Hướng dẫn cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

https://english.qts.edu.vn/huong-dan-cach-viet-email-tieng-anh-chuyen-nghiep-nhat/

Business English tiếng Anh thương mại ngày càng trở nên thông dụng bởi sự gia tăng giao lưu kinh
tế giữa các nước. Bạn cũng đang có dự án kinh doanh với đối tác nước ngoài, tất nhiên  viết email
tiếng Anh để trao đổi là không thể thiếu. Để viết email tiếng anh chuyên nghiệp, hãy tham khảo
những mẫu câu tiếng Anh thông dụng trong email thương mại dưới đây.
Mục lục 
 1. Cấu trúc của một email tiếng Anh thương mại
 2. Phần mở đầu – Beginning
 3. Chào hỏi – Opening comment
 4. Trình bày lý do viết email – Reasons for writing
 5. Nội dung chính của email -Main Point
o 5.1. Making a request/ asking for information (Yêu cầu/ Hỏi thông tin)
o 5.2. Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
o 5.3. Complaining (Phàn nàn)
o 5.4. Apologizing (Xin lỗi)
o 5.5. Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)
o 5.6. Attaching files (Đính kèm tệp)
 6. Kết thúc email – Concluding sentence
 7. Ký tên – Signing off
 8. Lời kết

1. Cấu trúc của một email tiếng Anh thương mại

Các phần căn bản viết email tiếng Anh thương mại gồm các phần như sau:
1. Salutation & Greeting (Chào hỏi)
2. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
3. Reasons for writing (Lý do viết thư)
4. Main point (Nội dung chính)
5. Concluding sentence (Kết thúc email)
6. Signing off (Ký tên)

2. Phần mở đầu – Beginning

Bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận.
Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia
đình
Ví dụ: Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A
Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần
trang trọng
Ví dụ: Dear Sir/ Dear Madam
Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ).
Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.
Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví
dụ: Dear Mrs. Tran Anh Thao or Dear Mrs. Anh Thao
Nếu bạn đã biết tên người nhận
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Ví dụ:  Dear Mrs. Khanh, Dear Mr. Gil, Dear Ms. Thao,
Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name
Ví dụ: Hi Jolle, Dear Jolle….
Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận
“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

3. Chào hỏi – Opening comment

Hỏi sức khỏe trong mối quan hệ thân mật

How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo
này thế nào?)
Hỏi thăm trong trường hợp trang trọng
I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
Viết email trả lời cho ai đó
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy được trân trọng
và được đối xử với một phong cách lịch sự.
Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp là nhớ và vận dụng ngay những mẫu câu thông dụng dưới
đây

4. Trình bày lý do viết email – Reasons for writing

Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến
ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất
mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:
I am writing to ask for the information about …(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp
thông tin về….)
I am writing to check if everything is ready for … (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn
sang cho việc ….)
I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong
hợp đồng.)
We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to
complain/explain/apologize.
I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau)
I recently read/heard about ….. and would like to know ….(Tôi gần đây được biết tin về.. và muốn
biết…)
Having seen your advertisement in …, I would like to … (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi muốn
được biết về…)
I would be interested in (obtaining / receiving) …(Tôi quan tâm tới việc nhận được… về…)
I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và
muốn được biết…)
Tham khảo một số mẫu câu thực tế thường được áp dụng trong viết email thương mại dưới đây
nhé:
I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my
ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt phòng khách
sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số
thông tin về các sản phẩm của bạn).
I am writing with regard to your registration of Intercontinental Hotel Membership/ to the complaint
you made on 21st October. (Tôi viết thư này liên quan đến việc đăng ký Hội viên Khách sạn
Intercontinental của quý khách/ để giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 21/10)
With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will
compensate 20% of the product for you. (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta
vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản
phẩm)

5. Nội dung chính của email -Main Point

5.1. Making a request/ asking for information (Yêu cầu/ Hỏi thông tin)

Là một trong hai nội dung phổ biến nhất trong email thương mại, lời đề nghị, yêu cầu cần phải lịch
sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Cấu trúc câu yêu cầu thông dụng gồm:
I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
Could you tell me something about …? (Bạn có thể cho tôi biêt về…)
I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về
việc…)
Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp
tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
 Một email được viết trang trọng, đầu tư và đúng mực sẽ tạo nên thiện cảm cho khách hàng, đối tác

Những ví dụ thực tế:

Could you please let me know if you can attend our Aniversary Party/ if you are available for a
meeting on 19th February? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ
niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19/02?)
I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within two
days. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng
hồi âm trong vòng 2 ngày).
Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available.  (Làm
ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mại hiện có)

5.2. Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)

Cấu trúc câu đề nghị giúp đỡ/cung cấp thông tin:

We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..)
I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…)
You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….)
We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã
quyết định…)
Email là một trong những cách thức trao đổi công việc thuận tiện và chuyên nghiệp nhất tại doanh
nghiệp

Những ví dụ thực tế:

I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để
trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)
We are happy to let you know that your article has been selected for publication.  (Chúng tôi rất vui
mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)
We are willing to arrange another meeting with the manager. (Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc
họp khác với người quản lý)
Should you need any further information, please to contact hotline 0989.606.366. (Nếu bạn cần
thêm bất kì thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0989.606.366)
We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions.  (Chúng tôi
rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu)

5.3. Complaining (Phàn nàn)

Cấu trúc câu phàn nàn:

I am writing to express my dissatisfaction with …(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…)
I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về…)
Please note that the goods we ordered on ( date )
have not yet arrived. (Làm ơn lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..)
We regret to inform you that … (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các anh rằng …)
I would like to query … (Tôi muốn thắc mắc về …)
Những ví dụ thực tế:
I am writing to expres my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality
of your products. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng
của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn)
I would like to query the transport charges which seem unusually high (Tôi muốn thắc mắc về phí
vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường)
We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông
báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)
I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered.  (Tôi đang
rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng
tôi phải gánh chịu)

5.4. Apologizing (Xin lỗi)

Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý
muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo các mẫu  cấu
trúc câu xin lỗi trong email dưới đây:
We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)
I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…)
I would like to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất
tiện..)
Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi
về..)
Những ví dụ ứng dụng:
We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những
bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)
Please accept our dearest apologies for this delay. (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của
chúng tôi vì sự chậm trễ này)
Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (Làm ơn hãy cho
chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)
I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. (Tôi e rằng mình không thể tham dự
cuộc họp ngày mai được)

5.5. Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)

Cấu trúc câu đặt hàng/hủy hàng/ nhận đơn:
Thank you for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..)
We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với
các anh cho sản phẩm…)
We would like to cancel our order No ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…)
Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi)
I am pleased to acknowledge receipt of your order No …..(Tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt hàng
của các anh số…)
Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm nhất
có thể)
It will take about (two/three) weeks to process your order. (Sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý đơn
hàng của các anh)
We can guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hàng trước
ngày…)
Unfortunately these articles are no longer available / are out of stock. (Rất tiếc mặt hàng đó không
còn/hết hàng)

5.6. Attaching files (Đính kèm tệp)

Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông
báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên sử dụng các mẫu câu đính kèm tệp như
sau:
Attached you will find… – Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.
I am sending you…as an attachment – Tôi đã đính kèm…
Những ví dụ thực tế:
I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu
đính kèm)
Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)
I am afraid I cannot open the file you have sent me. (Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính
kèm mà bạn đã gửi)
Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)

6. Kết thúc email – Concluding sentence

Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản.
Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:
We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon – Rất cảm ơn sự
giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm.
I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further
assistance – Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì
thêm, xin hãy liên hệ.
Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information.
(Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu
ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm
thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

7. Ký tên – Signing off

Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.
Trường hợp thân mật
Best,
Best wishes,
Regards,
Take care,
Bye,
Trường hợp trang trọng
Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam
Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A
Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ
8. Lời kết

Soạn thảo một email thương mại chuẩn mực, chuyên nghiệp không phải là chuyện quá khó khăn.
Bạn có thể sử dụng những mẫu câu thông dụng trong email thương mại bằng tiếng Anh trên đây để
viết email trao đổi với khách hàng, đối tác một cách mẫu mực. Ngoài kỹ năng viết, bạn nên luyện
nghe tiếng Anh online để dễ dàng trao đổi với đối tác, khách hàng quốc tế. Nếu bạn muốn nâng cao
trình độ ngoại ngữ của mình và đang băn khoăn không biết nên sử dụng chương trình luyện nghe nói
tiếng Anh online nào, hãy đến với QTS English.
QTS English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học tiếng
Anh căn bản cho người mới bắt đầu hiệu quả mà còn giúp bạn có thời học tiếng Anh online với giáo
viên nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi. Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài
học thuộc 54 chủ đề, QTS English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính
toàn cầu.
QTS English chương trình tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng
viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh
văn của mình một cách tối ưu nhất.