Pivottabeller

Del 1

Dan-Rune Hanssen
 Innehållsförteckning

Vad använder jag en pivottabell till? .................................................................. 3

Hur skapar jag en pivottabell? .......................................................................... 4
Gör så här för att skapa en Pivottabell ............................................................... 4
Beräkning av medellön .................................................................................... 7
Formatera pivotabellen .................................................................................... 7
Byt fält i Pivottabellen ..................................................................................... 8
Pivotera tabellen............................................................................................. 9
Visa detaljinformation...................................................................................... 9
Dölj vissa fält ............................................................................................... 10
Använda sidfält ............................................................................................ 11
Använd flera sidfält ....................................................................................... 12
Ändra Pivottabellens inställningar.................................................................... 13
Formatalternativ ........................................................................................... 14
Källdataalternativ.......................................................................................... 15
Externa data ................................................................................................ 15
Gruppering .................................................................................................. 16
Gruppering av fält......................................................................................... 16
Gruppering av element i ett fält ...................................................................... 19
Gruppering på datumfält ................................................................................ 21
Gruppering på klockslag ................................................................................ 23

2
En introduktion i Pivottabeller
Vad använder jag en pivottabell till?

När du behöver analysera stora datamängder som finns i en Excellista, Accessdatabas

eller annan extern datakälla använder du lämpligast en Pivottabell. Det är ett mycket
kraftfullt och flexibelt verktyg som på ett enkelt och interaktivt sätt kan göra stora
datamängder överskådliga.
Ordet Pivot betyder på engelska ”Rotera” så man skulle kunna kalle det för en
Roteringstabell istället.
I Exemplet nedan visas hur man kan summera en hel lista och visa resultatet på ett
pedagogiskt sätt. Man kan också i nästa steg visa denna information i form av ett s.k.
Pivotdiagram.
OBS! Bilderna i denna artikel är från Excel XP.

En-dimensionell pivottabell

Två-dimensionell pivottabell

3
Hur skapar jag en pivottabell?
För att kunna skapa en pivottabell krävs att du har data lagrade i tabellform, antingen i
ett kalkylblad eller externt. Samtliga fältnamn måste vara unika. I denna artikel kommer
vi att analysera löner och ta fram önskad lönestatistik. Tabellstrukturen ser ut så här:
TNS Personnr Ålder Kön Avdelning Region Efternamn Förnamn Lön
32141 6206232109 40 Kvinna Marknadsföring Nord Abrahamsson Edna 35 000
36521 7109101078 31 Man Redovisning Väst Abrahamsson Staffan 33 350
32140 5005301058 52 Man Teknik och konstruktion Mitt Adolfsson Anders 26 000
98740 4508100819 57 Man F&U Syd Ahlner Claes 19 500
12321 6406161161 38 Kvinna Utbildning Mitt Ahlner Anette 37 000
45631 5803057894 44 Man Redovisning Syd Ahlström Mats 31 000
12321 6901302678 33 Man Marknadsföring Nord Ahlström Georgios 41 000
98740 4707199836 55 Man Administration Nord Albertsson Gert 18 150
32140 4801105010 54 Man Utbildning Mitt Albertsson Sverker 21 000

Gör så här för att skapa en Pivottabell

1. Placera markören var som helst i tabellen
2. Klicka på menyn Data ! Rapport för Pivottabell och Pivotdiagram

4
3. Vi väljer Microsoft Excel-lista eller –databas. Klicka på Nästa

4. Tabellen markeras. Klicka på nästa

5. Välj På nytt kalkylblad och klicka på Slutför

6. Kalkylbladet visas på nedanstående sätt.

7. I rutan dataelement placerar du det fält i tabellen som ska analyseras. Det ska
vara ett numeriskt fält
8. I rutan Radfält visar du det fält som ska visas radvis
9. I rutan Kolumnfält visar du det fält som ska visas kolumnvis

5
 10. Nu ska du placera ut fältnamnen i Pivottabellen. Börja med det fält som ska
analyseras. I detta fallet är det fältet Lön. Dra och släpp det i Dataområdet.

11. Den totala lönesumman visas

12. Dra sedan fältnamnet Avdelning från Fältlistan till Radfältet. (Rutan under Summa
av lön)

13. Dra sedan fältet Kön från Fältlistan till Kolumnfältet (Rutan till höger om Summa
av Lön)

6
Beräkning av medellön
När du drar ett fält med numeriskt innehåll till Dataområdet får det som standard
funktionen Summa. Om fältet innehåller text får det som standard funktionen Antal.
Gör så här för att ändra till funktionen Medel:
1. Dubbelklicka på knappen Summa av Lön
2. Följande dialogruta visas

3. Klicka på Medel

Formatera pivottabellen
Eftersom en medelfunktion baseras på en division kommer den att generera en massa
decimaler. Gör så här för att formatera pivottabellen.
4. Klicka på knappen Tal i ovanstående dialogruta

7
 5. Välj Kategori Valuta, sätt antalet decimaler till 0. Resultatet blir följande:

Byt fält i Pivottabellen

Att byta fält i Pivottabellen för att visa informationen med en annan struktur är väldigt
enkelt. Ta den fältknäpp du vill byta ut och dra den ur pivottabellen. En symbol med ett
kryss visas.

Dra sedan det nya fältet till den plats där du önskar.

8
Pivotera tabellen
Att pivotera (rotera) en pivottabell för att ändra strukturen gör du genom att dra radfältet
till kolumnfältet och vice versa.

Resultatet kan bli på följande sätt:

Informationen visas nu i omvänd ordning.

Visa detaljinformation
Om du tycker att vissa siffror är extra intressanta och vill se detaljerad information om
dessa kan du göra på följande sätt:
Markera den cell du vill analysera:

Klicka på knappen Visa Detalj i verktygsfältet Pivottabell. OBS! Du kan också dubbelklicka
i cellen.

9
Resultatet visas på ett separat kalkylblad

Dölj vissa fält

Om du vill dölja vissa element i kolumnen så klickar du på pilen längst till höger
fältknappen och bockar av det fält du vill dölja. Klicka på OK

10
Resultatet blir följande:

Använda sidfält
Ett sidfält använder du när du vill göra ytterligare urval i en pivottabell, men bibehålla
överskådligheten. Dra en fältetikett till sidfältet

11
Klicka på pilen och välj vilket element du vill titta på. Klicka på OK

Resultatet blir följande:

Använd flera sidfält

Om du bara vill behöver ta fram ett enstaka värde baserat på flera olika kriterier i fälten
kan du lägga upp samtliga fältnamn som sidfält

12
Ändra Pivottabellens inställningar
Pivottabeller är skapade objekt. Till skillnad från kalkylblad så skapas pivottabellens rader
och kolumner genom olika ingrepp från användaren. Dialogrutan Alternativ innehåller en
mängd möjligheter att ändra inställningarna. Du kan spara mycket tid om du lär dig vilka
möjligheter som finns.
För att ta fram dialogrutan Alternativ, klicka på knappen Pivottabell i verktygsfältet
Pivottabell:

Följande meny visas:

Klicka på Tabellalternativ. Följande dialogruta visas:

13
Standardinställningarna för Format och dataalternativ i pivottabellen visas i bilden ovan.
Formatalternativ
Alternativ
Namn
Summering av kolumner
Summering av rader
Autoformatera tabell
Delsumma av dolda element
Kombinera etiketter
Bevara formateringen
Upprepa elementetiketter på
varje utskriven sida
Märk totalvärden med *
Sidlayout
Fält per kolumn
För felvärden, visa:
För tomma celler, visa:
Ange utskriftsrubriker
14
Beskrivning
Pivottabellens namn. Standard är Pivottabell n
Visar en summering av kolumnerna under pivottabellen.
Visar en summering av raderna till höger om pivottabellen.
Kopplar en autoformatering till tabellen.
Inkluderar dolda element från sidfälten i delsummorna.
Sammanfogar cellerna för kolumn- och radetiketter för att
göra tabellen mer kompakt och överskådlig.
Bibehåller formatering när tabellen uppdateras.
Infogar utskriftsrubriker
Visar en asterisk (*) vid delsummor och totaler för att visa
att de innehåller dolda element. Fungerar bara på
pivottabeller baserade på OLAP-källa.
Sidordning när bredden på pivottabellen blir större än en
sida.
Antal sidfält som ska visas innan Excel påbörjar en ny rad
(eller kolumn) av sidfält.
Anger vad som ska visas i en cell om ett felvärde uppstår.
Detta inkluderar även #Division/0
Anger vad som ska visas i en cell om en cell är tom
Används för att sätta kolumnrubriker som visas på varje
utskriven sida av en rapport.
Källdataalternativ
Alternativ Beskrivning
Spara data med Innebär att tabellen uppdateras snabbare
tabellayout
Aktivera nedbrytning till Tillåter nedbrytning av individuella element i dataområdet.
detaljer
Uppdatera när filen Uppdaterar data varje gång filen som innehåller databasen
öppnas öppnas.
Uppdatera varje x minut Anger hur ofta en data ska uppdateras.

Externa data
Spara lösenord Sparar lösenordet för den externa databasen i arbetsboken
Bakgrundsfråga Kör den externa databasfrågan i bakgrunden så att du kan
arbeta under uppdateringen av data.
Optimera minnet Reducerar mängden minne som används under uppdatering

15
Gruppering
En gruppering i en pivottabell kan delas i två olika typer. Antingen grupperar man fälten
eller så grupperar man elementen i en ett fält. När du grupperar fälten slår du samman
flera fält till ett enda med ett nytt namn. Att gruppera elementen i ett fält betyder att du
beroende på vad fältet innehåller för typ av information kan dela upp denna i mer
överskådliga små delar.

Gruppering av fält
I exemplet ska vi presentera medellönerna för de olika avdelningarna. Tre avdelningar
sysslar med likartad verksamhet och vi ska därför slå ihop de tre avdelningarna F & U,
Ingenjör samt Teknik och konstruktion.

Markera först fältet F & U, håll därefter ned Ctrl-tangenten och markera fälten Ingenjör
och Teknik och konstruktion.
Högerklicka i någon av de markerade cellerna. Följande snabbmeny visas:

Välj Gruppera och visa detaljer ! Gruppera

16
En ny avdelning med namnet Avdelning2 samt en ny Grupp har skapats. Vi döper om den
nya gruppen till Data samt tar bort den ursprungliga Avdelningen ur pivottabellen.

17
Resultatet blir då på följande sätt:

18
Gruppering av element i ett fält
Om ett fält innehåller numeriska data; Datum, Klockslag, Ålder etc kan du välja att dela
upp dessa olika element i mindre enheter. I det första exemplet ska vi dela upp de
anställda i olika åldersgrupper. Utgångsläget ser ut på följande sätt:

Högerklicka varsomhelst i fältet Ålder. Följande snabbmeny visas:

Välj Gruppera och visa detaljer ! Gruppera

19
Följande dialogruta visas:

Vi ändrar intervallet till 5 och klickar OK. Resultatet blir på följande sätt:

Vi får en uppdelning på 5-års intervaller och tabellen blir lätt att analysera.

20
Gruppering på datumfält
Om ett fält innehåller datum med giltigt datumformat så kan du göra en detaljerad
gruppering på dessa. Pivottabellen ser på följande sätt:

Högerklicka varsomhelst i fältet Datum. Följande snabbmeny visas:

21
Välj Gruppera och visa detaljer ! Gruppera
Följande dialogruta visas:

Vi väljer Kvartal och År. (Om vi utelämnar År grupperas kvartalen oavsett år så om du har
data över flera år måste du ta med År.)
Resultatet blir följande:

22
Gruppering på klockslag
Om du i datumfältet även angett klockslag för exempelvis en försäljningshändelse kan du
visa vid vilka klockslag försäljning går bäst.
Högerklicka varsomhelst i fältet Datum. Följande snabbmeny visas:

Välj Gruppera och visa detaljer ! Gruppera

Följande dialogruta visas:

Välj timmar och klicka på OK. Resultatet blir följande:

23
24