hỗ trợ thiết bị
- Mẫu biểu danh sách khách mời
(4) Các ấn phẩm:
- Poster: Poster là một công cụ giao tiếp hiệu quả hướng đến những đối tượng
người xem, khách hàng cụ thể vì những tấm Poster bắt mắt có thể hấp dẫn
người xem tham gia vào các sự kiện, tìm mua hoặc sử dụng các sản phẩm.
Chính vì những lợi ích đó, Poster được sử dụng phổ biến và đa dạng trên nhiều
lĩnh vực khác nhau. Mẫu Poster của GOZ Event lấy ý tưởng từ chủ đề Tropical
Vibes (Giai điệu nhiệt đới) với tông màu xanh làm chủ đạo.

- Backdrop: Đây là điểm nhấn cho toàn bộ sự kiện, là nơi mọi người có thể tận
dụng chụp ảnh lưu trữ lại. Bất kỳ công ty nào cũng muốn hình ảnh, thương hiệu
của mình đến với nhiều khách hàng hơn. Chính vì vậy, khi Backdrop được mọi
người yêu thích, chụp hình, những tấm hình của họ sẽ nhận được sự tương tác

32
trên các mạng xã hội. Từ đó thúc đẩy, mở rộng khách hàng của công ty và cũng
nâng tầm ảnh hưởng của công ty trên thị trường. Backdrop của GOZ Event
được thiết kế dựa trên nguồn cảm hứng từ những khu rừng nhiệt đới, với những
giai điệu của mẹ thiên nhiên. Trên nền xanh Pastel nổi bật lên hình ảnh logo của
nhà tài trợ và của đơn vị tổ chức GOZ Event.

- Thư mời: Thư mời được xem là bộ mặt của những sự kiện cũng như người tổ
chức sự kiện. Những tấm thư mời không chỉ gây ấn tượng với khách mời, mà
còn thể hiện một sự tôn trọng của người chủ sở hữu đối với họ. Với màu sắc chủ
đạo là màu xanh xá lá cây với những đường nét hoa văn tinh tế mẫu thư mời của
GOZ Event dễ dàng để lại ấn tượng trong lòng khách mời, phù hợp với chủ đề
Tropical Vibes.

33
-Thẻ đeo: Một trong những điểm để nhận diện những người trong ban tổ chức
chính là thẻ đeo. Là nơi quy tụ 26 nhân sự trẻ trung, nhiệt huyết và đầy tài năng,
sự kiện của chúng mình hứa hẹn sẽ mang đến màu sắc mới mẻ và đột phá!

(5) Địa điểm tổ chức sự kiện:

1. Trình bày địa điểm:
 sân kí túc xã trường Đại Học Tôn Đức Thắng cơ sở Nha Trang .
 sức chứa: tối đa 1000 khách/sự kiện
 Ưu điểm :
Không gian : Ngoài trời ,Sân kí túc xá rộng rãi , ít bị bó hẹp trong một phạm vi
cụ thể phù hợp với chủ đề bánh ngọt mà GOZ tổ chức , sân kí túc xá được bao
quanh bốn bên bởi bốn dãy nhà cho sinh viên ở , với thiết kế kiểu pháp mang lại
sự ngọt ngào ấm cúng phù hợp với chủ đề bánh ngọt mà GOZ muốn giới thiệu
đến khách mời .
Thuận tiện cho việc tăng giảm quy mô của sự kiện:
 Là nơi thích hợp để GOZ đưa ra các ý tưởng sáng tạo ,độc đáo do không
bị giới hạn bởi không gian hẹp, ít bị rơi vào trùng lạp về không gian cũng
như ý tưởng .
 Là trung tâm của kí túc xá dễ dàng thu hút các bạn sinh viên trong trường.
 Điều kiện an ninh tốt , có bảo vệ của nhà trường và đội an ninh của ban tổ
chức .
 Có bãi để xe rộng rãi.
 Nhược điểm:
 Chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết .
 Các điều kiện hỗ trọ khó khăn hơn ỏ hội trường như : nguồn điện , khu
vực vệ sinh ....
2. Sơ đồ địa điểm

(6) Công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện:

34
  Sau khi quyết định được địa điểm tổ chức sự kiện, concept và chủ đề của
sự kiện thì lúc này hậu cần sẽ hiện thực hoá ý tưởng, có vai trò truyền tải
chủ đề của sự kiện.
 Ban hậu cần trong tổ chức sự kiện có vai trò vô cùng quan trọng, ảnh
hưởng rất lớn đến sự kiện. Gồm các hoạt động liên quan đến chủ đề
chính, từ nhỏ đến lớn trong quá trình trước và sau sự kiện diễn ra.

Các công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện gồm:

1. Lên kế hoạch hậu cần:

Với việc lên bản kế hoạch chi tiết cho công việc hậu cần sẽ giúp các nhân viên
của ban dễ dàng thực hiện công việc, là kim chỉ nam xác định hướng đi rõ ràng
để nhân sự làm việc logic và khoa học tránh gây lộn xộn, bối rối trong quá trình
chuẩn bị cho sự kiện.
Điều này đặc biệt quan trọng với những người lần đầu tổ chức sự kiện như tụi
em, chưa có nhiều kinh nghiệm và dễ lạc lõng trong đống công việc cần phải
làm cho việc tổ chức một sự kiện.
2. Lên kế hoạch về các cung ứng dịch vụ:
Lên danh sách kiểm tra các trang- thiết bị mượn để tổ chức sự
kiện.
Bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lại thiết bị để hoàn trả cho
nhà trường.
3. Lựa chọn và đàm phán với các nhà cung ứng dịch vụ:
Gửi đơn xin mượn trang- thiết bị từ nhà trường

 Phân loại theo dịch vụ trong tổ chức sự kiện:

Nhà cung ứng địa điểm, ánh sáng, âm thanh: Trường đại học Tôn Đức Thắng cơ
sở Nha Trang
Nhà cung ứng vật dụng trưng bày: Le Café, T&T Bakery.

35
 4. Chuẩn bị nhân sự

Chọn lựa nhân sự để phù hợp với các hoạt động trong quá trình diễn ra sự kiện
như:
MC (Master of Ceremonies): dẫn chương trình
Ca sĩ, nhóm nhảy: thực hiện các tiết mục văn nghệ của chương trình
Tiếp tân tại bàn: xác nhận khách mời, ghi nhận đơn hàng,…
Lễ tân: đón khách mời, hướng dẫn khách mời,…
Chỉnh máy móc, phầm mềm
5. Chuẩn bị dụng cụ:
Chuẩn bị nước, khăn giấy lạnh và khô cho BTC, thầy cô và khách
mời có nhu cầu.
Chuẩn bị các trang thiết bị để bảo quản sẩn phẩm
Chuẩn bị các dụng cụ tổ chức mini game cho chương trình trở nên
sôi động hơn: giấy A4, bút lông, giấy note.
Chuẩn bị các vật dụng trang trí: Bong bóng, Backdrop, đèn, standee,
…

6. Trang trí:

Phần này vô cùng quan trọng trong công tác hậu cần, sẽ quyết định phần thành
bại của sự kiện. Ở phần trang trí cũng tạo nên sự khác biệt giữa các công ty tổ
chức sự kiện, tạo ấn tượng với khách hàng cũng như khách mời tham dự.
Việc trang trí cho sự kiện là việc hiện thực hoá ý tưởng của công ty, biến ý
tưởng thành sự kiện thực tế. Gồm các công việc sau:
Trang trí sân khấu: với chủ đề “TROPICAL VIBES”, sân khấu sẽ lấy
màu chủ đạo là xanh lá, vàng, trắng. Với những vật dụng trang trí mang
hướng thanh lịch, tươi mát của xanh lá và xen phần ấm áp của những ánh
đèn vàng. Sắp xếp vị trí các trang thiết bị, bố trí các vật dụng trang trí
theo đúng sơ đồ đã vẽ.
Trang trí bàn trưng bày sản phẩm
Trang trí bàn tiếp tân

36
 Khu check – in, chụp hình
Biểu tượng hướng dẫn xung quanh địa điểm tổ chức
Sắp xếp bàn ghế cho khách mời

7. Chuẩn bị quà tặng

Cho công ty tài trợ, lãnh đạo trường, giảng viên giảng dạy, khách mời tham gia
(qua các mini game):
Chuẩn bị hoa tặng thầy cô và nhà tài trợ: 3 bó
Vé xem phim tại rạp Beta Cinema
Ngoài ra còn có cái phần thưởng đặc biệt khác: sản phẩm của công ty tài
trợ (bánh ngọt, cà phê gói,…)
8. Theo dõi và điều chỉnh các tiết mục để đúng với kịch bản:
Điều chỉnh các kỹ thuật phần mềm
Chỉnh sửa trình chiếu các video sản phẩm, logo công ty, tiết mục văn
nghệ
Theo dõi quá trình diễn ra của các tiết mục văn nghệ cũng như khắc phục
sự cố về âm thanh, hình ảnh…
9. Dọn dẹp:
Dọn dẹp địa điểm tổ chức
Kiểm tra và trả lại các thiết bị, đạo cụ cho các nhà cung ứng, thanh toán
các khoản còn lại
Dọn dẹp vệ sinh sau khi kết thúc sự kiện.

Như đã nói ở trên công tác hậu cần có vai trò vô cùng lớn trong quá trình tổ
chức, thực hiện sự kiện, đòi hỏi nhiều kĩ năng của các nhân sự trong ban. Để sự
kiện diễn ra suôn sẻ thì ban hậu cần cần có những kế hoạch cụ thể và logic cho
các nhân sự dễ dàng thục hiện công tác hậu cần.

37
(7) Dự tính sự cố và hướng xử lý trong sự kiện:
Sự cố về nhân lực: Xuất phát từ nhân sự tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến
tiến độ việc tổ chức sự kiện, cụ thể là ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả mọi khâu
chuẩn bị và tiến hành của event bởi vì từng công đoạn trong event đều được
hoàn thành dưới sự tác động của con người. Một sự kiện diễn ra thành công có
sự tham gia của một tập thể rất nhiều người cùng góp công sức, giống như
những chiếc mắt xích nối liền với nhau, và một khi một mắt xích trong số đó
hỏng thì cả quy trình đương nhiên sẽ bị gián đoạn.

Giải pháp:Đầu tiên nhóm tưởng điểm danh thành viên đầu buổi event ,nếu thấy
số lượng chưa đủ phải dự trù hoặc tìm kiếm số lượng thành viên trước buổi
event 30 phút để mọi việc diễn ra suôn sẻ như trong bảng kế hoạch.

Sự phân bổ thời gian không hợp lý: Điển hình là tình trạng thời gian chuẩn bị
ý tưởng quá dài, thời gian triển khai quá ngắn. Hoặc thời gian dự trù cho từng
phần trong bản kế hoạch bị lệch quá nhiều so với thời gian diễn ra sự kiện trong
thực tế.

Giải pháp :Nếu tình trạng thời gian chuẩn bị ý tưởng quá dài, thời gian triển
khai quá ngắn thì ta xử lí kéo dài chương trình bằng những tiết mục văn nghệ
hay trò chơi .Còn nếu thời gian bị lệch quá nhiều so với thời gian diễn ra sự
kiện trong thực tế thì ta rút gọn mỗi phần chương một ít nhưng không có nghĩa
lược bỏ chúng.

Sự cố về tài chính: nếu không tính toán và chắc chắn về số lượng người tham
dự thì sẽ dẫn đến lỗ vốn vì chi phí bỏ ra cao nhưng khách mời ít tham dự hoặc
không có người tham dự. Dẫn đến công ty sẽ bị lỗ vốn nặng.

Giải pháp:Mỗi chi phí cần phải ghi lại do thủ quỹ thực hiện .Trước khi tổ chức
sự kiện nên có quỹ dự phòng vì trong khi sự kiện có thể sẽ có những pháp sinh
mà người thực hiện không lường trước.

Sự cốvề thiết bị kỹ thuật: Có rất nhiều trường hợp khi chương trình chuẩn bị
diễn ra thì bị hư hỏng về các trang thiết bị.

Giair pháp:Cần kiểm tra thật kỹ và có các thiết bị dự phòng để phòng tránh các
trường hợp xấu xảy ra.

Sự cố về thời tiết: thời tiết mưa nắng bất thường luôn là nỗi lo lắng của các đơn
vị tổ chức sự kiện ngoài trời.

Giải pháp :Sẽ không thừa nếu bạn chuẩn bị thêm ô dù, áo mưa, bọc thiết bị,…
để phòng khi trời mưa gió.

38
Sự cố về phân bố thời gian: phần giới thiệu quá dài, phần diễn giải quá ngắn,
trao quà gấp gáp,… đều có thể xảy ra nếu bạn không tính toán kỹ thời lượng của
chương trình. Với các đơn vị không chuyên, tình trạng này xảy ra rất thường
xuaayên và khiến chương trình phải chạy đua với thời gian để hoàn thành.

Giải pháp: Phần quan trọng trong khung chương trình không bỏ qua mà lược
bỏ những phần không nhất thiết phải có trong khung chương trình.

Nguy cơ xảy ra cháy nổ:Cháy nổ không phải là điều mà ai cũng tưởng tượng
sẽ xảy ra ở sự kiện.
Giải pháp: Đầu tiên, bạn cần phải nắm được mọi rủi ro về cháy lửa để có thể
liệt kê mọi phương án phòng tránh. Thứ hai, đảm bảo rằng các thiết bị phòng
chống cháy nổ được chuẩn bị ở khắp mọi nơi nghi ngờ có khả năng xảy ra cháy
nổ hoặc những nơi có thể dễ dàng tiếp cận ở sự kiện. Chúng có thể dập tắt ngay
một vụ chập cháy nhỏ xảy ra ở khu sân khấu, hay khu vực nhà bạt nơi diễn ra
các hoạt động trải nghiệm nhãn hàng…nó có thể ngăn khói lan rộng khắp sự
kiện. Cuối cùng, hãy chắc chắn về việc bạn đã liên hệ với đội phòng cháy chữa
cháy trong khu vực đề phòng trường hợp cấp bách họ có thể nắm được địa hình
và kịp thời tiếp cận.
An toàn thực phẩm:Bạn không cần phải trực tiếp kiểm soát toàn bộ thực phẩm
tại sự kiện, nhưng bạn phải chắc chắn về nguồn cung thực phẩm, quá trình abảo
quản và chế biến thực ra sao.
Giải pháp:Tìm các nhà cung cấp đáng tin cậy và đáp ứng nhu cầu an toàn thực
phẩm.
Hành vi gây hấn thụ động:Những hành vi bạo lực cũng là một vấn đề mà
người làm sự kiện cần phải tính toán đến không chỉ vì bản thân họ, mà còn đảm
bảo an toàn cho toàn bộ thành viên trong nhóm. Những hành vi ấy có thể đến từ
những cổ động viên quá khích tại sự kiện hay nguy hiểm nhất là có ai đó cố ý
lắp đặt các thiết bị với các ý đồ xấu.
Giải pháp:Để có thể đối phó với những tình huống như vậy, bạn cần phải:
– Hỏi sự giúp đỡ của một vài chuyên gia về các khu vực có thể xảy ra nguy
hiểm và đưa ra những biện pháp an toàn phù hợp
– Đảm bảo bạn có đầy đủ đội ngũ bảo vê – an ninh tại sự kiện
– Hướng dẫn nhân viên của bạn cần phải làm gì trong trường hợp xảy ra nguy
hiểm.
(8) Các yếu tố chính trong quá trình diễn ra sự kiện:
1. Không gian thực hiện sự kiện:
 Địa điểm tổ chức sự kiện
 Âm thanh, ánh sáng

39
  Sân khấu
2. Người dẫn chương trình
 Người dẫn chương trình: cần phải hiểu và nắm rõ mục đích, chủ
đề, đối tượng khách mời tham gia sự kiện. Cần có sự thảo luận,
thống nhất về kịch bản,
nội dung, lời nói… giữa nhà tổ chức sự kiện và người dẫn chương
trình không nên chủ quan dựa vào kinh nghiệm, khả năng của
người dẫn chương trình.
3. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu
 Đạo diễn : cần phải lên kịch bản, khi có trong tay 1 kịch bản như
mong muốn, đáp ứng được yêu cầu đề ra để phục vụ công việc diễn
ra sự kiện.
Các công việc đạo diễn cần làm:
 Xử lí kịch bản
 Lên chủ đề, ý tưởng cho sự kiện
 Tìm bố cục, vị trí của sân khấu

 Dà n dự ng sâ n khấ u cầ n thự c hiện cô ng việc sau:

 Hướ ng dẫ n từ ng ngườ i lên sâ n khấ u theo
đú ng font chương trình
 Là m việc vớ i bên trang trí, phố i cả nh
 Là m việc vớ i bên nhạ c nền
 Là m việc vớ i tổ kỹ thuậ t về á nh sá ng, tiếng
độ ng cho sâ n khấ u
Tổ chứ c sơ duyệt, tổ ng duyệt và cô ng diễn.

40