‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬

‫مقيد داخلي‬
‫قائمة المحتويات‬

‫الباب األول‪ :‬مقدمة الدليل ‪4 .................................................................................‬‬

‫الباب الثاني‪ :‬الخدمات اإلدارية ‪11 ...........................................................................‬‬

‫الفصل األول‪ :‬االستقبال واالستعالمات ‪11 ........................................................‬‬

‫الفصل الثاني‪ :‬تشغيل واستخدام السيارات‪14 .....................................................‬‬

‫الفصل الثالث‪ :‬المساندة اإلدارية‪19 ..................................................................‬‬

‫الفصل الرابع‪ :‬طلب القرطاسية وصرفها ومتابعة مخزونها ‪21 ....................................‬‬

‫الباب الثالث‪ :‬إدارة وخدمات المرافق‪23 .....................................................................‬‬

‫الفصل األول‪ :‬إدارة المرافق ‪23 .......................................................................‬‬

‫إدارة مشروعات المرافق‪23 ...............................................................‬‬

‫إدارة وتوزيع المكاتب والمساحات ‪24 ....................................................‬‬

‫الخدمات العامة‪27 .........................................................................‬‬

‫خدمات الهاتف المركزي‪28 ................................................................‬‬

‫خدمات الصيانة والتشغيل ‪30 ............................................................‬‬

‫‪30‬‬ ‫خدمات الصيانة‬

‫‪32‬‬ ‫خدمات الضيافة‬
‫‪34‬‬ ‫خدمات النظافة‬
‫الفصل الثاني‪ :‬األمن والسالمة‪36 ...................................................................‬‬

‫الفصل الثالث‪ :‬إدارة المستودعات‪39 .................................................................‬‬

‫المستودعات‪39 ............................................................................‬‬

‫المواد واألصول‪41 ........................................................................‬‬

‫‪41‬‬ ‫استالم وحفظ المواد في المستودعات‬

‫‪43‬‬ ‫رفض واستبدال المواد الموردة‬
‫‪43‬‬ ‫الرجيع الداخلي‬
‫‪44‬‬ ‫صرف المواد من المستودعات‬
‫‪45‬‬ ‫حركة المواد ومناقلتها بين المستودعات‬
‫مراقبة المخزون‪46 .........................................................................‬‬

‫‪46‬‬ ‫ترميز األصول غير المالية‪ ،‬المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬المطبوعات‬

‫‪51‬‬ ‫تعريف المادة الجديدة‬
‫‪51‬‬ ‫تخطيط متطلبات المخزون‬

‫صفحة ‪ 2‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪51‬‬ ‫متابعة المواد الراكدة‪/‬المكدسة‪/‬التالفة‬
‫‪52‬‬ ‫جرد المخزون‬

‫الباب الرابع‪ :‬االتصاالت اإلدارية‪54 ..........................................................................‬‬

‫الفصل األول‪ :‬الصادر والوارد ‪54 ......................................................................‬‬

‫صفحة ‪ 3‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬

‫الباب األول‪ :‬مقدمة الدليل‬

‫تفاصيل الوثيقة‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬ ‫عنوان الوثيقة‬

‫‪FND_MAN_ADM_001‬‬ ‫رقم الوثيقة‬

‫مقيد داخلي‬ ‫التصنيف‬

‫‪57‬‬ ‫عدد الصفحات‬

‫رئيس وحدة الشؤون اإلدارية‬ ‫إعداد‬

‫مجلس إدارة الهيئة العامة للمنافسة‬ ‫اعتماد‬

‫ضبط اإلصدار‬

‫ضبط اإلصدار‬

‫مسودة‪/‬‬
‫القائم بالعمل‬ ‫وصف التعديل‬ ‫التاريخ‬ ‫م اإلصدار‬
‫نسخة نهائية‬

‫رئيس وحدة الشؤون اإلدارية‬ ‫‪ 10‬فبراير ‪2021‬‬ ‫مسودة‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪2‬‬

‫صفحة ‪ 4‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الهدف‬

‫تهدف الهيئة العامة للمنافسة من دليل سياسات الشؤون اإلدارية هذا إلى وضع سياسات يمكن‬

‫من خاللها توحيد وتوثيق سياسات الخدمات اإلدارية‪ ،‬وإدارة المرافق‪ ،‬واالتصاالت اإلدارية‪.‬‬

‫المصطلحات المستخدمة في الدليل‬

‫يقصد بالمصطلحات الواردة في هذا الدليل ما يلي‪:‬‬

‫التعريف‬ ‫المصطلح‬

‫الهيئة العامة للمنافسة‪.‬‬

‫الهيئة‬

‫مجلس إدارة الهيئة‪.‬‬

‫مجلس اإلدارة‬

‫محافظ الهيئة‪.‬‬
‫المحافظ‬

‫المسؤول عن وحدة الشؤون اإلدارية في الهيئة‪.‬‬ ‫رئيس وحدة الشؤون‬

‫اإلدارية‬

‫الذي يعمل بأجر على أساس الدوام الكامل داخل الهيئة‪ ،‬وتشمل كلمة‬

‫موظف كل من العامل والعاملة إال إذا نص السياق على خالف ذلك‪.‬‬ ‫الموظف‬

‫الجهة أو الشخص المسؤول عن االعتماد‪.‬‬

‫صاحب الصالحية‬

‫هي مصفوفة الصالحيات المعتمدة التي توضح مستويات‬

‫مصفوفة الصالحيات‬
‫ومسؤوليات اعتماد القرارات‪.‬‬

‫دليل سياسات الشؤون‬

‫هو دليل سياسات الشؤون اإلدارية هذا‪ ،‬ويسمى اختصارا بـ “الدليل"‪.‬‬
‫اإلدارية‬

‫الذي يعمل في وحدة الشؤون اإلدارية‪ ،‬ويكون مسؤوال عن األمن‬

‫مسؤول األمن والسالمة‬
‫والسالمة في الهيئة بغض النظر عن مسماه الوظيفي الفعلي‪.‬‬

‫الذي يعمل في وحدة الشؤون اإلدارية‪ ،‬ويكون مسؤوال عن إدارة‬

‫مسؤول إدارة المرافق‬
‫المرافق بغض النظر عن مسماه الوظيفي الفعلي‪.‬‬

‫الذي يعمل في وحدة الشؤون اإلدارية‪ ،‬ويكون مسؤوال عن الخدمات‬

‫مسؤول الخدمات اإلدارية‬
‫اإلدارية بغض النظر عن مسماه الوظيفي الفعلي‪.‬‬

‫صفحة ‪ 5‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الذي يعمل في وحدة الشؤون اإلدارية‪ ،‬ويكون مسؤوال عن االتصاالت‬ ‫مسؤول االتصاالت‬
‫اإلدارية بغض النظر عن مسماه الوظيفي الفعلي‪.‬‬ ‫اإلدارية‬

‫الذي يعمل في وحدة الشؤون اإلدارية ويكون مسؤوال عن مستودع‬

‫مسؤول المستودع‬
‫من مستودعات الهيئة بغض النظر عن مسماه الوظيفي الفعلي‪.‬‬

‫هي التي لها عمر افتراضي (أصول ثابتة)‪ ،‬وتقسم المواد المستديمة‬

‫إلى مجموعات‪ :‬األجهزة‪ ،‬والمعدات‪ ،‬واآلالت‪ ،‬واألثاث المكتبي (مثل‬ ‫مواد مستديمة (األصول)‬

‫المكاتب والكراسي‪.)..‬‬

‫هي التي تستهلك باالستعمال المباشرـ وال يتخلف عنها بقايا من‬
‫مواد معدة لالستهالك‬
‫نوعها‪ ،‬مثل القرطاسية‪.‬‬

‫هي المواد التي تستخدم ألغراض محددة‪ ،‬وتشمل الملصقات‬

‫مواد معدة لالستهالك‬
‫والنشرات والكتيبات والمطويات والمنشورات والمطبوعات‪.‬‬
‫غير عادية‬

‫هي المواد المستديمة التي استخدمت من قبل اإلدارات‪ ،‬وتم إرجاعها‬

‫الرجيع الداخلي‬
‫بسبب عدم القدرة على االستفادة منها في الوقت الحالي‪.‬‬

‫ً‬
‫مسبقا‬ ‫ً‬
‫طبقا للخطط المحددة‬ ‫إجراء الصيانة المنتظمة والمجدولة‬
‫الصيانة المخططة‬
‫والجداول الثابتة‪.‬‬

‫ً‬
‫مسبقا أو مقابل‬ ‫الصيانة التي يتم القيام بها على فترات محددة‬

‫معايير مقررة وتهدف إلى الحد من احتمال اإلخفاق أو االنقطاع أو‬ ‫الصيانة الوقائية‬
‫المعدات‪.‬‬
‫ّ‬ ‫تدهور إحدى‬

‫الصيانة التي يتم القيام بها على الفور إلصالح األعطال وتجنب‬
‫الصيانة الطارئة‬
‫التبعات الخطيرة‪.‬‬

‫تشمل الورق الرسمي وأوراق الطباعة والتصوير والمظاريف والدفاتر‬

‫القرطاسية‬
‫والملفات واألقالم وعدة التدبيس ونحوها‪.‬‬

‫هم موظفو الهيئة وسائقوها المسموح لهم باستخدام سيارات الهيئة‪.‬‬

‫المستخدمون المصرح‬

‫لهم‬

‫هم الزوار الذين تسمح لهم الهيئة بالدخول إلى مقراتها إلنجاز أعمال‬
‫الزوار المصرح لهم‬
‫تخص الهيئة‪.‬‬

‫القواعد واإلجراءات التي أصدرها الديوان العام للمحاسبة لتعزيز الرقابة‬

‫قواعد و إجراءات‬
‫على المستودعات‪ ،‬وضبط أداء العاملين بها‪.‬‬
‫المستودعات الحكومية‬

‫صفحة ‪ 6‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫المشروع ذو الطبيعة الفنية كاإلنشاءات والترميمات والتصميم‬
‫المشروع الفني‬
‫الداخلي والصيانة لمباني الهيئة ومرافقها‪.‬‬

‫أحكام عامة‬

‫تسري األحكام والنصوص الواردة في هذا الدليل على جميع الموظفين بالهيئة‪.‬‬ ‫▪‬

‫التقويم المعمول به في الهيئة هو التقويم الميالدي ويعتبر الشهر في تنفيذ أحكام هذا‬ ‫▪‬

‫ً‬
‫يوما إال إذا نص على خالف ذلك‪.‬‬ ‫الدليل ثالثين‬

‫ً‬
‫نسخا ورقية منه ويلزم إعادتها إلى‬ ‫يعتبر هذا الدليل عهدة على المديرين الذين استلموا‬ ‫▪‬

‫وحدة الشؤون اإلدارية عند إنهاء أو انتهاء عمل المسؤول المعني لدى الهيئة‪ ،‬وكذلك حذف‬

‫أية نسخ إلكترونية في عهدته و‪/‬أو في أجهزته اإللكترونية‪.‬‬

‫قد تجرى التغييرات والتعديالت على هذا الدليل من وقت آلخر وألسباب مختلفة إما‬ ‫▪‬

‫لدواعي قانونية أو استجابة لتعليمات حكومية عليا أو مقترحات من إدارة الهيئة لمواكبة‬

‫المستجدات داخل بيئة العمل أو خارجها‪.‬‬

‫ال يعترف أو يعمل بأي تغيير أو تعديل على أي من المواد والبنود الواردة بهذا الدليل إال‬ ‫▪‬

‫ً‬
‫خطيا لوحدة الشؤون اإلدارية واعتمادها من صاحب الصالحية‪.‬‬ ‫بعد إرسال المقترحات‬

‫يعتبر رئيس وحدة الشؤون اإلدارية هو المسؤول عن مراجعة واقتراح تعديل هذا الدليل‪.‬‬ ‫▪‬

‫ال يعتبر هذا الدليل ساريا إال بعد اعتماده حسب اإلجراءات وإقراره من صاحب الصالحية‬ ‫▪‬

‫وتعميمه على مديري اإلدارات‪.‬‬

‫واجبات ومسؤوليات وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يمكن تلخيص واجبات ومسؤوليات وحدة الشؤون اإلدارية تجاه دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬

‫فيما يلي‪:‬‬

‫االلتزام بتطبيق سياسات الشؤون اإلدارية كما وردت بالدليل‪ ،‬والتأكد من التزام كافة‬ ‫▪‬

‫المديرين والموظفين في الهيئة بتطبيقها واإللمام بها‪ ،‬خاصة ما يتعلق باألمن‬

‫والسالمة‪.‬‬

‫ضمان التكامل مع األنظمة واللوائح الداخلية‪ ،‬والرجوع إليها في الحاالت التي يشعر فيها‬ ‫▪‬

‫فريق الشؤون اإلدارية بوجود ارتباط بين ما يقومون به من خدمات‪ ،‬وبين سياسات أخرى‬

‫غير موضحة في هذا الدليل لكنها موضحة في دليل آخر من األدلة المعتمدة في الهيئة‪.‬‬

‫حفظ وتحديث ملفات وسجالت الشؤون اإلدارية سواء المتعلقة بالخدمات اإلدارية أو إدارة‬ ‫▪‬

‫المرافق أو االتصاالت اإلدارية‪.‬‬

‫صفحة ‪ 7‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫تلقي ودراسة ورفع االقتراحات بخصوص تطوير وتحديث سياسات الشؤون اإلدارية‬ ‫▪‬

‫والنماذج المستخدمة‪.‬‬

‫العمل بمحتويات الدليل‬

‫يتم العمل بمحتويات هذا الدليل من تاريخ اعتماده من صاحب الصالحية وتعميمه على المديرين‬

‫والمعنيين بالشؤون اإلدارية في الهيئة‪.‬‬

‫ويتم توزيع نسخ من هذا الدليل على موظفي الشؤون اإلدارية بحيث يقوم كل موظف بتنفيذ‬

‫جزئية أو أكثر وفق االختصاصات‪.‬‬

‫المسؤولية عن الدليل‬

‫كامال أو أجزاء منه‬

‫ً‬ ‫مسؤوال عن الدليل من حيث التوزيع ‪-‬‬
‫ً‬ ‫يكون رئيس وحدة الشؤون اإلدارية بالهيئة‬

‫‪ -‬على مستخدميه ومتابعة مدى االلتزام بالعمل بمحتوياته ودقة تطبيقه‪.‬‬

‫ويجب على مستخدمي الدليل بالهيئة االلتزام بالتالي‪:‬‬

‫حفظ الدليل من الفقدان أو سوء االستخدام وعدم نسخه بدون موافقة خطية من رئيس‬ ‫▪‬

‫وحدة الشؤون اإلدارية‪.‬‬

‫التوصية بتحديث سياسات الشؤون اإلدارية وفق اإلجراءات المعتمدة والنماذج ذات الصلة‬ ‫▪‬

‫كلما استدعى األمر ذلك ورفع مقترحاتهم بهذا الخصوص إلى رئيس وحدة الشؤون‬

‫اإلدارية لدراستها وإبداء الرأي بشأنها ومن ثم رفعها إلى أصحاب الصالحية المفوضين‬

‫للموافقة واالعتماد‪.‬‬

‫التأكد من التزام المرؤوسين التابعين لهم بتطبيق الدليل والعمل بمحتوياته‪ ،‬في الجوانب‬ ‫▪‬

‫التي تتطلب مشاركتهم أو تمثيلهم إلداراتهم في عمليات الشؤون اإلدارية‪.‬‬

‫يجب على وحدة الشؤون اإلدارية بالهيئة استعادة نسخة الدليل أو أحد أجزائه التي قد تكون‬ ‫▪‬

‫بحوزة أحد موظفي الهيئة عند انتهاء خدمته‪.‬‬

‫إجراءات توزيع الدليل‬

‫يعـد دليل سياسات الشؤون اإلدارية وثيقة عمل خاصة بالهيئة حيث يتم توزيع الدليل أو أجزائه‬

‫وتحديثاته على مستخدمي الدليل في الهيئة‪.‬‬

‫ويجب على رئيس وحدة الشؤون اإلدارية أو من يفوضه إتباع اإلجراءات التالية لتسهيل مهمة توزيع‬

‫الدليل وتحديثاته على مستخدميه‪:‬‬

‫إعداد قائمة بأسماء مستخدمي الدليل الذين سيوزع عليهم نسخ من الدليل أو أجزاء منه‬ ‫▪‬

‫وتحديثاته‪.‬‬

‫صفحة ‪ 8‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫توزيع الدليل أو أجزائه وتحديثاته بإتباع اإلجراءات المطبقة في توزيع المراسالت الداخلية‬ ‫▪‬

‫بالهيئة‪.‬‬

‫حفظ قوائم توزيع الدليل في ملف خاص بذلك‪.‬‬ ‫▪‬

‫إجراءات تحديث الدليل‬

‫يجري تحديث دليل سياسات الشؤون اإلدارية بناء على حدوث تغير دائم في السياسات قد تؤثر‬

‫على الدليل مع مراعاة المبادئ واألسس العامـة التي بني في إطارها الدليل‪ ،‬وذلك من خالل اتباع‬

‫إجراءات تحديث تهدف إلى التأكد من اعتماد وتوثيق جميع التغيرات‪.‬‬

‫ويقوم رئيس وحدة الشؤون اإلدارية أو من يفوضه بتعبئة نموذج التحديث واستكمال بياناته من‬

‫الجهة طالبة التحديث سواء كان إضافة أو حذف أو تعديل‪ ،‬حيث يشتمل نموذج التحديث على‬

‫البيانات التالية‪:‬‬

‫تاريخ الطلب‬ ‫▪‬

‫رقم البند‪/‬الفقرة المراد تعديلها أو حذفها‬ ‫▪‬

‫نص البند‪/‬الفقرة بعد التعديل‬ ‫▪‬

‫توقيع طالب التحديث‬ ‫▪‬

‫توصيات رئيس وحدة الشؤون اإلدارية ونائب المحافظ للدعم المؤسسي‬ ‫▪‬

‫توجيه المحافظ إما بالموافقة والعرض على مجلس اإلدارة أو المناقشة أو الحفظ‬ ‫▪‬

‫اعتماد النموذج بالموافقة‬

‫يتم عرض نموذج التحديث على أصحاب الصالحية وفي حال مالئمته يتم اعتماده من قبل‬ ‫▪‬

‫مجلس اإلدارة‪.‬‬

‫في حال كانت التحديثات المقترحة على محتويات الدليل تتعارض مع اإلجراءات واللوائح‬ ‫▪‬

‫ً‬
‫سلبا على العمل به يتم تشكيل فريق عمل من قبل‬ ‫المعمول بها بالهيئة أو قد تؤثر‬

‫المحافظ لدراسة طلب التحديث وتقديم التوصية بشأنه‪.‬‬

‫يجب على طالب التحديث االلتزام بعدم تكرار رفع طلب تحديث في سياسات الدليل إذا تم‬ ‫▪‬

‫البت فيها مسبقا بالرفض إال إذا مضى عام على األقل من تاريخ البت في الطلب السابق‪.‬‬

‫تنفيذ وتطبيق التحديث‬

‫بعـد اعتماد نموذج التحديث‪ ،‬يـرسل النموذج للمسؤول عن التحديث لتعديل الصفحات أو‬ ‫▪‬

‫الفقرات الالزمة‪.‬‬

‫صفحة ‪ 9‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫يقوم المسؤول عن التوزيع خالل أسبوع من تاريخ الموافقة على التعديل بتسليم األجزاء‬ ‫▪‬

‫المحدثة أو المستحدثة لإلدارات واألقسام المعنية للعمل بها وذلك من خـالل اتباع إجراءات‬

‫التوزيع المحددة في هذه األحكام‪.‬‬

‫يتولى كل من يحتفظ بنسخة من الدليل استبعاد الصفحات التي تم إجراء التحديث عليها‬ ‫▪‬

‫وإدخال الصفحات المعدلة في المكان المخصص لها في الدليل‪.‬‬

‫إجراءات تسجيل وحفظ نماذج التحديث‬

‫يتم تسجيل بيانات نموذج التحديث في قائمة لحصر نماذج تحديث الدليل وحفظ النماذج في ملف‬

‫ً‬
‫طبقا لتسلسلها التاريخي والرقمي‪.‬‬ ‫خاص بنماذج التحديث‬

‫صفحة ‪ 10‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الباب الثاني‪ :‬الخدمات اإلدارية‬

‫الفصل األول‪ :‬االستقبال واالستعالمات‬

‫المقدمة‬

‫يوضح هذا الفصل الطريقة اآلمنة لدخول زوار الهيئة وخروجهم منها مع إيضاح أدوار ومسؤوليات‬

‫وحدة الشؤون اإلدارية ومكتب االستقبال وموظفي الهيئة‪.‬‬

‫الهدف‬

‫تهدف سياسات االستقبال واالستعالمات إلى تنظيم عملية دخول وخروج زوار الهيئة ومنع األفراد‬

‫ً‬
‫حفاظا على أمن وسالمة موظفي الهيئة وممتلكاتها‪.‬‬ ‫غير المصرحين من الدخول‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫تتولى وحدة الشؤون اإلدارية مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬اإلشراف على موظفي االستقبال‪ ،‬ومتابعة مستوى تعاملهم مع موظفي الهيئة وزوارها‬

‫بشكل مستمر‪.‬‬

‫‪ .2‬إصدار بطاقات تصريح الدخول المؤقت لمن تتعاقد معهم الهيئة لالستعانة بخدماتهم‬

‫كالمستشارين والمقاولين إذا كانت فترة العمل أو التعاقد تزيد عن خمسة أيام عمل‪.‬‬

‫مسؤولية مكتب االستقبال‬

‫يتولى مكتب االستقبال مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬تنظيم دخول الزوار إلى مبنى الهيئة وضمان خروجهم منه وفق بيانات الزيارة المسجلة عند‬

‫الدخول‪.‬‬

‫‪ .2‬التعامل بلطف ولباقة مع موظفي الهيئة وعند استقبال الزوار وتوديعهم‪.‬‬

‫‪ .3‬متابعة الحركة في صالة االستقبال ومساعدة زوار الهيئة وإرشادهم لتقليل وقت االنتظار‪.‬‬

‫مسؤوليـة موظفي الهيئة‬

‫يتولى موظفو الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬تمثيل الهيئة والتحلي بأعلى مستوى من اللباقة واالحترافية عند التعامل مع زوارها‪.‬‬

‫‪ .2‬النزول الستقبال الزوار القادمين ألغراض أعمال تتصل بإدارتهم‪ ،‬ومرافقتهم عند التوديع‬

‫والتأكد من مغادرتهم مقر الهيئة‪.‬‬

‫‪ .3‬إبالغ موظفي االستقبال أو األمن عند مالحظة تواجد شخص‪/‬أشخاص غير مصرح لهم‬

‫بالدخول إلى مكاتب الهيئة أو التواجد داخلها‪.‬‬

‫صفحة ‪ 11‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬

‫السياسات‬

‫عال من اللباقة وحسن التعامل‬

‫‪ .1‬موظفو االستقبال ممثلون للهيئة يجب أن يتحلوا بمستوى ٍ‬

‫مع زمالئهم من موظفي الهيئة وزوارها‪.‬‬

‫‪ .2‬ينسق موظفو الهيئة مع مكتب االستقبال إلبالغه مسبقا عن قدوم زوار إلداراتهم‪ ،‬مع‬

‫تزويده بأسمائهم ومواعيد قدومهم المتوقعة‪ ،‬وفي الحاالت غير االعتيادية التي يحضر‬

‫فيها زوار فجأة أو دون إشعار مكتب االستقبال مسبقا‪ ،‬يتولى موظف االستقبال االتصال‬

‫بالموظف المعني للتأكد منه والحصول على موافقته إلدخال الزائر‪.‬‬

‫إال بالزوار المصرح لهم بالتواجد في مقر العمل‪ ،‬حرصا على سالمة وأمن‬
‫‪ .3‬ال يسمح ّ‬

‫موظفي الهيئة‪ ،‬ويحظر على موظفي الهيئة استقبال أصدقائهم أو أقاربهم في مقر‬

‫العمل‪ ،‬ما لم يكن ذلك بتنسيق مسبق مع إحدى إدارات الهيئة كالتنسيق الذي يتم مع إدارة‬

‫الموارد البشرية عند عقد الفعاليات المرتبطة بالموظفين‪.‬‬

‫‪ .4‬يقوم موظف االستقبال بتسجيل بيانات الزائر في سجل الزوار‪ ،‬ويمنحه "بطاقة زائر"‬

‫مرقمة‪ ،‬يحملها طيلة فترة زيارته في الهيئة‪ ،‬على أن يقوم بإعادتها إلى مكتب االستقبال‬

‫عند انتهاء الزيارة‪.‬‬

‫‪ .5‬يتم ترقيم كل بطاقة من بطاقات الزوار بشكل متسلسل مع إبراز الرقم بوضوح لغرض‪:‬‬

‫جرد بطاقات الزوار عند انتهاء يوم العمل‪ ،‬والتأكد من اكتمالها‪ ،‬وعدم وجود بطاقة‬ ‫•‬

‫ناقصة‪ ،‬تعني تواجد زائر داخل مقر الهيئة‪.‬‬

‫تسهيل التعرف على الزوار عند حدوث أي مشكلة يتم رصدها على شاشات أنظمة‬ ‫•‬

‫المراقبة األمنية سواء بشكل مباشر أو عند الرجوع إلى التسجيالت المرئية‪.‬‬

‫‪ .6‬يمنح من تتعاقد معهم الهيئة لالستعانة بخدماتهم كالمستشارين والمقاولين بطاقات‬

‫"تصريح دخول مؤقت" إذا كانت فترة العمل أو التعاقد تزيد عن خمسة أيام عمل‪ ،‬وتوضح‬

‫في هذه البطاقات أسمائهم وصورهم وتاريخ انتهاء التصريح‪ ،‬مع ضرورة تعريف بصمة‬

‫الوجه لحاملي هذه البطاقات لضبط حركة دخولهم من مبنى الهيئة وخروجهم منه‪.‬‬

‫‪ .7‬يجب على مسؤول الخدمات اإلدارية أن يحتفظ في سجل منفصل ببيانات وصور من‬

‫بطاقات "تصريح دخول مؤقت" الصادرة لكل مشروع أو مقاول لمتابعة عملية إصدار‬

‫بطاقات التصريح واستعادتها‪.‬‬

‫‪ .8‬في حالة فقدان أحد الممنوح لهم بطاقة "تصريح دخول مؤقت"‪ ،‬فعليه إشعار مسؤول‬

‫الخدمات اإلدارية‪.‬‬

‫صفحة ‪ 12‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .9‬تقوم وحدة الشؤون اإلدارية بإبالغ إدارة الموارد البشرية بأسماء الموظفين الذين ال‬

‫يحملون بطاقة التعريف أو فقدوا بطاقاتهم ليتم التعامل معهم وفق سياسات وإجراءات‬

‫الموارد البشرية‪.‬‬

‫‪ .10‬يتاح لممثلي الجهات الحكومية الدخول لمقر الهيئة وهم بصفتهم الرسمية‪ ،‬ويتم‬

‫استقبالهم من قبل مدير اإلدارة األقرب في اختصاصها لنشاط الجهة الحكومية‪ ،‬على‬

‫سبيل المثال‪:‬‬

‫المدير المختص باستقباله‬

‫جهة الممثل الحكومي‬ ‫م‬
‫في مقر الهيئة‬

‫مدير إدارة الشؤون القانونية‬ ‫هيئة الرقابة ومكافحة الفساد‬ ‫‪1‬‬

‫الديوان العام للمحاسبة‬ ‫‪2‬‬

‫رئيس وحدة الشؤون المالية‬
‫وزارة المالية‬ ‫‪3‬‬

‫مدير إدارة الموارد البشرية‬ ‫وزارة الموارد البشرية والتنمية االجتماعية‬ ‫‪4‬‬

‫رئيس وحدة الشؤون اإلدارية‬ ‫الجهات األخرى‬ ‫‪5‬‬

‫‪ .11‬يحظر إدخال مندوبي التسويق إلى مقر الهيئة‪ ،‬سواء المندوبين الذين يمثلون البنوك أو‬

‫غيرها من الشركات‪ ،‬ويلزم الجهات التي ترغب في تقديم عروض لموظفي الهيئة على‬

‫ً‬
‫مسبقا مع إدارة الموارد البشرية التي بدورها تتولى الحصول‬ ‫منتجاتها أو خدماتها أن تنسق‬

‫على موافقة إدارة الهيئة على تقديم مثل هذه العروض للموظفين ومن ثم تنسق مع‬

‫وحدة الشؤون اإلدارية على ترتيبات إدخال المندوبين المصرح لهم‪.‬‬

‫‪ .12‬يحظر إدخال مندوبي الشحن أو توصيل الطلبات الخاصة إلى مقر الهيئة‪ ،‬ويحظر ترك‬

‫الشحنات‪/‬الطلبات لوحدها عند صالة االستقبال أو المداخل‪ ،‬وعلى الموظف صاحب‬

‫الشحنة‪/‬الطلب أن ينزل من مكتبه‪ ،‬ويستقبل المندوبين بنفسه في صالة االستقبال أو‬

‫مداخل الهيئة الستالم الشحنة‪/‬الطلب مباشرة‪.‬‬

‫صفحة ‪ 13‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الفصل الثاني‪ :‬تشغيل واستخدام السيارات‬

‫المقدمة‬

‫تحدد السياسات متطلبات تشغيل سيارات الهيئة واستخدامها والتأمين عليها وصيانتها مع إيضاح‬

‫ألدوار ومسؤوليات وحدة الشؤون اإلدارية والمستخدمين المصرح لهم‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ً‬
‫وأمانا وعدم‬ ‫ضمان تشغيل سيارات الهيئة واستخدامها وتأمينها وصيانتها بأكثر الطرق فعالية‬

‫إال لألغراض المحددة‪.‬‬

‫استخدامها ّ‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫تتولى وحدة الشؤون اإلدارية مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬اإلشراف على إدارة سيارات الهيئة ومراقبة استخدامها وفق األغراض المخصصة لها‪.‬‬

‫‪ .2‬القيام بالمهام المتصلة بالتأمين على سيارات الهيئة وصيانتها‪.‬‬

‫‪ .3‬تسجيل سيارات الهيئة على نحو سليم لدى المرور قبل توفيرها لالستخدام‪ ،‬ومتابعة تجديد‬

‫رخصة سير كل سيارة قبل انتهائها‪.‬‬

‫‪ .4‬االحتفاظ بسجالت الستخدام كل سيارة من سيارات الهيئة‪.‬‬

‫‪ .5‬توثيق جميع التكاليف المباشرة الخاصة بامتالك وتشغيل سيارات الهيئة بما في ذلك مصاريف‬

‫التأمين والصيانة وغيرها‪.‬‬

‫‪ .6‬الحفاظ على السيارات نظيفة وفي حالة تشغيل سليمة‪ ،‬والتحقق عند بداية الدوام من أن خزان‬

‫الوقود في كل سيارة مملوء حتى النصف على األقل‪.‬‬

‫‪ .7‬تسجيل سعة خزان الوقود لكل سيارة (باللتر)‪ ،‬وتزويد السائقين بقسائم وقود للتعبئة الكاملة‬

‫يتم توفيرها من محطات الوقود المعتمدة لدى الهيئة‪ ،‬ومتابعة توزيع القسائم مع مستوى‬

‫استهالك الوقود‪.‬‬

‫‪ .8‬إبالغ إدارة الموارد البشرية بأسماء الموظفين الذين يعرضون سيارات الهيئة إلى حوادث متكررة‬

‫التخاذ اإلجراءات المناسبة‪.‬‬

‫مسؤوليـة مستخدمي السيارات‬

‫يتولى كل موظف من المستخدمين المصرح لهم باستخدام سيارات الهيئة المسؤوليات التالية‪:‬‬

‫صفحة ‪ 14‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .1‬التقيد باألنظمة وقواعد المرور السارية‪ ،‬مع تحملهم ألية غرامة أو مخالفة أو عقوبة مالية‬

‫تفرض على أي منهم نتيجة انتهاك أنظمة وقواعد المرور‪.‬‬

‫‪ .2‬تحمل المصاريف المترتبة على إحداث أي ضرر أو أعطال للسيارة نتيجة اإلهمال أو التقاعس أو‬

‫عدم االلتزام بمسؤولياتهم الواردة في هذا الدليل أو انتهاكهم لسياسات أو إجراءات استخدام‬

‫السيارات‪.‬‬

‫‪ .3‬إذا كان المستخدم من القياديين فيتولى مسؤولية استخدام وتشغيل السيارة المخصصة له‪،‬‬

‫وقيادتها والحفاظ عليها داخل وخارج أوقات الدوام الرسمي‪.‬‬

‫‪ .4‬يلتزم المستخدم المصرح له بالقيادة بأمان ومسؤولية لتجنب تعريض أنفسهم وغيرهم للخطر‪،‬‬

‫ولحماية مصالح الهيئة وأعمالها‪ ،‬وذلك من خالل االلتزام بالتعليمات التالية‪:‬‬

‫استخدام حزام األمان عند قيادة السيارة والتحقق من استخدام الركاب له‪ ،‬وااللتزام بحدود‬ ‫•‬

‫السرعة المحددة وكافة أنظمة وقواعد المرور والتحقق كذلك من التزام الركاب بها‪.‬‬

‫عدم استهالك أو تناول أو استخدام أي مواد غير قانونية في سيارات الهيئة‪ ،‬وكذلك عدم‬ ‫•‬

‫ً‬
‫أيضا‪.‬‬ ‫التدخين أو استخدام منتجات التبغ داخلها‪ ،‬والتحقق من عدم قيام الركاب بذلك‬

‫ممارسة أقصى درجات االنتباه واللباقة أثناء قيادة سيارات الهيئة‪ ،‬وعدم ممارسة أي نشاط‬ ‫•‬

‫يمكن أن يعوق القيادة اآلمنة للسيارة مثل مسك أو تصفح أو الكتابة على الهاتف الجوال‬

‫أو األكل أو القراءة أثناء القيادة وأي نشاطات أخرى مشتتة لالنتباه أو تضر بالسالمة‬

‫المرورية‪.‬‬

‫التحقق من توفر وسريان رخصة سير ووثيقة التأمين الخاصة بالسيارة قبل قيادتها‪ ،‬وعدم‬ ‫•‬

‫العبث بهذه المستندات أو إزالتها من السيارة‪.‬‬

‫عدم نقل أي مواد قابلة لالشتعال كأسطوانات الغاز أو العبوات المملوءة بالوقود أو أي‬ ‫•‬

‫سوائل أو غازات أخرى خطرة في أي من سيارات الهيئة‪.‬‬

‫عدم استخدام سيارات الهيئة في السفر خارج مدينة العمل ما لم يتم التصريح بذلك على‬ ‫•‬

‫وجه التحديد‪.‬‬

‫إبالغ وحدة الشؤون اإلدارية عبر بريدها اإللكتروني عند حصول أي تغيير في حالة رخصة‬ ‫•‬

‫السياقة‪.‬‬

‫تحمل أي غرامات أو مخالفات ‪ -‬يفرضها المرور أو أي جهة حكومية ‪ -‬تنشأ عن سوء استخدام‬ ‫•‬

‫سيارة من سيارات الهيئة‪ ،‬سواء كانت تلك الغرامة أو المخالفة نتيجة لخطأ منه أم ال‪.‬‬

‫‪ .1‬كما يلتزم المستخدم المصرح له بالضوابط التالية‪:‬‬

‫إعادة السيارة وفق الوقت والتاريخ المحددين لإلعادة‪.‬‬ ‫•‬

‫صفحة ‪ 15‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫إعادة السيارة في حالة تشغيلية مأمونة وسليمة‪ ،‬وإيقافها في الموقف المخصص لها‪،‬‬ ‫•‬

‫وإقفال أبوابها ونوافذها‪.‬‬

‫ً‬
‫علما أن األغراض الشخصية الموجودة في‬ ‫تفقد السيارة وأخذ أية أغراض شخصية‪،‬‬ ‫•‬

‫سيارات الهيئة غير مؤمنة ضد الفقدان أو الضرر من قبل الهيئة‪.‬‬

‫إبالغ وحدة الشؤون اإلدارية عند تسليم السيارة عن أي ضرر فيها أو حاجتها إلى اإلصالح‬ ‫•‬

‫الطارئ‪.‬‬

‫‪ .2‬يتحقق سائقو الهيئة من أن األفراد المذكورين أدناه مصرح لهم فقط بالتنقل كركاب في‬

‫سيارات الهيئة‪:‬‬

‫الموظفين المكلفين بزيارات أو أعمال ميدانية‪.‬‬ ‫•‬

‫ضيوف الهيئة والموظفين المرافقين لهم‪.‬‬ ‫•‬

‫السياسات‬

‫‪ .1‬ال يسمح في كل األحوال بقيادة السيارات التي تمتلكها الهيئة إال لموظفيها المصرح لهم‬

‫بقيادتها أو السائقين المعينين كسائقين لهذه السيارات (المستخدمين المصرح لهم)‪ ،‬شريطة‬

‫أن يكون لدى هؤالء دائما رخص سياقة صالحة ومالئمة لفئة السيارة التي يقودونها‪.‬‬

‫إال للقيام بأعمال الهيئة‪ ،‬وليس ألي غرض آخر‪ ،‬ما لم‬
‫‪ .2‬يجب أال يتم استخدام سيارات الهيئة ّ‬

‫تصدر موافقة من نائب المحافظ للدعم المؤسسي بذلك‪.‬‬

‫ً‬
‫مناسبا‪.‬‬ ‫‪ .3‬تحتفظ الهيئة بحقها في استرجاع و‪/‬أو استخدام السيارات في أي وقت تراه‬

‫‪ .4‬تمتلك الهيئة الفئات التالية من السيارات‪:‬‬

‫سيارات خاصة تكون على النحو التالي‪:‬‬ ‫•‬

‫سيارات تضعها الهيئة تحت تصرف واستخدام المسؤولين القياديين في الهيئة‪،‬‬ ‫▪‬

‫وفق سياسات التعويضات والمزايا المعتمدة في الهيئة‪.‬‬

‫سيارات تضعها الهيئة تحت تصرف مجلس اإلدارة أو اإلدارة العليا للهيئة‪ ،‬للتنقل‬ ‫▪‬

‫بسائق أو بدون‪ ،‬أو لنقل ضيوف الهيئة‪.‬‬

‫سيارات متاحة لالستخدام العام داخل الهيئة تكون على النحو التالي‪:‬‬ ‫•‬

‫سيارات ميدانية‪ :‬تخصص ألغراض المهام الميدانية التي يقوم بها المختصون‬ ‫▪‬

‫في الشؤون القانونية وغيرهم‪.‬‬

‫سيارات خدمية‪ :‬ألغراض المهام التي يقوم بها موظفو وحدة الشؤون اإلدارية‪.‬‬ ‫▪‬

‫‪ .5‬يحق للهيئة – بموافقة المحافظ – امتالك فئات أخرى من السيارات غير المذكورة في الفقرة‬

‫السابقة إذا اقتضت الحاجة إلى ذلك‪.‬‬

‫صفحة ‪ 16‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .6‬باستثناء السيارات المخصصة الستخدام المسؤولين القياديين‪ ،‬تراعي وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫ما يلي‪:‬‬

‫تزويد سيارات الهيئة بأنظمة تتبع وتحديد المواقع (‪.)GPS‬‬ ‫•‬

‫حفظ نسخ احتياطية من مفاتيح سيارات الهيئة‪.‬‬ ‫•‬

‫فتح ملف خاص لكل سيارة يحدد فيه رقما تسلسليا لها (غير رقم لوحة السيارة)‪،‬‬ ‫•‬

‫ويوضع اسم الهيئة وشعارها والرقم الخاص على جانبي السيارة‪ ،‬مع وضع رقم جوال‬

‫بارز على الزجاج الخلفي لتلقي أية بالغات أو شكاوى عن مستوى قيادة المستخدم‪.‬‬

‫إعادة السيارات قبل انتهاء ساعات العمل من كل يوم إلى مقر الهيئة‪ ،‬وإيقافها في‬ ‫•‬

‫مواقفها المخصصة‪ ،‬وعند الحاجة الستخدام السيارة خارج ساعات العمل الرسمي‪،‬‬

‫ً‬
‫مسبقا بذلك‪.‬‬ ‫فيتوجب على المستخدم إبالغ مسؤول وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫‪ .7‬سيارات الهيئة غير متاحة لمساعدة الموظفين للحضور إلى العمل أو توصيلهم إلى منازلهم‬

‫عند عدم توفر وسيلة نقل خاصة بهم‪.‬‬

‫‪ .8‬ال يحق للمستخدمين المصرح لهم إصالح السيارات بأنفسهم أو لدى مراكز صيانة غير معتمدة‬

‫من الهيئة‪ ،‬إال في حاالت الضرورة القصوى التي يقرها رئيس وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫‪ .9‬تؤمن الهيئة على كافة سياراتها تأمينا ضد الغير‪ ،‬ويجوز للمسؤول القيادي ترقية وثيقة تأمين‬

‫السيارة التي خصصتها له الهيئة على أن يتحمل الفرق بين تكلفة الـتأمين األساسي (ضد الغير)‬

‫وفئة التأمين المرغوب به‪.‬‬

‫‪ .10‬يلتزم المستخدم المصرح له بجميع شروط وثيقة التأمين‪ ،‬ويتولى المسؤولية الكاملة عن‬

‫اإلصابة الشخصية واألضرار التي تلحق بالسيارة و‪/‬أو األضرار التي تلحق بالغير إذا وقع حادث‬

‫نتيجة ألي انتهاك لوثيقة التأمين أو أنظمة وقواعد المرور‪.‬‬

‫‪ .11‬يقوم المستخدم المصرح له بتعويض الهيئة عن أي مسؤولية ال تغطيها شركة التأمين أو‬

‫يفرضها قرار جهة حكومية أو قرار محكمة نتيجة لفقدان أو سرقة أو تضرر سيارة ‪-‬من سيارات‬

‫الهيئة‪ -‬استخدمها وكان التقصير في هذه الحاالت من جانبه‪.‬‬

‫‪ .12‬يتبع المستخدمون المصرح لهم تعليمات الصيانة التي حددتها الشركة الصانعة للسيارة‪،‬‬

‫وتتولى وحدة الشؤون اإلدارية صيانة السيارات وفق خطط الصيانة التي توصي بها الشركة‬

‫الصانعة لكل سيارة‪.‬‬

‫‪ .13‬تتفق الهيئة مع مراكز صيانة مؤهلة للقيام باإلصالحات العادية والطارئة لسياراتها إذا لم تكن‬

‫هذه اإلصالحات مشمولة بضمان الوكيل‪ ،‬ويتم تعميد هذه المراكز وفق سياسات وإجراءات‬

‫المشتريات والعقود‪.‬‬

‫‪ .14‬تقوم الهيئة بصيانة وقائية للسيارات المملوكة لها‪ ،‬وتتولى وحدة الشؤون اإلدارية‪:‬‬

‫صفحة ‪ 17‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫ً‬
‫حرصا على‬ ‫التخطيط مسبقا ألية أعمال صيانة أو إصالح ألي سيارة من سيارات الهيئة‪،‬‬ ‫•‬

‫سالسة التشغيل‪ ،‬بحيث ال تزيد نسبة السيارات خارج الخدمة إلجراء الصيانة أو اإلصالح‬

‫عن ‪ %10‬من إجمالي سيارات الهيئة المتاحة لالستخدام العام‪.‬‬

‫توثيق جميع أعمال الصيانة واإلصالحات التي يتم تنفيذها للسيارات طوال مدة‬ ‫•‬

‫استخدامها سواء الخاصة أو المتاحة لالستخدام العام‪.‬‬

‫‪ .15‬يتم استبدال أية سيارة مضى على استخدامها أربع سنوات‪ ،‬وال يتم شراء أو استئجار إال‬

‫السيارات الجديدة‪ ،‬حفاظا على الصورة العامة للهيئة‪.‬‬

‫‪ .16‬يجوز أن تقرر الهيئة – بناء على توصية من وحدة الشؤون اإلدارية ‪ -‬إصالح السيارة كخيار بديل‬

‫لبيع أي سيارة يتم تمديد عمرها االفتراضي نتيجة لذلك مع مراعاة متطلبات سالمة‬

‫المستخدمين‪ ،‬وتكاليف التشغيل عند اتخاذ قرارات اإلصالح‪.‬‬

‫صفحة ‪ 18‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الفصل الثالث‪ :‬المساندة اإلدارية‬

‫المقدمة‬

‫يوضح هذا الفصل الخدمات المساندة اإلدارية التي تقدمها وحدة الشؤون اإلدارية داخل الهيئة‪.‬‬

‫الهدف‬

‫تقديم الدعم والمساندة (اللوجستية) ألعضاء مجلس اإلدارة وإدارة الهيئة وموظفيها وضيوفها‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫تتولى وحدة الشؤون اإلدارية مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬تقديم خدمات المساندة اإلدارية‪ ،‬وتشمل‪:‬‬

‫إجراء حجوزات الفنادق وتذاكر السفر ألعضاء مجلس اإلدارة وضيوف الهيئة‪.‬‬ ‫▪‬

‫نقل واستقبال وتوديع ضيوف الهيئة من وإلى المطار أو مقرات إقامتهم‪.‬‬ ‫▪‬

‫توفير المراسلين للقيام بالمهام الميدانية التي تحتاجها إدارات الهيئة‪.‬‬ ‫▪‬

‫توفير المراسلين للقيام بالمهام الخاصة بالنيابة عن موظفي الهيئة‪.‬‬ ‫▪‬

‫‪ .2‬اإلشراف على المراسلين ومتابعة أعمالهم داخل الهيئة وخارجها‪.‬‬

‫مسؤوليـة المراسلين‬

‫يتولى مراسلو الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬تسليم أو نقل المراسالت الورقية داخل مقر الهيئة أو خارجها‪.‬‬

‫‪ .2‬تنفيذ المهام الميدانية مثل مراجعة الجهات‪ ،‬وتسليم المراسالت مناولة‪ ،‬والشراء المباشر‪،‬‬

‫وأية مهام ميدانية أخرى ترتبط بالعمل ويتم تكليفهم بها‪.‬‬

‫السياسات‬

‫‪ .1‬تتولى وحدة الشؤون اإلدارية التنسيق مع مكتب رئيس مجلس اإلدارة أو مكتب المحافظ‬

‫إلجراء حجوزات الفنادق وتذاكر السفر الخاصة بأعضاء مجلس اإلدارة أو ضيوف الهيئة‪.‬‬

‫‪ .2‬نقل واستقبال وتوديع ضيوف الهيئة من وإلى المطار أو مقرات إقامتهم‪.‬‬

‫‪ .3‬يكلف المراسلون باألعمال عن طريق وحدة الشؤون اإلدارية لخدمة أقسامها (الخدمات‬

‫اإلدارية‪ ،‬إدارة المرافق‪ ،‬االتصاالت اإلدارية‪ ،‬المشتريات)‪ ،‬ولخدمة بقية إدارات الهيئة‬

‫وأقسامها‪.‬‬

‫صفحة ‪ 19‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .4‬يجوز لوحدة الشؤون اإلدارية أن تقدم خدمة لموظفي الهيئة بتكليف المراسلين إلنجاز‬

‫مهام خاصة للموظفين‪ ،‬ويتم إنجاز هذه المهام بحسب أسبقية وصول الطلبات إلى‬

‫الوحدة‪.‬‬

‫ً‬
‫ضغطا على أعمال المراسلين‪ ،‬تعطي وحدة الشؤون اإلدارية‬ ‫‪ .5‬في الحاالت التي تشهد‬

‫األولوية إلنجاز مهام الهيئة ثم إلنجاز المهام الخاصة للموظفين‪.‬‬

‫صفحة ‪ 20‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الفصل الرابع‪ :‬طلب القرطاسية وصرفها ومتابعة مخزونها‬

‫المقدمة‬

‫يتمثل الغرض من سياسات طلب القرطاسية وصرفها في ضمان امتالك اإلدارات المختلفة‬

‫للمستلزمات الكافية من القرطاسية المكتبية‪ ،‬للوفاء بمتطلبات العمل وتمكينها من القيام‬

‫بواجباتها‪.‬‬

‫الهدف‬

‫تحديد السياسات المتعلقة بطلب القرطاسية وصرفها ومتابعة مخزونها‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول المستودع‪:‬‬

‫‪ .1‬المحافظة على سالمة مخزون القرطاسية لضمان عدم تلفه أو إساءة استخدامه‪.‬‬

‫‪ .2‬استخدام تقديره المهني في مراقبة استهالك القرطاسية من قبل اإلدارات للتحقق من‬

‫عدم إساءة استخدام الموظفين لقرطاسية الهيئة‪.‬‬

‫‪ .3‬القيام بجرد المخزون على النحو التالي‪:‬‬

‫الجرد اليومي‪ :‬جرد المخزون وفحص بطاقات الجرد قبل نهاية يوم العمل لتحديد‬ ‫•‬

‫الرصيد المتبقي من القرطاسية وتنفيذ طلبات الشراء في حالة تدني المخزون دون‬

‫المستوى المقبول‪.‬‬

‫الجرد الشهري‪ :‬جرد مخزون القرطاسية في نهاية كل شهر‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ .4‬إبالغ وحدة الشؤون اإلدارية عن أية فروقات في المخزون‪.‬‬

‫مسؤوليـة موظفي الهيئة‬

‫يتولى موظفو الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬استهالك القرطاسية التي توفرها الهيئة ألغراض العمل وعدم إساءة استخدامها‪.‬‬

‫‪ .2‬الحد قدر اإلمكان من استهالك القرطاسية الورقية‪ ،‬وإعادة استخدام الورق داخليا عند طباعة‬

‫المسودات‪.‬‬

‫صفحة ‪ 21‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫السياسات‬

‫طلب القرطاسية وصرفها ومتابعة مخزونها‬

‫‪ .1‬على الموظفين استخدام القرطاسية المعتمدة والموردة من المستودع ألداء مهام‬

‫عملهم في الهيئة‪.‬‬

‫‪ .2‬يتم تخزين القرطاسية بشكل آمن في أماكن مقفلة‪ ،‬ويتحمل مسؤول المستودع‬

‫مسؤولية تخزينها حتى يتم توزيعها‪ ،‬ثم تتولى كل إدارة بعد ذلك مسؤولية التخزين اآلمن‬

‫واالستخدام السليم للقرطاسية‪.‬‬

‫‪ .3‬تخضع طلبات علب الحبر الخاصة بالطابعات وآالت التصوير إلشراف إدارة تقنية‬

‫المعلومات‪.‬‬

‫صفحة ‪ 22‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الباب الثالث‪ :‬إدارة وخدمات المرافق‬

‫الفصل األول‪ :‬إدارة المرافق‬

‫إدارة مشروعات المرافق‬

‫المقدمة‬

‫يتمثل الغرض في توفير اإلرشادات الخاصة بأنشطة مشروعات المرافق التي تتوالها وحدة‬

‫الشؤون اإلدارية في الهيئة‪.‬‬

‫الهدف‬

‫يتمثل هدف هذه السياسات في تنظيم إدارة مشروعات المرافق مع استثناء مشروعات تقنية‬

‫المعلومات‪ ،‬وتحديد مسؤوليات إدارة المرافق تجاه متابعة المشروعات والتحقق من تنفيذها‬

‫بالطريقة المحددة في هذا الدليل‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول إدارة المرافق‪:‬‬

‫‪ .1‬اقتراح المشروعات الفنية للهيئة واإلشراف على مراحل هذه المشروعات‪ ،‬وتشمل‪:‬‬

‫البدء‪ ،‬والتخطيط‪ ،‬والتنفيذ‪ ،‬وتغييرات المشروعات‪ ،‬واإلقفال‪ ،‬ورفع التقارير‪.‬‬

‫‪ .2‬المشاركة في اختيار المقاولين والشركات المتخصصة لتنفيذ المشروعات الفنية للهيئة‪.‬‬

‫السياسات‬

‫‪ .1‬يتعامل مسؤول إدارة المرافق مع المشروعات الفنية (مثل اإلنشاءات والترميمات‬

‫والتصميم الداخلي والصيانة لمباني الهيئة ومرافقها)‪ ،‬وال يدخل ضمنها أية مشروعات‬

‫ترتبط بتقنية المعلومات أو بنيتها التحتية‪.‬‬

‫‪ .2‬تصنف المشروعات إلى فئتين بحسب حجمها على النحو التالي‪:‬‬

‫المشروعات الكبيرة‪ :‬المشروعات التي تبلغ تكلفتها ‪ 100‬ألف ريال سعودي فأكثر‪ ،‬ويجب‬ ‫•‬

‫أن تنفذ بواسطة شركات متخصصة تملك خبرة طويلة في مجالها‪.‬‬

‫المشروعات الصغيرة‪ :‬المشروعات التي تقل تكلفتها عن ‪ 100‬ألف ريال سعودي‪ ،‬ويتم‬ ‫•‬

‫تنفيذها بواسطة وحدة الشؤون اإلدارية عن طريق متعاقدين أو منشآت متوسطة أو‬

‫صغيرة‪.‬‬

‫صفحة ‪ 23‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫إدارة وتوزيع المكاتب والمساحات‬

‫المقدمة‬

‫يغطي هذا الجانب الضوابط المطلوبة لتجهيز المكاتب وتوزيعها بصورة تحافظ على هوية الهيئة‬

‫مع استيفاء لمتطلبات اإلدارات ومعايير هندسة بيئة العمل‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ضمان تجهيز البيئة المادية وتوزيع المساحات المكتبية داخل الهيئة بطريقة تحافظ على ثقافتها‬

‫الموحدة‪ ،‬وتساعد الموظفين على إنجاز مهامهم وواجباتهم بكل يسر وسهولة‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول إدارة المرافق‪:‬‬

‫‪ .1‬توفير المكاتب للموظفين وتجهيزها باألثاث المكتبي الالزم‪.‬‬

‫‪ .2‬إجراء أية تعديالت الزمة كتوسعة المساحات المكتبية‪/‬القاعات أو تقليصها أو إعادة توزيعها‪،‬‬

‫وإعادة توزيع األثاث المكتبي وصيانته وتخزينه حسب حاجة العمل‪.‬‬

‫‪ .3‬تزويد مرافق الهيئة بوسائل ومستلزمات األمن والسالمة‪.‬‬

‫‪ .4‬االحتفاظ بجميع النسخ األصلية من مفاتيح مكاتب الهيئة وقاعاتها ومستودعاتها وإعداد‬

‫وتحديث قوائم المفاتيح المسلمة للموظفين‪.‬‬

‫مسؤوليـة موظفي الهيئة‬

‫يتولى موظفو الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬حماية أصول الهيئة المخصصة لهم والموجودة بحوزتهم‪.‬‬

‫‪ .2‬المحافظة على وضع وتوزيع األثاث في مكاتبهم وفق ترتيبات وحدة الشؤون اإلدارية‪.‬‬

‫‪ .3‬المحافظة على نظافة وترتيب مكاتبهم‪ ،‬ومن ذلك ‪ -‬على سبيل المثال ال الحصر ‪ -‬أن تكون‬

‫أسطح طاوالت المكاتب خالية من األوراق المبعثرة والفوضى‪ ،‬وأن تكون الكراسي‬

‫موضوعة في وضع سليم بعد االستخدام في نهاية يوم العمل‪.‬‬

‫‪ .4‬الحرص على إطفاء األجهزة المكتبية الخاصة‪ ،‬وفصل الشواحن عن المقابس‪.‬‬

‫‪ .5‬المحافظة على إبقاء مكاتبهم مقفلة عند انتهاء ساعات العمل أو مغادرتهم لها‪.‬‬

‫صفحة ‪ 24‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫السياسات‬

‫‪ .1‬تستعين الهيئة عند تجهيز بيئة العمل وتوفير المكاتب وتوزيع المساحات بالمعايير‬

‫والمفاهيم والممارسات المرتبطة بهندسة بيئة العمل (‪ )ergonomics‬والجودة حرصا على‬

‫تحقيق أسباب الراحة والسالمة للموظفين‪ ،‬سواء التي تصدر من الهيئة السعودية‬

‫للمواصفات والمقاييس والجودة أو غيرها من الجهات الحكومية‪.‬‬

‫‪ .2‬تخصص مساحة ال تقل عن ‪ 4‬أمتار مربعة لكل موظف‪ ،‬سواء كان الموظف في مكتب‬

‫مستقل‪ ،‬أو في مساحة مكتبية يشترك فيها مع غيره‪.‬‬

‫‪ .3‬عند توفر المساحات المكتبية الكافية‪ ،‬فيتم توزيع المكاتب وفقا للمستويات اإلدارية‬

‫التالية‪ ،‬على أن تعطى األولوية في التوزيع للمستوى اإلداري األعلى‪:‬‬

‫الحد األدنى من‬

‫مالحظات‬ ‫أبعاد المكتب‬ ‫نوع المكتب‬ ‫المستوى اإلداري‬ ‫م‬
‫مساحة المكتب (م‪)2‬‬

‫يجاوره مكتب‬ ‫‪4×4‬م‬ ‫‪16‬م‪2‬‬ ‫مكتب مستقل‬ ‫نائب محافظ‬ ‫‪1‬‬

‫لسكرتير تنفيذي‬

‫‪3×3‬م‬ ‫‪9‬م‪2‬‬ ‫مكتب مستقل‬ ‫مدير إدارة‬ ‫‪2‬‬

‫‪2×3‬م‬ ‫‪6‬م‪2‬‬ ‫مكتب مستقل في حال‬ ‫رئيس وحدة‬ ‫‪3‬‬

‫توفر المساحة‬

‫‪2×2‬م‬ ‫‪4‬م‪2‬‬ ‫طاولة مكتبية عند عدم‬ ‫أخصائي‪/‬‬ ‫‪4‬‬

‫توفر المساحة الكافية‬ ‫المستويات األخرى‬

‫‪ .4‬يتطلب الحصول على موافقة وحدة الشؤون اإلدارية عند الحاجة إلى ما يلي‪:‬‬

‫تغيير مكاتب الموظفين من منطقة إلى منطقة أخرى‪ ،‬كاالنتقال من مكتب إلى مكتب‬ ‫•‬

‫في الدور نفسه أو في دور آخر‪.‬‬

‫انتقال الموظفين من طاولة مكتبية (‪ )work station‬إلى طاولة مكتبية أخرى في‬ ‫•‬

‫المنطقة أو اإلدارة نفسها‪.‬‬

‫تغيير مكان أي أصل أو إزالته من مكاتب الهيئة‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ .5‬عند تصميم وتوزيع المساحات المكتبية المشتركة يراعى ما يلي‪:‬‬

‫أن يتم تجميع الموظفين في مساحات مشتركة حسب اإلدارة‪/‬القطاع التابعين له‪.‬‬ ‫•‬

‫أن يتم تخصيص مساحات للموظفات في اإلدارة‪/‬القطاع مستقلة عن الموظفين قدر‬ ‫•‬

‫اإلمكان‪.‬‬

‫‪ .6‬يتم توفير غرف استراحات ومصليات ودورات مياه خاصة للموظفات والزائرات في مباني‬

‫الهيئة‪.‬‬

‫صفحة ‪ 25‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .7‬يحظر التدخين بكل أنواعه داخل مكاتب الهيئة ومرافقها وأمام مداخلها‪ ،‬وتخصص الهيئة‬

‫في مقراتها أماكن مفتوحة للتدخين‪.‬‬

‫‪ .8‬يتم تجهيز مداخل الهيئة ومرافقها لتسهيل دخول وخروج وتنقل األشخاص ذوي اإلعاقة‬

‫من الموظفين والزوار مع تجهيز دورات المياه لتكون مهيئة الستخدامهم‪.‬‬

‫‪ .9‬يتم تجهيز جميع دورات المياه بوسائل وأدوات إلكترونية ال تعتمد على اللمس (كصنابير‬

‫المياه‪ ،‬وعلب الصابون‪ ،‬ومجففات اليد)‪.‬‬

‫‪ .10‬حرصا على االلتزام بمعايير السالمة‪ ،‬يحظر على الموظفين نقل األثاث المكتبي بأنفسهم‬

‫أو فكه أو محاولة إعادة تركيبه‪ ،‬ويتولى مسؤول إدارة المرافق عملية نقل أو تغيير أماكن‬

‫األثاث المكتبي أو فكه أو إعادة تركيبه مستعينا في ذلك بفريقه الفني أو العمالة‬

‫المتخصصة من خارج الهيئة‪.‬‬

‫‪ .11‬يحق للهيئة أن تقوم في أي وقت بمعاينة أي من أصولها وفحصها بما في ذلك المكاتب‬

‫والخزائن والتجهيزات المكتبية والمعدات واألصول األخرى‪.‬‬

‫‪ُ .12‬يعتبر اإلهمال والتخريب المتعمد وسوء االستخدام وتضييع أصول الهيئة من قبل‬

‫الموظف مخالفة جسيمة تستوجب من الهيئة التعامل معها وفق سياسات وإجراءات‬

‫الموارد البشرية‪.‬‬

‫كال‬
‫‪ .13‬يصرف مسؤول إدارة المرافق نسخ إضافية من المفاتيح إلى جميع مديري اإلدارات ً‬

‫لمكتبه تكون تحت مسؤوليتهم‪ ،‬وال يتم صرف نسخ المفاتيح للموظفين الذين يعملون‬

‫في اإلدارات إال بموافقة مدير الموظف ورئيس وحدة الشؤون اإلدارية‪.‬‬

‫‪ .14‬على الموظفين الذين بحوزتهم نسخ من المفاتيح اإلبالغ بشكل فوري عند فقدانها للمدير‬

‫المباشر ومسؤول الشؤون اإلدارية التخاذ اإلجراءات األمنية الالزمة‪ ،‬ومنها استبدال أقفال‬

‫األبواب‪.‬‬

‫صفحة ‪ 26‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الخدمات العامة‬

‫المقدمة‬

‫تنظيم توفير الخدمات العامة‪ ،‬ومتابعة مستواها‪ ،‬وتوحيد قناة التواصل مع الشركات مقدمة‬

‫الخدمات‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ضمان توفير الخدمات العامة لمقرات الهيئة دون انقطاع‪ ،‬وتسديد فواتيرها المستحقة دون تأخير‪،‬‬

‫مع التأكيد على ضبط االستهالك حرصا على الموارد العامة‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول إدارة المرافق‪:‬‬

‫‪ .1‬التواصل مباشرة مع شركات الخدمات العامة لتوفير خدمات الكهرباء والمياه والصرف‬

‫الصحي والهاتف لمقرات الهيئة ومرافقها‪.‬‬

‫‪ .2‬إعداد قوائم بأرقام اشتراك كل خدمة من الخدمات العامة‪ ،‬وبيانات العدادات الخاصة بها‪،‬‬

‫والتحقق من استمرارية الخدمات؛ لغرض استخدامات الهيئة‪.‬‬

‫‪ .3‬مراقبة استهالك الخدمات من الكهرباء والمياه والهاتف داخل مقرات الهيئة ومرافقها بما‬

‫يتماشى مع ضوابط ترشيد االستهالك‪.‬‬

‫مسؤوليـة موظفي الهيئة‬

‫يتولى موظفو الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬استهالك الخدمات المقدمة للهيئة من كهرباء ومياه وهاتف ضمن الحدود المعقولة ووفق‬

‫ضوابط ترشيد االستهالك‪.‬‬

‫‪ .2‬اإلبالغ عن أية حاالت انقطاع أو هدر أو سوء استغالل للخدمات العامة المقدمة للهيئة‪.‬‬

‫السياسات‬

‫‪ .1‬يتم توحيد قناة التواصل مع شركات الخدمات العامة‪ ،‬ويكون مسؤول إدارة المرافق هو‬

‫مسؤول االتصال معها عند طلب خدمات جديدة أو تغيير الخدمات الحالية‪.‬‬

‫‪ .2‬يحتفظ مسؤول إدارة المرافق بسجالت توضح تكاليف الخدمات العامة ومستوى‬

‫استهالكها شهريا ليتم مقارنتها بالميزانية المعتمدة للتحقق من الفروقات وترشيد‬

‫االستهالك‪.‬‬

‫صفحة ‪ 27‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫خدمات الهاتف المركزي‬

‫المقدمة‬

‫إيضاح آلية توفير الخدمات الهاتفية في مقرات الهيئة ومرافقها وتحديد أدوار ومسؤوليات وحدة‬

‫الشؤون اإلدارية ومديري اإلدارات والموظفين في الهيئة‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ضمان تجهيز مكاتب الهيئة بشبكة هاتف داخلي تمكن الموظفين من التواصل داخل الهيئة وخارجها‬

‫بكل يسر وسهولة‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول إدارة المرافق‪:‬‬

‫‪ .1‬توفير خدمات الهاتف المركزي لموظفي الهيئة‪.‬‬

‫‪ .2‬إضافة أو تعديل أو إلغاء خاصيات االتصال لكل تحويلة بحسب طلب اإلدارات وحاجة العمل‪.‬‬

‫مسؤوليـة مديري اإلدارات في الهيئة‬

‫يتولى مديرو اإلدارات في الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد أسماء الموظفين الذين يحق لهم الحصول على رقم مباشر‪ ،‬باإلضافة إلى رقم‬

‫التحويلة عبر جهاز الهاتف المركزي‪.‬‬

‫‪ .2‬تحديد أسماء الموظفين الذين يمنحون خاصية االتصال بأرقام خارج نطاق المدينة (صفر‬

‫داخلي)‪ ،‬أو خارج المملكة (صفر دولي)‪.‬‬

‫مسؤوليـة موظفي الهيئة‬

‫يتولى موظفو الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬قصر المكالمات الهاتفية ألغراض العمل إلى أبعد حد ممكن‪.‬‬

‫ً‬
‫مسبقا والحصول على موافقتهم عند الحاجة إلى إضافة أو تعديل‬ ‫‪ .2‬التنسيق مع مديريهم‬

‫أو إلغاء خاصيات االتصال الخاصة بتحويالتهم الداخلية أو أرقامهم المباشرة‪.‬‬

‫صفحة ‪ 28‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫السياسات‬

‫‪ .1‬توفر الهيئـة نظـامـا هـاتفيـا مركزيـا (ســـــــنترال) بـأرقـام هـاتفيـة وأعـداد أجهزة كـافيـة لموظفي‬

‫الهيئة لتمكينهم من القيام بأعمالهم بيســـر وســـهولة‪ ،‬ويتضـــمن هذا النظام خاصـــية الرد‬

‫اآللي على المتصــــل من الخارج‪ ،‬وتوجيهه باإلرشــــادات‪ ،‬والعمل بنظام التحويلة الداخلية‪،‬‬

‫وتسجيل الرسائل الصوتية في حالة عدم وجود الموظف‪.‬‬

‫‪ .2‬يقوم مســـــــؤول إدارة المرافق بــإعــداد قــائمــة ب ـأرقــام التحويالت الــداخليــة الســـــــتعمــال‬

‫الموظفين داخـل الهيئـة‪ ،‬ويمكن أن تتضـــــــمن هـذا القـائمـة أرقـام الهـاتف الجوال لبعض‬

‫العاملين الذين تســـــتدعي ظروف العمل االتصـــــال بهم خارج أوقات الدوام وفي الحاالت‬

‫الطارئة‪ ،‬ويتولى هذا المسؤول وحده مسؤولية تحديث القائمة باستمرار‪.‬‬

‫‪ .3‬األصـــل في توفير جهاز هاتف للموظفين مســـاعدتهم على إنجاز أعمالهم باالتصـــال على‬

‫ذوي العالقة بنشــاط الهيئة‪ ،‬وليس لالســتعمال لألغراض الشــخصــية أو ألحاديث ال ترتبط‬

‫بنشاط الموظف في الهيئة أو عمله‪.‬‬

‫‪ .4‬يتم التحقق من أن الموظفين الـذين يملكون أرقـامـا خـاصـــــــة مبـاشـــــــرة لم يقوموا بـإجراء‬

‫مكالمات محلية أو دولية ألغراض خاصـة أو لحسـابهم الشـخصـي من خالل توقيعهم على‬

‫الفواتير بمـا يثبـت أنهـا تمـت ألغراض لعمـل أو مطـالبتهم بفرز المكـالمـات الخـاصـــــــة التي‬

‫يترتب تســــديدها من قبلهم‪ ،‬بموجب كشــــف يعده مســــؤول إدارة المرافق اســــتناد ًا إلى‬

‫المكالمات التي جرى تأشيرهم عليها بأنها تمت ألغراض شخصية‪ ،‬ويتم استقطاع تكاليفها‬

‫منهم‪.‬‬

‫صفحة ‪ 29‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫خدمات الصيانة والتشغيل‬

‫خدمات الصيانة‬

‫المقدمة‬

‫يتناول هذا القسم الجانب األول من جوانب الصيانة والتشغيل‪ ،‬ويركز على عمليات الصيانة التي‬

‫تتم عن طريق وحدة الشؤون اإلدارية أو المقاولين‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ضبط عمليات الصيانة الطارئة والدورية لكل أصل من أصول الهيئة باستثناء ما يخضع إلشراف‬

‫أقسام‪/‬إدارات أخرى (مثل إدارة تقنية المعلومات)‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول إدارة المرافق‪:‬‬

‫‪ .1‬وضـع نظام واضـح ومحدد وبرنام زمني لكل نوع من أنواع الصـيانة الالزمة لكل أصـل من‬

‫أصول الهيئة باستثناء‪:‬‬

‫سيارات الهيئة التي تخضع إلشراف الشؤون اإلدارية‪.‬‬ ‫•‬

‫أجهزة وشبكات الحاسب التي تخضع إلشراف إدارة تقنية المعلومات‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ .2‬إجراء الصيانة الطارئة ألي أعطال تتعرض لها أنظمة الكهرباء أو اإلنارة أو المياه أو التكييف‬

‫أو الهاتف في الهيئة‪.‬‬

‫‪ .3‬إجراء الصــــــيـانـة الوقـائيـة بشــــــكـل دوري على كـافـة مبـاني الهيئـة وإنشـــــــاءاتهـا وتجهيزاتهـا‬

‫ومعداتها وأنظمتها وأثاثها وتركيباتها‪.‬‬

‫‪ .4‬اإلشــــراف على الجهات التي تقوم بتقديم خدمات صــــيانة للهيئة بموجب عقود‪ ،‬والتأكد‬

‫من التزام هذه الجهات بالشـــــروط والجودة والمواعيد واإلجراءات المنصـــــوص عليها في‬

‫هذه العقود‪.‬‬

‫مسؤوليـة مديري اإلدارات‬

‫يتولى مديرو اإلدارات في الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬الحفاظ على األصــــول التي تســــتخدمها إداراتهم‪ ،‬والتأكيد على موظفيهم باســــتخدامها‬

‫بطريقة مثلى‪.‬‬

‫صفحة ‪ 30‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .2‬متـابعـة تقيـد الموظفين العـاملين تحـت إشـــــــرافهم بقواعـد وإجراءات األمن والســـــــالمـة‬

‫لضـمان سـالمتهم‪ ،‬واسـتخدام األصـول بالشـكل الصـحيح الذي يحول دون إلحاق الضـرر أو‬

‫التلف غير االعتيادي بها‪.‬‬

‫السياسات‬

‫‪ .1‬تعطي الهيئة أولوية قصوى لصيانة األصول المادية الثابتة أو المتداولة لضمان استمرار‬

‫عمل وفعالية هذه األصول والمحافظة عليها‪ ،‬والحد قدر اإلمكان مما يصيبها من ضرر أو‬

‫تلف أو اهتراء بسبب االستخدام‪.‬‬

‫‪ .2‬توفر الهيئة نظاما إلكترونيا لخدمات الصـيانة يسهل على اإلدارات تقديم طلبات الصيانة‪،‬‬

‫ويساعد مسؤول إدارة المرافق على تقديم الدعم ومتابعة تنفيذ الطلبات‪.‬‬

‫‪ .3‬توفر الهيئة كل الوســائل الالزمة لتنفيذ الصــيانة وفق الشــروط المحددة من قبل منتجي‬

‫وموردي األصـول‪ ،‬كصـيانة هذه األصـول من قبل عمالة فنية مؤهلة ومدربة على صـيانة‬

‫هـذه األصـــــــول ســـــــواء من العـاملين بشــــــكـل دائم في الهيئـة أو بـاالســـــــتعـانـة بـالجهـات‬

‫المتخصــصــة األخرى وتوفير ما يلزمهم من عدد وتجهيزات وأدوات صــيانة أو قطع غيار أو‬

‫مواد أخرى مســتخدمة في الصــيانة ســواء بتخزينها داخل الهيئة أو باالســتعانة بما يتوفر‬

‫لدى الجهات المتخصصة األخرى‪.‬‬

‫‪ .4‬باإلضـــــــافة إلى توفير إمكـانيـات القيـام بعمليـات الصــــــيـانة داخل الهيئـة ذاتي ًـا وبواســـــــطة‬

‫موظفيها ومعداتها‪ ،‬ال تتواني الهيئة عن التعاقد مع الجهات المتخصـــصـــة بالصـــيانة‪ ،‬إذا‬

‫ً‬
‫داخليا أو تبين لها أن الصـــيانة الخارجية بواســـطة‬ ‫ما تبين لها صـــعوبة إجراء هذه الصـــيانة‬

‫ً‬
‫ماليا من الصيانة الداخلية‪.‬‬ ‫ً‬
‫فنيا أو‬ ‫شركات ومؤسسات صيانة أجدى‬

‫‪ .5‬تحتفظ وحـــدة الشـــــــؤون اإلداريـــة في الهيئـــة بقـــدر معقول من قطع الغيـــار التي يتم‬

‫استخدامها بكثرة في صيانة األصول الثابتة (مثل مصابيح اإلضاءة وغيرها)‪.‬‬

‫‪ .6‬تحتفظ وحدة الشـــــــؤون اإلدارية بصـــــــور من عقود الصــــــيـانة الموقعـة مع مختلف جهـات‬

‫الصـيانة الخارجية‪ ،‬ويقوم بإحالة األصـول التي تحتاج إلى صـيانة إلى هذه الجهات أو طلب‬

‫إرسـال مندوبها إلصـالحها والتأكد من تطبيق نصـوص العقد‪ ،‬والتوقيع باسـتالم األصـول‬

‫جاهزة للعمل من الجهة الخارجية أو ما يفيد أنها قامت بالصــــيانة أو اإلصــــالح على الوجه‬

‫المطلوب‪.‬‬

‫صفحة ‪ 31‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫خدمات الضيافة‬

‫المقدمة‬

‫يتناول هذا القسم الجانب الثاني من جوانب الصيانة والتشغيل‪ ،‬وهو تقديم خدمات الضيافة‬

‫لموظفي الهيئة وزوارها مع إيضاح ألدوار ومسؤوليات وحدة الشؤون اإلدارية وعمالة الضيافة‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ضمان تقديم خدمات الضيافة لموظفي الهيئة وزوارها بصورة تعكس مستوى االهتمام والحفاوة‬

‫لدى الهيئة مع مراعاة متطلبات النظافة والصحة العامة‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول إدارة المرافق‪:‬‬

‫‪ .1‬متابعة مستوى نظافة وملبس ومظهر عمال الضيافة‪ ،‬وفق التعليمات التالية‪:‬‬

‫االستحمام قبل الذهاب إلى العمل‪ ،‬واستعمال مزيل الروائح‪.‬‬ ‫•‬

‫ارتـداء الزي المعتمـد والمحـافظـة على نظـافتـه‪ ،‬وارتـداء الجوارب غير الممزقـة واألحـذيـة‬ ‫•‬

‫النظيفة والملمعة‪.‬‬

‫حلق شـــــــعر الرأس‪ ،‬وترتيبــه وعــدم إطــالتــه‪ ،‬وتشــــــــذيــب أو حلق اللحيــة والشـــــــوارب‬ ‫•‬

‫والسوالف لعدم ترك أية زوائد ظاهرة ‪ ،‬وتقليم األظافر‪.‬‬

‫ارتداء خاتم واحد كحد أقصى‪ ،‬وعدم ارتداء اإلكسسوارات أو األساور‪.‬‬ ‫•‬

‫اســـتعمال المناديل عند العطاس‪ ،‬والحرص على غســـل اليدين بالماء والصـــابون بعد‬ ‫•‬

‫الخروج من دورات المياه‪.‬‬

‫‪ .2‬التحقق بشـــــكل مســـــتمر من أية أعراض قد تكشـــــف عن أمراض معدية‪ ،‬مع الحرص على‬

‫إلزام الشركة المشغلة بإجراء فحص دوري لهم‪.‬‬

‫‪ .3‬متابعة نظافة وســالمة األدوات والتجهيزات المســتخدمة في تقديم المشــروبات ومراعاة‬

‫توفر الشروط الصحية فيها‪.‬‬

‫مسؤوليـة عمال الضيافة‬

‫يتولى كل عامل من عمال الضيافة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬االعتناء بغرفة التحضـــــير المســـــندة له‪ ،‬وفتحها عند بداية يوم العمل وإقفالها عند نهايته‪،‬‬

‫وترتيبها والمحافظة على المواد والمكائن واألدوات المتوفرة فيها‪.‬‬

‫صفحة ‪ 32‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .2‬ارتـداء الكمـامـة والقفـازات والغطـاء العـازل لشـــــــعر الرأس عنـد تحضـــــــير المشـــــــروبـات أو‬

‫المأكوالت أو تقديمها مع إتباع المعايير الصحية لمنع انتقال العدوى‪.‬‬

‫ـال من الحرص واالهتمـام‪ ،‬مع ضـــــــرورة التعـامـل والتحـدث مع‬

‫‪ .3‬تـأديـة العمـل بمســـــــتوى ع ٍ‬

‫موظفي الهيئة وزوارها بشكل مهذب‪.‬‬

‫‪ .4‬عدم االنشغال بالهاتف الجوال أو تضييع الوقت في التدخين أو غيره‪.‬‬

‫‪ .5‬االلتزام بتعليمات النظافة والملبس والمظهر التي تصدرها وحدة الشؤون اإلدارية‪.‬‬

‫السياسات‬

‫‪ .1‬توفر الهيئة لموظفيها وزوارها عن طريق عمال الضـــــــيافة الماء والمشـــــــروبات الســـــــاخنة‬

‫(الشــــــــاي والقهوة) بــأكواب ورقيــة عنــد الطلــب وطيلــة أوقــات الــدوام‪ ،‬ويتم تجهيز غرف‬

‫التحضــــير (المطابخ) بالمكائن واألدوات الالزمة لتحضــــير المشــــروبات الســــاخنة‪ ،‬مع توفير‬

‫المواد الالزمة (الماء‪ ،‬الشـــــاي‪ ،‬القهوة‪ ،‬الســـــكر‪ ،‬الحليب) بصـــــورة دورية‪ ،‬ســـــواء من قبل‬

‫الهيئة مباشرة أو عن طريق جهات أخرى‪.‬‬

‫‪ .2‬يتم توزيع قوارير الميـاه على الموظفين بـدايـة يوم العمـل‪ ،‬مع توفير برادات الميـاه في‬

‫كل دور من أدوار مبنى الهيئة‪.‬‬

‫‪ .3‬تظـل غرف االســـــــتراحـات للموظفين والموظفـات متـاحـة خالل أوقـات العمـل وبعـده‪ ،‬ويتم‬

‫تجهيزهـا بـالمكـائن واألدوات الالزمـة لتحضـــــــير المشـــــــروبـات الســـــــاخنـة وحفظ المـأكوالت‬

‫وتسخينها‪.‬‬

‫‪ .4‬يحظر على موظفي الهيئة استغالل عمال الضيافة للقيام بمهام خاصة‪.‬‬

‫‪ .5‬يحظر على عامل الضـيافة البيع لحسـابه على موظفي الهيئة وزوارها سـواء المأكوالت أو‬

‫المشروبات أو غيرها (كالسجائر أو بطاقات الشحن الهاتفي)‪.‬‬

‫‪ .6‬تحدد ميزانية شهرية للضيافة داخل الهيئة وفقا لما يلي‪:‬‬

‫مكتـب رئيس مجلس اإلدارة‪ 5000 :‬ريـال شـــــــهريـا‪ ،‬وتغطي مصـــــــاريف الضــــــيـافة‬ ‫•‬

‫لجلسة مجلس اإلدارة التي تعقد في الشهر ذاته‪.‬‬

‫ً‬
‫شهريا‪.‬‬ ‫مكتب المحافظ‪ 3000 :‬ريال‬ ‫•‬

‫‪ 100‬ريال شهريا عن كل موظف في كل دور من أدوار مبنى الهيئة‪.‬‬ ‫•‬

‫صفحة ‪ 33‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫خدمات النظافة‬

‫المقدمة‬

‫يتناول هذا القسم الجانب الثالث من جوانب الصيانة والتشغيل‪ ،‬وهو تقديم خدمات النظافة‬

‫لمقرات الهيئة ومرافقها مع إيضاح ألدوار ومسؤوليات وحدة الشؤون اإلدارية وعمالة النظافة‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ضمان توفير خدمات النظافة لمقرات الهيئة ومرافقها بشكل مستمر حفاظا على صورة الهيئة‬

‫وصحة موظفيها‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول إدارة المرافق‪:‬‬

‫‪ .1‬متابعة مستوى نظافة وملبس ومظهر عمال النظافة‪ ،‬وفق التعليمات التالية‪:‬‬

‫االستحمام قبل الذهاب إلى العمل‪ ،‬واستعمال مزيل الروائح‪.‬‬ ‫•‬

‫ارتـداء الزي المعتمـد والمحـافظـة على نظـافتـه‪ ،‬وارتـداء الجوارب غير الممزقـة واألحـذيـة‬ ‫•‬

‫النظيفة والملمعة‪.‬‬

‫حلق شـــــــعر الرأس‪ ،‬وترتيبــه وعــدم إطــالتــه‪ ،‬وتشــــــــذيــب أو حلق اللحيــة والشـــــــوارب‬ ‫•‬

‫والسوالف لعدم ترك أية زوائد ظاهرة‪ ،‬وتقليم األظافر‪.‬‬

‫ارتداء خاتم واحد كحد أقصى‪ ،‬وعدم ارتداء اإلكسسوارات أو األساور‪.‬‬ ‫•‬

‫اســـتعمال المناديل عند العطاس‪ ،‬والحرص على غســـل اليدين بالماء والصـــابون بعد‬ ‫•‬

‫الخروج من دورات المياه‪.‬‬

‫‪ .2‬التحقق بشـــــكل مســـــتمر من أية أعراض قد تكشـــــف عن أمراض معدية‪ ،‬مع الحرص على‬

‫إلزام الشركة المشغلة بإجراء فحص دوري لهم‪.‬‬

‫‪ .3‬متـابعـة نظـافـة وســـــــالمـة األدوات والتجهيزات المســـــــتخـدمـة في التنظيف ومراعـاة توفر‬

‫الشروط الصحية فيها‪.‬‬

‫مسؤوليـة عمال النظافة‬

‫يتولى كل عامل من عمال النظافة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬االعتناء بمستودع التشغيل والصيانة‪ ،‬والمحافظة عليه‪.‬‬

‫‪ .2‬ارتداء الكمامة والقفازات عند القيام بأعمال التنظيف‪.‬‬

‫صفحة ‪ 34‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫ـال من الحرص واالهتمـام‪ ،‬مع ضـــــــرورة التعـامـل والتحـدث مع‬
‫‪ .3‬تـأديـة العمـل بمســـــــتوى ع ٍ‬

‫موظفي الهيئة وزوارها بشكل مهذب‪.‬‬

‫‪ .4‬عدم االنشغال بالهاتف الجوال أو تضييع الوقت في التدخين أو غيره‪.‬‬

‫‪ .5‬االلتزام بتعليمات النظافة والملبس والمظهر التي تصدرها وحدة الشؤون اإلدارية‪.‬‬

‫السياسات‬

‫‪ .1‬تلتزم الهيئة بإتباع أعلى مستوى ممكن من التقيد بشروط النظافة والوقاية الصحية في‬

‫كافة مرافقها‪ ،‬وتوفر الهيئة كل الوسائل والمواد الالزمة للمحافظة على هذا المستوى‪.‬‬

‫‪ .2‬تتعاقد الهيئة مع شـركة متخصـصـة لتوفير عمال النظافة‪ ،‬ويتولى مسـؤول إدارة المرافق‬

‫أو من يفوضـه اإلشـراف على عمال النظافة الذين تعينهم الشـركة المتعاقد معها لتنفيذ‬

‫شروط عقد النظافة والتأكد من تطبيقه بانتظام‪.‬‬

‫‪ .3‬يتولى مســــــؤول إدارة المرافق المســــــؤولية عن شــــــتى أنواع عمليات النظافة‪ ،‬ويقوم‬

‫المســـــــؤول عن النظـافـة بـإعـداد برنـام عمـل لتوزيع أعمـال ومهـام النظـافـة على عمـال‬

‫التنظيف ومراقبة التزامهم بتطبيقه ومواعيد تنفيذ هذه المهام‪ ،‬ويراعى بشــــــكل عام أن‬

‫تتم عمليات النظافة قبل أوقات الدوام الرسمي وأثناءه‪.‬‬

‫‪ .4‬يقع ضـمن مسـؤوليات مسـؤول إدارة المرافق اتخاذ اإلجراءات المناسـبة لتجميع النفايات‪،‬‬

‫والتخلص منها‪.‬‬

‫‪ .5‬يحظر على موظفي الهيئة استغالل عمال النظافة للقيام بمهام خاصة‪.‬‬

‫صفحة ‪ 35‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الفصل الثاني‪ :‬األمن والسالمة‬

‫المقدمة‬

‫تسهيل تحديد السياسات الخاصة لتعزيز األمن والسالمة داخل مقرات الهيئة‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ضمان حماية موظفي الهيئة وزوارها ومرافقها وأصولها‪ ،‬وتوفير بيئة عمل آمنة من المخاطر‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫تتولى وحدة الشؤون اإلدارية مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬اإلشـــــــراف والمحــافظــة على األمن والســـــــالمــة‪ ،‬والتــأكــد من تطبيق قواعــد وإجراءات‬

‫وأساليب ومقتضيات األمن والسالمة‪.‬‬

‫‪ .2‬فرض التـدابير الوقـائيـة التي تعلن عنهـا الجهـات الصـــــــحيـة للحـد من انتشـــــــار األوبئـة داخـل‬

‫أماكن العمل في الهيئة‪.‬‬

‫‪ .3‬تدريب الموظفين على خطط اإلخالء‪ ،‬وتدريب مجموعة منهم على إسعاف المصابين‪.‬‬

‫مسؤوليـة حراس األمن‬

‫يتولى كل حارس من حراس األمن المهام والمسؤوليات المذكورة في األنظمة واللوائح المنظمة‬

‫للحراسة األمنية المدنية الخاصة‪ ،‬ومنها‪:‬‬

‫‪ .1‬سلطة ضبط الشخص أو األشخاص المتلبسين بالجريمة داخل مقرات الهيئة أو مرافقها‬

‫من يحاول الدخول عنوة إليها‪ ،‬على أن يتم إبالغ الجهات األمنية‪ ،‬وإعداد محضر بذلك‪.‬‬

‫‪ .2‬المحافظة على أمن وسالمة الهيئة وموظفيها وزوارها ومرافقها وأصولها‪ ،‬والمحافظة‬

‫على الوسائل واألدوات المسلمة له‪.‬‬

‫‪ .3‬ممارسة العمل بأعلى مستوى من التركيز والتيقظ الذهني‪ ،‬وعدم االنشغال أو تضييع‬

‫الوقت بأعمال أخرى تختلف عن طبيعة العمل‪.‬‬

‫‪ .4‬االطالع واإللمام بالمهام ومعرفة أوقات نوبات العمل والمواقع المراد حراستها‪،‬‬

‫ومعرفة استخدام الوسائل واألجهزة المساعدة له في مهمته مع االلتزام بمراعاة اآلداب‬

‫العامة خالل تواجده في الموقع‪.‬‬

‫‪ .5‬عدم االنصراف وترك الموقع الذي يتولى حراسته إال بوجود زميل مشارك في النوبة‬

‫نفسها أو عند حضور حارس األمن المكلف بتغطية النوبة التالية‪.‬‬

‫صفحة ‪ 36‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫مسؤولية موظفو الهيئة‬

‫يتولى موظفو الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫ً‬
‫حرصــا على عدم وقوع الحوادث أو‬ ‫‪ .1‬إتباع ســياســات وإجراءات وإرشــادات األمن والســالمة‬

‫إصابات العمل داخل الهيئة أو مرافقها‪.‬‬

‫‪ .2‬إتباع اإلجراءات التالية قبل مغادرة مكاتبهم‪:‬‬

‫وضع أوراق العمل في األدراج السيما المهم أو السري منها‪.‬‬ ‫•‬

‫إغالق أجهزة الحاسب اآللي أو أي أجهزة أخرى خاصة بهم موصولة بالكهرباء‪.‬‬ ‫•‬

‫إغالق األنوار وأجهزة التكييف‪.‬‬ ‫•‬

‫إغالق أبواب مكاتبهم‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ .3‬إبالغ المشرفين المباشرين أو وحدة الشؤون اإلدارية عن أية أخطار محتملة‪.‬‬

‫السياسات‬

‫‪ .1‬تؤمن الهيئة خدمات األمن والسالمة لضمان حماية موظفيها ومرافقها وأصولها‪ ،‬والتحكم‬

‫بالمداخل والمخارج من وإلى مكاتبها من خالل نشر وتوزيع حراس األمن بما فيه الكفاية وعلى‬

‫مدار الساعة‪.‬‬

‫‪ .2‬للهيئة أن تعين حراس أمن بشكل مباشر أو تتعاقد مع شركة متخصصة لتوفير حراس األمن‪،‬‬

‫وفي كال الحالتين يجب أن يكون حراس األمن سعوديين‪.‬‬

‫‪ .3‬على كافة موظفي الهيئة االلتزام باألنظمة واإلجراءات واإلرشادات والتوجيهات التي تضعها‬

‫وحدة الشؤون اإلدارية لتعزيز األمن والسالمة في الهيئة‪.‬‬

‫‪ .4‬تقع على عاتق مسؤول األمن والسالمة مسؤولية تطبيق قواعد الدخول إلى مباني ومرافق‬

‫الهيئة والخروج منها سواء لألشخاص أو السيارات أو المواد أو األجهزة داخل وخارج أوقات‬

‫ً‬
‫ونهارا لمباني الهيئة‬ ‫ليال‬
‫مسؤوال عن تنظيم عمليات الحراسة ً‬
‫ً‬ ‫الدوام الرسمي‪ ،‬كما يكون‬

‫ومرافقها‪.‬‬

‫‪ .5‬يتوجب على مسؤول األمن والسالمة اتخاذ الترتيبات الخاصة بالسالمة في جميع مرافق‬

‫الهيئة‪ ،‬ومن ذلك‪:‬‬

‫تزويد كل مكتب بوســــائل مكافحة الحرائق الالزمة (كاشــــفات الدخان‪ ،‬والمرشــــات المعلقة‬ ‫•‬

‫في الســقف‪ ،‬وطفايات الحريق المحمولة) للمســاعدة في منع حوادث الحريق والســيطرة‬

‫َّ‬
‫مؤش ـ ًرا عليه‬ ‫عليها‪ ،‬كما تخزَّ ن وســائل الســالمة ومعداتها في مكان هيسـ ُـهل الوصــول إليه‬

‫سهل التعرف عليه‪.‬‬

‫بوضوح حتى هي ُ‬

‫توفير علب اإلسعافات األولية في كل دور من مباني الهيئة لحاالت الطوارئ‪.‬‬ ‫•‬

‫صفحة ‪ 37‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الفحص الدوري لوســائل الســالمة للتحقق من صــالحية طفايات الحريق‪ ،‬وصــالحية المواد‬ ‫•‬

‫المحفوظة في علب اإلسعافات األولية‪.‬‬

‫‪ .6‬يتوجب على مسؤول األمن والسالمة سرعة إبالغ الجهات الحكومية (الشرطة‪/‬المرور‪/‬الدفاع‬

‫المدني‪/‬الهالل األحمر) بأية حوادث ومتابعة إنهاء اإلجراءات لديها‪.‬‬

‫‪ .7‬تقوم الهيئة بتزويد مقرها بأنظمة مراقبة أمنية إلكترونية تغطي من الداخل صاالت االستقبال‬

‫والممرات والمداخل والمخارج وكافة المناطق المفتوحة‪ ،‬وتغطي من الخارج المداخل والمخارج‬

‫ومواقف السيارات‪.‬‬

‫‪ .8‬ال يتم تركيب كاميرات المراقبة داخل مكاتب الموظفين إال إذا كان الموظفون يعملون في‬

‫"مكاتب أمامية" تستلزم مواجهة العمالء (المراجعين) مباشرة ورصد حركة دخولهم إلى مقر‬

‫الهيئة وخروجهم منها‪.‬‬

‫‪ .9‬تحرص الهيئة على توفير أنظمة للمراقبة األمنية اإللكترونية تحتفظ بالتسجيالت المرئية لمدة‬

‫ً‬
‫يوما‪ ،‬ما لم تصدر تعليمات حكومية بخالف ذلك‪.‬‬ ‫ال تقل عن ‪60‬‬

‫‪ .10‬تخصص الهيئة لموظفيها مواقف سيارات في حال توفر المساحات الكافية‪ ،‬ويتم توزيع‬

‫المواقف وفق المعيارين التاليين‪:‬‬

‫المستوى اإلداري للموظف‪ :‬تعطى األولوية لمسؤولي الهيئة ومديريها‪.‬‬ ‫•‬

‫تاريخ التحاق الموظف بالهيئة‪ :‬إذا تساوى اثنان في المستوى اإلداري‪ ،‬فيتم إعطاء‬ ‫•‬

‫األولوية للموظف األقدم‪.‬‬

‫‪ .11‬إذا تم تخصيص موقف للموظف‪ ،‬فيتم برمجة بطاقة التعريف الخاصة به وربطها بأنظمة‬

‫بوابات المواقف لتمكينه من الدخول إليها والخروج منها‪.‬‬

‫صفحة ‪ 38‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الفصل الثالث‪ :‬إدارة المستودعات‬

‫المقدمة‬

‫يوضح هذا الفصل الضوابط العامة التي تؤطر إدارة المستودعات والتعامل مع المواد واألصول‬

‫مع إيضاح أدوار ومسؤوليات األطراف المعنية‪.‬‬

‫الهدف‬

‫تهدف سياسات إدارة المستودعات إلى تنظيم عمليات استالم وحفظ المواد في المستودعات‪،‬‬

‫ورفض واستبدال المواد الموردة‪ ،‬والتعامل مع الرجيع الداخلي‪ ،‬وضبط صرف المواد من‬

‫المستودعات‪ ،‬والتحكم بحركة المواد ومناقلتها بين المستودعات‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫تتولى وحدة الشؤون اإلدارية مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬اإلشراف على عمليات التخزين ودخول وخروج المواد سواء من المستودع الرئيسي‬

‫في الهيئة أو أية مستودعات فرعية‪.‬‬

‫‪ .2‬ضمان االلتزام بمعايير الرقابة الالزمة في المستودعات‪ ،‬بما في ذلك التسجيل في‬

‫السجالت واألنظمة اإللكترونية‪.‬‬

‫المستودعات‬

‫‪ .1‬تلتزم وحدة الشؤون اإلدارية بقواعد وإجراءات المستودعات الحكومية التي أصدرها‬

‫الديوان العام للمحاسبة‪ ،‬وما يطرأ عليها من تعديالت‪ ،‬كما تلتزم بتطبيق أية أنظمة أو‬

‫لوائح أو تعليمات حكومية من شأنها ضبط أو مراقبة أو تنظيم عمل المستودعات‪.‬‬

‫‪ .2‬يقوم مسؤول المستودع بالصرف والقيد والتسجيل وإثبات حركة البنود في سجل خاص‬

‫بموجب أذونات وسندات صرف نظامية بما يتفق مع قواعد وإجراءات المستودعات‬

‫الحكومية‪.‬‬

‫ً‬
‫أمنيا بالشكل المناسب من خالل أنظمة الحماية )كاميرات مراقبة‪،‬‬ ‫‪ .3‬يجب حماية المستودع‬

‫جهاز إنذار) باإلضافة إلى ضمان وجود أجهزة كشف عن الدخان ومعدات إطفاء الحرائق بما‬

‫ً‬
‫حكوميا‪.‬‬ ‫يتناسب مع تعليمات األمن والسالمة المعتمدة‬

‫صفحة ‪ 39‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .4‬يلزم إتمام عمليات الفحص والجرد الدوري على األجهزة والمواد المخزنة في المستودع‬

‫وإعداد الوثائق واإلشعارات الالزمة من قبل مسؤول المستودع وباشتراك اللجان‬

‫ً‬
‫نظاما‪.‬‬ ‫المعنية المنصوص عليها‬

‫‪ .5‬تكون جميع المواد واألصول الثابتة المخزنة بالمستودع بعهدة مسؤول المستودع وال‬

‫يجوز إدخال أو إخراج أو صرف أو استالم أي مواد إال بعد توقيعه على النماذج المخصصة‬

‫لذلك‪.‬‬

‫‪ .6‬يجب أن يقتصر الوصول الفعلي إلى البنود المخزنة في المستودعات على مسؤول‬

‫المستودع فقط ‪.‬‬

‫‪ .7‬تصرف العهدة للمستفيد المسؤول عنها من مستودعات الهيئة‪.‬‬

‫‪ .8‬ال يجوز إعطاء أي موظف تنتهي عالقته بالهيئة إخالء طرف إال بعد تسليمه لكافة العهد‬

‫المسجلة عليه للمستودعات والمصادقة على استالمها وإبراء ذمته‪.‬‬

‫صفحة ‪ 40‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫المواد واألصول‬

‫استالم وحفظ المواد في المستودعات‬

‫‪ .1‬عند تعيين أو نقل أو استقالة أو انتهاء خدمة مسؤول المستودع‪ ،‬يجب أن يتم تكوين‬

‫لجنة من صاحب الصالحية وينتدب مدير اإلدارة‪ ،‬موظف أو أكثر لمراقبة عملية‬

‫االستالم والتسليم‪ ،‬والتوقيع على المحاضر الخاصة بذلك‪ ،‬كما يتعين إجراء جرد‬

‫المستودع‪.‬‬

‫‪ .2‬يجب تنظيم مواد المخزون بشكل سليم بالمستودع باألماكن المخصصة لذلك والتي‬

‫يتم تحديدها بشكل مناسب من أجل تسهيل عمليات التخزين واالسترجاع‪.‬‬

‫‪ .3‬يجب عزل كل المواد المتضررة والمواد ذات الخطورة (إن ُوجدت)‪ ،‬وتخزينها بشكل آمن‬

‫في مناطق منفصلة‪.‬‬

‫‪ .4‬يجب تسجيل تواريخ انتهاء صالحية مواد المخزون ذات العمر االفتراضي المحدد‬

‫ومراقبتها لضمان استخدامها في الوقت المناسب وقبل انتهاء صالحيتها‪.‬‬

‫‪ .5‬يعين لكل مستودع "مسؤول مستودع"‪ ،‬يتولى القيام باستالم المواد المخزنة‬

‫ومسك سجالت المخزون‪.‬‬

‫‪ .6‬يفحص مسؤول المستودع المواد المعدة لالستهالك المطلوبة قبل أن يسجلها في‬

‫سجالت منفصلة (بطاقات الصنف)‪.‬‬

‫‪ .7‬في حالة االستالم المباشر في المواقع (مواد مستديمة)‪ ،‬يجب تكوين لجنة للفحص‬

‫واالستالم على أن يكون من بينها مندوب اإلدارة (اإلدارة الطالبة) ومندوب من اإلدارة‬

‫المختصة (فني)‪ ،‬ويحرر محضر فحص ومحضر استالم بالمواد المستلمة‪.‬‬

‫‪ .8‬يجب أن يتم تفريغ وتخزين المواد في الحال بمجرد استالمها بعد التأكد من سالمتها‬

‫ومطابقتها لشروط الهيئة‪.‬‬

‫‪ .9‬يجب أن تفحص الهبات أو التبرعات أو المنح‪ ،‬من قبل لجنة الفحص وتبين حالتها‬

‫وتسلم للمستودع المختص ويحرر بها محضر فحص وسند استالم حسب الحالة مع‬

‫إثبات اسم الجهة المتبرعة وإيضاح عبارة (منح هدايا هبات تبرعات( في حقل‬

‫المالحظات في نظام المستودعات‪ ،‬على أن يبقى أصل مذكرة االستالم في اإلدارة‪.‬‬

‫‪ .10‬يجب أن يتم ترتيب المواد بناء على قاعدة الوارد أوال صادر أوال (‪ ،)FIFO‬وعلى وجه‬

‫الخصوص المواد القابلة للتلف بسبب انتهاء مدة صالحيتها‪ ،‬وتوضع المواد المشتراة‬

‫حديثا على الرفوف بعد المواد التي تم شراؤها منذ فترة‪.‬‬

‫صفحة ‪ 41‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .11‬يجب السماح بمساحة كافية النتشار الهواء الداخلي بين مناطق التخزين وعدم حشو‬

‫الرفوف وترك مساحات كافية بين المواد حتى يتم تسهيل عملية مناولة المواد‪.‬‬

‫‪ .12‬ال يتم استالم أصناف واردة من أكثر من مورد بسند إدخال واحد‪.‬‬

‫‪ .13‬يلتزم مسؤول المستودع بتحديث بطاقات األصناف مباشرة بعد إجراء أي عملية تؤثر‬

‫على مستويات المخزون‪.‬‬

‫‪ .14‬يجوز تجزئة استالم أصناف أمر الشراء الواحد عندما تقتضي الحاجة ذلك‪ ،‬على أن ينص‬

‫على ذلك في عقد أو أمر الشراء‪ ،‬ويتم االستالم في هذه الحالة بموجب صورة من‬

‫العقد أو أمر الشراء وفاتورة أو مستند تسليم صادر عن المورد‪.‬‬

‫‪ .15‬ينبغي توفر أدوات قياس مالئمة في كل مستودع لقياس الكميات المصروفة من‬

‫أصناف المخزون‪.‬‬

‫‪ .16‬يجب أال يتم شراء المواد المعدة لالستهالك حتى يتم االعتماد النهائي للعينة من‬

‫لجنة الفحص أو اإلدارة الطالبة‪.‬‬

‫‪ .17‬يتحمل المستودع مسؤولية التخزين اآلمن للمواد المعدة لالستهالك واالحتفاظ بها‬

‫في أماكن مقفلة وإبقاء المفاتيح مع مسؤول المستودع حتى يتم توزيعها‪.‬‬

‫ً‬
‫أسبوعيا؛ لتحديد‬ ‫‪ .18‬يقوم مسؤول المستودع بجرد المخزون وفحص بطاقات الصنف‬

‫الرصيد المتبقي من المواد المعدة لالستهالك وتنفيذ طلبات الشراء في حالة تدني‬

‫المخزون دون المستوى المقبول على أن يقوم بجرد المخزون في نهاية كل شهر‪،‬‬

‫وإبالغ مدير اإلدارة عن أي عدم انتظام أو فروقات‪.‬‬

‫‪ .19‬يجب أن يتم التحديد الدقيق من قيل اإلدارة الطالبة للمواد المعدة لالستهالك على‬

‫أن تعطي كميات واضحة ومواصفات كاملة‪.‬‬

‫‪ .20‬يجوز لمسؤول المستودع تقليل الكميات من المواد المعدة لالستهالك لطلبات‬

‫ً‬
‫كافيا على أن يوضح الكميات الفعلية‬ ‫قليال أو غير‬
‫ً‬ ‫اإلدارات عندما يصبح المخزون‬

‫َّ‬
‫المسلمة للطالب في نموذج الطلب‪.‬‬

‫‪ .21‬يجب إرفاق ما يلي مع طلبات المواد المعدة لالستهالك غير العادية‪:‬‬

‫صورة ورقية من المادة المراد طباعتها‪.‬‬ ‫▪‬

‫صورة إلكترونية من المادة المراد طباعتها‪.‬‬ ‫▪‬

‫أي صور أو رسومات ضرورية‪.‬‬ ‫▪‬

‫عينة مشابهة إن توفرت‪.‬‬ ‫▪‬

‫‪ .22‬يستعين مسؤول المستودع بتقديره المهني في مراقبة استهالك المواد المعدة‬

‫لالستهالك من قبل اإلدارات للتحقق من عدم إساءة االستخدام‪.‬‬

‫صفحة ‪ 42‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .23‬يتم تسليم المواد المستديمة (األصول) إلى اإلدارة الطالبة مباشرة دون تخزينها على‬

‫أن يتم مراعاة إجراءات المعاينة االستالم والتسليم‪ .‬وقبول جميع األصول على أن‬

‫ً‬
‫استنادا إلى ترميزه‪.‬‬ ‫يوضع ملصق رقمي (كود) على األصل‬

‫رفض واستبدال المواد الموردة‬

‫‪ .1‬يجب إبداء أسباب رفض المواد الموردة وطلب استبدالها ومنها‪:‬‬

‫تسليم المواد المطلوبة إلى الموقع الخاطئ‪.‬‬ ‫▪‬

‫تسليم مواد غير مطابقة لما ورد في بنود التعميد‪ /‬أمر الشراء الصحيح‪.‬‬ ‫▪‬

‫عدم تطابق رقم التعميد على فاتورة المورد مع التعميد الصحيح‪.‬‬ ‫▪‬

‫عدم إرفاق المستندات الثبوتية المشار إليها في التعميد‪.‬‬ ‫▪‬

‫المواد الموردة تالفة أو في حالة سيئة غير مقبولة لدى الهيئة‪ ،‬أو في حالة أن المواد‬ ‫▪‬

‫مرتبة ومغلفة بشكل غير مطابق لمعايير الهيئة‪.‬‬

‫التأخير في تسليم المواد‪.‬‬ ‫▪‬

‫تسليم المواد في وقت مبكر مما قد يؤدي إلى مشكلة استيعابها في مستودعات‬ ‫▪‬

‫الهيئة‪.‬‬

‫اختالف سعر التعميد عن سعر الفاتورة‪.‬‬ ‫▪‬

‫إذا تم تسليم المواد من قبل مورد من الباطن غير موافق عليه من قبل الهيئة‪.‬‬ ‫▪‬

‫‪ .2‬يبلغ المورد بخطاب مسجل باألصناف المرفوضة‪ ،‬وأسباب رفضها‪ ،‬وبوجوب سحبها‬

‫خالل سبعة أيام‪ ،‬وتوريد بديل عنها‪.‬‬

‫ال تتحمل الهيئة مسؤولية ما يحدث لألصناف من فقدان أو تلف بعد انتهاء المدة‬ ‫‪.3‬‬

‫المحددة لسحبها‪.‬‬

‫الرجيع الداخلي‬

‫‪ .1‬يجب أن يتم وضع وتخزين المواد المرتجعة في منطقة مخصصة لها بالمستودع‪ ،‬أو في‬

‫مستودع خاص بالرجيع‪.‬‬

‫‪ .2‬يجوز لمدير اإلدارة التوجيه بما يراه مناسب بعد أخذ موافقة صاحب الصالحية بذلك إذا‬

‫كانت المواد المرتجعة ذات قيمة أقل من (‪ )5‬اآلف ريال أو تكلفة إصالحها أكثر من المنفعة‬

‫المرجوة منها‪.‬‬

‫صفحة ‪ 43‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .3‬يجب أن يتم فحص المواد المرتجعة إذا كانت ذات قيمتها أكثر من (‪ )5‬اآلف ريال من قبل‬

‫لجنة الفحص والتي يتم تشكيلها من قبل صاحب الصالحية حيث يجب أن تتضمن اللجنة‬

‫ممثل عن اإلدارة وعضو فني‪.‬‬

‫‪ .4‬في حال أقرت اللجنة إصالح المواد‪ ،‬تقوم اإلدارة بطلب اإلصالح للمواد التي تم استالمها‬

‫ونوع اإلصالح المطلوب‪ ،‬بعد موافقة صاحب الصالحية‪.‬‬

‫‪ .5‬في حال أقرت اللجنة بيع المواد المرتجعة‪ ،‬سواء ما أمكن نقله وإرجاعه أو تلك التي يصعب‬

‫نقلها وإرجاعها من مواقع استخدامها‪ ،‬فإنه يجوز للهيئة التنازل عما تستغني عنه من مواد‬

‫مرتجعة ومنحها إلى الجهات الحكومية على أن تشعر وزارة المالية بذلك‪ .‬وتحدد لها مدة‬

‫لإلفصاح عن رغبتها فيها‪ ،‬فإن لم ترد خالل تلك المدة‪ ،‬جاز لصاحب الصالحية بيعها من‬

‫خالل لجنة تشكل لهذه الغاية‪.‬‬

‫‪ .6‬في حال أقرت لجنة الفحص إتالف المواد المرتجعة‪ ،‬يجب أن يتم إتالف المواد المرتجعة‬

‫التي لم يتيسر استعمالها أو إصالحها أو بيعها أو االستفادة منها‪ ،‬سواء ما أمكن نقله‬

‫وإرجاعه أو ما يصعب نقله من مواقع استخدامه‪ ،‬وذلك بعد أخذ موافقة صاحب الصالحية‬

‫مع األخذ في االعتبار إمكانية التعاقد مع إحدى الشركات المتخصصة في إتالف المواد‬

‫ذات الخطورة‪.‬‬

‫‪ .7‬يجب أن تجري عملية اإلتالف بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض من قبل صاحب الصالحية‬

‫ً‬
‫محضرا بذلك‪.‬‬ ‫حيث يجب أن تتضمن اللجنة ممثل عن اإلدارة وعضو فني‪ ،‬وتعد‬

‫صرف المواد من المستودعات‬

‫‪ .1‬يتم تجهيز وصرف كافة المواد التي يتم طلبها من اإلدارة المعنية بعد الموافقة عليها‪.‬‬

‫‪ .2‬يجب أن تصرف المواد من المستودع من خالل طلب صرف مواد وبموافقة مدير اإلدارة‬

‫الطالبة‪.‬‬

‫‪ .3‬ال يتم قبول الطلبات غير المكتملة الخاصة بالمواد من قبل المستودع‪.‬‬

‫‪ .4‬يتم صرف المواد المطلوبة على أساس توفر المخزون‪ ،‬وإعادة طلب المواد الناقصة‪،‬‬

‫وتأمين المواد بالتنسيق مع اإلدارات ووحدة الشؤون اإلدارية‪.‬‬

‫‪ .5‬يجب قيد المواد المصروفة إذا كانت مواد مستديمة (أصول) كعهدة على اإلدارة أو الموقع‬

‫أو الموظف بذاته‪ ،‬في بطاقات العهد من واقع مستند صرف يبين جميع البيانات المتعلقة‬

‫بالمواد مع احتفاظ اإلدارة بأصل بطاقات العهد‪.‬‬

‫‪ .6‬تعتبر اإلدارات مسؤولة عما بحوزتها من أصناف العهد المصروفة الستعمالها‪.‬‬

‫صفحة ‪ 44‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫عند اقتضاء نقل عهدة من وحدة تنظيمية أو موظف إلى آخر يجب إجراء معاينة العهدة‬ ‫‪.7‬‬

‫من قبل المسلم والمستلم أو بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض إذ اقتضى األمر ذلك‬

‫وإعداد محضر بنقل العهدة‪.‬‬

‫ً‬
‫بناءا على موافقة صاحب الصالحية‬ ‫‪ .8‬يجب أن يكون صرف الهدايا‪ ،‬الهبات أو التبرعات‬

‫بموجب طلب صرف مواد‪.‬‬

‫حركة المواد ومناقلتها بين المستودعات‬

‫‪ .1‬يجب أن تتم مناقلة المواد بين المستودعات بموافقة من قبل رئيس وحدة الشؤون‬

‫اإلدارية‪.‬‬

‫‪ .2‬يجب أن يتحقق المستودع المصدر من نوعية وجودة وكمية المواد التي سوف يصدرها‪.‬‬

‫‪ .3‬يجب أن يتحقق المستودع المستلم من نوعية وجودة وكمية المواد التي سوف‬

‫يستلمها‪.‬‬

‫‪ .4‬يجب أن يتأكد المستودع المصدر من عدم تأثير الكمية المسحوبة منه على الكميات التي‬

‫ستطلب منها من قبل اإلدارات‪.‬‬

‫صفحة ‪ 45‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫مراقبة المخزون‬

‫المقدمة‬

‫يوضح هذا الفصل ضوابط مراقبة المخزون بدءا من مرحلة الترميز وانتهاءها بمرحلة الجرد مع إيضاح‬

‫ألدوار ومسؤوليات األطراف المعنية‪.‬‬

‫الهدف‬

‫تهدف سياسات مراقبة المخزون إلى ضبط ترميز المواد وتعريف المواد الجديدة وتخطيط متطلبات‬

‫المخزون ومتابعة المواد الراكدة‪/‬المكدسة‪/‬التالفة وجرد المخزون‪.‬‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫تتولى وحدة الشؤون اإلدارية مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬اإلشراف على المستودعات ومتابعة أعمال ُأمنائها‪.‬‬

‫‪ .2‬إعداد تقارير المخزون الراكد‪/‬المكدس‪/‬التالف مع كل عملية جرد فعلي للمساعدة في خطة‬

‫تسوية كميات المواد المخزنة خالل عملية الجرد‪.‬‬

‫‪ .3‬إبالغ اإلدارات المستخدمة للمواد مرة على األقل كل عام بالمواد الراكدة‪.‬‬

‫مسؤول المستودع‬

‫يتولى مسؤول المستودع مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬ترميز المواد وتعريف المواد الجديدة‪.‬‬

‫‪ .2‬تخطيط متطلبات المخزون‪.‬‬

‫‪ .3‬متابعة المواد الراكدة‪/‬المكدسة‪/‬التالفة‪.‬‬

‫‪ .4‬جرد المخزون بشكل دوري وسنوي‪.‬‬

‫صفحة ‪ 46‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫ترميز األصول غير المالية‪ ،‬المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬والمطبوعات‬

‫‪ .1‬يجـب وضـــــــع دليـل لتصـــــــنيف وترميز األصـــــــول غير المـاليـة‪ ،‬وكـذلـك ترقيم وتعريف للبنود‬

‫المخزَّ نة من المســــــتهلكات إلثبات اســــــتالمها وتســــــجيلها في النظام اآللي حال توريدها‬

‫ُ‬

‫ستلمة‪.‬‬
‫ه‬ ‫الم‬
‫وإدراجها ضمن العهد ُ‬

‫‪ .2‬حصر جميع األصول غير المالية‪ ،‬المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬والمطبوعات في الهيئة‪.‬‬

‫‪ .3‬يتم إعداد دليل ترميز وتصنيف األصول غير المالية‪ ،‬المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬والمطبوعات بما‬

‫يتفق مع التصنيف المحاسبي لحسابات الهيئة وذلك على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ 3.1‬أصول غير مالية‪:‬‬

‫الرمز المحاسبي‬ ‫األصل غير المالي‬

‫‪32222‬‬ ‫المباني غير السكنية‬

‫‪32231‬‬ ‫اآلالت والمعدات – وسائل النقل‪.‬‬

‫‪32232‬‬ ‫اآلالت والمعدات – ما عدا وسائل النقل‬
‫‪32241‬‬ ‫األثاث‬
‫‪32242‬‬ ‫التجهيزات‬

‫‪ 3.2‬المواد‪:‬‬

‫الرمز المحاسبي‬ ‫النوع‬

‫‪224110001‬‬ ‫مواد ومستلزمات مكتبية‬

‫‪224110009‬‬ ‫مواد ومستلزمات التدريب والتطوير‬

‫‪224110021‬‬ ‫مواد محروقات وزيوت وشحوم‬
‫‪226110003‬‬ ‫مواد الصيانة‬
‫‪226210004‬‬ ‫مواد النظافة‬
‫‪226310004‬‬ ‫مواد التشغيل‬
‫‪226410003‬‬ ‫مواد الحراسات األمنية‬
‫‪224110018‬‬ ‫كسوة وتجهيزات العاملين‬

‫‪ 3.3‬قطع الغيار‪:‬‬

‫الرمز المحاسبي‬ ‫النوع‬

‫‪224110012‬‬ ‫قطع غيار األجهزة والحاسوب‬

‫‪224110013‬‬ ‫قطع غيار وسائط النقل‬

‫‪224110014‬‬ ‫قطع غيار اآلالت‬

‫‪224110015‬‬ ‫قطع غيار المعدات‬

‫صفحة ‪ 47‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الرمز المحاسبي‬ ‫النوع‬

‫‪226110002‬‬ ‫قطع غيار للصيانة‬

‫‪226210003‬‬ ‫قطع غيار للنظافة‬

‫‪226310003‬‬ ‫قطع غيار التشغيل‬

‫‪226410002‬‬ ‫قطع غيار الحراسات األمنية‬

‫‪ 3.4‬المطبوعات‪:‬‬

‫الرمز المحاسبي‬ ‫النوع‬

‫‪224110023‬‬ ‫المطبوعات واألوراق ذات القيمة‬

‫‪225120001‬‬ ‫النشرات التوعوية‬

‫‪ .4‬تقسيم األصول غير المالية‪ ،‬المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬والمطبوعات إلى مجموعات رئيسية ذات‬

‫طبيعة متجانسة وذلك على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ 4.1‬إعطاء رمز معين لكل مجموعة رئيسية‪ ،‬وآخر لكل فرع ورقم خاص للتمييز‪.‬‬

‫‪ 4.2‬إعطاء رمز لمركز التكلفة الرئيسي و‪/‬أو الفرعي حسب مقتضي الحال عند التخصيص‬

‫أو الصرف وفقا لترميز مراكز التكلفة في الهيئة‪.‬‬

‫‪ .5‬ترميز األصول غير المالية على أساس سبعة مستويات وذلك على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ 5.1‬تطابق ترميز المستوى األول والثاني مع ذات مستويات ترميز األصول واألصول غير‬

‫المالية في دليل حسابات الهيئة‪.‬‬

‫‪ 5.2‬تطابق ترميز المستوي الثالث مع ترميز المستوي الخامس لألصول غير المالية في‬

‫دليل حسابات الهيئة‪.‬‬

‫‪ 5.3‬تخصيص المستوى الرابع والخامس والسادس لتفاصيل األصل غير المالي‪.‬‬

‫‪ 5.4‬تخصيص المستوى السابع لمركز التكلفة‪.‬‬

‫ً‬
‫أيضا وذلك على‬ ‫‪ .6‬ترميز المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬والمطبوعات على أساس سبعة مستويات‬

‫النحو التالي‪:‬‬

‫‪ 6.1‬يطابق ترميز المستوى األول والثاني مع ترميز المصروفات ومصروفات مخزون مواد‬

‫مستهلكة في دليل حسابات الهيئة‪.‬‬

‫‪ 6.2‬تطابق ترميز المستوي الثالث مع ترميز الحساب الفرعي للمواد أو قطع الغيار أو‬

‫المطبوعات في دليل حسابات الهيئة‪.‬‬

‫‪ 6.3‬تخصيص المستوى الرابع والخامس والسادس لتفاصيل المادة‪.‬‬

‫‪ 6.4‬تخصيص المستوى السابع لمركز التكلفة‪.‬‬

‫صفحة ‪ 48‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .7‬مستويات ترميز األصول غير المالية‪:‬‬

‫رقم المستوى‬ ‫عدد الخانات الرقمية‬ ‫البيان‬

‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫األصول‬

‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫أصول غير مالية‬

‫‪3‬‬ ‫‪5‬‬ ‫المستوي الخامس لرمز األصل غير المالي المحاسبي‬

‫‪4‬‬ ‫‪2‬‬ ‫رمز مجموعة األصول غير المالية الرئيسي‬

‫‪5‬‬ ‫‪2‬‬ ‫رمز األصل غير المالي الفرعي‬

‫‪6‬‬ ‫‪3‬‬ ‫رمز تفاصيل األصل غير المالي‬

‫‪7‬‬ ‫‪4‬‬ ‫رمز مركز التكلفة الفرعي‬

‫‪ .8‬مستويات ترميز المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬والمطبوعات‪:‬‬

‫رقم المستوى‬ ‫عدد الخانات الرقمية‬ ‫البيان‬

‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫المصروفات‬

‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫مواد مخزون مستهلكة‬

‫‪3‬‬ ‫‪9‬‬ ‫رمز الحساب الفرعي لمواد المخزون مستهلكة‬

‫‪4‬‬ ‫‪2‬‬ ‫رمز مجموعة المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬المطبوعات الرئيسي‬

‫‪5‬‬ ‫‪2‬‬ ‫رمز المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬المطبوعات الفرعي‬

‫‪6‬‬ ‫‪3‬‬ ‫رمز تفاصيل المواد‪ ،‬قطع الغيار‪ ،‬المطبوعات‬

‫‪7‬‬ ‫‪4‬‬ ‫رمز مركز التكلفة الفرعي‬

‫‪ .9‬ترميز المواد الرئيسية والمواد الفرعية‪ :‬يتكون من المستوى الرابع المادة الرئيسية‬

‫والمستوى الخامس المادة الفرعية كل مستوى عبارة عن خانتين‪.‬‬

‫‪ .10‬ترميز تفاصيل المادة‪ :‬يتكون هذا المستوى من ثالث خانات تستخدم في التمييز بين أنواع‬

‫ذات المادة من حيث اللون والطراز وبلد المنشأ‪.‬‬

‫صفحة ‪ 49‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .11‬مثال على األصول غير المالية‪:‬‬

‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬

‫األول‬ ‫الثاني‬ ‫الثالث‬ ‫الرابع‬ ‫الخامس‬ ‫السادس‬ ‫السابع‬
‫رمز‬ ‫رمز‬ ‫رمز‬ ‫المادة‬ ‫المادة‬ ‫مركز‬
‫تفاصيل المادة‬
‫محاسبي‬ ‫محاسبي‬ ‫محاسبي‬ ‫الرئيسية‬ ‫الفرعية‬ ‫التكلفة‬

‫األصول‬ ‫|‬ ‫|‬ ‫|‬

‫األصول‬
‫|‬ ‫|‬ ‫|‬
‫غير المالية‬

‫األثاث‬ ‫|‬ ‫|‬ ‫|‬

‫الطاوالت‬ ‫|‬ ‫|‬ ‫|‬

‫طاولة‬
‫|‬ ‫|‬
‫إجتماعات‬

‫دائرية‬ ‫|‬

‫الطراز‬

‫بلد‬
‫المنشأ‪:‬‬
‫اليابان‬
‫مركز‬
‫التكلفة‬

‫‪ .12‬مثال على المصروفات‪:‬‬

‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬ ‫المستوى‬

‫األول‬ ‫الثاني‬ ‫الثالث‬ ‫الرابع‬ ‫الخامس‬ ‫السادس‬ ‫السابع‬
‫رمز‬ ‫رمز‬ ‫رمز‬ ‫المادة‬ ‫المادة‬ ‫مركز‬
‫تفاصيل المادة‬
‫محاسبي‬ ‫محاسبي‬ ‫محاسبي‬ ‫الرئيسية‬ ‫الفرعية‬ ‫التكلفة‬

‫المصروفات‬ ‫|‬ ‫|‬ ‫|‬

‫مواد‬
‫مخزون‬ ‫|‬ ‫|‬ ‫|‬
‫مستهلكة‬
‫قطع غيار‬
‫األجهزة‬ ‫|‬ ‫|‬ ‫|‬
‫والحواسيب‬

‫بطاريات‬ ‫|‬ ‫|‬ ‫|‬

‫بطارية‬
‫|‬ ‫|‬
‫الب توب‬

‫‪Dell‬‬ ‫|‬

‫الطراز‬
‫‪i7‬‬
‫بلد‬
‫المنشأ‪:‬‬
‫الصين‬
‫مركز‬
‫التكلفة‬

‫صفحة ‪ 50‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫تعريف المادة الجديدة‬

‫‪ .1‬يجب تعريف كل مادة من المواد الجديدة برقم محدد لها (‪ )Coding‬من أجل الحفاظ على‬

‫مستوى عال من الدقة في قاعدة بيانات المواد والقدرة على تتبعها ومراقبتها‪ ،‬وكذلك‬

‫مساعدة اإلدارات في الهيئة عند طلب صرف مواد من المستودع أو طلب شرائها‪.‬‬

‫‪ .2‬يتم تحديث دليل تصنيف وترميز المواد بشكل دوري بالتنسيق مع وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫بالهيئة بإضافة مواد جديدة‪ ،‬أو استبعاد المواد التي لن يكون عليها طلب مرة أخرى‪.‬‬

‫تخطيط متطلبات المخزون‬

‫‪ .1‬يجب إدارة عملية تخطيط متطلبات المخزون من المواد عبر إجراءات تخطيط احتياجات‬

‫المخزون والتخطيط على أساس االستهالك للمواد‪.‬‬

‫‪ .2‬يجب تحديد مستويات التخزين المناسبة وتحديد الكمية االقتصادية للتخزين لتجنب النقص‬

‫أو الزيادة في المواد المخزنة والحد من إعادة الطلب‪.‬‬

‫متابعة المواد الراكدة‪/‬المكدسة‪/‬التالفة‬

‫‪ .1‬تعتبر المادة راكدة في إحدى الحاالت التالية‪:‬‬

‫ً‬
‫نظرا للتطور التقني‪.‬‬ ‫إذا تقادمت المادة أو بطل استعمالها‬ ‫▪‬

‫إذا انتهى الغرض الذي تم شراؤها من أجله‪.‬‬ ‫▪‬

‫إذا كانت المادة متبقية من تنفيذ أحد المشروعات ولم تعد هناك حاجة الستعمالها‪.‬‬ ‫▪‬

‫‪ .2‬تعتبر المادة مكدسة إذا توقفت حركتها ألكثر من المدة المحددة مسبقا لحركتها‪ ،‬وال يدخل‬

‫ً‬
‫أغراضا قائمة كقطع الغيار‪.‬‬ ‫في ذلك المواد التي تخدم‬

‫‪ .3‬تعتبر المادة تالفة إذا كانت في حالة غير صالحة لالستعمال‪.‬‬

‫‪ .4‬تحدد الفترة الزمنية للمواد المخزنة وفقا ألهمية المادة ومدى فترة تخزينها وطبيعة المادة‬

‫المخزنة وشروط تخزينها‪.‬‬

‫‪ .5‬يجب تخزين المواد الراكدة‪/‬المكدسة‪/‬التالفة بشكل منفصل في المستودعات كما يجب‬

‫فحصها بشكل دوري وذلك بغرض الرقابة‪.‬‬

‫‪ .6‬تقوم وحدة الشؤون اإلدارية بما يلي‪:‬‬

‫إعداد تقارير المخزون الراكد‪/‬المكدس‪/‬التالف مع كل عملية جرد فعلي للمساعدة في‬ ‫•‬

‫خطة تسوية كميات المواد المخزنة خالل عملية الجرد‪.‬‬

‫إبالغ اإلدارات المستخدمة للمواد مرة على األقل كل عام بالمواد الراكدة‪.‬‬ ‫•‬

‫صفحة ‪ 51‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .7‬يجب أن تقوم اإلدارات المعنية بتحديد مدى ارتباط المواد الراكدة بمواد أخرى نشطه وإبالغ‬

‫وحدة الشؤون اإلدارية بالنتيجة التخاذ قرار في هذا الشأن إما االحتفاظ بها أو التخلص‬

‫منها‪.‬‬

‫جرد المخزون‬

‫‪ .1‬يجب الرقابة على حركة المواد في المستودعات ولدى اإلدارات‪.‬‬

‫‪ .2‬يجب الرقابة للمواد المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين واإلدارات في‬

‫الهيئة‪.‬‬

‫‪ .3‬يجب إجراء مطابقة ربع سنوية أو جرد لألرصدة الفعلية لبعض المواد في المستودعات‬

‫مع ما يقابلها من أرصدة في النظام والسجالت‪ .‬للتحقق من تسجيلها بشكل فوري وإعداد‬

‫بيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة المواد من واقع السجالت وتقارير لجان الجرد‪.‬‬

‫‪ .4‬يجب التأكد من سالمة طرق المحافظة على المخزون واإلجراءات التي تتخذها الهيئة لتطوير‬

‫أماكن التخزين ووسائل السالمة والوقاية‪.‬‬

‫‪ .5‬يجب تقييم مدى جدوى السياسات واإلجراءات التي تتبعها الهيئة في عمليات الضبط‬

‫والرقابة على المواد بشكل دوري وخاصة في حالة حدوث تلف أو فقد للمواد‪.‬‬

‫‪ .6‬في حالة الجرد السنوي‪ ،‬يصدر صاحب الصالحية باعتماد لجان الجرد وتحديد رؤساء اللجان‬

‫وأعضائها وتاريخ بدء عملها ونهايته‪.‬‬

‫‪ .7‬يتم إجراء جرد المستودعات والعهد بشكل ال يؤثر على أعمال الهيئة‪.‬‬

‫ً‬
‫وفقا للخطة الموضوعة‪ ،‬تحت إشراف رؤساء لجان الجرد‬ ‫‪ .8‬يجب أن تبدأ لجان الجرد عملها‪،‬‬

‫لضمان االمتثال بالتعليمات والخطة الموضوعة للجرد‪.‬‬

‫‪ .9‬يتولى رئيس لجنة الجرد اإلشراف والمراقبة على إجراءات الجرد‪ ،‬ويلتزم بالضوابط‬

‫والتعليمات والتأكد من سالمة مخرجات عملية الجرد‪.‬‬

‫‪ .10‬يجب أن تسند رئاسة وعضوية لجان جرد المستودعات إلى أشخاص ليس لهم عالقة‬

‫بالمستودعات‪.‬‬

‫‪ .11‬يجب أال يكون ألعضاء لجنة الجرد على علم بالرصيد في سجالت المواد‪.‬‬

‫‪ .12‬يتم إجراء الجرد السنوي الفعلي على المواد واألصول ولكافة اإلدارات ومستودعات مبنى‬

‫أو مباني الهيئة في نهاية الفترة المالية للهيئة‪.‬‬

‫‪ .13‬يتم جرد المستودعات والعهد على النحو اآلتي‪:‬‬

‫ً‬
‫أيضا بالجرد الكلي‪.‬‬ ‫جرد سنوي فعلي شامل لكافة المواد‪ ،‬ويشار إليه‬ ‫•‬

‫جرد جزئي ألماكن محددة أو أصناف معينة‪ ،‬ويشار إليه أيضا بالجرد الدوري‪.‬‬ ‫•‬

‫صفحة ‪ 52‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫جرد مفاجئ لمواقع معينة دون سابق إبالغ أو تنسيق معها‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ .14‬يجب تنظيم كافة المستودعات وفقا ألفضل المعايير‪ ،‬كما يجب التأكد من جاهزية كافة‬

‫المستودعات واإلدارات التي سوف تخضع للجرد والمستندات الخاصة بها‪.‬‬

‫‪ .15‬يجب التأكد من أن كافة المواد الموجودة هي في مواقعها المخصصة حسب موقعها‬

‫المحدد والمرقم داخل المستودع أو اإلدارة ووضع ملصقات أو عالمات واضحة على‬

‫الرفوف والمواد لسهولة تحديدها وجردها بدقة‪.‬‬

‫‪ .16‬يتعين إغالق المستودعات أثناء عملية الجرد الكلي‪ ،‬أما إذا كان ذلك غير ممكنا من الناحية‬

‫العملية‪ ،‬فيجب تقليص حركة المواد إلى أدنى حد ممكن‪.‬‬

‫‪ .17‬يجب إعادة قيد أية أصناف أو مواد مرتجعة في النظام ‪/‬بطاقة حركة المواد وإعادة تخزينها‬

‫قبل إجراء جرد المواد‪.‬‬

‫‪ .18‬يجب أن يتم تجهيز وشحن أية مرتجعات خاصة بالموردين قبل جرد المواد‪.‬‬

‫‪ .19‬إذا نت عن عملية الجرد الفعلي وجود فروقات بالزيادة والنقص في بعض المواد فيجب‬

‫أن يعاد جردها مرة أخرى وفي حالة التأكد من ذلك يتم إثبات الفروق في الحقلين‬

‫المخصصين (بالنقص أو بالزيادة) على نموذج استمارة الجرد‪ ،‬ثم تبحث لجنة الجرد أو‬

‫القائمين به في أسباب الفروقات‪.‬‬

‫‪ .20‬في حالة الضرورة لصرف مواد خالل عملية الجرد‪ ،‬يتعين إبراز أمر صرف مواد إلى رئيس‬

‫لجنة الجرد للموافقة وتحديدها إذا لم تجرد تلك المواد بعد‪.‬‬

‫صفحة ‪ 53‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫الباب الرابع‪ :‬االتصاالت اإلدارية‬
‫المقدمة‬

‫يوضح هذا الفصل ضوابط البريد الصادر والوارد وتحديد أنواعه وكيفية التعامل معه مع إيضاح‬

‫ألدوار ومسؤوليات األطراف المعنية‪.‬‬

‫الهدف‬

‫ضمان إرسال واستقبال مراسالت الهيئة‪ ،‬وتوثيق كل عملية‪ ،‬وتتبع مساراتها باستخدام الوسائل‬

‫اإللكترونية‪.‬‬

‫الفصل األول‪ :‬الصادر والوارد‬

‫األدوار والمسؤوليات‬

‫مسؤولية وحدة الشؤون اإلدارية‬

‫يتولى مسؤول االتصاالت اإلدارية‪:‬‬

‫‪ .1‬اســــتالم البريد الوارد للهيئة ســــواء من البريد الســــعودي أو من أي طرف خارجي وتوزيعه‬

‫للمعنيين داخل الهيئة‪.‬‬

‫‪ .2‬إرسال البريد الصادر عن الهيئة سواء عبر البريد السعودي أو عن طريق مراسلي الهيئة‪.‬‬

‫مسؤوليـة مديري اإلدارات في الهيئة‬

‫يتولى مديرو اإلدارات في الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد اسـم أحد موظفي اإلدارة ليتم تفويضـه في نظام المراسـالت اإللكترونية (تراسل)‪،‬‬

‫بصالحيات استالم البريد الوارد لإلدارة وتوزيعه داخلها وإرسال البريد الصادر عنها‪.‬‬

‫‪ .2‬قصـر االطالع على المراسـالت الواردة والصـادرة على الموظفين المعنيين بالموضـوعات‬

‫التي تتناولها هذه المراسالت‪.‬‬

‫مسؤوليـة موظفي الهيئة‬

‫يتولى جميع موظفي الهيئة مسؤولية‪:‬‬

‫‪ .1‬المحافظة على سـرية الخطابات الصـادرة والواردة ومرفقاتها التي يتاح لهم االطالع عليها‪،‬‬

‫ويعتبر إفشـــــــاؤهم أي ًـا من هـذه األســـــــرار مخـالفـة تســـــــتوجـب اتخـاذ اإلجراء التـأديبي وفق‬

‫األنظمة واللوائح السارية‪.‬‬

‫صفحة ‪ 54‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫السياسات‬

‫‪ .1‬تشـــدد الهيئة على موظفيها االلتزام بســـرية المراســـالت والمســـتندات وما تتضـــمنه من‬

‫معلومـات‪ ،‬مع التـأكيـد عليهم بوجوب التقيـد بنظـام عقوبـات نشـــــــر الوثـائق والمعلومـات‬

‫السرية وإفشائها‪.‬‬

‫‪ .2‬تســـــــعى الهيئـة إلى الحـد قدر اإلمكـان من المراســـــــالت الورقيـة‪ ،‬وتســـــــتخـدم الوســـــــائل‬

‫اإللكترونية التي تســـاعدها في ســـرعة إنجاز عمليات إرســـال واســـتقبال المراســـالت‪ ،‬ومن‬

‫ذلك اســـتخدام نظام المراســـالت اإللكترونية (تراســـل) ســـواء عند التراســـل الداخلي (داخل‬

‫الهيئـة) أو التراســــــــل الخـارجي (بين الهيئـة وجهـات خـارجيـة)‪ ،‬وكـذلـك اســـــــتخـدام التواقيع‬

‫اإللكترونية‪.‬‬

‫‪ .3‬يتم ضــــــبط ترقيم الخطابات الصــــــادرة والواردة بشــــــكل إلكتروني‪ ،‬ويتم اســــــتخدام أرقام‬

‫تســــلســــلية جديدة كل بداية عام ميالدي‪ ،‬على أن يراعى منح تقســــيم للقطاع في الهيئة‬

‫(خانة واحدة)‪ ،‬واإلدارة (خانتان)‪ ،‬وتســـلســـل المســـتند (أربع خانات) في الخطابات الصـــادرة‬

‫والواردة‪.‬‬

‫‪ .4‬تعطي الهيئـة للخطـابـات الصــــــــادرة عنهـا أو الخطـابـات الواردة إليهـا العنـايـة الكـافيـة التي‬

‫تضـمن سـالمة اسـتالم وتسـجيل وتداول هذه الخطابات واتخاذ اإلجراءات المناسـبة حيالها‪،‬‬

‫وحفظها للعودة إليها متى تطلب األمر ذلك‪.‬‬

‫‪ .5‬تدرك الهيئة أهمية التواصـل الفعال وذلك بمعالجة ما يردها من خطابات سـواء بالرد وفق‬

‫المضـــــامين واألشـــــكال المناســـــبة والمواعيد الزمنية المتوقعة أو بالتجاوب واتخاذ اإلجراء‬

‫المناسب من اإلدارة المعنية‪ ،‬يشكل أحد أشكال دعم صورة الهيئة لدى الغير‪.‬‬

‫‪ .6‬تؤكد الهيئة وجوب الفصل بين الخطابات الرسمية (المتعلقة بشؤون وأعمال الهيئة) وبين‬

‫الخطابات الشـــخصـــية‪ ،‬وتحظر الهيئة على موظفيها اســـتخدام مواردها البشـــرية والتقنية‬

‫والمادية لالســـــتفادة منها في إعداد أو تبادل خطابات الشـــــخصـــــية أو اقتطاع أي جزء من‬

‫أوقات العمل لقراءة أو كتابة الخطابات الشخصية‪.‬‬

‫‪ .7‬تبلغ الهيئة موظفيها بعدم توجيه الخطابات الشــخصــية (الخاصــة) إلى عنوانهم في الهيئة‬

‫إال إذا كانت هذه الخطابات دعوات خاصـــة للمشـــاركة في فعاليات أو مؤتمرات موســـومة‬

‫مظاريفها بكلمة "شـــــخصـــــي" أو "خاص" بشـــــكل واضـــــح ومميز‪ ،‬ويعني خلو مظروف‬

‫الخطــاب من هـذه الكلمــة الســـــــمــاح لمســـــــؤول االتصــــــــاالت اإلداريـة في الهيئــة بفض‬

‫المظروف‪ ،‬وقراءة محتواه دون أدنى مسؤولية‪.‬‬

‫صفحة ‪ 55‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫‪ .8‬تتعاقد الهيئة مع البريد الســـــعودي الســـــتقبال وإرســـــال كافة المراســـــالت داخل المملكة‬

‫وخارجها‪ ،‬ويتم طباعة العنوان البريدي وأرقام وبيانات التواصـل على كافة أوراق ومظاريف‬

‫ومطبوعات الهيئة‪.‬‬

‫‪ .9‬يمنع على غير الموظف المســــؤول عن المراســــالت في وحدة الشــــؤون اإلدارية الدخول‬

‫إلى غرفة المراســــالت أو األماكن المخصــــصــــة لإلرســــال على الفاكس أو تســــجيل البريد‬

‫الصـادر أو الوارد‪ ،‬ويعتبر الدخول لهذه األماكن من قبل الموظفين غير المرخص لهم بذلك‬

‫مخالفة وظيفية تستوجب المساءلة‪.‬‬

‫‪ .10‬يراعى عـدم إتالف مظـاريف الخطـابـات إذا كـانـت تتضـــــــمن مســـــــتنـدات ذات قيمـة مرتبطـة‬

‫بتاريخ وصـــــولها للهيئة كما في حالة المناقصـــــات أو تحديد موعد لقبول الطلبات أو يعتد‬

‫بتـاريخ إيـداعهـا في البريـد (التـاريخ الظـاهر على المظروف) إلثبـات صـــــــالحيتهـا أو في حـالـة‬

‫عدم احتواء الرســــالة على عنوان المرســــل وظهوره على المظروف فقط‪ ،‬أو إذا كان تاريخ‬

‫اإلرسال بعي ً‬
‫دا عن تاريخ االستالم المدون على المظروف‪.‬‬

‫‪ .11‬يتم توزيع مختلف أنواع البريد كونها صــــــادرة من الهيئة إلى أية جهة أخرى أو واردة من أي‬

‫جهـة أخرى أو متبـادلـة بين اإلدارات داخـل الهيئـة وبـالتـالي يكون لـدى الهيئـة ثالثـة أنواع من‬

‫البريد‪:‬‬

‫بريد صادر (من الهيئة إلى طرف خارجي)‪.‬‬ ‫•‬

‫بريد وارد (من طرف خارجي إلى الهيئة)‪.‬‬ ‫•‬

‫بريد داخلي‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ .12‬يتم التمييز دائما بين البريد العام والسري والشخصي‪:‬‬

‫ً‬
‫عاما‪ ،‬كافة الخطابات التي تخص الهيئة كشـــخص اعتباري ســـواء ورد باســـم‬ ‫ً‬
‫بريدا‬ ‫يعتبر‬ ‫•‬

‫الهيئــة كــأن يكون موجهــا إلى “الهيئـة العــامــة للمنــافســــــــة" أو "محــافظ الهيئــة" أو‬

‫"المحافظ" أو موجها ألحد مســــؤولي أو مديري الهيئة‪ ،‬وإذا كان الخطاب أو مظروفه‬

‫يخلو من كلمة "سري" أو "شخصي" أو "خاص" فيصنف بأنه بريد عام‪.‬‬

‫بريدا شـخص ً‬
‫ـيا‪ ،‬كافة الخطابات الواردة إلى موظفي الهيئة بأسـمائهم الشـخصـية‬ ‫ً‬ ‫يعتبر‬ ‫•‬

‫(بدون مســـميات وظيفية) ســـواء كانت موســـومة بكلمة "شـــخصـــي" أو "خاص"‪ ،‬أو‬

‫كانت تخلو منه وتبين بعد فض المظروف وقراءة محتواه أنه شخصي‪.‬‬

‫يعتبر بريدا ً سـ ً‬
‫ـريا‪ ،‬أي خطاب موســوم بكلمة "ســري" ســواء مظروف الخطاب أو ظهر‬ ‫•‬

‫في بداية رسالة الفاكس‪.‬‬

‫‪ .13‬يتم التمييز بين الخطابات حسب أسلوب إرسالها وفق الفئات التالية‪:‬‬

‫صفحة ‪ 56‬من ‪57‬‬

‫دليل سياسات الشؤون اإلدارية‬
‫مقيد داخلي‬
‫بريد ممتاز وهو البريد الذي يرســـــل بواســـــطة البريد الســـــعودي ويدفع عنه الرســـــوم‬ ‫•‬

‫المقررة للبريد الممتاز‪.‬‬

‫البريد العادي وهو البريد الذي يقوم مندوب البريد السعودي باستالمه أو إرساله إلى‬ ‫•‬

‫الجهات المرســـــل لها باســـــتخدام البريد االعتيادي وبالرســـــوم االعتيادية وال يحمل أية‬

‫مسجال‪.‬‬
‫ً‬ ‫مستعجال أو‬
‫ً‬ ‫إشارة إلى كونه‬

‫بريد المناولة‪ ،‬وهو البريد الذي يقوم مراسـلو الهيئة بإيصـاله إلى الجهة المرسـل لها‪،‬‬ ‫•‬

‫و يقتصــــر تعبير البريد باليد أو المناولة على ما يتم توزيعه بواســــطة مراســــلي الهيئة‬

‫ً‬
‫حصرا‪.‬‬

‫‪ .14‬يتم توفير نظام فاكس إلكتروني مشـــفر‪ ،‬ويتم تنظيم عمليات اســـتقبال رســـائل الفاكس‬

‫الواردة وإرسال الرسائل الصادرة بصورة مشابهة لتنظيم البريد الورقي الصادر والوارد‪.‬‬

‫صفحة ‪ 57‬من ‪57‬‬