TUGAS MATAKULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER 2023.1
NAMA : ANNISA EKA PUTRI
NIM : 043262101

Fakultas : Ekonomi
Program Studi : Manajemen
Kode/Nama MK : EKMA 4476/Audit SDM
Tugas : 2
Penulis Soal/Institusi : Andi Sylvana/UT
Penelaah Soal/Institusi : Herry Novriandi/UT
TIK :
Pokok Bahasan : Audit Fungsi Pelatihan dan Pengembangan SDM berbasis
Kompetensi

PT SUKA AJA

PT Suka Aja merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi yang berpusat pada
produk perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan
untuk membudidayakan mutiara dan emas. Perusahaan menginvestasikan anggarannya untuk
menerapkan teknologi maju dalam memproduksi perhiasan sebesar Rp 3 Triliun (investasi
peranti keras) dan Rp 730 Milyar (Investasi penati lunak yang termasuk sistem informasi)

Hasil laporan audit manajemen ini dimasudkan untuk menurunkan tingkat kegagalan produksi
yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, dan
meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program
pelatihan karyawan PT Suka Aja. Hasil audit ini hanya mencakup bidang SDM saja yang
tujuannya untuk menilai keekonomisan, efisiensi dan efektivitas atas keterampilan karyawan
dalam mengoperasikan mesin baru. Tujuan dilakukannya program pelatihan karyawan yaitu
untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Selain itu, dalam program pelatihan kayawan tersebut memiliki kelemahan dalam melakukan
pelaksanaannya yaitu: rencana pelatihan karyawan tidak dilakukan secara periodik; biaya
program pelatihan karyawan kurang memadai dapat dilihat hanya dianggarkan  sebesar 0.50%
selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya; Tidak adanya catatan atau
dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah
dilakukan. Hal ini dilakukan untuk melakukan evaluasi atas peningkatan kualitas produk yang
dihasilkan oleh karyawan; dan waktu pelatihan yang diberikan sangat singkat.

Selain itu, kondisi perusahaan mengalami penurunan produk gagal yang kurang signifikan.
Pada tahun 2021 menunjukkan sebesar 19% dan pada tahun 2022 menunjukkan sebesar 22%.
Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 3% selama satu tahun.

Berdasarkan informasi yang diberikan oleh perusahaan, total biaya kegagalan produk sebesar
Rp 925 Juta. buruknya kualitas produk yang dihasilkan menyebabkan banyak pelanggan yang
melakukan pengembalian produk sebesar 8% dari total penjualan.

Selain itu, hasil laporan audit juga menyebutkan bahwa penyebab dari lemahnya program
pelatihan ini diantaranya karena perusahaan :

- anggaran pengelolaan pelatihan karyawan, hanya menganggarkan sebesar 0,50% ;

- ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah
pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru, akibatnya karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di
lapangan sesuai standar manual pelatihan yang di berikan;

- Dalam pelatihan terdapat waktu jeda yang cukup lama untuk mengidentifikasikan topik
pelatihan yang dibutuhkan karena tidak disusun secara periodik; buruknya pencantuman
pendokumentasian di dalam hasil penelitian karyawan, sehingga tidak adanya informasi
sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan
keterampilan karyawan;

- Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi sehingga volume atau
output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi
tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan;

- Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi
pada industri yang sama yang lebih berhasil.

Hasil audit PT Suka Aja diatas, menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen perusahaan di masa yang akan datang. Kelemahan ini diantaranya adalah
kelemahan yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas
pengoperasian mesin baru karena kurang memadainya anggaran yang diberikan dan
kelemahan atas kurangnya evaluasi program pelatihan karyawan untuk meningkatkan kualitas
produk yang dihasilkan.

Skor Maksimal
No Tugas Tutorial

Dari paparan hasil audit PT Suka Aja diatas, Saudara diminta untuk :
1. Membuat dan menjelaskan rincian alur audit pelatihan dan
pengembangan SDM, secara konseptual

Alur audit pelatihan dan pengembangan SDM dalam konteks PT

Suka Aja dapat melibatkan langkah-langkah berikut:
1. Perencanaan Audit:

- Menetapkan tujuan dan cakupan audit, termasuk aspek-aspek

yang akan diaudit terkait program pelatihan dan pengembangan
SDM.
- Mengidentifikasi kebijakan, prosedur, dan dokumen terkait
yang relevan dengan pelaksanaan pelatihan dan pengembangan
SDM.
- Menetapkan jadwal audit dan tim auditor yang akan
melaksanakan audit.

2. Pengumpulan Informasi:

- Mengumpulkan dokumen terkait program pelatihan dan 40

pengembangan SDM, termasuk rencana pelatihan, anggaran,
catatan pelatihan, dan laporan evaluasi.
- Melakukan wawancara dengan staf terkait, manajer, dan
karyawan yang terlibat dalam program pelatihan.
- Melakukan observasi langsung terhadap pelaksanaan program
pelatihan dan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru.

3. Evaluasi Program Pelatihan dan Pengembangan SDM:

- Mengidentifikasi kelemahan dalam perencanaan dan

pengelolaan program pelatihan, termasuk kurangnya anggaran
yang memadai dan tidak adanya perencanaan periodik.
- Menilai efektivitas dan efisiensi program pelatihan, termasuk
mengukur peningkatan keterampilan dan kemahiran karyawan.
- Memeriksa dokumentasi evaluasi pelatihan yang ada dan
membandingkannya dengan hasil yang diharapkan dan standar
yang ditetapkan.

4. Identifikasi Tindakan Perbaikan:

- Mengidentifikasi kelemahan dan celah dalam program

pelatihan dan pengembangan SDM.
- Menganalisis penyebab kelemahan dan mengidentifikasi
langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.
- Menyusun rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi program pelatihan, termasuk alokasi anggaran yang
memadai, penjadwalan periodik, dan pencantuman evaluasi
yang tepat.

5. Pelaporan Hasil Audit:

 - Menyusun laporan audit yang mencakup temuan, rekomendasi,
dan langkah-langkah perbaikan yang disarankan.
- Mengomunikasikan laporan audit kepada manajemen
perusahaan dan pihak terkait lainnya.
- Memantau tindak lanjut atas rekomendasi audit dan melakukan
tindakan korektif jika diperlukan.

Dengan mengikuti alur audit seperti di atas, manajemen PT Suka

Aja dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang
kelemahan dalam program pelatihan dan pengembangan SDM
mereka. Ini akan membantu mereka mengidentifikasi dan
mengimplementasikan tindakan perbaikan yang diperlukan guna
meningkatkan kualitas produk, efektivitas pelatihan, dan
kemampuan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.

2. Memberikan beberapa rekomendasi dari hasil audit tersebut

untuk langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen guna
memperbaiki kelemahan di bidang pelatihan dan
pengembangan SDM.
60
Rekomendasi dan kesimpulan dari hasli Audit di atas ini:

1.Rekomendasi - Meningkatkan Anggaran Pelatihan: Perusahaan

harus mengalokasikan anggaran yang memadai untuk program
pelatihan karyawan. Dengan meningkatkan anggaran, perusahaan
dapat memberikan pelatihan yang lebih komprehensif dan efektif
untuk mengatasi kelemahan dalam pengoperasian mesin baru dan
meningkatkan kualitas produk.

- Meningkatkan Evaluasi Program Pelatihan: Perusahaan perlu

meningkatkan evaluasi program pelatihan untuk memastikan bahwa
keterampilan dan kemahiran karyawan terasah sesuai dengan
standar yang ditetapkan. Evaluasi yang lebih terperinci dan reguler
akan membantu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang spesifik
dan memastikan bahwa karyawan memperoleh peningkatan kualitas
yang diharapkan.

- Perencanaan dan Pendokumentasian yang Lebih Baik: Perusahaan

harus menyusun jadwal periodik untuk mengidentifikasi topik
pelatihan yang dibutuhkan secara tepat waktu. Selain itu, penting
untuk meningkatkan pendokumentasian hasil penelitian karyawan
sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk. Dengan
demikian, perusahaan dapat memperoleh informasi yang berguna
untuk memperbaiki proses produksi dan mengurangi kegagalan
produk.
- Benchmarking Industri: Perusahaan harus melakukan
benchmarking terhadap persentase kegagalan produk selama proses
produksi pada industri yang lebih berhasil. Dengan membandingkan
diri dengan praktik terbaik dalam industri, perusahaan dapat
mengidentifikasi peluang perbaikan dan menerapkan langkah-
langkah yang relevan untuk meningkatkan kualitas produk.

2. Kesimpulan Hasil audit menunjukkan bahwa PT Suka Aja

memiliki beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan manajemen
perusahaan di masa mendatang. Kelemahan ini terkait dengan
program pelatihan karyawan yang tidak tuntas, anggaran yang
kurang memadai, kurangnya evaluasi dan pemantauan, serta
kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi.

Dalam rangka meningkatkan kualitas produk, perusahaan perlu

mengambil langkah-langkah perbaikan yang mencakup peningkatan
anggaran pelatihan, evaluasi yang lebih baik terhadap program
pelatihan, perencanaan dan pendokumentasian yang lebih baik,
serta pembelajaran dari praktik terbaik dalam industri melalui
benchmarking

membandingkan diri
dengan praktik terbaik
dalam industri,
perusahaan dapat
mengidentifikasi
peluang perbaikan dan
menerapkan langkah-
langkah yang relevan
untuk meningkatkan
kualitas
produk

** SELAMAT MENGERJAKAN **