BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN SURAT

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara
tertulis oleh pihak satu ke pihak lain yang bertujuan untuk memberitahu pesan dari pengirim.
Informasi yang disampaikan berupa pemberitahuan, perintah, pernyataan, permintaan atau
sebuah laporan. Tidak hanya berisi pesan, surat juga dilengkapi dengan data pendukung seperti
waktu, tempat dan tanda tangan. Surat menyurat merupakan kegiatan berbahasa yang dilakukan
dalam komunikasi tertulis.

Ada juga beberapa ahli yang mengeluarkan pendapatnya mengenai definisi Surat. Berikut ini
beberapa pengertian Surat menurut ahli.

A. Menurut Agus Sugiarto (2005:2), pengertian surat adalah sarana komunikasi yang

digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak lain yang
memiliki persyaratan khusus baik penggunaan kertas, bentuk atau model, penggunaan
notasi dan kode, bahasa yang khas dan pemberian tanda tangan.
B. Menurut Pratama (1997:1), pengertian surat adalah alat atau sarana yang berfungsi
mengambil informasi dan pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain, baik
dilakukan atas nama sendiri atau suatu instansi perubahan atau sebuah organisasi.
C. Menurut Yose Rizal (2003:2), pengertian surat adalah alat untuk menyampaikan maksud
secara tertulis sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.
D. Menurut YS. Mario (2000:15), pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis sebagai
sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
dari pihak satu ke pihak lain.

2.2 KELEBIHAN SURAT

Surat memiliki kelebihan diantaranya sebagai berikut :

1. Bersifat formal dan efektif

2. Memiliki bentuk fisik atau nyata
3. Lebih bersifat pribadi
4. Dapat menjangkau daerah terpencil (daya jangkau lebih luas)
5. Harga pengiriman yang murah
6. Lebih terlihat professional
7. Dapat dibuat sebagai bukti hitam di atas putih
8. Dapat digunakan sebagai perwakilan diri atau perasaan
9. Bisa menjadi aset yang cukup berharga
10. Menunjukkan keseriusan
2.3 BENTUK-BENTUK SURAT
Berikut merupakan bentuk-bentuk surat beserta penjelasan dan contoh:
1. Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh

Bentuk ini merupakan yang paling sering dipakai. Dalam prakteknya penyusunan surat
ini dimulai dari bagian kiri, ini juga berlaku untuk semua isi yang ada dalam surat, mulai dari
tanggal, isi, penutup, lampiran dan tanda tangan. Agar lebih jelas, bisa lihat contoh gambar di
bawah.

Sedangkan untuk pengaturan bentuk surat full block style adalah: margin kanan 80 (elite) kiri
20 atau bisa juga margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat
5. Hal / Kepentingan
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang pembuat surat
10. Nama tanda tangan
11. Jabatan tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan penccatat
2. Block Style atau Bentuk Lurus

Bentuk ini hampir sama persis dengan bentuk lurus penuh atau full block style. Namun
untuk bagian posisi tanggal, salam penutup, letak tanda tangan ini diposisikan pada sebelah
kanan surat.

Surat ini biasanya dipakai untuk urusan birokrasi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan Tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan pencatat
3. Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Bentuk surat ini sangat persis dengan surat bentuk lurus atau block style, namun bedanya
terletak pada posisi isi surat, di mana saat isi surat memasuki paragraf baru maka kalimat awal
akan ada indentasi atau penjorokan ke dalam (satu tab ke kanan).

Agar lebih jelas simak gambar di bawah pada bagian isi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6.  Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda Tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14.  Inisial Penulis
4. Indent Style atau Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini hampir sama dengan bentuk setengah lurus. Penyusunan pada indent
style ini memposisikan alamat tujuan diawali dari sebelah kiri, susunan kedua masuk lima spasi
dari awal baris, pada baris berikutnya masuk lima spasi dari baris kedua dan seterusnya.

Sementara isi surat pada awal paragraf atau kalimat pertama akan ada indentasi atau
penjorokan ke kanan seperti bentuk surat setengah lurus. Agar lebih paham dan jelas bisa dilihat
pada contoh gambar.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan/ Perihal
6. Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
5. Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung

Bentuk ini sangat persis dengan surat bentuk lurus, namun bentuk menggantung ini pada sisi
pengetikan awal alinea dan alamat diawali pada sisi kiri. Sedangkan untuk baris alinea
berikutnya akan masuk kedalam. Untuk lebih paham, bisa lihat di contoh.

1. Kepala Surat
2.  Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Organisasi
10. Nama Penandatangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
6. Official Style atau Bentuk Resmi

Bentuk Official ini sendiri memiliki dua kategori yakni baru dan lama, gagasan tersebut
merupakan hasil dari Pusat Bahasa Depdikbud.

Pada kategori lama alamat dan perihal terdapat di dalam dan sejajar, sedangkan tempat,
masuk lima spasi dan memakai underline. Sedangkan pada konten utama masuk lima spasi dan
lokasi tanda tangan berada di posisi kanan.

Pada kategori baru posisi alamat penyampain dan konten utama surat terdapat di bawah
dan sejajar dengan awalan nomor, lampiran dan perihal. Pengetikan salam akhir, jabatan dan
penandatanganan serta nomor induk diawali di tengah kertas

Bentuk official atau surat resmi ini kerap kali digunakan oleh lembaga birokrasi sebagai
penyusunan surat dinas. Struktur pengetikan surat resmi ini pada alamat berposisi di sebelah
kanan, sementara di sebelah kiri terdapat perihal, lampiran dan nomor. Di bawah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3.  Tanggal Surat
4.  Lampiran
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8.  Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Tanda tangan
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial penulis