MAKALAH

KONTRAK EVENT

Mata Kuliah: Manajemen Diklat

Dosen Pengampu:
Popy Rahman, M.Pd

Oleh
Zaiful cholky (0210)
Abdul waaik (0171)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH
UNIVERSITAS ISLAM ZAINUL HASAN
GENGGONG KRAKSAAN PROBOLINGGO
2021
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah swt dengan hati ikhlas
dan pikiran yang tulus dan jernih. Karena rahmat, taufik dan hidayah serta
inayahNya kami dapat menyusun tugas makalah yang sederhana ini.
Shalawat dan Salam semoga selalu tercurahkan kepada Sang figur ummat
pembawa rahmat dialah Nabi besar Muhammad SAW yang sujud kepadanya
seluruh Malaikat sedangkan Ia masih terkandung dalam tulang belakang ayahnya
yang zahir, yaitu Nabiyullah Adam A.S.
Pembuatan tugas makalah ini disusun dalam rangka memenuhi tugas yang
diberikan oleh Popy Rahman,M.Pd selaku dosen mata kuliah Manajemen Diklat
sebagai bahan dalam mempelajari apa itu Kontrak event Kami menyadari bahwa
tugas ini masih banyak memiliki kekurangan dan kesalahan dari segi isi, bahasa,
analisis dan lain sebagainya. Hal ini karena keterbatasan pengetahuan khazanah
dan kemampuan yang kami miliki. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat
membangun sangat kami harapkan demi kesempurnaan tugas ini.

Pajarakan, 03 Oktober 2021

ii
 DAFTAR ISI

COVER ..................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................. ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................ iii
BAB I PEDAHULUAN ............................................................................................1
A. Latar Belakang ...............................................................................................1
B. Rumusan Masalah ..........................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN ..........................................................................................2
A. Kontrak Event ................................................................................................2
B. Pembuatan Kontrak Event ............................................................................2
C. Kontrak antara EO dengan Pihak Penyedia Jasa Hiburan .............................4
D. Kontrak antara EO dengan Pihak Penyedia Penyelenggaraan Event.............4
E. Kontrak antara EO dengan Pihak Sponsor .....................................................6
F. Kontrak antara EO dengan Media ..................................................................6
G. Kontrak antara EO dengan Asuransi ..............................................................8
BAB III PENUTUP ..................................................................................................9
A. Kesimpulan .......................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................................10

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Event Organizer (EO) adalah istilah untuk penyedia jasa professional
penyelenggaraan acara yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, Persiapan,
eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang
diharapkan client dalam membuat acara
Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantuk cliennya untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan
sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga
dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya professional sehingga
hasilnya lebih bagus dari pada bila dikerjakan sendiri.
Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan
apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen penyelenggaraan
event yang profesional.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Kontrak Event ?
2. Apa pengertian Pembuatan Kontrak Event ?
3. Apa pengertian Kontrak antara EO dengan Pihak Penyedia Jasa Hiburan ?
4. Apa pengertian Kontrak antara EO dengan Pihak Penyedia
Penyelenggaraan Event ?
5. Apa pengertian Kontrak antara EO dengan Pihak Sponsor ?
6. Apa pengertian Kontrak antara EO dengan Media ?
7. Apa pengertian Kontrak antara EO dengan Asurans ?

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Kontrak Event

antara dua pihak yang berisi tanggungjawab dan kewajiban yang diatur
berdasarkan hukum yang berlaku yang isinya menjelaskan pertukaran kepentingan
antara kedua belah pihak (Bowdin dkk: 2003). Kontrak dapat tertulis dan juga
dapat persetujuan lisan, tetapi sebaiknya setiap kontrak dituangkan dalam
perjanjian tertulis. Kontrak biasanya tertuang dalam kalimat yang singkat dan
jelas dan tidak dalam jumlah lembar yang banyak, tetapi untuk kontrak yang
mencantumkan jumlah uang yang besar dan sejumlah kewajiban, harus tertuang
dalamkontrak formal.
Goldblatt (1997) dalam Bowdin (2003) menjelaskanbeberapa hal yang
biasanya muncul pada kontrak sebuah event adalah; Nama kedua belah pihak dan
nama perusahaan yang mengikat kontrak Produk atau layanan yang diberikan
secara detail (peralatan, hiburan, penggunaan fasilitas bangunan, penasehat, ahli)
Keuntungan yang didapatkan oleh belah pihak Tandatangan kedua belah pihak
yang mengerti isi kontrak, dan kondisi perjanjian tersebut.1
Supaya kontrak menguntungkan kedua belah pihak, sebaiknya
setiapkontrak memuat seluruh elemen yang dibutuhkan, seperti: Kondisi keuangan,
termasuk didalamnya jadwal pembayaran, kasus pembatalan,waktu pengiriman,
hak dan kewajiban kedua belah pihak, serta penjelasansecara rinci pertukaran
barang dan jasa antara kedua belah pihak.

B. Pembuatan Kontrak Event

5 hal dasar dalam membuat kontrak perencana acara/event planning:
1. Jelas Jasa Yang Disediakan Rinciankan :
Memang sepertinya ini hal yang sewajarnya di tuliskan dalam kontrak, namun
perincian jasa bisa sangat bervariasi. Tugas dan jasa Event planner/perencana
acara bisa menjadi sangat luas, dan bisa menjadi pembeda dengan event planner

1
MITIGASI RISIKO PELAKSANAN KONTRAK Oleh : Abu Sopian, S.H., M.M.

2
lainnya. Yang satu bisa jadi menawarkan keahlian merangkai bunga, ada yang
membantu mencarikan tempat acara, ada yang menangani transportasi pada tamu,
sehingga tidak ada perencana acara yang serupa, begitu pula dngan kontraknya.
Bila Anda menyiapkan daftar hal yang menjadi spesifikasi jasa Anda, sebaiknya
Anda juga memberikan hal yang tidak termasuk jasa Anda. Gunakan bahasa yang
luas untuk melindungi diri Anda dari melakukan sesuatu yang berada di luar
wilayah layanan perencanaan acara yang disepakati
2. Jadwal Pembayaran :
Masukkan cara pembayaran dan jadwal pembayaran yang spesifik. Mulai dari
masuk uang DP yang menandakan baru dimulainya sebuah perencanaan, hingga
waktu pembayaran selanjutnya, dan penting harus diingat, dapatkan pelunasan
sebelum acara dimulai. Berikan jadwal pembayaran dan rincian pembayaran di
masa mendatang, baik tentukan tanggal pembayaran atau setiap pembayaran ke
tahapan-tahapan dalam proses perencanaan acara.
3. Syarat Pembatalan Acara :
Bila satu dan lain hal klien menggunakan acara, kontrak harus melindungi
bisnis Anda dan potensi keuntungan dari acara ini. Harus dengan jelas
mengatakan bahwa semua pembayaran yang sudah masuk tidak dapat di
kembalikan. sebelum memasukkan klausa yang menyatakan bahwa klien
bertanggung jawab atas pembayaran layanan yang diberikan pemberitahuan
tertulis diterima sebelum tanggal acara, untuk menghindari kerugian yang
diakibatkan oleh tagihan terhutang yg harus disampaikan didepan.
4. Klausul Penghentian :
Hal-hal yang tidak dapat dihindarkan seperti cuaca ekstrim dan demo buruh
atau yang harus dilihat dalam kontrak untuk kewajiban/kerugian yang timbul
karena hal ini.
5. Klausul Ganti Rugi :
Harus dijelaskan dalam kontrak bahwa Klien Anda tidak dapat menjadikan
Anda bertanggung jawab atas kerugian, kerusakan, kewajiban atau biaya yang
merupakan akibat dari kelalaian mereka.

3
C. Kontrak Antara EO Dengan Pihak Penyedia Jasa Hiburan
Kontrak untuk intertainment biasanya berisi klausal tentang kewajiban
penyelenggara event yang akan menyediakan barang dan jasa termasuk juga
pembayaran yang dilakukan. Kontrak untuk pengisi acara utama bisa mencapai
dua puluh sampai tiga puluh lembar yang di dalamnya berisi:
-Spesifikasi teknik (microphone tata cahaya, teknisi yang dibutuhkan danlai-lain)
-Spesifikasi hospitality (makanan, minuman, waktu istirahat, akomodasiuntuk
bersantai, dan sebagainya
- Spesifikasi tempat (pembayaran, kebutuhan asuransi).
Banyak kegiatan event menampilkan hiburan sebagai kegiatan
pendukung, dan kadang kegiatan pendukung menjadi cara EO untuk menarik
peserta kegiatan event yang akan diselenggarakan, sehingga kegiatan ini pun
harus masuk dalam kontrak kegiatan event meskipunhanya bersifat kegiatan
pendukung. Kontrak juga harus berisi klausal yang ditandatangani oleh kedua
belah pihak. Apabila sebuah grup entertainer diwakili oleh agen yang
ditunjuk,maka agen tersebut harus juga ikut menandatangani kontrak tersebut,
bias sebagai saksi atau pihak yang mewakili pihak yang grup entertainernya.2

D. Kontrak Antara EO Dengan Pihak Penyedia Penyelenggaraan Event

Kontrak untuk tempat penyelenggaraan event memiliki klausal tersendiri
yang biasanya terdiri dari penggunaan tempat serta perawatan dan kerugian yang
harus ditanggung apabila terdapat kerusakan, sehingga diperlukan sejumlah
personal dan staf keamanan untuk menjaga tempat terselenggaranya event.
Kontrak untuk tempat penyelenggaraan event biasanya terdiri dari;
- Deposit
Jumlah uang yang dikeluarkan yang biasanya dihitung berdasarkan prosentase
total biaya yang dikeluarkan untuk menyewa tempat. Deposit akan dikembalikan
apabila tidak terdapat kerusakan atau perbaikan atas event yang telah berlangsung.

2
http://manajemenevent.blogspot.co.id/2016/11/event-organizer.html

4
- pembatalan
Terdapat biaya ganti rugi apabila tempat penyelenggaraan tidak jadi digunakan,
bisa juga berbentuk pengembalian penuh dari total keseluruhan biaya atau
sebagian dari jumlah yang ditetapkan. Biasanya besarnya biaya pembatalan
tergantung dari berapa lama waktu mencapai tanggal pelaksanakan kegiatan.
- Akses
Akses merupakan jalan masuk dan keluar dalam satu tempat penyelenggaraan,
termasuk didalamnya kapan waktu pembukaan danpenutupan, pintu masuk dan
keluar. Akses biasanya dibedakan antara pengunjung dan pegawai. Dalam satu
tempat penyelenggaraan sebaiknya terdapat beberapa akses untuk melancarkan
jalannya kegiatan.
- Keterlambatan
Denda yang ditetapkan apabila penggunaan tempat melebihi waktu yang telah
ditetapkan. Sering terjadi keterlambatan pada pelaksanakan event yang berakibat
pada penggunaan tempat melebihi waktu yang telah disepakati. Sebaiknya hal ini
telah masuk dalam perhitungan waktu penyelenggaraan.
- penambahan
Menyusun tatak letak ruangan yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan
event. Rencana tata letak ruangan bisa berubah setelah tata letak ruang disusun,
hal ini karena tidak jarang penyelenggara hanya menghitung berapa luas ruangan
yang akan digunakan tanpa meninjau secara langsung keadaan ruangannya.
Karena hal itulah maka mungkin terjadi penambahan atau penguranganyang
diperlukan untuk terselenggaranya kegiatan.
- Lambang
Lambang meliputi lambang-lambang atau logo yang akan dipajang selama
kegiatan event berlangsung. Lambang merupakan promosi dari perusahaan
pemberi sponsor. Seluruh materi promosi yang akan dipasang harus mendapat
persetujuan dari pengelola tempat.
Saat menyewa tempat, harus jelas apa saja yang akan didapatkan oleh
penyewa dan apa yang tidak akan didapatkan, misalnya apabila dalam gambar
atau brosur yang diperlihatkan tercantum foto meja dan kursi beserta kelengkapan

5
lainnya, tidak berarti bahwa tempat yang akan disewa akan mendapatkan fasilitas
yang sama seperti di gambar. Sehingga perlu dijelaskan dalam kontrak atau
perjanjian semua fasilitas yang akan didapatkan atau tidak tersedia.3

E. Kontrak Antara EO Dengan Pihak Sponsor

Kontrak dengan sponsor biasanya meliputi tanda dan lambing perusahaan,
eksklusifitas dari pemberian sponsor serta keberlanjutansponsor setelah event
berakhir tetap harus dijelaskan.Sebagai spesifikasi khusus, logo sponsor bisa
tercantum dalam setiap produk promosi atau hanya dalam produk-produk
tertentu saja.
Seperti dijelaskan oleh Korman(2000) dalam Bowdin dkk (2003) bahwa
perusahaan pemberi sponsorbiasanya akan meminta secara detil ekslusifitas dari
merk perusahaannya untuk mendapatkan keuntungan maksimal dari sebuah
event. Ia juga menjelaskan bahwa untuk sponsor dengan prosentase kecil harus
dapat dipastikan bahwa mereka tidak membutuhkan portofolio seperti pemberi
sponsor utama. Karena ada perbedaan pemberian sponsor berdasarkan jumlah
yang diterima oleh event organizer, maka terdapat tingkatan untuk sponsor,
misalnya:sponsor tunggal, sponsor utama, sponsor pendampingatau supplier
sebagai pemberi sponsor juga harus ada dalam kontrak. Kontrak dengan sponsor
akan menjelaskan juga hak dan kewajiban yangharus dipenuhi, seperti berapa
jumlah delegasi/pengunjung yang hadir dan diberikan kepada sponsor.

F. Kontrak Antara EO Dengan Media

Kontrak dengan media akan sangat beragam karena terdapat jumlah uang
yang besar, misalnya pada proses produksi dalam dunia broadcast yang akan
menghasilkan barang seperti video dan rekaman suara. Beberapa hal yang
penting dalam klausal kontrak yang dibuat dengan broadcast adalah:

3
http://pramelani.blogspot.co.id/2018/03/modul-manajemen-event.html

6
 - arena
Harus dapat mengidentifikasi cakupan area dilaksanakannya kontrak, misalnya
lokal, nasional, atau internasional. Perusahaan event harus berhati-hati dengan hak
cipta dari liputannya serta nilai-nilai yangakan disiarkan.
- Garansi
Harus dipertimbangkan ketika jenis dan level dari sponsor yang akan
diikutsertakan dalam liputan. Terkadang kontrak dengan sponsor dan kontrak
dengan broadcast menimbulkan perselisihan. Apabila terdapat tiga pihak yang
terlibat, sebaiknya cantumkan semua pihak yang akan terlihat di dalamnya.
-Izin tayang ulang
Berisi tentang berapa banyak penayangan dalam jangka waktu yang telah
diterapkan, kewenangan pihak broadcast dalam meng-edit atau mengambil intisari
penayangan, dan berapa banyak peralatan yang digunakan. Biasanya hal ini akan
terjadi setelah event selesai terselenggara, sehingga kontrak yang dibuat harus
mencantumkan masa berlaku kontrak.
- Merchandising
Kontrak dapat berisi pasal atas siapa yang memiliki hak cipta dari produk aslinya.
Hak kepemilikian dan penjualan produk sepertibarang-barang promosi dan
rekaman event yang diselenggarakan dapat menjadi pemasukan utama untuk
sebuahkegiatan.
- Akses
Akses bagi broadcaster untuk memasuki area event, akses merupakan point utama,
apakah tim broadcast akan berada di panggung selama kegiatan berlangsung?
Bagaimana rencana penempatan peralatan yang digunakan juga harus masuk
dalam pasal yang ada di kontrak.Apakah broadcast bisa juga dengan mudah
wawancara tamu utamadalam event. Sangat penting dijelaskan dalam kontrak
berapa banyak akses yang dimiliki oleh broadcaster untuk meliputi kegiatan
yangberlangsung.
Broadcaster biasanya dapat memberikan banyak ide dalam menata tempat
penyelenggaraan sesuai dengan acara yang akan diliput. Misalnya area yang
cocok dengan liputan televisi serta dekorasi yang sesuai dengan tema kegiatan

7
yang berlangsung. Kesemuanya tergantung pada kebutuhan event, misalnya,
keikutsertaan stasiun televisi pada penyelenggaraan event dalam merencanakan
dan mendekorasi ruang sesuai tema dari kegiatan yang berlangsung sehingga
selama event berlangsung, hal ini mampu membawa sinergi antara event, sponsor
dan broadcaster yang kesemuanya memberikan keuntungan bagi stakeholder
yang terlibat.4

G. Kontrak Antara EO Dengan Asuransi

Asuransi merupakan strategi yang digunakan untuk memperkecil resiko
yang mungkin ditimbulkan oleh suatu event. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam mengasuransikan suatu event adalah:
 Kontrak tempat penyelenggaraan, apakah asuransi termasuk dalam kontrak
yang ditandatangani saat penyewaan tempat?
 Apakah ada keamanan yang memadai ditempat diselenggarakan event?
Kondisi yang diharapkan berupa penjagaan atas barang-barang dan kondisi
pencegahan yang diharapkan.
 Pastikan bahwa asuransi akan menutup semua biaya kerugian yang
ditimbulkan, atau sebagian sesuai dengan perjanjian yang dibuat.
 Apabila dalam kontrak tertera hanya akan menutup semua resiko kecil
yang muncul, maka harus muncul pertanyaan Apakah dibutuhkan asuransi
lain untuk menutup semua kegiatan apabila terjadi sesuatu?‟
 Apakah pengunjung/peserta dan semua orang yang terlibat dalam event
juga termasuk dalam kontrak asuransi?
 Apakah peralatan yang dipinjam juga termasuk dalam asuransi? Apabila
terjadi kerusakan, apakah asuransi juga akn menutup semua biayanya?

4
http://famfila.blogspot.co.id/2016/10/perencanaan-planning-event-organizer.html
http://komuniaksiku.blogspot.co.id/2015/08/event-organizer.html diunduh tanggal 25 september
2016

8
 BAB III
PENUTUP

1. Perjanjian kerja sama yang di pakai oleh pihak wedding organizer memakai
perjanjian sepihak dan berdasarkan perjanjian standar (baku) karena
memberikan kewajiban kepada orang sekaligus memberikas hak kepada
seorang lain untuk menerima prestasi yg telah di cabut
2. Tugas dan jasa Event planner/perencana acara bisa menjadi sangat luas, dan
bisa menjadi pembeda dengan event planner lainnya.
3. Banyak kegiatan event menampilkan hiburan sebagai kegiatan pendukung,
dan kadang kegiatan pendukung menjadi cara EO untuk menarik peserta
kegiatan event yang akan diselenggarakan, sehingga kegiatan ini pun harus
masuk dalam kontrak kegiatan event meskipunhanya bersifat kegiatan
pendukung.
4. Kontrak untuk tempat penyelenggaraan event memiliki klausal tersendiri
yang biasanya terdiri dari penggunaan tempat serta perawatan dan kerugian
yang harus ditanggung apabila terdapat kerusakan.
5. Kontrak dengan sponsor biasanya meliputi tanda dan lambing perusahaan,
eksklusifitas dari pemberian sponsor serta keberlanjutansponsor setelah event
berakhir tetap harus dijelaskan.Sebagai spesifikasi khusus, logo sponsor bisa
tercantum dalam setiap produk promosi atau hanya dalam produk-produk
tertentu saja.
6. Kontrak dengan media akan sangat beragam karena terdapat jumlah uang
yang besar, misalnya pada proses produksi dalam dunia broadcast yang akan
menghasilkan barang seperti video dan rekaman suara.
7. Asuransi merupakan strategi yang digunakan untuk memperkecil resiko
yang mungkin ditimbulkan oleh suatu event. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam mengasuransikan suatu event adalah:
Salah satunya Pastikan bahwa asuransi akan menutup semua biaya kerugian
yang ditimbulkan, atau sebagian sesuai dengan perjanjian yang dibuat.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Evelina Lidia. Event Organizer Pameran, Jakarta: Indeks, 2009.

Goldbatt Joe. Special Event - Third Edition.New York: John Wiley and Sons,
2002.

Little John Stephen dan Karen A. Foss. Teori Komunikasi, Jakarta: Salemba
Hmanika, 2009.

Natoradjo Sulyus. Event organizing Dasar-dasar Event Management, PT

Gramedia, Jakarta. 2011.

Noorsasetya, Ananta Haris. Modul Perkuliahan Event Management: Budgeting

Meyusun Anggaran Event. Universitas Mercu Buana. 2015.

Rob Harris dan Allen Johnny. Perencanaan dan Pengelolaan Event dan Festival.
Sidney: University of Technology.2002.

Saputro Johan 10730062. Skripsi (Perencanaan Event Manajement Festival

Kesenian Yogyakarta sebagai Media Komunikasi Identitas Yogyakarta),
UIN Sunan Kalijaga,Yogyakart. 2014.

Sulistyowati, Nina dan Harisma, Eka. Modul Manajemen Event JPD 2316.
Politeknik Negeri Jakarta. 2016

Suseno, Kimpling Indro. 2010. Untung Besar Bisnis Event Organizer.Yogyakarta:

Indonesia cerdas

10