GARIS PANDUAN BAGI PERLUASAN

PELAKSANAAN KLINIK VIRTUAL (VIRTUAL CLINIC)

BAHAGIAN PEMBANGUNAN KESIHATAN KELUARGA

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
2020

1
 1.0. Pengenalan Klinik Virtual

Klinik Virtual adalah satu perkhidmatan kesihatan secara maya (virtual),

langsung (live) dan interaktif yang merangkumi konsultasi klinikal, dan pelan
rawatan pelanggan di antara anggota kesihatan dan pelanggan.
Perkhidmatan Klinik Virtual merupakan pelengkap kepada perkhidmatan
klinik sedia ada (complementary) untuk memudahkan pelanggan
menerima perkhidmatan kesihatan. Klinik Virtual dijangka boleh
menjimatkan masa dan kos pengangkutan, mengurangkan sesi lawatan ke
klinik dan tidak perlu menunggu lama di klinik Kesihatan.

Pelanggan yang terpilih perlu memberikan persetujuan secara bertulis

(Written consent), mempunyai kemudahan alat komunikasi dan perlu muat
turun aplikasi sistem BookDoc Mobile App (iOS. & Android).

Klinik Virtual akan dilaksanakan di 35 klinik kesihatan yang terpilih di seluruh

Malaysia dan 5 klinik Kesihatan yang sedia ada yang menyediakan klinik
virtual. Senarai klinik yang terpiilh seperti dilampiran1.

2.0. Tujuan Klinik Virtual

a) Melaksanakan penjarakkan sosial sebagai norma baharu bagi

mengatasi penularan COVID-19
b) Mengurangkan bilangan sesi lawatan secara fizikal ke klinik bagi
pemutusan rantaian jangkitan COVID-19
c) Meningkatkan aksesibiliti pelanggan kepada perkhidmatan kesihatan
primer
d) Mengurangkan kesesakan di klinik kesihatan

3.0. Skop Perkhidmatan Klinik Virtual –

Skop perkhidmatan yang disediakan pada adalah

a) Perkhidmatan konsultasi “care plan” bagi kes kronik seperti NCD, CD,
respiratory, klinik berhenti merokok dan lain
b) Pemakluman keputusan ujian makmal dan radiologi,
c) Pendidikan kesihatan
d) Pemberian temujanji lawatan susulan
e) Klinik Berhenti Merokok
f) Perkhidmatan susulan bagi Diatetik/ kaunseling/ PT/OT

Preskripsi ubat dan pengeluaran sijil sakit tidak termasuk dalam skop klinik
virtual
2
4.0. Kumpulan Sasar

Kumpulan sasar Klinik Virtual terdiri daripada:-

a) Pelanggan yang berdaftar dan mempunyai rekod rawatan dengan klinik

kesihatan
b) Pelanggan yang memerlukan semakan keputusan makmal
c) Pelanggan yang memerlukan rawatan susulan bagi NCD , CDC,
Respiratori/ PT/OT/ Diatetik yang ada temujanji untuk pemantauan rapi.
d) Pelanggan bagi rawatan susulan untuk Klinik Berhenti Merokok
e) Pelanggan yang memerlukan konsultasi susulan bagi penyakit kronik
atau akut yang telah dikenalpasti seperti TB,dll

5.0. Tadbir Urus Klinik Virtual

5.1. Anggota Pelaksana

Anggota pelaksana yang terlibat dalam pelaksanaan Klinik Virtual

a) Konsultasi
i. Pakar Perubatan Keluarga (Penyelia)
ii. Pegawai Perubatan

b) Sokongan Teknikal-
i. Pegawai Teknologi Maklumat

c) Paramedik (Pegawai Penyelaras)

i. Penolong Pegawai Perubatan /Penyelia Jururawat
Kesihatan

d) Allied Health - Pegawai OT/PT/ Diatetik

e) Pegawai Farmasi – kaunselling

3
 5.2. Anggota Pelaksana dan Tanggungjawab:-

BIL KATEGORI TUGAS

1 Pakar Perubatan Keluarga
(Penyelia)
a) Memantau pelaksanaan
b) Memberi input teknikal
c) Menyelia sesi konsultasi
d) Menjalankan konsultasi sekiranya
diperlukan

2 Pegawai Perubatan a) Menjalankan konsultasi mengikut

jadual
b) Menyediakan care plan sebelum
dan selepas konsultasi virtual
c) Merancang temujanji susulan

3 Penyelaras (PPP/ SN) a) Menyelaras kelancaran

pelaksanaan
b) Menyediakan jadual sesi dan
pegawai perubatan bertugas
c) Mengurus dan mengemaskini
sistem temujanji di dalam aplikasi
BookDoc.
d) Menyediakan keputusan makmal
dan rekod pelanggan sebelum
sesi
e) Mengurus maklumat pelanggan
sebelum dan selepas sesi
f) Pemantauan dan pelaporan
aktiviti Klinik Virtual
g) Bertindak sebagai pegawai
penghubung diantara klinik
kesihatan dan pelanggan.

4. Pegawai Teknologi a) Memastikan ketersediaan

Maklumat (di PKD atau infrastruktur ICT (perkakasan dan
JKN) rangkaian)
b) Bagi Klinik TPC/ TPC-OHCIS,
Pegawai perlu membantu
pemasangan / Installasi Sistem
TPC pada perkakasan Laptop
yang dibekalkan oleh Syarikat dan
mewujudkan akaun pengguna
TPC/ TPC-OHCIS serta
memastikan sistem dapat di
akses.
4
 c) Membantu menyelesaikan isu
teknikal berkaitan perkakasan,
rangkaian dan aplikasi ( BookDoc
)
d) Bertindak sebagai pegawai
penghubung teknikal diantara
klinik kesihatan dan KKM

5. Allied Health – a) Menjalankan konsultasi mengikut

PT/OT/Dietetik jadual
b) Menyediakan care plan sebelum
dan selepas konsultasi virtual
c) Merancang temujanji susulan

6 Pegawai Famasi a) Menjalankan konsultasi mengikut

jadual
b) Menyediakan care plan sebelum
dan selepas konsultasi virtual
c) Merancang temujanji susulan

5.3. Proses Kerja

5.3.1. Enrollment pelanggan Klinik Virtual

Klinik Virtual dilaksanakan secara sistem temujanji dimana setiap

pelanggan yang bersetuju perlu didaftarkan ke dalam sistem
temujanji khas.

Pelanggan perlu diberi maklumat yang lengkap berkaitan

pelaksanaan Klinik Virtual dan persetujuan secara bertulis untuk
menyertai Klinik Virtual perlu diperolehi terlebih dahulu.

Pelanggan perlu muat turun aplikasi BookDoc untuk menerima

perkhidmatan Klinik Virtual. Konsultasi boleh dilaksanakan
samada dengan menggunakan telefon pintar atau tablet.

Kekerapan Klinik Virtual dilaksanakan adalah setiap hari waktu

bekerja. Bilangan pelanggan yang dipilih pada setiap sesi
bergantung kepada slot yang disediakan.

5
Langkah-langkah dalam enrollment pelanggan:

a) Mengenalpasti pelanggan berdasarkan kumpulan sasar

seperti di bilangan 4
b) Menawarkan perkhidmatan Klinik Virtual kepada
pelanggan
c) Memastikan pelanggan menandatangi Borang
Persetujuan Menyertai Klinik Virtual (BPKK/VC/2020)
dan disaksikan oleh Pakar Perubatan Keluarga/ Pegawai
Perubatan/ Penyelia Jururawat/ Penyelia Penolong
Pegawai Perubatan

d) Maklum kepada pelanggan bahawa mereka tidak akan

dilihat oleh pegawai perubatan yang sama semasa sesi
konsultasi

e) Pelanggan bersetuju dengan syarat-syarat Klinik Virtual:

i. Sebarang rakaman sepanjang sesi konsultasi
Klinik Virtual tidak boleh ditular/dikongsi/disebar
kepada pihak luar
ii. Rakaman tidak boleh digunakan sebagai bukti
untuk tindakan undang-undang terhadap KKM
(jika ada)
f) Memberikan tarikh dan masa temujanji berdasarkan slot
yang telah ditetapkan untuk Klinik Virtual

g) Masukkan ke dalam Slot Temujanji TPC/TPC-OHCIS

(yang telah disediakan lebih awal, ini bagi melihat status
Defaulter jika ada)

h) Memaklumkan kepada pelanggan untuk persiapan

secukupnya pada hari temujanji yang ditetapkan dan
sekiranya tidak dapat menepati temujanji tersebut perlu
dimaklumkan kepada pegawai yang bertangungjawab
untuk tindakan selanjutnya melalui email atau telipon ke
klinik Kesihatan.

i) Memastikan pelanggan terlebih dahulu muat turun

aplikasi BookDoc. Sekiranya tiada, pelanggan perlu muat
turun aplikasi BookDoc tersebut

j) Memastikan pelanggan berdaftar dengan aplikasi

BookDoc untuk kali pertama.

k) Memaklumkan kepada pelanggan notifikasi reminder

akan dibuat melalui aplikasi BookDoc.
6
5.3.2. Konsultasi

Pre-Konsultasi

a) Sediakan bilik/ ruang khas untuk tujuan konsultasi bagi

menjaga kerahsiaan dan privasi pelanggan
b) TPC: Search Appointment/Search patient, Activate, Create
visit (Service Type: Video Conferencing, Service Name:
Virtual Clinic)
c) TPC-OHCIS: Search Appointment/Search patient, Activate,
Create Visit (Service name: Virtual Clinic. Billing Category:
Subsidi Kerajaan)
d) Review Careplan/ Clinical Documentation pelanggan

e) Sebelum menjalankan konsultasi, pegawai perubatan perlu

terlebih dahulu:-
i Menyemak senarai nama pelanggan didalam sistem
temujanji
ii Menyemak status klinikal serta keputusan ujian
makmal pesakit
iii Menyediakan draf care plan mengikut kategori
kumpulan sasaran
f) Pelanggan akan diberi peringatan sebelum 24 jam dan 2 jam
sebelum tarikh sesi Klinik Virtual melalui notifikasi kehadiran
ke sesi virtual.
g) Pembatalan sesi Klinik Virtual perlu dimaklumkan kepada
pelanggan sekurang-kurangnya 24 jam sebelum sesi Klinik
Virtual dilaksanakan.
h) Pengurusan pesakit kronik perlu berlandaskan Clinical
Practice Guideline, Polisi, Pekeliling dan Standard Operating
Procedure sedia ada.

Konsultasi

a) Maklum kepada pelanggan sebelum sesi konsultasi bermula

samada melalui panggilan telefon atau notifikasi dari aplikasi
Book Doc.

b) Buat verifikasi maklumat pelanggan semasa video

conferencing dengan menggunakan:-
i Nombor Kad Pengenalan dan
ii Kategori kumpulan sasaran (Rujuk Bil. 4)
iii Tarikh lawatan terakhir ke klinik kesihatan/ Klinik Virtual

c) Mulakan sesi konsultasi.

7
 d) Slot untuk temujanji bagi setiap pelanggan ditentukan oleh
pegawai pelaksana Klinik Virtual dengan mengambil kira
tempoh masa konsultasi setiap pelanggan dan persediaan
untuk pelanggan yang seterusnya.

e) Tarikh temujanji lawatan susulan samada melalui Klinik

Virtual atau hadir ke klinik kesihatan diberikan selepas
selesai sesi konsultasi, bergantung kepada keputusan
makmal, tahap kesihatan pelanggan dan keperluan untuk
menjalani pemeriksaan fizikal dan ujian makmal di klinik
kesihatan.

f) TPC: perlu Create, Generate dan Save Careplan

g) TPC-OHCIS: perlu Create CD, Submit As CD Summary

h) Sesi Klinik Virtual akan diberhentikan jika:

i. Talian internet tidak stabil semasa sesi Klinik Virtual
berlaku
ii. Jenis perbualan yang tiada berkaitan dengan tujuan
konsultasi

i) Sekiranya perkara di atas berlaku, hubungi semula

pelanggan dan atur temujanji samada secara virtual atau
hadir ke klinik.

j) Pelanggan berhak untuk tidak meneruskan Klinik Virtual atas

pilihan sendiri dan perlu memaklumkan kepada anggota
Klinik Virtual.

Pos-Konsultasi

a) Maklumat ringkas care plan kepada pelanggan selepas sesi

Klinik Virtual perlu didokumentasikan di dalam rekod pesakit.

b) Bagi Klinik TPC/TPC-OHCIS, maklumat demografi dan

klinikal pesakit perlu direkodkan melalui Sistem TPC/ TPC-
OHCIS secara real-time.

c) Rekod dan kemaskini tarikh temujanji di dalam sistem

temujanji.

d) Pastikan log-out yang betul dari sistem BookDoc untuk setiap

pelanggan.
8
5.4. Penyimpanan Data Rekod
5.4.1. Tatacara penyimpanan Data:
a) Data yang rekod perlu di cetak dan simpan dalam buku rekod
pelanggan untuk rujukan.
b) Bagi Klinik TPC, penyimpanan rekod demografi dan Clinical
adalah secara centralized di pangkalan data TPC.
c) Data pelanggan juga akan direkodkan dalam Cloud BookDoc
di Malaysia bagi Klinik Virtual ini.

Teknikal (ICT)

5.4.2. Keperluan Teknikal

Pelaksanaan Klinik Virtual memerlukan kemudahan ICT seperti

berikut:

a) Komputer (dengan webcam) / Laptop yang dilengkapi dengan

kamera
b) Headset dan mikrofon
c) Rangkaian – bandwidth yang mencukupi 2 hingga 4 Mbps,
LAN ( ada network port)
d) Aplikasi BookDoc
i. Window based operating system (window 10.x)
ii. Google chrome web browser
iii. Allow Access to webcam and microphones
iv. Email yang sah bagi setiap klinik untuk login
account
v. Notifikasi akan diterima melalui email tersebut
e) Sistem TPC/TPC-OHCIS perlu dipasang pada perkakasan
Laptop yang dibekalkan untuk merekodkan demografi dan
klinikal pesakit

f) Step-by step instruction and user guideline diedarkan bagi

penyediaan perkhidmatn klinik virtual.
5.5.2 Keperluan Pelanggan

a) Pelanggan perlu dilengkapi dengan Handphone dengan

kamera/ Tablet.

b) Headset dan mikrofon sekiranya ada

9
 c) Rangkaian – bandwidth yang mencukupi, LAN (ada network
port atau wifi), mobile data dengan data plan yang mencukupi
(disarankan bukan pre-paid)

d) Aplikasi BookDoc :
I. Instalasi aplikasi Bookdoc mobile App ke dalam
komputer/laptop/handphone (IOS & Android)
II. Perlu ada camera depan dan belakang , microphone dan
speaker
III. Perlu compatible OS for the mobile phones (android OS
6.0 or later ;Ios10 or later)
IV. Rangkaian – bandwidth yang mencukupi, LAN (ada
network port atau wifi), mobile data dengan data plan
yang mencukupi (disarankan bukan pre-paid)
V. Bagi penggunaan kali pertama (first time) pelanggan
perlu berdaftar dalam aplikasi BookDoc untuk
pendaftaran.

Tatacara pengguna aplikasi daripada syarikat BookDoc- Lampiran 5

.
5.5. Medikolegal

Implikasi perundangan (Legal implication) dalam pelaksanaan Klinik Virtual

adalah penting dan perlu diberi perhatian bagi melindungi anggota
pelaksana. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilaksanakan bagi
mengelakkan sebarang isu berkaitan medikolegal yang boleh timbul dan
membabitkan anggota pelaksana khususnya dan Kementerian Kesihatan
amnya.

I. Mendapatkan kebenaran dan persetujuan pelanggan menggunakan

Borang Persetujuan Menyertai Klinik Virtual (BPKK/VC/2020)
II. Mendokumen dan menyimpan maklumat peribadi dan klinikal
pelanggan
III. Mematuhi Clinical Practice Guideline, SOP, Polisi,Pekeliling dan lain-
lain dalam pengurusan pelanggan
IV. Membenarkan pegawai yang menjalankan konsultasi menghentikan
sesi sekiranya pelanggan didapati melanggar tata etika semasa sesi
konsultasi
.
Pegawai Perubatan adalah tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Pegawai
Awam (Kelakuan Dan Tatatertib)1993[Pu(A)395].dengan itu, Pegawai
Perubatan adalah tertakluk sebagimana dinyatakan di Peraturan
4(2)[P.U.(A)395] di mana Pegawai Perubatan hendaklah menjaga tutur kata
etika sesi Klinik Virtual bersama pesakit dan tidak seharusnya berkelakuan
dengan apa-apa cara yang boleh mencemarkan imej jabatan.
10
 Selain itu, Pegawai Perubatan juga adalah tertakluk sebagaimana
dinyatakan di Peraturan 6 [P.U.(A) 396] di mana Pegawai Perubatan
hendaklah menjaga tatacara berpakaian yang sepatutnya dan tidak
berpakaian dengan ap-apa cara yang boleh mencemarkan imej jabatan
ketika sesi Klinik Virtual bersama pesakit. Disarankan Pegawai Perubatan
juga untuk memakai kot putih dan tag nama semasa sesi virtual klinik.

Etika dan amalan perubatan semasa konsultasi boleh merujuk kepada

Malaysian Medical Council(MMC) Advisory on Virtual consultation during
the COVID-19 Pandemic
5.6. Caj / Fee

Pada masa ini tiada caj dikenakan ke atas perkhidmatan Klinik Virtual ini.
Walaubagaimanapun, masa akan datang, caj akan dikenakan mengikut
Akta Fi, Bahagian Kewangan , KKM

5.7. Pemantauan dan Evaluasi

Kajian pengalaman pelanggan dan pelaksana bagi Klinik Virtual akan dibuat.
Pelaksanaan Klinik Virtual dipantau menggunakan indikator yang akan
dianalisa di Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga bersama syarikat
BookDoc seperti berikut:-

i Bilangan pelanggan yang berdaftar dengan Klinik Virtual

ii Bilangan sesi Klinik Virtual yang berjaya dilaksanakan
iii Bilangan keciciran pelanggan Klinik Virtual

11
 LAMPIRAN 1

Senarai Klinik Kesihatan Yang Terlibat -35 KK baharu dan 5 KK yang Sediada

KK SEBERANG JAYA
KK SEKSYEN 7 SHAH ALAM
KK PRESINT 18
KK LUYANG
KK TUDAN

12
 Lampiran 2

RINGKASAN PROSES KERJA KLINIK VIRTUAL- SISTEM BOOKDOC

a) Kenalpasti pelanggan
b) Tawarkan perkhidmatan Klinik Virtual
c) Dapatkan written consent
d) Muat turun aplikasi BookDoc
Enrollment pelanggan e) Beri tarikh dan masa temujanji
f) Dapatkan alamat emel pelanggan.
Sekiranya tiada, pelanggan perlu wujudkan
emel terlebih dahulu.

a) Sediakan bilik/ ruang khas

b) Semak senarai nama pelanggan didalam
sistem temujanji
Pre Konsultasi
c) Dapatkan maklumat status klinikal serta
keputusan ujian makmal pesakit
d) Sediakan draf care plan mengikut kategori
kumpulan sasaran

a) Maklum kepada pelanggan sebelum sesi

Konsultasi konsultasi bermula
b) Buat verifikasi maklumat pelanggan
c) Mulakan sesi konsultasi
d) Beri tarikh temujanji

a) Dokumen care plan dalam rekod pesakit

b) Rekod dan kemaskini tarikh temujanji
Pos- Konsultasi
c) Log-out dari sistem

13
 Lampiran 3
RINGKASAN PROSES KERJA KLINIK VIRTUAL - SISTEM BOOKDOC DAN
TPC/TPC-OHCIS
a) Kenalpasti pelanggan
b) Tawarkan perkhidmatan Klinik Virtual
c) Dapatkan written consent
d) Muat turun aplikasi BookDoc
Enrollment pelanggan e) Beri tarikh dan masa temujanji
f) Masukkan ke dalam Slot Temujanji
TPC/TPC-OHCIS (yang telah disediakan
lebih awal, ini bagi melihat status Defaulter
jika ada)
g) Dapatkan alamat emel pelanggan.
Sekiranya tiada, pelanggan perlu wujudkan
emel terlebih dahulu.
a) Sediakan bilik/ ruang khas
h) b) TPC: Search Appointment/Search patient,
Activate, Create visit (Service Type: Video
Conferencing, Service Name: Virtual Clinic)
Pre Konsultasi c) TPC-OHCIS: Search Appointment/Search
patient, Activate, Create Visit (Service name:
Virtual Clinic. Billing Category: Subsidi
Kerajaan)
d) Review Careplan/ Clinical Documentation
pelanggan
e) Membuat persediaan untuk melakukan
konsultasi

a) Maklum kepada pelanggan sebelum sesi

konsultasi bermula
b) Buat verifikasi maklumat pelanggan
Konsultasi
c) Mulakan sesi konsultasi
d) TPC: Create, Generate dan Save
Careplan
e) TPC-OHCIS: Create CD, Submit As CD
Summary
f) Beri tarikh temujanji

a) Masukkan temujanji ke dalam appointment

slot
b) Data direkodkan melalui Sistem TPC/ TPC-
Pos- Konsultasi OHCIS secara real-time.

14
 LAMPIRAN 4

(BPKK/VC/2020)
BORANG PERSETUJUAN
BAGI MENYERTAI KLINIK VIRTUAL

Klinik Virtual adalah penyampaian perkhidmatan kesihatan secara maya (virtual), langsung (live) dan
interaktif yang merangkumi konsultasi klinikal dan pelan rawatan pelanggan di antara anggota
kesihatan dan pelanggan. Klinik Virtual merupakan satu inisiatif yang dilaksanakan bagi memastikan
penjarakkan sosial dan menyediakan perkhidmaatn Kesihatan yang berterusan setaraf dengan
kemajuan teknologi

Saya telah diberi penerangan oleh Pengamal Perubatan tentang perlaksanaan Klinik Virtual dan
bersetuju:

1. Untuk menyertai Klinik Virtual

2. Maklumat klinikal semasa sesi konsultasi boleh dikongsi dengan Pengamal Perubatan lain untuk
tujuan rujukan sekiranya perlu, bagi kesinambungan perawatan.
3. Sebarang rakaman video atau audio sepanjang sesi konsultasi Klinik Virtual tidak boleh
ditular/dikongsi/disebar kepada pihak luar oleh kedua-dua pihak
4. Rakaman tidak boleh digunakan sebagai bukti untuk tindakan undang-undang terhadap KKM
5. Pengamal perubatan yang bertugas boleh memberhentikan konsultasi jika:
a) Berlaku gangguan akses capaian internet atau sebarang masalah teknikal.
b) Jenis perbualan tiada berkaitan dengan tujuan konsultasi kesihatan saya

6. Saya berhak untuk tidak meneruskan Klinik Virtual atas pilihan saya sendiri.
7. Saya akan hadir/ membawa pelanggan hadir ke klinik sekiranya terdapat keperluan untuk
pemeriksaan lanjutan.

Ditandatangani:

-------------------------------------------- ----------------------------------------
(Pesakit/penjaga ) Saksi**)

Nama : Nama :
No K/P: No K/P :
Tarikh : Jawatan :
Jika penjaga Tarikh
Hubungan dengan pelanggan Cop Klinik Kesihatan
Nama pelanggan
No K/P:

Peringatan:
Pelanggan perlu dibuat persediaan awal bagi temujanji untuk klinik virtual seperti yang ditetapkan.

** Saksi boleh terdiri dari Pakar Perubatan Keluarga/ Pegawai Perubatan/ Penyelia Jururawat/Penyelia Penolong
Pegawai Perubatan

15
 Lampiran 5
Tatacara pengguna aplikasi – User manual guideline ( syarikat )

16