สรุป ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

1 มิ.ย.26 เปรมประกาศ 11 เม.ย.26 ยกเลิกสารบรรณ 06 ยกเลิก

ลงชื่อ 07,16
1. ความหมายของงานสารบรรณ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
เริ่มตัง้ แต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม การทำลาย
2. ส่วนราชการ หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรือ หน่วย
งานอื่นใดของรัฐ ทัง้ ในราชการบริหารส่วนกลาง ส่วนภูมิภาค ส่วนท้องถิ่น
ส่วนราชการในต่างประเทศ
หากมีความจำเป็ นจะต้องปฏิบัติงานสารบรรณ นอกเหนือไป
จากที่กำหนดไว้ในระเบียบฯ ให้ขอทำความตกลงกับผู้รักษาการตาม
ระเบียบ มีกฎหมาย
3. คณะกรรมการ หมายความว่า คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทาง
ราชการให้ปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ และให้หมายความรวมถึงคณะ
อนุกรรมการ คณะทำงาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะ
เดียวกัน
4. หนังสือ หมายถึง หนังสือราชการ
5. ประโยชน์/ความสำคัญของงานสารบรรณ ทำให้การปฏิบัติงานเป็ น
ระบบ มีความเป็ นระเบียบ เกิดความประหยัด สะดวกต่อการอ้างอิงและ
ค้นหา เกิดความต่อเนื่องในการทำงาน
6. อิเล็กทรอนิกส์ การประยุกต์ใช้วิธีทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้ า
คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้ า
7. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การ รับ ส่ง เก็บ ข่าวสาร หนังสือผ่าน
ระบบอิเล็กทรอนิกส์
8. หนังสือราชการ เอกสารที่เป็ นหลักฐานในราชการ มี 6 ชนิด
หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึง่ มิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไป
ถึงบุคคลภายนอก
หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึง
ส่วนราชการ
เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึน
้ เพื่อเป็ นหลักฐานในราชการ
เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึน
้ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
9. ให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี รักษาการตามระเบียบนี ้ มีอำนาจวินิจฉัย
ปั ญหา รวมถึงแก้ไขเพิ่มเติมผนวก
10. หนังสือมี 6 ชนิดคือ ๑ หนังสือภายนอก ๒. หนังสือภายใน ๓.
หนังสือประทับตรา
๔. หนังสือสัง่ การ *คำสัง่ * ระเบียบ * ข้อบังคับ ๕. หนังสือ
ประชาสัมพันธ์ *ประกาศ *แถลงการณ์ *ข่าว
๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึน
้ หรือรับไว้เป็ นหลักฐานในราชการ
11. หนังสือภายนอก หนังสือติดต่อราชการที่เป็ นแบบพิธี ใช้กระดาษตรา
ครุฑ ครุฑ 3
12. หนังสือภายใน บันทึกข้อความ ครุฑ 1.5
13. หนังสือประทับตรา หนังสือที่ใช้ประทับตราส่วนราชการแทนการ
ลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึน
้ ไปให้หัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกอง เป็ นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตรา ครุฑ 3
การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
การส่งสำเนาหนังสือสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน
การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
การเตือนเรื่องที่ค้าง
เรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึน
้ ไป กำหนด โดยทำเป็ นคำสั่งให้ใช้
หนังสือประทับตรา
14. หนังสือสัง่ การ 3 ชนิด คำสั่งบรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้
ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
ระเบียบ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของ
กฎหมายหรือไม่ก็ได้เพื่อถือเป็ นหลักปฏิบัติงานเป็ นการประจำ ข้อบังคับ
บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของ
กฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้
15. หนังสือประชาสัมพันธ์ 3 ชนิด ประกาศ บรรดาข้อความที่ทางราชการ
ประกาศ หรือชีแ
้ จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ แถลงการณ์ บรรดา
ข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ข่าว บรรดา
ข้อความที่ราชการเห็น สมควรเผยแพร่ให้ทราบ
16. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึน
้ หรือรับไว้เป็ นหลักฐานในราชการ 4 ชนิด
หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก หนังสืออื่น
17. หนังสือรับรอง หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล
ขนาด 4*6 นิว้
18. รายงานการประชุม การบันทึกความคิดเห็นของผู้เข้ามาประชุม ครัง้ ที่
เมื่อวันที่ ณ ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
เริ่มประชุมเวลา (ข้อความ) เลิกประชุมเวลา ผู้จดรายงานการประชุม ผู้
ตรวจรายงานการประชุม
19. บันทึก ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บงั คับบัญชา หรือผู้
บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
20. ด่วนที่สุด ปฏิบัติทันที ด่วนมาก ปฏิบัติโดยเร็ว ด่วน ปฏิบัติเร็วกว่า
ปกติ อักษรสีแดง 32 พอยท์
กรณีส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ระบุ ด่วนภายใน ว/ด/ป/ ระบุบน
หน้าซอง
21. การติดต่อราชการให้ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
เป็ นหลัก เว้นลับที่สุด ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครัง้ และให้ผู้รับตอบ
รับเพื่อยืนยันว่าหนังสือส่งไปยังผู้รับแล้ว
22. ให้ส่วนราชการ มีทะเบียนรับ ส่ง เก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี
บัญชีหนังสือครบ 20 ปี
23. หนังสือที่จัดทำขึน
้ สำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ต้นเรื่อง 1 ฉบับ สำเนาคู่ฉบับ
เก็บไว้สารบรรณกลาง 1 ฉบับ
(ร่าง พิมพ์ ตรวจ) ถ้าส่งด้วยสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ถือว่าเก็บสำเนาไว้
ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
24. สำเนาถูกต้อง ปฏิบัติการ/ชำนาญงาน ขึน
้ ไปรับรอง
25. หนังสือเวียน หนังสือที่มีผู้รับจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน “ว”
เริ่ม 1 ไปถึงสิน
้ ปี ปฎิทิน
26. การรับหนังสือ เรียงลำดับความสำคัญก่อนหลัง ประทับรับ(บนขวา)
ลงทะเบียนรับ แยกส่งให้ส่วนราชการ
27. การส่งหนังสือ เจ้าของตรวจความเรียบร้อย สารบรรณรับเรื่องลง
ทะเบียนส่ง
28. การเก็บหนังสือ เก็บระหว่างปฏิบัติ เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว เก็บไว้
เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
เก็บตลอดไป ให้ลงคำว่า ห้ามทำลาย เก็บถึง พ.ศ.หมึกน้ำเงิน มุมล่างขวา
29. หนังสือโดยปกติเก็บไม่น้อยกว่า 10 ปี ข้อยกเว้น 1. หนังสือที่ต้อง
สงวนไว้เป็ นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย 2.หนังสือที่เป็ นหลักฐานทาง
อรรถคดี สำนวนของศาล 3. หนังสือที่มีคณ
ุ ค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขา
วิชา 4.หนังสือที่ปฏิบัติงานเสร็จสิน
้ แล้ว และเป็ นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่อง จะ
ค้นได้จากที่อ่ น
ื ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี 5.หนังสือที่เป็ นเรื่องธรรมดา
สามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็ นเรื่องที่ เกิดขึน
้ เป็ นประจำ เมื่อดำเนิน
การแล้วเสร็จให้เก็บไว้ ไม่น้อยกว่า ปี 6.หนังสือการเงิน ซึง่ ไม่มีความ
จำเป็ น เก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปี แล้วแต่กระทรวงคลัง
30. ทุกปี ปฏิทินส่วนราชการต้องจัดส่งหนังสือครบ 20 ปี นับจากวันที่ได้
จัดทำขึน
้ เก็บไว้ พร้อมบัญชีสง่ มอบหนังสือครบ 20 ปี ให้หอจดหมายเหตุ
ภายใน 31 ม.ค.
31. ยืมระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตยืมต้องเป็ นหัวหน้าส่วน
ราชการระดับกองขึน
้ ไป
32. ยืมส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตยืมต้องเป็ นหัวหน้าส่วน
ราชการระดับแผนกขึน
้ ไป
33. บุคคลภายนอกจะยืมหนังสือมิได้เว้นแต่ขอดูหรือคัดลอก ระดับกอง
ขึน
้ ไปอนุญาต
34. ภายใน 60 วันหลังสิน
้ ปี ให้ จนท.สำรวจหนังสือที่ครบอายุเก็บ แล้วจัด
ทำบัญชีขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรม เพื่อแต่งตัง้ คณะ
กรรมการทำลาย
35. หน.ส่วนราชการระดับ กรม แต่งตัง้ คณะกรรมการ ประธาน และ
กรรมการอย่างน้อย 2 คน คณะกรรมการมีหน้าที่ พิจารณาหนังสือที่ขอ
ทำลาย ถ้าคณะกรรมการมีความเห็นไม่ควรทำลายและควรจะขยายเวลา
ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาเก็บไว้ถึงเมื่อใด โดยให้ประธานลงลายมือ
กำกับ
36. มาตรฐานกระดาษ 60 กรัมต่อ ตรม. มี3 ขนาด a4 210*297
a5148*210 a8 52*74
37. มาตรฐานขนาดซอง 60 กรัมต่อ ตรม. เว้นซองขนาด a4 120 กรัมต่อ
ตรม. C4 ไม่พับ (229*324) c5 พับ 2 (162*229) C5 พับ 4
(114*162) LD พับ 3 (110*220)
38. ตรารับหนังสือ 2.5*5 cm
39. pdf ไม่น้อยกว่า 150 dpi