TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI



Tiể

ĐỀ TÀI

Tìm hiểu các yêu cầu về năng lực và phẩm chất của thƣ ký
văn phòng

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Nghiệp vụ thƣ ký văn phòng

HÀ NỘI - 2021
 MỞ ĐẦU

Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nước, với sự phát triển mạnh mẽ của
khoa học kĩ thuật, các trang thiết bị văn phòng ngày càng đổi mới theo hướng ngày
càng tiện lợi và hiện đại, phạm vi của người thư ký không chỉ đơn thuần là xử lý các
văn bản hành chính như soạn thảo văn thư, thu xếp các buổi họp, các chuyến đi
công tác của giám đốc mà còn ngày càng được mở rộng hơn. Đứng ở hậu phương
hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp. Ngoài ra, thư ký còn kiêm nhiệm một số công việc đối
ngoại như thay mặt giám đốc tiếp,liên hệ với các đối tác, khách hàng… Không quá
khi nói rằng thư ký làm một trong những trợ thủ đắc lực nhất của chủ các doanh
nghiệp và là “ nhịp cầu” quan trọng trong các mối quan hệ giữa giám đốc và các
thành viên trong công ty cũng như khách hàng .

1. Lý do chọn đề tài

Công việc của người thư ký trong các nghành văn phòng ngày càng đa dạng.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, người thư ký văn phòng ngày nay phải được
đào tạo có hệ thống để vừa đảm bảo làm tốt công việc được giao, vừa có khả năng
thích nghi với những đổi mới sắp tới. Do vậy, người làm thư ký cần phải trang bị
cho mình đầy đủ những năng lực cần và đủ để làm việc tốt cho các tổ chức, cơ
quan,doanh nghiệp. Đó là lý do tôi chọn đề tài : “Tìm hiểu các yêu cầu về năng lực
và phẩm chất của thư ký văn phòng” để có thể phác thảo được một cách cơ bản nhất
những đặc điểm về năng lực và phẩm chất của người làm thư ký văn phòng

2. Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu năng lực thực thụ của một người thư ký được thể hiện trong quá
trình làm việc của họ.

- Tìm hiểu về cơ sở lý luận của nghiệp vụ thư ký văn phòng

 - Phân tích các yêu cầu về năng lực và phẩm của thư ký văn phòng

- Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực và phẩm chất của thư ký
văn phòng

3. Phạm vi nghiên cứu

- Năng lực và phẩm chất của thư ký văn phòng

4. Phƣơng pháp nghiên cứu

Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu các yêu cầu về năng lực
và phẩm chất của thư ký văn phòng ” tôi đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu
khác nhau như: Điều tra thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài,
thống kê và và phân tích, đánh giá các số liệu thu thập được trong thời gian nghiên
cứu.

5. Bố cục bài tiểu luận

Đề tài gồm 3 phần chính : Mở đầu, nội dung và kết luận ; trong đó phần nội
dung chính bao gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về thư ký văn phòng

Chương 2 : Phân tích các yêu cầu về năng lực và phẩm chất của thư ký văn
phòng

Chương 3 : Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực và phẩm chất của thư
ký văn phòng
 NỘI DUNG

CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THƢ KÝ VĂN PHÒNG

1.1. Khái niệm

1.1.1.Văn phòng

Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho
việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.

Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

“ Văn phòng là Bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan có trách nhiệm thu
thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ điều hành của lãnh đạo, đảm bảo điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan”

1.1.2. Thƣ Ký

Là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành
chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có
óc phán đoán, có sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của
mình (Theo định hướng của Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế - International
Profesionnal Secretarie).

Thư ký có thể là người trợ lý, giúp việc, đồng thời cũng có thể là người đảm
nhận các công việc có tính chất tổ chức, điều hành.

1.1.3. Thƣ ký văn phòng

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ
các công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản
lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ
chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ
quan hoặc người lãnh đạo một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

1.2. Chức năng, Nhiệm vụ của Thƣ ký văn phòng

1.2.1. Chức năng của thƣ ký văn phòng

Trong thực tế, thư ký văn phòng đảm nhiệm nhiều việc ở nhiều lĩnh vực, từ đó
công việc cũng có sự khác biệt nhất định. Thế nhưng, công việc của thư ký văn
phòng vẫn có những chức năng chính Chức năng của thư ký văn phòng được chia
làm ba nhóm

- Chức năng thuộc những công việc liên quan đến văn bản như đăng ký các
văn bản, lưu trữ, kiểm tra, soạn văn bản, kiểm tra việc thực hiện chỉ thị phải quyết
định của thủ trưởng, nói gọn lại là quản lý văn bản trong cơ quan. Thư ký văn
phòng cũng là người nắm giữ, quản lý giấy tờ, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ đầy đủ trong
các cuộc họp và trong các việc thực hiện thủ tục hành chính khác. Bên cạnh đó, họ
cũng phải đảm bảo các loại giấy tờ, tài liệu được bảo mật và cất giữ tại nơi an toàn.
Khi tiếp nhận được công việc cần xây dựng và triển khai, thư ký văn phòng sẽ là
người xây dựng và ban hành văn bản cần thiết phục vụ cho lãnh đạo

Ví dụ : Khi nhận được hồ sơ của các ứng viên mới cần lãnh đạo xem xét tuyển
dụng ở các vị ký quan trọng trong cơ quan, người thư ký văn phòng sẽ thu thập hồ
sơ từ phòng nhân sự, xử lý và cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết nhất
cho buổi phỏng vấn chọn lọc

-Chức năng tổ chức công việc như tổ chức tiếp khách hội họp chuẩn bị cho
thủ trưởng trong chuyến đi công tác, đầm thoại, đảm bảo những điều kiện vật chất
cần thiết cho chuyến đi, thu thập thông tin, tổ chức phòng làm việc, tổ chức nhân sự
 Ví dụ: Được thông báo vào chiều ngày 12/12/2021 ban lãnh đạo công ty có
cuộc gặp mặt và trao đổi với chủ đầu tư dự án Noel sắp tới. Thư ký văn phòng đã tổ
chức lên kế hoạch các công viêc cần làm để đón tiếp khách một cách cẩn thận và
chu đáo nhất. Tổ chức tiếp khách sẽ được phân công từng nhiệm vụ cho các nhân
viên có liên quan như : bảo vê, lễ tân,... hướng dẫn khách vào phòng tiếp khách.
Trình với lãnh đạo lịch trình tiêp khách và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá
trình tiếp khách

-Chức năng giúp việc tổng hợp nhằm giải phóng thủ trưởng khỏi những công
việc, sự vụ lặt vặt. Chức năng giúp việc tổng hợp,

Ví dụ : Tìm hiểu thông tin, kiểm tra việc tryển tin để tập trung vào những
công việc có tính chất chiến lược, quan trọng. Tùy theo thực tế ở mỗi cơ quan mà
.
người thư ký tham gia ở mức độ khác nhau của công việc

1.2.2. Nhiệm Vụ của Thƣ ký văn phòng

1.2.2.1.. Nhiệm vụ hành chính văn phòng:

- Trực văn phòng lãnh đạo, trực tổng đài điện thoại, hướng dẫn và giải quyết
thủ tục hành chính cho đồng nghiệp; hướng dẫn cho khách hàng tới giao dịch, làm
việc với lãnh đạo.

- Tiếp nhận báo chí, công văn, giấy tờ gửi tới chô lãnh đạo và chuyển giao cho
các đơn vị, cá nhân theo thẩm quyền.

- Tiếp nhận các mệnh lệnh, yêu cầu của lãnh đạo và triển khai, thông báo tới
các cá nhân, đơn vị để thi hành.

- Soạn thảo, đánh máy các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo. Tiếp nhận các
dự thảo văn bản từ các đơn vị, cá nhân và trình lãnh đạo phê duyệt.

- Thực hiện việc xử lý văn bản đi, văn bản đến, lưu hồ sơ của lãnh đạo.
 - Xây dựng (tham gia xây dựng) kế hoạch làm việc của lãnh đạo như lịch công
tác tuần, tháng, các kế hoạch chuyên môn khác… Thông báo tới các đơn vị, phòng
ban lịch làm việc sau khi lãnh đạo ký duyệt.

- Phối hợp với các đơn vị, bộ phận khác trong việc tổ chức các cuộc họp, hội
nghị, hội thảo, các sự kiện lớn của cơ quan/doanh nghiệp và có sự tham gia của lãnh
đạo.

- Giải quyết các thủ tục hành chính khác theo yêu cầu của lãnh đạo.

1.2.2.2. Nhiệm vụ tổ chức và trợ giúp lãnh đạo điều hành:

- Liên hệ, sắp xếp kế hoạch làm việc của lãnh đạo với đồng nghiệp và với
khách. Thông báo, phối hợp với đồng nghiệp chuẩn bị nội dung khi làm việc với
lãnh đạo.

- Phối hợp với các đơn vị/phòng ban chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ, tài liệu
các buổi làm việc theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Sắp xếp, chuẩn bị, đảm bảo các thủ tục cần thiết cho lãnh đạo đi công tác
trong và ngoài nước.

- Tổng hợp, báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; báo cáo
kịp thời cho lãnh đạo các vấn đề phát sinh trong cơ quan/doanh nghiệp.

- Liên hệ, giải quyết các công việc có liên quan tới các cơ quan nhà nước theo
yêu cầu của lãnh đạo.

- Thực hiện công tác khác khi được yêu cầu (phiên dịch, ghi biên bản, lễ
tân…).

1.2.2.3. Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc

Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan

Công việc quan trọng nhất trong những nhiệm vụ của thư ký văn phòng đó là
sắp xếp lịch làm việc tại văn phòng. Người thư ký cần nắm rõ được kế hoạch cụ thể
của toàn bộ doanh nghiệp, từ đó lên kế hoạch sắp xếp chi tiết, cụ thể phù hợp để
công việc được triển khai hiệu quả. Đồng thời cũng lên kế hoạch lịch họp, công tác
của các sếp.
Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, quyết định của Thủ trưởng

Sắp xếp và tổ chức phòng làm việc của Thủ trưởng

1.2.2.4. Những nhiệm vụ khác

Ngoài các công việc chung, phổ biến trên thì người thư ký còn có trách nhiệm
tham gia, hỗ trợ, phối hợp với các phòng ban, cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ
chung; tham gia vào các hoạt động cụ thể khác theo sự phân công của lãnh đạo.

- Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý, sự kiện quan trọng

- Quản lý thư viện, tủ tư liệu riêng của thủ trưởng

- Tổ chức một số công việc hành chính sự vụ có tính chất cá nhân và liên quan
đến thủ trưởng

- Thực hiện các công việc khác khi được thủ trưởng phân công

1.3. Vị trí của thƣ ký văn phòng

1.3.1.Trung gian thiết lập các mối quan hệ

Thư ký văn phòng có vị trí là trung gian thiết lập các mỗi quan hệ trong cơ
quan nói chung và văn phòng nói riêng. Thư kỹ sẽ là người truyền thông tin, tổng
hợp và lắng nghe ý kiến từ các phòng ban và cán bộ làm việc cụ thể để trình bày
với lãnh đạo và ngược lại cũng thoong tin tới các cán bộ khác từ chỉ thị của thủ
trưởng . Với những nguồn tin được chắt lọc cụ thể và chính xác. Thư ký văn phòng
kết nối các mối quan hệ lại gần hơn và cũng là nguồn thông tin giải quyết các mâu
thuẫn , xung đột trong nội bộ

1.3.2.Đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác
 Việc chuẩn bị và cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng của mọi
văn phòng. Vì vậy, hầu như tất cả các thư ký văn phòng đều phải thực hiện các
nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến vấn đề này. Do đó, TKVP phải tìm hiểu, nắm
vững nhu cầu thông tin của cơ quan và lãnh đạo, xác định nguồn thông tin và
phương pháp thu thập thông tin, tiến hành xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan
và lãnh đạo, về nhu cầu thông tin, TKVP cần tìm hiểu và phân loại nhu cầu thông
tin của cơ quan, lãnh đạo

Người TKVP phải trực tiếp xử lý thông tin đẻ cung cấp cho cơ quan, người
lãnh đạo. Ngoài ra, nhờ xử lý thông tin tốt, cho nên có thêm những thông tin mới,
làm giàu có thêm về thông tin.

1.3.3. Đảm bảo sự liên tục và sự thông suốt trong hoạt động của cơ quan, lãnh
đạo

Từ việc cập nhật thông tin, lịch trình đầy đủ và chương trình làm việc cụ thể,
thư ký văn phòng phải luân nắm được xuyên suốt quá trình làm việc của cơ quan
lãnh đạo, nhằm duy trì sự liên tục k bị ngắt quãng

1.3.4 Là trợ lý, giúp việc thân cận của lãnh đạo

Thư ký là một trợ thủ đắc lực cho một tổ chức, cơ quan, đơn vị hay còn được
ví là cánh tay phải làm nên thành công. Thư ký văn phòng nắm một vai trò quan
trọng trong quá trình hình thành , phát triển và hợp tác mở rộng

Tiểu kết chƣơng 1

Cơ sở lý thuyết về thư ký văn phòng cho thấy chức năng , nhiệm vụ và vị trí của thư
ký văn phòng, làm tiền đề phân tích năng lực và phẩm chất
 CHƢƠNG 2 : PHÂN TÍCH YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT
CỦA THƢ KÝ VĂN PHÒNG

SƠ ĐỒ HÓA
Kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ

Kiến thức xã hội

Yêu cầu về năng lực

Kỹ năng thực hiện
nghiệp vụ

Phải có mơ ước thăng

tiến trong nghề nghiệp

YÊU CẦU VỀ NĂNG

LỰC VÀ PHẨM CHẤT Khả năng xử sự chính
CỦA NGƯỜI THƯ KÝ xác đối với mọi đối
VĂN PHÒNG tƣợng giao tiếp

Khả năng kiềm chế các

trạng thái cảm xúc

Khả năng giữ bí mật

YÊU CẦU VỀ PHẨM
CHẤT
Sự thiện chí trong giao
tiếp

Tôn trọng kỷ luật và

chủ động trong công

Khả năng thích ứng

Một số phẩm chất khác

2.1. Những năng lực cần thiết của thƣ ký văn phòng

2.1.1. Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ

- Đào tạo phù hợp với ngành, nghề, lĩnh vực công tác: Thư ký văn phòng
được đào tạo từ các chuyên ngành liên quan như Quản trị văn phòng, quản trị nhân
sự, thư ký .... Để có kiến thức chuyên môn cơ bản cần có của một người thư ký văn
phòng thì trước tiên là qua đào tạo từ trường lớp ở trình độ cao đẳng, đại học, ....
Ngoài ra người có chuyên môn nghiệp vụ thư ký văn phòng tốt sẽ là người học hỏi
từ những lớp đào tạo chuyên sâu, các chuyên gia , ....

Ví dụ : Sinh viên tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành ngôn ngữ Anh,
thư ký văn phòng, văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng,… được học tập, giảng dạy
và bổ trợ phần lớn về kiến thức kỹ năng về Thư ký văn phòng, vì vậy khi tuyển
dụng sẽ được chú ý hơn

- Thao tác thành thạo và đúng yêu cầu các nghiệp vụ chuyên môn thuộc
nhiệm vụ được giao, đảm nhận: không chỉ ở kiến thức chuyên môn mà việc nhạy
bén, tiếp xúc nhanh chóng với công việc được giao là một ưu thế lớn với thư ký văn
phòng. Xử lý công việc thông thạo, sử dụng máy móc bổ trợ cho công việc một
cách khoa học và có hiểu biết là điều cần thiết ở bất cứ người thư ký văn phòng nào

Ví dụ : Giữ 2 thư ký tập sự thì người nào có khả năng nhạy bén trong công
việc, thao tác thành thạo các công việc được giao cùng với máy móc ở công ty thì
người đấy chắc chắn sẽ được đánh giá cao và ưu tiên hơn

- Có khả năng về ngoại ngữ, tin học : Ngoại ngữ và tin học là hai yếu tố cực
kỳ quan trọng tác động trực tiếp đến khả năng thăng tiến và kết quả làm việc của
mỗi người thư ký văn phòng. Với sự đổi mới và nền công nghệ 4.0, ngoại ngữ và tin
học giúp người thư ký văn phòng có thể mở rộng giao tiếp,hình thành thói quen bắt
kịp xu hướng và thích nghi được với bất kỳ môi trường làm việc nào
 Ví dụ : Là thư ký văn phòng thành thạo Tiếng Anh, sẽ giúp cho lãnh đạo rất
nhiều trong việc gặp gỡ đối tác, trao đổi với các khối quốc tế trong và ngoài nước,
tiếp cận nhiều hơn những cơ hội mới sẽ là người thư ký văn phòng được trọng dụng
rất nhiều

2.1.2. Kiến thức xã hội

- Rèn luyện để có một phong cách giao tiếp đẹp

Mục đích:

+ Tạo ấn tượng và niềm tin với đối tượng giao tiếp : Trong giao tiếp ở bất kể
tình huống nào thì việc tạo thiện cảm, gây ấn tượng với đối tượng giao tiếp cũng là
thành công bước đầu để tiến đến cuộc giao tiếp có hiệu quả

+ Phản ánh trình độ văn hoá, trình độ học vấn, thái độ tôn trọng và khả năng
thu hút của người Thư ký với đối tượng giao tiếp : Mục đích của việc rèn luyện để
có một phong cách giao tiếp dẹp sẽ phản ánh lên trình độ văn hóa của người Thư ký
văn phòng đến đâu, thể hiện được thái dộ tôn trọng với người giao tiếp và thu hút
đối phương có cái nhìn tốt đẹp về mình

Yêu cầu:

+ Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình.
Biết kính trên nhường dưới, lễ phép và lịch sự là yêu cầu đầu tiên trong mọi cuộc
giao tiếp. Nhất là với thư ký văn phòng người cầu nối giữa các cấp trong cơ quan.
Việc xử sự hợp lí và kiềm chế cảm xúc cá nhân tác động đáng kể đến kết quả hoàn
thành công việc

+ Thư ký phải lựa chọn hành vi phù hợp với đối tượng, văn hóa, môi trường
giao tiếp. Tùy vào đối tượng giao tiếp đã được tìm hiểu thì việc tôn trọng văn hóa,
môi trường giao tiếp sẽ gây thiện cảm với các bên . Tôn trọng văn hóa giao tiếp của
từng người cũng chính là tôn trọng chính bản thân mình.
 + Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình
huống. Trong giao tiếp sự tinh ý của người giao tiếp giúp chủ động hơn trong quá
trình làm viêc, nhất là đối với thư ký văn phòng trong giao tiếp vơi lời lẽ tế nhị sự
tinh ý nhẹ nhàng sẽ được nghi điểm trong mắt đối tác cực lớn

+ Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự
kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…

+ Có thái độ tôn trọng những nghi thức giao tiếp cơ bản . Văn hóa nghi thức
giao tiếp ở mỗi nơi mỗi đặc trưng khác nhau, như việc chào hỏi, tiếng địa phương,
hay cả những ngôn ngữ ký hiệu. Người thư ký văn phòng biết tôn trọng và xem đó
như những văn hóa tốt đẹp cần được học hỏi thì chắc chắn cuộc giao tiếp sữ trở nên
cởi mở và hài hoa hơn

Ví dụ : Linh là hai ứng cử viên cho vị trí thư ký văn phòng của công ty Hoàng
Mai ( buôn bán đồ nhập khẩu ) . Với tính chất công việc cần sự giao tiếp nhạy bén ,
ban tuyển dụng đã đưa ra thử thách về việc khách hàng đòi gặp trực tiếp lãnh đạo
công ty với thái độ rất nóng giận có hành vi đập phá .

Bằng sự thông minh và nhạy bén của mình linh đã bình tĩnh giải quyết như
sau: trấn an tinh thần khách hàng, nói chuyện tôn trọng và tìm hiểu nguyên nhân về
trải nghiệm không tốt tại công ty, khi nói chuyện với khách hàng dù như thế nào
cũng phải xin lỗi khách trước và sau đó mới giải quyết các vấn đề tiếp theo. Từ thái
độ chân thành, lời nói giao tiếp tốt khách hàng đã bình tĩnh và ngồi lại cùng giải
quyết công việc với Linh

Qua bài đánh giá Linh đã được đánh giá cao trong cách hành xử , giao tiếp
chứng tỏ kỹ năng, phong cách đã được rèn luyện bài bản

- Có khả năng vận dụng những quy phạm khách quan vào trong hành vi
ứng xử thông thường
 + Thư ký là trung gian trong các mối quan hệ, Từ các mối quan hệ có sẵn tại
nơi làm việc, người thư ký văn phòng sẽ phải biết cách kết nối nhiều hơn giữa các
mối quan hệ trong quy phạm khách quan với nhau để tạo sự liên kết, gắn bó và phối
hợp tốt trong cách làm việc

+ Kết quả giao tiếp: giá trị của các thông tin thu thập; tạo một ấn tượng tốt là
điều thư ký phải thực hiện. Luôn kà người tìm tòi học hỏi và thu thập được nhiều
thông tin từ nhiều nguồn thông tin khác nhau, thư ký văn phỏng phải nhạy bén,
phân biệt và chắt lọc được thông tin một cách sáng suất để đưa ra một hiệu quả giao
tiếp cao

Yêu cầu:

Thư ký phải luôn sẵn sàng, chủ động trong giao tiếp; vận dụng sáng tạo các
qui phạm khách quan . Luôn đặt bản thân vào tư thế chủ động, học hỏi , cầu thị và
biết lắng nghe. Có như thế kết quả công việc mới thực sự hiệu quả và đúng đắn

Ví dụ: Mâu thuẫn giữ các nhân viên tại văn phòng là điều không thể tránh
khỏi tại bát kỳ nơi đâu. Mai là thư ký văn phòng của cơ quan , khi nhận được thông
tin từ các nhân viên văn phòng về mâu thuẫn giữ hai người Văn thư lưu trữ và đã
nộp đơn xin nghỉ việc. Bằng kiến thức và kỹ nằng của mình Mai đã kết nối được
nhiều nguồn tin từ các mối quan hệ xung quang 2 nhân viên đang xyar ra mâu
thuẫn. Chắt lọ và sáng suốt chọn nguồn tin từ nhiều phía để xác định chính xác
nguyên nhân sự việc. Mai đã nắm được tình hình và gặp mặt riêng 2 nhân viên văn
thư đó. Sau khi giải quyết và trình lên cấp trên về những sự việc vừa xảy ra .
Trưởng phòng nhân sự thấy được cách làm việc chuyên nghiệp của Mai và cô được
đánh giá cao trong cách giải quyết công việc thông qua các mối quan hệ này

- Có kiến thức về tâm lý

 + Tạo được tình cảm của đối tượng giao tiếp. Tình cảm ở đây được hiểu là
thiện chí hợp tác, thái độ và hành vi trong sáng trong cách làm việc để phương có
thể thoải mái chia sẻ và hợp tác tốt trong mọi trường hợp

+ Giúp Thủ trưởng hạn chế hoặc loại trừ những mâu thuẫn ở nơi làm việc.
Thư ký văn phòng là người bao quat công việc, lên lịch trình cũng như nắm sơ bộ
những công việc cần làm tại quan và ngay cả những việc cá nhân cũng cần nắm rõ
và chia sẻ tốt. Thư ký văn phòng sẽ giúp việc cho lãnh đạo một cách tận tâm, mọi
lúc mọi nơi thi khi đó sự phối hợp giữa lãnh đạo và thư ký mới trở nên am hiểu, ăn
ý và thật chính xác trong công việc.Để các lãnh đạo có thể tập trung tốt giải quyết
taooj mối quan hệ tốt với những công việc lớn thì đầu tiên người thư ký văn phòng ,
giúp việc cho lãnh đạo cũng vào có tầm kiến thức chuyên môn đủ hiểu để xử lý
những tồn đọng xung quanh, giúp lãnh đạo không bị quá sao nhãng bởi những vấn
đề bên ngoài ảnh hưởng đến công việc

Ví dụ: Trong chuyến đi công tác của các lãnh đạo cao cấp để ký hợp đồng với
đối tác trong dự án lớn sắp tới. Tại công ty ở nhà gặp một số sự cố về khách hàng
lớn không mong muốn. Để các lãnh đạo không bị quá mất tập trung với công việc,
thư ký văn phòng là người phải nắm được thông tin một cách chính xác và kịp thời
từ nhiều nguồn tin đãng tin cậy khác nhau. Sau đó bước đầu xử lý khách hàng và
những tình huống không đáng có, sau đó phải trấn tĩnh và tổ chức điều phối công
việc nư ban dầu để tránh gây hình ảnh xấu cho công ty. Khi đó thư ký văn phòng sẽ
phải báo cáo với cấp trên người được ủy quyền điều hành khi các lãnh đạo cao cấp
vắng mặt. Nếu sự việc không thể giải quyết sẽ báo cáo cụ thể với các ban lãnh đạo
về sự việc nhưng trong tình huống bước đầu đã được êm xuôi .

- Có kiến thức về ngôn ngữ

Đây là phương tiện cơ bản, quan trọng người thư ký văn phòng sử dụng để thu
thập, khai thác thông tin và thiết lập quá trình giao tiếp.
 + Ngôn ngữ phổ thông: phục vụ cho các hoạt động giao tiếp xã hội. Từ các
mối quan hệ nhỏ , giữa các đồng nghiệp tại cơ quan, đối tác và những người thân
quen

+ Ngôn ngữ chuyên môn: đáp ứng yêu cầu chuyên môn hóa của công việc.
Tạo dựng hình ảnh tốt với kiến thức cần có. Đó là niềm tin và sự tin tưởng trong
quá trình giao tiếp cho thấy người có chuyên môn, kiến thức sẽ được trọng dụng

+ Ngôn ngữ tiếng nước ngoàii : Phục vụ cho các chuyến đi công tác, phối hợp
đàn phán và tạo mối quan hệ giúp lãnh đạo và văn phòng mở rộng mối quan hệ với
các đối tác quốc tế và chuyên môn cần sử dụng tiếng nước ngoài

Ví dụ : Khi đi ký hợp đồng với đối tác người Nhật, ngoài tiếng anh được sử
dụng thông thường trong cuộc giao tiếp thì khi người thư ký văn phòng s thông thạo
một chút tiếng Nhật. Trong uqas trình trao đổi thư ký văn phòng đã đề cao văn hóa
người nhật và cũng đã trao đổi bằng tiếng Nhật rất tốt trong quá trình giao tiếp .
Chính vì thế đã gây được thiênh cảm tốt trong lòng đối tác và cùng đi đến kết quả
cao trong phiên trao đổi ấy .

- Có kiến thức về trang phục, trang điểm

Mục đích:

+ Tạo hình ảnh . Hình ảnh của người thư ký văn phòng thể hiện ngay ở bộ
trang phục , cách chỉnh chu trong việc trang điểm gây thiện cảm với đối phương.
Người có kiến thức về thời trang tốt sẽ gây được sự chú ý ngay từ cái nhìn đầu tiên

+ Phản ánh trình độ, sự hiểu biết cá nhân . Bộ trang phục và bề ngoài không
thể nói lên con người và kiến thức sực sự của con người. Nhưng nhờ trong phục,
trang điểm và cách chỉnh chu trong văn hóa trang phục bước đầu thể hiện một
người thư ký văn phòng chủ động, cẩn thận và gây được thiện cảm tốt với đối
phương
 + Văn hoá của cơ quan, đơn vị. Kiến thức về trang phục trang điểm được xem
như bộ mặt của không chỉ người thư ký mà cả người đại diện và cả văn phòng. Nó
thể hiện văn hóa ăn mặc, sự tôn trọng đối tượng giao tiếp và chỉnh chu ngay từ
những điều nhỏ nhặt nhất

Yêu cầu: Phù hợp yêu cầu công việc; Tính thẩm mỹ

Ví dụ : Trong cuộc phỏng vấn chọn thư ký văn phòng, 2 ứng cử viên là Lan và
Vân cùng đến phỏng vấn. Hai người đều có kiến thức chuyên môn rất tốt nhưng về
cách tiếp cận ban đầu trong khi Lan có cách trang điểm vừa phải nhẹ nhàng, với bộ
đồ công sở áo vét và chân váy dài rất lịch sự và trạng trọng tạo sự chuyên nghiệp và
tác phong mà người thư ký văn phòng cần có thì Vân lại không hề trang điểm mà để
lộ trên khuôn mặt rất nhiều khuyết điểm và bộ trang phục có phần chưa chỉnh chu
khi áo sơ mi còn nhăn và đi đôi dày thể thao không hợp lắm so với quần âu công sở.
Chính vì vâyh mà khi trả kết quả thì Lan là người được ban lãnh đạon lựa chọn và
tâm đắc nhất về cả kiến thức chuyên môn đến kiến thức về phong cách ăn mặt, trang
điểm

- Có khả năng chứng minh hiệu quả công việc thông qua hoạt động thực
tiễn

Kiến thức chuyên môn , kiến thức xã hội, vận dụng vào thực tiễn công việc.

Kết quả lao động của người thư ký – thực tiễn giải quyết công việc – sẽ là căn
cứ cuối cùng để đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc của cá nhân

2.1.3. Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ

Các kỹ năng thực hiện nghiệp vụ của người thư ký văn phòng cần có : Tham
mưu tổng hợp; Lập kế hoạch; Quản lý và sử dụng thời gian; Kỹ năng giao tiếp ; Sử
dụng các trang thiết bị văn phòng

2.1.3.1. Tham mƣu tổng hợp

 Với nhiệm vụ tham mưu và giúp lãnh đạo có thể đưa ra được các quyết định
chính xác hơn, thư ký văn phòng cần có kỹ năng, nghiệp vụ tham mưu cho mình.
Về vấn đề tham mưu cần phát hiện ra những vấn đề chính tham mưu, vấn đề tham
mưu này dùng có thời gian địa điểm để tham mưu và phương thức tham mưu sao

cho hợp lý.

Thư ký văn phòng cần rèn luyện kỹ năng tham mưu tổng hợp , ý kiến đề bạt
với lãnh đạo và cả văn phong một cách chủ động, rõ ràng và mang tinh thần xây
dựng góp ý . Đôi khi từ nhiều nguồn thông tin khác nhau nhưng tựu chung lại kết
quả mà người lãnh đạo cần là những gì khái quát nhất, tổng hợp trung thực và thông
tin tham mưu chính xác và hiệu quả

Ví dụ : Trước mỗi cuộc họp thường niên người thư ký văn phòng luôn phải
chuẩn bị những tài liệu tổng hợp về quá trình xây dựng và chương trình tiến hành
sắp tới cho lãnh đạo. Tiếp đến là tham mưu cho lãnh đạo những ý kiến cần được bổ
sung và lưu ý về thành phần tham sự và nhũng sự việc mang tính chất phát hiện, lựa
chọn và tuyển dụng

2.1.3.2. Lập kế hoạch

Tập hợp hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn
định mục tiêu cụ thể và biện pháp để thực hiện mục tiêu

Lập kế hoạch cụ thể chi tiết trong quá trình làm việc là những vụ cần thiết
của thư ký văn phòng cần thực hiện việc xây dựng các kế hoạch, lịch Trình làm việc
cho cơ quan và lãnh đạo. Những công việc có thể kể đến như hội họp, chúc khách,
công tác, những nghiên cứu và giải quyết công việc tại văn phòng,. Chấm. Tất cả
cần được sắp xếp và lên kế hoạch cụ thể chi tiết. Bên cạnh đó thư ký văn phòng cần
có kế hoạch dự trù để phòng cho những trường hợp khẩn cấp cần phải thay đổi lịch
Trình hay hủy bỏ một chút là chừng nào đó.
 Ví dụ : Ngày 30 tháng 12 năm 2021 Lãnh đạo công ty sẽ tổ chức chương
trình gặp cuối năm với các thành viên chủ chốt trong công ty. Do đó thư ký văn
phòng sẽ là người lập kế hoạch cần làm , những công việc với thời gian cụ thể cho
lãnh đạo để tiếp hành thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất

2.1.3.3. Quản lý và sử dụng thời gian

Xác định mục tiêu

Liệt kê danh sách những công việc cần phải làm

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Lên thời gian cho từng việc
Tổng kết lại công việc
Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Tính kỷ luật và tập trung
Phân loại công việc theo trình tự giải quyết : Công việc quan trọng, không
khẩn; Công việc quan trọng, không khẩn; Công việc quan trọng, khẩn; Công
việc không quan trọng, không khẩn; Công việc khẩn, không quan trọng

2.1.3.4. Kỹ năng giao tiếp

Không chỉ hỗ trợ các công việc trong khuôn khổ văn phòng các thư ký hiện
nay còn là những cộng sự đắc lực cho cấp trên trong các công việc gặp gỡ khách
hàng, làm việc với đối tác làm việc với các phòng ban. ... Khi cần thiết, khi sắp xếp
đi công tác. Chính vì thế thư ký văn phòng cần có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán,
ngoại giao giỏi, ứng xử linh hoạt, khéo léo. Nhằm tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp
và giải quyết tốt các công việc được giao. Là một thư ký văn phòng giỏi sẽ phải biết
cách xử sự đúng đắn, lịch sự hòa nhã với mọi người và biết kiềm chế bản thân mình
Kỹ năng giao tiếp cơ bản

+ Kỹ năng nghe là kỹ năng quan trọng nhất để thành công trong mọi cuộc
giao tiếp, Kỹ năng lắng nghe quyết định 90% thành công trong mọi cuộc giao tiếp,
đi kèm với kỹ năng nói. Và mặc dù nghe là một phản xạ của con người, nhưng lắng
nghe là 1 kỹ năng cần phải học tập và rèn luyện mới có thể thành thạo

+ Kỹ năng nói : là một dạng kỹ năng mềm cho chúng ta khả năng giao tiếp
hiệu quả. Những kỹ năng này cho phép người nói, truyền tải thông điệp của mình
một cách say mê, chu đáo và thuyết phục.

+ Kỹ năng đọc : Bên cạnh kỹ năng viết và lập luận, kỹ năng đọc là một
trong số những hoạt động quan trọng nhất Cùng với lắng nghe và quan sát, đọc sách
là phương tiện quan trọng để chúng ta tiếp nhận thông tin về thế giới

+ Kỹ năng viết trong giao tiếp là khả năng truyền đạt ý của bạn trong một
văn bản một cách mạch lạc, dễ hiểu nhất nhằm đạt được mục đích của bản thân.

2.1.3.5. Sử dụng các trang thiết bị văn phòng :.

Công việc của một thư ký đòi hỏi làm việc máy tính và các trang thiết bị
hiện đại khác mỗi ngày. Vì vậy cần phải biết sử dụng các chương trình cơ bản như:
Word, Excel, soạn hợp đồng, văn bản, thư mời,… Trang thiết bị văn phòng là một
trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng,
đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt
nhiệm vụ của mình.

Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã
được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ
công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng.

Ví dụ : Thư ký văn phòng cần trang bị cho mình kiến thức sử dụng các trang
thiết bị cơ bản tại văn phòng như : máy tính, máy in, máy fax , ....

2.2. Những yêu cầu về phẩm chất cần thiết của ngƣời thƣ ký văn phòng
Phẩm chất nghề nghiệp của người lao động là một khái niệm dùng để chỉ
những đặc trưng bản chất nhất được kết tinh trong con người lao động để có khả
năng thực hiện một công việc, một nghề nhất định. Dối với người thư ký giúp việc
cho các nhà quản trị cấp cao đòi hỏi các yêu cầu sau:

2.2.1. Phải có mơ ƣớc thăng tiến trong nghề nghiệp

Thể hiện ý chí phấn đấu, mong muốn được khẳng định, khả năng nắm bắt cơ
hội. Phải thực sự yêu nghề và say mê với công việc

Tác dụng: Là động lực thúc đẩy người Thư ký vươn lên, xác lập, khẳng định
vị trí không thể thay đổi, uy tín của cá nhân trong tập thể; nhân tố đưa đến thành
công trong hoạt động của người Thư ký

Yêu cầu: Không ngừng học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, xã hội; Khả
năng chứng minh qua hiệu quả công việc; Yêu ngành, nghề, công việc

Ví dụ : Thư ký văn phòng là một nghề có nhiều cơ hội phát triển và thăng
tiến. Ước mơ và nỗ lực đạt được ước mơ là động lực rất lớn để đạt được mục tiêu
mình mong muốn. Một thư ký văn phòng có ước mơ thăng tiến cao sẽ là người luôn
chủ động nỗ lực tìm kiếm cơ hội và được cấp trên cân nhắc và chú ý đến

2.2.2. Khả năng xử sự chính xác đối với mọi đối tƣợng giao tiếp

Để thực hiện yêu cầu này, Thư ký phải thực hiện một số nội dung sau:

+ Phân loại hình thức giao tiếp. Dựa vào nội dung tâm lý của giao tiếp, người
ta phân ra: Giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới.; Giao tiếp nhằm thay đổi
hệ thống động cơ và giá trị.; Giao tiếp nhằm động viên, kích thích hành động.

+ Phân loại đối tượng giao tiếp : Giao tiếp liên nhân cách (giữa 2 – 3 người
với nhau).Giao tiếp xã hội; Giao tiếp nhóm
 + Đặt đối tượng giao tiếp đúng hoàn cảnh, tình huống giao tiếp . Tùy vào tình
huống giao tiếp và hoàn cảnh mà thư ký văn phòng phải điều chính cách cư xử, văn
hóa và lời nói sao cho phù hơph vói hoàn cảnh

+ Thực hiện chính xác các nghi thức giao tiếp cơ bản như chào hỏi, cười, ảnh
mắt, hành động cử chỉ ....

Mục đích: Gây dựng thiện cảm của đối tượng giao tiếp ; Nâng cao hiệu quả
giải quyết công việc; Thiết lập các mối quan hệ mang tính “mở”

Yêu cầu:

- Khả năng quan sát, quan sát từ bối cảnh xung quanh, yếu tố tác động vfa văn
hóa ứng xử giữ các bên

- Chuẩn bị thông tin là điều k thể thiếu trong quá trình trao đổi. Đối với mọi
đối tượng giao tiếp và làm việc người thư ký văn phòng phải nắm rõ và chuẩ bị
trước những thông tin về người đó, công việc cần trao đôit và sơ bộ về năng lực đối
phương

Ví dụ : Đối với mọi đối tượng giao tiếp từ cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp ....
Thư ký văn phòng cần điều chỉnh hành vi, khả năng xử sự phù hợp với từng hoàn
cảnh và đối tượng giao tiếp . Lễ phép chào hỏi , niềm nở và gây thiện cảm với tất cả
mọi người; Luôn trong tâm thế giữ bình tĩnh, tôn trọng và hòa nhã với mọi đối
tượng giao tiếp trong công việc cũng như trong cuộc sống

2.2.3. Khả năng kiềm chế các trạng thái cảm xúc

Kỹ năng kiềm chế cảm xúc không phải là loại bỏ những cảm xúc của bản thân
mà chính là học cách kiềm chế để làm chủ hành vi, thái độ của bản thân trong mọi
tình huống dù rất tiêu cực, kiểm soát cảm xúc là đưa cảm xúc trở về trạng thái cân
bằng thông qua nhiều phương diện như ngôn ngữ, hình thể…
 Viết kiểm chế ngay cả khi tình huống căng thẳng và phức tạp. Với vị trí văn
phòng là một bộ phận của cơ bộ mặt của cơ quan, mỗi biểu hiện không bình thường
của văn phòng điều gì ảnh hưởng đến mối quan hệ phải đi chiến của vật cơ quan.
Xét về tâm lý, người thư ký văn phòng có tâm lý bị phục vụ, bị sai khiến nên dễ
phản ứng. Sự nóng nảy đừng đưa lại nổ quả, không được tự mình nổi nóng với
người khác. Khi có vấn đề bất đồng về quan điểm xảy ra căng thẳng hoặc bị phạm
những cũng phải bình tĩnh suy nghĩ chín chắn về các khía cạnh của sự việc để đưa
ra giải pháp phù hợp, nhằm tỏ thái độ hoặc quan điểm của mình nhưng vẫn được là
người lịch sự, có văn hóa, có giáo dục.Sự nóng nảy luôn đưa đến một kết quả xấu gì
“cả giận mất khôn”. Phải chín chắn khi phát ngôn, ứng xử trong giao tiếp
Ví dụ : Khả năng kiềm chế cảm xúc được đánh giá qua việc khi là người thư
ký văn phòng bi cấp trên có thái độ tiêu cực, trách móc chửi bới thậm chí là đe dọa
đuổi việc vì đã phạm lỗi sai trong quá trình làm việc. Trước tình huống đó người
thư ký văn phòng phải thực sự bình tĩnh, nhận lỗi và kể cae những điều không đúng
về mình để cân tức dận nguôi ngoai từ cấp trên. Luôn có thái độ lắng nghe , tiếp
thu, cầu thị, sửa đổi để kiềm chế cảm xúc của bản thân không được xử sự quá mức
cho phép. Có như thế thì dù có chuyện gì xảy ra bản thân mới được trọng dụng và
cân nhắc.

2.2.4. Khả năng giữ bí mật

Thư ký là người tiếp cận vào với hầu hết thư từ của thủ trưởng, các tài liệu có
liên quan đến công việc, tham dự vào các buổi họp quan trọng và nắm vững được
những quyết định chiến lược của công ty cơ quan doanh nghiệp. Thư ký phải biết
giữ được những bí mật đó vì trong doanh nghiệp, giữ bí mật là đã dành được một
nửa chiến thắng, một lại vừa giữ được mình phải vừa bảo vệ công ty nơi mình làm
việc. Bí mật nhưng cũng phải thông báo cho tổ trưởng những thông tin về tập thể,
cá nhân có liên quan đến công tác lãnh đạo quản lý của tổ trưởng. Để giữ được an
toàn, bí mật các thông tin, khi ra khỏi phòng làm việc thư ký phải có biết sắp xếp tài
liệu, giấy tờ gọn gàng, ngăn nắp, Không được để trên bản những văn bản giấy tờ ghi
chép có nội dung quan trọng. Không vứt bừa bãi nội dung bí mật quan trọng. Phải
biết hết sức thận trọng khi tiết lộ những thông tin về cơ quan doanh nghiệp, tiếp xúc
với bạn hàng và đối tác.

Sự tin cậy hoàn toàn công việc là niềm tin của thủ trưởng đối với thư ký. Để
có được niềm tin tốt nhất là hoàn thành công việc và cách ứng xử phải giữ vững
niềm tin đó. Dù điều kiện thuận lợi hay khó khăn, người thư ký và luôn hoàn thành
nhiệm vụ, không bao giờ lơ đãng và bỏ sót công việc của mình.

Ví dụ : Khi nhận được thông tin quan trọng của công ty từ lãnh đạo giao
xuống, người thư ký văn phòng phải thật sự cẩn trọng trong trong quá trình giáo tiếp
và lưu trữ hồ sơ giấy tờ cẩn thận. Không bừa bộn, không nói ra những điều không
nên nói, Giữ khoảng cach với mọi thế lưc hành vi gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh
thông tin của cơ quan

2.2.5. Sự thiện chí trong giao tiếp

Là sự tin tưởng ở đối tượng giao tiếp, luôn nghĩ tốt về họ. Giành những tình
cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui cho đối tượng giao tiếp, luôn luôn động viên,
khuyến khích họ làm việc tốt.

Ví dụ : Khi được lãnh đạo chia sẻ về những công việc xung quanh nằm
ngoiaf công việc, thư ký văn phòng luôn phải là người biết tiếp thu, niềm nở, có
thiện chí tích cực lắng nghe và chia sẻ để khoảng cách giữ hai bên sẽ không còn xa
lạ và cảm thấy cảm thông được nhiều hơn

2.2.6. Tôn trọng kỷ luật và chủ động trong công việc

- Tôn trọng kỷ luật: tôn trọng với chính công việc của mình. Từ đó xây dựng
phong cách làm việc nghiêm túc, khoa học và chuyên nghiệp.
 Ví dụ : Luôn chấp hành nghiêm chỉnh những yêu cầu, nội quy của cơ quan đặt
ra : Đi làm đúng giờ, hoàn thành công việc đúng thời gian quy định, không tụ tập ,
có hành vi xấu ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan , văn phòng

-Chủ động trong công việc: giải quyết công việc độc lập, khả năng đảm bảo
thực hiện công việc đúng chương trình, kế hoạch; khả năng tìm kiếm cơ hội...

Ví dụ : Thư ký văn phòng là người luôn chủ động học hỏi, giải quyết vấn đề
nhânh gọn, thông tin chính xác hiệu quả, không ý lại và nhờ vả làm phiền quá nhiều
đến người khác ngay cả những công việc nhỏ nhất để thấy tinh thần thái độ trong
công việc

2.2.7. Khả năng thích ứng

Sự thích nghi công việc trong hoạt động văn phòng, thích nghi với phong
cách làm việc tập thể,Của thủ trưởng. Phong cách lãnh đạo là sự kết hợp phương
giữa các phương pháp lãnh đạo với đặc điểm cá nhân Mỗi thủ trưởng có phong cách
lãnh đạo riêng vì vậy để hoàn thành tốt công việc người thư ký phải thích nghi được
phong cách của thủ trưởng trong mỗi thời kỳ, thích ứng với hoàn cảnh công việc
trong điều kiện cụ thể. Tiếp ứng không có nghĩa là học cái xấu của người khác. Phải
thích ứng một cách mặt tốt mặt tích cực và các tổ trưởng có

- Mục đích: nâng cao năng suất lao động

- Yêu cầu:

+ Sự thích ứng về môi trường, phong cách, đối tượng…

+ Trình độ giao tiếp với mục đích, nội dung của quá trình giao tiếp

Ví dụ : Việc thay đổi môi trường làm việc hoặc ngay cả thay đổi người điều
hành lãnh đạo là điều không thể tránh khỏi trong công việc . Vì vậy đòi hỏi người
thư ký văn phòng phải thích nghi với phong cách lãnh đạo và môi trường làm việc
thật tốt
2.2.8. Một số phẩm chất khác:

Tính cẩn thận : Hầu hết các nhiệm vụ mà thư ký đảm nhận đều có tính
chất nghiệp vụ. Vì vậy đòi hỏi người thư ký phải có tính cẩn thận trong khi thực
hiện nhiệm vụ, đặc biệt với công việc thu thập dữ liệu, nhập dữ liệu và lưu trữ thông
tin vào máy tính, ghi chép vào sổ tay những công việc quan trọng, cần chú ý, cần
thực hiện. Để có tính cẩn thận thì cần phải rèn luyện. Phải có thái độ nghiêm túc khi
thực hiện công việc, tránh chủ quan, đại khái qua loa. Công việc làm trong, làm
xong phải kiểm tra, đối chiếu để phát hiện sai sót, nhầm lẫn và kịp thời sửa chữa.
Tất cả các công việc phải được thực hiện theo đúng nhiệm vụ chuyên môn

Tƣ duy khoa học: Suy nghĩ một cách logic, có hệ thống giúp ta đánh giá
một vấn đề sâu sắc, toàn diện và đầy đủ. Thư ký suy nghĩ dẻo dai và phát biết suy đi
tính lại nhiều lần trước khi nói hay trước những hành động.

Sự tế nhị của thƣ ký Người thư ký phải có sự tế nhị vừa phải, không thái
quá trước những công việc cảm thấy rất rối, không hài lòng hoặc trước những vấn
đề, đặc biệt là những vấn đề khó phải xử trong công việc hay trong cuộc sống. Phải
bình tĩnh, khéo léo, nhã nhận không quá quan tâm đối với người khác.

Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ Bởi ở vị trí thư ký văn phòng thường
xuyên tiếp xúc với công văn, giấy tờ, hợp đồng quan trọng của công ty nên cần tỏ rõ
sự trung thực luôn được cấp trên tin cậy

Tiểu kết chƣơng 2

Chương 2 cho thấy những yêu cầu và năng lực và phẩm chất người thư ký cần
có , qua đó cho thấy thư kya văn phong là một nghề rất được xem trọng và phổ biến
trong mọi đại. Để làm được một người thư ký văn phòng giỏi đòi hỏi phải có kiến
thức chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chât tốt mới đáp ứng đủ những yêu cầu ngày
càng cao của xã hội
CHƢƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG LỰC VÀ
PHẨM CHẨT CỦA NGƢỜI THƢ KÝ VĂN PHÒNG

Người thư ký văn phòng phải quan sát rất nhiều và hiểu biết rộng. Họ tưởng
là người có bản chất của hai nghỉ: nghề của mình vào ngày của thủ trưởng. Có như
vậy người thư ký làm việc có hiệu quả cao, mới được sự tin cậy, quý mến. Thư ký
phải có được các kỹ năng cơ bản: nghe nói, đọc, viết, tính toán, năng lực suy nghĩ,
kỹ năng tổ chức công việc, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng, ghi tốc ký và
đánh máy, kỹ năng soạn Thảo và biên tập văn bản, kỹ năng điều hành, kỹ năng lưu
trữ và được tinh luyện cần được kinh nghiệm và nâng cao hơn nữa.

3.1. Đào tạo có hệ thống, chuyên sâu

Thực tại ngày nay thư ký không phải chỉ biết đọc biết viết mà tính toán đơn giản mà
còn coi là một nghề, được đào tạo bài bản, hệ thống để đảm bảo làm tốt công việc
được giao và hỗ trợ đồng sự khi cần thiết, có khả năng đáp ứng được trước sự đổi
mới sắp tới, có câu vọng trong các nấc thang nghề nghiệp sau này. Đào tạo có hệ
thống qua trường lớp mà là con đường ngắn nhất, khoa học nhất, ít thích bạn nhất.
Đào tạo để người thư ký có đủ trình độ chuyên môn, có được phẩm chất, tư cách,
biết và sử dụng được các ngoại ngữ trong nghiệp vụ thư ký.

Ví dụ: vận tốc tốc ký: 180lần/phút, 300ky tự/ phút. Sử dụng thành thạo trang thiết nị
văn phòng

3.2. Không ngừng bổ sung kiến thức

Không ngừng bổ sung kiến thức để có được sự hiểu biết ngày càng sâu rộng, không
bằng lòng với kiến thức đã có, không ngừng trao dồi kiến thức cả về lý luận và thực
tiễn để đáp ứng ngày càng cao công việc trong được kiện đang diễn ra một cách một
cuộc cách mạng công nghiệp mới trong công tác văn phòng. Có nhiều cách bổ sung
kiến thức như tự học, tham gia các lớp bồi dưỡng, nâng cao. Rèn luyện để có được
phương pháp sư phạm tốt, có thể nói chuyện được với những người mới và với
những đề tài rộng lớn.

3.3. Nghiên cứu tâm lý học

Nghiên cứu tâm lý học để loại trừ những mâu thuẫn ở nơi làm việc. Nắm được
những tâm lý của lãnh đạo, của người cộng sự, của khách hàng và là yếu tố vào tâm
lý tác động đến năng suất lao động nhằm hạn chế và loại trừ những trở ngại, ảnh
hưởng xấu đến việc thực hiện công việc. Người có hiểu biết về tâm lý có nhiều cơ
hội giao tiếp, dễ phối hợp, thường hoàn thành tốt công việc.

3.4. Ứng dụng những nguyên tắc truyền thống thuộc về xã hội vào cuộc sống
hằng ngày
Văn phòng là đầu mối giao tiếp, thông tin phải là nơi gặp gỡ, làm việc của nhiều
người vì vậy văn phòng có thể được coi là một xã hội thu nhỏ. Mọi yếu tố xã hội tác
động trước hết đối với văn phòng, vì vậy người thư ký phải biết vận dụng những
nguyên tắc xã hội có tính truyền thống vào việc như nguyên tắc giao tiếp ứng xử,
nguyên tắc đối nhân xử thế, nguyên tắc sống lịch sự có văn hóa. Biết vận dụng kinh
nghiệm thực tế vào cuộc sống công việc

3.5. Theo dõi, nắm bắt những thông tin mới

Có Ý thức theo dõi, nắm bắt những thông tin mới trong lĩnh vực chuyên môn của
mình để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trong công việc. Đọc biệt là những
thông báo mới, những nguồn sản suất bản thuộc bản quyền và chuyên môn của
mình.

3.6. Rèn luyện thói quen tốt cho bản thân

Thói quen tốt bắt đầu từ những công việc nhỏ nhất, người thư ký văn phòng cần học
tập, rèn luyện sống tích cực để hoàn thiện bản thân mỗi ngày trở nên tốt đẹp hơn
 KẾT LUẬN
Một người thư ký giỏi là phải trang bị kỹ năng tốt. Một công ty muốn thành công
và phát triển thì phải cần những người thư ký giỏi . Môi trường làm việc năng động
này đòi hỏi rất nhiều ở một người thư ký về nghiệp vụ chuyên môn, thông thạo
được nhiều kỹ năng. Ngoài những kỹ năng căn bản về nghề nghiệp, hoặc kỹ năng
mềm thì trước tiên phải trang bị cho mình những kỹ năng thật tốt như: năng lực về
chuyên môn, hiểu biết xã hội rộng, năng lực quản lý thời gian hay kỹ năng thao tác
một số skill cơ bản và sử dụng tốt các trang thiết bị hiện đại,..

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]. Giáo trình nghiệp vụ thư ký, nxb Hà Nội , 2005

[2]. Dương Văn khảm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàng, Nghiệp vụ thư ký văn
phòng, nhà suất bản sự thật, 2000

[3]. Nguyễn Hữu Thời, giáo trình Trường trung học lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng
,nhà suất bản lao động, 2001,

[4]. Nguyễn hữu Trí, giáo trình nghiệp vụ văn phòng, nhà suất bản thống kê, 2001

Đặng Thành Nam, tài liệu học tập học phần nghiệp vụ thư ký, trường đại học Sài
Gòn
 MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ................................................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................................. 2
2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................................ 2
3. Phạm vi nghiên cứu ......................................................................................................... 3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu................................................................................................. 3
5. Bố cục bài tiểu luận ......................................................................................................... 3
NỘI DUNG ............................................................................................................................. 4
CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THƢ KÝ VĂN PHÒNG .......................................... 4
1.1. Khái niệm .................................................................................................................... 4
1.1.1.Văn phòng ............................................................................................................... 4
1.1.2. Thư Ký .................................................................................................................... 4
1.1.3. Thư ký văn phòng.................................................................................................... 4
1.2. Chức năng, Nhiệm vụ của Thƣ ký văn phòng ............................................................... 5
1.2.1. Chức năng của thư ký văn phòng ............................................................................. 5
1.2.2. Nhiệm Vụ của Thư ký văn phòng ............................................................................. 6
1.3. Vị trí của thƣ ký văn phòng .......................................................................................... 8
1.3.1.Trung gian thiết lập các mối quan hệ ........................................................................ 8
1.3.2.Đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác........................................ 8
1.3.3. Đảm bảo sự liên tục và sự thông suốt trong hoạt động của cơ quan, lãnh đạo .......... 9
1.3.4 Là trợ lý, giúp việc thân cận của lãnh đạo .................................................................. 9
CHƢƠNG 2 : PHÂN TÍCH YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CỦA THƢ KÝ
VĂN PHÒNG ....................................................................................................................... 10
Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ ........................................................................................... 10
Phải có mơ ước thăng tiến trong nghề nghiệp ................................................................. 10
2.1. Những năng lực cần thiết của thƣ ký văn phòng ........................................................ 11
2.1.1. Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ ........................................................................... 11
2.1.2. Kiến thức xã hội .................................................................................................... 12
2.1.3. Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ ................................................................................. 17
2.2. Những yêu cầu về phẩm chất cần thiết của ngƣời thƣ ký văn phòng ......................... 20
2.2.1. Phải có mơ ước thăng tiến trong nghề nghiệp........................................................ 21
2.2.2. Khả năng xử sự chính xác đối với mọi đối tượng giao tiếp ..................................... 21
2.2.3. Khả năng kiềm chế các trạng thái cảm xúc .............................................................. 22
 2.2.4. Khả năng giữ bí mật .............................................................................................. 23
2.2.5. Sự thiện chí trong giao tiếp.................................................................................... 24
2.2.6. Tôn trọng kỷ luật và chủ động trong công việc........................................................ 24
2.2.7. Khả năng thích ứng ............................................................................................... 25
2.2.8. Một số phẩm chất khác: ........................................................................................ 26
CHƢƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẨT
CỦA NGƢỜI THƢ KÝ VĂN PHÒNG ................................................................................. 27
3.1. Đào tạo có hệ thống, chuyên sâu ................................................................................. 27
3.2. Không ngừng bổ sung kiến thức ................................................................................. 27
3.3. Nghiên cứu tâm lý học ................................................................................................ 28
3.4. Ứng dụng những nguyên tắc truyền thống thuộc về xã hội vào cuộc sống hằng ngày . 28
3.5. Theo dõi, nắm bắt những thông tin mới ...................................................................... 28
KẾT LUẬN .......................................................................................................................... 29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 29