COST MANAGEMENT PLAN

I. Giới thiệu:
Người quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo về chi phí
của dự án trong suốt thời gian của dự án. Trong cuộc họp tình hình dự án
hàng tháng, Người quản lý dự án sẽ gặp ban quản lý để trình bày và xem
xét hiệu suất chi phí của dự án trong tháng trước. Hiệu suất sẽ được đo
lường bằng cách sử dụng giá trị kiếm được. Người quản lý dự án chịu
trách nhiệm tính toán các sai lệch chi phí và trình bày cho Nhà tài trợ dự
án các phương án để dự án hoàn vốn. Nhà tài trợ dự án có quyền thực
hiện các thay đổi đối với dự án để đưa nó trở lại trong phạm vi ngân sách.
- Đưa ra phương pháp quản lý chi phí cho dự án.
- Phác thảo cách xác định chi phí, ngân sách và nguồn tài trợ của dự
án.
- Xác định các phương pháp đo lường về hiệu suất chi phí.
- Các quy trình phản ứng và kiểm soát trước sự thay đổi của chi phí.
- Xác định các định dạng báo cáo được trình bày cho ai.
- Xác định ngân sách dự án.

II. Phương pháp quản lý chi phí:

Chi phí cho dự án này sẽ được quản lý ở cấp độ thứ tư của Cơ cấu
Phân chia Công việc (WBS). Control Accounts (CA) sẽ được tạo ở cấp
độ này để theo dõi chi phí. Tính toán giá trị thu được cho CA sẽ đo lường
và quản lý hiệu suất tài chính của dự án. Mặc dù ước tính chi phí hoạt
động được trình bày chi tiết trong các gói công việc, nhưng mức độ chính
xác để quản lý chi phí ở cấp độ thứ tư của WBS. Tín dụng cho công việc
sẽ được chỉ định ở cấp độ gói công việc. Công việc bắt đầu trên các gói
công việc sẽ cấp cho gói công việc đó 50% tín dụng; trong khi đó, 50%
còn lại được ghi có khi hoàn thành tất cả công việc được xác định trong
gói công việc đó. Chi phí có thể được làm tròn thành đồng đô la gần nhất
và số giờ làm việc được làm tròn thành cả giờ gần nhất.

Chi phí chênh lệch +/- 0,1 trong chỉ số hiệu suất chi phí và tiến độ
sẽ thay đổi trạng thái của chi phí thành cảnh báo; như vậy, những giá trị
đó sẽ được đổi thành màu vàng trong báo cáo trạng thái dự án. Chi phí
chênh lệch +/- 0,2 trong chỉ số hiệu suất chi phí và tiến độ sẽ chuyển
trạng thái chi phí sang giai đoạn cảnh báo; như vậy, những giá trị đó sẽ
được thay đổi thành màu đỏ trong báo cáo trạng thái dự án. Điều này sẽ
 yêu cầu hành động khắc phục từ Người quản lý dự án để mang lại chỉ số
hiệu suất chi phí và/hoặc tiến độ dưới mức cảnh báo. Các hành động khắc
phục sẽ yêu cầu một yêu cầu thay đổi dự án và phải được Nhà tài trợ dự
án chấp thuận trước khi nó có thể nằm trong phạm vi của dự án.

III. Đo lường chi phí dự án:

Hiệu suất của dự án sẽ được đo lường bằng cách sử dụng Quản lý
giá trị kiếm được. Bốn chỉ số Giá trị thu được sau đây sẽ được sử dụng để
đo lường hiệu suất chi phí của dự án:
- Chi phí thực tế (AC)
- Giá trị thu được (EV): giá trị thực tế thu được trong dự án
- Giá trị lập kế hoạch (PV): kinh phí được duyệt của hoạt động trong
khoảng thời gian đã cho
- Phương sai lịch trình (SV): là phép đo hiệu suất lịch trình cho đề án
+ SV = AC – PV
- Phương sai chi phí (CV): là thước đo hiệu suất chi phí cho đề án
+ CV = AC – EV
- Chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI): đo lường tiến độ đạt được so với
kế hoạch đã lên kế hoạch
+ SPI = EV / PV
+ SPI < 1 → dự án chậm tiến độ.
+ SPI > 1 → dự án vượt tiến độ.

- Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI): đo lường giá trị công việc đã hoàn
thành so với chi phí thực tế của công việc hoàn thành.
+ CPI = EV / AC
+ CPI = 1 dự án hiện đang vừa đủ ngân sách thực hiện
+ CPI < 1 dự án đang trong chi phí dự tính cho phép
+ CPI > 1 dự án đã vượt quá chi phí cho phép

Nếu chỉ số hiệu suất lịch trình hoặc chỉ số hiệu suất chi phí có
phương sai từ 0,1 đến 0,2 thì Người quản lý dự án phải báo cáo lý do
ngoại lệ. Nếu SPI hoặc CPI có phương sai lớn hơn 0,2 thì Người quản lý
dự án phải báo cáo lý do ngoại lệ và cung cấp cho ban quản lý một kế
hoạch khắc phục chi tiết để đưa hiệu suất của dự án trở lại mức chấp nhận
được.

Đo lường hiệu suất Vàng Đỏ

 Giữa 0.8 và 0.9 Thấp hơn 0.8 hoặc
Chỉ số hiệu suất lịch trình hoặc giữa 1.1 lớn
(SPI)
và 1.2 hơn 1.2

Giữa 0.8 và 0.9 Thấp hơn 0.8 hoặc

Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) hoặc giữa 1.1 lớn
và 1.2 hơn 1.2

IV. Định dạng báo cáo:

Báo cáo quản lý chi phí sẽ được đưa vào báo cáo tình hình dự án
hàng tháng. Báo cáo tình trạng dự án hàng tháng sẽ bao gồm một phần có
nhãn “Quản lý chi phí”. Phần này sẽ chứa chỉ số giá trị thu được (EV)
được xác định trong phần trước. Tất cả các chênh lệch chi phí nằm ngoài
ngưỡng được xác định trong kế hoạch quản lý chi phí này sẽ được báo
cáo bao gồm mọi hành động khắc phục đã được lên kế hoạch. Các yêu
cầu thay đổi được kích hoạt dựa trên chi phí dự án vượt mức sẽ được xác
định và theo dõi trong báo cáo này.

V. Quy trình phản ứng biến đổi chi phí:

Khi có các sai sót xảy ra thì người quản lý dự án là Nguyễn Văn A
sẽ trình bày cho Nhà tài trợ dự án là Nguyễn Văn B các lựa chọn cho các
hành động khắc phục:
- Trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi phương sai chi phí được
báo cáo lần đầu tiên
- Trong vòng ba ngày làm việc kể từ khi Nhà tài trợ dự án chọn một
phương án hành động khắc phục

Ngưỡng Kiểm soát cho dự án này là CPI hoặc SPI nhỏ hơn 0,8
hoặc lớn hơn 1,2. Nếu dự án đạt đến một trong các Ngưỡng kiểm soát
này, kế hoạch hành động khắc phục chênh lệch chi phí là bắt buộc và
được triển khai như ở trên.

Kế hoạch hành động khắc phục chênh lệch chi phí sẽ nêu chi tiết
các hành động cần thiết để đưa dự án trở lại trong phạm vi ngân sách và
 phương tiện đo lường hiệu quả của các hành động trong kế hoạch. Sau
khi chấp nhận kế hoạch hành động khắc phục chênh lệch chi phí, nó sẽ
trở thành một phần của kế hoạch dự án và dự án sẽ được cập nhật để phản
ánh các hành động khắc phục.

VI. Quy trình kiểm soát thay đổi chi phí:

Quy trình kiểm soát thay đổi chi phí sẽ tuân theo quy trình yêu cầu
thay đổi dự án đã được thiết lập từ trước. Các phê duyệt thay đổi ngân
sách hay chi phí dự án phải được sự chấp thuận của Nhà tài trợ dự án.

Quy trình kiểm soát thay đổi:

- Người quản lý dự án xác định, xem xét và đánh giá sự thay đổi
- Trợ lý quản lý dự án sẽ r
Kế hoạch quản lý chi phí này bao gồm:à soát để có thể bổ sung thêm các
tài liệu có liên quan
- Báo cáo tài liệu thay đổi cho Nhà tài trợ để được sự chấp thuận.
- Tiến hành thay đổi.

VII. Ngân sách dự án:

Ngân sách cho dự án này được trình bày chi tiết dưới đây. Chi phí
cho dự án này được trình bày theo nhiều hạng mục khác nhau:
- Phí cố định: 1.175.000.000 VND
- Chi phí vật liệu: 3.172.500.000 VND
- Chi phí nhà thầu: 1.175.000.000 VND
- Chi phí dự trù: 1.175.000.000 VND
- Tổng chi phí dự án: 6.697.500.000 VND