FAIL KENDERAAN

Keterangan / Tanggungjawab Carta Alir Rujukan

Mula

1. Terima surat
1

2. Kenalpasti klasifikasi kod fail dalam Rekod Fail

UMT
2
3. Buka fail
- Terus buka fail jika no. fail sudah
didaftarkan. 3
- Jika no. fail belum didaftarkan, perlu rujuk
PT(PO) di Pejabat Pendaftar untuk
mendaftar no. fail
4
4. Serah kepada individu berkaitan

5. Buat catatan minit

5
6. Simpan fail.
TUGAS KEWANGAN – Bayaran Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan

Keterangan / Tanggungjawab Carta Alir Rujukan

Mula

1. Terima invois penyelenggaraan

1
kenderaan jabatan daripada
Juruteknik BPK

2. Membuat semakan jumlah 2

penyelenggaraan kenderaan jabatan
yang dikenakan

3. Jika terdapat kesilapan pada pada

invois
3
- Hubungi pihak bengkel untuk
membuat pembetulan.
- Pulangkan invois tersebut kepada
Juruteknik BPK untuk dihantar
kepada pembekal bagi
mendapatkan invois yang betul
4
4. Membuat arahan bayaran dan
mengisi Borang KEW. PA 14

5. Dapatkan pengesahan daripada 6

pegawai yang mempunyai kuasa
kewangan.

6. Hantar dokumen tersebut kepada 5

Bendahari untuk semakan dan
pembayaran kepada pembekal.

7. Selesai
TUGAS KEWANGAN – Bayaran Penggunaan Minyak

Keterangan / Tanggungjawab Carta Alir Rujukan

Mula

1. Membuat kutipan salinan buku log dan 1

resit minyak daripada pemandu setiap
awal bulan.

2. Terima penyata minyak dari syarikat 2

Shell dan Petronas

3. Pastikan isian minyak dalam salinan 3

buku log dan resit adalah sama dengan
penyata minyak

4. Jika terdapat perbezaan antara salian

buku log dan resit dengan penyata 4
minyak

- Dapatkan kepastian daripada pemandu

jika terdapat resit yang hilang.

5
5. Membuat arahan bayaran

6. Dapatkan pengesahan daripada 6

pegawai yang mempunyai kuasa
kewangan.

7. Hantar dokumen tersebut kepada 7

Bendahari untuk semakan dan
pembayaran kepada pembekal.

8. Selesai
MEMERIKSA BUKU LOG

Keterangan / Tanggungjawab Carta Alir Rujukan

Mula

1. Terima dan semak buku log kenderaan 1

2. Memeriksa perjalanan dan pergerakan

2
semasa kenderaan.

3. Memeriksa penyelenggaraan/servis 3
kenderaan

4. Menyemak setiap isian yang dibuat oleh 4

pemandu

5. Menyemak tuntutan bil Petronas/Shell. 5

6. Memastikan tuntutan bil adalah sama

dengan isian yang dibuat oleh pemandu. 6

7. Memeriksa setiap akhir bulan setelah

7
pengiraan dibuat oleh pemandu.

8. Serah tuntutan yang disemak kepada

Pembantu Tadbir (Kewangan) 8

9. Selesai
MENGURUSKAN PANJAR WANG RUNCIT

Keterangan / Tanggungjawab Carta Alir Rujukan

Mula

1. Menerima invois daripada pemohon panjar 2 1

wang runcit

2. Mengeluarkan borang pendahuluan wang

3
runcit
- Jika pemohon memerlukan wang
pendahuluan
- Mengeluarkan borang baucer kecil 4
wang runcit selepas mendapatkan
invois daripada pemohon

3. Menyemak jumlah setiap invois tidak melebihi 5

RM200.00

4. Mengeluarkan dan menyemak borang baucer

kecil wang runcit serta surat sokongan 6

5. Dapatkan pengesahan daripada pegawai yang

mempunyai kuasa kewangan
7
6. Melangsaikan wang runcit yang dipohon

7. Masukkan butiran di dalam buku wang runcit

8
8. Mengeluarkan surat tuntutan perbelanjaan
wang runcit
9
9. Dapatkan pengesahan daripada pegawai yang
mempunyai kuasa kewangan

10. Hantar dokumen tersebut kepada Bendahari 10

untuk semakan dan pembayaran kepada
pembekal

11. Selesai.