LỜI CẢM ƠN

L ờ i đ ầ u t i ê n e m

Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Tam Dương đã tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em
trong quá trình kiến tập và viết báo cáo tại cơ quan. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn
tới anh Nguyễn Tuấn Giang cán bộ trực tiếp hướng dẫn em trong suốt thời gian kiến
tập vừa qua (từ ngày 16/5/2022 đến ngày 05/6/2022) đã luôn quan tâm, giúp đỡ chỉ
bảo để em có thể hoàn thành tốt các công việc được giao.

Em cũng xin phép được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo khoa
Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là thầy TS. Nguyễn
Mạnh Cường, đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em thực hiện bài báo cáo này.

Với trình độ nghiên cứu, kinh nghiệm, kiến thức và khả năng cũng như nhiều
mặt khác còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót nhất định.
Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến tận tình của quý thầy cô để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

 LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây chính là bài báo cáo do chính tôi thực hiện, là thành
quả thực lực từ công sức của bản thân tôi qua quá trình quan sát, tìm tòi nghiên cứu
về đề tài khi kiến tập tại UBND huyện Tam Dương. Các số liệu, kết quả nêu trong
bài báo cáo là trung thực. Những ý kiến nhận định, tư liệu khoa học của các tác giả
được ghi chú xuất xứ đầy đủ.
 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Stt Từ viết tắt Giải thích

1 UBND Uỷ ban nhân dân
2 HĐND Hội đồng nhân dân
3 CB, CC, VC Cán bộ, công chức, viên chức
4 LĐ, TB - XH Lao động, thương binh – xã hội
5 NN&PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn
 MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2

LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................3
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................4
Chương 1.................................................................................................................. 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TAM DƯƠNG................................1
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Tam Dương............1
1.1.1. Vài nét khái quát về Uỷ ban Nhân dân huyện Tam Dương.........................1
1.1.2. Chức năng của UBND huyện Tam Dương..................................................2
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Tam Dương........................................2
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tam Dương...............................................6
 Tiểu kết:............................................................................................................. 7
Chương 2.................................................................................................................. 8
KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ
UBND HUYỆN TAM DƯƠNG..............................................................................8
2.1. Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ.........................................................8
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ
UBND huyện Tam Dương....................................................................................8
2.1.1.1. Chức năng của phòng Nội vụ...............................................................8
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương. 8
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương............15
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng..................................................................................................................16
2.2. Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của phòng Nội vụ UBND
huyện Tam Dương.................................................................................................18
2.2.1. Các loại văn bản cơ quan ban hành của phòng Nội vụ...............................18
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản..................................................................18
2.2.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của phòng Nội vụ..........................19
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản......................................................................20
2.3. Tìm hiểu về quản lý văn bản đi.....................................................................21
2.3.2. Đăng ký văn bản........................................................................................22
2.3.3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn..................................................................................................................... 23
2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi............23
2.3.5. Lưu văn bản đi...........................................................................................24
2.4. Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến............................................25
2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến...............................................................................25
2.4.2. Đăng ký văn bản đến.................................................................................26
2.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.................................................................27
2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.....................28
2.4.5. Nhận xét về quy trình quản lý văn bản đến của phòng Nội vụ...................28
2.5 Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu........................................................29
2.5.1. Các loại dấu cơ quan..................................................................................29
2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu....................................................29
2.5.3. Bảo quản con dấu......................................................................................30
2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại phòng
Nội vụ UBND huyện Tam Dương.........................................................................31
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại UBND huyện Tam Dương...........................31
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.....................................................32
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ..............................................................................32
2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan......................................................33
2.7. Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp.......................34
2.7.1. Các quy định hiện hành của UBND huyện Tam Dương về nghi thức nhà
nước va giao tiếp trong công sở...........................................................................35
2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung..........................................................................36
2.7.2.1. Ưu điểm..............................................................................................36
2.7.2.1. Nhược điểm........................................................................................36
1.8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác
văn phòng............................................................................................................... 37
 1.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng..................................................37
1.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị của phòng Nội vụ.....................................38
1.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại phòng Nội vụ.......41
 Tiểu kết:.........................................................................................................41
Chương 3................................................................................................................ 42
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ...............................................................................42
3.1. Đánh giá chung...............................................................................................42
3.1.1. Ưu điểm....................................................................................................42
3.1.2. Hạn chế.....................................................................................................43
3.3.3. Nguyên nhân............................................................................................43
3.2. Đề xuất, kiến nghị (giải pháp)........................................................................43
3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ văn phòng.......................................................44
3.2.2. Trang bị kiến thức, kĩ năng chuyên sâu về văn phòng...........................44
3.2.3. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho cán bộ văn
phòng làm công tác hoạch định.........................................................................44
3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, hệ thống trang thiết bị theo hướng
hiện đại hóa phục vụ công tác văn phòng.........................................................45
3.2.5. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Nhà nước
trong công tác văn phòng...................................................................................45
3.2.6. Xây dựng chế tài đủ mạnh trong công tác văn phòng.............................45
 Tiểu kết:.........................................................................................................46
KẾT LUẬN............................................................................................................47
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................48
PHẦN PHỤ LỤC...................................................................................................49
 Chương 1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TAM DƯƠNG

1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Tam Dương

1.1.1. Vài nét khái quát về Uỷ ban Nhân dân huyện Tam Dương

- Vị trí địa lý:

Tam Dương là một huyện nằm ở phía Đông Bắc của tỉnh Vĩnh Phúc, được
giới hạn bởi toạ độ 21o18’đến 21o25’ vĩ độ Bắc 105o36’ đến 105o38’ kinh độ Đông.
Huyện Tam Dương có vị trí địa lý như sau: Phía Bắc giáp huyện Tam Đảo; phía
Đông giáp huyện Bình Xuyên và thành phố Vĩnh Yên; phía Nam giáp huyện Vĩnh
Tường và huyện Yên Lạc; phía Tây giáp huyện Lập Thạch.

Trung tâm huyện lỵ của huyện Tam Dương nằm ở khu vực ngã tư Me thị
trấn Hợp Hoà, cách trung tâm tỉnh lỵ 9 km. Đứng trước điều kiện đó, Tam Dương
có nhiều thuận lợi trong việc phát triển kinh tế - xã hội làm thay đổi bộ mặt nông
thôn, song huyện sẽ phải sử dụng nhiều quỹ đất nông, lâm nghiệp cho các mục đích
phi nông nghiệp, vì vậy trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của huyện cần
phải có chiến lược sử dụng quỹ đất hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả.

- Địa hình, địa mạo:

Huyện Tam Dương có địa hình bán sơn địa, nằm ở vùng miền núi, trung du
nối tiếp với đồng bằng. Do vậy địa hình tương đối phức tạp và đa dạng, địa hình
thấp dần từ Bắc xuống Nam. Vùng núi cao chủ yếu nằm ở các xã sát dãy núi Tam
Đảo. Các xã thấp thuộc vùng trung du nằm ở phía Nam của huyện.

Với địa hình, địa mạo như vậy, cùng với vị trí địa lý của huyện là nằm trong
cụm phát triển du lịch phía Nam của tỉnh với nhiều dự án tầm cỡ quốc gia đầu tư
cho phát triển công nghiệp và các ngành nghề kinh doanh dịch vụ.

- Khí hậu

1
 Huyện Tam Dương nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, có 2 mùa rõ
rệt là mùa đông và mùa hạ. Ngoài ra còn mùa xuân và mùa thu là 2 mùa chuyển tiếp
với thời gian không dài.

- Thuỷ văn

Chế độ thuỷ văn của huyện Tam Dương chịu ảnh hưởng chính của sông Phó
Đáy là ranh giới giáp huyện Lập Thạch và một phần hệ thống kênh Liễn Sơn thuộc
xã Đồng Tĩnh và hệ thống kênh Bến Tre ngoài ra còn một số ao, hồ, sông, suối nhỏ
nằm dải rác trong toàn huyện. Tạo nên nguồn nước khá dồi dào cho sản xuất nông,
lâm nghiệp.

1.1.2. Chức năng của UBND huyện Tam Dương

Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.

1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Tam Dương

 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

2
 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;

 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;

Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch
phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các xã, thị trấn;

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng
thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy
hoạch xây dựng đã được duyệt;

3
 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;

 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên
địa bàn huyện;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các
trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo
việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;

4
 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện;
ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng
lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện
các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân
huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;

Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và
chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.

 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

5
 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân
dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp
trên;

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện; (Theo
Điều 24-Luật số:77/2015/QH13- Luật tổ chức chính quyền địa phương)

1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tam Dương

UBND huyện Tam Dương do HĐND cùng cấp bầu ra gồm Chủ tịch và phó Chủ
tịch.

Chủ tịch UBND huyện Tam Dương, người lãnh đạo và điều hành công việc cuả
UBND huyện, là người chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của
mình theo quy định, chịu trách nhiệm cùng tập thể về những hành động của huyện
trước HĐND huyện, UBND tỉnh:

Chủ tịch UBND huyện, những người được phân công phải chịu trách nhiệm
trước UBND huyện;

Uỷ ban nhân dân huyện gồm 01 Chủ tịch và 02 phó Chủ tịch, trong đó:

Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân huyện: Phùng Mạnh Thắng - là người đứng đầu cơ
quan khối Uỷ ban có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của UBND;

Phó Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân huyện: Lê Xuân Bình - giúp việc cho Chủ tịch
trong công tác lãnh đạo;

6
 Phó Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân huyện: Nguyễn Minh Thể - giúp việc cho Chủ
tịch trong công tác lãnh đạo.

Các phòng ban chuyên môn giúp việc bao gồm:

 Văn phòng;
 Phòng Nội vụ;
 Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội;
 Phòng Tài chính – Kế toán;
 Phòng Giáo dục và Đào tạo;
 Phòng Văn hóa và Thông tin;
 Phòng Tài nguyên và Môi trường;
 Phòng Tư pháp;
 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
 Thanh tra;
 Phòng Kinh tế và Hạ tầng.

Các phòng tham mưu cho UBND huyện là những bộ phận không thể thiếu trong
hoạt động của cơ quan UBND huyện, là cánh tay đắc lực giúp cho Chủ tịch và các
Phó chủ tịch giải quyết công việc nhanh chóng, khoa học và đạt hiệu quả công việc
tốt. Trình UBND huyện, giải quyết các đề nghị của cơ quan, đoàn thể, Ủy ban nhân
dân các xã, thị trấn về chức năng quản lý và phạm vi lĩnh vực công tác mình phụ
trách.

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Tam Dương - Phụ lục 1)

 Tiểu kết:

Trong nội dung chương 1 – Giới thiệu chung về Uỷ ban nhân dân huyện Tam
Dương đã làm rõ cho chúng ta về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Uỷ
ban nhân dân huyện Tam Dương. Từ đó làm cơ sở để hiểu hơn về thực trạng công
tác văn phòng tại Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương ở chương 2.

7
 Chương 2

KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ
UBND HUYỆN TAM DƯƠNG

2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
UBND huyện Tam Dương.

2.1.1.1. Chức năng của Phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng
tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Tổ chức
bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên
chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự
nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp
đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức;
cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên
trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công
tác thanh niên; thi đua - khen thưởng.

Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên
chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân huyện,
đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Sở Nội vụ.

2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương

1. Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định;
quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ

8
chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý
nhà nước được giao.

2. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê
duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

3. Về tổ chức, bộ máy:

a) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản quy
định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụ theo quy
định và theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Thành phố;

b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định
việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân huyện;

c) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
Ủy ban nhân dân huyện;

d) Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp
luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân Thành phố;

đ) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc trình Ủy ban nhân dân Thành
phố quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của luật chuyên ngành;

e) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối hợp liên
ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy
định của pháp luật.

4. Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập:

9
a) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kế
hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các cơ
quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
huyện để Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy ban nhân dân Thành phố theo quy định;

b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức, giao số lượng
người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp có thẩm quyền
phê duyệt;

c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định
của pháp luật;

d) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơ
quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.

5. Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức:

a) Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan,
tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vị trí việc
làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm,
cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và theo chỉ đạo,
hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Thành phố;

b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng hợp việc xây
dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều
chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ
chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện để trình Ủy ban
nhân dân Thành phố thẩm định; giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp danh mục vị
trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức của huyện để trình Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh theo quy định;

c) Trình Ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm và
cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy

10
ban nhân dân huyện theo quy định, theo phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân
dân Thành phố.

6. Về công tác xây dựng chính quyền:

a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tổ chức và hướng dẫn công
tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa
bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Thành phố;

b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu, miễn nhiệm,
bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật;

c) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc
miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy
định;

d) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố phê
chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật;

đ) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện đề án liên quan đến việc thành lập, giải
thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành chính,
phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn để Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có
thẩm quyền xem xét, quyết định;

e) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn và tổ chức triển khai thực
hiện các đề án, văn bản liên quan đến công tác địa giới hành chính, phân loại đơn vị
hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

g) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa
giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật;

h) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo
việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ở cơ quan hành chính,

11
đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc thực hiện công tác
dân vận của chính quyền theo quy định;

i) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải
thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên
địa bàn huyện theo quy định; thực hiện việc bồi dưỡng công tác cho cấp trưởng, cấp
phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;

k) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban
nhân dân cấp xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án liên quan đến
công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của Ủy ban nhân dân huyện và
theo quy định của pháp luật.

7. Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt
động không chuyên trách ở cấp xã:

a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định việc tuyển dụng, sử dụng,
quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức, luân
chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực hiện chế
độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ, công
chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện theo quy
định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân Thành phố;

b) Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công
chức cấp xã theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủy ban nhân
dân Thành phố và hướng dẫn của Sở Nội vụ;

c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức cấp
xã; thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã và những người
hoạt động không chuyên trách ở cấp xã theo quy định.

8. Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức:

12
a) Trình Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính,
cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;

b) Trình Ủy ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy
mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn huyện;

c) Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách chế độ
công vụ, công chức ở địa phương theo quy định.

9. Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động
của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy định của pháp luật và theo ủy
quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.

10. Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của
Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy
định của pháp luật;

b) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.

11. Về công tác thi đua, khen thưởng:

a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện;

b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen
thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng
theo quy định của pháp luật.

12. Về công tác tôn giáo:

13
a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công
tác tôn giáo trên địa bàn;

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dân
Thành phố và theo quy định của pháp luật;

c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn
giáo theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

13. Về công tác thanh niên:

a) Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, chương
trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên;

b) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác
thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh niên, công
tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp;

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của thanh niên
trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế, chính sách
đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.

14. Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác nội
vụ trên địa bàn; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với các
cơ quan, đơn vị ở cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.

15. Thực hiện việc kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền hoặc
báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm về công tác nội vụ trong địa bàn
huyện theo quy định. Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết
kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân
dân huyện.

14
16. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên
địa bàn.

17. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa
bàn.

18. Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong cơ
quan Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật.

19. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân huyện.

20. Giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công
tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và hướng dẫn của Sở Nội vụ.

21. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ủy ban nhân dân huyện hoặc
theo quy định của pháp luật.

2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương

Vị trí Trưởng phòng của Phòng nội vụ hiện đang trống vì Trưởng phòng cũ mới lên
chức Thanh tra

Phụ trách phòng – Phó trưởng phòng: Nguyễn Thị Giang Nga

Phó Trưởng phòng: Nguyễn Xuân Minh

Chuyên viên: Nguyễn Văn Huấn

Chuyên viên: Nguyễn Tuấn Giang

Chuyên viên: Nguyễn Thị Ngọc Tháp

Phó Trưởng phòng giúp trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công
tác, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân

15
công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy
nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.

Khi Trưởng phòng vắng mặt, một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy
nhiệm điều hành chung các hoạt động, công việc hàng ngày của Phòng Nội vụ theo
chương trình, kế hoạch đã xác định và xử lý các công việc đột xuất (nếu có); khi
Trưởng phòng có mặt, phải kịp thời báo cáo tình hình điều hành hoạt động của
Phòng Nội vụ trong thời gian Trưởng phòng vắng mặt và phải chịu trách nhiệm
trước Trưởng phòng, trước Ủy ban nhân dân quận và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
quận và trước pháp luật trong khi điều hành, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, công
việc được ủy quyền

Về bổ nhiệm, điều động, luân chuyển khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ
chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do
Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật.

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ - Phụ lục 2)

2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng.

Đồng chí: Nguyễn Thị Giang Nga – Phụ Trách phòng – Phó trưởng phòng

+ Số điện thoại: 0983.272.596

+ Địa chỉ Email: ngantg@vinhphuc.gov.vn

+ Lĩnh vực phụ trách:

Giúp Trưởng phòng giải quyết công việc khi Trưởng phòng đi vắng và khi
được uỷ quyền;

Trực tiếp theo dõi và triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính thực
hiện công tác quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi
chính phủ trên địa bàn;

Thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc của phòng khi Trưởng phòng

16
đi vắng và kí thay Trưởng phòng các văn bản thuộc thẩm quyền khi được Trưởng

phòng uỷ quyền;

Giúp Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được
giao, được Trưởng phòng phân công phụ trách, chỉ đạo các công việc thuộc lĩnh
vực: xây dựng chính quyền cơ sở, công tác cải cách hành chính Nhà nước; quy chế
dân chủ;

Tham gia các buổi họp, làm việc với Sở, ngành, UBND cấp huyện có liên
quan đến lĩnh vực do mình phụ trách;

Tham mưu Lãnh đạo phòng giúp UBND huyện xây dựng Kế hoạch, quy
hoạch, các quy định cụ thể để triển khai nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực
Tổ chức - Biên chế và hội; tham gia xây dựng cơ chế, các quyết định cụ thể của
từng nội dung quản lý theo quy định của pháp luật, phù hợp với tình hình thực tế.
Trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng.

Đồng chí: Nguyễn Xuân Minh – Phó Trưởng phòng

+ Số điện thoại: 0211.3611.289

+ Địa chỉ Email: minhnx@vinhphuc.gov.vn

+ Lịch vực phụ trách:

Tiếp nhận, xử lý các văn bản do Trưởng phòng chuyển đến (trên hệ thống
itamduong, mail công vụ hoặc bản giấy); lập kế hoạch để triển khai thực hiện xem
xét, chỉnh sửa các hồ sơ xử lý công việc do chuyên viên chuyển đến, thực hiện các
công việc do trưởng phòng giao hàng ngày;

Tham gia kiểm, thu thập thông tin, thống kê, quản lý hồ sơ, lưu trữ tư liệu, số
liệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công tác cải cách hành chính
được chặt chẽ, chính xác, đúng nguyên tắc;

Thực hiện những công việc khác do Trưởng phòng giao.

Đồng chí: Nguyễn Văn Huấn – Chuyên viên

17
+ Lĩnh vực phụ trách: Tham mưu có UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về
công tác theo dõi biên chế, soạn thảo văn bản về bố chí, điều động, thuyên chuyển,
chuyển xếp ngạch, nâng bậc lương, thủ tục hồ sơ chế độ với cán bộ, công chức,
công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.

Đồng chí: Nguyễn Tuấn Giang – Chuyên viên

+ Lĩnh vực phụ trách: Tham mưu cho UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về
công tác thi đua khen thưởng, tôn giáo; theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động tôn
giáo, xây dựng kế hoạch phối hợp với các cơ quan ban hành trên địa bàn huyện;

Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, chế độ chính sách đối với cán bộ công
chức, viên chức thuộc biên chế hành chính sự nghiệp UBND huyện khi được chỉ
đạo.

Đồng chí: Nguyễn Thị Ngọc Tháp – Chuyên viên

+ Lĩnh vực phụ trách: Quản lý theo dõi biên chế, quỹ tiền lương đối với cán bộ công
chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện;

Quản lý hồ sơ, sổ bảo hiểm, bổ sung kịp thời những thay đổi về trình độ,
khen thưởng, kỷ luật và những quyết định liên quan đến chế độ chính sách của cán
bộ, công chức, viên chức thuộc UBND huyện;

Làm kế toàn phòng Nội vụ;

Làm thủ quỹ phòng.

2.2. Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của phòng Nội vụ UBND
huyện Tam Dương

2.2.1. Các loại văn bản cơ quan ban hành của phòng Nội vụ

Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào các văn bản quy định của cấp trên.
Phòng Nội vụ và Văn phòng UBND huyện đã chủ động tham mưu cho lãnh đạo
huyện ban hành văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban
hành văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh

18
vực này. Hiện nay, các loại văn bản thường được ban hành tại cơ quan như: Quyết
định; thông báo; tờ trình; báo cáo…

(Phụ lục 3: Một số văn bản do phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương ban hành)

2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản

Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương chủ yếu ban hành các văn bản hành
chính thông thường. Chính vì vậy các chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo
phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Phòng Nội vụ
huyện Tam Dương là rất cần thiết và quan trọng vì một mặt phải đảm bảo tính hợp
pháp của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định đến chất lượng
văn bản.

2.2.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của phòng Nội vụ

- Thể thức văn bản bao gồm 9 thành phần:

+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ;

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

+ Số, ký hiệu của văn bản;

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản;

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

+ Nội dung văn bản;

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

+ Nơi nhận.

- Ngoài các thành phần trên văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như:

+ Phụ lục;

+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành;

19
+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành;

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số
Fax.

Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị
định 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn
thư.

 Qua khảo sát thực tế về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, em có nhận xét
sau:

Ưu điểm: Căn cứ Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của
Chính Phủ về công tác văn thư: Từ những văn bản thu thập được ở phần phụ lục thì
các văn bản của cơ quan đều được trình bày theo đúng thể thức, kĩ thuật trình bày
văn bản mà nhà nước quy định.

Nhược điểm: Bên cạnh đó vẫn còn một số ít cá nhân khi soạn thảo văn bản
chưa tuân thủ theo quy định. Một số văn bản vẫn còn sai về thể thức và kỹ thuật
trình bày như yếu tố: Tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiệu văn bản còn
nhầm lẫn về cỡ chữ, trình bày chưa đẹp,…Do tính kiểm tra, rà soát chưa chặt chẽ
mang lại chất lượng văn bản không được tốt, chưa được áp dụng đầy đủ các quy
định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Ví dụ: Từ “Nơi nhận” tên cơ quan, tổ chức đơn vị nhận văn bản được trình
bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu
chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm , tiếp
theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy ,chữ viết tắt tên đơn
vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần
thiết), cuối cùng là dấu chấm nhưng khi soạn thảo một số văn bản không có dấu “;”
ở cuối dòng và cuối dòng “Lưu” không có dấu “.”

2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản

 Quy trình soạn thảo văn bản tại phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương:

20
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cá
nhân, tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

Bước 2: Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo xác định vấn đề, nội
dung cần soạn thảo;

Bước 3: Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;

Bước 4: Xây dựng đề cương soạn thảo;

Bước 5: Soạn bản thảo;

Bước 6: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản;

Bước 7: Đánh máy, nhân bản văn bản;

Bước 8: Kiểm tra văn bản trước khi kí ban hành;

Bước 9: Ký văn bản.

 Nhận xét, đánh giá về quy trình soạn thảo văn bản

- Ưu điểm:

+ Căn cứ vào Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính
Phủ về công tác văn thư các văn bản được ban hành tại phòng Nội vụ huyện đều
diễn ra theo đúng trình tự, thủ tục;

+ Các văn bản trước khi ban hành đều được rà soát, kiểm tra sửa chữa kịp thời và
ban hành theo đúng thời gian quy định;

+ Các yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được trình bày theo đúng
quy định hiện hành;

+ Văn bản được ban hành theo đúng thẩm quyền của cơ quan;

+ Các chuyên viên đảm nhiệm công việc đều theo dõi sát sao;

+ Quy trình soạn thảo văn bản tại phòng Nội vụ huyện đã đảm bảo tính chính xác,
khoa học và đảm bảo được những yêu cầu bắt buộc trong việc xây dựng văn bản
trong quá trình hoạt động của cơ quan

21
- Nhược điểm:

Hiện tại ở các đơn vị của phòng Nội vụ huyện soạn thảo văn bản khi làm thủ
tục phát hành văn bản ở bộ phận văn thư đã phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức
khá thường xuyên như: về font chữ, kiểu chữ thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình
khi chưa xin chữ ký nháy của cấp Trưởng nơi đơn vị soạn thảo;

Về các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được các cá nhân, đơn vị thực
hiện tốt, nên gần như không có sai sót. Có chăm chỉ trong quá trình thu thập và xử
lý thông tin có liên quan, cần sự kết hợp của các đơn vị, cá nhân khác ngoài đơn vị
soạn thảo gặp gián đoạn và mất nhiều thời gian do nhiều yếu tố tác động.

2.3. Tìm hiểu về quản lý văn bản đi

(Phụ lục 4: Sơ đồ quản lý văn bản đi)

2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và thời gian ban hành
văn bản

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban
hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01
tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ
quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản
điện tử.

+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật
được cấp hệ thống số riêng.

+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành,
lĩnh vực quy định.

+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có
chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản mật được cấp hệ thống số riêng.

22
- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức
năng của Hệ thống.

2.3.2. Đăng ký văn bản

Việc đăng ký văn bản tại UBND bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin
cần thiết của văn bản đi.

Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

+ Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng
ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05
tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư.

+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường
thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

+ Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.

2.3.3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức
độ khẩn

Nhân bản, đóng dấu của cơ quan và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn
bản giấy

+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của
văn bản.

+ Việc đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy
định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính
Phủ về công tác văn thư;

23
 Ký số của cơ quan đối với văn bản điện tử: Ký số của cơ quan được thực
hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm
2020 của Chính Phủ về công tác văn thư.

2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn
phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản
theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và
nơi nhận.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay
thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót
về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công
văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Thu hồi văn bản

+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận
có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên
nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ
thống để bên gửi biết.

Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người có thẩm quyền: Văn
thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy,
đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan
thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020 NĐ-CP
ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư.

2.3.5. Lưu văn bản đi

24
 Lưu văn bản giấy

+ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau
khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

Lưu văn bản điện tử

+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan ban hành văn
bản.

+ Sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

2.3.6. Nhận xét về quy trình quản lý văn bản đi của Phòng Nội vụ

Ưu điểm:

+ Thứ nhất, công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng Nội vụ huyện thực
hiện đúng theo quy định của UBND và cơ quan cấp trên tạo điều kiện quản lý thống
nhất hệ thống văn bản ban hành trong phòng nói riêng cũng như trong UBND huyện
nói chung;

+ Thứ hai, công tác soạn thảo văn bản được phân công rõ ràng cho từng chuyên
viên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì những chuyên
viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mình;

+ Thứ ba, khi một văn bản của phòng được gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân
khác nhau thì chuyên viên phụ trách văn thư của phòng sẽ tiến hành nhân bản các
văn bản đó sao cho đủ số lượng;

+ Thứ tư, cán bộ công tác văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác rất
thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết;

+ Thứ năm, cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại cũng góp phần làm cho
việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác.

25
 Nhược điểm: Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể
thức, nội dung văn bản còn nhiều khâu nên làm cho công việc bị gián đoạn mất
nhiều thời gian để có thể tiến hành thực hiện được văn bản đó.

2.4. Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến

(Phụ lục 5: Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến)

2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến

Đối với văn bản giấy

+ Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi
gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường
hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người
có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản;

+ Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan
thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với
văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan thì Văn thư cơ
quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký;

+ Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020
NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư.

Đối với văn bản điện tử

+ Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và
thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống;

+ Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì
cơ quan nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan gửi văn bản trên Hệ thống. Trường
hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay
người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

26
2.4.2. Đăng ký văn bản đến

Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông
tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ
liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ
quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản
đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Số đến của văn bản được lấy
liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất
giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

 Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu sổ đăng
ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05
tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư.

+ Đăng ký văn bản đến bằng

Hệ thống Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống.
Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định
tại Phụ lục I Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ
về công tác văn thư. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin
đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định
30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư.
Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường
thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

 Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.

2.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao

27
cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá
nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý
theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển
giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan chức năng,
nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền
ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá
nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục
“Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục
IV Nghị định này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền,
văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin,
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy
đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.

Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn
bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ
thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ
đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc
cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì
Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản
giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Chủ tịch UBND Huyện có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

28
 Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

2.4.5. Nhận xét về quy trình quản lý văn bản đến của phòng Nội vụ

Ưu điểm: Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải
quyết văn bản đã góp phần ngày càng hiện đại hóa công tác văn thư cả về cán bộ và
các nghiệp vụ.

Nhược điểm: Sử dụng phần mềm quản lý văn bản tuy thuận tiện và nhanh
chóng nhưng khi mạng bị lỗi thì không thể sử dụng được, hoặc do các sự cố như
khách quan như mất điện, máy tính có virus thì không thể tiến hành công việc như
dự tính ban đầu, làm cho văn bản có thể bị giải quyết chậm hoặc không kịp tiến độ
thời gian và tốn cả kinh phí cho việc thực hiện công tác đó.

2.5 Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu

2.5.1. Các loại dấu cơ quan

- Dấu cơ quan sử dụng có hình tròn, mực dấu màu đỏ;

- Đường kính 36 mm;

- Xung quanh và ngoài con dấu ghi: Ủy ban nhân dân huyện Tam Dương – Tỉnh
Vĩnh Phúc;

- Giữa con dấu: Hình Quốc huy.

2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

Mỗi cơ quan nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu;

Các cơ quan có chức năng cấp Văn bằng, Chứng chỉ, Thẻ Chứng minh Nhân
dân, Thị thực Visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ
cho công tác nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung
con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan đó được phép sử dụng;

29
 Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ
phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp “Giấy
chứng nhận đăng ký mẫu dấu”;

Khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu
mới;

Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của
pháp luật;

Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con
dấu của cơ quan; tổ chức mình;

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan và phải được quản lý chặt chẽ.
Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc
mang con dấu ra khỏi cơ quan;

Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ;

Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ
quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu
dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất;

Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức thay
đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lạ con dấu cũ.

Cơ quan sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền
kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

Cơ quan khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có
hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan phải thu hồi con dấu và nộp lại con
dấu cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;

Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu cơ quan có thẩm quyền ra
quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải

30
thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan
biết.

Con dấu mà Phòng Nội vụ sử dụng bao gồm: Dấu Phòng Nội vụ, dấu các
chức danh (Trưởng phòng, phó Trưởng phòng), dấu họ và tên. Việc đóng dâu lên
văn bản là một phần thể thức không thể thiếu của văn bản;

Tại Phòng Nội vụ, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ
ký hợp lệ của người có thẩm quyền và tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy
trắng. Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng màu mực dấu theo quy
định chung của Nhà nước, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền
về bên trái.

2.5.3. Bảo quản con dấu

Con dấu được bảo quản cẩn thận tại trụ sở làm việc của UBND huyện Tam
Dương và không được phép mang con dấu ra khỏi cơ quan khi chưa có sự đồng ý
của người có thẩm quyền;

Con dấu của UBND huyện phải được cất tủ khóa cẩn thận và không được để
con dấu trên bàn khi không có mặt ở phòng làm việc;

Vệ sinh con dấu: khi con dấu bị bẩn không được dùng vật nhọn đẻ cậy chất
bụi, bẩn bám trên con dấu, dùng vải mềm hoặc bàn chải lông mềm vệ sinh con dấu,
nếu chất bẩn khó lau chùi có thể dùng xăng để cọ rửa.

2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại phòng
Nội vụ UBND huyện Tam Dương

2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương

Qua khảo sát cho thấy, các loại hồ sơ hình thành tại UBND huyện Tam
Dương nói chung và tại phòng Nội vụ nói riêng gồm các loại hồ sơ sau:

+ Hồ sơ công việc: Đây là hồ sơ gồm các tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc hoặc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả hình

31
thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan
đơn vị.

Ví dụ: Hiện tại phòng Nội vụ huyện Tam Dương có các loại hồ sơ công việc như:
Hồ sơ tổng kết hội nghị công tác năm tại UBND huyện Tam Dương; Hồ sơ xét nâng
lương cho cán bộ công chức tại UBND huyện Tam Dương.

+ Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra
cứu khi giải quyết công việc của cơ quan. Hồ sơ loại này không phải nộp vào lưu
trữ cơ quan.

Ví dụ: Tập tài liệu các văn bản quy phạm pháp luật về chế độ công tác phí cho cán
bộ, công chức UBND huyện Tam Dương.

+ Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể
(hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên ...). Do tính chất liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
về quản lý, tổ chức tuyển dụng nhân lực cho nên phòng Nội vụ hiện đang lưu hầu
như toàn bộ hồ sơ cán bộ, đảng viên đang làm việc tại đơn vị trực thuộc UBND
huyện.

Ví dụ: Hồ sơ ông Trần Quốc Chí – cán bộ tại UBND huyện Tam Dương.

2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Hồ sơ là một tập tài liệu, văn bản có liên quan tới nhau về một vấn đề, một

sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (một số) đặc điểm chung như tên loại
văn bản; cơ quan tổ chức ban hành, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết văn bản trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tợp hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi giải quyết công việc, thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.

32
 Danh mục hồ sơ do Chủ tịch UBND huyện tổ chức phê duyệt và được ban
hành vào đầu năm, gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ;

Mẫu danh mục hồ sơ tại UBND huyện Bình Xuyên được thực hiện theo quy
định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của
Chính Phủ về công tác văn thư.

2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ

Yêu cầu của việc lập hồ sơ:

+ Hồ sơ phải phán ánh được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ
sơ, đúng công việc mà cá nhân chủ trì quyết định;

+ Văn bản tìa liệu của mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý;

+ Văn bản, tài liệu trong hồ sơ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng
trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc và trình tự giải quyết công việc.

Quy trình lập hồ sơ:

- Mở hồ sơ:

+ Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo
Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác;

+ Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành;

+ Trường họp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm
vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

+ Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao
gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ,
tránh bị thất lạc;

33
+ Những loại văn bản, tài liệu hay để lẫn sang cơ quan khác như bài phát biểu của
các đồng chí lãnh đạo, tham luận của đại biểu dự Đại hội, hội nghị, ảnh, băng ghi
âm, ghi hình trong các lễ kỉ niệm hay trong các đợt đi công tác,… cần được sưu tầm
để đưa vào hồ sơ.

- Kết thúc hồ sơ

+ Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong;

+ Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ
sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ;
chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ;

+ Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời
hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ;

+ Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các
thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức
năng của Hệ thống.

2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Chuẩn bị hồ sơ để nộp giao vào lưu trữ:

+ Trước ngày 31/12 hằng năm, lưu trữ cơ quan gửi báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của
năm trước đến các đơn vị, tổ chức, cá nhân chuẩn bị giao nộp;

+ Các đơn vị, tổ chức, cá nhân kiểm tra lại chất lượng hồ sơ đã lập trong năm, thông
báo cho lưu trữ biết thời gian và địa điểm giao nộp.

- Thời hạn giao nộp:

+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công
trình được quyết toán;

+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

- Thủ tục nộp lưu

34
+ Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02
bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị 37 định này.
Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

+ Đối với hồ sơ điện tử

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp
lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết
chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ
lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

 Nhận xét về quy trình lập hồ sơ của phòng Nội vụ:

Ưu điểm:

+ Việc lập và quản lý hồ sơ rất quan trọng và đã được lãnh đạo Phòng Nội vụ trực
tiếp chỉ đạo thực hiện. Văn bản được quản lý chặt chẽ, thống nhất theo một trình tự
nhất định cho việc tìm kiếm thông tin cũng như nắm bắt tình hình hoạt động cơ
quan của lãnh đạo cấp trên;

+ Quy trình lập và quản lý hồ sơ đã được tuân thủ theo quy định của nhà nước;

+ Công tác lập hồ sơ được thực hiện theo từng tháng để đảm bảo các văn bản được
lưu trữ cẩn thận, tránh thất lạc văn bản và phục vụ cho việc tìm kiếm văn bản dễ
dàng, thuận lợi. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tra cứu trước mắt và
lâu dài của cơ quan.

Nhược điểm: Còn một số văn bản chưa được giao nộp cho văn thư đúng thời
hạn nên còn thiếu tài liệu trong một số lĩnh vực để lập hồ sơ.

2.7. Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp

2.7.1. Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công
sở.

35
 Quy định hiện hành về nghi thức nhà nước của UBND nói chung và Phòng
Nội vụ nói riêng về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở:

- Thời gian làm việc: Buổi sáng 7h00 – 11h30, buổi chiều 13h00 – 16h30;

- Trang phục:

Khi thi hành nhiệm vụ, cán bộ, công chức phải mặc trang phục gọn gàng,
lịch sự.

Đối với nam: Quần âu, áo sơ mi có ve cổ (ngắn tay hoặc dài tay) hoặc bộ
comple, đi giày hoặc dép có quai hậu;

Đối với nữ: Quần âu, váy dài quá đầu gối (không mặc váy liền áo không có
ve cổ), áo sơ mi có ve cổ ngắn tay hoặc dài tay, bộ comple, áo dài truyền thống, đi
giày hoặc dép có quai hậu;

Đối với cả nam và nữ: Không măc ̣ áo phông, quần bò; không đi dép lê;
không nhuộm tóc sáng màu hoặc nhiều màu.

Khuyến khích cán bộ, công chức mặc bộ comple, thắt caravat, bộ áo dài
truyền thống tại công sở hoăc ̣ đồng phục công sở . Đối với cán bộ, công chức tiếp
dân, làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa khuyến khích
có mẫu đồng phục riêng bảo đảm văn minh, lịch sự.

Đối với những ngành có quy định riêng về trang phục thì thực hiện theo quy
định của ngành.

- Thẻ cán bộ, công chức

Cơ quan trực tiếp quản lý, sử dụng cán bộ, công chức có trách nhiệm cấp thẻ
cho cán bộ, công chức theo mẫu thống nhất quy định tại Quyết định số
06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 của Bộ Nội vụ về việc quy định mẫu thẻ và
việc quản lý, sử dụng thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức.

36
 Khi thực thi công vụ, nhiệm vụ, tất cả cán bộ, công chức phải đeo thẻ thống
nhất tại vị trí trước ngực bên trái hoặc dây đeo có khoảng cách từ cằm đến mặt cắt
ngang ở mép trên của thẻ là 200 - 300mm.

Cán bộ, công chức phải giữ gìn, bảo quản thẻ của mình. Nghiêm cấm việc
cho mượn thẻ, dùng thẻ vào việc khác. Cán bộ, công chức được bổ nhiệm, từ chức,
miễn nhiệm, thay đổi ngạch sẽ được đổi thẻ mới, nộp lại thẻ cũ. Cán bộ, công chức
nghỉ hưu, chuyển công tác sang cơ quan khác phải trả lại thẻ cho cơ quan; người
thôi việc sẽ bị thu hồi thẻ. Cán bộ, công chức làm mất thẻ, làm hỏng thẻ phải báo
cáo bằng văn bản, có xác nhận của thủ trưởng cơ quan và gửi về bộ phận làm thẻ để
làm lại thẻ mới theo quy định.

- Giao tiếp ứng xử:

+ Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định
về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật;

+ Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự,
tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng,
quát nạt;

- Giao tiếp và ứng xử với nhân dân

+ Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã
nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên
quan đến giải quyết công việc;

+ Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây
khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.

- Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp

+ Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có
thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác;

- Giao tiếp qua điện thoại

37
+ Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan,
đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không
ngắt điện thoại đột ngột.

2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung

2.7.2.1. Ưu điểm

Nội quy quy định về nghi thức nhà nước, giao tiếp ứng xử của cơ quan được
quy định rõ ràng, cụ thể theo quy định của pháp luật;

Đội ngũ nhân viên làm việc tích cực chủ động, có trách nhiệm trong công
việc, có sự giao lưu học hỏi từ những sự phát triển của bên ngoài. Làm việc theo
đúng thẩm quyền, phạm vi quyền hạn của mình, thái độ với lãnh đạo, đồng nghiệp,
với khách hàng thì lịch sự, ân cần chu đáo;

Môi trường làm việc thân thiện, tích cực hiệu quả, bố trí phòng ban hợp lý
kích thích sự làm việc của nhân viên. Khuôn viên, phòng làm việc được sửa chữa,
nâng cấp, trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc hiệu, kích
thích sự làm việc nâng cao năng suất công việc;

Giao tiếp ứng xử lịch sự, tinh thần làm việc trách nhiệm cao, giải quyết công
việc luôn đảm bảo thể chế hành chính nhà nước nói chung, cũng như tuân thủ quy
định của cơ quan, đơn vị và đảm bảo những nguyên tắc công vụ;

Trang phục của nhân viên cơ quan trong giờ làm việc nói chung, trong khi
giao tiếp với nhân dân nói riêng đảm bảo tính nghiêm túc, văn minh, lịch sự.

2.7.2.1. Nhược điểm

Bên cạnh những mặt tích cực thì cơ quan vẫn còn một số nhược điểm còn tồn
tại như:

+ Chưa thực hiện tốt việc chào hỏi cũng như thực hiện “biết cười, biết xin lỗi, biết
cảm ơn” trong khi giải quyết công việc cho nhân dân trong giải quyết công việc;

38
+ Quá trình tổ chức thực hiện quy chế còn nhiều bất cập: CB, CC, VC hầu như chưa
chủ động tìm hiểu, nghiêm cứu những quy định hiện hành và ít khi tự kiểm điểm,
nhìn nhận, đánh giá bản thân trong việc thực hiện quy tắc giao tiếp, ứng xử, cơ chế
giám sát chưa cụ thể chặt chẽ, chưa có chương trình giám sát và thái độ phục vụ,
quy tắc ứng xử của CB, CC,…

+ Một số phòng làm việc còn bỏ trống chưa bố trí được đơn vị chịu trách nhiệm
quản lí, sử dụng.

1.8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác
văn phòng

1.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng

Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng
suất, chất lượng của công tác Văn phòng, đồng thời cũng là một yếu tố giúp cho cán
bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học và kỹ thuật phát
triển như ngày nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rông rãi trong công tác văn
phòng, đặc biệt sự ra đời của các thiết bị thông minh, các phần mềm quản lý (tài
chính, nhân sự, tài sản, công việc ,…) đã góp phần hiện vào quá trình hiện đại hoá
công tác Văn phòng;

Trụ sở làm việc của UBND huyện Tam Dương gồm 2 khu nhà, gồm khối
UBND và khối Đảng ủy. Văn phòng làm việc của Phòng Nội vụ được bố trí ở tầng
2, bao gồm 3 phòng phục vụ cho công tác hoạt động chung: 01 phòng của Trưởng
phòng; 01 của phụ trách phòng; 01 của chuyên viên. Trong đó, trang thiết bị văn
phòng bao gồm:

+ Về bàn ghế làm việc: Có 9 bàn làm việc làm bằng chất liệu gỗ theo đúng tiêu
chuẩn, được thiết kế hiện đại, bàn có 2 ngăn khóa để đựng tài liệu. Ghế làm việc
được trang bị đầy đủ tương ứng với 9 bàn làm việc, ghế xoay giúp di chuyển thoải
mái. Kèm theo 02 bàn tiếp khách;

39
+ Phòng làm việc được trang bị 03 máy điều hòa tạo tình thần thoải mái và nâng cao
năng suất lao động hiệu quả;

+ Tủ tài liệu gồm 09 tủ to nhỏ khác nhau để đựng chứa các hồ sơ tài liệu;

+ 9 máy vi tính, 01 máy scan, 01 máy fax, 01 máy in, 01 bình đun nước nóng, 05
máy điện thoại;

Ngoài ra còn một số thiết bị khác như: bút viết, sổ sách, folder, bìa kẹp để
đựng tài liệu...Cũng được trang bị đầy đủ.
 Nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

Các trang thiết bị tại phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương được bố trí
hợp lí, đầy đủ đảm bảo cho các công việc tại phòng được diễn ra thuận lợi. Tuy
nhiên, một số thiết bị đã cũ hay bị hư hỏng, trục trặc như máy photo, máy tính…
ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng.

1.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị của phòng Nội vụ

 Tổ chức quản lý trang thiết bị

Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các
khâu:

- Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị

Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy
sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho
công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy, …

Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng
trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài
ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực
tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm.

- Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị

40
+ Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản
lý, khai thác, sử dụng và bảo quản;

+ Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công;

+ Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó
đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị;

+ Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị;

+ Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong
cơ quan, tổ chức.

- Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị

Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành
thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật: Thành lập ban
thanh lý.

 Tổ chức sử dụng trang thiết bị

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra
những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu
trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu.

Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là
Internet...cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng
thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng
thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ
sơ...ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.

Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện phần
lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng. Do đó
khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể:

41
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo
hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao
động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao;

- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử
dụng trang thiết bị;

- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao
quản lý và sử dụng;

- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề
xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo
việc sử dụng có hiệu quả.

- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:

+ Sử dụng đúng mục đích;

+ Bảo quản theo yêu cầu;

+ Bảo dưỡng theo định kỳ;

+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết. 

Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ
được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng
ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ
xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân
tích, xử lý thông tin một cách khoa học.

 Nhận xét về việc quản lý và sử dụng trang thiết bị của Phòng Nội vụ:

Ưu điểm: Trong nhiều năm qua công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại
Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương luôn được Đảng và chính quyền địa
phương quan tâm chỉ đạo thực hiện để quản lý. Công tác quản lý trang thiết bị văn
phòng tại huyện trong những năm gần đây đã có nhiều chuyển biến tích cực, huyện

42
đã mua được các trang thiết bị văn phòng hiện đại góp phần đảm bảo được tiến độ
làm việc của cơ quan;

Trang thiết bị của phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương được quản lý theo
cách truyền thống là quản lý bằng “Sổ theo dõi cơ sở vật chất” do cán bộ văn phòng
tổng hợp, thống kê và chịu trách nhiệm.

Nhược điểm: Mặc dù mua được các trang thiết bị hiện đại phục vụ quá trình
làm việc cho cơ quan nhưng phần lớn cán bộ trong cơ quan chưa thành thạo trong
công tác sử dụng trang thiết bị tin học;

Do quản lý theo cách truyền thống nên khó khăn trong việc tìm kiếm thông
tin, thanh lọc, sửa chữa, nhập thêm thông tin. Đông thời khó khăn trong việc bảo
quản giám sát tình trạng của các thiết bị trong phòng.

1.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại phòng Nội vụ

Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng tại phòng Nội vụ
UBND huyện Tam Dương:

Hệ thống quản lý văn bản điều hành (VNPT iOffice) là hệ thống quản lý văn
bản và điều hành công việc điện tử giúp các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hiện
thực hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ.

Microsoft Outlook là ứng dụng lưu trữ email miễn phí được phát triển và
cung cấp bởi Microsoft, cho phép bạn gửi/ nhận email nhanh chóng mà không giới
hạn không gian lưu trữ. Ứng dụng còn hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung
lượng lớn, sắp xếp email theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi và nhiều
hơn thế nữa.

Phần mềm Microsoft Office: Là một bộ phần mềm văn phòng thông dụng
hàng đầu thế giới và gần như máy tính cá nhân nào cũng được cài đặt với các gói
ứng dụng như Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft powepoint...

Nhận xét về những hiệu quả phần mềm ứng dụng mang lại:

+ Ưu điểm:

43
 Nhìn chung các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng tại
Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương được triển khai và sử dụng hiệu quả
giuaps cho việc giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm
được sức lao động, cho phí, dễ thống kê trà tìm…đồng thời góp phần vào quá trình
tin học hóa công tác văn phòng tại cơ quan tổ chức, tiến tới đơn giản hóa các thủ tục
hành chính.

+ Nhược điểm:

Đối với phần mềm VNPT iOffice: Còn một số tồn tại một số khó khăn về
quy trình xử lý văn bản, nhất là quy trình văn bản gửi đi đôi lúc hệ thống xử lý việc
lấy thông tin chữ ký số còn chậm. Một số lãnh đạo, công chức, viên chức chưa khai
thác và phát huy tối đa những tiện ích của phần mềm do hạn chế kiến thức công
nghệ thông tin.

Bên cạnh những hạn chế phần mềm thì yếu tố con người sử dụng quyết

định phần lớn, mặc dù phần mềm được đưa vào sử dụng khá là lâu nhưng các cá

nhân vẫn chưa khái thác triệt để các ứng dụng tiện ích được xây dựng trong các

phần mềm.

 Tiểu kết:

Qua nội dung chương 2 – Thực trang công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ
UBND huyện Tam Dương giúp chúng ta hiểu sõ về công việc cần làm tại Phòng
Nội vụ: Công tác văn thư, sạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ…Từ đó có
những cái nhìn thực tế để đưa ra những nhận xét đánh giá và có giải pháp nâng cao
công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương.

Chương 3

44
 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

3.1. Đánh giá chung

Trong quá trình kiến tập tại phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương, tuy
thời gian 3 tuần không dài những đã giúp em có thêm nhiều kiến thức trong công
tác văn phòng. Thấy được vai trò của phòng Nội vụ vô cùng quan trọng đối với mọi
cơ quan, tổ chức. Qua quá trình kiến tập đó, em có một số nhận xét về công tác văn
phòng tại phòng Nội vụ của cơ quan như sau:

3.1.1. Ưu điểm

Con người luôn là yếu tố quyết định phần lớn công việc, cán bộ của phòng
Nội vụ huyên Tam Dương luôn làm việc với trách nhiệm cao nhất và chuyên môn
nghề nghiệp vững vàng từ đó công việc đạt hiệu quả cao.

Hoạt động của phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương diễn ra khá tốt, mọi
cá nhân được phân công công việc rõ ràng, cụ thể theo vị trí công việc;

Nhiều cán bộ văn thư, văn phòng giỏi, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao
và có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, văn phòng;

Khi em tham gia kiến tập tại cơ quan luôn nhận được sự giúp đỡ tận tình của
các cô, chú, anh, chị trong cơ quan;

Thời gian làm việc, trang phục, nghi lễ được thực hiện đúng theo quy định;

Các công việc: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, tài liệu theo đúng trình tự, thủ
tục quy định; các loại văn bản, hồ sơ tài liệu được sắp xếp khoa học, thuận lợi trong
công tác tra tìm;

Các trang thiết bị được bố trí đầy đủ, khoa học giúp cán bộ thuận tiện trong
giải quyết công việc;

Môi trường làm việc thoải mái, các cá nhân trong văn phòng luôn có tinh
thần đoàn kết, gắn bó, thân thiện, sẵn sàng giúp đỡ nhau trong công việc;

45
 Công tác văn thư, lưu trữ được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời
đảm bảo thông tin được bảo mật, đúng quy định nhờ đó công việc giải quyết dễ
dàng nhanh chóng.

3.1.2. Hạn chế

Ngoài những thành tích đã đạt được, vẫn còn xảy ra tình trạng chậm trễ trong
không việc, không hoàn thành tiến độ công việc được giao;

Một số cán bộ còn thờ ơ trong giờ làm việc, làm việc riêng;

Các tập hồ sơ, văn bản còn xếp lộn xộn;

Một số máy móc đã cũ thường xuyên xảy ra tình trạng hư hỏng, trục trặc gây
ảnh hưởng đến tiến độ công việc,…

3.3.3. Nguyên nhân

 Nguyên nhân chủ quan:

Chưa quán triệt đúng vai trò, chức năng của Phòng Nội vụ như là bộ phận tham
mưu giúp việc quan trọng cần được quan tâm đầu tư đúng mức; một bộ phận
chuyên viên chuyên trách công tác văn phòng chưa thật sự có tinh thần trách nhiệm
cao; các văn bản hướng dẫn và chế tài xử lý chưa thích hợp và hiệu quả do chưa
bám sát vào thực tiễn công việc; tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ chưa cao …

Đội ngũ cán bộ, công chức còn hạn chế về trình độ, chuyên môn, công tác đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ còn bất cập.

 Nguyên nhân khách quan:

Trang thiết bị làm việc tại Phòng Nội vụ không đầy đủ và đã quá cũ khiến cho
công tác thực hiện công việc trở nên khó khăn, chậm chễ, không thực hiện đúng tiến
độ công việc;

Kinh phí phục vụ cho công tác văn phòng còn hạn hẹp, phương tiện máy móc
còn thiếu, một số trang thiết bị đã được sử dụng lâu lại không được bảo trì, bảo
dưỡng thường xuyên nên bị han gỉ không sử dụng được, một số phương tiện chưa

46
hiện đại không thể thực hiện được theo yêu cầu công việc, gây khó khăn cho quá
trình giải quyết công việc;

Không gian làm việc thiếu cây xanh, tâm trạng làm việc không thoải mái, khiến
cho các cán bộ thờ ơ trong công việc.

3.2. Đề xuất, kiến nghị (giải pháp)

Trong tiến trình tiến hành đổi mới, con người luôn là mục tiêu, đồng thời là
động lực của tiến trình đó. Vai trò của nhân tố con người được xem như chủ thể của
toàn bộ tiến trình cách mạng. Nhân tố con người có nội dung cơ bản được xác định
như là những chỉ tiêu về số lượng, chất lượng nói lên khả năng của con người, của
cộng đồng người bao gồm các tiềm năng cần khai thác và phát huy. Đó là số lượng
lao động, sức khỏe, trình độ học vấn, chuyên môn kỹ thái độ lao động, ý thức xã hội
chính trị của cá nhân, của nguồn lao động, của các giai cấp, tầng lớp trong xã hội.
Nó chỉ ra những tiêu chí nói lên mức độ, khả năng sáng tạo của con người trong hệ
thống các quan hệ xã hội cũng như tiến trình phát triển của lịch sử mà trong đó con
người là chủ thể. Như vậy, việc đầu tư cho con người, phát huy vai trò của nhân tố
con người luôn là nhiệm vụ trung tâm của tổ chức.

3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ Phòng Nội vụ

Lãnh đạo Phòng Nội vụ UBND huyện phải thường xuyên nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên thông qua việc mở các lớp tập huấn, các khóa
học về quản trị hàng năm cho các phòng ban, cán bộ nhân viên làm văn phòng;

Cán bộ công nhân viên phải chủ động tiếp dân, phải có mỗi qua hệ hài hòa,
đáp ứng, giải quyết mọi thắc mắc của họ;

Cần bổ sung nhân sự có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn nghiệp
vụ trong văn phòng nhằm khắc phục tình trạng số việc quá nhiều trong khi số người
đảm nhiệm quá ít. Việc cử nhân viên văn phòng đi học phải có trọng tâm, cần phải
xác định đúng nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo.

3.2.2. Trang bị kiến thức, kĩ năng chuyên sâu về văn phòng

47
 Phòng nên cử cán bộ chuyên viên đi tập huấn, học thêm các lớp về tin học
tiếng anh, mặt khác bồi dưỡng chính trị để phát huy toàn diện hơn nữa nghiệp vụ
văn phòng trong tương lai.

Thuê các chuyên gia về đào tạo.

3.2.3. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho cán bộ văn phòng
làm công tác hoạch định.

Lãnh đạo Phòng Nội vụ UBND huyện cần phải quan tâm hơn nữa đến nhân
viên. Đặc biệt là việc đảm bảo về điều kiện làm việc, đời sống vật chất và tinh thần
cho cán bộ, công chức làm việc tại UBND huyện;

Tăng cường các chính sách và chế độ đãi ngộ, quan tâm và tạo điều kiện về
mọi mặt giúp họ chú tâm vào công việc. Điều đó sẽ là nguồn động lực to lớn để các
các bộ công chức thực hiện tốt và hiệu quả công việc của mình;

Xây dựng cơ chế thi đua, khen thưởng để động viên, kích thích tính năng
động tích cực và nâng cao hiệu quả công tác hoạch định; cũng như áp dụng cơ chế
kỹ luật đối với những hành vi vi phạm quy định Nhà nước;

Cải thiện điều kiện lao động, nâng cao phúc lợi vật chất và tinh thần cho
công chức, tạo niềm tin và môi trường làm việc thuận lợi cho họ.

3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, hệ thống trang thiết bị theo hướng
hiện đại hóa phục vụ công tác văn phòng

Trang bị thêm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho yêu cầu đòi hỏi của
công việc;

Ngoài ra, việc xây dựng “văn phòng xanh” sẽ tạo ra một không gian văn
phòng gần gũi thiên nhiên, làm giảm bớt căng thẳng, áp lực đáp ứng được nhu cầu
sống và làm việc của nhiều người. Điều đó sẽ thúc đẩy năng suất làm việc của các
cán bộ, công chức, viên chức;

Tăng cường ngân sách đầu tư trang thiết bị. Đầu tư phải chứ trọng để chất
lượng và hiệu quả chứ không phải đầu tư một cách bừa bãi, tùy tiện.

48
3.2.5. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Nhà nước
trong công tác văn phòng

Trong quá trình thu thập thông tin, căn cứ cán bộ văn phòng cần phải chấp
hành nghiêm chỉnh những quy định của pháp luật đã đề ra;

Cán bộ Phòng Nội vụ UBND huyện trong quá trình tác nghiệp phải đảm bảo
tuân thủ theo đúng quy định mà nhà nước và UBND huyện đã ban hành. Khi có văn
bản mới về quy định lãnh đạo Phòng Nội vụ UBND huyện phải tổ chức hướng dẫn
triển khai những nội dung mới được quy định cho cán bộ để họ thực hiện theo.

3.2.6. Xây dựng chế tài đủ mạnh trong công tác văn phòng

Đối với các cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc bên cạnh những
phần thưởng chung thì cần đặt ra những phần thưởng thú vị, hấp dẫn, đặc biệt khác
để tăng động lực làm việc cho cán bộ công nhân viên;

Đối với cá nhân, tập thể không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm nội quy của cơ
quan cần có những hình phạt nghiêm khắc để răn đe.

 Tiểu kết:

Qua quá trình quan sát, tìm hiểu về công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ UBND
huyện Tam Dương đã được trình bày ở chương 2, Chương 3 chúng ta đã chỉ ra được
những ưu điểm và hạn chế của công tác văn phòng tại Phòng Nôi vụ. Để chúng ta
có thể tìm ra được nguyên nhân và giải pháp để giải quyết. Qua một số giải pháp
được đề xuất ở trên, mong rằng những giải pháp đưa ra sẽ được đưa vào thực tiễn để
sớm khắc phục những hạn chế còn tồn tại và giúp cho Phòng Nội vụ hoàn thành
xuất sắc nhiệm vụ được giao và để quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng được
toàn diện và đạt hiệu quả cao.

49
 KẾT LUẬN

Trong thời gian kiến tập tại Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương, là một
kiên tập sinh, được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của phụ trách và chuyên
viên Phòng Nội vụ, em đã tiếp thu được những kinh nghiệm và rút ra bài học từ
thực tế.

Sau thời gian kiến tập 3 tuần đã cho em rất nhiều cảm xúc, lần đầu được trải
nghiệm công việc của mình em mới nhận thấy được lượng kiến thức mình còn vô
cùng hạn hẹp và cần trau dồi nhiều hơp nữa. Thông qua đợt kiến tập, những kiến
thức mà em tiếp thu được, được thể hiện cụ thể qua các chương như sau:

Qua nội dung chương 1 – Giới thiệu chung về UBND huyện Tam Dương đã làm
rõ cho chúng ta biết được một số vấn đề cơ bản: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức tại UBND huyện Tam Dương. Từ đó làm tiền đề để hiểu hơn về thực
trạng công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương ở chương 2.

Nội dưng chương 2 – Thực trạng công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ UBND
huyện Tam Dương giúp em hiểu rõ hợp về công việc cần làm tại văn phòng: Công
tác soạn thảo văn bản, công tác quản lý văn bản đi – đến, công tác quản lý và lập hồ
sơ,…Từ đó có những cái nhìn thực tế để đưa ra những nhận xét, đánh giá và các
giải pháp nâng cao công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ UBND huyện Tam Dương.

Và cuối cùng chương 3. Đánh giá, nhận xét và đưa ra những đề xuất, giải pháp
để khắc phục những hạn chế còn tồn tại. Từ đó giúp cho giúp cho Phòng Nội vụ
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và để quá trình hiện đại hóa công tác văn
phòng được toàn diện và đạt hiệu quả cao.

Tóm lại, sau khi kiến tập tại UBND huyện Tam Dương em đã hiểu được thêm
nhữn công việc mình phải làm đối với nghề nghiệp mà mình đã chọn. Từ đó thấy
bản thân cần rèn luyện, trau dồi thêm nhiều kỹ năng như ngoại ngữ, tin học, kĩ năng
mềm, quản lý thời gian...để có được những kiến thức hữu ích nhất cho công việc
sau khi mình ra trường và có thể được công việc như mong muốn của bản thân.

50
 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. https://vansudia.net/gioi-thieu-huyen-tam-duong-vinh-phuc/
2. https://binhluc.hanam.gov.vn/Pages/Chuc-nang-nhiem-vu-cua-UBND-
huyen412035791.aspx
3. https://tamduong.vinhphuc.gov.vn/noidung/he-thong-chinh-tri/Lists/
HeThongChinhTri/View_Detail.aspx?ItemID=19
4. https://www.slideshare.net/phuongqtvpk1d/bo-co-kin-tp-ti-ubnd-huyn-kinh-
mn
5. https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/nghi-dinh-30-2020-nd-cp-ve-cong-tac-
van-thu-181212-d1.html
6. https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Nghi-dinh-99-2016-
ND-CP-quan-ly-su-dung-con-dau-315468.aspx
7. https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Quyet-dinh-69-
2021-QD-UBND-Quy-che-van-hoa-cong-vu-tai-cac-co-quan-don-vi-Vinh-
Phuc-499608.aspx
8. https://www.tailieudaihoc.com/3doc/3594882.html
9. Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính
nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội.
10. Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông vận
tải, Hà Nội.
11. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
12. Các văn bản, tài liệu được xem và đọc tại Uỷ ban nhân dân huyện Tam
Dương.

51
 PHẦN PHỤ LỤC

PHỤ LỤC 1 - SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND HUYỆN TAM DƯƠNG

Chủ tịch UBND huyện

Phùng Mạnh Thắng

Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch

Lê Xuân Bình Nguyễn Minh Thể

Phòng
Phòng Phòng
Phòng Tài
Văn Phòng Tài Kinh tế
LĐ, nguyên
phòng Nội vụ chính - và Hạ
TB-XH và Môi
Kế toán tầng
trường

Phòng
Phòng
Văn Phòng Phòng
Giáo
hóa và Tư NN
dục và
Thông pháp &PTNT
Đào tạo
tin

Thanh
tra

(Nguồn: UBND Huyện Tam Dương)

52
 PHỤ LỤC 2

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN

Trưởng phòng

Phụ trách phòng Phó Trưởng phòng

Nguyễn Thị Giang Nga Nguyễn Xuân Minh

Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên

Nguyễn Văn Huấn Nguyễn Tuấn Giang Nguyễn Thị Ngọc Tháp

(Nguồn: Phòng Nội vụ UBND Huyện Tam Dương)

53
 PHỤ LỤC 3

MỘT SỐ VĂN BẢN DO PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN TAM DƯƠNG

BAN HÀNH

STT Số kí hiệu văn Tên loại và trích yếu nội dung Ngày tháng ban
bản hành văn bản
1 86/KH-UBND Kế hoạch tuyển dụng giáo viên 28/03/2022
Tiểu học, Trung học cơ sở năm
2022
2
3
4

54
 PHỤ LỤC 4

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Quy trình quản lí văn bản

đi

Bước 1:
Bước 4:
Kiểm thể
Bước 3: Làm thủ
thức và kỹ
Nhân bản, tục chuyển
thuật trình Bước 2: Bước 5:
đóng dấu phát và
bày, ghi số, Đăng kí Lưu văn
cơ quan và theo dõi
ngày, văn bản bản đi
dấu mật, chuyển
tháng ban
dấu khẩn phát văn
hành văn
bản đi
bản

Đăng kí Văn
Đăng Đăng kí Văn
bằng bản
kí bằng văn bản bản
hệ điện
sổ mật giấy
thống tử

(Nguồn: Phòng Nội vụ UBND Huyện Tam Dương)

55
 PHỤ LỤC 5
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Quy trình quản lý và giải

quyết văn bản đến

Bước 4:
Bước 3: Giải quyết
Bước 1: Bước 2:
Trình, và theo
Tiếp nhận Đăng kí
chuyển dõi, đôn
văn bản văn bản
giao văn đốc giải
đến đến
bản đến quyết văn
bản đến

Đăng Đăng
Văn Văn Đăng
kí bằng kí văn
bản bản kí bằng
hệ bản
giấy điện tử sổ
thống mật

(Nguồn: Phòng Nội vụ UBND Huyện Tam Dương)

56
 PHỤ LỤC 6
MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA UBND HUYỆN TAM DƯƠNG
1. Trụ sở UBND huyện Tam Dương

(Nguồn: website https://tamduong.vinhphuc.gov.vn)

2. Hình ảnh từ trên cao xuống của UBND huyện Tam Dương

(Nguồn: website https://tamduong.vinhphuc.gov.vn)

57
3. Đại hội Hội CCB khối cơ quan huyện Tam Dương lần thứ V nhiệm kỳ
2022-2027

(Nguồn: website https://tamduong.vinhphuc.gov.vn)

58