‫خطة االتصاالت‬

‫مقدمة‬

‫التواصل المستمر يعزز التفاهم ويحافظ" على الدعم ؛ حيث تساعد خطة االتصاالت في تعزيز الشراكات من خالل‬
‫تمكين أصحاب العالقة من تبادل االهتمامات واألفكار‪ ،‬وهذا النوع من جهود االتصاالت يتطلب التخطيط وتحديد"‬
‫من يحتاج الى المعلومات ‪ ،‬واستمرار االتصال وتحديد وسائله ‪ ،‬ولتحديد وتلبية احتياجات االتصال يجب وضع‬
‫خطة اتصاالت في وقت مبكر من خالل األطراف" المسؤولة عن توفير" المعلومات وتوحيدها ونشرها ‪ ،‬ويجب‬
‫متابعة قياس جهود االتصاالت التي تدعم البرنامج لتحقيق النجاح المستمر ‪.‬‬

‫التعريفات‬
‫ألغراض تطبيق" هذه السياسة يقصد بالكلمات والمصطلحات الواردة أدناه‪- ،‬أينما وردت في هذه الوثيقة ‪ -‬المعاني الموضحة أمام كل‬
‫منها‪ ،‬ما لم يقتض سياق النص خالف ذلك‪:‬‬

‫الهيئة‪ :‬الهيئة العامة على أموال القاصرين ومن في حكمهم‪.‬‬

‫األهداف‬
‫تم تنظيم" خطة اتصاالت لضمان تبادل المعلومات بين المشاركين في البرنامج واألطراف" المعنية باألضافة‬
‫الي ‪:‬‬
‫‪ ‬تعتمد حوكمة البيانات على التواصل المستمر والموثوق لتكوين خارطة تغيير فعالة‪.‬‬
‫‪ ‬معرفة المشاركين بحالة البرنامج والمبادرات" المخطط لها وتحديد" مسؤولياتهم بما في ذلك بنود العمل‬
‫الرئيسية أو القرارات الصادرة منهم أو األنشطة الموكلة إليهم ‪.‬‬
‫‪ ‬ضمان التعاون والشفافية بين المشاركين من جميع المستويات االدارية ‪.‬‬
‫‪ ‬قيام مكتب ادارة البيانات بمراقبة االتصاالت لضمان تلقي المعلومات وفهمها من أجل تجنب مشكالت عدم‬
‫وضوح المعلومات ‪.‬‬
‫‪ ‬تذكير أصحاب العالقة بقيمة وفوائد" برنامج إدارة البيانات ‪.‬‬
‫‪ ‬إظهار التقدم واالحتفال بالنجاحات أمر حيوي لكسب الدعم المستمر لهذا الجهد ‪.‬‬

‫‪1‬‬ ‫مكتب إدارة البيانات‬

 ‫سياسة البيانات المفتوحة‬

‫الجمهور المستهدف ‪:‬‬

‫يجب أن يتضمن تخطيط االتصاالت تحليال ألصحاب العالقة للمساعدة في تحديد الجمهور‬
‫المستهدف الذي سيشارك في التطوير" ‪ ،‬يمكن بعد ذلك تصميم المحتوى بأهداف مترابطة‬
‫وتفاصيل مناسبة تلبي احتياجات أصحاب العالقة ‪.‬‬
‫خطة االتصاالت موجهة للمشاركين الرئيسيين في برنامج حوكمة البيانات بما في ذلك ‪:‬‬
‫لجنة إدارة البيانات وحوكمتها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مكتب إدارة البيانات و المسؤلين داخله ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫فريق االعمال من مختصي و ممثلي بيانات األعمال ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الفريق التقني من ادارة تقنية المعلومات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫فرق العمل المساندة ( المستشار القانوني ) ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫شعبة أدارة المشاريع ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫طرق االتصال‬
‫تستخدم خطة االتصال أساليب وقنوات اتصال متعددة لضمان نشر الرسائل وإتاحتها لالفراد" و المجموعات المعنية‬
‫تنسيق المحتوى بما في ذلك مستندات النصوص أو جداول البيانات والعروض التقديمية‪.‬‬
‫يتم توزيع" االتصاالت عبر قنوات متعددة ‪ ،‬على سبيل المثال ال الحصر ‪:‬‬
‫بوابة الهيئة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫البريد اإللكتروني" ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االجتماعات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ورش عمل أو عروض تقديمية أخرى ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪2‬‬ ‫مكتب إدارة البيانات‬

 ‫سياسة البيانات المفتوحة‬

‫جدول خطة التواصل‪#‬‬

‫خطة االتصال تهدف إلى أن تكون إطارًا مرنًا ومستم ًرا" لتسهيل الوعي والمشاركة في برنامج وعي و تغيير‬
‫مستمر ؛ لذلك من المتوقع أن تضاف آليات اتصال بشكل مستمر حيث يجب تحديث خطط االتصال فيتم تعيين‬
‫موظفين جدد ويغير الموظفون الحاليون أدوارهم مع حدوث التغييرات ‪ ،‬يوضح الجدول التالي خطة التواصل ‪:‬‬

‫‪3‬‬ ‫مكتب إدارة البيانات‬

‫أدوات أالتصال‪/‬وثائق الالمسؤول عن االتصالأليات التغذية الراجعة‬ ‫الوقت‪/‬التردد‪/‬الموقع‬ ‫الجمهور المستهدف أهداف االتصال‬ ‫الرسالة‪/‬الحدث‬
‫مناقشة مباشرة‬ ‫أجتماع ‪/‬تقرير الوضع رئيس اللجنة‪/‬‬ ‫معرفة أعضاء‬ ‫اجتماع لجنة إدارة البيانات أعضاء اللجنة‬
‫محضر االجتماع‬ ‫رئيس الهيئة‬ ‫الحالي‬ ‫اللجنة بالوضع‬ ‫وحوكمتها‬
‫الحالي و‬
‫حل المشكالت ‪ .‬شهري‬

‫اجتماع ‪/‬تقرير الوضع رئيس اللجنة‪/‬مدير مناقشة مباشرة‬ ‫شهري‬ ‫معرفة أعضاء‬ ‫أعضاء اللجنة‬ ‫اجتماع اللجنة التنفيذية‬
‫مكتب ادارة البيانات محضر االجتماع‬ ‫الحالي‬ ‫اللجنة بالوضع‬
‫الحالي و‬
‫المساعدة في حل‬
‫المشكالت ‪.‬‬

‫مناقشة مباشرة‬ ‫أجتماع ‪/‬تقرير الوضع مدير مكتب التحول‬ ‫شهري‬ ‫مكتب التحول الرقمي دراسة الوضع‬ ‫االجتماع التنسيقي مع‬
‫محضر االجتماع‬ ‫الرقمي"‬ ‫الحالي‬ ‫الحالي وتحديثه‬
‫مع مكتب أداره البيانات‬ ‫التحول الرقمي‬
‫وحل المشكالت ‪.‬‬

‫مناقشة مباشرة‬ ‫مدير مكتب ادارة‬ ‫أجتماع ‪ /‬مؤشرات‬ ‫أسبوعي‬‫جميع موظفين مكتب تحديد المخاطر‬ ‫اجتماع اسبوعي مكتب‬
‫محضر االجتماع‬ ‫البيانات‬ ‫القياس‬ ‫و المشكالت‬ ‫ادارة البيانات‬ ‫اداره البيانات‬
‫و معالجتها‬
‫‪ /‬مراجعة خطة‬
‫التدريب ‪.‬‬
‫استبيان عن طريق‬ ‫مدير مكتب ادارة‬ ‫بريد الكتروني"‬ ‫جمع أصحاب العالقة تحديث األعمال شهري‬ ‫تحديث شهري‬

‫‪4‬‬ ‫مكتب إدارة البيانات‬

 ‫سياسة البيانات المفتوحة‬

‫البوابة‬ ‫البيانات‬ ‫المكتملة وقياس‬

‫درجة النضج ‪.‬‬

‫عمل استطالع" رأي‬ ‫مدير مكتب ادارة‬ ‫عند االعتماد او التعديل البريد اإللكتروني"‬ ‫ضمان نشر‬ ‫الجميع‬ ‫نشر السياسات‬
‫البيانات‬ ‫بوابة الويب‬ ‫السياسات‬
‫المعتمدة‬
‫وإتاحتها ‪.‬‬
‫مكتب ادارة‬ ‫ورش العمل ؛‬ ‫حسب االحتياج‬ ‫توفير" المواد‬ ‫فئات مختلفة‬ ‫التدريب‬
‫البيانات مع ممثلي‬ ‫مواد التعلم‬ ‫التعليمية و‬
‫األعمال‬ ‫اإللكتروني"‬ ‫التدريبية‬

‫عمل استطالع" رأي‬ ‫مدير مكتب ادارة‬ ‫عند االعتماد او التعديل البريد اإللكتروني"‬ ‫ضمان اتاحة‬ ‫جميع أصحاب‬ ‫نشر تعديالت في نموذج‬
‫البيانات‬ ‫بوابة الويب‬ ‫االجراءات‬ ‫العالقة‬ ‫التشغيل‬
‫المعتمدة‬
‫نتيجة التقرير‬ ‫مدير مكتب ادارة‬ ‫نماذج الكترونية‬ ‫سنوي‬ ‫تحديث الحالة‬ ‫مكتب البيانات‬ ‫تقارير االمتثال‬
‫البيانات‬ ‫الوطني‬

‫‪5‬‬ ‫مكتب إدارة البيانات‬

 ‫سياسة البيانات المفتوحة‬

‫‪6‬‬ ‫مكتب إدارة البيانات‬