PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.

PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 1/ 24

PROSEDUR
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
PK.PPAS(S)17

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH NORAZHAN SAHLAN 01/02/2010

Pustakawan

NORELMIN SAPUAN
Pen. Pegawai Perpustakaan

DISEMAK OLEH SUZLIANA ABD HAMID 01/02/2010

Wakil Pengurusan

DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD 01/02/2010

Pengarah PPAS
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 2/ 24

REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.

HALAMAN DIPINDA
Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 3/ 24

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4-5

4. Definisi 5

5. Singkatan 6

6. Tindakan dan Tanggungjawab 7 - 15

7. Carta Aliran Kerja 16 - 22

8. Rekod Kualiti 23

9. Lampiran 24
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 4/ 24

1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan pengendalian
acara yang dirancang dan dilaksanakan oleh PPAS dengan cekap dan sistematik.

2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh PPAS bagi pengendalian pengurusan acara yang
diadakan. Skop ini merangkumi acara-acara yang terdiri daripada :
2.1 Gerakan Membaca Negeri Selangor
2.2 Pesta Buku Selangor

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008

Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti

Seksyen 7.2 - Proses Berkaitan Pelanggan

Seksyen 7.2.1 - Penentuan Keperluan berkaitan dengan

Penyampaian Perkhidmatan

Seksyen 7.2.3 - Komunikasi dengan pelanggan

Seksyen 7.5 - Proses Penyampaian Perkhidmatan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan ke atas Proses Penyampaian

Perkhidmatan.

Seksyen 8.2.1 - Kepuasan Pelanggan

Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses

 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 5/ 24

3.2 Fail Pesta Buku Selangor

3.3 Fail Gerakan Membaca Negeri Selangor

4. DEFINISI

4.1 Jawatankuasa Induk

Jawatankuasa yang diwujudkan bagi memastikan kelancaran dan
memantau keseluruhan pelaksanaan pengendalian acara.

4.2 Jawatankuasa Kerja

Jawatankuasa yang bertanggungjawab dalam melaksanakan proses
operasi penganjuran acara dan melaporkan kepada jawatankuasa induk.

4.3 Aturcara pentadbiran

Senarai aturcara yang meliputi aktiviti, tempoh masa dan tugas
individu/pasukan yang terlibat secara terperinci mengikut urutan yang telah
disusun berdasarkan kesesuaian acara atau majlis.

4.4 Kertas Konsep

Kertas cadangan yang mengandungi matlamat, objektif, jawatankuasa
terlibat dan anggaran belanjawan yang telah ditetapkan bagi sesuatu acara.
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 6/ 24

5. SINGKATAN :

KS - Ketua Seksyen
KB - Ketua Bahagian
JKI - Jawatankuasa Induk
JKK - Jawatankuasa Kerja
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 7/ 24

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA KS / KB

1. Rujuk Kalendar Acara.

2. Buka fail acara sebagai rujukan penyediaan kertas konsep.

3. Sediakan kertas konsep acara termasuk mencadangkan

tarikh/masa/tempat acara.

4. Dapatkan ulasan Pengarah.

5. Kemukakan dan bincang cadangan kertas konsep acara kepada

Pengarah untuk kelulusan.

Sekiranya tidak di luluskan;

6. Buat pindaan kepada kertas konsep acara. KS / KB

Sekiranya di luluskan;

7. Bentangkan kertas konsep dalam mesyuarat Lembaga Pengarah Pengarah

untuk kelulusan.
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 8/ 24

TINDAKAN T/JAWAB

B. MELANTIK JAWATANKUASA INDUK DAN JAWATANKUASA

KERJA

Sebelum Mesyuarat JKI Bil.1

8. Kenalpasti dan bincang dengan Pengerusi JKI senarai ahli-ahli JKI KS/ KB
yang akan di panggil untuk menghadiri Mesyuarat JKI Bil.1 dan
tentukan tarikh mesyuarat.

9. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKI Bil.1.

10. Dapatkan pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat JKI.

Semasa mesyuarat JKI Bil.1

11. Bentang kertas konsep untuk komen dan cadangan daripada ahli
KS/ KB
mesyuarat.

Selepas mesyuarat JKI Bil.1

12. Wujudkan JKK bagi membantu penyelarasan dan operasi
pelaksanaan berdasarkan tanggungjawab dan tugas yang telah
KS/ KB
ditetapkan.
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 9/ 24

TINDAKAN T/JAWAB

13. Adakan mesyuarat peringkat JKK untuk kenalpasti keperluan KS/ KB

berkaitan serta anggaran peruntukan kewangan yang diperlukan.

C. MESYUARAT JKI Bil.2

Sebelum mesyuarat JKI Bil.2

14. Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk mempengerusikan KS/ KB
Mesyuarat JKI Bil.2.

15. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKI Bil.2.

16. Dapatkan pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat JKI.

Semasa mesyuarat JKI Bil.2

17. Bentangkan laporan status persiapan dan pelaksanaan terkini dan PENGERUSI JKI
anggaran peruntukan kewangan yang diperlukan setiap JKK.

18. Bincang keperluan dan hal-hal berkaitan bagi tujuan penyelarasan

dengan JKI lain.
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 10/ 24

TINDAKAN T/JAWAB

Selepas Mesyuarat JKI Bil.2

19. Bincang dan dapatkan kelulusan Pengarah mengenai anggaran KS/ KB

peruntukan kewangan setiap JKK.

20. Salurkan peruntukan kewangan kepada JKI.

D. PUBLISITI DAN PROMOSI

Sidang Media

21. Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk mengadakan Sidang Media KS/ KB

(Jika perlu).

22. Buat penyelarasan dengan Unit Publisiti bagi memastikan KS/ KB

kehadiran pihak media.

23. Keluarkan surat jemputan kepada JKI dan JKK untuk menghadiri
Sidang Media.

24. Dapatkan pengesahan kehadiran jemputan.

 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 11/ 24

TINDAKAN T/JAWAB

25. Adakan Majlis Sidang Media Unit Publisiti

Penyediaan bahan-bahan promosi acara

26. Sediakan bahan-bahan promosi acara seperti di senarai semak. KS/ KB

27. Dapatkan kelulusan Pengerusi JKI bagi draf rekabentuk dan

maklumat pada bunting, kad jemputan dan buku program.

Sekiranya tidak diluluskan ;

28. Buat pindaan pada deraf bunting, kad jemputan dan buku program KS/ KB

Sekiranya diluluskan ;

29. Hantar ke syarikat percetakan untuk dicetak.

30. Terima, proof-read, semak dan sahkan rekabentuk dan maklumat KS/ KB
pada bunting, kad jemputan dan buku program yang siap dicetak
adalah seperti yang diluluskan.
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 12/ 24

TINDAKAN T/JAWAB

Bunting
31. Dapatkan kelulusan pihak berkuasa yang berkaitan untuk KS/ KB
menggantung bunting di kawasan umum / lebuhraya / bangunan
kerajaan.

32. Beri arahan kepada pembekal menggantung bunting selepas

mendapat kelulusan pihak berkuasa yang berkaitan.

Kad Jemputan
33. Bincang dan dapatkan kelulusan Pengerusi JKI mengenai senarai
VVIP, VIP, dan lain-lain jemputan.

34. Edar kad jemputan berdasarkan senarai jemputan yang telah

diluluskan.

35. Dapatkan pengesahan kehadiran jemputan selewat-lewatnya 1

minggu sebelum acara.
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 13/ 24

TINDAKAN T/JAWAB

E. PERSIAPAN TEMPAT DAN TEKNIKAL

36. Buat lawatan tapak pertama untuk kenalpasti keperluan. KS/ KB

37. Sediakan senarai semak keperluan persiapan tempat dan lain-lain

keperluan teknikal.

38. Lantik kontraktor persiapan tempat dan teknikal melalui Prosedur

Perolehan.

39. Buat lawatan tapak kedua bersama kontraktor yang berjaya

dilantik. Beri taklimat mengenai spesifikasi persiapan tempat dan
keperluan teknikal.

40. Pastikan kontraktor memulakan kerja di tapak.

41. Pantau kerja-kerja yang dilaksanakan kontraktor supaya mengikut

spesifikasi yang ditetapkan. Pindaan dilakukan sekiranya tidak
mengikut spesifikasi / perubahan arahan dari pihak atasan.

42. Terima tapak acara (dari kontraktor persiapan tempat dan

teknikal) yang telah siap berdasarkan senarai semak yang
lengkap.
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 14/ 24

TINDAKAN T/JAWAB

43. Beri taklimat kepada pegawai dan kakitangan yang bertugas KS/ KB
sebagai urusetia.

F. PERSIAPAN AKHIR SEBELUM ACARA BERMULA

44. Adakan raptai peralatan teknikal sehari sebelum acara. KS/ KB

45. Sediakan Aturcara Pentadbiran dan edarkan kepada setiap

Jawatankuasa Kerja.

G. SELEPAS MAJLIS ACARA SELESAI

46. Urusetia dan jawatankuasa persiapan mengemas dan KS/ KB

menyerahkan semula tapak seperti keadaan sediakala kepada
pihak berkenaan.

47. Terima dan semak butir-butir invois daripada kontraktor persiapan

tempat dan teknikal.

48. Pengesahan invois melalui proses query

 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 15/ 24

TINDAKAN T/JAWAB

Sekiranya tidak dapat disahkan;

49. Maklum kepada kontraktor/pembekal untuk membuat pindaan dan KS/KB

mengemukakan maklumat tambahan berkaitan invois.

Sekiranya disahkan;

50. Kemukakan invois kepada Bahagian Kewangan untuk proses

pembayaran

51. Panggil mesyuarat post-mortem bersama JKI selepas selesai Pengerusi JKI
acara.

52. Menyediakan laporan lengkap pelaksanaan acara.

53. Kemukakan laporan kepada Mesyuarat Lembaga Pengarah untuk

makluman.
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 16/ 24

7. CARTA ALIRAN PROSES PENGENDALIAN ACARA

A. Penetapan Konsep , Tarikh Dan Masa Acara

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

KS/KB - Rujuk kalendar acara

- Sediakan kertas konsep termasuk

tarikh / masa / tempat

Tidak
- Diluluskan?

Ya
Pengarah - Bentangkan kertas konsep dalam
Mesyuarat Lembaga Pengarah

Tidak
- Diluluskan?

Ya
- Kelulusan penganjuran

TAMAT
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 17/ 24

B. Pelantikan Jawatankuasa Induk & Jawatankuasa Kerja

C. Mesyuarat Jawatankuasa Induk

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

KS/KB - Kenalpasti Senarai Ahli

Jawatankuasa

- Dapatkan tarikh mesyuarat

- Keluarkan surat panggilan mesyuarat

- Pengesahan kehadiran

Pengerusi JKI - Pembentangan kertas konsep

- Penubuhan Jawatankuasa Kerja

- Perbincangan berkenaan
penganjuran acara

- Kemukakan peruntukan kewangan

A
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 18/ 24

TINDAKAN T/ JAWAB

- Bincang dengan Pengarah anggaran

peruntukan kewangan
-
Tidak
- Diluluskan?

Ya
- Salurkan peruntukan

TAMAT
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 19/ 24

D. Publisiti dan Promosi

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

KS/KB - Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk

adakan sidang media

- Keluarkan surat jemputan kepada JKI

dan JKK

- Pengesahan kehadiran

Unit Publisiti - Adakan sidang media

KS/KB - Penyediaan Barangan Promosi

Tidak
Pengerusi JKI - Barangan promosi mengikut
spesifikasi?
Ya
KS/KB - Hantar untuk dicetak

- Sahkan semua bahan promosi

sebelum diedarkan

- Dapatkan kelulusan untuk edaran dan

terbitan

Tidak - Diluluskan?

Ya

A
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 20/ 24

TINDAKAN T/ JAWAB

PPK/ PP - Keluarkan arahan untuk terbitkan

bahan promosi.

TAMAT
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 21/ 24

E. Persiapan tempat dan teknikal

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

KS/KB - Lawatan tapak

- Sediakan senarai semak keperluan

persiapan tempat

- Kenalpasti dan cadangkan kontraktor

Tidak
- Diluluskan?

Ya
- Perlantikan kontraktor

- Lawatan tapak ke-2 bersama

kontraktor

- Pastikan kontraktor menyiapkan kerja

mengikut spesifikasi dan tempoh
yang dikehendaki

- Terima tapak dari kontraktor

- Keluarkan surat kepada Pegawai dan

Kakitangan sebagai urusetia

TAMAT
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 22/ 24

F. Persiapan tempat dan teknikal

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

KS/KB - Raptai Teknikal

- Penyediaan aturcara pentadbiran

- Raptai penuh

TAMAT
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 23/ 24

8. REKOD KUALITI

BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN

8.1 Fail Pesta Buku Selangor Bilik Fail 5-7 Tahun

8.2 Fail Gerakan Membaca Bilik Fail 5-7 Tahun

8.3 Fail Hari Buku Kanak - Kanak Bilik Fail 5-7 Tahun
 PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)17
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
ANJURAN PPAS
MUKA SURAT : 24/ 24

9. LAMPIRAN

BIL PERKARA LAMPIRAN

9.1 Senarai Jawatankuasa Induk Lampiran 1

9.2 Terma tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Lampiran 2

Induk

9.3 Senarai Semak Bahan Promosi Lampiran 3

9.4 Susunan Protokol VVIP Lampiran 4

9.5 Senarai Semak Keperluan Teknikal Lampiran 5