LAPORAN FINAL PROJECT

STRATEGI & KEBIJAKAN IT

“PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI
MENGGUNAKAN METODE WARD AND PEPPARD (STUDI KASUS
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR)”

Kelas Paralel : A

PROGRAM STUDI INFORMATIKA

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAWA TIMUR

2022
A. Profil Organisasi (disertai deskripsi produk/jasa)
Institut Pertanian Bogor disingkat dengan nama IPB adalah lembaga
pendidikan tinggi pertanian yang secara historis dibentuk dari lembaga-lembaga
pendidikan menegah dan tinggi pertanian serta kedokteran hewan di Bogor. IPB
didirikan pada tanggal 1 September 1963 sebagai wujud pemikiran yang visioner dari
pemimpin bangsa dan mereka peduli dengan pendidikan tinggi pertanian agar bangsa
besar ini mempunyai perguruan tinggi kelas dunia yang memiliki kompetensi dalam
bidang pertanian, biosains dan berbagai bidang yang terkait. IPB juga mendapat
peringkat pada posisi ke-4 Webometrics (sistem pemeringkatan universitas dunia
berdasarkan publikasi online mereka melalui website mereka). Hal ini menunjukkan
bahwa IPB telah memanfaatkan teknologi informasi secara tepat untuk mendukung
kegiatan usahanya. Dalam hal ini, Program Diploma sebagai salah satu unit kerja IPB
berperan penting dalam meningkatkan kualitas IPB karena salah satu kriteria penilaian
webometrics adalah bagaimana perguruan tinggi memanfaatkan media online untuk
mendukung proses bisnis yang ada.
Pada tahun 2016, IPB melalui DIDSI telah dilakukan evaluasi terhadap kinerja
dari 12 website yang diimplementasikan di IPB yang terdiri dari 9 fakultas, satu
program pascasarjana, satu sekolah bisnis, dan satu program diploma. Kinerja utilisasi
website Program Diploma IPB berbobot 30,53 dari 100 poin, menempatkannya pada
posisi ke-12 dengan kategori website kurang berkinerja. Data ini menjadi motivasi
Program Diploma IPB untuk meningkatkan pemanfaatan TI dalam mendukung proses
bisnisnya.
Program Diploma IPB merupakan salah satu unit pelaksana IPB yang
menyediakan 18 program keahlian. Data unit SDM dan Akademik tahun 2018
menyebutkan, saat ini Program Diploma IPB memiliki 6.767 mahasiswa aktif, dengan
114 dosen dan 90 tenaga kependidikan. Sebagai lembaga pendidikan, Program Diploma
IPB melakukan banyak proses bisnis dalam aktivitasnya sehari-hari. Proses bisnis
berkisar dari promosi hingga pertemuan umpan balik dari alumni dan pengguna alumni.
Proses bisnis juga mencakup penunjang proses akademik antara lain pengelolaan aset,
pengelolaan kegiatan kemahasiswaan nonakademik, pengelolaan fasilitas penunjang
seperti perpustakaan, laboratorium klinik, dan lain-lain. Evaluasi kuesioner TESCA
2011 menghasilkan hasil evaluasi awal sebesar 31.9 persen yang menempatkan IPB
pada level pratama. Pada level ini, Program Diploma IPB telah mampu memberikan
nilai tambah pada proses pendidikan dan pembelajaran melalui pemanfaatan TI,
 meskipun kinerjanya mungkin belum dapat memenuhi harapan pemangku
kepentingannya.

B. Ruang Lingkup
1. Cakupan Permasalahan
Saat ini Program Diploma Universitas IPB memiliki beberapa sistem informasi
yang digunakan mendukung proses bisnisnya, salah satunya dalam
penyelenggaraan urusan terkait akademik. Namun proses implementasi dihadapkan
pada banyak tantangan antara lain data dan informasi yang diolah dan dihasilkan
dari sistem yang ada masih tersebar di ruang lingkup unit internal pengelola.
Kondisi ini menghambat proses sosialisasi antara unit dan pemangku kepentingan.
2. Batas Penelitian
Penyusunan dokumen perencanaan strategis TI Program Diploma IPB yang
dibatasi pada aspek yang terkait dengan proses bisnis dan aspek pendukung proses
bisnis di Program Diploma IPB sesuai dengan SOP (Standar Operasi
Prosedurnya).
3. Hasil
Hasil yang akan didapatkan yaitu berupa dokumen yang berisi aplikasi portofolio
yang diusulkan, desain infrastruktur TI, dan strategi pengelolaan TI. Dokumen ini
akan digunakan sebagai pedoman dalam mengembangkan TI yang selaras dan
mendukung pencapaian tujuan Program Diploma IPB.

C. Identifikasi/pernyataan masalah (disertai fishbone analysis) dan arsitektur bisnis

(value chain)
1. Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Fase ini mengidentifikasi aspek-aspek internal untuk memetakan organisasi dan
strategi bisnis saat ini. Berikut adalah hal-hal yang terkait dengan analisis
lingkungan bisnis internal yaitu visi misi Program Diploma IPB dan analisis strategi
bisnis SW (Strength,kelemahan). Analisis visi, misi, dan tujuan Program Diploma
IPB merupakan langkah awal perencanaan strategis. Sedangkan analisis lingkungan
bisnis internal menggunakan analisis komponen kekuatan dan kelemahan Program
Diploma IPB.
 2. Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal
Pada fase ini dilakukan analisis terhadap faktor-faktor eksternal organisasi yang
berpotensi mempengaruhi strategi organisasi dengan menggunakan analisis OT
(Opportunity, Threat).

(Kasih gambar Analisis SWOT di halaman 18 tabel 1 jurnal binggris)

3. Analisis Fishbone
Fishbone Analysis atau yang sering disebut juga Cause Effect Diagram merupakan
sebuah metode yang digunakan untuk membantu memecahkan masalah yang ada
dengan melakukan analisis sebab dan akibat dari suatu keadaan dalam sebuah
diagram yang terlihat seperti tulang ikan. Berikut analisis fishbone permasalahan
Program Diploma IPB :

(Kasih gambar 1 Analisis fishbone yang ada di jurnal binggris halaman 15)

4. Analisis Value Chain

Konsep ini diperkenalkan oleh Michael Porter (1998), menggambarkan seluruh
aktivitas organisasi untuk mendukung produknya, baik internal maupun eksternal,
dan mengungkapkan keunggulan atau kelemahan kompetitif organisasi. Analisis
dilakukan untuk memetakan seluruh proses bisnis yang terjadi di Program Diploma
IPB ke dalam dua kategori kegiatan, yaitu kegiatan utama dan kegiatan pendukung.

(Kasih gambar 2 Value chain program diploma IPB halaman 16)

D. Identifikasi permasalahan SI (dilengkapi arsitektur SI dari value chain serta

klasifikasi aplikasi sesuai Mc Farlan Grid)

Beberapa aplikasi yang saat ini digunakan adalah aplikasi yang dikembangkan
pada awal berdirinya Program Diploma IPB. Aplikasi tersebut bertujuan guna
mendukung proses utama dan proses pendukung kegiatan akademik. Aplikasi yang ada
saat ini belum terintegrasi secara optimal dan menghasilkan informasi secara terpisah
yang belum terhubung. Saat ini terdapat 13 aplikasi yang diterapkan, dengan 8 aplikasi
berbasis desktop dan 5 aplikasi berbasis website. Pada masing-masing unit kerja, seperti
akademik, perpustakaan, klinik dan laboratorium komputer memiliki komputer server
yang digunakan sebagai server dan berfungsi sebagai media penyimpanan data yang
dihasilkan dari analisis kondisi IT Program Diploma IPB. Kondisi tersebut
menyebabkan timbulnya permasalahan sistem informasi di unit terkait dan stakeholder
terkait, yang membutuhkan data atau informasi.

1. Arsitektur SI dari Value Chain

Basis
Aplikasi Pengguna Fungsi
Aplikasi
Academic Dekstop Staff akademik Pengelolaan data
Administration dan data administrasi akademik
Employee Dekstop Anggota staff Pengelolaan data
Administration H&R karyawan
Information Website Alumni Kantor manajer
System for manajemen mutu
Graduates
Satisfaction
Survey
USMI Computer Dekstop Anggota staff Pengelolaan data calon
Application Data mahasiswa program
Package (PAKU) diploma
Finger Print Dekstop Karyawan IPB Pemantauan kehadiran
Application
CDS/ISIS Dekstop Anggota staff Manajemen data
perpustakaan perpustakaan
Online Public Dekstop Pengunjung Pencarian data
Access Catalogue perpustakaan perpustakaan
Tamuk Dekstop Pengunjung Buku Tamu
perpustakaan
IPB Univ. Dekstop Anggota staff Manajemen data pasien
Diploma klinik klinik
Program’s Clinic
Medical Record
Application
 Financial Website Anggota staff Pelaporan data
Application keuangan keuangan ke IPB Pusat
EPBM Website Mahasiswa  Evaluasi
Application Pembelajaran dan
Pengajaran
 Kantor manajer
manajemen kualitas
Application for Website Calon Proses penerimaan calon
Admission Mahasiswa mahasiswa

2. Klasifikasi sesuai Mc Farlan Grid

Strategic High Potential
- IPB Diploma’s Website
Key Operational Support
 Academic Administration
 Finger Print
 Employee Administration
 CDS/ISS
 Financial Imformation System
 Access Catalogue
 Information System of Online
 Tamuk
Survey for Graduates Satisfaction
 Diploma’s Clinic Medical
 USMI Computer Application
Records Application
Package (PAKU)
 EPBM
 Information System for Admission

E. Identifikasi permasalahan infrastruktur TI (dilengkapi daftar infrastruktur TI)

Dalam hal ketersediaan infrastruktur TI, program diploma telah memiliki
infrastruktur dan fasilitas pendukung TI yang dikategorikan sebagai:
 Komputer
Program diploma memiliki kurang lebih 500 unit komputer yang aktif
digunakan untuk laboratorium komputer, dosen, karyawan, serta top manager.
 Server
Sebagian besar fasilitas komputer di program diploma terkoneksi dengan
jaringan LAN, terutama komputer yang berada di laboratorium komputer. Lalu
 penggunaan router sebagai penghubung jaringan dan switch sebagai alat
penguat sinyal penyambung dalam jaringan komputer.
 Internet
Internet IPB telah menggunakan twisted-pair dan wireless local area network
(WLAN). Alokasi bandwidth untuk Program Diploma IPB adalah 400Mbps
dengan upload 200Mbps dan download 200Mbps.

F. Identifikasi permasalahan tata kelola TI

Pada permasalahan tata kelola TI masuk ke dalam kriteria kapabilitas berada
pada level 1 (performed process) dengan persentase best practice penilaian kapabilitas
penerapan manajemen TI berada pada Capability Level L (Largely Achieved). Proses
yang berada pada kisaran L (Largely Achieved) sebagai berikut :

Proses Capability
Level
EDM04 76%
APO01 76%
APO03 75%
APO04 82%
APO07 80%
BAI04 70%
BAI09 69%
 BAI10 58%
DSS01 75%
DSS03 75%
MEA01 61%

Hasil ini menunjukkan bahwa penerapan manajemen TI pada Diploma IPB

telah berhasil melakukan proses kegiatan manajemen TI dengan baik namun masih
perlu dilakukan perbaikan untuk mencapai tujuan dari Diploma IPB.

G. Identifikasi permasalahan SDM SI/TI

Pengembangan aplikasi dari nol memerlukan perencanaan yang sangat matang
termasuk perencanaan infrastruktur pendukung jangka panjang agar mampu
mendukung pengembangan sistem yang berkelanjutan. Selain itu, diperlukan tenaga
ahli yang kompeten untuk mengembangkan sistem yang direncanakan. Tren lain yang
sedang berkembang adalah itu banyak pelaku bisnis yang lebih memilih untuk bermitra
dengan pihak ketiga (vendor penyedia layanan IT) untuk mengelola sistem informasi
yang mereka gunakan dengan memanfaatkan teknologi cloud computing. Kemudahan
implementasi dan pemeliharaan serta jaminan keamanan data yang ditawarkan menjadi
pertimbangan utama. Untuk mendukung pencapaian visi dan misi implementasi TI
tersebut, perlu dibentuk unit khusus pengelolaan informasi yang mengemban tugas
pengumpulan bahan, penelitian, pelaksanaan, dan evaluasi pengelolaan sistem,
jaringan, tapak, penyajian informasi, dan laporan berkala pelaksanaan tugas. Unit ini
diharapkan dapat meningkatkan pengelolaan dan koordinasi pengembangan TI di
Program Diploma IPB dalam penetapan kebijakan dan koordinasi terkait
pengembangan dan pengelolaan TI di Program Diploma IPB.
H. Rekomendasi
1. Rekomendasi arsitektur jaringan untuk program diploma IPB berikut ini :

Untuk rekomendasi pada arsitektur jaringan diploma IPB menggunakan cisco FO

(Fiber Optic) berbasis teknologi untuk core link dan distribusinya yang telah
dimanfaatkan untuk berbagai teknologi lain termasuk internet dan Voice over
internet protocol (VoIP). Teknologi FO juga dapat digunakan untuk interkoneksi
di kampus-kampus IPB yang berada di luar Darmaga, yaitu Kampus
Baranangsiang, Kampus Cilibende (Diploma), dan Kampus Gunung Gede (MB).

2. Rekomendasi arsitektur informasi dan data untuk diploma IPB berikut ini :
 Untuk rekomendasi pada arsitektur informasi dan data Diploma IPB, seluruh
aplikasi yang ada terhubung pada database menggunakan data warehouse.
Teknologi data warehouse telah memungkinkan sebuah organisasi untuk
mengelola dan menyimpan data bisnis dalam volume yang sangat besar dalam
bentuk yang dapat dianalisa dan terintegrasi yang memudahkan penambangan data
untuk mengekstraksi data lebih efisien. Lalu data mining sebagai proses
mengekstraksi data yang bermakna dari data warehouse dan akan digunakan untuk
menyusun strategi hingga mengambil keputusan.

3. Rekomendasi portofolio aplikasi untuk Diploma IPB terangkum dalam Mc Farlan

Grid
Strategic High Potential
SI Eksekutif (berbasis website) - SI Program Diploma IPB
Key Operational Support
- SI Administrasi Akademik - SI Asosiasi Alumni
- SI Administrasi Kepegawaian - SI Pengembangan Karir
- SI Keuangan - SI Penelitian dan
- SI Penerimaan Mahasiswa Pengembangan
- SI Pendaftaran Mahasiswa - SI Sarana dan Prasarana
(baru & lama) - SI Beasiswa
- SI Kelulusan - SI Perpustakaan
- SI Tata Kelola Dokumen dan
Arsip

Aplikasi pada kuadran key operational akan menjadi prioritas utama untuk tahap
implementasi. Aplikasi diidentifikasi sebagai prioritas karena mereka memainkan
peran penting dalam kelangsungan proses bisnis dalam organisasi.

4. Rekomendasi struktur organisasi IT

I. Analisis Gap
Optimized Developed Retained Replaced
Academic Application Group
IPB Univ: SI Akademik Program √
Diploma
IPB Univ: SI Pendaftaran dan Tes √
Penerimaan Program Diploma
IPB Univ: SI Pendaftaran √
Mahasiswa Program Diploma
SI Kelulusan √
EPBM √
Employment Application Group
SI Administrasi Kepegawaian √
Financial Apllication Group
SI Keuangan √
Facilities and Infrastructure
Application Group
SI Sarana dan Prasarana √
SI Perpustakaan √
Research and Community
Service Application Group
SI Penelitian dan Pengabdian √
Masyarakat
Knowledge Management
Application Group
SI Tata Kelola Dokumen dan Arsip √
SI Ekskutif √
Collaboration Application Group
SI Pengembangan Karir √
SI Asosiasi Alumni √
SI Beasiswa √
Total 4 9 2
J. Roadmap Implementation
2018 2019 2020 2021
Desain arsitektur proses database dan 1,2,3,4
migrasi
Academic Application Group
IPB Univ: SI Akademik Program 1,2,3,4
Diploma
(modul utama manajemen program
keahlian, data pendukung administrasi
akademik, kurikulum, data mahasiswa,
laporan umum, portal mahasiswa,
portal dosen, pelaporan DIKTI)
IPB Univ: SI Pendaftaran dan Tes 1,2 3,4
Penerimaan Program Diploma
(modul utama pendaftaran online,
proses pembayaran, pengaturan jadwal,
lokasi tes, pengelolaan hasil tes,
pengumuman hasil)
IPB Univ: SI Pendaftaran Mahasiswa 1,2 3,4
Program Diploma
(modul utama data registrasi mahasiswa
baru dan lama)
SI Kelulusan 1,2 3,4
(Modul Utama Pendaftaran Wisuda dan
Informasi Penyelenggaraan Wisuda)
Employment Application Group
SI Administrasi Kepegawaian 1,2 3,4
(data pegawai, riwayat pegawai, dan
fungsi lain yang terkait dengan proses
pengelolaan data kepegawaian)
Financial Apllication Group
SI Keuangan 1 2 3 4
(modul utama pencatatan, pengelolaan,
dan laporan alokasi anggaran
keuangan)
Facilities and Infrastructure
Application Group
SI Sarana dan Prasarana 1,2 3,4
(modul utama aset fisik yang dimiliki
Program Diploma IPB University)
SI Perpustakaan 1,2 3,4
(modul pengelolaan aset perpustakaan,
pengelolaan anggota, transaksi)
Research and Community Service
Application Group
SI Penelitian dan Pengabdian 1,2 3,4
Masyarakat
(modul utama kegiatan penelitian dan
pengabdian masyarakat)
Knowledge Management Application
Group
SI Tata Kelola Dokumen dan Arsip 1,2 3,4
(modul utama manajemen dokumen
internal)
SI Ekskutif 1,2 3,4
(modul utama manajemen laporan
komprehensif proses bisnis yang ada
termasuk akademik, mahasiswa,
penelitian, sumber daya manusia,
keuangan, perpustakaan, dan klinik)
Collaboration Application Group
SI Pengembangan Karir 1,2 3,4
(modul utama manajemen operator,
modul perusahaan mitra)
SI Asosiasi Alumni 1,2 3,4
 (modul utama pengelolaan alumni,
studi pelacak)
SI Beasiswa 1,2 3,4
(modul utama beasiswa, aplikasi
beasiswa)
*1. Persiapan 2. Perencanaan 3. Pemantapan 4. Implementasi

K. Kesimpulan
1. Kajian rencana strategis teknologi informasi Program Diploma IPB menghasilkan
rekomendasi portofolio aplikasi, desain arsitektur data dan informasi, serta strategi
pengelolaan teknologi informasi. Dalam portofolio aplikasi, terdapat 12 aplikasi
yang direkomendasikan untuk dikembangkan dan 5 aplikasi yang sudah ada
direkomendasikan untuk diperbaiki guna memberikan dukungan yang maksimal
terhadap proses bisnis Program Diploma IPB.
2. Dalam hal infrastruktur pendukung teknologi informasi yang terdiri dari perangkat
keras dan jaringan komputer, studi ini mengusulkan modifikasi arsitektur jaringan
untuk data dan informasi. Modifikasi ditujukan untuk integrasi yang lebih baik dari
aplikasi yang dikembangkan untuk memberikan aliran data dan informasi yang
lebih optimal untuk memenuhi kebutuhan data pemangku kepentingan.
3. Untuk Diploma IPB , Strategi pengelolaan TI program, direkomendasikan untuk
dibentuk unit khusus pengelolaan informasi untuk melaksanakan tugas
pengumpulan bahan, penelitian, implementasi, dan evaluasi pengelolaan sistem,
jaringan, situs, penyajian informasi, dan laporan berkala pelaksanaannya tugas.
Unit tersebut diharapkan dapat meningkatkan koordinasi dengan unit pengelola TI
IPB Pusat yaitu DIDSI dalam meningkatkan kualitas teknologi informasi program
diploma.
4. Untuk kajian lebih lanjut, perlu dirancang arsitektur teknologi informasi yang detail
untuk Program Diploma IPB sebagai acuan teknis tahap implementasi renstra yang
telah disusun.