4.

Phương thức gửi / nhận báo cáo

Báo cáo được thể hiện dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử. Tùy theo điều
kiện thực tế và yêu cầu của cơ quan ban hành chế độ báo cáo, báo cáo được gửi đến cơ
quan nhận báo cáo bằng một trong các phương thức sau:
a) Gửi trực tiếp;
b) Gửi qua dịch vụ bưu chính;
c) Gửi qua Fax;
d) Gửi qua hệ thống thư điện tử;
đ) Gửi qua hệ thống phần mềm thông tin báo cáo chuyên dùng.
e) Các phương thức khác theo quy định của pháp luật.
5.Thời hạn gửi báo cáo
Đối với báo cáo đột xuất, thời gian chốt số liệu và thời hạn gửi báo cáo thực hiện theo
yêu cầu của cơ quan ban hành chế độ báo cáo.
6.Lưu ý
- Theo đó, thời hạn gửi báo cáo được xác định căn cứ vào đối tượng thực hiện báo cáo,
nội dung báo cáo và thời điểm kết thúc việc lấy số liệu báo cáo.
- Tuy nhiên phải bảo đảm thời gian không ít hơn 01 ngày làm việc tính từ thời điểm
kết thúc việc lấy số liệu báo cáo đến thời hạn gửi báo cáo hoặc ước tính thời gian từ
khi nhận được báo cáo để tổng hợp đến thời gian hoàn thành báo cáo và gửi đi.
-Đáng lưu ý là báo cáo cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý nhưng báo cáo
chính là sự tự phản ánh của chính cơ quan ban hành báo cáo.
7.Về nội dung
- Bố cục của báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng;
- Thông tin chính xác, đầy đủ không thêm hay bớt thông tin;
- Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác; Với tính chất mô tả nhằm mục đích
cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền ra quyết định, báo cáo cần phải đúng với
thực tế. Điều đó có nghĩa, thực tế như thế nào thì viết như thế ấy, không thêm thắt, suy
diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa
vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.
- Báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể; Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và
người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý, vì
vậy, không được viết chung chung, tràn lan hay vụn vặt mà phải cụ thể và có trọng tâm,
xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận
báo cáo.
- Nhận định đúng những ưu điểm và hạn chế diễn ra trong thực tế
- Xác định đúng nguyên nhân của những thành công và nguyên nhân của những hạn chế
đối với vấn đề cần báo cáo;
- Chỉ ra những bài học kinh nghiệm xác đáng, không chung chung;
- Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới một cách mạch lạc và có căn cứ,
phù hợp với điều kiện thời gian và nguồn lực thực tế, có tính khả thi cao.
8.Cách thức soạn thảo
-Quốc hiệu, tiêu ngữ: Được đặt trên góc phải của báo cáo.
-Tên đơn vị thực hiện và gửi báo cáo: Cần xác định rõ đối tượng thực hiện báo cáo (bao
gồm cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức, cá nhân). Được đặt trên góc trái của báo cáo,
đối xứng với quốc hiệu và tiêu ngữ.
-Số, ký hiệu: Được đặt bên dưới tên đơn vị thực hiện báo cáo.- VD: Số: 01/BC-UBND
-Địa điểm, ngày thực hiện: Được đặt dưới tiêu ngữ của báo cáo.
-Tiêu đề : Tiêu đề phải ngắn gọn và nêu rõ vấn đề chính của báo cáo.Được đặt giữa văn
bản
- Đối tượng nhận: Cần xác định rõ đối tượng nhận báo cáo (bao gồm cơ quan hành
chính nhà nước, tổ chức, cá nhân).
Nội dung
a. Giới thiệu vấn đề đột xuất cần báo cáo.
b. Tóm tắt tình hình xảy ra vụ việc (trả lời các câu hỏi: vụ việc xảy ra khi nào? ở đâu?
Hoặc xảy ra đối với ai?).
c. Nguyên nhân phát sinh vụ việc (trả lời câu hỏi: tại sao xảy ra vụ việc? Mức độ thiệt hại
hay hậu quả bước đầu?).
d. Biện pháp xử lí.
e. Kết quả xử lí.
f. Kiến nghị giải quyết (hoặc ý kiến đề xuất)
-Chức vụ, chữ ký người có thẩm quyền: Cần ghi rõ nơi nhận (đối tượng nhận báo cáo
có thể là cá nhận, tổ chức, cơ quan hành chính nhà nước, đề cặp rõ chức vụ của cá nhận
nhận báo cáo).
-Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Thường được đóng dấu chèn lên trên hoặc bên
dưới chữ ký của người có thẩm quyền.