Voorwoord

Dit is een eerste concept van het projectplan voor het eigen bedachte evenement voor
de minor Eventmanagement.

Contactgegevens
Tijn van de Kamp: ti.van.de.kamp@st.hanze.nl, 0620260997
Eline Koopmans: e.m.koopmans@st.hanze.nl, 0657591488
Ferano Groninger: f.d.groninger@st.hanze.nl, 0610210635
Inge Baas: i.baas@st.hanze.nl, 0620413619
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: Achtergronden............................................................................................ 4
1.1 Projectrollen..................................................................................................................... 4
1.2 Evenementenconcept ...................................................................................................... 5
Hoofdstuk 2: Projectresultaat .......................................................................................... 6
2.1 Doelstellingen algemeen ................................................................................................. 6
2.2 Projectdoelstellingen........................................................................................................ 6
2.3 Groepsdoelstellingen ....................................................................................................... 7
Hoofdstuk 3: Doelgroepen ............................................................................................... 8
3.1 Bezoekers........................................................................................................................ 8
3.2 Mogelijke stakeholders .................................................................................................... 8
Hoofdstuk 5: Promotie ..................................................................................................... 3
5.1 Product ............................................................................................................................ 3
5.2 Plaats............................................................................................................................... 3
5.3 Prijs.................................................................................................................................. 3
5.4 Promotie .......................................................................................................................... 3
5.5 Customer Journey ........................................................................................................... 4
Hoofdstuk 6: Planning van de dag .................................................................................... 4
Hoofdstuk 7: Materialen, kosten, baten .......................................................................... 5
7.1 Benodigdheden ............................................................................................................... 5
7.2 Inventarisatie kosten ........................................................................................................ 7
7.3 Overzicht ......................................................................................................................... 9
7.4 Overige inkomstenbronnen............................................................................................ 10
Hoofdstuk 8: Projectactiviteiten .................................................................................... 10
8.1 Actielijst ......................................................................................................................... 10
Hoofdstuk 9: Risico ........................................................................................................ 11
9.1 Noodweer ...................................................................................................................... 11
9.2 Brand ............................................................................................................................. 11
9.3 Stroom ........................................................................................................................... 11
9.4 Voedselvergiftiging ........................................................................................................ 11
9.5 Kaartjes ......................................................................................................................... 12
Hoofdstuk 1: Achtergronden
Dit project wordt uitgevoerd door vier studenten van de Hanzehogeschool in opdracht van de minor
Eventmanagement. Deze studenten komen van verschillende opleidingen en werken dit aankomende
half jaar samen aan zowel een eigen bedacht evenement als een evenement in opdracht. Het belang
van events wordt namelijk steeds groter. Ze oefenen een sterke aantrekkingskracht uit, houden de
verbeelding vast, kunnen een gemeenschap meeslepen, de bewustwording verhogen, en een
organisatie of een activiteit op de kaart zetten. Samen met deze groep wordt er het aankomende half
jaar een aansprekend event bedacht en uitgevoerd.

1.1 Projectrollen
De groep kent vijf projectrollen, deze zijn als volgt verdeeld:

Projectleider – Tijn
Algemene zaken, coördineren projectteam, contact met opdrachtgever en externe relaties (beheer),
opstellen agenda (in samenwerking met de communicatie), plan van aanpak. Bewaken project aan de
hand van de planning. Overzicht houden. Vergaderingen en bijeenkomsten voorzitten. En eventueel
financiën, fondsen/subsidies, begroting, het bijhouden van alle geldstromen.

Tijn is vanuit zijn opleiding Sportkunde al veel bezig geweest met leiderschap. Een coördinerende rol is
iets wat hem goed ligt en iets wat hij graag op zich neemt. Dit doet hij ook tijdens zijn werk als outdoor
instructeur en bij de sportevenementen op Ameland waar hij steeds meer verantwoordelijkheid krijgt.
Hij vindt zichzelf communicatief sterk en kent een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Zo was hij een
jaar secretaris bij zijn studenten triatlon vereniging; Tritanium. Het belang van een goede
groepsdynamiek stelt hij voorop. Financiën liggen hem nog wat minder goed maar juist daarin wil hij
nog veel leren. Net als bij het maken en hanteren van een overzichtelijke planning.

Communicatie – Inge
Verslaglegging bijeenkomsten (notuleren), opstellen agenda (in samenwerking met de projectleider),
opstellen actielijst, interne communicatie, vrijwilligers, opstellen voortgangsrapportage/KOFTIG,
archiveren.

Inge heeft vanuit haar opleiding Facility Management al veel te maken gehad met communicatie.
Tijdens de afgelopen projecten heeft ze geleerd hoe belangrijk het is dat de communicatie goed
verloopt. Zodat iedereen de neuzen dezelfde kant op heeft en miscommunicatie voor te komen. Inge
is al meerdere keren betrokken geweest bij sportevenementen en weet daarom hoe belangrijk het is
dat de communicatie goed verloopt op zo'n drukke dag. Inge is direct en laat graag van zich horen als
ze verbeterpunten ziet.
Logistiek – Eline
Facility Manager, secundaire proces, opstellen draaiboek. Zorgt dat de voorbereiding en uitvoering tot
op detail geregeld is. Verantwoordelijk voor operationele uitvoering van het event.

Eline heeft vanuit haar opleiding Facility Management veel te maken gehad met plannen en
organiseren. Ook vanuit haar werk in het theater heeft ze op veel evenementen gewerkt en veel
meegekregen van wat er nu precies gebeurt achter de schermen. Tijdens haar management stage
heeft ze gewerkt als wedding planner. Hier heeft ze te maken gehad met het organiseren van
bruiloften van a tot z. Hierbij zijn veel draaiboeken gemaakt en was ze ook verantwoordelijk voor de
operationele uitvoering van het event. Eline werkt graag secuur en vind het fijn als alles tot in de
puntjes geregeld is.

Marketing – Eline
PR & communicatie, marketing(plan), social media, sponsoring.

Eline is communicatief erg sterk. Tijdens haar stage heeft ze zich naast het plannen en organiseren van
bruiloften ook beziggehouden met het bijhouden van de sociale media van het bedrijf. Verder heeft ze
tijdens haar studie Facility Management veel theorie gehad over marketing en communicatie. Deze
theorie wil ze graag omzetten in het maken van een sterk marketingplan.

Financiën – Ferano
Financiën, fondsen/subsidies, begroting. Houdt alle geldstromen bij.

Ferano heeft vanuit zijn opleiding Finance & Control veel met financiële aspecten gewerkt. Hierbij
spelen balansoverzichten, resultatenrekeningen, risicoanalyses, liquidsoverzichten,
kasstroomoverzichten en investering analyses een grote rol. Ferano heeft uit zijn ervaring geen kennis
over evenementen en wil graag leren hoe de evenementenwereld in elkaar zit. Sterke eigenschappen
van Ferano zijn kritisch denken, sociaal zijn, humoristisch en goed zijn met cijfers.

1.2 Evenementenconcept
Voor het eigen bedachte evenement zijn veel verschillende concepten bedacht. Hierbij werd veelal de
combinatie gezocht tussen meerdere onderdelen. Om zo tot een creatief concept te komen wat
aantrekkelijk was voor mogelijke bezoekers door het unieke en/of aantrekkelijke karakter.

Voorbeelden zijn een 3x3 basketbalfestival, een kroegcollege met workshops, een floating festival met
foodtrucks, of een rollerskate disco. Uiteindelijk is er gezamenlijk besloten door te gaan met één
concept; het Pruivenement.

Het Pruivenement is een klein festival waarbij verschillende lokale horecazaken hun menu aan
bezoekers kunnen laten zien, ruiken en natuurlijk proeven. Waarbij pruiven staat voor proeven in het
Gronings. Een klein terrein wordt tijdelijk omgetoverd tot proeflokaal waarbij verschillende kraampjes
hun gerechten in het klein kunnen laten proeven aan enthousiaste bezoekers. Hierbij worden allerlei
verschillende keukens en culturen samengebracht. Er is ondersteuning van muziek en er zijn
drankenvoorzieningen aanwezig om er een complete culinaire ervaring van te maken. Dit is van
toegevoegde waarde voor zowel de horecazaken, de evenementenlocatie en de organisatie. Mensen
kunnen doormiddel van muntjes en/of stempels betalen en ieder gerecht heeft zijn eigen prijs.

Wij hopen zo lokale restaurants en verschillende eetculturen te promoten. Net als manieren van eten
die beter zijn voor het milieu. Denk hierbij aan veganistische gerechten. Zo hopen we niet alleen ons
steentje bij te dragen aan de stad Groningen, maar ook aan de maatschappij.

Hoofdstuk 2: Projectresultaat
Om tot een goed evenement te komen zijn er verschillende doelstellingen en motieven nodig. Het
evenement is immers niks waard wanneer er geen gezamenlijke motivatie is binnen de groep.

2.1 Doelstellingen algemeen

Het Pruivenement is een groot- proef evenement. Dit project wordt uitgevoerd om drie redenen. Ten
eerste biedt het de studenten de kans ervaringen op te doen als eventmanager door een eigen
bedacht evenementenconcept op de markt en in de praktijk te brengen. Ten tweede wordt het project
van een pruivenement uitgevoerd, om zo de samenwerking aan te gaan met lokale horeca en mensen
op een toegankelijke manier kennis te laten maken met culinair Groningen. Ten derde wordt het
project uitgevoerd om een goed doel te ondersteunen, waarbij de winst naar het goede doel gaat. Ook
biedt het evenement een mooie kans om andere onderwerpen onder de aandacht te brengen. Zoals
duurzaamheid en verantwoorde consumptie.

2.2 Projectdoelstellingen
Aan dit project kunnen de volgende doelstellingen gekoppeld, namelijk:
- Het houden van een 'Pruivenement' in de zomer van juni/juli 2022 op een mooie locatie
rondom/binnen Groningen om de smaken van verschillende lokale horecagelegenheden te
proeven en beleven.
- Lokale horecazaken onder de aandacht brengen door een voorproefje te laten zien van al het
moois dat het komende jaar op culinair vlak in Groningen te proeven is.
- Horeca een steuntje in de rug geven na een moeilijke periode met corona.
- Het samenbrengen van verschillende culturen en keukens op een centrale locatie.
- Het maken van een culinaire wereldreis.
- Het ondersteunen van een goed doel.
2.3 Groepsdoelstellingen
Ook zijn er nog een aantal doelstellingen voor ons als groep, namelijk:

- Het zelfstandig als groep voorbereiden, opzetten en uitvoeren van een evenement.
- Op een goede manier samenwerken binnen de groep om tot een mooi resultaat te komen.
- Goede communicatie over de gemaakte afspraken. We zijn een team.
Hoofdstuk 3: Doelgroepen
3.1 Bezoekers
Bij het Pruivenement wordt vooral gericht op gezinnen met kinderen. Gezinnen hebben in het
algemeen vaak een hoger inkomen en hebben daardoor wat meer te besteden dan bijvoorbeeld
studenten. Terwijl de ouders rustig op een bankje in het zonnetje kunnen genieten van een hapje en
drankje, kunnen de kinderen genieten van een activiteit die ook aangeboden kan worden. In het
algemeen geldt toch al wel als de kinderen het naar hun zin hebben, hebben de ouders dat ook. Het is
niet alleen leuk voor gezinnen met bijvoorbeeld jonge kinderen die aan een activiteit mee willen doen,
maar ook voor gezinnen met wat oudere kinderen die met hun ouders op pad willen.

3.2 Mogelijke stakeholders

Er zijn verschillende mogelijke stakeholders die we kunnen benaderen. De Culinaire vakschool
Groningen zou een goede optie kunnen zijn aangezien de kosten hierbij laag gehouden kunnen
worden. Tegelijkertijd is het erg leerzaam voor de leerlingen van de school om mee te helpen met het
evenement.
Vervolgens is het Gastronomie Festival in Groningen ook een mogelijke optie als stakeholder. Hete
evenement dat wij graag willen organiseren zou een voorloper kunnen zijn van het Gastronomie
Festival.

Wij zouden graag met verschillende restaurants een samenwerking aan gaan. Met de hieronder
genoemde restaurants hebben wij contact gezocht over een eventuele samenwerking.

Magoya - Japanner Cantina Mexicana - Mexicaan

Taverna Doris- Griek Bistroboys – Mix
Italia- Italiaan Yasumi- sushi
Thai Jasmine- Thai Tapasco- tapas
De Uurwerker - Mix El santo-mexicaan
Werkman - Mix Wereldburgers- burgers en friet
Imono-Sushi - Japans De drie gezusters- mix
De Pasta Fabriek - Italiaans De beren- mix
Olympia - Griek Diyar mangal- turks
Loetje - Mix Shanti rotishop- surinaams
Hoofdstuk 4: Locatie (Eline)
De locatie is één van de belangrijkste onderdelen van een evenement. Hier is dan ook goed over
nagedacht. Voor het Pruivenement zal een buitenlocatie ideaal zijn gezien de tijd van het jaar wanneer
het evenement plaats gaat vinden. Verder is het belangrijk dat de locatie goed bereikbaar is, er een
stroom- en wateraansluiting aanwezig is en er genoeg ruimte is om het gehele evenement te laten
plaatsnemen.
Inmiddels zijn er meerdere locaties benaderd om te overleggen over eventuele mogelijkheden.

Dit zijn onder andere:

- Stadstrand bij DOT
- EM2 op het suikerunieterrein
- Stadslab op het suikerunieterrein
- De ossenmarkt

Deze locaties zijn alle vier mooie ruime buitenlocaties. Het stadstrand en de twee locaties op het
suikerunieterrein hebben wanneer het slecht weer dreigt te worden ook een binnen optie. Dit is ideaal
en kunnen we snel schakelen wanneer het weer niet mee gaat zitten.
Inmiddels zijn we om tafel geweest met de locatie Stadslab. Zie zien potentie in ons idee en zijn bereid
met ons samen te werken door de locatie aan ons aan te bieden.
Hoofdstuk 5: Promotie
5.1 Product
Het Pruivenement is een mini food-festival waarbij bezoekers een culinaire wereldreis kunnen maken
door allerlei verschillende keukens te kunnen ervaren van over de hele wereld. Er is ook muziek
aanwezig en bezoekers hebben de mogelijkheid op het terras te zitten en te genieten van een drankje.
Dit zorgt voor een compleet verzorgde dag waarbij zien, ruiken, luisteren en proeven voorop staat.

5.2 Plaats
Het is een fysiek evenement waar mensen ook echt naar toe kunnen komen. Het evenement zal op
een vaste locatie gehouden worden. Het evenement heeft een publiekelijk karakter en iedereen kan
dus komen mits ze in bezit zijn van een toegangskaart. Het product wordt dus via een direct kanaal
aan de consument geleverd. Dit gebeurt door een vorm van exclusieve distributie waarbij het
evenement maar op een dag van het jaar en op een plek in het land gehouden wordt.

5.3 Prijs
De prijs voor een kaartje moet nog vastgesteld worden maar er wordt nu uitgegaan van een kaartprijs
van 25 euro. Hier krijgt de bezoeker ook iets voor terug in de vorm van een stempelkaart of een aantal
munten. Hier kan al eten mee gehaald worden bij een van de foodstands. Om op deze manier al iets te
bieden in ruil voor het kaartje. Daarnaast is er natuurlijk muziek en kan de bezoeker de hele dag op het
terras blijven.

5.4 Promotie
Het evenement zal onder de aandacht gebracht moeten worden bij de doelgroep. Dit kan ten eerste
gedaan worden via social media. Er moeten gerichte social media campagnes opgezet worden via
Instagram en Facebook. Hier verwijzen naar een website of facebookevenement waar de mogelijke
bezoekers een kaartje kunnen kopen. Er moeten hierbij zoveel mogelijk clicks worden gegenereerd.
Ook kan er veel gedaan worden met persoonlijke verkoop. Zo kunnen er folders verspreid worden bij
relevante stakeholders en kunnen er posters opgehangen worden. Met mond-tot-mond reclame kan
al veel impact gegenereerd worden. Zo kunnen vrienden en familie worden ingezet als promotors van
het evenement.
5.5 Customer Journey

Hoofdstuk 6: Planning van de dag

Het evenement zal plaatsvinden op een zondag ergens medio juni tot begin juli. Een dag van tevoren
zal het grootste deel al opgezet worden. Op de dag zelf zullen de laatste voorbereidingen getroffen
worden. De deelnemende restaurants nemen plaats in/bij hun stand en richten deze naar wens in.
Rond het begin van de middag zal het pruivenement van start gaan. De gasten zullen verspreid over de
hele middag langs komen en genieten van heerlijke hapjes en bijpassen de drankjes in de zon. Begin
van de avond zal het pruivenement eindigen. De gehele dag kunnen gasten komen en gaan als ze
willen. Mits ze ook een kaartje gekocht hebben voor het evenement natuurlijk.
Hoofdstuk 7: Materialen, kosten, baten
7.1 Benodigdheden
Voor het evenement zijn verschillende materialen nodig. Hier maken we een inschatting van de
materialen die we denken nodig te hebben:

Locatie
Een evenement is niks zonder een locatie. Hier moet dus goed over nagedacht worden. Een
buitenlocatie waar minimaal 500 man plaats kan nemen aan verschillende tafeltjes zou ideaal zijn.
Promotiemateriaal
Om mensen te werven is promotie van het evenement van belang. Hierbij is bijvoorbeeld te denken
aan posters, posts op social media en mond-tot-mond reclame.
Stands
Stands zijn een van de belangrijkste onderdelen tijdens de dag. De verschillende horecazaken moeten
hier namelijk kunnen staan om hun eten te kunnen verkopen. We gaan uit van 10 stands.
Stroom
Stroom is ook een erg belangrijk element bij het organiseren van een evenement als deze. De
standhouders hebben voor het bereiden van de hapjes stroom nodig. Ook voor het aansluiten van
verlichting is er stroom nodig. De locatie heeft al een krachtstroomaansluiting maar afhankelijk van de
grootte van het evenement zal er eventueel een extra aggregaat gehuurd moeten worden.
Munten en/of stempelkaarten
Tijdens het evenement willen wij gebruik maken van het verkopen van munten of een soort
stempelkaart. Een aantal munten zullen dan bij het ticket in zitten. Ook wanneer wij kiezen voor het
uitdelen van een stempelkaart, zal hier een prijs voor betaald moeten worden. Hierdoor zorg je ervoor
dat mensen in ieder geval bij een aantal stands langs zullen gaan, waardoor de horecazaken ook
kunnen rekenen op een omzet.
Aankleding
Voor het evenement moet er verschillende soorten aankleding op locatie zijn, zoals bloemen, decor.
De beleving van de gast wordt door de aankleding van het evenement versterkt. Een thema met
bijpassende aankleding is ook een leuke optie.
Stoelen en tafels
Naast verschillende stands zullen er ook tafels en stoelen neergezet worden waar gasten kunnen
plaatsnemen. Een terras zou bij de locatie inbegrepen kunnen zijn.
Wijnglazen
Een pruivenement is niks zonder een glaasje wijn en met verschillende soort eten kan wijn goed
worden gecombineerd. Voor wijn zijn wijnglazen nodig.
Bestek, borden, servetten
Op het evenement moet er sprake zijn van bestek, borden en servetten. Het is niet reëel om met
handen het eten op te eten. De aanwezigheid van bestek zorgt ervoor dat er culinair kan worden
gegeten. Daarnaast is het facilitair om servetten te gebruiken na het eten.
Bar met drinken
Op het evenement kunnen de gasten drinken halen bij de bar, deze zit inbegrepen op de locatie van
het evenement. Alcohol tot aan non-alcohol.
Kaarten (toegangskaarten)
Het evenement zal niet geheel gratis zijn. Er zullen tegen een bepaald tarief toegangskaarten verkocht
worden. Op deze manier is er ook een overzicht van het aantal gasten die er zullen komen over de
hele middag.
Afvalbakken
Om het evenement netjes te houden, zijn er afvalbakken nodig. Deze afvalbakken kunnen worden
gehuurd. Hierbij speel je in op het facilitaire deel van het evenement.
Vuilniszakken
Er zijn vuilniszakken nodig voor al het afval die er wordt gemaakt op het evenement. Afval van eten,
servetten, gebroken glaswerk, enzovoorts.
Geluid en techniek
Tijdens het evenement is het leuk om muziek af te spelen. Hiervoor is een geluidsinstallatie nodig.
Schoonmaak
De verschillende materialen die tijdens het evenement gebruikt zullen worden, zullen ook weer
schoongemaakt moeten worden. Dit geld vooral voor de locatie. Veel van de materialen zullen na en
tijdens het evenement weggegooid worden en dus eenmalig gebruikt worden. Maar dingen als food
stands, banken, tafels, de bar, etc. zullen uiteraard schoongemaakt moeten worden na het
evenement.
Facilitaire mogelijkheden
Uit overleg en bezichtiging met en bij de locatie bleek dat de locatie al beschikt over veel van de
benodigdheden voor het evenement. Dit scheelt een hoop aangezien er zo minder externe partijen
betrokken hoeven te worden voor allerlei materialen. Op deze manier kan dit allemaal geregeld
worden met de locatie zelf.
Horecazaken
Een groot onderdeel van het evenement is natuurlijk de horeca die het eten verzorgd. Er moet snel
vastgesteld worden of er genoeg belangstelling is vanuit de horeca om aan het evenement mee te
doen. Mocht dit niet zo zijn, is het goed alvast alternatieven te bedenken die deze locatie alsnog op
een goede manier kunnen benutten waarin onderdelen van het originele concept alsnog worden
gebruikt.
7.2 Inventarisatie kosten
Voor een aantal onderdelen zijn we al gaan inventariseren naar kosten die hieraan verbonden zijn.

Promotiemateriaal

Flyers drukwerkdeal
- A5 flyers met enkelzijdige bedrukking in full color voor €35,26 per 1000 stuks (excl. BTW).
Uitgaande van 1000 flyers wordt dat dus ongeveer 43 euro voor 1000 stuks (incl. BTW).

Posters drukwerkdeal
- A0 posters met enkelzijdige bedrukking in full color voor €124,49 per 25 stuks (excl. BTW).

Uitgaande van 25 posters wordt dat dus ongeveer 150 euro voor 25 stuks (incl. BTW).

Facebook campagne
- Merkbekendheid campagne €0,05 tot €0,25 per weergave.
- Betrokkenheid bij bericht €0,10 tot €0,50 per actie.
- Verkeer naar website €0,30 tot €1,50

Uitgaande van een betrokkenheidscampagne met 1000 acties wordt dat dus 100 tot 500 euro
(afhankelijk van de doelgroep).

Instagram campagne
- Merkbekendheid (per weergave) per actie vanaf €0,007,- en per 1000 vanaf €7,-.
- Verkeer naar de website (per klik) per actie vanaf €0,35,- en per 1000 vanaf €350,-.
- Leadgeneratie (per lead) per actie vanaf vanaf €3,- en per 1000 vanaf €3.000,-.

Uitgaande van een Instagram campagne voor merkbekendheid en verkeer naar externe link met 1000
weergaven en kliks wordt dat dus ongeveer 360 euro (afhankelijk van vraag in advertentieruimte).

(Food)stands

CBOX Containers
- 20ft Bar container huur per kalenderdag á € 17,50
- Eenmalig schoonmaakkosten container á € 50,-
- Aflevertransport middels dag levering naar Groningen á € 315,- per rit (dus ook weer € 315,-
voor het ophalen van de container)
- Aflevertransport middels weeklevering binnen heel Nederland á € 119,- per rit.

Bij het huren van 5 containers moet er dus ongeveer 325 tot 765 euro betaald worden.
Hettema Verhuur

- Marktkramen voor €20,- tot €22,50-

- Eventueel bezorgen en ophalen in Groningen €30,-

Bij het huren van 5 marktkramen moet er dus ongeveer 100 tot 145 euro betaald worden.

Munten en/of stempelkaarten

CombiCraft
- Neutrale breekmunten per 1000 stuks €11,25
- 1000 Munten met éénzijdige foliedruk €59,95

Bij maximale benodigdheid van 4000 munten moet er dus 45 tot 240 euro betaald worden.

Bizay
- 2000 klantenkaartjes voor €24,71 (excl. BTW).

Bij maximale benodigdheid van 2000 klantenkaartjes moet er ongeveer 30 euro betaald worden (incl.
BTW).

Wijnglazen

Partytentverhuur Groningen
Het huren van 24 wijnglazen voor €5,- (inclusief btw)
https://partytentverhuur-groningen.nl/producten/wijnglazen-huren

Bestek, borden, servetten

Natureko
- Re-usable CPLA vork per 1000 stuks €68,49 (excl.BTW).
- Re-usable CPLA mes per 1000 stuks €68,49 (excl. BTW).
- FSC servet 1-laags per 3000 stuks €23,26 (excl. BTW).
- FSC Karton/PLA snackbakje 400ml per 1000 stuks €74,32 (excl. BTW).
Samen is dat ongeveer 235 euro exclusief BTW en 285 euro inclusief BTW.
Afvalbakken
Engels logistiek

• 2-wiel container, 580x740x1070 mm, 240 ltr, met deksel, grijs €58 (excl. BTW)
• 2-wiel container, 480x550x1070 mm, 140 ltr, met deksel, groen €54 (excl. BTW)
Vuilniszakken

Binqer.nl
240 liter, €29 voor 100 stuks

DJ

€0, tot €200,- Tijn met vrienden. Ook Inge heeft contacten.

7.3 Overzicht
Nodig Geschatte kosten Opmerkingen

Evenementenlocatie (Nog onbekend) In gesprek met Stadslab

Groningen. Waarschijnlijk deel van
de ticketprijs als betaling.
Promotiemateriaal €500 tot €850 Flyers, social media campagnes,
posters
Foodstands €0,- tot €325,- Al beschikbaar bij locatie maar
eventueel extra nodig.
Stroom €0,- Inbegrepen bij locatie.
Munten en/of stempelkaarten €30,- tot €150,- Gratis munten beschikbaar maar
niet bedrukt.
Aankleding €150,- Posters,
Stoelen en tafels €0,- Inbegrepen bij locatie.
Bestek en borden €235,- tot €285,- Afhankelijk van aantal kaartjes,
eventueel biologisch afbreekbaar.
Bar €0,- Hoogstwaarschijnlijk inbegrepen
bij locatie.
Toegangskaarten €0,- Gratis te regelen bij Eventix of
Eventbrite (dan wel toeslag op
tickets).
Afvalbakken €0,; tot €250 Inbegrepen bij locatie.
Vuilniszakken €0,- tot €200,- Waarschijnlijk inbegrepen bij
locatie.
Geluid en techniek €0,- tot €350,- DJ boot met alle benodigde
aansluitingen al aanwezig bij
locatie.
DJ €0,- tot €200,- Tijn DJ + vrienden

Uitgaande van de goedkoopste opties moet er 750 euro worden uitgegeven.

Uitgaande van de duurdere opties moet er 1500 euro worden uitgegeven.
Bij een bezoekersaantal van 400 moet er dan 1,88 euro tot 3,75 euro worden ingehouden als winst.
Van de rest van de ticketprijs moet de locatie betaald worden, eventueel moeten hier ook de
horecazaken van betaald worden mochten ze niet tevreden zijn met de inkomsten op het festival. En
hier moeten eventueel ook de eerste paar munten/stempels van betaald worden die bezoekers bij
hun tickets krijgen. Daarnaast moet er nog rekening gehouden worden met het percentage wat een
ticketshop krijgt per verkocht ticket. Tot slot zijn er eventueel ook nog kosten voor dingen als een
extra aggregaat.

7.4 Overige inkomstenbronnen

• Crowdfunding
• Overheidssteun
• Merchandising
• Horecaplaatsen
• Sponsoring

Hoofdstuk 8: Projectactiviteiten
8.1 Actielijst
- Horecazaken benaderen
- Offertes aanvragen voor de inkoop van goederen
- Sponsoringsmogelijkheden onderzoeken
- Bezoekersaantal vaststellen (400)
- Manier van betalen bepalen
- Vaste prijzen of verschillend per horeca
- Vergunning aanvraag door ons of locatie (locatie)
Hoofdstuk 9: Risico

9.1 Noodweer
Bij verschillende locaties kan er naar binnen geëvacueerd worden in geval van noodweer. Dit kan
zowel bij de locatie van het evenement als bij omliggende gebouwen. De locatie zelf zal waarschijnlijk
alle bezoekers kunnen laten schuilen. Zo niet, dan moet er spreiding plaatsvinden over de
verschillende omliggende gebouwen die tijdens de dag ook open moeten zijn of kunnen. Wanneer
noodweer van tevoren wordt aangekondigd door de KNMI is het van belang om snel te handelen. Is
het überhaupt veilig voor bezoekers om te gaan reizen naar het evenement of moet het afgelast en
verplaatst worden. Is het noodweer onverwacht dan moeten er al maatregelen bedacht zijn zodat er
snel gehandeld kan worden. Denk aan het verplaatsen naar binnen of bij minder heftig weer het
gebruiken van parasols zodat er nog steeds gebruikt gemaakt kan worden van de faciliteiten buiten.
Als de enige optie is te schuilen dan moet er ook nagedacht zijn hoe dit het beste te organiseren is. En
wat daarna de vervolgstappen zijn.

9.2 Brand
Brand is een serieus risico. Vooral bij een evenement waar eten eventueel opgewarmd zal moeten
worden. Mocht er brand uitbreken wordt uiteraard gelijk de brandweer gebeld. Wanneer er een kleine
brand uitbreekt, zullen er zelf ook maatregelen getroffen worden. Zo moeten er brandblussers
aanwezig zijn, net als blusdekens. Om brand in de eerste plaats te voorkomen moeten de foodstands
goed gecontroleerd zijn op brandveiligheid. Zo moet bijvoorbeeld de afzuiging goed zijn.

9.3 Stroom
Het evenement zal waarschijnlijk veel stroom nodig hebben. Veel benodigdheden tijdens de dag zijn
afhankelijk van stroom. Mocht deze uitvallen, dan is dat erg onhandig voor het verloop van het
evenement. Daarom kan er gedacht worden aan een backup generator waarbij er gekeken moet
worden welke elektrische faciliteiten kritisch zijn voor het verloop van het evenement. Daarnaast is
het ontzettend belangrijk alles dubbel te checken voor aanvang van het evenement. Dus geen te korte
snoeren of iets dergelijks. Ook kunnen er alternatieven bedacht worden om het evenement ook
zonder stroom nog vorm te geven. Tot slot moet er natuurlijk een elektricien ingeschakeld worden. Of
bij een grotere storing, de hulpdiensten. Het blijft altijd belangrijk duidelijk te communiceren met de
bezoekers wat er aan de hand is.

9.4 Voedselvergiftiging
Bij een evenement wat draait om eten is voedselvergiftiging natuurlijk een belangrijk risico. Gelukkig
zitten er erg veel eisen aan het bereiden en verkopen van eten. Het is alleen belangrijk dat deze eisen
ook nageleefd worden en dat de aanwezige horeca ervoor zorgt dat alles op een veilige en hygiënische
manier verloopt. Mocht het voorkomen dat er toch iets misgaat. Dan is het zaak de hulpdiensten zo
snel mogelijk in te schakelen zodat een arts verdere hulp kan verlenen. Ook moet een bezoeker met
voedselvergiftiging opgevangen kunnen worden op de locatie zodat deze in alle rust kan worden
behandeld en alvast geholpen kan worden door personeel aanwezig op het terrein die al EHBO-kennis
hebben. Uiteraard is het ook zaak het betreffende eten van het menu te halen. Ook moeten de
betreffende horecazaken kunnen uitleggen aan bezoekers wat er in het eten zit. Om problemen met
allergieën en dergelijke te voorkomen.

9.5 Kaartjes
Er bestaat natuurlijk ook een financieel risico. Namelijk het risico dat er te weinig kaarten verkocht
worden om de kosten te dekken. In dat geval moeten er afspraken zijn gemaakt met alle betrokken
stakeholders wat dit voor hen inhoudt. Het laatste wat je als organisatie wil is de extra kosten zelf te
moeten dekken. Het is daarom goed om alvast te hebben nagedacht over het financieel risico en dit
vooraf zo klein mogelijk te maken. Door bijvoorbeeld horeca uit te besteden. Om ervoor te zorgen dat
het niet aan moet komen op de laatste paar kaartjes die nog moeten worden verkocht. Ook kan er
gekeken worden naar verzekeringen die bepaalde kosten dekken. Een bezoeker moet ook weten of
hij/zij de aankoopprijs terugkrijgt wanneer hij/zij niet meer bij het evenement kan zijn.