TRƯỜNG ĐH THỦ ĐÔ HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ VÀ ĐÔ THỊ

BÁO CÁO CÔNG TÁC THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

NGÀNH LOGISTICS VÀ QUẢN LÍ CHUỖI CUNG ỨNG
NỘI DUNG: TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT IBS SE

Giảng viên hướng dẫn: Phan Thị Thúy Hằng

Họ và tên sinh viên : Đặng Thu Huyền
Mã sinh viên : 220001317
Lớp : Logistics D2020A
Khóa : 2020-2024

Hà Nội, tháng 04 / 2023

TRƯỜNG ĐH THỦ ĐÔ HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA KINH TẾ VÀ ĐÔ THỊ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BÁO CÁO CÔNG TÁC THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

NGÀNH LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG
NỘI DUNG: TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA TẠI
CÔNG TY CP DỊCH VỤ KỸ THUẬT IBS SE
NĂM HỌC 2022 - 2023

Họ và tên sinh viên: Đặng Thu Huyền

Mã sinh viên: 220001317
Lớp: Logistics D2020A
Thực tập tại: Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE
Bộ phận: Phòng vật tư dự án
 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 1
PHẦN 1: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
TY CP DỊCH VỤ KỸ THUẬT IBS SE ........................................................................ 4
1.1. Thông tin cơ bản về doanh nghiệp .................................................................... 4
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .................................................................... 4
1.1.2. Nhiệm vụ, chức năng và định hướng phát triển của doanh nghiệp ............... 5
1.1.3. Giới thiệu cơ cấu tổ chức và nhân sự của doanh nghiệp ............................... 6
1.1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ...................................... 7
1.1.5. Các hoạt động Logistics tại doanh nghiệp................................................... 11
1.1.6. Các đối tác thuê ngoài của doanh nghiệp .................................................... 12
1.2. Đánh giá chung về thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.......................................................................................... 13
1.2.1. Thuận lợi ...................................................................................................... 13
1.2.2. Khó khăn...................................................................................................... 13
1.2.3 Cơ hội ........................................................................................................... 14
1.2.4 Thách thức .................................................................................................... 14
PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA
TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ KỸ THUẬT IBS SE ................................................. 15
2.1 Cơ sở lý luận về hoạt động thu mua hàng hóa ................................................ 15
2.1.1 Cơ sở lý thuyết về hoạt động thu mua hàng hóa .......................................... 15
2.1.2. Đặc điểm của các thiết bị công nghệ thông minh và thiết bị điện thông minh
............................................................................................................................... 29
2.1.3. Cơ sở pháp lý về hoạt động nhập khẩu thiết bị công nghệ .......................... 29
2.2. Quy trình nhập khẩu thiết bị công nghệ thông minh của Công ty CP dịch
vụ IBS SE .................................................................................................................. 31
2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua của Công ty CP Dịch vụ kỹ
thuật IBS SE ............................................................................................................. 37
2.3.1 Yếu tố bên ngoài ........................................................................................... 37
2.3.2 Yếu tố bên trong ........................................................................................... 39
PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ................................... 42
3.1. Nhận xét, đánh giá hoạt động nhập khẩu thiết bị công nghệ thông minh tại
Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE ............................................................. 42
3.1.1. Ưu điểm ....................................................................................................... 42
3.1.2. Nhược điểm ................................................................................................. 43
3.1.3. Hạn chế ........................................................................................................ 43
3.1.4. Thành công .................................................................................................. 43
3.2. Đề xuất giải pháp cho doanh nghiệp ............................................................... 44
3.2.1 Về quản lý ..................................................................................................... 44
3.2.2 Về nhân sự .................................................................................................... 44
3.2.3 Về nhà cung cấp ........................................................................................... 44
PHẦN 4: TỰ LƯỢNG GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP ........................................... 45
4.1. Những bài học kinh nghiệm ............................................................................. 45
4.2. Những thay đổi của bản thân sau khi kết thúc đợt thực tập ........................ 45
4.3. Thuận lợi và khó khăn tại cơ sở thực tập ....................................................... 47
4.3.1. Thuận lợi ...................................................................................................... 47
4.3.2. Khó khăn...................................................................................................... 47
4.4. Những kiến nghị, đề xuất ................................................................................. 48
4.4.1. Đối với công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE....................................... 48
4.4.2. Đối với khoa Kinh tế - đô thị ....................................................................... 48
KẾT LUẬN ................................................................................................................... 49
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 50
NHẬT KÝ THỰC TẬP ............................................................................................... 51
 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Giải nghĩa

1 CTCP Công ty cổ phần

2 CP Cổ phần
3 NOA Gửi thông báo tàu đến
4 D/O Delivery Order fee: lệnh giao hàng
5 B/L (Bill of Lading): Vận đơn là chứng từ chuyên chở
hàng hóa bằng đường biển
6 C/O Giấy chứng nhận xuất xứ

7 Thuế TNDT Thuế thu nhập doanh nghiệp

8 MRO Các hạng mục bảo trì, sửa chữa và vận hành
 DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Danh sách một số khách hàng của doanh nghiệp............................................8
Bảng 1.2: Cơ cấu nhân lực của doanh nghiệp..................................................................9
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE
giai đoạn 2020- 2022......................................................................................................10
Bảng 1.4: Giá trị tài sản và nguồn vốn công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE (2020-
2022)..............................................................................................................................11
Bảng 2.1: Chiến lược, chiến thuật và các hoạt động với các loại hàng mua...................25

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Logo của Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE...............................................5
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE.................................6
Hình 1.3: Biểu đồ doanh thu dịch vụ và kinh doanh sản phẩm của doanh nghiệp..........8
Hình 2.1: Đặc điểm 4 nhóm mặt hàng trong mô hình Kraljic........................................23
Hình 2.2: Quá trình mua tại doanh nghiệp (John Joseph Coyle và cộng sự, 2006).......27
Hình 2.3: Quy trình mua hàng tại Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE......................31
 LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Việt Nam đã và đang hội nhập mạnh mẽ với khu vực Đông Nam Á và thế giới,
chúng ta không ngừng đẩy mạnh kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng thế mạnh của mình,
thu hút vốn đầu tư nước ngoài, tiếp thu những công nghệ hiện đại, góp phần đẩy nhanh
quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Tuy nhiên chúng ta cũng gặp không ít
khó khăn khi phải cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài. Hội nhập kinh
tế quốc tế mang lại cho thế giới sản phẩm vật chất thì nhiều hơn, nhưng giá cả thì lại
thấp hơn, do lợi thế về quy mô, lợi thế từ chuyên môn hóa sản xuất đem lại. Các doanh
nghiệp cũng phải đối mặt với các vấn đề mang tính chất toàn cầu như khủng hoảng kinh
tế, nền kinh tế chịu tác động từ rất nhiều yếu tố. Đặc biệt là sự ảnh hưởng từ dịch bệnh
covid-19 trong thời gian từ đầu năm 2020 đến nay cùng một số biến động từ các nước
khác trên Thế giới thời gian gần đây. Để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường
đòi hỏi các công ty không ngừng cố gắng và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.
Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE, là công ty chuyên kinh doanh trong lĩnh vực
thu mua sản phẩm từ nước ngoài và các sản phẩm nước ngoài phân phối độc quyền tại
Việt Nam. Thành lập từ năm 2017, cùng với mức vốn điều lệ lên đến 20 Tỷ VND tại
thời điểm hiện tại. Là đầu tàu trong ngành thu mua từ nước ngoài, công ty luôn giữ vững
trọng trách giữ mối liên kết với các doanh nghiệp nước ngoài; Đảm bảo kim ngạch nhập
khẩu, nguồn cung cấp cho nhà nước, các nhà máy, khách sạn, các doanh nghiệp và các
hộ dân cư; Góp phần xây dựng hệ thống nhập khẩu nước nhà, giữ vững chuỗi cung ứng
các mặt hàng thiết bị thông minh cho tòa nhà,.v..v... trong thời kỳ dịch bệnh covid-19 và
thời kỳ khôi phục kinh tế hậu covid.
Với tư cách là công ty chuyên kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị thông minh nước
ngoài. Việc tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan đến nhập khẩu là hoạt động thường
xuyên của công ty chiếm một phần lớn nguồn lực cả về con người lẫn tài chính của công
ty, việc hoàn thiện, cải tiến kịp thời hoạt động nhập khẩu đối với công ty góp phần làm
giảm chi phí, nâng cao trình độ nghiệp vụ đối với nhân viên nhập khẩu để đáp ứng yêu
cầu trong thời kỳ biến động kinh tế và cạnh tranh hiện nay. Hơn nữa việc tổ chức hoạt
động nhập khẩu giúp công ty thường xuyên đánh giá được tình hình về thị trường, sản
phẩm đưa ra các phương án kinh doanh có hiệu quả.

1
 Để hiểu rõ hơn về hoạt động thu mua hàng hóa, trong quá trình thực tập và tìm hiểu
các hoạt động tại Công ty cổ phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE tôi đã quyết định chọn đề tài
“Tìm hiểu hoạt động thu mua hàng hóa tại công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE” cho
chuyên đề thực tập của mình với mong muốn hiểu rõ hơn về hoạt động thu mua hàng
hóa.
2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1. Mục tiêu nghiên cứu chung
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích hoạt động thu mua hàng hóa tại Công ty
Cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE, nhận diện các vấn đề về tổ chức và điều hành hoạt
động thu mua mà công ty đang gặp phải. Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp hoàn thiện
hoạt động phân phối của công ty trong thời gian tới.
2.2. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể
Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động thu mua hàng hóa của doanh
nghiệp.
Phân tích thực trạng hoạt động thu mua hàng hóa của Công ty Cổ phần dịch vụ kỹ
thuật IBS SE, qua đó chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của doanh nghiệp từ
đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua hàng hóa tại Công ty Cổ phần dịch
vụ kỹ thuật IBS SE trong thời gian tới.
2.3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động nhập khẩu ở Công ty cổ phần dịch vụ
kỹ thuật IBS SE.
2.4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về nội dung: Phát triển hệ thống thu mua hàng hóa tại Công ty Cổ phần
Dịch vụ kỹ thuật IBS SE.
Phạm vi về không gian: Các hoạt động thu mua hàng hóa tại Công ty cổ phần dịch
vụ kỹ thuật IBS SE tại khu vực miền Bắc.
Phạm vi về thời gian: Số liệu thứ cấp của đề tài được thu thập trong 3 năm từ năm
2020 đến năm 2022.
2.5. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu dựa trên sự kết hợp của các phương pháp nghiên cứu khác nhau
như thu thập số liệu thứ cấp từ sách, báo, tạp chí, báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo
hoạt động thu mua kết hợp quan sát thực tế các hoạt động thu mua tại công ty.
2
 Ngoài ra, đề tài còn sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đưa ra cái nhìn tổng
quát về đặc trưng thống kê của các số liệu thu thập được, kết hợp phương pháp phân tích
thống kê so sánh các chỉ tiêu qua các năm từ đó rút ra được những kết luận quan trọng
tìm ra nguyên nhân, đưa ra giải pháp cho vấn đề nghiên cứu.
2.6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung chính của đề tài được trình bày trong 4
phần như sau:
Phần 1: Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật
IBS SE.
Phần 2: Thực trạng hoạt động nhập khẩu tại của Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS
SE, đánh giá chung và đề xuất các giải pháp.
Phần 3: Đánh giá chung và đề xuất các giải pháp.
Phần 4: Tự lượng giá quá trình thực tập.

3
PHẦN 1: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
TY CP DỊCH VỤ KỸ THUẬT IBS SE
1.1. Thông tin cơ bản về doanh nghiệp
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Kỹ Thuật IBS SE thành lập vào ngày 29/03/2017.
Mã số thuế 0107780472. Công ty có tư cách pháp nhân trong sửa chữa thiết bị điện, dịch
vụ bảo hành bảo trì và vận hành hệ thống cơ điện trong tòa nhà và trong công nghiệp,
được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản ngân hàng theo quy định của Nhà nước
Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
Có đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, được đào tạo có hệ thống, mạng lưới đại
lý trên toàn thế giới kèm theo đó là nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực
phân phối và cung cấp sản phẩm, giải pháp công nghệ, công ty có thể đáp ứng mọi nhu
cầu về tiêu chí Xanh & Tiết kiệm năng lượng.
Với năng lực hiện có, IBS SE hiện là đối tác chiến lược của các hãng thiết bị điều
khiển công nghiệp danh tiếng trên thế giới như: Honeywell, Alstom, ABB, Regin,
Schneider, Toa, Bosch, Brahler, Ledvance, Sieme, Linin, Hikvision, Axis, Daikin,...
IBS đã bước đầu thành công trong một số dự án về triển khai thi công các hệ thống
M&E trong tòa nhà và các hợp đồng dịch vụ đã được khách hàng tiếp nhận và đánh giá
tốt.
- Tên giao dịch trong nước: Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Kỹ Thuật IBS SE
- Tên giao dịch đối ngoại: IBS SE SERVICES ENGINEERING JOINT STOCK
COMPANY
- Giám đốc: Nguyễn Văn Thể
- Vốn điều lệ: 20.000.000.000 VND (Hai mươi tỷ đồng chẵn)
- Địa chỉ: VP5, tầng 24, tháp B, tòa nhà 173 Xuân Thủy, Phường Dịch Vọng Hậu,
Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Điện thoại: 0914352211
- Email: info@ibs.com.vn
- Website: https://www.ibs.com.vn/

4
 - Logo công ty:
Hình 1.1: Logo của Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE
1.1.2. Nhiệm vụ, chức năng và định hướng phát triển của doanh nghiệp
1.1.2.1. Nhiệm vụ
Không ngừng cập nhật, cải tiến các công nghệ trong lĩnh vực quản lý, xây dựng,
điều khiển tự động và năng lượng, nhằm tối ưu hóa mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Nâng cao năng lực chuyên môn để cung cấp giải pháp tốt nhất cho các dự án dân
dụng và công nghiệp ở mọi quy mô, tầm cỡ.
Phát triển mô hình tổ chức tự học trong nội bộ doanh nghiệp, xem đây là lợi thế
cạnh tranh tốt nhất của doanh nghiệp trong thời đại mới.
Xuất khẩu những sản phẩm – dịch vụ kỹ thuật chất lượng cao, dựa trên cơ sở tận
dụng lợi thế của đội ngũ kỹ sư Việt.
1.1.2.2. Chức năng
Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE hướng đến mục tiêu nâng cao chất lượng, hiệu
quả các dịch vụ bảo hành – bảo trì – sửa chữa – khắc phục các sự cố M&E và đào tạo
nguồn nhân lực chuyên sâu về bảo hành – bảo trì – vận hành kỹ thuật các hệ thống M&E
trong tòa nhà và các nhà máy. Các dịch vụ IBS SE cung cấp có thể chia làm các mục bao
gồm:
- Bảo hành, bảo trì
- Vận hành công trình
- Tư vấn kỹ thuật, nâng cấp hệ thống
- Cung cấp sản phẩm, công nghệ mới
- Lắp đặt sản phẩm
- Sửa chữa hệ thống M&E

5
1.1.3. Giới thiệu cơ cấu tổ chức và nhân sự của doanh nghiệp
Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE bao gồm 60 nhân viên được chia làm 5 phòng
ban, bộ phận với chức năng khác nhau. Cơ cấu công ty khá chặt chẽ và hoạt động phù
hợp với ngành nghề kinh doanh, rất thích hợp cho hệ thống quản trị được vận hành nhanh
chóng, chính xác và hiệu quả.

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE

Ban lãnh đạo công ty gồm:

- Giám đốc: Nguyễn Văn Thể
- Phó giám đốc: Nguyễn Anh Tiến
- Phòng hành chính nhân sự: Dương Kim Cúc
- Phòng kế toán: Nguyễn Thị Mai
- Khối điện nhẹ: Nguyễn Xuân Hạnh
- Khối năng lượng tái tạo: Nguyễn Xương Chiều
- Phòng vật tư dự án: Trần Thị Tuyết Mai

6
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp
* Phòng kế toán
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực tài chính kế toán, trong đánh giá sử
dụng tài sản, tiền vốn. Xây dựng kế hoạch tài chính cấp toàn công ty, định kỳ cung cấp
các thông tin về tình hình biến động của nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư.
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế cho cơ quan nhà nước.
* Phòng hành chính nhân sự
Quản lý, bố trí nhân sự, tham gia lập kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch lao
động... đáp ứng kế hoạch kinh doanh của công ty. Lập kế hoạch và thực hiện đào tạo,
bồi dưỡng nhân lực, đảm bảo chế độ cho người lao động theo chính sách hiện hành.
Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động như chế độ bảo hiểm sức
khỏe, bảo hiểm nhân thọ, nghỉ hưu, thai sản, lương thưởng.
* Phòng vật tư dự án
Bộ phận vật tư: Phòng vật tư của doanh nghiệp có chức năng tham mưu, phân tích,
tổng hợp, đưa ra đề xuất kiến nghị phù hợp với công tác quản lý vật tư. Bộ phận này
cũng có chức năng tổ chức việc thực hiện công tác quản lý vật tư trong doanh
nghiệp. Phòng vật tư có nhiệm vụ: Lập kế hoạch vật tư, bảo quản chất lượng vật tư, quản
lý việc dự trữ vật tư trong kho, việc cung ứng và sử dụng vật tư.
Bộ phận nhập khẩu: Tìm hiểu thị trường trong nước và nước ngoài để xây dựng kế
hoạch và tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh xuất nhập khẩu, dịch vụ ủy thác
và các kế hoạch khác có liên quan. Tham mưu cho ban lãnh đạo trong quan hệ đối ngoại,
chính sách xuất nhập khẩu, pháp luật Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này.
Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được ủy quyền được phép ký
kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này. Nghiên cứu khảo sát đánh giá khả năng tiềm lực
của đối tác nước ngoài khi liên kết kinh doanh của tổng công ty. Giúp giám đốc các cuộc
tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài
1.1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
1.1.4.1. Khách hàng của doanh nghiệp
Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu là nhà nước. Công ty đã ký hợp đồng với
nhà nước để thực hiện các dự án tòa nhà thông minh cho các tòa nhà của chính phủ và
những dự án công cộng.
7
 Ngoài ra khách hàng của công ty cũng là các công ty lớn, các khách sạn, các tòa
nhà cao tầng và các hộ dân cư.
Bảng 1.1: Danh sách một số khách hàng của doanh nghiệp
Tên công ty Logo công ty

Siêu thị Big C

Nhà máy coca cola

Khách sạn Radisson Blue

Nhà máy Amway

1.1.4.2. Doanh thu của chính của doanh nghiệp

Hình 1.3: Biểu đồ doanh thu dịch vụ và kinh doanh sản phẩm của doanh nghiệp
8
Từ biểu đồ trên ta có thể thấy:
Doanh thu chủ yếu đến từ việc cung cấp, bán sản phẩm cho nhà nước, doanh
nghiệp, các căn hộ. 15% doanh thu đến từ việc bảo hành, bảo trì các công trình mà
doanh nghiệp đã từng thầu, 10% doanh thu từ việc tư vấn kỹ thuật và nâng cấp hệ
thống cho những tòa nhà muốn theo hướng phát triển sử dụng các công nghệ hiện đại,
8% doanh thu phụ thuộc vào việc sửa chữa hệ thống M&E cho những tòa nhà hiện đại
sử dụng thiết bị điều khiển tòa nhà thông minh, 5% doanh thu từ việc lặp đặt sản phẩm
cho khách hàng của công ty.
1.1.4.3. Cơ cấu nhân lực của doanh nghiệp
Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE bao gồm 60 nhân viên được chia làm 6 phòng ban,
bộ phận với chức năng khác nhau.
Bảng 1.2: Cơ cấu nhân lực của doanh nghiệp
Trình độ Độ tuổi Giới tính
Tổng
STT Loại lao động 22- Trên
số ĐH CĐ Nam Nữ
30 30
1 Giám đốc 1 1 1 1
2 Phó giám đốc 1 1 1 1
3 Nhân viên kế toán 2 2 1 1 2
4 Nhân viên vật tư 5 4 1 1 4 1 4
5 Nhân viên 24 19 5 7 17 14 10
6 Kỹ sư an toàn 8 8 4 4 8
Kỹ sư quản lý hồ
7 10 10 4 6 10
sơ chất lượng
Kỹ sư triển khai
8 4 4 2 2 4
bản vẽ
9 Kỹ sư điện 5 5 5 5
Nhân viên kinh
10 18 16 2 5 13 10 8
doanh
Nhân viên nhập
11 6 6 1 5 1 5
khẩu

9
 (Nguồn: Hồ sơ nhân sự của công ty)
Dựa vào bảng trên, ta thấy đội ngũ nhân sự của công ty đều có trình độ chuyên môn
cao, đã qua đào tạo bài bản. Đặc biệt trong quá trình thực tập, tôi nhận thấy nhân lực của
công ty rất chuyên nghiệp, nhiệt huyết và đam mê với nghề.
1.1.4.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm gần nhất
* Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Với sự nỗ lực của toàn thể nhân viên trong công ty kết quả đạt được trong 3 năm
vừa qua như sau:
- Doanh thu năm 2020 đạt 26.894.058.334 VND
- Doanh thu năm 2021 đạt 24.796.348.738 VND
- Doanh thu năm 2022 đạt 32.681.930.943 VND
Bảng 1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật
IBS SE giai đoạn 2020- 2022
ĐVT: VND
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu 26.894.058.334 24.796.348.738 32.681.930.943
Vốn hàng hóa đã bán 25.132.059.420 23.450.114.714 29.664.912.131
Thuế thu nhập doanh 13.251.146 15.443.994 37.999.743
nghiệp
Lợi nhuận trước thuế 1.761.998.914 1.346.234.240 3.017.018.812
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE)
Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh, thấy được công ty Cổ phần dịch vụ
kỹ thuật IBS SE có tốc độ tăng trưởng trong năm 2020-2022 khá ổn định. Trong đó,
doanh thu từ hoạt động kinh doanh năm 2021 so với 2020 giảm 7,8%. Do ảnh hưởng của
đại dịch Covid tốc độ tăng trưởng của năm 2020 và năm 2021 không cao, không những
vậy 2021 còn giảm. Nhưng đến năm 2022 doanh thu của công ty đã tăng lên, điều này
cho thấy công ty đã dần ổn định sau đại dịch. Doanh thu năm 2022 so với năm 2021 đã
tăng khoảng 32%, lợi nhuận trước thuế cũng đã tăng 124,1%.
* Nguồn vốn và tài sản công ty
Bảng cân đối kế toán sẽ cho cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty.
Giá trị tài sản và nguồn vốn của công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE tại các năm
2020, 2021, 2022 đều thể hiện qua bảng 1.4.
10
 Bảng 1.4. Giá trị tài sản và nguồn vốn công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE
(2020- 2022)
ĐVT: VND
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Tổng giá trị tài 13.700.700.122 41.018.684.808 42.933.951.757
sản
Tài sản ngắn hạn 13.700.700.122 41.018.684.808 42.933.951.757
Nguồn vốn 13.700.700.122 41.018.684.808 42.933.951.757
Vốn chủ sở hữu 10.041.713.331 20.323.633.333 24.251.544.702
Nợ phải trả 3.658.986.791 20.695.051.475 22.682.407.055
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE)
Có thể thấy rằng tổng giá trị tài sản năm 2021 so với năm 2020 tăng gần 28 tỷ,
đồng thời nợ phải trả cũng tăng 465,6%, gấp gần 7 lần năm 2020. Việc tài sản ngắn hạn
tăng chủ yếu chứng tỏ mục tiêu, chiến lược xây dựng sản phẩm dịch vụ của công ty đang
đúng hướng, phát triển mạnh. Nhưng với việc vốn chủ sở hữu và nợ phải trả cao nên lợi
nhuận trước thuế (bảng 1.3) thấp. Tổng giá trị tài sản tăng lên đáng kể năm 2021, tăng
199,4% so với năm 2020. Năm 2022 tổng giá trị tài sản của công ty tăng 4,7% so với
năm 2021. Số nợ phải trả là hơn 22 tỷ.
1.1.5. Các hoạt động Logistics tại doanh nghiệp
Công Ty Cổ Phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE được thành lập từ năm 2017, với kinh
nghiệm đã từng làm đại lý phân phối cho các hãng Komax, … Công ty có một hệ thống
đại lý bán lẻ khá rộng, tạo được nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài truyền thống tốt. Hệ
thống đại lý bán lẻ này do bộ phận kinh doanh thiết lập, các sản phẩm của công ty Cổ
Phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE kinh doanh có mặt hầu hết trong các cửa hàng thiết bị nhà
ở thông minh tại Hà Nội, tuy nhiên việc đưa hàng vào cửa hàng cũng gặp phải khó khăn
đòi hỏi IBS SE có chính sách phù hợp. Trước hết IBS SE cần phải thiết lập được mối
quan hệ uy tín với các siêu thị. Đó là thông qua việc cung cấp các sản phẩm đạt tiêu
chuẩn chất lượng, công ty phải chứng minh được nguồn gốc hàng hóa nhập khẩu của
mình.
Hiện nay không ít doanh nghiệp vì mục tiêu lợi nhuận cao đã làm hàng giả những
hàng hóa này thường không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Vì vậy công ty cần chứng
minh nguồn gốc lô hàng đưa vào cửa hàng, đó là cung cấp giấy tờ liên quan đến hợp
11
đồng ngoại, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển phù hợp với hàng hóa đó. Công
Ty Cổ Phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE đã nhận thức rõ tầm quan trọng của đại lý bán lẻ,
đây là kênh phân phối sản phẩm đảm bảo chất lượng an toàn hơn so với bên ngoài đối
với người tiêu dùng, mặt khác do xu hướng người tiêu dùng ngày càng thích đi mua sắm
tại các cửa hàng hơn, có thể dễ dàng chọn lựa xem được mẫu mã ưng ý. Về phía cửa
hàng họ cũng luôn cam kết mang lại sản phẩm chất lượng an toàn , đảm bảo hệ thống
bảo mật… khiến người tiêu dùng an tâm hơn khi mua sản phẩm.
Đối với mỗi sản phẩm các cửa hàng có chính sách đánh giá sự phù hợp với khách
hàng của các mặt hàng được đưa vào cửa hàng nên công ty cần nghiên cứu thị trường
một cách kỹ lưỡng hơn. Công ty cũng có chính sách hỗ trợ, chia sẻ rủi ro đối với cửa
hàng, IBS SE nhận lại những hàng hóa đưa vào cửa hàng không bán được, đổi hàng đối
với những sản phẩm còn tem mác vòng sáu tháng. Đề cao mối quan hệ bán hàng đối với
các cửa hàng, coi đây là những nhà bán hàng chuyên nghiệp.
Công ty cũng thực hiện bán các sản phẩm trên website của doanh nghiệp, và hỗ trợ
đến tận nơi tư vấn sản phẩm và kí kết hợp đồng.
1.1.6. Các đối tác thuê ngoài của doanh nghiệp
Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE có các đối tác thu mua và thuê ngoài sau:
a, Các đối tác về vận chuyển hàng hóa chính
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là thực hiện các hợp đồng giao nhận hàng
hóa trong và ngoài nước theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng của khách hàng. Hiện nay
công ty đang là đối tác của các nhà cung cấp dịch vụ vận tải lớn trên thế giới như:
Hàng không: Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn
trên thế giới như: Korean Air và China Airline…
Đường biển: Hiện tại Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE đang có hợp đồng dài
hạn với nhiều hãng tàu và hãng giao nhận lớn của thế giới như RCL, Rickmer… Là đối
tác tin cậy của các đại lý tàu biển lớn trên thế giới, với phương thức hoạt động rất chuyên
nghiệp, Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE luôn tự tin với nguồn cung cấp dịch vụ của
mình. Mọi hoạt động, dự án hợp tác đều được chuẩn bị kỹ lưỡng kèm theo các hợp đồng
ký kết.
Nhằm đảm bảo nguồn cung cấp dịch vụ một cách an toàn cũng như đảm bảo chất
lượng dịch vụ cung cấp đến khách hàng, Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE luôn thực
hiện kiểm soát quá trình mua, thuê dịch vụ và đánh giá năng lực nguồn cung ứng. Công
12
ty sẽ gửi yêu cầu kiểm tra dịch vụ, thiết bị cơ sở của người cung ứng và cử người đến
tận nơi kiểm tra.
b, Hình thức thuê ngoài chính: Vận tải trong nước, vận tải biển, vận tải hàng không.
c, Nhà cung cấp nước ngoài: Komax, Xiaomi,...
1.2. Đánh giá chung về thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp
1.2.1. Thuận lợi
Công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE là một doanh nghiệp có kinh nghiệm trên
5 năm trong lĩnh vực phân phối và cung cấp các sản phẩm, giải pháp công nghệ. Trong
5năm qua, IBS SE đã không ngừng phát triển và tích lũy nhiều kinh nghiệm trong lĩnh
vực kinh doanh. Là 1 trong những doanh nghiệp về nhập khẩu công nghệ tiên tiến của
các nước tại Việt Nam, công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE nắm vững mọi nghiệp
vụ liên quan đến nhập khẩu, thấu hiểu mọi khó khăn và đưa ra những giải pháp phù hợp
nhất cho bản thân và đối tác, khách hàng.
Với lợi thế của việc đi trước cùng với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, đội ngũ
nhân viên lâu năm có trình độ và được đào tạo chuyên nghiệp, công ty đã đưa ra và đạt
được thành công với những chiến lược kinh doanh phù hợp giúp công ty gặt hái được
nhiều cơ hội phát triển hơn so với những công ty khác.
Phong cách làm việc luôn lấy khách hàng làm gốc và chất lượng được đặt lên hàng
đầu nên công ty đã tạo nên uy tín trong ngành và có rất nhiều khách hàng luôn lấy công
ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE làm lựa chọn đầu tiên trong kế hoạch xây dựng những
toà nhà thông minh.
1.2.2. Khó khăn
Logistics đang ngày một phát triển, quy mô doanh nghiệp Logistics là vừa và nhỏ,
lượng vốn đầu tư thấp và đầu tư công nghệ là hai yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp, trong
đó có Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE yếu thế về sức cạnh tranh trên thị trường
quốc tế khi đàm phán thu mua cũng như muốn độc quyền phân phối trên các quốc gia
khác.
Đặc biệt là dịch Covid-19 đã ảnh hưởng rất lớn đến chính sách, hoạt động thu mua,
vận hành, phân phối, chi phí của Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE.

13
1.2.3 Cơ hội
Tâm lý sính ngoại của người Việt Nam đến nay vẫn rất phổ biến, đặc biệt tại các
tỉnh lẻ. Họ cho rằng hàng ngoại mới là tốt. Dựa vào tâm lý này công ty đã phát triển hơn
5 năm nay. Hiện nay công ty đang phát triển thêm các chi nhánh tại các tỉnh để mở rộng
thị trường.
1.2.4 Thách thức
Hiện tại các thiết bị thông minh chưa được phổ biến rộng rãi, các sản phẩm này chỉ
có ở thành phố lớn, các tòa nhà cao tầng và những nơi công cộng,
Có sự chênh lệch khá lớn với mức thu nhập giữa thành thị và nông thôn, trong khi
đó khuynh hướng tiêu dùng của người dân lại phụ thuộc rất nhiều vào thu nhập.
Các doanh nghiệp nhỏ, tiềm lực tài chính yếu khó có thể chống đỡ trong môi trường
cạnh tranh ngày càng khốc liệt do việc gia nhập WTO mang lại.

14
PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA
TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ KỸ THUẬT IBS SE
2.1 Cơ sở lý luận về hoạt động thu mua hàng hóa
2.1.1 Cơ sở lý thuyết về hoạt động thu mua hàng hóa
2.1.1.1. Khái niệm, vị trí và chức năng của mua
a, Khái niệm: Mua (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm
soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm
các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn. (Theo
định nghĩa của Carr và Smeltzer đưa ra năm 1997)
b, Vị trí: Mua được xem là liên kết chủ yếu và có vị trí kết nối then chốt giữa các thành
viên chuỗi cung ứng. Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán,
từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng. Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement)
được hiểu là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan
đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo
dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp.
c, Chức năng: Hoạt động mua chú trọng vào bốn chức năng ở các cấp độ khác nhau:
Đặt hàng là chức năng thuần túy, bao gồm các hoạt động hành chính dưới hình thức triển
khai các đặt hàng. Lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng từ danh sách các nhà cung cấp đã
được phê duyệt và đàm phán các thỏa thuận; Tìm nguồn cung ứng là quyết định tầm
chiến lược, liên quan đến các quyết định mua trước khi danh sách nhà cung cấp được
phê duyệt; Quản lý cung ứng mở rộng chức năng của mua bằng việc đồng bộ hóa các
dòng nguyên vật liệu đầu vào với các hoạt động khác của công ty.
2.1.1.2. Mục tiêu và vai trò của mua
a, Mục tiêu:
Mua có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng, là liên kết
chủ yếu và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên chuỗi. Mua đáp ứng một số
mục tiêu sau:
Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua phải đảm bảo đáp ứng liên tục yêu cầu của các
nhóm khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng
hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng. Các khách hàng nội bộ bao gồm bộ phận sản xuất,
các trung tâm phân phối, bộ phận kĩ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng công
nghệ thông tin… Để đạt được mục tiêu trên, mua cần đáp ứng các yêu cầu: Mua sản
15
phẩm và dịch vụ với mức giá phù hợp; mua đúng nguồn; mua theo đúng đặc điểm kỹ
thuật; mua với số lượng phù hợp; sắp xếp giao hàng đúng thời điểm; đáp ứng đúng yêu
cầu của khách hàng nội bộ.
Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua
phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý và
phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy
trình mua...
Phát triển nguồn cung ứng: Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển
và duy trì nguồn cung. Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong
thị trường cung ứng để đảm bảo: (1) Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh; (2)
Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng; (3)
Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh. Nhờ đó, bộ phận mua có
thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi
thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới.
Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp
chất lượng cao, đáng tin cậy.
Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này đòi
hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cực và
chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn khi cần thiết để đảm bảo
hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức. Như các nhóm chức năng marketing, sản xuất,
kỹ thuật, công nghệ và tài chính trong tổ chức.
Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất
với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến
hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là
một tài sản chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Ví dụ, một
tổ chức có mục tiêu giảm lượng hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng. Bộ phận mua có thể
làm việc với các nhà cung ứng để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, nhờ đó giảm
tồn kho.
b, Vai trò:
Những mục tiêu trên cho thấy, mua không chỉ đơn giản là chuỗi các hoạt động giao
dịch và hành chính. Quan niệm hiện nay coi mua là một chức năng chiến lược liên quan
đến việc quản lý và phát triển tài nguyên. Một công ty có thể tăng lợi nhuận của mình
16
bằng cách đầu tư vào hoạt động mua hiệu quả thay vì kích thích doanh số bán hàng.
Nghiên cứu của Baily (1998) chỉ ra rằng, tiết kiệm 1% trong mua hàng tương đương với
đạt mức tăng 10% doanh thu. Điều này cho thấy mua không chỉ giúp tiết kiệm mà cấu
trúc chi phí của một sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu và
hoạt động mua. Vì vậy, mua phải hỗ trợ mục tiêu chung để đạt được hiệu quả kinh tế,
tăng cường sự hợp tác chiến lược trong chuỗi và phải đảm đương các vai trò sau:
Tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng: Theo cách nhìn truyền thống, mua tách
rời với khách hàng và NTD. Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách
hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời
điểm và chi phí hợp lý. Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này. Mặt khác,
cũng dễ dàng thấy bộ phận mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh
nghiệp để ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp.
Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Mua kết nối với thị trường cung ứng,
nắm bắt các thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, các nguồn
cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường. Những hiểu biết về thị trường đầu vào
cho phép doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh để nắm bắt các cơ hội thị trường
mới.
Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục
tiêu chiến lược dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt. Chiến lược mua luôn
bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ
với các đối tác cung cấp. Nhờ duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và phát
triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công.
Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý
tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng
tạo trên thị trường.
Hỗ trợ chiến lược chức năng trong tổ chức: Các chiến lược về mạng lưới, sản xuất,
marketing, tài chính, vận hành, bán hàng, dự trữ,... đều có liên quan chặt chẽ tới chiến
lược mua. Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh
hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức.
2.1.1.3 Mua hàng
Mua hàng là những hoạt động thường ngày liên quan đến việc phát hành những
đơn hàng cần mua để cung cấp cho bộ phận sản xuất sản phẩm. Có hai loại sản phẩm mà
17
công ty có thể mua: Nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để sản xuất sản phẩm bán cho
khách hàng; Những dịch vụ MRO (bảo trì, sữa chữa, và vận hành) cần thiết cho công ty
tiêu thụ trong hoạt động thường ngày.
Cách thức mua hàng của hai loại sản phẩm này giống nhau rất nhiều. Khi thực hiện
quyết định mua hàng thì bộ phận cung ứng phát đơn hàng, liên hệ các nhà cung cấp và
cuối cùng là đặt hàng. Có nhiều hoạt động tương tác trong quá trình mua hàng giữa công
ty và nhà cung cấp: danh mục sản phẩm, số lượng đơn đặt hàng, giá cả, phương thức vận
chuyển, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng và các điều khoản thanh toán. Một thách thức
lớn nhất cho hoạt động mua hàng là mức độ sai số của dữ liệu khi thực hiện các hoạt
động tương tác trên. Tuy nhiên, những hoạt động này có thể dự báo và xác định các thủ
tục theo sau khá dễ dàng.
Quản lý mức tiêu dùng: Thu mua có hiệu quả bắt đầu với việc biết được toàn công
ty hay từng đơn vị kinh doanh sẽ mua những loại sản phẩm nào với số lượng bao nhiêu.
Điều này đồng nghĩa với việc tìm hiểu số danh mục sản phẩm được mua, từ nhà cung
cấp nào và với giá cả bao nhiêu. Mức tiêu dùng dự tính của các sản phẩm khác nhau ở
nhiều vị trí khác nhau trong công ty nên được đặt ra và sau đó định kỳ so sánh với mức
tiêu dùng thực tế. Nếu mức tiêu dùng trên mức dự báo ban đầu thì cần hiệu chỉnh cho
phù hợp; hay tham chiếu lại mức dự báo không chính xác để xác định lại. Nếu mức tiêu
dùng dưới mức dự báo ban đầu thì đây là cơ hội để khai thác nhiều hơn, hay đơn giản là
tham chiếu lại mức dự báo không chính xác để xác định lại mức dự báo ban đầu.
Lựa chọn nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp là một hoạt động diễn ra liên tục
để xác định những khả năng cung ứng cần thiết để thực hiện kế hoạch và vận hành mô
hình kinh doanh của công ty. Đây là hoạt động có tầm quan trọng đặc biệt liên quan đến
lựa chọn của năng lực nhà cung cấp: mức phục vụ, thời gian giao hàng đúng thời gian,
hoạt động hỗ trợ kỹ thuật. Để có được những đề xuất với nhà cung cấp về khả năng cung
cấp các sản phẩm/dịch vụ cần thiết, công ty phải hiểu rõ tình hình mua hàng hiện tại và
đánh giá được những gì công ty cần hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Một
nguyên tắc chung là công ty luôn phải thu hẹp dần số lượng nhà cung cấp để lựa chọn
đối tác kinh doanh phù hợp. Đây chính là đòn bẩy quyết định quyền lực của người mua
với nhà cung cấp để có được một mức giá tốt nhất khi mua sản phẩm số lượng lớn.
Thương lượng hợp đồng: Thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp dựa trên một
danh sách đã được lựa chọn ngày càng phổ biến trong kinh doanh. Thương lượng hợp
18
đồng có thể giải quyết các vấn đề như danh mục sản phẩm, giá cả, mức phục vụ. Dạng
thương lượng đơn giản là hợp đồng mua sản phẩm gián tiếp từ nhà cung cấp dựa vào
mức giá thấp nhất. Dạng thương lượng phức tạp là hợp đồng mua nguyên vật liệu trực
tiếp nhằm đáp ứng nhu cầu về chất lượng tốt, mức phục vụ cao và các kỹ thuật hỗ trợ
cần thiết. Các dạng thương lượng song phương mua những sản phẩm trực tiếp như sản
phẩm thiết bị văn phòng, sản phẩm lau chùi, bảo trì máy móc thiết bị…trở nên phức tạp
hơn do tất cả bị cắt giảm trong kế hoạch tổng hợp của công ty nhằm tăng hiệu quả trong
mua hàng và quản lý tồn kho. Các nhà cung cấp sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp đều cần
phải thiết lập ra cho mình những năng lực chung. Để công tác mua hàng hiệu quả, nhà
cung cấp phải thiết lập khả năng kết nối dữ liệu điện tử cho mục đích nhận đơn hàng,
gửi thông báo vận chuyển, gửi hóa đơn báo giá và nhận thanh toán. Quản lý tồn kho hiệu
quả yêu cầu mức tồn kho phải cắt giảm. Như vậy, nhà cung cấp cần vận chuyển nhiều
lần hơn, các đơn hàng phải được hoàn thành chính xác và nghiêm túc hơn. Tất cả các
yêu cầu trên đòi hỏi phải có thương lượng về sản phẩm và giá cả bao gồm các yêu cầu
dịch vụ giá trị gia tăng. Mục tiêu thương lượng phải cụ thể và có những điều khoản ràng
buộc về chi phí nếu như mục tiêu không đáp ứng yêu cầu.
Quản lý hợp đồng: Khi đã đặt vấn đề hợp đồng với nhà cung cấp, những hợp đồng
này phải được đo lường và quản lý. Do khuynh hướng thu hẹp dần số lượng nhà cung
cấp nên những hoạt động của nhà cung cấp được chọn lựa rất quan trọng. Một nhà cung
cấp có thể là một nguồn duy nhất cung cấp tất cả danh mục sản phẩm mà công ty cần.
Nếu nhà cung cấp này không đáp ứng những nguyên tắc thỏa thuận trong hợp đồng thì
sẽ gây thiệt hại rất nặng nề cho công ty. Công ty cần có khả năng đánh giá hiệu quả hoạt
động nhà cung cấp và kiểm soát mức đáp ứng dịch vụ cung ứng đã thỏa thuận trong hợp
đồng. Tương tự như quản lý kênh tiêu thụ, nhân viên trong công ty phải thường xuyên
thu thập dữ liệu về tính hiệu quả của nhà cung cấp.Thông thường, nhà cung cấp luôn
theo đuổi những mục tiêu hoạt động riêng cho mình. Họ có khả năng phản ứng nhanh
trước những vấn đề phát sinh để giữ hợp đồng. Minh họa cho vấn đề này là khái niệm
VMI (Vendor Managed Inventory) tồn kho do nhà cung cấp quản lý. VMI yêu cầu nhà
cung cấp theo dõi mức tồn kho sản phẩm của mình bên trong công ty của khách hàng.
Nhà cung cấp này chịu trách nhiệm theo dõi mức sử dụng và tính toán lượng đặt hàng
kinh tế - EOQ. Nhà cung cấp này chủ động vận chuyển sản phẩm đến địa điểm của khách

19
hàng cần và gởi hóa đơn cho khách hàng về số lượng hàng gửi theo các điều khoản đã
được xác định trong hợp đồng.
2.1.1.4. Đặc điểm các loại hàng hóa mua
Các tổ chức mua nhiều loại hàng hóa và dịch vụ khác nhau, các loại hàng mua
(Category) được chia thành các nhóm chính với các đặc điểm dưới đây:
Nguyên liệu thô: Nguyên liệu thô là dạng vật liệu cơ bản mà từ đó sản phẩm hoàn
thiện hay vật liệu trung gian được sản xuất hay tạo ra. Vật liệu thô biểu thị cho giá trị
đầu vào trong việc sản xuất các sản phẩm khác. Ví dụ, dầu mỏ là vật liệu thô để cung
cấp các sản phẩm hoàn thiện như nhiên liệu, chất dẻo và các mặt hàng hóa học hay dược
phẩm. Thuật ngữ vật liệu thô còn được dùng để biểu thị cho vật liệu đến từ tự nhiên, ở
tình trạng mới khai thác hoặc sản xuất một cách hạn chế như than đá, dầu mỏ hay nước
biển. Nguyên liệu thô gồm các mặt hàng như dầu mỏ, than đá, gỗ và các kim loại như
đồng, kẽm... Nó còn bao gồm các nguyên liệu nông nghiệp như đậu nành, bông, lúa,
ngô,... Đặc điểm chính của nguyên liệu thô là chưa có sự chế biến, bất kỳ quá trình xử
lý nào xảy ra làm cho nguyên liệu thô có thể bán được đều biến nó thành vật liệu trung
gian. Ví dụ như quặng đồng tinh chế để loại bỏ tạp chất. Các nguyên liệu thô cũng không
có chất lượng đồng đều như nhau, các loại than vừa khai thác có thể khác nhau bởi hàm
lượng lưu huỳnh.
Bán thành phẩm và linh kiện: Các bán thành phẩm và linh kiện bao gồm tất cả
các mặt hàng được mua từ các nhà cung cấp cần thiết để hỗ trợ hoạt động sản xuất sản
phẩm cuối cùng. Ví dụ, các sản phẩm và linh kiện bán thành phẩm được mua bởi một
nhà sản xuất ô tô gồm lốp xe, cụm ghế, vòng bi bánh xe và khung xe. Quản lý việc mua
các danh mục này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và chất lượng sản phẩm cuối cùng. Ví
dụ, Hewlett Packard (HP) mua động cơ máy in laser từ Canon, HP phải quản lý việc mua
các động cơ này một cách cẩn thận và hợp tác chặt chẽ với Canon. Yêu cầu thuê ngoài
hoạt động sản xuất làm tăng gánh nặng cho hoạt động mua để lựa chọn nhà cung cấp đủ
điều kiện, không chỉ cho các thành phần cơ bản, mà còn cho cả các tổ hợp và hệ thống
phức tạp khác.
Sản phẩm hoàn chỉnh: Các tổ chức mua các sản phẩm hoàn chỉnh từ các nhà cung
cấp bên ngoài để sử dụng nội bộ hoặc để bán lại cho NTD mà không cần phải xử lý thêm.
Một nhà sản xuất có thể bán ra thị trường một mặt hàng được sản xuất bởi nhà sản xuất
khác dưới thương hiệu riêng của mình. Đó là khi công ty muốn tập trung vào khả năng
20
thiết kế của mình và thuê ngoài tất cả hoạt động còn lại. IBM, HewlettPackard, Cisco,
General Motors, Nike là các ví dụ điển hình. Trường hợp này, bộ phận mua sẽ làm việc
chặt chẽ với nhà sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh để phát triển các thông số kỹ thuật liên
quan đến vật liệu. Các công ty này không tạo ra sản phẩm cuối cùng, nhưng luôn kiểm
soát chặt để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các thông số kỹ thuật và chất lượng đúng yêu
cầu đặt ra.
Các hạng mục bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO): Gồm các sản phẩm không
liên quan trực tiếp tới quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, nhưng rất cần thiết
cho việc điều hành doanh nghiệp. Các hạng mục này gồm các bộ phận máy dự phòng,
vật tư văn phòng, máy tính, vật tư vệ sinh,... MRO thường phân tán trong toàn bộ tổ chức
do tất cả các bộ phận và địa điểm đều sử dụng các mặt hàng MRO nên khiến việc theo
dõi dự trữ trở nên khó khăn. Bộ phận mua thông thường có thể nhận được hàng ngàn yêu
cầu mua hàng với số lượng nhỏ. Cách duy nhất mà hầu hết các bộ phận mua biết khi nào
nên đặt hàng MRO là khi người dùng đưa ra yêu cầu mua hàng. Đôi khi, MRO bị coi là
các mặt hàng phiền toái và chỉ được quan tâm tối thiểu bởi các lý do: (1) Dự trữ các mặt
hàng MRO không quan trọng như các mặt hàng phục vụ sản xuất; (2) Có quá nhiều nhà
cung cấp MRO; (3) Lượng thời gian dành cho các đơn đặt hàng MRO nhỏ là tốn kém.
Hiện nay, sự phát triển của hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng máy tính đã cho thấy
lượng chi phí dành cho MRO thường khá cao, các công ty đã bắt đầu gia tăng sự quan
tâm trong việc kiểm soát MRO tồn kho.
Sản phẩm hỗ trợ sản xuất: Các mặt hàng hỗ trợ sản xuất, hỗ trợ trực tiếp cho quá
trình sản xuất của doanh nghiệp, đây là điểm để phân biệt giữa mặt hàng hỗ trợ sản xuất
và các mặt hàng MRO. Bao gồm các vật liệu cần thiết để đóng gói và vận chuyển các
sản phẩm cuối cùng như pallet, hộp, thùng vận chuyển chính, băng keo, túi, bao bì, các
vật liệu chèn lót và vật liệu đóng gói khác.
Dịch vụ: Hầu hết các công ty dựa vào các nhà thầu bên ngoài cho một số hoạt động
hoặc dịch vụ nhất định. Một công ty có thể thuê dịch vụ chăm sóc cỏ hoặc chuyên gia về
máy lạnh để xử lý các hỏng hóc mà nhân viên bảo trì không thể thực hiện. Các dịch vụ
phổ biến khác như sửa chữa máy, vệ sinh, nhập dữ liệu, tư vấn và dịch vụ ăn uống. Giống
như các mặt hàng MRO, việc mua dịch vụ xảy ra trong toàn tổ chức. Do đó, cũng thường
ít được chú ý và thường được quản lý ở cấp cơ sở hoặc từng bộ phận. Tuy nhiên, mức
độ chú ý và sự chuyên nghiệp có thể tạo ra các dịch vụ tốt với tổng chi phí thấp nhất.
21
Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm các hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp dịch
vụ giống như họ làm với các danh mục hàng mua có giá trị cao khác.
Thiết bị chính: Mua thiết bị liên quan đến việc mua tài sản sử dụng lâu hơn một
năm. Có một số loại thiết bị thường được mua, trước hết là các thiết bị tiêu chuẩn chung
không có yêu cầu thiết kế đặc biệt. Ví dụ như hệ thống máy tính, đồ nội thất, thiết bị xử
lý vật liệu đa năng. Loại thứ hai là thiết bị được thiết kế đặc biệt để đáp ứng yêu cầu
riêng, như máy móc sản xuất chuyên dụng, dây chuyền sản xuất mới, máy công cụ
chuyên dụng, thiết bị tạo ra năng lượng. Việc mua các mặt hàng này đòi hỏi sự thống
nhất kỹ thuật chặt chẽ giữa người mua và người bán.
Mua thiết bị chính không xảy ra với tần suất thường xuyên. Một máy sản xuất có
thể được sử dụng từ 10 đến 20 năm. Một nhà máy mới hoặc trạm biến áp có thể hoạt
động trong hơn 30 năm. Ngay cả đồ nội thất văn phòng cũng có thể kéo dài tới 10 năm.
Đầu tư mua thiết bị đòi hỏi một khoản tiền lớn, dao động từ vài nghìn đô la đến hàng
trăm triệu đô la. Người mua hiếm khi có thể chuyển đổi nhà cung cấp ở giữa một dự án
quy mô lớn hoặc xử lý thiết bị sau khi giao hàng nếu không hài lòng. Hơn nữa, mối quan
hệ giữa người mua và nhà cung cấp có thể kéo dài nhiều năm, nên hậu quả của việc lựa
chọn một nhà cung cấp kém chất lượng sẽ rất lớn. Vì vậy, người mua cũng cần xem xét
khả năng bảo dưỡng thiết bị của nhà cung cấp trong tiêu chuẩn chọn lựa.
2.1.1.5. Xác lập các chiến lược mua
Chiến lược mua định ra cách thức và phương pháp mua hàng hóa cho các nhóm
mặt hàng có tầm quan trọng không giống nhau. Chiến lược tập trung vào quản lý danh
mục (Category management) hàng hóa mua để mang lại giá trị nhờ vào các định hướng
dài hạn về quản lý chi tiêu.
Quản lý danh mục giúp điều chỉnh các mục tiêu và yêu cầu kinh doanh trong thị
trường cung ứng, mang lại giá trị dài hạn nhờ tính toán tổng chi phí cung cấp, thúc đẩy
giảm chi phí, giảm rủi ro, cải thiện dịch vụ và cải thiện doanh thu. Quản lý danh mục
mua sử dụng phổ biến mô hình Kraljic để xác lập các chiến lược mua cho các loại sản
phẩm và dịch vụ. Các chiến lược mua với các loại hàng hóa mua khác nhau hỗ trợ đắc
lực cho chức năng mua dựa trên sự hoán đổi giữa chi phí và rủi ro. Trình tự xác lập gồm
3 bước.
Bước 1: Tiến hành phân loại tất cả các loại hàng hóa doanh nghiệp cần mua dựa
trên mức rủi ro từ phía nguồn cung và mức tác động tới lợi nhuận tiềm năng của mỗi loại
22
hàng. (1) Rủi ro cung ứng: Thể hiện mức độ phức tạp của nguồn cung. Có thể đánh giá
mức độ rủi ro theo các tiêu thức như tính sẵn có, số lượng nhà cung cấp, mức cạnh tranh,
cơ hội thuê ngoài, khả năng dự trữ và thay thế. Ví dụ, khi mặt hàng mua thuộc nhóm
khan hiếm, tính sẵn có thấp do thị trường bất ổn, ít nhà cung cấp, giao hàng khó khăn là
dấu hiệu rủi ro nguồn cung cao. (2) Ảnh hưởng lợi nhuận: Thể hiện mức độ tác động tới
lợi nhuận của các mặt hàng mua. Có thể đánh giá mức độ ảnh hưởng tới lợi nhuận theo
các tiêu thức như lượng mua, tỷ trọng trên tổng chi phí mua, tăng trưởng kinh doanh.
Chẳng hạn, với các mặt hàng có khả năng làm gia tăng đáng kể giá trị cho đầu ra của tổ
chức (chiếm tỷ lệ cao về lượng, ảnh hưởng lớn tới chất lượng sản phẩm đầu ra) hay các
mặt hàng có số lượng mua hoặc tổng lượng tiền mua lớn sẽ tác động tới lợi nhuận nhiều
hơn.
Bước 2: Dựa vào hai yếu tố trên để hình thành ma trận phân loại sản phẩm và từ
đó xác định bốn nhóm mặt hàng mua với các đặc điểm khác nhau. (Hình 2.1)

Hình 2.1 Đặc điểm 4 nhóm mặt hàng trong mô hình Kraljic

Bước 3: Dựa vào kết quả phân loại 4 nhóm mặt hàng, các chiến lược mua được đề
xuất tương ứng với tầm quan trọng của từng nhóm hàng. Tiếp theo các chiến thuật và
hành động cụ thể cũng được xác định. Gồm:

23
 Chiến lược với nhóm mặt hàng chiến lược: Đặc điểm của nhóm hàng này là tác
động lợi nhuận lớn và rủi ro nguồn cung cao, thường là các mặt hàng hiếm, có giá trị
cao, do đó cần có sự quan tâm lớn nhất. Đối với các mặt hàng này, mục tiêu là phát triển
lợi thế cạnh tranh, hỗ trợ và thúc đẩy năng lực cốt lõi của nhà cung cấp, phát triển các
nhà cung cấp tốt nhất, hỗ trợ chiến lược tổng thể của doanh nghiệp và cải thiện các dịch
vụ GTGT trong các thỏa thuận mua cơ bản.
Chiến lược với nhóm mặt hàng đơn giản: Các sản phẩm trong nhóm này có đặc
điểm là nguồn cung dồi dào và thường có giá trị thấp, mặt hàng đơn giản chỉ cần đảm
bảo tính năng hiệu quả như văn phòng phẩm, than đá,... Mục tiêu mua nhóm hàng này
là giảm số lượng mặt hàng trong danh mục thông qua thay thế, loại bỏ các khoản mua
số lượng nhỏ, sử dụng các sản phẩm được tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa khối lượng đặt để
kiểm soát chi phí và đơn giản hóa quy trình mua bằng các công cụ điện tử (trao đổi dữ
liệu điện tử, hệ thống đặt hàng tự động, danh mục nhà cung cấp trực tuyến và thẻ mua
hàng). Chính vì vậy, các doanh nghiệp sẽ cố gắng tìm kiếm các nhà cung cấp có thể tự
động hóa quy trình mua hàng ở mức độ cao nhất có thể.
Chiến lược mua với nhóm mặt hàng đòn bẩy: Các mặt hàng trong danh mục này có
đặc điểm là khối lượng tiêu thụ nội bộ lớn, nguồn cung cấp dồi dào, chiếm một phần
đáng kể trong chi tiêu mua sắm (động cơ điện, xăng dầu). Do tầm quan trọng đối với
doanh nghiệp cao nên việc duy trì mức chất lượng cao và tuân thủ các mục tiêu của công
ty là điều tối quan trọng. Chiến lược mua là sử dụng toàn bộ sức mạnh của doanh nghiệp
để tìm kiếm các sản phẩm hoặc nhà cung cấp thay thế, đặt hàng với số lượng lớn. Cách
tiếp cận trong trường hợp này là lựa chọn và xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp
ưu tiên. Một trong những công cụ thường được sử dụng cho chiến lược này là sử dụng
đấu giá ngược điện tử (e-RA), một phiên đấu giá trực tuyến và người trả giá thấp nhất sẽ
chiến thắng (trái ngược với người trả giá cao nhất, như trong đấu giá truyền thống).
Chiến lược mua với nhóm mặt hàng trở ngại: Các mặt hàng thuộc nhóm này có đặc
điểm là rủi ro nguồn cung cao, có thể do sự khan hiếm về sản xuất hoặc nhà cung cấp
mới với công nghệ mới (ví dụ như linh kiện điện tử). Các mặt hàng này thường có giá
bán cao do vị thế độc quyền của nhà cung cấp. Mục tiêu mua với các mặt hàng này là
duy trì nguồn cung, phát triển thêm các sản phẩm và nhà cung cấp thay thế nhằm giảm
sự phụ thuộc vào nhà cung cấp. Một chiến lược tối ưu có thể là quét thị trường để tìm
kiếm nhà cung ứng đảm bảo, đồng thời xây dựng các thỏa thuận để thiết lập mức độ dịch
24
vụ cao, cụ thể với nhà cung cấp. Nhà cung cấp phải đảm bảo có thể giao hàng đúng yêu
cầu, có khả năng xử lý các đơn đặt hàng từ nhiều địa điểm và chịu trách nhiệm quản lý
dự trữ mặt hàng cung ứng. Trong các thỏa thuận dịch vụ, nhà cung cấp phải được hướng
dẫn để hiểu các yêu cầu cụ thể về việc cung cấp dịch vụ.
Bảng 2.1 Chiến lược, chiến thuật và các hoạt động với các loại hàng mua

2.1.1.7 Quá trình và tổ chức mua

a, Quá trình
Quá trình mua là tập hợp các quyết định có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai
thực hiện các thương vụ mua. Quá trình mua của doanh nghiệp thường có những đặc
trưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô, loại hình doanh nghiệp.
Xác định nhu cầu: Quá trình mua bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu hàng hóa cần
mua, bao gồm các đặc điểm về hàng hóa, số lượng và chất lượng. Nhu cầu này có thể
bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, từ dự báo hay yêu cầu mua
hàng của khách. Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu
cụ thể như kích thước hay các thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Quyết định mua hay tự làm (make or buy): Trước khi chào mời các nhà cung cấp
bên ngoài, doanh nghiệp cần quyết định sẽ tự làm hay mua sản phẩm hoặc dịch vụ để
thỏa mãn nhu cầu sử dụng. Tất nhiên, khi quyết định tự làm thì vẫn cần phải mua một số

25
loại đầu vào nhất định từ các nhà cung cấp bên ngoài. Các doanh nghiệp trong chuỗi
cung ứng hiện có xu hướng thuê ngoài để tập trung vào các hoạt động cốt lõi và tăng tính
chuyên môn hóa.
Quyết định phương thức mua: Chọn phương thức mua là việc xác định các mối
quan hệ với nhà cung cấp, cho phép ước lượng tổng thời gian cần thiết của quá trình mua
và tính phức tạp của hoạt động này. Ba phương thức mua cơ bản bao gồm: (1) Mua lại
(straight rebuy hay routine purchase) được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan
hệ mua từ trước theo mối liên kết chặt chẽ, không có những vấn đề lớn cần điều chỉnh
và thương lượng với nguồn hàng. Phương thức này thường được thực hiện dưới hình
thức đặt hàng lại đơn hàng từ phía người mua. Các nhà cung ứng hiện nay thường nỗ lực
nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này. (2) Mua lại có điều chỉnh
(modified rebuy) là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến
thống nhất giữa người mua và bán. Thường gặp trong trường hợp nhu cầu mua thay đổi
bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp.
Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồn cung. (3) Mua mới (new buy) là
hình thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nguồn cung để mua trong trường
hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như khi bắt đầu kinh doanh, khi kinh doanh
mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, không triển khai được phương thức
mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn. Lúc này
phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiên cứu, phân tích lựa chọn nguồn
hàng.
Lựa chọn nhà cung cấp: Ngay khi xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, người
mua phải tiến hành tìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm nhà cung cấp. Yêu cầu
thông tin RFI và yêu cầu báo giá RFQ từ các nhà cung cấp sẽ là căn cứ để so sánh giá,
điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng, từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất. Một
quy trình sẽ được thiết kế để lựa chọn nhà cung cấp đồng thời giúp xác định các lựa chọn
thay thế khi cần thiết. Các nhà cung cấp này sẽ được thương lượng để đạt được mức giá
tối ưu, các điều khoản và điều kiện giao hàng phù hợp.
Tiếp nhận hàng hoá: Là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nguồn
hàng và doanh nghiệp. Quá trình giao nhận có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ
sở của bên mua. Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bên mua phải
chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá. Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận
26
số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng. Nhà cung ứng thường chịu
trách nhiệm vận chuyển hàng hoá cho khách hàng trong các đơn hàng, bởi nó có thể tiết
kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán. Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi giao
nhận là kết thúc một lần mua, vẫn cần tiếp tục theo dõi nhà cung cấp và lô hàng mua để
tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt
hơn.
Theo dõi và đánh giá: Trong giai đoạn cuối của quá trình, người mua cần nỗ lực
kiểm soát, giám sát các đơn đặt hàng và hoạt động giao hàng, đánh giá và phát triển các
đối tác cung cấp. Bước này phải đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn
và xác định nguyên nhân của các thương vụ không đáp ứng yêu cầu. Các tiêu chuẩn đánh
giá sau mua thường bao gồm các tiêu chuẩn lô hàng (mức độ đáp ứng về số lượng, cơ
cấu, chất lượng), tiêu chuẩn hoạt động (thời gian, mức độ tin cậy của việc thực hiện đơn
hàng), tiêu chuẩn chi phí (mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua).

Hình 2.2 Quá trình mua tại doanh nghiệp (John Joseph Coyle và cộng sự, 2006)
b, Tổ chức mua
Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp được hiểu là tập hợp các chức năng và quan hệ
mang tính chính thức xác định các nhiệm vụ mà mỗi bộ phận trong doanh nghiệp phải
hoàn thành, bao hàm cả các phương thức hợp tác giữa các bộ phận này. Để tối đa hóa
hiệu suất, một công ty cần phải điều chỉnh cấu trúc và quy trình quản lý phù hợp với
những thay đổi của môi trường đồng thời tạo thuận lợi cho sự hợp tác cần thiết giữa các
bộ phận trong công ty. Do đó, cấu trúc tổ chức phải đáp ứng cả yêu cầu về giao tiếp bên
ngoài và bên trong doanh nghiệp. Mua có vị trí kết nối giữa các bộ phận bên trong doanh
nghiệp với các yếu tố môi trường bên ngoài, đặc biệt là kết nối với các nhà cung cấp đầu
vào nên thiết kế cấu trúc tổ chức của bộ phận mua trở nên đặc biệt quan trọng trong quản
lý tổ chức của doanh nghiệp. Cấu trúc mua phải được xác lập phù hợp với định hướng
chiến lược và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi xác định chiến lược
chuỗi cung ứng và chiến lược mua, cần chọn lựa một cơ cấu tổ chức mua thích hợp.

27
 Cấu trúc tập trung: Là cấu trúc trong đó phòng mua đặt tại trụ sở công ty hoặc cơ
sở sản xuất lớn nhất. Bộ phận này sẽ tập trung các yêu cầu mua từ các vị trí trong mạng
lưới của công ty, quyết định tất cả các vấn đề mua như số lượng, chính sách giá, hợp
đồng, thương lượng, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp. Có một số lợi thế của hình thức
này: Tập trung khối lượng; Tránh trùng lặp; Chuyên môn hóa; Giảm chi phí vận chuyển;
Không có sự cạnh tranh giữa các cơ sở của doanh nghiệp; Hệ thống nhà cung cấp chung.
Cấu trúc phân quyền: Là hệ thống trong đó các phòng mua cục bộ như ở cấp phân
xưởng sẽ tự quyết định mua cho bộ phận của mình. Đây là dạng cấu trúc phổ biến trong
quá khứ, thường sử dụng trong các doanh nghiệp khi mua chưa được nhìn nhận như một
chức năng. Tuy nhiên, cấu trúc này có tầm nhìn hẹp và phù hợp với các vấn đề và thị
trường kinh doanh địa phương. Một số ưu điểm của hệ thống mua phân quyền bao gồm:
Nắm rõ nhu cầu; Tìm nguồn địa phương; Người mua ở các đơn vị sẽ nắm rõ các thông
tin về các nguồn cung cấp địa phương. Sử dụng các nhà cung cấp địa phương giúp việc
giao hàng nhanh hơn, có thể đặt hàng với đơn hàng nhỏ, nhiều lần, giúp giảm tồn kho,
đồng thời tạo ra mối quan hệ thân thiết hơn với nhà cung cấp. ; Thủ tục hành chính được
giảm bớt;
Cấu trúc hỗn hợp: Trên thực tế, phần lớn các công ty nằm trong khoảng giữa hai
thái cực tập trung và phân quyền để tận dụng lợi thế của cả hai, gọi là cấu trúc hỗn hợp.
Trong cấu trúc hỗn hợp, trách nhiệm mua giữa trụ sở chính và bộ phận địa phương được
phân chia theo môi trường kinh doanh. Sự phân chia chính xác sẽ phụ thuộc vào từng
công ty, các nhiệm vụ thường được phân bổ cho trụ sở chính thường bao gồm: Xây dựng
chiến lược, chính sách và tiêu chuẩn mua sắm; đàm phán đối với những mặt hàng phổ
biến, được sử dụng rộng rãi; quản lý hàng tồn kho 300 giữa các địa điểm; mua thiết bị
nhà máy và các mặt hàng chiến lược khác; đào tạo kỹ năng mua; giải quyết các vấn đề
pháp lý; nghiên cứu và truyền thông. Trách nhiệm của bộ phận mua ở địa phương bao
gồm: Đặt hàng cho các mặt hàng phổ biến; thương lượng và ký kết hợp đồng mua tại địa
phương. Ưu điểm của mua tập trung và phân quyền sẽ được phát huy trong mô hình hỗn
hợp như: Chiến lược thống nhất; Tổng hợp nhu cầu: Nhu cầu về các mặt hàng chiến lược
được tập hợp thành từng nhóm và được quản lý tập trung. Do đó, tính kinh tế về quy mô
từ mua tập trung được thực hiện, trong khi vẫn đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cá biệt của
từng đơn vị; Quản lý hiệu quả nhà cung cấp.

28
 Cấu trúc phối hợp: Các lợi ích của mua phân quyền được giữ lại trong cấu trúc phối
hợp. Người mua vẫn ở địa phương nhưng có sự lãnh đạo tập trung chiến lược từ trụ sở
nhằm phối hợp giữa các cơ sở khác nhau, tăng cường cộng tác. Đây là một lựa chọn đầu
tư thấp, thay đổi rất ít về tổ chức trong khi cố gắng tạo ra sự phát triển, nhưng cũng là
một cấu trúc không dễ quản lý, trừ khi có một điều phối viên có khả năng thuyết phục
cao.
2.1.2. Đặc điểm của các thiết bị công nghệ thông minh và thiết bị điện thông minh
Thiết bị công nghệ thông tin là một nhóm hay một dòng sản phẩm cố định có khả
năng xử lý dữ liệu và truyền tải thông tin dữ liệu qua lại giữa những người sử dụng. Hiện
nay có rất nhiều các thiết bị công nghệ thông tin, mỗi một thiết bị đều hỗ trợ tối đa và có
chức năng riêng biệt với người sử dụng.
Thiết bị điện thông minh là giải pháp tự động hóa cho phép kết nối các thiết bị sử dụng
điện trong nhà với nhau tạo thành 1 mạng lưới dễ kiểm soát. Với sự kết hợp này sẽ dễ
dàng điều khiển các thiết bị, có khả năng tự động xử lý và thông báo đến người dùng.
Ngoài ra, sự kết hợp này có khả năng tương tác được với các thông số môi trường,
giúp người dùng có thể giám sát và điều khiển các thiết bị từ xa, đem lại sự an toàn, tiện
nghi, tiết kiệm và thể hiện đẳng cấp của người dùng.
Đặc biệt, có thể điều khiển tự động theo ý của con người mà không cần phải hoạt động
thủ công, chẳng hạn như: điều khiển từ xa qua remote, điện thoại, máy tính, máy tính
bảng hoặc điều khiển bằng giọng nói.
Những thiết bị công nghệ thông minh này cần được bảo mật tốt vì việc rò rỉ hay bị
đánh cắp thông tin sẽ làm ảnh hưởng vô cùng nghiêm trọng đến tài chính, uy tín, các mối
quan hệ . Đặc biệt là các hành vi đánh cắp dữ liệu, tung lên mạng nhằm mục đích bôi
xấu cá nhân. Nếu chẳng may bị tin tặc tấn công, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy
cơ mất dữ liệu, thất thoát tài chính, gián đoạn hoạt động công ty, thiệt hại điện tử vật lý.
Đó là còn chưa kể đến việc hình ảnh cũng như thương hiệu bị ảnh hưởng.
2.1.3. Cơ sở pháp lý về hoạt động nhập khẩu thiết bị công nghệ
a, Quy định xác định trị giá hải quan, đây là cơ sở tính thuế nhập khẩu:
Thứ nhất, Căn cứ theo Thông tư 60/2019/TT-BTC sửa đổi và bổ sung một số Điều
tại Thông tư số 39/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính, quy định về trị giá
hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

29
 Thứ hai, nắm rõ quy định tại Điều 9 “Thời hạn nộp thuế” của Luật Thuế Xuất khẩu,
thuế Nhập khẩu số 107/2016/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 06/04/2016. Việc kéo
dài thời hạn nộp thuế nhập khẩu sẽ có lợi cho doanh nghiệp, do doanh nghiệp sẽ không
phải bỏ ra ngay một khoản tiền thuế, có thể giảm bớt gánh nặng về tiền nộp thuế, có
nhiều thời gian hơn để chuẩn bị. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhập khẩu như
công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE.
b, Các quy định về kinh doanh
Theo luật Công Ty 1990 – LCT/HĐNN8. Điều 11 quy định: Ngoài một số ngành,
nghề mà pháp luật cấm kinh doanh, việc thành lập công ty trong các ngành, nghề chuyên
kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu phải được Chủ tịch Hội đồng bộ trưởng cho phép.
Theo nghị định số 57/1998/NĐ–CP ngày 31 tháng 7 năm 1998. Điều 8 quy định
việc kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu: Thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành
phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép xuất khẩu, nhập khẩu
hàng hóa theo ngành nghề đã đăng ký trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006. Điều 3 về quyền kinh doanh xuất
khẩu, nhập khẩu: Trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu,
hàng hóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu, thương nhân được xuất
khẩu nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh.
Nghị định số 89/2006/NĐ-CP ngày 30/8/2006 của thủ tướng chính phủ về nhãn
hàng hóa. Trong đó quy định các hàng hóa nhập khẩu nước ngoài phải dán nhãn hàng
hóa khi phân phối trên thị trường Việt Nam. Theo quy định này công ty tiến hành nghiêm
túc việc dán nhãn hàng hóa, thực hiện ghi đầy đủ theo quy định của nhà nước : tên nhà
nhập khẩu, nhà xuất khẩu, hạn sử dụng, tên thành phần chính của sản phẩm…
c, Các quy định về hải quan
Theo chỉ thị về việc cải cách hành chính, đơn giản hóa thủ tục hải quan hướng tới
hải quan phi giấy tờ của Tổng cục hải quan thuộc Bộ tài chính, số 384/CT-TCHQ ngày
8 tháng 2 năm 2022. Điều số 7: Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh;
phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh được thực hiện thủ tục hải quan theo
phương thức điện tử; Hồ sơ hải quan được nộp cho cơ quan hải quan qua hệ thống xử lý
dữ liệu điện tử theo dạng dữ liệu điện tử hoặc chứng từ giấy được chuyển đổi sang chứng
từ điện tử (bản scan có xác nhận bằng chữ ký số), doanh nghiệp không phải nộp các
chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan cho cơ quan hải quan (trừ các trường hợp phải nộp
30
chứng từ bản chính, chứng từ bản gốc theo quy định của các Bộ, ngành). Chứng từ điện
tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch
điện tử.
2.2. Quy trình nhập khẩu thiết bị công nghệ thông minh của Công ty CP dịch vụ
IBS SE

Hình 2.3 Quy trình mua hàng tại Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật IBS SE
(Nguồn: Phòng vật tư dự án)

31
Bước 1: Nhận thông tin về nhà cung cấp mới
Hàng hóa được đặt mua từ nhà cung cấp theo danh sách đã được duyệt của giám
đốc (Xem danh sách nhà cung cấp). Tùy từng loại sản phẩm, đơn đặt hàng được gửi tới
nhà cung cấp tương ứng.
Đối với nhà cung cấp mới, giám đốc sẽ dựa trên các tiêu chí sau để chọn lựa nhà
cung cấp:
Thứ nhất, đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm theo quy định hiện hành của cơ
quan nhà nước hoặc được chấp nhận bởi cơ quan nhà nước thông qua việc đăng ký sản
phẩm.
Thứ hai, đáp ứng yêu cầu về hạn sử dụng, hạn sử dụng còn lại của sản phẩm, thời
gian giao hàng, điều kiện thanh toán, giá cả,...(do Giám đốc quyết định cho từng trường
hợp cụ thể).
Giám đốc nhận thông tin về nhà cung cấp mới từ Ban giám đốc, tạo thông tin nhà
cung cấp trình giám đốc phê duyệt và cập nhật vào hệ thống.
Phòng vật tư dự án nhận thông tin liên quan đến sản phẩm mới, liên hệ với khách
hàng để yêu cầu mẫu, báo cáo phân tích sản phẩm hoặc chứng từ khác để đăng ký với
cơ quan chức năng.
Bước 2: Đề xuất mua hàng
Giám đốc căn cứ vào dự báo bán hàng, lượng hàng tồn kho, lượng hàng dự kiến
nhận trong thời gian tới và căn cứ vào yêu cầu của nhà cung cấp về thời gian từ lúc đặt
hàng để tiến hành lập đề xuất mua hàng.
Căn cứ kế hoạch sản xuất, định mức tồn kho, lượng hàng tồn kho thực tế, bộ phận
mua hàng thông tin yêu cầu nhà cung cấp theo hợp đồng nguyên tắc nguyên tắc cung
cấp thông tin giao hàng theo tiến độ, số lượng và đơn giá tại thời điểm. Thông tin này
bao gồm Báo giá hoặc ghi nhận chính xác các thông tin qua điện thoại trong sổ mua
hàng.
Sau đó so sánh để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất, gồm: Giá cả, thời gian giao hàng,
phương thức thanh toán...phù hợp nhất yêu cầu của Công ty.
Bước 3: Xét duyệt đề xuất mua hàng
Đề xuất mua hàng được trình giám đốc duyệt, sau đó chuyển cho Phòng vật tư dự
án ký nhận và lập đơn đặt hàng.

32
 Trong trường hợp giám đốc đi vắng, phó giám đốc trao đổi, tính toán và lập đề xuất
mua hàng và chịu trách nhiệm về đề xuất đó.
Bước 4: Lập đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng được tạo theo biểu mẫu với nội dung theo như đề xuất mua hàng và
giá cả đã được Giám đốc duyệt cho từng kỳ mua hàng hay từng đơn hàng cụ thể.
Giá cả mua hàng được nhân viên Phòng vật tư dự án cập nhật đầy đủ ngay khi nhận
được thông tin từ khách hàng.
Bước 5: Xét duyệt đơn đặt hàng
Phòng vật tư dự án sau khi có đơn hàng gửi và trao đổi về số lượng giá cả với giám
đốc và phòng kế toán và kiểm duyệt trước khi gửi nhà cung cấp.
Bước 6: Gửi đơn đặt hàng và theo dõi thực hiện đơn đặt hàng
Phòng vật tư dự án gửi đơn đặt hàng đã được duyệt tới nhà cung cấp.
Mở một file hồ sơ nhập khẩu (Bìa xanh A4) - Hồ sơ này sẽ bao gồm toàn bộ chứng
từ gốc nhận được, hồ sơ đặt hàng và chứng từ liên quan.
Chuyển hợp đồng đã ký duyệt cho Kế toán để thanh toán theo thời hạn của từng
nhà cung cấp.
Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng
Các chi tiết của đơn đặt hàng và các sửa đổi liên quan đều phải được cập nhật kịp
thời và sau đó lưu hồ sơ nhập khẩu.
Nhà cung cấp khi nhận được đơn đặt hàng phải xác nhận đơn đặt hàng trong vòng
3 ngày. Nếu trong ngày làm việc kế tiếp vẫn chưa nhận được xác nhận từ nhà cung cấp,
bộ phận nhập khẩu phải liên hệ yêu cầu nhà cung cấp trả lời.
Bộ phận nhập khẩu phải theo dõi thường xuyên quá trình giao hàng của nhà cung
cấp để nhắc nhở việc giao hàng và xử lý các tình huống phát sinh nếu có.
Bước 7: Nhận hàng từ cảng
Các thủ tục khi nhận hàng nhập khẩu
a, Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ
Bộ chứng từ nhập khẩu từ các nhà cung cấp được phòng Kế toán nhận và chuyển
ngay cho phòng vật tư dự án ký nhận (Theo hình thức LC) và ngược lại nếu thanh toán
bằng TTR.

33
 Kiểm tra mức độ đầy đủ của chứng từ: Giá trên invoice; Kiểm tra ngày về dự kiến
của lô hàng; Kiểm tra chi tiết hàng hóa trên từng loại với nội dung của đơn đặt hàng/hợp
đồng,...
Nếu các điều kiện thỏa mãn với đơn đặt hàng, nhân viên nhập khẩu thông báo tới
các bộ phận liên quan nhằm nắm được tình hình.
Nếu các điều khoản chưa thỏa mãn, tiến hành tìm nguyên nhân và yêu cầu nhà cung
cấp điều chỉnh cho phù hợp.
Cập nhật chi tiết từ bộ chứng từ đã nhận.
Soạn hợp đồng nhập khẩu để hoàn thành các thủ tục với cơ quan nhà nước liên
quan. Ngày của hợp đồng được lấy theo ngày hoặc ngày nhận được đơn hàng từ nhà
cung cấp.
Nhà cung cấp sau khi nhận được đơn hàng, lên kế hoạch tính toán và gửi PI cho bộ
phận xuất nhập khẩu về số lượng hàng và giá cả.
Bộ phận nhập khẩu căn cứ đối chiều giá cả, số lượng đơn đặt hàng sẽ chuẩn bị mẫu
hợp đồng (Sales Contract) hoặc phụ hợp đồng ( Annex nếu có phát sinh) gửi cho người
bán kiểm tra đối chiếu, Nhà cung cấp sau khi xác nhận tính chính xác và phù hợp của
nội dung hợp đồng sẽ ký và đóng dấu (Nếu có) trên hợp đồng mua bán và xác nhận với
Bộ phận xuất nhập khẩu bằng fax + email về hợp đồng này, sau đó gửi bản gốc cho Bộ
phận xuất nhập khẩu trình giám đốc ký.
Bộ phận xuất nhập khẩu nhận bản fax và kiểm tra, đối chiếu và xác nhận lại rồi
trình giám đốc ký duyệt thanh toán.
b, Xin giấy phép nhập khẩu
Các giấy tờ cần thiết khi đăng ký bao gồm (bản chính hoặc bản sao y đóng dấu):
- Hợp đồng thương mại (Sales contract).
- Vận tải đơn (Bill of Lading).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói (Packing list).
- Giấy chứng nhận chất lượng hoặc phân tích về sản phẩm (Quality Certificate).
- Giấy xác nhận xuất xứ của các mặt hàng linh kiện điện tử (Certificate of Origin).
- Catalogue mặt hàng.
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
c, Đăng ký tờ khai hải quan
34
 Phòng vật tư dự án tiến hành khai báo trên mạng Hải quan và lập bộ hồ sơ khai hải
quan. Bộ hồ sơ đăng ký hải quan gồm có:
- Giấy giới thiệu công ty.
- Tờ khai hải quan.
- Lệnh giao hàng (Delivery Order).
- Hợp đồng thương mại (Sales contract).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói (Packing list).
- Đơn đề nghị đưa hàng về kho bảo quản.
- Công văn giải tỏa hàng.
Phòng vật tư dự án thông báo cho Kế toán về số thuế phải nộp sau khi mở tờ khai
hoặc dự trù khoản tiền thuế nhập khẩu, cước biển, chi phí nội địa trước khi thông quan.
Kiểm hóa và thông quan
Đại diện nhập khẩu công ty có mặt tại hiện trường khi Hải quan thực hiện kiểm hóa
hàng hóa để giải thích, báo cáo và giải quyết các vướng mắc nếu có. Nhân viên nhập
khẩu phải thông báo cho công ty giám định có mặt khi kiểm hóa (chỉ thực hiện một số
mặt hàng theo yêu cầu của Giám đốc).
Một khi hàng hóa được thông quan, Đại diện nhập khẩu công ty khẩn trương hoàn
tất các thủ tục khác để sớm vận chuyển hàng về kho công ty. Thủ tục hải quan chỉ được
hoàn tất khi nhân viên nhập khẩu nộp chứng thư Kiểm tra nhà nước cho Hải quan. Đại
diện nhập khẩu của công ty nhận bản chính tờ khai hải quan.
Trước hoặc trong thời gian làm thủ tục hải quan tại cảng, nhân viên nhập khẩu phải
gửi thư hoặc điện thoại thông báo trước cho kho cùng Packing list của lô hàng sắp về để
bộ phận kho chuẩn bị biên bản báo cáo dỡ hàng để thuận tiện cho việc nhận hàng tại kho
và báo cáo giám đốc công ty và các bộ phận công ty.
Bước 8: Nhập hàng và bàn giao kho
Hàng hóa trước khi nhập kho phải được kiểm tra, kiểm đếm bởi nhân viên kho và
giám định viên (Tùy trường hợp theo yêu cầu). Việc kiểm tra được tiến hành theo quy
trình nhập xuất và kiểm soát kho hàng.
Phòng vật tư dự án nhận biểu mẫu, biên bản báo cáo dỡ hàng từ Bộ phận kho hoặc
kế toán trước khi lưu hồ sơ nhập khẩu.

35
 Khi phát hiện sản phẩm không phù hợp, Bộ phận kho ghi vào biểu mẫu báo cáo
giám đốc và gửi cho Phòng vật tư dự án làm khiếu nại nhà cung cấp.
Lưu ý việc chụp lại hình ảnh: Đối với các lô hàng nhập về nếu phát hiện hư hỏng, tổn
thất hàng hóa, nhân viên kho phải chụp ảnh và lưu đầy đủ hình ảnh để ghi lại các dấu
hiệu đặc trưng, các điểm bất thường của hàng hóa để làm khiếu nại nhà cung cấp theo
quy trình khiếu nại nhà cung cấp.
Hồ sơ lô hàng nhập khẩu gốc giao cho kế toán gồm: Hợp đồng, Hóa đơn thương
mại, Packing list, C/O, B/L và các chứng từ liên quan, copy tờ khai hải quan.
Bước 9: Đánh giá nhà cung cấp
Phòng vật tư dự án tổ chức theo dõi chất lượng hàng hóa, chất lượng phục vụ của
nhà cung cấp trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng/đơn đặt hàng theo mẫu “Theo dõi
nhà cung cấp” và theo mẫu trong “quy trình khiếu nại” nhà cung cấp để làm cơ sở cho
việc đánh giá quá trình cung cấp.
Sau đó lập bảng đánh giá nhà cung ứng theo:
Phụ lục 1: Bảng đánh giá nhà cung ứng
Các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp bao gồm: Chất lượng sản phẩm, thời gian
giao hàng, giá bán, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, sự phản đối với
những sự cố phát sinh, thời hạn đã giao dịch, quy mô sản xuất và số lượng hàng hóa tối
đa đáp ứng yêu cầu công ty.
Các tiêu chí trên được chấm theo thang điểm 3 theo các mức độ:
+ 0,5-1: Yếu kém
+ 1,5-2: Trung bình
+ 2,5-3: Tốt
Phòng vật tư dự án sẽ tính điểm trung bình và đánh giá nhà cung ứng. Việc đánh
giá này sẽ thực hiện ít nhất mỗi năm 1 lần nhằm đảm bảo nhà cung cấp luôn duy trì hệ
thống quản lý chất lượng như đã thiết lập từ ban đầu.
Bước 10: Lưu hồ sơ
Phòng vật tư dự án chỉ được đóng hồ sơ nhập khẩu khi đã đủ các chứng từ sau đây:
+ Tờ khai hải quan bản gốc có đóng dấu đã thông quan;
+ Giấy nộp tiền thuế;
+ Hợp đồng thương mại;
+ Các chứng từ gốc (B/L, invoice, Packing list, C/A, C/O);
36
 + Báo cáo hàng nhập khẩu;
+ Đơn đặt hàng;
+ Biên bản giám định (Tùy trường hợp theo yêu cầu) và các chứng từ liên quan.
Tạo một danh sách cho mỗi hồ sơ nhập khẩu theo thứ tự số tờ khai hải quan trong
tháng, khi đóng hồ sơ phải theo thứ tự danh sách này để thuận tiện cho việc truy xuất.
Hồ sơ nhập khẩu phải được giám đốc ký duyệt trước khi lưu chính thức.
2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua của Công ty CP Dịch vụ kỹ
thuật IBS SE
2.3.1 Yếu tố bên ngoài
Nhà cung cấp
Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả nhập khẩu linh kiện vật
liệu phục vụ cho lắp đặt của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ
không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng
thành phẩm.
Môi trường kinh tế
Vì các hợp đồng nhập khẩu của công ty thường được thanh toán bằng USD. Nên
các yếu tố như lạm phát, tỷ giá và lãi suất tác động trực tiếp đến tình hình nhập khẩu của
công ty. Sự biến động của đồng USD so với VND ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu.
Đối với Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE, khi giá USD tăng lên so với VNĐ trong
nước tức là phải chi nhiều nội tệ hơn mua một số ngoại tệ nhất định để có thể trao đổi,
nhập khẩu hàng, chẳng những phải chi nhiều nội tệ hơn để mua lượng ngoại tệ để nhập
hàng, mà linh kiện giá nhập cao về, qua quá trình lắp đặt thì sản phẩm của công ty cũng
phải bán với giá cao hơn và do đó sẽ bán chậm hơn, thu hồi vốn chậm hơn, chưa kể ít lời
hơn. Tất cả những nhân tố trên gây thiệt hại rất lớn đến kết quả kinh doanh.
Môi trường tự nhiên
Thiên nhiên, khí hậu cũng tác động vào quy trình vận chuyển hàng hóa và kiểm tra
bốc xếp dỡ hàng hóa. Công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF nên phải nhập khẩu hàng
hóa bằng đường biển nên phụ thuộc vào yếu thời tiết rất lớn. Gặp bất lợi về thời tiết sẽ
làm cho thời gian nhận hàng bị chậm trễ, tiềm ẩn rủi ro trong quá trình bảo quản và vận
chuyển linh kiện đến nhà máy sản xuất làm ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của
Công ty.

37
 Ngoài các yếu tố tự nhiên từ môi trường thì bên cạnh đó dịch bệnh cũng ảnh hưởng
rõ rệt lên nguồn cung hàng hóa, linh kiện phụ tùng ô tô của công ty. Đăc biệt phải kể đến
như dịch bệnh Covid-19 trong những năm gần đây, dịch Covid-19 bùng phát khắp Đông
Nam Á đã gây ra làn sóng cắt giảm, tạm hoãn sản xuất tại các nhà cung cấp. Các chính
sách xuất nhập khẩu tại các nước có đối tác của công ty cũng khắt khe hơn. Bên cạnh
đó, với việc nhân công tại các nhà máy sản xuất linh kiện, phụ tùng chỉ được giới hạn ở
10% công suất nên sản lượng theo yêu cầu ở một số nhà cung cấp của công ty gần như
bị đình trệ trong một thời gian dài.
Đối thủ cạnh tranh
Thị trường công nghệ thông minh đang diễn ra cuộc cạnh tranh rất quyết liệt giữa
hàng sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu do kinh tế phát triển, thị trường công nghệ
tăng trưởng mạnh ở Việt Nam trong những năm qua nên nhu cầu tiêu thụ sản phẩm luôn
tăng nhanh. Hiện tại, mỗi năm, các doanh nghiệp tại Việt Nam đầu tư hàng trăm tỷ đồng
để trang bị máy móc thiết bị phục vụ sản xuất công nghệ với chất lượng không thua kém
gì hàng nhập khẩu, mà giá thành cũng rẻ hơn chừng 15 – 20%, ví dụ như camera FPT.
Vì thế Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS phải luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau
để làm sao nhập khẩu được nguồn hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có như
thế mới đảm bảo thắng được các đối thủ cạnh tranh thông qua giá cả khi sản xuất 1 sản
phẩm cùng phân khúc nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, công ty đẩy mạnh những chiến
lược kinh doanh giữ khách hàng trung thành, đồng thời xúc tiến hoạt động nhập khẩu
của Trung Quốc để kịp cung ứng ra thị trường, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ.
Các cơ quan nhà nước
Các cơ quan nhà nước ở Trung Ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến hoạt
động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Nhà nước mở ra cơ chế
thông thoáng hơn để thúc đẩy kinh tế, tinh giản những phức tạp về các thủ tục hành chính
liên quan đến hoạt động xuất/nhập khẩu. Nhà nước đã và đang mở rộng các mối quan hệ
kinh tế khi lần lượt tham gia các tổ chức: ASEAN, APEC, ASEM, WTO... tạo cơ hội
cho Công ty tiếp cận với nhiều khách hàng hơn và mở rộng quan hệ với các nhà cung
ứng phụ tùng cũng hiệu quả hơn. Tuy nhiên do mới bắt đầu gia nhập nên chính sách về
nhập khẩu vẫn còn những lỗ hổng cùng những quy định chưa chặt chẽ. Trong những
năm gần đây, tình hình nhập khẩu thiết bị công nghệ cho tòa nhà thông minh từ các thị
trường có ngành công nghệ phát triển mạnh như Nhật, Hàn Quốc, Pháp, Ý,… có xu
38
hướng tăng mạnh mặc dù thuế đánh trên giá nhập khẩu đồ công nghệ ở nước ta đã tăng.
Thuế tăng, giá các mặt hàng cũng phải tăng, việc đàm phán giá cả nhập khẩu với các đối
tác cũng là một vấn đề khiến Công ty phải chú trọng.
Trong bối cảnh hậu Covid 19 với nhiều khó khăn mà doanh nghiệp chưa kịp khắc
phục, Bộ Tài chính đã trình Chính phủ thông qua nghị định sửa đổi thuế suất nhập khẩu
linh kiện theo hướng giảm dần, tiến tới xóa bỏ. Nếu được thông qua, công nghệ trong
nước sẽ có cơ hội giảm giá mạnh, sẽ tăng sức cạnh tranh với các dòng cùng phân khúc.
Với sự hỗ trợ của Chính phủ và FTA mang lại ngành công nghệ Việt Nam nói chung và
hoạt động mua, lắp đặt của Công ty nói riêng sẽ có thêm cơ hội phát triển sau khi Covid-
19 được khống chế.
Văn hóa mua hàng
Văn hóa mua hàng của người tiêu dùng luôn có sự thay đổi, đặc biệt là trong và sau
đại dịch đã có nhiều thay đổi. Người tiêu dùng tập trung mạnh cho các sản phẩm thiết
yếu, giá thành rẻ chính vì vậy công nghệ tòa nhà thông minh vốn không phải là sản phẩm
thiết yếu nên không được khách hàng quan tâm nhiều. Công ty phải liên tục cập nhật xu
hướng mua hàng của khách hàng để đưa ra các chiến lược mua hàng hợp lý.
2.3.2 Yếu tố bên trong
Tài chính
Tài chính hay vốn là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp đặc biệt là trong hoạt động nhập khẩu, mua hàng. Nhân tố cực kỳ quan
trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động buôn bán, xuất
khẩu. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi,
tránh tình trạng chậm trễ trong mua hàng đối với cả nhà cung ứng và Công ty, giảm được
chi phí trong khâu mua và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động nhập khẩu.Với khả năng
huy động vốn của doanh nghiệp tốt thì có thể tăng khả năng cạnh tranh bằng các biện
pháp như ứng trước tiền hàng..., và dễ dàng hơn trong việc đàm phán ký kết hợp đồng,
tạo uy tín lớn với đối tác nhập khẩu.
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Chất lượng kho, bãi tập kết hàng của Công ty sẽ ảnh hưởng tới tiến độ nhận hàng
hoá nhập khẩu cũng như có thể tiết kiệm được thời gian và tiền của: có kho bãi thì Công
ty có thể tập trung hàng hoá về một mối trước khi giao hàng cho người vận tải nên nghiệp
vụ này có thể đơn giản hơn, có những mối quan hệ với các cơ sở vận tải thì công việc
39
chuyên chở hàng hóa sẽ diễn ra thuận tiện, nhanh hơn và khớp với thời gian giao nhận
hàng, đáp ứng nhu cầu sản xuất kịp thời. Đó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong hoạt động mua hàng.
Hiện tại hệ thống thông tin dữ liệu chưa được số hóa toàn diện, các sản phẩm điện
của công ty chưa có phòng kho bảo quản tốt, với thời tiết khí hậu ở Việt Nam những đợt
nóng ẩm sẽ dễ bị hỏng thiết bị nếu không bảo quản tốt.
Nhân viên mua hàng
Việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Cho nên việc
tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong chiến lược
kinh doanh và cụ thể là hoạt động nhập khẩu, mua hàng. Chọn được một nhân viên mua
hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của Công ty. Tổng số cán bộ
công nhân viên phòng nhập khẩu của công ty là 6 người: số nhân viên có trình độ đại
học trở lên là 6 người; số nhân viên tốt nghiệp khối kinh tế là 6 người chiếm 100%. Nhân
lực ở các vị trí đều rất trẻ và có trình độ chuyên môn về xuất nhập khẩu cũng như ngoại
ngữ tốt. Đây là những người trực tiếp thực hiện hoạt động nhập khẩu. Họ trực tiếp đi
giao dịch ký kết hợp đồng và thực hiện chúng, trong quá trình thực hiện hợp đồng họ
luôn giám sát và đôn đốc công việc cho tới khi hoàn thành.
Bên cạnh đó, năng lực của nhà quản trị mua hàng có vai trò quan trọng quyết định
đến sự thành công hay thất bại của quá trình đàm phán ký kết hợp đồng mua hàng. Nhà
quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được về khả năng
của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc đàm phán, hoàn tất các
thủ tục hành chính, điều hành và theo dõi đơn hàng, để từ đó có sự lựa đúng đắn về cách
sử dụng năng lực của từng người.
Kết quả tiêu thụ
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch
mua hàng hợp lý phải dựa trên kết quả tiêu thụ kỳ trước.Với mỗi một mặt hàng, doanh
nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ
như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được
một kế hoạch hợp lý hơn.
Vị thế của Công ty trên thị trường
Trong những năm qua Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE luôn đề cao uy tín trong
từng hợp đồng ký kết với nhà cung ứng, đảm bảo rằng khi thực hiện hợp đồng với Công
40
ty khách hàng sẽ nhận được sự thỏa mãn cao nhất, sự thanh toán nhanh chóng và thuận
tiện trong khoảng thời gian thỏa thuận. Vì vậy, các nhà cung ứng cũng chủ động đến
chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho Công ty hơn, việc nhập khẩu nhiều khi
tránh được các thủ tục không cần thiết. Với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trường
Công ty mong muốn sẽ trở thành sự lựa chọn đúng đắn, tin cậy của các nhà cung ứng
trong và ngoài nước.
Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng đối với mỗi công ty và Công ty CP Dịch vụ
kỹ thuật IBS SE cũng không phải ngoại lệ. Nguồn nhân lực của công ty phân phối chưa
đồng đều, các bộ phận như kế toán và nhập khẩu lượng nhân lực ít hơn. Điều này dẫn
tới việc bộ phận kế toán và nhập khẩu phải tăng ca liên tục trong mùa cao điểm, không
kịp xử lý các vấn đề cần xử lý nhanh vì thiếu nhân sự.

41
PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
3.1. Nhận xét, đánh giá hoạt động nhập khẩu thiết bị công nghệ thông minh tại
Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE
3.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1 Ưu điểm của Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE
Công ty CP dịch vụ kỹ thuật IBS SE đã tuân thủ nghiêm túc quy định của việc
xác định trị giá hải quan, tiến hành tính giá hải quan đối với mặt hàng mà công ty nhập
khẩu một cách chính xác, giúp cho cán bộ hải thuận tiện hơn trong việc xác định lại
giá hải quan. Công ty luôn đóng thuế nhập khẩu đầy đủ, đây là điểm mạnh giúp công ty
dễ dàng hơn trong các thủ tục.
Công ty nhập khẩu và thu mua theo từng dự án nên vật tư ở kho luôn là các sản
phẩm mới, sản phẩm dự trữ ít, hầu như chỉ dùng để cung cấp cho các hộ gia đình hoặc
dùng cho việc sửa chữa lắp đặt. Chính vì thế công ty ít khi bị tồn kho.
Với thời gian hoạt động hơn 5 năm trong lĩnh vực phân phối và cung cấp các sản
phẩm, giải pháp công nghệ, công ty đã xây dựng, đào tạo đội ngũ nhân viên có chuyên
môn cao ở nhiều bộ phận, chức năng như nhập khẩu, thu mua, tìm kiếm thị trường sản
phẩm công nghệ; đội ngũ nhân viên kinh doanh và phân phối có kinh nghiệm mở rộng
kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm; đội ngũ nhân
viên kho, đóng gói được đào tạo các quy trình xử lý sản phẩm.
IBS SE đã có những dự án lớn tiêu biểu, tạo được vị thế ở thị trường trong nước
về hạng mục cung cấp, lắp đặt, bảo trì cho Tòa nhà quốc hội, Trụ sở Bộ tài nguyên &
môi trường, Tòa nhà viện dầu khí, Văn phòng chính phủ, phố đi bộ Nguyễn Huệ, Siêu
thị Big C, nhà máy coca cola, cửa hàng Gucci Hà Nội,…
3.1.1.2 Ưu điểm của quy trình thu mua
Quy trình thu mua đảm bảo các bước, chặt chẽ, an toàn và chuyên nghiêp. Quy
trình được xây dựng một cách chi tiết từng bước, giúp nhân viên mới nắm được quy
trình tốt hơn.
Với kinh nghiệm hơn 5 năm thu mua sản phẩm bằng cách nhập khẩu từ nước
ngoài, thay vì theo các bước lần lượt là: Xác định nhu cầu, quyết định mua , phương
thức mua, chọn nhà cung cấp, tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ, đánh giá nhà cung cấp. Bám
sát tình hình thực tế là luôn có thu mua các sản phẩm sản xuất hoàn chỉnh và đa dạng
hóa mặt hàng nhằm phục vụ đa đối tượng. Lựa chọn 1 phương pháp mua và thanh toán
42
chính. IBS SE đã tối giản hóa thời gian và quy trình rút gọn còn lại là: Lựa chọn nhà
cung cấp và đặt hàng (Bước 1, 2, 3, 4, 5), tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ (Bước 6, 7, 8),
đánh giá nhà cung cấp (Bước 9, 10).
IBS SE nắm rất rõ phương thức mua nên đã lựa chọn LC làm phương thức thanh
toán chính, vừa đảm bảo với nhà cung cấp vừa an toàn cho chính công ty.
Thủ tục hải quan được nêu chi tiết tại các bước 6, 7, 8 cho thấy sự am hiểu và
chuyên nghiệp của IBS SE nói chung và đội ngũ nhân viên nói chung.
IBS SE cẩn thận trong từng bước từ việc chọn nhà cung cấp đến tiếp nhận hàng
hóa về kho (Luôn chụp ảnh xác nhận) và lưu hồ sơ đánh giá nhà cung cấp.
3.1.2. Nhược điểm
Hệ thống mạng lưới thông tin quản lý chưa được số hóa khiến hệ thống các kênh
công việc quản lý thông tin bị trì trệ, khó nắm bắt. Hiện tại công ty chủ yếu vẫn sử
dụng các công cụ văn phòng của Microsoft để làm việc và khai báo hải quan điện tử.
Việc phân chia đội ngũ các phòng ban không đồng đều dẫn đến mất cân bằng
nhân sự trong mùa cao điểm. Vào các mùa cao điểm công ty vẫn phải thuê ngoài thêm
nhân sự để đảm bảo tiến độ.
Trên thị trường cung cấp dịch vụ các giải pháp thông minh cho tòa nhà có các tên
tuổi chiếm thị phần lớn như Công ty CP dịch vụ kỹ thuật công nghệ Hà Nội, Công ty
CP dịch vụ kỹ thuật CIM, Công ty Cổ phần FPT… Đây là các đối thủ của công ty, các
đối thủ này có những điểm mảnh hơn là có khả năng sản xuất và cung ứng mặt hàng
ngay trong nước chứ không phụ thuộc chính vào nguồn hàng nhập khẩu như IBS SE.
3.1.3. Hạn chế
Cơ chế chính sách của nhà nước và đối tác gây ra một số ít hạn chế tới việc hợp
tác quốc tế của doanh nghiệp.
Nhu cầu sửa chữa, lắp đặt và đa dạng hóa sản phẩm của khách hàng ngày càng
thay đổi và khắt khe hơn, làm cho tốc độ bán hàng, tác động mua hàng, tác động trực
tiếp đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
3.1.4. Thành công
Công ty đã triển khai thành công các hoạt động mua hàng toàn cầu, đạt được các
kết quả tích cực như tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.
Bên cạnh đó, xây dựng được mối quan hệ đối tác lâu dài, tin cậy và có lợi cho cả
hai bên, giúp công ty mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.
43
3.2. Đề xuất giải pháp cho doanh nghiệp
3.2.1 Về quản lý
Công ty đang trên đà phát triển hệ thống dịch vụ, quản lý kho. Để tiện lợi cho việc
quản lý thì công ty có thể sử dụng các phần mềm dưới dạng web-app để quản lý kho bãi,
vận tải ví dụ như TMS, WMS,..v..v… Hoặc có thể đặt hàng hoặc ký hợp đồng hợp tác
với một công ty công nghệ để thực hiện một phần mềm hỗ trợ quản lý công ty.
3.2.2 Về nhân sự
Thay vì giữ lượng nhân sự phòng kế toán và xuất nhập khẩu giao động ở mức từ 4-
5 người/phòng như hiện tại. Công ty có thể tăng thêm 2-3 nhận sự được đào tạo chuyên
sâu cho mỗi phòng.
Tuy mỗi phòng tăng thêm 2-3 người không phải là nhiều. Nhưng với tình hình thực
tế của 2 phòng ban trên vào thời điểm bình thường, nhất là đầu năm lượng công việc rất
ít và lượng công việc thực sự lớn và quá tải vào mùa cao điểm của sản phẩm, đặc biệt là
cuối năm. Vì thế số lượng nhân sự tăng thêm có thể cụ thể hóa ra là: Phòng kế toán 2
người, phòng xuất nhập khẩu 3-4 người. Vừa đảm bảo thời điểm đầu năm không có nhân
sự nhàn rỗi và mùa cao điểm không bị quá tải công việc, vẫn đảm bảo được lượng công
việc nếu trưởng phòng phân công hợp lý và tăng ca (chính sách tăng ca hợp lý).
3.2.3 Về nhà cung cấp
Đối với nhà cung cấp sản phẩm thiết bị thông minh: Công ty có thể thực hiện đàm
phán lại với bên phía Komax về việc có thể đăng các sản phẩm của nhà cung cấp khác
lên trang web của công ty hay không. Ngoài ra công ty có thể phát triển thêm các công
ty con để mở rộng quy mô công ty cũng như phát triển các sản phẩm của các nhà cung
cấp khác.
Công ty có 3 hướng giảm chi phí cũng như các vấn đề như đóng cửa khẩu, đội chi
phí:
Thứ nhất đàm phán hợp đồng lâu dài với đối tác, chia nhỏ đơn đặt hàng. Các công
ty nhỏ thì đây là cơ hội, nếu tìm đúng nhà cung cấp và đàm phán đúng cách thì đây là
một biện pháp không tồi.
Thứ hai có thể đàm phán dưới dạng đầu tư và trở thành cổ đông hoặc có một hợp
đồng riêng nếu công ty cung cấp là công ty trách nhiệm hữu hạn. Khi đó công ty có thể
giảm tải được chi phí sản xuất bao bì, vỏ hộp trong nước, nếu công ty cung cấp hoạt
động tốt thì có thể có thêm một khoản lợi nhuận cho công ty.
44
PHẦN 4: TỰ LƯỢNG GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
4.1. Những bài học kinh nghiệm
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE tôi đã làm
quen với môi trường thực tế tại doanh nghiệp và học hỏi được nhiều bài học quý giá.
Đây là cơ hội tốt cho tôi vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế, đồng thời hoàn
thiện thêm kiến thức và các kỹ năng. Tôi nhận thấy những kiến thức được học ở nhà
trường là vô cùng hữu ích cho công việc thực tế của tôi, kiến thức cơ bản sẽ là nền tảng
nên cần nắm chắc.
Thông qua việc giao tiếp, quan sát và học hỏi cách thức làm việc của các anh chị
trong phòng, tôi đã hiểu biết thêm nhiều cách thức giao tiếp tác phong làm việc trong
công ty, về văn hóa doanh nghiệp và cách thức phân bổ công việc của các thành viên
trong công ty. Các anh chị trong công ty rất bận nên bản thân phải tự chủ động yêu cầu
trong công việc. Tự ý thức được kiến thức của bản thân chưa tốt nên phải bù đắp bằng
thái độ tốt. Chủ động là bài học lớn nhất mà tôi học được. Chủ động làm quen với mọi
người, chủ động tìm hiểu công việc nơi thực tập, chủ động làm việc cùng mọi người. Tất
cả đều giúp cho tôi nhanh chóng hòa nhập được với môi trường mới. Đây cũng chính là
cách để chúng ta xây dựng hình ảnh của mình trong mắt đồng nghiệp và xây dựng nên
phong cách làm việc của chính mình.
Tôi cũng được cách tìm kiếm và sắp xếp tập hợp các tài liệu cần thiết một cách
khoa học hợp lý. Hiểu thêm nhiều về cơ cấu tổ chức của công ty và cách thức quản lý
một doanh nghiệp. Trong cách thức giải quyết công việc nên có tinh thần cầu tiến, phải
luôn khiêm tốn, có tinh thần học hỏi không ngừng để nâng cao kiến thức trong công việc
và trong cuộc sống. Cần linh hoạt trong việc áp dụng kiến thức, không áp dụng một cách
máy móc những kiến thức được học trong trường vào thực tế. Tất cả những điều này sẽ
là hành trang tốt cho một sinh viên năm thứ ba và công việc sau này.
4.2. Những thay đổi của bản thân sau khi kết thúc đợt thực tập
6 tuần không phải là thời gian quá dài nhưng cũng đã đủ để khiến tôi có một cái
nhìn rộng hơn về nghề nghiệp tương lai cũng như nhìn nhận được bản thân cần phải trau
dồi thêm những điều gì để đáp ứng được nhu cầu công việc.
Chỉ còn hơn 1 năm nữa là tôi rời khỏi ghế nhà trường và bắt đầu bước chân vào
môi trường lao động. Trong năm này, nhất định phải nâng cao năng lực của chính mình
trên cả ba khía cạnh “Kiến thức - Kỹ năng - Thái độ”.
45
Về kiến thức:
Không ngừng nâng cao những kiến thức chuyên môn và kiến thức thực tế. Trau
dồi năng lực chuyên ngành như:
- Năng lực quản trị giao nhận và vận tải.
- Năng lực quản trị kho bãi: kho, tổ chức thực hiện, thuê kho ở đâu, vận chuyển ở
nước ngoài qua các kho trung gian.
- Năng lực quản trị dự trữ: hàng hóa tính toán lập kế hoạch.
- Năng lực quản trị hoạt động chuỗi cung ứng: mua nguyên vật liệu này ở nước
nào.
- Năng lực quản trị sản xuất: vận hành.
- Năng lực xử lý xuất nhập khẩu: luật hải quan.
Ngoài ra, cần phải không ngừng tìm hiểu kiến thức văn hóa của các quốc gia, các
vùng miền để có thể mở rộng môi trường làm việc không chỉ trong nước mà còn tiến
tới môi trường quốc tế.
Về kỹ năng:
Có ba phần cần rèn luyện đó chính là tiếng Anh, tin học và kỹ năng mềm. Ngoài
ra, đó còn là kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc và từng công việc, kỹ
năng phân chia công việc cho người khác và khi làm việc nhóm.
Kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc và từng công việc: Mỗi ngày,
hãy dành ra một ít thời gian để lên kế hoạch công việc cho ngày mai và tuần tới. Việc
này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng công việc mà đảm bảo được mức độ hoàn
thành tốt nhất.
Kỹ năng phân chia công việc cho người khác và khi làm việc nhóm: Vấn đề làm
việc nhóm và phân việc như thế nào là công bằng luôn là nỗi lo lớn nhất khi bắt đầu
làm việc nhóm. Để việc phân công dễ dàng hơn, bạn cần ghi cụ thể những công việc
cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng người. Tránh đừng
ôm quá nhiều việc vào người. Điều này vừa khiến bạn mệt mỏi vừa không đảm bảo
được tính công bằng.
Về thái độ:
Muốn phát triển kiến thức, kỹ năng thì bắt đầu từ phát triển thái độ. Thái độ làm
việc cũng là phần mở rộng được suy ra từ những nhận định về thái độ. Chỉ có điều thái
độ bao quát hơn thái độ làm việc. Thái độ làm việc trực tiếp ảnh hưởng đến hành vi và
46
nhận thức của chủ thể đó. Và nó luôn mang hai chiều hướng khác nhau: tích cực và
tiêu cực. Vậy đó là thái độ ham học hỏi, nhiệt tình, cẩn trọng trong từng công việc thì
mới học được nhiều nhất qua từng việc mình làm. Xây dựng thái độ cũng chính là xây
dựng phong cách làm việc của chính mình.
4.3. Thuận lợi và khó khăn tại cơ sở thực tập
4.3.1. Thuận lợi
Trong quá trình thực tập, tôi đã được nhà trường và đơn vị thực tập hỗ trợ và tạo
điều kiện rất nhiều. Và trong thời gian này, khi có bất kỳ khó khăn nào thì tôi có thể
trao đổi trực tiếp với cô giáo hướng dẫn. Tôi cũng luôn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo
nhiệt tình của các anh chị trong công ty về kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ, đồng thời
cũng được cung cấp nhiều tài liệu cần thiết cho nội dung đề tài nghiên cứu, giúp tôi có
cơ hội làm các việc thực tiễn.
Thực tập căn bản là vận dụng những gì đã học để áp dụng vào thực tiễn công
việc. Vì thế với tôi đây là quá trình quan trọng giúp tôi tìm hiểu và phát hiện ra nhiều
thứ như điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, những kiến thức chuyên môn chưa được
học trên trường, niềm đam mê với công việc… Qua đó, bản thân tự hoàn thiện những
mặt hạn chế của mình. Bên cạnh đó, công ty còn tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong
quá trình thu thập tài liệu để làm báo cáo thực tập.
4.3.2. Khó khăn
Do kiến thức và kỹ năng của bản thân còn hạn chế nên tôi đã gặp nhiều bỡ ngỡ
khi thực tập và nghiên cứu đề tài, khi có rất nhiều điều không thể học hỏi hết trên lý
thuyết và sách vở.
Cảm thấy lý thuyết học được trên sách vở khác với thực tiễn. Bên cạnh đó môi
trường làm việc yêu cầu sự nghiêm túc, chuyên nghiệp và tập trung cao vô hình chung
gây ra áp lực.
Thời gian thực tập khá ngắn chỉ có 6 tuần vì vậy mà việc học hỏi tiếp thu kiến
thức cũng như thu thập tài liệu còn hạn chế.
Do diễn biến phức tạp của dịch bệnh và sự chủ quan của bản thân đã để cho bản
thân mất đi một khoảng thời gian để thực chiến tại công ty.

47
4.4. Những kiến nghị, đề xuất
4.4.1. Đối với công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật IBS SE
Đẩy mạnh về hoạt động marketing hơn nữa, có sự giao lưu gặp mặt với khách
hàng để trao đổi công việc nhiều hơn là việc chỉ làm việc qua điện thoại, thư từ.
Cần phát triển nhân sự của công ty về các lĩnh vực còn thiếu sót.
Cải thiện về trang thiết bị của công ty, đặc biệt về vấn đề áp dụng công nghệ
thông tin trong quản lý logistics.
4.4.2. Đối với khoa Kinh tế - đô thị
Mở các khóa học những kỹ năng trợ giúp sinh viên khi đi thực tập và áp dụng vào
công việc thực tế.
Tổ chức những buổi hội thảo chia sẻ kinh nghiệm của các anh chị sinh viên đã tốt
nghiệp của trường nói về kinh nghiệm xin thực tập, xin việc và khi làm tại công ty.

48
 KẾT LUẬN
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay của cơ chế thị trường thì mọi doanh
nghiệp, mọi tổ chức sản xuất kinh doanh đều đang đứng trước khó khăn và thử thách lớn
trong việc làm thế nào để tồn tại và phát triển được trước các đối thủ cạnh tranh. Những
khó khăn và thử thách này chỉ có thể giải quyết được khi doanh nghiệp chú trọng đến
việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do nhận thức được vai trò và ý
nghĩa quyết định của công tác nâng cao hiệu quả kinh doanh trong việc tồn tại và phát
triển của Công ty, cho nên trong thời gian vừa qua Công ty cổ phần Dịch vụ kỹ thuật
IBS SE đã không ngừng tìm tòi, phát huy nỗ lực của mình để nâng cao hiệu quả kinh
doanh. Thực tế cho thấy Công ty đã đứng vững và phát triển trong điều kiện cạnh tranh
hết sức khắc nghiệt này. Điều này chứng tỏ Công ty cổ phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE là
một trong những doanh nghiệp có độ nhạy bén, linh hoạt cao, hoạt động một cách có
hiệu quả trong cơ chế thị trường. Tuy nhiên để đứng vững và phát triển trong tương lai
đòi hỏi Công ty phải không ngừng tìm tòi các biện pháp quan tâm một cách thích đáng
trong công tác nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời
phân tích những thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian gần đây.
Những tồn tại, thành tích đạt được trên cơ sở phân tích các vấn đề thực trạng hoạt động
kinh doanh của công ty. Đồng thời tôi cũng đưa ra những vấn đề bất cập trong quá trình
thực tập phía công ty, cũng như một vài ý kiến, góp ý cá nhân mong công ty xem xét.
Vì thời gian thực tập và kiến thức có hạn cho nên trong bài viết này không tránh khỏi
những thiếu sót, tôi rất mong có sự đóng góp ý kiến từ phía công ty cũng như phía thầy,
cô và nhà trường để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình hướng dẫn của
Trưởng phòng Mai cùng các anh chị ở Công ty cổ phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE; Sự
hướng dẫn nhiệt tình của cô Phan Thị Thúy Hằng cùng các thầy cô trong khoa đã giúp
tôi hoàn thành báo cáo này.
Xin kính chúc thầy cô Trường Đại học Thủ đô Hà Nội và anh chị lãnh đạo, nhân viên
công ty cổ phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE lời chúc sức khỏe và luôn thành công trong
công việc.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Đặng Thu Huyền
49
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu nội bộ của công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE
- Dự liệu quá trình và phát triển công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE
- Hồ sơ báo cáo tài chính
- Hồ sơ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Bảng cân đối kế toán
- Sơ đồ tổ chức và nguồn nhân lực
- Bộ hồ sơ, chứng từ hải quan xuất khẩu, nhập khẩu
- Danh sách khách hàng, đối tác của doanh nghiệp
2. Tài liệu bên ngoài
- Website:
+ https://www.ibs.com.vn/
+ http://thuvienso.daihocthudo.edu.vn/
- Giáo trình:
+ GS.TS. Nguyễn Văn Tiến, TS. Nguyễn Thị Hồng Hải, Giáo trình Thanh toán
quốc tế và tài trợ ngoại thương, NXB Thống Kê 2012
+ Giáo trình trường ĐH Kinh tế Quốc Dân, Kinh Doanh Quốc Tế, NXB ĐH Kinh
tế Quốc Dân 2018
+ TS. Đồng Thị Vân Hồng, Giáo trình Đại cương Logistics và Quản lý chuỗi
cung ứng.
+ Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng, năm 2020, biên soạn bởi Trường đại học Thủ
Dầu Một – UBND tỉnh Bình Dương. Văn bản dưới dạng pdf.
+ Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng, năm 2021, chủ biên PGS.TS. An Thị Thanh
Nhàn, Trường đại học Thương Mại – NXB Thống Kê.
+ Các văn bản pháp luật về hải quan, xuất nhập khẩu, kinh doanh trên website:
https://luatvietnam.vn/

50
 NHẬT KÝ THỰC TẬP
Nhóm thực tập: Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật IBS SE
Cán bộ hướng dẫn: Phan Thị Thúy Hằng
Thời gian: Từ ngày 20/03/2023 đến ngày 29/04/2023
Thời gian
Công việc thực hiện
(Tuần)
- Gặp mặt doanh nghiệp.
Tuần 1 - Tìm hiểu thông tin về Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ
(20/3-26/3) thuật IBS SE
- Tìm hiểu cách thức hoạt động của công ty
- Tìm hiểu về Bộ phận nhập khẩu
Tuần 2 - Tham quan Kho hàng tổng, Kho đóng gói của doanh
(27/3-1/4) nghiệp.
- Tham quan Đại lý bán lẻ của doanh nghiệp.
Tuần 3 - Tìm hiểu về chứng từ nhập khẩu.
(3/4-9/4) - Thu thập thông tin, số liệu của công ty.
- Tìm hiểu và xác định đề tài nghiên cứu.
Tuần 4
- Lập kế hoạch về việc nghiên cứu đề tài.
(10/4-16/4)
- Phỏng vấn, tổng hợp thông tin, số liệu của công ty.
- Nghiên cứu, tham khảo các tài liệu thông tin để phục vụ
Tuần 5
cho việc viết báo cáo.
(17/4-23/4)
- Viết đề cương báo cáo thực tập.
- Trao đổi và giải đáp thắc mắc về vấn đề nghiên cứu.
Tuần 6
- Hoàn thiện báo cáo.
(24/4-29/4)
- Tổ chức cảm ơn và chia tay doanh nghiệp.

51
 Phụ lục
Phụ lục 1: Bảng đánh giá nhà cung ứng

52
 PHẦN NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, CHO ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
53