最新修訂:⼆二零⼀一八年年三⽉月修訂恒⽣生管理理學院學⽣生會評議會屬會事務委員會《學⽣生會屬會之宿⽣生會須知及指引》

恒⽣生管理理學院學⽣生會評議會
屬會事務委員會

《學⽣生會屬會之宿⽣生會須知及指引》

⽇日期 事項

每年年三⽉月⼀一⽇日 A. 候任內閣正式上任。
B. 各宿⽣生會需遞交《學⽣生會宿⽣生會資料表》(表格A)、《學
⽣生會宿⽣生會幹事會通訊資料表》(表格B)、全年年活動之
《學⽣生會宿⽣生會活動計劃申請表》(表格C)及《學⽣生會宿
⽣生會全年年財政預算表》(表格D) 。

每年年三⽉月⼀一⽇日 A. 按已遞交的《學⽣生會宿⽣生會活動計劃申請表》(表格C)籌
⾄至 辦各項活動，可⾃自由更更改，惟將最新版本遞⾄至屬委會。
翌年年⼆二⽉月最後⼀一⽇日 B. 活動計劃書詳情，必須於活動舉辦最少⼆二⼗十⼀一天前遞交
最終版本之《學⽣生會宿⽣生會活動計劃申請表》(表格C)，
⽅方可舉辦該活動。
C. 申請課外活動時數，須於活動舉辦最少⼆二⼗十⼀一天前遞
交。
D. 宿⽣生會需於活動完結後的三⼗十⽇日內遞交活動報告及財務
報 告。

選舉期間 當參參選資格被受確認時，需遞交參參選表格及活動計劃書作記
錄。

選舉完結 候選內閣於會員⼤大會或會員投票通過後成為候任內閣。

選舉完結後三⼗十天內 A. 須召開會員⼤大會，報告全年年活動及財政狀狀況，及通過會議
事項。
B. 召開會員⼤大會前五個上課天須將全年年活動報告及年年度財政
報告經電郵遞交屬委會。

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⼀一般注意事項

1. 請於表格適當位置填上資料，如表格內容不適⽤用，毋需填寫。
2. ⽂文件可⾃自⾏行行加長，或附加其他⽂文件，請註明附件及其名稱。（例例：附件1 – 活動流程）
3. ⽂文件以電⼦子版形式發放，遞交⽂文件時亦請以電郵形式傳送⾄至susc@hsmc.edu.hk，並註明其系
會名稱及事項（例例︰[綠延書院宿⽣生會]遞交活動申請表）。必須跟從範例例，否則可能不獲處理理。
4. ⽂文件遞交後，屬委會將儘快發出正式回覆。
5. 倘若若未在七天內收到回覆，請即向屬委會委員查詢或以電郵傳送⾄至susc@hsmc.edu.hk。

活動注意事項

籌辦活動

1. 全年年需舉辦五⾄至⼗十⼆二項活動。任何活動不得涉及淫褻、不雅、暴暴⼒力力、⾊色情等不當成份。
2. 活動籌辦⽬目的須與其宿⽣生會之理理念念、宗旨及⽬目的相同，並於活動內突顯其宿⽣生會之獨特性。
3. 屬會必須以電郵⽅方式遞交每項活動之《學⽣生會附屬屬會活動計劃申請表》(表格C)⾄至屬委會及所
屬評議會。
4. 根據該活動的危險程度，需要有急救員隨隊並附上有關急救員之資料於《學⽣生會宿⽣生會活動計
劃申請表》(表格C)中。
5. 每項活動必須有最少⼀一個後備⽅方案應付突發情況並詳列列於《學⽣生會宿⽣生會活動計劃申請表》(表
格C)中。
6. 屬會提供之活動參參加表格必須附有《收集個⼈人資料聲明》及《免責聲明》。
7. 必須於活動舉辦最少21天前遞交最終版本之《學⽣生會宿⽣生會活動計劃申請表》（表格C），⽅方
可舉辦該活動。
8. 本會有權禁⽌止屬會舉辦任何未經審批之活動。屬委會將採取跟進⾏行行動。
9. 屬會提供之活動主要對象為其會員，若若活動中會員可參參與程度偏低將不被列列為活動。
10. 所有《學⽣生會宿⽣生會活動計劃申請表》（表格C）該以遞交並已獲審批之最終版本為準。
11. 凡涉及學⽣生會屬會活動事務，本會保留留⼀一切最終決定權

借⽤用場地

1. 須⾃自⾏行行委派代表到學⽣生事務處（M603）辦理理借⽤用場地⼿手續。
2. 須表明⾝身份、借⽤用之場地、時間、⽤用途、特別安排等。
3. 須配合校⽅方安排，⽅方可使⽤用場地。
4. 每次使⽤用後，請⾃自⾏行行還原場地。
5. 請愛惜校園，保持場地整潔，禁⽌止⼀一切破壞校園之⾏行行為。

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活動贊助

1. 可接受任何形式之活動贊助，惟須同時知會本會，並提交相關合同或⽂文件。
2. 使⽤用任何贊助商商標前，請咨詢校⽅方公關部、學⽣生事務處或屬委會意⾒見見。

課外活動時數(ECA)

1. 任何類型系會籌辦的活動均可申請課外活動時數。
2. 活動將按照其⽬目的、意義、影響及本會的推薦信，交由學⽣生事務處作紀錄，給予相對之課外活
動時數。
3. ⼀一⼩小時活動並不相等於獲取⼀一⼩小時課外活動時數。
4. 請於《學⽣生會宿⽣生會活動計劃申請表》（表格C）內，填寫有關資料，並須於活動舉辦最少⼆二
⼗十⼀一天前申請。
5. 成功申請後，幹事會請於活動完結後⼗十五天內將課外活動時數獲得者名單遞交屬委會。
（20xxxx_ECA_Student_org.xls，xxxx為該學年年年年份⽉月份，表格將附件於結果通知電郵內）
6. 獲得時數者在課外活動時數(ECA)滿額下，可將其轉換為體育時數(PA)或社會服務時數(CS)，
請於申請時清楚註明。若若不清楚註明，將不獲轉換時數。
7. 如須申請轉換為體育時數(PA)或社會服務時數(CS)，活動須符合相關要求，並提供證明，如合
作機構的名稱、宗旨或所進⾏行行的相關活動的項⽬目名稱、類型等。
8. 如有需要，本會將要求獲取更更多有關獲得者於活動內的資料。
＊上課天即星期⼀一⾄至五

宣傳

1. 任何類型宣傳物品必須以電郵形式(附上宣傳品電⼦子檔)傳送⾄至susc@hsmc.edu.hk，並經由屬委
會存檔。
2. 請⾃自⾏行行於宣傳品上蓋上宿⽣生會印章，並填上張貼⾄至⽇日期（例例︰張貼⾄至2018年年1⽉月30⽇日）。最多
可張貼三⼗十天。
3. 任何未經審批之宣傳品不得擅⾃自公布，其物品將被屬委會即時移除，並採取跟進⾏行行動。
4. 只可以使⽤用普通膠紙、釘書釘或圖釘固定任何活動宣傳品。
5. 每項活動於每處張貼位置只可張貼⾯面積相等於⼀一張A4⼤大⼩小紙張的宣傳品。
6. 每個宿⽣生會最多同時為兩兩個活動張貼宣傳品。
7. 任何宣傳品只可於「學⽣生通告」告⽰示板範圍內張貼，於範圍外張貼之宣傳物品會被即時移除，
不另⾏行行通知。
8. 如欲張貼宣傳品於N教學⼤大樓樓升降機內，請由屬委會代為張貼。
9. 任何形式之宣傳⽅方法，若若有違校規或滋擾他⼈人，屬委會有權即時停⽌止，並採取跟進⾏行行動。
備註：校內可合法張貼宣傳品的地點不多於15處。

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會員⼤大會

1. 會員⼤大會須於選舉完結後三⼗十天內舉⾏行行，並於會員⼤大會五個上課天*前於校內電⼦子平台（e-
Campus）通知會員出席，通知內須附有當⽇日議程。
2. 會員⼤大會須於會議⼗十個上課天*前邀請屬委會委員出席，作監察員⾝身份聽會，並從旁協調⼤大會順
利利進⾏行行。
3. ⼤大會出席會員⼈人數必須多於按照會章列列明之法定⼈人數，及過半數當屆幹事，⽅方為有效。唯合法
⼈人數不得少於全體⼈人數百份之⼆二⼗十。
4. ⼤大會於開始時間半⼩小時後仍不⾜足法定⼈人數，則由主席宣佈流會，並於五個上課天*內再次召開。
5. 流會後召開的會員⼤大會出席⼈人數仍不符合以上條件，則以該次會議法定⼈人數為開始時之出席⼈人
數。
6. 當屆宿⽣生會幹事會須於會員⼤大會五個上課天前將全年年活動報告及全年年財政報告經電郵向屬委會
提交。
7. 當屆宿⽣生會幹事會於會員⼤大會內須交代全年年活動報告及財政報告，報告內須詳細列列明每⼀一活動
之活動報告及財政開⽀支。
8. 如在任期內召開特別會議，須於會議召開後七天內由特別⼩小組提交報告到屬委會。

社團註冊及開立社團⼾戶⼝口注意事項

1. 所有新註冊系會必須於成立後九個⽉月內，完成社團註冊。凡未能於成立後九個⽉月內完成社團註
冊的系會將失去於學校借⽤用場地，物資及舉辦活動之權利利。
2. 社團註冊中，請以分⽀支機構⾝身份註冊，非社團註冊或豁免註冊，並刪去除「分⽀支機構」外之「社
團」字眼。
3. 填寫註冊申請表後，須向學⽣生事務處索取《地址證明信》及《互相確認書》，並由學⽣生會主席
簽署《互相確認書》，⼀一併寄回香港灣仔軍器廠街⼀一號警察總部警政⼤大樓樓⼗十三樓樓香港警務處牌
照課⾏行行政主任（牌照）收。
4. 請積極跟進社團註冊進度，定期檢查警察牌照科有否回覆。
5. 完成警察牌照科社團註冊⼿手續後，請將註冊證明正本妥善保留留，並將副本分別向學⽣生事務處及
屬委會遞交。
6. 完成社團註冊後，請即向任何⼀一間銀⾏行行申請開立社團⼾戶⼝口。（建議︰東亞銀⾏行行或恒⽣生銀⾏行行）
7. 該⼾戶⼝口最少由主席及財務秘書兩兩⼈人管理理，並由過半數以上幹事贊成通過及監管。
8. 開立⼾戶⼝口後，請將⼾戶⼝口證明副本分別向學⽣生事務處及屬委會遞交。（例例︰⽀支票簿正⾯面、傳摺內
⾴頁）

*校內所有資助均需經社團⼾戶⼝口發放

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