RATNA SOSIALIN

Jakarta, 10 - 11 Oktober 2018

Bukti terdokumentasi berisi
penyajian derajat pemastian mutu
(yang tinggi) bahwa suatu
proses spesifik terencana
menghasilkan produk yang
memenuhi spesifikasi dan
karakteristik yang dikehendaki secara
konsisten
 VMP – Therminologies

Annex 15 EU GMP
All validation activities should be planned.
The key elements of a validation program
should be clearly defined and documented
clearly in a VMP or equivalent documents.
 Validaton Policy
 Organization and responsibilities’Company specific definitions
 Description of the validation project
 List of individual projects (qualifications and validations)
 Key acceptance criterion or procedure for determining acceptance
criterion
 Documentation formats for protocols and reports
 List of relevant SOP`s
 Schedule (and estimated resources)
 Management System of Change Control
 Continued Process Verification (APR/PQR outputs)
VMP should be confirmed and approved by
the management.
 Function of VMP
 Obligation of Senior Management to execute the validaton
faultlessly and to provide the required resources.
 Company specific definition and terms
 Company specific implementation of legal requirements
 Definition of a structured approach to qualification and
validation projects
 Information about the general organization of validation
activities, responsibilities,delegated tasks, interfaces,
controlling bodies.
 Overview of the individual projects, including time and cost
planning
Define the qualification/validation system and include or
reference information on at least the following:
• Qualification and Validation policy;
• Organisational structure including roles and responsibilities for
qualification and validation activities;
• Summary of the facilities, equipment, systems, processes on site and
the qualification and validation status;
• Change control and deviation management for qualification and
validation;
• Guidance on developing acceptance criteria;
• References to existing documents; and
• Qualification and validation strategy, including requalification, where
applicable.
For large and complex projects, planning takes on
added importance and separate validation plans may
enhance clarity.
Merupakan bagian esensial dari
 Sistem Manajemen Mutu Industri Farmasi (IF).

 Memuat kebijakan dan filosofi IF melaksanakan

validasi dan tujuan aktifitas validasi.

 Mencakup macam kegiatan kualifikasi dan validasi.

 Paparan organisasi dan tanggung jawab.

 Penjadwalan (tahunan) aktifitas kualifikasi dan validasi.

◦ Kualifikasi Peralatan Produksi, Instrumen pengujian
dan fasilitas serta sarana penunjang
----------------> DQ - IQ - OQ - PQ
◦ Validasi Prosedur Analisis dan Transfer Metoda
Analisis
◦ Validasi Sistem Komputerisasi
◦ Validasi Prosedur Pembersihan
◦Validasi Proses
◦ Validasi Transportasi
◦ Validasi lain (misal: Media Fill Validation)
Dokumen Validasi Proses :

 Rencana Induk Validasi Proses

 Protokol Validasi Proses

 Laporan Validasi Proses

Dokumen yang memuat :
Filosofi IF secara menyeluruh dalam menangani
Validasi Proses
Pendekatan yang dipakai sebagai acuan
Ruang lingkup : area yang dicakup aktifitas validasi
Organisasi dan tanggung jawab - interdisiplin berbagai
departemen : minimal (lit-bang), produksi, QC, QA, teknik/
engineering, pengadaan
Jadwal berkala dan skala prioritas
Kaji ulang dan pembaharuan berkala (tahunan)
Kebutuhan revalidasi dan pengelolaan perubahan
(Change Control)
 Tim Pengkajian – Manajemen :
Manajer departemen : litbang, produksi, QC,
QA, logistik, teknik , Site & QA Heads

 Tim Pelaksana :
Pengawas, pelaksana
dari setiap departemen:
operator, teknisi, analis, personil QA
 RIV (Rencana Induk Validasi) yang disetujui
 Validasi Proses terencana dalam Protokol
 Peralatan terkualifikasi dan terkalibrasi
 Prosedur pembersihan alat tersedia (tervalidasi)
 Spesifikasi produk tersedia
 Metoda analisis tervalidasi (dan validasi transfer metoda)
 Pelatihan personil yang terlibat - terdokumentasi
 Tersedianya prosedur penanganan perubahan ------------>
Change Control Management
Dokumen kunci yang digunakan
untuk merinci bagaimana validasi
proses akan dilaksanakan.
Berisi paparan pokok tentang alur
proses, parameter kritis,
pengambilan dan analisa sampel
serta acceptance criteria suatu
proses menuju pada kesimpulan
Isi yang tercantum dalam protokol sesuai
dengan dokumen registrasi dalam hal:
• Formulasi (Q/Q Formula)
• Proses
• Spesifikasi Obat Jadi
• Metoda analisis
1. Pendahuluan
2. Tujuan
3. Lembar Persetujuan
4. Daftar Isi
5. Ruang lingkup : spesifik untuk produk, ukuran bets,
proses serta tipe validasi
6. Tim Validasi : produksi, pengambilan sampel, analisa
sampel, dokumentasi
7. Komposisi, Formula, Besar Bets dan Spesifikasi
8. Informasi bahan awal (karakteristik kritis) : misal ukuran
partikel, densitas, serta referensi metoda pemeriksaan
9. Peralatan dan Ruangan serta Protap peralatan yang
digunakan:

Nomor Protap Judul Protap Tanggal Berlaku

10. Alur proses produksi (* Contoh)

10. Parameter kritis (contoh):

Setting Kecepatan Setting Waktu

Tahap Proses Alat/ mesin Parameter Kritis
(rpm) - misal (menit) – misal

Kadar
Pencampuran
Tumbler Mixer dan homogenitas
API 20 15
API
11. Pola pengambilan sampel (contoh):

Jumlah
Tahap Posisi pengambilan Pengujian
Sampel per
Proses sampel sampel Catatan
titik
10 titik
Pencampura Kadar API
pengambilan
n API 20 gram Lihat gambar (HPLC)
sampel

12. Analisa data dan kriteria keberterimaan

(acceptance criterion)

13. Peruntukan bets (sesuai ruang lingkup, misal: untuk komersial,

menunggu data uji stabilitas 6 bulan)

14. Kebutuhan Uji Stabilitas  protokol (sesuai protap)

DIAGRAM Alur proses produksi

Contoh
 API
Bahan baku Active (API)

API

Bahan baku sebagai pewarna

Bahan - bahan baku untuk lubrikasi

Campuran semua bahan menjadi

masa granul siap cetak.
• Identitas / logo Industri Farmasi
• Judul Dokumen
• Nomor dokumen mengikuti sistem IF yang ditetapkan
• Tanggal berlakunya dokumen
• Riwayat perubahan dokumen dan alasannya.
• Penyusun, Dikaji, Disetujui dan Diketahui oleh:

Nama Fungsi Tanda Tangan Tanggal

Ali Imron QA Supervisor dd/mm/YYYY

Nomor Versi Alasan perubahan Tanggal Efektif

01 Dokumen baru dd/mm/YYYY

• Mengikuti tahap PROTOKOL yang
disetujui / berlaku.
• Setiap penyimpangan serta
pengamatan selama pelaksanaan
didokumentasikan serta
dievaluasi dampaknya yang
tercermin dalam Laporan Validasi Proses
Mendokumentasikan aktifitas,
temuan, analisa data dan
evaluasi penyimpangan
terhadap protokol maupun
seluruh kriteria penerimaan
(acceptance criterion) serta
menyajikan kesimpulan.
1. Lembar persetujuan
2. Daftar Isi
3. Nomor, jumlah dan ukuran bets
4. Daftar bahan awal dan nomor bets yang dipakai
dalam setiap bets – Referensi dokumen bets
5. Paparan penyimpangan serta evaluasi dampaknya
6. Analisa data/ perhitungan terhadap parameter dan
kriteria pnerimaan (acceptance criterion)
7. Diskusi output pelaksanaan validasi
8. Kesimpulan dan Rekomendasi (revalidasi, uji
stabilitas)
9. Disposisi dan peruntukan bets validasi(QA)
Tujuan : memelihara status validasi (termuat dalam RIV)
1. Revalidasi berkala:
berdasarkan trend terhadap data bets - bets
dalam PMP (Pengujian Mutu Produk) / PQR / APR
2. Revalidasi karena usulan perubahan
(Change Control) :
- perubahan sumber zat aktif (API) atau bahan awal
- perubahan parameter proses
- perubahan peralatan atau fasilitas penunjang
- perubahan ukuran bets
- perubahan lain
Dasar evaluasi : Analisa Risiko (Risk Analysis)
Jika hasil pelaksanaan proses validasi gagal dalam
memenuhi kriteria penerimaan yang dapat
menyimpulkan suatu proses dalam status valid,
maka kesimpulan dalam laporan adalah tahap
optimisasi dengan konsekuensi penentuan
perubahan (change control) sebagai dasar
pembuatan protokol baru (follow - up protocol) untuk
melaksanakan proses validasi berikutnya yang lebih
konsisten .
 Protokol Catatan Laporan
Paparan rinci • Semua catatan Dokumen disusun
dan runut dalam bukti berdasarkan seluruh
dokumen yang pelaksanaan catatan dan data
disetujui untuk melalui aktifitas yang
validasi proses
melaksanakan dilakukan mengikuti
Validasi Proses • Data yang protokol beserta
dikumpulkan diskusi
untuk menyusun menghasilkan
laporan dan kesimpulan dan
pengambilan rekomendasi.
keputusan (QA)
• Outputs of APR/ PQR are used to update VMP to
demand process improvement, e.g poor process
robustness statistically with Cpk < 1. 33

• Continous Process Verification must be executed

only by defining approved plan/ protocol 
updated VMP.

• Risk Assesment is used as the basic to develop

CPV/OPV which should be covered in
updated VMP
Penulisan Catatan (raw data entry):
Jelas, terbaca
(tinta warna selain hitam, bukan pensil)
1
Ditulis/ dilengkapi mengikuti 2
tahap proses pada waktunya.

Bisa dipertanggungjawabkan
melalui ketertelusuran
(tandatangan / paraf dan tanggal)
3
 The Importance of Data Integrity
Patient`s Safety:
Without DI: the safety, quality and efficacy of drugs
can not be assured.

Business :
 Significant damage to company Reputation.
 Risk to face `ON HOLD` Registration Submission.
 Potentally Product Recall.

Regulatory Compliance:
Ensure compliance with
Regulations, Specifications and Standards.
 Training Requirement on Data Integrity
Do not discharge ORIGINAL DATA or Quality Records:
 Data must be recorded in such a way that source can be traced
by identified responsible person.
 Documents must be retirievable

Complete and accurate records of manufacturing, testing

and all supporting activities:
 Validation, calibration, maintenance,
 Traceability : who, when what, which activity
 Testing including raw data and calculation
Investigate deviations, document investigation
and conclusion:
 do not think an isolated issue
 perform CAPA and Report
 escalation to management
 ALCOA Principles - Documents
Attributable
data can be assigned to the individual performing the task

Legible
data can be read by eye/electronically, & retained
permanent format.

Contemporaneous
data is created at the time the activity is performed

Original
data is in same format as was initially generated, or as ‘verified copy’
which retains content and meaning.

Accurate
data is true/reflective of the activity or measurement performed
 Protokol
 Records (training, raw data, dll)
 Laporan
 Tetapkan protokol dengan jelas, sistematis
termasuk tugas dan tanggung jawab setiap
bagian terkait .
 Analisa bahan awal, kondisi proses terhadap
parameter kritis dan acceptance criterion untuk
menetapkan kondisi yang memberikan
probabilitas keberhasilan .

 Libatkan personil yang terlatih dan upayakan

kerjasama yang baik .
 Tetapkan jadwal dan ikuti jadwal dengan baik