Professional Documents
Culture Documents
المحضر
المحضر
1
تعريــفه
تعريفهُ لغةً:
• يف معاجم اللغة أ ّن كلمة ":احملضر" مشت ّقة من احلضور ،وهو ضد الغياب .ويقال " :مبحضر الرجل" ،أي مبشهد منه.
• ومن معاين " احملضر" السجل أو الكتاب الذي يضم معلومات عن عمل ما ،وهذا املعىن األخري هو األقرب ملا نعنيه
هنا.
اصطالحا:
ً تعريفهُ
حدث ما ،حيرره عادة
تقرير أو عرض يلخص أبرز النقاط الرئيسة واملالحظات والتوصيات اليت انتهى إليها اجتماع أو ٌ
خمتص ابلتدوين.
أحد حضور االجتماع أو شاهد عيان للحدث ،أو شخص ّ
2
أنواع المحضر
حمضر الوقائع حمضر االجتماعات
وهو السجل الذي يروي تفاصيل حدث معني أو وهو وثيقة رمسيّة تلخص ما دار يف اجتماعات
واقعة معينة ،ويعتمد فيه الكاتب على ما جيمعه من العمل ،وما عرض فيها من أعمال ،وما دار حوهلا من
نقال عن واحد أو أكثر ممن شهدوا الواقعة،
معلومات ً نقاش ،وما خرج به اجملتمعون من قرارات أو
أو كانوا على اطالع على بعض التفاصيل املتعلقة توصيات ،وما سجلوه من اعرتاضات أو مقرتحات.
هبا، ومن أمثلة حماضر االجتماعات :حماضر اللجان،
مثل :حمضر التحقيق الذي ينجزه حمققو الشرطة حماضر اجتماع جملس القسم ،حمضر اجتماع جملس
وغريهم. اإلدارة وغريها.
3
خطوات الكتابة
خيتلف احملضر نسبيًا عن التقرير يف طريقة اإلعداد له.
مجعا للمادة من مصادر متعددة۔
يتطلب التقرير ً
ويعتمد احملضر على جدول أعمال االجتماع املع ّد سل ًفا ،إضافة إىل ما قيل يف أثناء االجتماع الذي حضره
كاتب حمضر االجتماع .
يستمد كاتب حمضر الوقائع مادة حمضره من إفادات الشهود وأطراف القضية .كما خيتلف التقرير عن احملضر
يف بعض التفاصيل اللغوية والفنية اليت متيز هذا عن ذاك.
خيتلف التقرير عن احملضر يف بعض التفاصيل اللغوية والفنية اليت متيز هذا عن ذاك.
4
عناصر احملضر
املقدمة:
.1تشمل اتريخ االجتماع أو الواقعة وتوقيتها ،وعدد األعضاء احلاضرين ،وتعري ًفا بصفاهتم االعتبارية ،طبيعة
اللقاء وهدفه ،واملدة الزمنية اليت استغرقها اللقاء (النشاط).
.2جيب أن ال تضمن أي شيء حيتاج معه القارئ إىل إعمال الذهن ،أو شحذ الفكر الستيعابه ،والوصول إىل
مبتغى الكاتب منه.
5
منت احملضر:
.1يضم تفاصيل ما دار من نقاش حول حماور اللقاء ورأي كل حاضر حول النقاط املطروحة.
.2يف االجتماعات يتم النقاش حول موضوعات حمددة سل ًفا ،وهي ما يسمى "جدول األعمال" ،الذي يرسل
عادة للمجتمعني قبل االجتماع مبدة كافية ليتمكنوا من اإلعداد للنقاش يف أثناء االجتماع ،وتكوين تصور
أويل حول القرار أو التوصية اليت يرون تقدميها حيال موضوع حمدد.
.3يتم ترتيب املوضوعات يف جدول األعمال حسب أمهيتها ،وحسب املدة الزمنية املتوقع أن يستغرقها
النقاش حول املوضوع الواحد؛ ولذا فإن رئيس االجتماع يلتزم ذلك الرتتيب يف أثناء إدارة االجتماع،
وكاتب احملضر يلتزم بكتابة املوضوعات يف احملضر وفق الرتتيب الذي ورد يف جدول األعمال.
6
أن ترد التوصية أو القرار املتخذ بشأن موضوع ما عقبه مباشرة على النحو التايل:
• املوضوع األول( :وفيه يكتب وصف شامل ملاهية املوضوع ،واجلهة أو الشخص املختص به ،واإلجراء املطلوب
اختاذه حياله ،كاإلقرار أو التوصية أو إبداء الرأي حوله).
• احليثيات( :وفيها تكتب املربرات اليت مت أخذها بعني االعتبار عند نقاش املوضوع ،كما يكتب يف احليثيات ما
ورد من نقاش حول املوضوع ،واملداوالت اليت مت طرحها ،ووجهات نظر املتحفظني إن وجدت).
• التوصية أو القرار األول( :وفيه يكتب بشكل صريح القرار الذي مت اختاذه حيال املوضوع املدرج للنقاش إذا
نظاما اختاذ قرار ،أو الوصية إذا كان ذلك ما هو منوط هبم).
كان اجملتمعون ممن حيق هلم ً
7
• «ما يستجد من أعمال»:
• وهي قائمة يدون فيها رئيس االجتماع املوضوعات اليت وردت إليه متأخرة بعد أن متم إرسال قائمة جدول
األعمال األصلية ،حسب ترتيب ورودها إليه۔
• يدون كاتب احملضر كل موضوع على حدة كما فعل مع املوضوعات األصلية ،ووفق الرتتيب الذى اعتمده
رئيس اجللسة.
قليال ،وال يتضمن تفاصيل كثرية يف حيثياته،
• أما إذا كان عدد املوضوعات املدرجة على جدول األعمال ً
ومربرات اختاذ القرار أو التوصية حوله ،فيمكن أن تكتب قائمة املوضوعات مستقلة مث تتبعها قائمة
القرارات أو التوصيات.
8
خامتة احملضر:
-تضم خامتة احملضر املعلومات التوثيقة اليت ختص انتهاء االجتماع ،كزمن االنتهاء وما ورد من
مقرتحات أو مالحظات ينبغي تدوينها أو توثيقها،
-ابإلضافة إىل توزيع املهام املستقبلية وحتديد موعد االجتماع املقبل إن مت االتفاق على ذلك،
ويتبعها حبمد هللا والصالة والسالم على رسوله صلى هللا عليه وسلم.
9
تنبيهات
.1احملضر وثيقة رمسية واترخيية؛ لذا جيب توفري كامل املعلومات املتوفرة عن االجتماع أو الواقعة ،إذ إهنا سجل
ميكن الرجوع إليه ولو بعد سنني.
.2جرت العادة أن يكتب يف مقدمة بعض احملاضر عبارات من قبيل (ق ّدم رئيس االجتماع الشكر للحاضرين أو
هتنئته أو تعزيته) عند وجود ما يتطلب ذلك ،وهذه العبارات وحنوها ال أبس هبا شريطة التوسط فيها
واالختصار.
.3يف بداية احملضر يُكتب عدد األعضاء احلاضرين لالجتماع وعدد املعتذرين ،وعدد الغائبني ،وهذه املعلومات
مهمة ج ًدا ،خاصة يف االجتماعات اليت تتطلب حضور عدد حمدد من األعضاء؛ وإال فإن نتائج ذلك االجتماع
ابطلة.
10
.4يف منت احملضر يفضل االلتزام بكتابة املوضوعات اليت مت نقاشها وفق ترتيبها يف جدول أعمال االجتماع
كبريا أن يكتب املوضوع الذي متّ
املعد سل ًفا ،وكذلك فإنّه من املستحسن إذا كان عدد املوضوعات ً
تسهيال على قارئي احملضر ،وحفظًا ألوقاهتم.
ً متبوعا ابلقرار أو التوصية اليت اختذت بشأنه
نقاشه ً
.5يف خانة التوثيق تُكتب أمساء احلاضرين لالجتماع مرتبة وفق تسلسلهم الوظيفي ،أو رتبهم العملية أو
العلمية۔
.6يف بعض االجتماعات يكون هناك رئيس لالجتماع ،وأمني للجلسة ،ويف هذه احلالة فاألمني هو من يتوىل
كتابة احملضر ،وابلتايل ينبغي أن يكتب أمام امسه وتوقيعه ما يدل على أنّه كاتب احملضر أو أمني اجللسة؛
مستقبال يف حال االحتياج إىل ذلك.
ً ليسهل الرجوع إلية
11
منوذج احملضر
12
13
14
15