 Sơ đồ xương cá là một công cụ để phân tích nguyên nhân và kết quả của một vấn đề⁴⁷.

Sơ đồ này
có hình dạng giống xương cá, với đầu cá là kết quả cần giải quyết, xương sống là vấn đề chính và
các xương sườn là các nhóm nguyên nhân⁴⁷. Mỗi nhóm nguyên nhân có thể được phân chia
thành các nguyên nhân cụ thể hơn bằng cách vẽ các xương con⁴⁷.
 Để vẽ một sơ đồ xương cá về vấn đề cải tiến năng suất của công ty J&T, bạn cần làm theo các
bước sau:

- Bước 1: Xác định vấn đề chính là năng suất thấp và viết vào ô bên phải tờ giấy. Sau đó kẻ một đường
ngang từ ô này sang trái để tạo xương sống của cá.

- Bước 2: Xác định các nhóm nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến năng suất của công ty. Có thể dùng
phương pháp 5M (Machine, Method, Material, Manpower, Measurement) hoặc 6M (thêm
Management) để phân loại các nguyên nhân⁷. Vẽ các xương sườn từ xương sống và ghi tên các nhóm
nguyên nhân lên đó.

- Bước 3: Tìm ra các nguyên nhân cụ thể thuộc từng nhóm nguyên nhân. Có thể dùng phương pháp
brainstorming hoặc hỏi tại sao liên tục để khám phá ra các nguyên nhân gốc rễ⁷. Vẽ các xương con từ các
xương sườn và ghi tên các nguyên nhân lên đó.

- Bước 4: Phân tích sơ đồ để xác định các nguyên nhân chính và phụ thuộc. Có thể dùng phương pháp
bầu chọn hoặc sử dụng dữ liệu thực tế để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân⁷. Đánh dấu
hoặc tô màu các nguyên nhân quan trọng để dễ nhận biết.

- Bước 5: Đề xuất các giải pháp cho từng nguyên nhân chính. Có thể dùng phương pháp brainstorming
hoặc tham khảo các giải pháp đã được áp dụng thành công ở nơi khác⁷. Ghi tên các giải pháp vào ô bên
trái tờ giấy hoặc dưới mỗi nguyên nhân chính.

 Để cải thiện hiệu suất của công ty J&T, bạn có thể tham khảo một số cách sau đây:

- Tăng cường nhân lực hoặc thiết bị để xử lý số lượng đơn hàng lớn. Bạn có thể tuyển dụng thêm nhân
viên, đào tạo và huấn luyện cho họ, phân công và phối hợp giữa các bộ phận, thưởng phạt và khích lệ
cho nhân viên. Bạn cũng có thể đầu tư thêm vào xe tải, xe máy, xe đạp, máy tính, máy in, máy scan, thiết
bị bảo hộ, bảo quản hàng hóa và bảo trì và nâng cấp thiết bị¹.

- Cải thiện hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả và minh bạch. Bạn có thể sử dụng các công nghệ mới như
mã vạch, RFID, GPS để theo dõi và cập nhật trạng thái của hàng hóa trong kho và trên đường giao hàng.
Bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng để kiểm soát chất lượng và an toàn hàng hóa².

- Tăng cường hợp tác giữa các bộ phận trong công ty. Bạn có thể xây dựng một văn hóa giao tiếp và làm
việc nhóm hiệu quả trong công ty. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm như
Microsoft Teams, Slack, Zoom để trao đổi thông tin và giải quyết vấn đề nhanh chóng³.

- Tăng sự linh hoạt và đổi mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bạn có thể nghiên cứu thị trường và
nhu cầu của khách hàng để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp. Bạn cũng có thể áp dụng
các chiến lược tiếp thị và khuyến mãi để thu hút và giữ chân khách hàng. Bạn cũng có thể sử dụng các
kênh tiếp nhận và xử lý phản hồi của khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ.