‫منهج حماضرة‬

‫اليوم الرابع‬
 ‫رابع عشر‪ :‬اإلجراءات االحرتازية‬

‫‪ .1‬إبعاد منظومات األرشفة االلكرتونية عن النوافذ واألبواب‪.‬‬

‫‪.2‬أثاث الغرف املخصصة لعمليات األرشفة االلكرتونية يكون من املواد اليت‬

‫‪.3‬ال تساعد على االشتعال كاستخدام األثاث املعدني‪.‬‬

 ‫‪ .4‬منع التدخني داخل الغرف األرشفة‪.‬‬

‫‪ .5‬تامني منظومات التحسس واستشعار احلريق اإللكرتونية‪.‬‬

‫‪ .6‬عدم تعريض أوساط اخلزن إىل أي تأثري جمال مغناطيسي‪.‬‬

‫‪ .7‬صبغ جدران الغرف بأنواع من األصباغ واليت ال تساعد على االشتعال‪.‬‬

‫خامس عشر‪ :‬الوظائف اليت تقوم بها انظمة االرشفة االلكرتونية‬

‫‪ .5‬العرض او املعاينة‬ ‫‪ .1‬الدخال‬

‫‪ .6‬االخراج‬ ‫‪ .2‬احلفظ‬

‫‪ .7‬اعداد تقارير‬ ‫‪ .3‬البحث‬

‫‪ .4‬االسرتجاع‬
‫سادس عشر‪ :‬خصائص برامج االرشفة االلكرتونية‬
‫‪ .1‬يكون مزودا بدليل مرجعي مفصل‬
‫‪ .2‬الدخول املتعدد ألكثر من مستخدم يف وقت واحد‬
‫‪ .3‬سهل االستخدام‬
‫‪ .4‬يدعم املسح الضوئي‬
‫‪ .5‬يدعم امتداد امللفات املتنوعة‬
‫‪ .6‬دعم أكرب عدد من وسائط احلفظ‬
 ‫‪ .7‬يدعم حفظ الفاكسات الواردة‬

‫‪ .8‬التعامل مع مجيع أنواع امللفات‬

‫‪ .9‬التعامل مع قواعد البيانات‬

‫‪.10‬تصدير البيانات‬

‫‪.11‬دعم االتصال بشبكة االنرتنيت‬

‫‪.12‬يدعم برامج الصور والرسومات‬

 ‫‪.13‬يتضمن حمرك حبث قوي يدعم البحث جبميع احلقول‬

‫‪.19‬دعم الربيد االلكرتوني‬ ‫‪.14‬دعم أرشفة الوسائط األخرى‬

‫‪.20‬يفي باحتياجات املؤسسة‬ ‫‪.15‬دعم اسرتجاع البيانات التالفة‬

‫‪.21‬دعم الدخول عن بعد للنظام‬ ‫‪.16‬سهل التطوير والتحديث‬

‫‪.22‬الحيتاج اىل كثري من التدريب‬ ‫‪.17‬قدرة على محاية الوثائق‬

‫‪.18‬قدرة على تقديم التقارير‬

‫سابع عشر‪ :‬بعض برامج االرشفة االلكرتونية العربية واملعربة‬

‫نظام ‪EDOX‬‬

‫• يعترب نظام إيدوكس نظام كامل إلدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها‬

‫• صمم هذا النظام للمنظمات الصغرية واملتوسطة‪.‬‬

‫• يستخدم نظام إيدوكس واجهة تعامل سهلة‬

 ‫• يظهر املعلومات يف شكل شجرة حبيث يسهل قراءتها للمستخدم‬

‫• يعترب هذا النظام قليل التكلفة وحيتاج املستخدم لتدريب بسيط الستخدام النظام‬

‫• يستطيع املستخدم حتميل وتنصيب الربنامج بكل سهولة ومن ثم إدارته‬

‫• يستطيع النظام التعامل مع املستندات باللغتني اإلجنليزية والعربية‬

 ‫نظام ‪DOCUWARE‬‬

‫• يعترب احد احللول يف حفظ وأرشفة الوثائق الكرتونيا والرجوع‬

‫إليها يف اي وقت وزمان‬

‫• وأيضا النظام متوافق مع مجيع أنظمة التشغيل املستعملة‪.‬‬

 ‫نظام ادارة الوثائق واملستندات‬
‫‪EDMS‬‬
‫• وهي عبارة عن التقنيات واألدوات والطرق اليت تستخدم لتصوير والتقاط وإدارة وختزين وحفظ‬
‫واسرتجاع وتوصيل مجيع احملتويات والوثائق داخل املؤسسة و إسرتاتيجية أدواتها هي توفري سهوله‬
‫وصول اإلدارة ألي مستند أو معلومة يف املؤسسة بغض النظر عن مكان تواجد تلك املعلومة أو املستند أو‬
‫املصطلحات املستخدمة من قبل املستخدم هلا‪ .‬وهناك مسميات خمتلفة لنظم توحيد وإدارة الوثائق ومن‬
‫ضمنها املخازن الرقمية للوثائق‪ ،‬األرشفة االلكرتونية ونظام إدارة احملتويات وغريها ‪.‬‬
‫• هلا القدرة على إدارة مجيع احملتويات التقليدية (مثل الصور واملستندات املكتبية والرسومات ‪،‬‬
‫ومجيع املطبوعات )‬
‫• باإلضافة إىل احملتويات الرقمية مثل ( حمتويات مواقع االنرتنت‪ ،‬الربيد اإللكرتوني‪ ،‬ملفات الفيديو‬
‫وامللتيميديا وغريها من املستندات الرقميةوالفاكسات (‬
‫• ومن خالل دورة حياة تلك احملتويات والوثائق يسهل عملية تعريفها و تصنيفها وختزينها‬
‫واسرتجاعها‪.‬‬
 ‫نظام ادارة الوثائق واملستندات‬
‫‪EDMS‬‬

‫• وهي عبارة عن التقنيات واألدوات والطرق اليت تستخدم لتصوير والتقاط وإدارة‬
‫وختزين وحفظ واسرتجاع وتوصيل مجيع احملتويات والوثائق داخل املؤسسة و‬
‫إسرتاتيجية أدواتها هي توفري سهوله وصول اإلدارة ألي مستند أو معلومة يف املؤسسة‬
‫بغض النظر عن مكان تواجد تلك املعلومة أو املستند أو املصطلحات املستخدمة من‬
‫قبل املستخدم هلا‪ .‬وهناك مسميات خمتلفة لنظم توحيد وإدارة الوثائق ومن ضمنها‬
‫املخازن الرقمية للوثائق‪ ،‬األرشفة االلكرتونية ونظام إدارة احملتويات وغريها ‪.‬‬
 ‫• هلا القدرة على إدارة مجيع احملتويات التقليدية‬

‫(مثل الصور واملستندات املكتبية والرسومات ‪ ،‬ومجيع املطبوعات )‬

‫• باإلضافة إىل احملتويات الرقمية مثل ( حمتويات مواقع االنرتنت‪ ،‬الربيد‬

‫اإللكرتوني‪ ،‬ملفات الفيديو وامللتيميديا وغريها من املستندات الرقميةوالفاكسات (‬

‫• ومن خالل دورة حياة تلك احملتويات والوثائق يسهل عملية تعريفها و تصنيفها‬
‫وختزينها واسرتجاعها‪.‬‬
 ‫نظام حفظ املكتبات‬

‫‪SAVE LIBRARY SYSTEM‬‬

‫•يقوم هذا النظام على أرشفة املستندات املختلفة سواء كانت نصية أو يف شكل صور‪.‬‬

‫• يتمتع النظام بواجهة تعامل سهلة جلميع املستخدمني‪.‬‬

‫• ميكن باستخدام هذا النظام ألرشفة املستندات‪ ،‬الصحف‪ ،‬الصور‪ ،‬الرسومات‪...‬اخل‬

‫• ميكن البحث عن املعلومات باستخدام احلقول املختلفة اليت قد تصل إىل ‪ 250‬حقل‬
‫من خالل الوظائف املختلفة‬

‫• كما ميكن البحث من خالل تاريخ معني أو تواريخ خمتلفة أو خالل فرتة معني مثل‬
‫األسبوع السابق‪.‬‬

‫• يستطيع النظام البحث يف أكثر من قاعدة بيانات يف وقت واحد‬

‫• كما ميكن البحث عن الصور والرسومات‬

 ‫ثامن عشر‪ :‬االرشيفات احلديثة وبعض التجارب العاملية‬

‫نستعرض فيه التطورات األرشيفية يف عدد من الدول األوربية ذات املاضي العريق ‪.‬‬

‫ففي أملانيا حذت أغلب املدن األملانية حذو الكنائس يف تنظيماتها األرشيفية وإن كانت‬
‫مل تتبع األساليب القدمية نفسها ومن أهم األرشيفات احلكومية يف أملانيا أرشيف الرايخ‬
‫وفروعه وأرشيف الواليات‪ ،‬وكانت توجد أنواع أخرى من دور الوثائق تتمتع‬
‫باستقالهلا مثل أرشيفات اهليئات الدينية والعلمية‪.‬‬
 ‫أما يف فرنسا فقد كانت الوثائق قبل الثورة الفرنسية بيد سلطات متعددة لكل قضاؤه وامتيازاته‬
‫وقد بلغ عدد مراكز هذه الوثائق ما يزيد على ‪ 10‬آالف مركز ‪ .‬وقد كان نابليون بونابرت‬
‫طموحا يف مجع الوثائق الفرنسية وأن جيعل من األرشيف الوطين الفرنسي أرشيفا ألوروبا‬
‫عامة لذلك ضم وثائق من اسبانيا وبلجيكا وأملانيا والفاتيكان‪ .‬فالثورة الفرنسية اليت قضت على‬
‫اإلقطاع يف فرنسا قامت حبرق الوثائق اإلقطاعية ثم عملت على توحيد األرشيفات اليت بلغت يف‬
‫باريس وحدها عام ‪ 1770‬ما يقرب من ‪ 405‬مركز‪ ،‬وأسست األرشيف الوطين وبذلك مل‬
‫تصبح دور الوثائق مستودعا للحجج القضائية فحسب‪ ،‬كما كانت من قبل‪ ،‬بل أصبحت أيضا‬
‫مركزا للدراسات التارخيية ومرجعا للبحوث العلمية‪.‬‬
 ‫أما اسبانيا‬

‫فقد عرفت ومنذ زمن قديم بعنايتها بالوثائق ورعايتها البالغة لألرشيفات التارخيية‪ .‬ومنذ البداية عملت‬
‫على فصل األرشيف اإلداري عن األرشيف التارخيي‪ ،‬نظرا لكونها من اسبق الدول األوربية وأعرقها يف‬
‫تأسيس إمرباطورية كبرية‪ .‬وكانت أرشيفاتها تضم وثائق تارخيية ذات أهمية بالغة تتعلق بالعديد من‬
‫الدول األوربية واملمالك اإلسالمية‪ ،‬فهي متتلك وثائق عن االستكشافات اجلغرافية واحلركات الدينية‬
‫وعن نشاط الكنيسة الكاثوليكية‪ .‬إن أقدم دار للوثائق يف اسبانيا هي دار وثائق مسنكاس اليت أنشئت يف‬
‫جزء من حصن قديم عام ‪ 1542‬من قبل امللك ويف عام ‪ 1858‬صدر مرسوم لتأسيس دور الوثاق‬
‫األخرى املنتشرة يف املدن وأقاليم االسبانية وكانت املدرسة العليا للوثائق قد أسست قبل ذلك يف العام‬
‫‪ 1856‬لتدريس العلوم الوثائقية والنظم اإلدارية ‪.‬‬
 ‫يف الواليات املتحدة االمريكية‬

‫كانت كل مؤسسة تابعة للحكومة مسؤولة عن احلفاظ على الوثائق اخلاصة بها‪ ،‬ومل يكن‬
‫االرشيف مركزيا مما أدى إىل فقدان السجالت وخسارتها يف كثري من األحيان‪ .‬يف عام‬
‫‪ 1934‬أصدر الكونغرس األمريكي قرارا بإنشاء مؤسسة الوثائق الوطنية واليت حتولت‬
‫فيما بعد اىل إدارة األرشيف والوثائق الوطنية واليت تعترب املؤسسة املسؤولة عن حفظ‬
‫الوثائق احلكومية والتارخيية ويقع مبناها حاليا يف واشنطن العاصمة ويبلغ عدد موظفيه‬
‫حوالي ‪ 2400‬موظف‪.‬‬
 ‫أما يف الشرق األوسط‬

‫فتعترب غالبية بلدانها‪ ،‬قياسا إىل الدول املتحضرة‪ ،‬متخلفة يف ميدان التنظيمات الوثائقية‬
‫واإلدارات األرشيفية‪ ،‬والدول اليت أسست فيها دور للوثائق ال تتجاوز أصابع اليد‪ ،‬ناهيك‬
‫عن ضعف اإلدارات والتنظيم‪ ،‬ويف مقدمة األسباب هو قلة الوعي الوثائقي والنظر إىل‬
‫الوثائق نظرة ثانوية غري مكرتثة‪.‬‬
 ‫أما يف الشرق األوسط‬

‫فتعترب غالبية بلدانها‪ ،‬قياسا إىل الدول املتحضرة‪ ،‬متخلفة يف ميدان التنظيمات الوثائقية‬
‫واإلدارات األرشيفية‪ ،‬والدول اليت أسست فيها دور للوثائق ال تتجاوز أصابع اليد‪ ،‬ناهيك‬
‫عن ضعف اإلدارات والتنظيم‪ ،‬ويف مقدمة األسباب هو قلة الوعي الوثائقي والنظر إىل‬
‫الوثائق نظرة ثانوية غري مكرتثة‪.‬‬
 ‫تعترب مصر‬

‫من أقدم األقطار العربية يف تأسيس دار خاصة بالوثائق وإدارتها‪ ،‬ففي زمن حممد علي‬
‫الكبري أسست الدفرتخانة املصرية )دار احملفوظات بالقلعة( وكان ذلك عام ‪. 1829‬‬
‫وبعد عام ‪ 1952‬صدر القانون اخلاص بإنشاء دار الوثائق التارخيية القومية وتقع يف‬
‫بالقاهرة وتعترب من أقدم وأوسع دور الوثائق يف املنطقة‪ ،‬وتضم وثائق مبختلف اللغات ‪.‬‬
 ‫يف العراق‬

‫تأسس األرشيف الوطين عام ‪ 1962‬مبوجب القانون رقم ‪ 142‬الذي نص على تأسيس‬
‫مركز حلفظ الوثائق يف بغداد يسمى املركز الوطين حلفظ الوثائق تديره هيئة مستقلة‬
‫ترتبط مبجلس الوزراء‪ ،‬ويف عام ‪ 1987‬مت دمج املركز الوطين للوثائق مع املكتبة‬
‫الوطنية )مكتبة السالم اليت تأسست يف ‪ 1920‬وأطلقت فيما بعد باملكتبة العامة( ليكونا‬
‫دار الكتب والوثائق العراقية‪.‬‬
 ‫تــم بـحـــمـدهلل تـــعــالـــى‬

‫نتمنـــــــى املـــوفــقــيــة للــجــمــيــع‬

‫وشكــراً الصــغــائـــــكم‬