LOADING LETTER

NAME OF CLIENT / COMPANY : DPR RI

DATE / TIME OF EVENT : 29 – 30 June 2023

VENUE : Sasono Mulyo 1, 2

DATE / TIME OF PREPARATION : Sunday, 28 May 2023 / 22.00

NAME OF CONTRACTOR/SUPPLIER : Mr. Widya

PERSON IN CHARGE : Mr. Widya

TELEPHONE / MOBILE NO. : +62 812-2200-4308

EMAIL : -

ITEMS : Event Logistic, Videotron, and Backdrop

Adie Satria Dewantoro Copy: Security, GSM, Banquet Ops

Event Specialist Executive

LE MERIDIEN
JAKARTA

Jalan Jenderal Sudirman Kav 18-20

Jakarta 10220
Indonesia
T +62 21 251 3131
F +62 21 571 1633
Lemeridien.com/jakarta
Lemeridienjakarta.com

S 06° 12’ E 106° 49’

DESTINATION UNLOCKED S 06º 12’ E 106º 49’
 TATA TERTIB UNTUK PARA PEKERJA/ KONTRAKTOR DARI LUAR HOTEL
HOUSE RULES FOR OUTSIDE CONTRACTOR/ WORKERS

Memasuki/ Meninggalkan Gedung – Halaman Hotel

Entering/ Leaving the Hotel Building – Premises
1. Uang jaminan sebesar Rp. 5.000.000,- harus dibayarkan dengan cash oleh kontraktor, paling lambat 48 (empat puluh delapan
jam ) sebelum acara, jika kontraktor menggunakan panggung, fasilitas tata lampu dan tata suara. Uang jaminan akan
dikembalikan sesudah acara, jika memang tidak ditemukan kerusakan di area acara dan daerah sekitarnya.
A refundable contractor deposit at Rp. 5.000.000,- must be paid by the contractor in cash, latest by 48 (forty eight hours
prior to the function (s) should a contractor be engaged by the Company/Client to construct a stage, sound / lighting
facilities or other construction within the ballroom area. Deposit will be refunded after the function, once it has been
ascertained that no damage have occurred.

2. Memasuki / meninggalkan halaman/ gedung hotel harus melewati Pos Keamanan dan Pintu Karyawan di bagian barat gedung
hotel. Dilarang keras masuk / keluar hotel selain melalui kedua tempat tersebut.
The only gate for entering/ leaving the hotel premises / building is through the receiving area Post Security Entrance
and Staff Entrance. Using other than these entrances is strictly prohibited.

3. Membawa tanda pengenal (identitas diri) yang masih berlaku/ sah, misalnya KTP, SIM atau kartu tanda karyawan perusahaan
yang asli. Photocopy akan ditolak.
It is a must to bring along an original ID card. Photocopy will be rejected.

Kartu Tanda Masuk

Entry Pass
4. Meminta kartu tanda masuk di Pos Keamanan (Security Post) atau di Pintu Karyawan (Staff Entrance) dengan cara
menukarkan tanda pengenal yang sah dan asli (tersebut di No. 2), termasuk untuk acara di Ceria.
Entry Pass should be obtained at the Security Post or Staff Entrance by exchanging with the valid and original ID card
(stated in point no. 2)

5. Kartu tanda masuk harus dipasang di pakaian sedemikian rupa sehingga memudahkan untuk identifikasi. Kartu tanda masuk
tidak boleh ditaruh di kantong baju/ celana atau ditutupi dengan apapun sehingga menyulitkan untuk identifikasi.
For identification purposes the entry pass must be visible at all times. It should not be kept at the pocket or concealed.

6. Satu kartu tanda masuk hanya berlaku untuk satu orang dan tidak boleh dipinjamkan/ dipindah tangankan kepada orang lain/
siapapun.
One entry pass is only valid for one person and it is not transferable.

7. Apabila tidak membawa tanda pengenal maka dengan sangat terpaksa Petugas Kemananan Hotel tidak akan mengijinkan
pekerja yang bersangkutan untuk memasuki area hotel.
Should the respective contractor worker does not have an ID card with him/ her than the hotel Security staff will not
allow the respective worker to enter the hotel premises.

8. Sebelum meninggalkan hotel, kartu tanda masuk harus dikembalikan kepada Petugas Keamanan Hotel di Pintu Karyawan /
Pos Keamanan bersamaan dengan penukaran atau pengambilan kembali tanda pengenal (identitas diri) dari pekerja yang
bersangkutan. Diharapkan untuk memeriksa kembali tanda pengenal dari pekerja yang bersangkutan untuk memastikan bahwa
tanda pengenalnya tidak tertukar.
Before leaving the hotel, the respective workers have to redeem their ID card by giving back their entry pass to the
Hotel Security Staff in-charge at the Staff Entrance/ Security Post. Please check and make sure that the ID card is
correct.

LE MERIDIEN
JAKARTA

Jalan Jenderal Sudirman Kav 18-20

Jakarta 10220
Indonesia
T +62 21 251 3131
F +62 21 571 1633
Lemeridien.com/jakarta
Lemeridienjakarta.com

S 06° 12’ E 106° 49’

DESTINATION UNLOCKED S 06º 12’ E 106º 49’
Pakaian dan Barang Bawaan
Dress Code and Personal Belonging
9. Selama berada/ bekerja di dalam area hotel para pekerja diharuskan mengenakan pakaian yang pantas sopan dan sarung
tangan selama persiapan.
Dilarang memakai sandal jepit, celana/ baju loreng mirip seragam TNI, kaos singlet.
Proper dress should be worn. Wearing sandals, undershirt, army look dress is prohibited. Clean hand gloves must be
worn during the set up.

10. Tidak diperbolehkan untuk membawa jaket, tas, ransel dan sejenisnya ke dalam hotel. Untuk memudahkan
pemeriksaan, barang-barang tersebut harus ditinggalkan di Pintu Masuk Karyawan.
For easy body checking, jacket and any kind of bags should be kept at the Staff Entrance.

Selama Berada di Area Hotel/ Bekerja di Dalam Gedung Hotel, Dilarang Keras Melakukan Hal-Hal Berikut Ini :
While The Worker Are In The Hotel Or Working Within The Hotel Premises, It Is Stritcly Prohibited To :

1. Berada di tempat lain yang bukan tempat kerjanya walaupun pada jam istirahat. Setiap pekerja hanya boleh berada
di area tempat kerja masing-masing sesuai dengan acara yang ditentukan
Lingering around beyond the designated working site even during break time.

2. Merokok selama berada/ bekerja di dalam gedung hotel. Merokok/makan hanya boleh dilakukan pada jam istirahat
dan hanya dapat dilakukan di luar gedung yaitu di area merokok di dekat Pintu Masuk Karyawan.
Smoking or eating within the hotel building or while working. Smoking will only be permitted during break
time outside the hotel building where is at the Smoking Area near the Staff Entrance.

3. Mabuk atau membawa minuman keras / narkotika (obat-obatan terlarang).

Drunk or consuming alcoholic beverages / narcotics (illegal drugs).

4. Membawa / menyimpan / menggunakan / mengedarkan barang-barang berbahaya / terlarang seperti petasan, peluru,
bahan peledak, narkotik (obat-obatan terlarang), celurit (senjata tajam), minuman keras, majalah / film / gambar /
photo yang menjurus kepada pornografi dan lain-lain.
Bringing in/ possessing/ using/ trafficking hazardous or illegal material such as fire crackers, bullets,
explosives, narcotics (illegal drugs), sickles weapons, alcoholic beverages, porn magazines/ photos/ film
(movie)/ pictures etc.

5. Berjualan
Selling something for personal business

6. Tidur-tiduran, bermalas-malasan ataupun bersandar pada pilar-pilar dan dinding ruangan

Sleeping, loafing, laziness or lining on the pillars and function rooms’ wall

7. Berkelahi, bertengkar, mengancam, mengeluarkan kata-kata kotor, berlaku kasar, menghina, mencerca, pelecehan,
tidak sopan dan lain sebagainya.
Fighting, quarreling, threatening, speaking in dirty words, rudeness, insulting, humiliating, harassment,
impoliteness, etc.

8. Meludah di sembarang tempat.

Spitting anywhere haphazardly.

9. Membuang sampah sembarangan.

Throwing waste anywhere haphazardly.

LE MERIDIEN
JAKARTA

Jalan Jenderal Sudirman Kav 18-20

Jakarta 10220
Indonesia
T +62 21 251 3131
F +62 21 571 1633
Lemeridien.com/jakarta
Lemeridienjakarta.com

S 06° 12’ E 106° 49’

DESTINATION UNLOCKED S 06º 12’ E 106º 49’
 10. Menggunakan fasilitas apapun yang disediakan hotel hanya untuk tamu misalnya kamar kecil tamu (toilet), lift tamu,
kursi banquet, sofa dan lain sebagainya. Para pekerja hanya diijinkan untuk mengunakan fasilitas kamar kecil (toilet)
karyawan yang terdapat di koridor belakang.
Using guest facilities including guest toilet, guest lift, banquet chairs, sofa, etc. The worker(s) is only
permitted to use the staff toilet which is located at the back corridor/ area.

11. Makan / minum pada waktu bekerja baik di tempat-tempat kerja, area publik atau di lorong- lorong koridor dan
sebagainya. Makan dan minum hanya boleh dilakukan di area Pos Barat pada jam istirahat yang telah ditentukan dan
para pekerja diwajibkan untuk menjaga kebersihan area tersebut. Sampah harus dibuang di tempat sampah yang
tersedia.
Consuming food/ drink while working at the working site, public area or at the back corridor, etc, with the
exception only at the outside of the ballroom receiving area and the workers should maintain the cleanliness
of these area. Garbage/ left over food must be thrown into the garbage bins which are available at these area.

12. Makan minum atau mengambil makanan / minuman yang disiapkan / disajikan untuk tamu atau sisa makanan
/minuman dari yang disajikan kepada tamu.
Eating/ drinking or taking food/ drink which being prepared for guests regardless they are leftovers from the
function room.

13. Mengambil gambar / photo/ dokumentasi dari gedung / area hotel selain dari tempat dimana acara / kegiatan
berlangsung tanpa seijin pihak manajemen hotel.
Drawing/ taking picture/ documentation of the building/ hotel premises other than the respective event area/
place without prior approval/ permit from the hotel management.

11. Pembuatan pekerjaan dasar yang menggunakan konstruksi kayu di Ballroom dan area prefunction. Penggergajian, memukul
dengan palu , pengeboran dan pengecatan dasar di Ballroom dan area prefunction. Daerah masuk di luar ballroom bisa di
gunakan untuk hal-hal tersebut.
Basic Wooden construction is prohibited in the function rooms and pre-function area which include sawing,
hammering, drilling and basic painting. The outside of the receiving area can be used for the purpose.

12. Semua area yang diberi karpet harus ditutupi dengan alas kayu / triplek ( min. 5mm) atau alas plastic atau karet sebelum
pekerjaan dilakukan
All carpet and marble floor areas must be covered by heavy duty carpet protection cover, playwood ( min. 5mm) or
plastic/rubber based before the work is started

13. Barang-barang dekorasi harus memakai alas dari multiplek dengan ketebalan minimum 0.5 cm dan lebih besar 10 cm dari
benda diatasnya. Ukuran multiplek untuk kaki scaffolding atau stager adalah 20 x 20 cm
All decoration items should use thick multiplex, minimum 0,5 cm and for heavy stuffs should use thick multiplex
minimum 10 cm. Size of the multiplex as a base of scaffolding or stage’ foot is 20 x 20 cm

14. Sanksi denda tambahan ( dan tidak akan dikembalikan ) sebesar Rp. 5.000.000 akan diberlakukan bagi kontraktor yang :
Hotel have rights to charge unrefundable money at Rp. 5.000.000,- to the contractor should the following points are not
followed :

15. Tidak menutupi area dengan alas kayu/plastic/karet sebelum pekerjaan dilakukan
Not covering the area with plywood/plastic/rubber based before the work is started

16. Meletakkan benda, besi, beton, semen, pot keramik, pohon, benda berat lainnya langsung diatas
karpet hotel dan tidak memakai alas kayu/triplek seperti disebutkan pada point No.25 di atas
Put the stuffs, concrete, cement, ceramic pot, trees or other heavy stuffs on top of the carpet directly without covering
the carpet by plywood/triplex as mentioned in point No. 25

LE MERIDIEN
JAKARTA

Jalan Jenderal Sudirman Kav 18-20

Jakarta 10220
Indonesia
T +62 21 251 3131
F +62 21 571 1633
Lemeridien.com/jakarta
Lemeridienjakarta.com

S 06° 12’ E 106° 49’

DESTINATION UNLOCKED S 06º 12’ E 106º 49’
17. Menutupi area kerja dengan alas yang diminta namun tetap tidak meletakkan barang-barangnya pada alas tersebut
Covering the work area by plywood/plastic/rubber but do not put the stuffs on it

18. Dilarang menggunakan alat-alat konstruksi listrik (gergaji dan bor listrik) dengan pertimbangan pada kenyamanan tamu-
tamu yang tinggal di hotel serta acara di area lain
It is strictly prohibited to use the electricity equipment ( sawing or electrical drilling ) in consideration of the hotel
guests’ comfort and other function activities

19. Tinggi susunan dekorasi tidak mencapai lampu ruangan atau atap ruangan
Height of the decoration should not touch the chandeliers nor the function room’s ceiling

20. Penataan semua dekorasi harus diletakkan minimal 50cm dari dinding ruangan
All decoration should be placed minimum 50 cm from the function rooms’ wall
21. Dilarang keras menitipkan barang-barang di tempat acara, koridor di belakang tempat acara maupun di kantor Banquet
Operation dikarenakan hotel tidak akan bertanggung jawab akan kerusakan maupun kehilangan daripada barang-barang
tersebut
It is strictly prohibited to store the stuffs in the function room area, service corridor nor Banquet Operation office as
Hotel does not have liability to cover the loss nor damage

Peraturan Keselamatan Kerja

Safety Regulation
Berikut ini adalah beberapa peraturan keselamatan kerja yang harus dipatuhi / ditaati oleh semua pekerja kontraktor dari luar
hotel :
The following are the safety regulation that must be abide by all outside contractor workers :

a. Beban tenaga listrik maksimum untuk Ballroom adalah 90 KVA, sedangkan untuk Sasono Mulyo Room
adalah 30 KVA.
Maximum electricity power consumption of the Ballroom is 90 KVA while for the Sasono Mulyo Rooms is
30 KVA.

b. Setiap pekerjaan sambungan kabel / pemasangan alat yang menggunakan arus listrik atau berpotensi
menimbulkan resiko bahaya kebakaran harus diketahui, disetujui dan diawasi oleh petugas Engineering
hotel.
Any works, installation, cabling connections, etc. using electric current or possible for having fire risks must be
acknowledged, approved and supervised by the hotel’s Engineering staff.

c. Para pekerja kontraktor dari luar hotel tidak diijinkan untuk menggunakan tangga hidrolik (genie ladder) milik hotel untuk
keperluan apapun
The usage of hotel’s hydrolic stairs (genie ladder) by outside contractor is strictly prohibited

d. Pengerjaan / pemasangan podium, panggung, dekorasi, peralatan / keperluan pameran dan lain
sebagainya harus dilakukan sedemikian rupa sehingga semua pintu darurat (fire/ emergency EXIT doors)
tidak terhalang/ tertutup oleh konstruksi apapun.
Contractor(s)/ worker(s) have to make sure that all fire/ emergency EXIT doors are not blocked or
obstructed by any construction/ materials used for the construction of podium, stage, exhibition booths, etc.

e. Semua tanda EXIT di dalam ruangan tidak boleh tertutup oleh apapun. Tanda EXIT tersebut harus tetap dapat dilihat dari
semua arah.
All EXIT signs must not be covered by any means. All EXIT signs must remain visible from any direction.

f. Tabung pemadam api yang tersedia di dalam ruangan/ tergantung di dinding tidak boleh dipindahkan,
diturunkan atau ditutupi.
Under no circumstances should fire extinguishers be removed, taken down or covered.
LE MERIDIEN
JAKARTA

Jalan Jenderal Sudirman Kav 18-20

Jakarta 10220
Indonesia
T +62 21 251 3131
F +62 21 571 1633
Lemeridien.com/jakarta
Lemeridienjakarta.com

S 06° 12’ E 106° 49’

DESTINATION UNLOCKED S 06º 12’ E 106º 49’
g. Dilarang keras untuk memamerkan / mendisplay kendaraan bermotor dengan tanki bensin yang terisi dan tidak memakai alas
+ carpet yang sepadan dengan berat kendaraan
It is strictly prohibited to display vehicle(s) (car, motorcycle, etc.) with fuel in tanks and without proper
base and carpet as under liner

h. Dilarang keras menggunakan double tape maupun stapler / stapler tembak pada dinding, karpet maupun stage / dance floor
It is strictly prohibited to use double tape and stapler/gun stapler on the wall, carpet nor stage/dance floor

i. Dilarang keras untuk menggunakan api, kembang api dan sejenisnya.

It is strictly prohibited to have any naked flames or fireworks.
j. Dilarang keras untuk memasang lilin diatas lantai, dekat Styrofoam, kain, kertas atau bahan lain yang
mudah terbakar
It is strictly prohibited to light up the candle on the carpet/floor, close to the Styrofoam, material/curtain or other
flammable material

k. Diwajibkan untuk memakai sabuk pengaman pada saat pemasangan dengan menggunakan scaffolding
It is a must to use a safety belt for the workers who put the decoration using the scaffolding, Lift or Scissors Lift

l. Pekerja kontraktor tidak boleh mengoperasikan sendiri lift gunting. Lift gunting hanya boleh dioperasikan oleh staf engineering
hotel.
Contractor workers are strictly prohibited to operate the scissors lift. Only hotel’s engineering staff is authorized to
operate the scissors lift.

Pertanggung Jawaban Pekerja/ Kontraktor

The Responsibility of Contractor Workers
22. Petugas Hotel (Security, Banquet Operation & Engineering) bersama-sama dengan Petugas yang berwenang dari kontraktor
akan mengecek kondisi ruangan sebelum pekerjaan kontraktor dimulai dan sesudah pembongkaran pekerjaan
Hotel staff (Security, Banquet Operation & Engineering) will do a walk thru together before, during and after the works

23. Apabila terjadi / terdapat kerusakan barang / alat / fasilitas milik hotel dan kerugian yang
diakibatkan oleh kesengajaan atau ketidaksengajaan / kecerobohan pekerja kontraktor, maka biaya penggantian / perbaikannya
akan dibebankan kepada pekerja yang bersangkutan atau kepada perusahaan kontraktor dimana yang bersangkutan bekerja.
The respective worker or the main contractor/ company will be responsible for any damage or loss of the hotel
equipment’s or facilities as the results of their carelessness or ignorance.

24. Para pekerja / kontraktor harus menyelesaikan pekerjaannya paling lambat satu jam sebelum acara dimulai. Sebelum
meninggalkan hotel semua sampah buangan/ sisa pekerjaan harus dibersihkan dari ruangan yang digunakan termasuk
membersihkan area lift gunting. Sampah buangan / sisa pekerjaan tersebut harus dibawa keluar dari area hotel oleh pekerja /
kontraktor yang bersangkutan.
Contractor’s works must be completed at the latest 1 (one) hour before the event. Before leaving the hotel all remnants
scrap, woods, Styrofoam, cable cuts and other garbage/ waste/ trash should be removed from the function room
including the cleaning the back of house area. The contractor should take out all of these items from the hotel premises.

25. Hotel berhak untuk menuntut pihak kontraktor untuk mengganti kerusakan barang-barang secara fisik yang disebabkan oleh
penyelenggara atau kontraktor maupun bila pihak penyelenggara atau kontraktor menyangkal / melanggar segala tugas dan
kewajiban yang harus diberikan kepada tamu dengan tidak mematuhi tata tertib yang diberlakukan oleh hotel
Hotel has a full rights to charge the contractor to cover all the physical damage due to the neglected of the organizer
or contractor as well as if the organizer/contractor deny to do the proper job ordered by the client

26. Hotel berhak untuk melarang / memberhentikan pekerjaan yang tidak diberitahukan dan disetujui oleh Events /
Banquet Operation Hotel has a full right to stop all the works if it is not acknowledged and approved by Events / Banquet
Operations
LE MERIDIEN
JAKARTA

Jalan Jenderal Sudirman Kav 18-20

Jakarta 10220
Indonesia
T +62 21 251 3131
F +62 21 571 1633
Lemeridien.com/jakarta
Lemeridienjakarta.com

S 06° 12’ E 106° 49’

DESTINATION UNLOCKED S 06º 12’ E 106º 49’
Barang-Barang Hotel
Hotel Property
27. Pekerja yang dicurigai atau tertangkap basah mengambil / menyembunyikan / membawa barang milik hotel termasuk sisa
makanan dan minuman atau merusak barang / fasilitas hotel akan berurusan dengan pihak keamanan hotel dan akan diusut
diproses sesuai prosedur. Bilamana perlu akan diserahkan/ diproses lebih lanjut kepada pihak kepolisian.
Worker who are suspected or caught stealing, concealing or bringing illegally any hotel property including
leftover food and beverage or damaging the hotel facility / property will be processed/ interrogated by the hotel Security
staff. When necessary the Police will be called in for further involvement.

Pengawasan dan Pengendalian

The Control
28. Penyelia / Supervisor / Pimpinan dari pihak kontraktor harus bertanggung jawab penuh dan melakukan kontrol dan
pengawasan sesuai tugasnya terhadap para pekerjanya selama berada di dalam area hotel.
The supervisor of the contractor will take the full responsibility for controlling and monitoring their workers properly
during presence anywhere within the ballroom / hotel area.

29. Penyelia / Supervisor / Pimpinan dari pihak kontraktor bertanggung jawab penuh terhadap kebersihan lokasi acara
khususnya setelah selesai pembongkaran alat-alat, materi dekorasi, pameran, panggung dan lain sebagainya termasuk area
lift gunting.
The supervisor will take the full responsibility for the cleanliness of the function room / ballroom especially after the
dismantling of all their equipment’s decoration, exhibition booth, stage, etc.
Including the back of house areas.

30. Hotel akan menyediakan minimal satu (1) orang teknisi dan satu (1) orang petugas keamanan untuk membantu acara-acara
besar di Ballroom, Indonesian maupun Ceria room pada saat penataan, pada waktu acara dan pada saat pembongkaran.
For big events, Hotel will assist you by providing minimal one technician and one security staff during set up, actual
function and dismantle.

Pemeriksaan
Body Checking
31. Pihak keamanan hotel berhak untuk melakukan pemeriksaan badan terhadap pekerja dan pemeriksaan terhadap segala
barang bawaan apapun yang dibawa masuk / keluar oleh setiap pekerja yang melewati / akan meninggalkan hotel melalui pos
keamanan / pintu karyawan.
The hotel’s Security staff has the full authority to conduct body checking / search to any worker to check for anything
that brought in / out by the worker who passing the Security post / staff entrance.

32. Selain di pos keamanan / pintu karyawan, pihak kemanan hotel berhak melakukan pemeriksaan badan secara mendadak /
kapanpun di area manapun di hotel.
In addition, the hotel’s Security staff has the right to carry out a sudden body checking/ search at any time within the
hotel premises.

Pelanggaran
Violation
33. Pelanggaran terhadap salah satu atau keseluruhan dari tata tertib tersebut diatas akan dikenakan sanksi tegas dan pekerja
/ kontraktor yang bersangkutan bisa tidak diijinkan kembali memasuki area hotel.
Violation of the above regulation will get a strict disciplinary action and possible banned from entering the hotel
premises.

LE MERIDIEN
JAKARTA

Jalan Jenderal Sudirman Kav 18-20

Jakarta 10220
Indonesia
T +62 21 251 3131
F +62 21 571 1633
Lemeridien.com/jakarta
Lemeridienjakarta.com

S 06° 12’ E 106° 49’

DESTINATION UNLOCKED S 06º 12’ E 106º 49’
34. Pihak keamanan hotel diberi kewenangan penuh untuk menghentikan pekerjaan yang dinilai dapat menimbulkan resiko
bahaya / bencana.
The hotel Security staff has the full authority to stop any construction which is considered may damage property,
endanger life or invite disaster.

Terima Kasih.
Thank You.

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : Diketahui oleh :

Prepared By: Adie Satria Dewantoro Approved By: Acknowledged by:

Hotel Le Meridien Kontraktor Penyelenggara

Le Meridien Hotel Contractor Organize

LE MERIDIEN
JAKARTA

Jalan Jenderal Sudirman Kav 18-20

Jakarta 10220
Indonesia
T +62 21 251 3131
F +62 21 571 1633
Lemeridien.com/jakarta
Lemeridienjakarta.com

S 06° 12’ E 106° 49’

DESTINATION UNLOCKED S 06º 12’ E 106º 49’