Proje Planlama ve Kontrol

Organizasyon Stratejisi, Yapısı, Kültürü ve

Projeler

Liderlik

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.

 PMBOK
Bu haftanın konuları Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu’ndaki (PMBoK)
aşağıdaki bölümleri kapsamaktadır:
1. Proje yöneticisinin sorumlulukları ve özellikleri (PMBoK 1.7.1)
2. Proje yöneticisinin sosyal becerileri (PMBoK 1.7.2)
3. Proje Yönetimine Organizasyonel Etlkiler (PMBoK 2.1)
4. Organizayon Yapıları (PMBoK 2.1.3)
5. Organizasyon Kültürü (PMBoK 2.1.1)
6. Çevresel Faktörler (PMBoK 2.1.5)
7. Proje takımını yönetmek (PMBoK 9.4)
8. Proje iletişim yönetimi (PMBoK 10)
9. Proje İhtiyaçları Temini Yönetimi (PMBoK 12)
10. Paydaş Belirlemek (PMBoK 13.1)
11. Paydaş Yönetimi Planlanması (PMBoK 13.2)
12. Paydaş Katılımı Yönetimi (PMBoK 13.3)

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-1

 Ders Planı

• Projeler ve Şirket Stratejisi

• Paydaş Yönetimi
• Organizasyon Yapıları ve Şemaları
• Kurum Kültürü
• Liderlik
• Proje Savaşçıları

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-2

 Strateji

• Strateji nedir?
• Stratejik yönetim nedir?

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-3

 Strateji

 ‘’Belirli bir amaca ulaşmak için dikkatlice hazırlanan uzun

vadeli plan veya yöntem’’
 ‘’Belirsizlik altında başarıya ulaşmak için yapılan detaylı ve
uzun vadeli plan’’

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-4

 Projeler ve Kurum (Organizasyon) Stratejisi

Stratejik yönetim, bir organizasyonun hedeflerine ulaşmak için

stratejiler geliştirdiği, bu stratejileri uyguladığı ve sonuçlarını
değerlendirdiği bir yönetim sürecidir. İçeriği:

 Vizyon ve misyon belirlemek

 Vizyon ve misyonları destekleyecek projeler seçilmelidir
 Geliştirmek, uygulamak, değerlendirmek
 Örn, yeni ürün geliştirme projeleri
 Sistem bakış açısı, birçok birimi/işlevi kapsayan kararlar vermek
 Projeler doğaları gereği çok birimlidir
 Hedeflere ulaşmak
 Kurumsal hedefler projeler ile optimize edilebilir

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-5

 Stratejik Yönetim

 Vizyon
 Misyon
 Hedef (Amaç)
 Strateji
 Proje

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-6

 Vizyon ve Misyon

 Hacettepe Üniversitesi
 Vizyon: ‘İlham verici bir dünya markası olan; öğrencisi,
personeli ve mezunu olmaktan gurur duyulan; değişime ve
gelişime liderlik eden bir üniversite olmaktır.’
 Misyon: ‘Hacettepe Üniversitesinin Misyonu, araştırma öncelikli
bir Üniversite olarak, evrensel değerler ışığında verdiği eğitimle;
bilim, teknoloji ve sanat alanlarında üstün nitelikli, değişime ve
gelişime açık, sorgulayıcı bireyler yetiştirmek, ürettiği bilgi,
hizmet ve teknolojiyi toplum yararına sunmaktır.’

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-7

 Projeler Stratejiyi Yansıtır
(Table 2.1)

Strateji Proje
Yeni dağıtım stratejileri veya merkezi olmayan Yeni fabrikalar yapılması veya tesislerin
tesis operasyonları modernize edilmesi
Daha çok pazar payı için yeni ürünler Ürün geliştirme projeleri
geliştirmek
Ürün portfolyosunun yeniden düzenlenmesi Yeni ürün yelpazesi oluşturulması
Tedarikçilerle iletişim ve veririmliliğin IT projeleri
iyileştirilmesi
Rakibin ürünleriyle yarışabilir ürünler Tersine mühendislik projeleri
geliştirme

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-8

 TOWS (SWOT) Matrisi
(Figure 2.2)
Dış faktörler

Fırsatlar Tehditler

Güçlü yanlar
İç faktörler

Zayıf yanlar

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-9

 Paydaş Yönetimi

 Paydaş ne demektir?

 Projeler başka insan ve kurumların görüş ve kararlarını

görmezden gelerek yapılamaz.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-10

 Paydaş Yönetimi

Projeden bir çıkarı veya kaybı olabilecek, proje sonucuna olumlu

veya olumsuz etki edebilecek kişi veya gruplara proje paydaşı
denir.

Paydaş Analizi proje planlanırken ve projeye başlanırken

oluşabilecek anlaşmazlıkları gösteren bir araçtır.
Paydaşların proje üzerindeki etkisini belirlemek ve eğer
gerekiyorsa olumlu sonuçlar elde etmek için bunu yönetmek
üzerine stratejiler içerir.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-11

 Proje Paydaşlarını Belirlemek

İç Paydaşlar Dış Paydaşlar

• Üst yönetim • Müşteriler
• Fonksiyonel • Rakipler
yöneticiler • Tedarikçiler
• Proje takımı üyeleri • Çevreci, politik,
• Muhasebe tüketici ve diğer
kurum ve gruplar

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-12

 Proje Paydaşları İlişkileri
(Figure 2.3)

Ev Sahibi Kurum

Diğer Birim Yöneticileri Dış Çevre

Proje
Müşteriler Yöneticisi Üst Yönetim

Muhasebeci Proje Takımı

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-13

 Paydaşları yönetmek

1. Çevreyi incele, paydaşları belirle

2. Önemli paydaşların etkisini belirle
 Amaçlar
 Güç
 İlgi seviyesi
3. Kendi imkanlarını incele.
4. Problemleri tanımla.
5. Çözüm üret.
6. Çözümleri değerlendir ve geliştir.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-14

Paydaş Analizi

2-15
 Organizasyon Yapısı

Üç ana işlevi vardır

1. Resmi raporlama ve iletişim ilişkilerini gösterir:
 Hiyerarşideki seviye sayısı
 Yöneticilerin kontrol kapsamı
2. Aşağıdaki yapılanmaları belirler:
 Birimlerdeki kişileri
 Kurumdaki birimleri
3. Sistemde aşağıdaki özellikleri kurmaya çalışır:
 Etkili iletişim
 Koordinasyon
 Birimler arası entegrasyon

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-16

 Organizasyon Yapısı Çeşitleri

 İşlevsel Organizasyonlar – benzer işi yapan insanlar

aynı birimlerde çalışırlar.

 Proje Organizasyonları – çalışanlar geçici olarak

proje takımlarına atanır ve proje takımıyla çalışırlar

 Matris Organizasyonlar – işlevsel birim ve projelerin

eşit ağırlığa sahip olduğu ikili hiyerarşi vardır

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-17

 İşlevsel Organizasyon Yapısı
(Figure 2.4)

Yönetim Kurulu

CEO

Pazarlama Müdürü Üretim Müdürü Finans Müdürü ARGE Müdürü

Kalite
Pazar Araştırması Lojistik
Muhasebe
Ürün Geliştirme
Satış Dağıtım
Yatırım
Test
Reklam Depo
Sözleşme
Labortuvarlar
Müşteri İlişikileri Üretim
Çalışan Hakları
Tedarikçi

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-18

İşlevsel Yapı
(Table 2.2)

Güçlü Yanları (Proje Yönetimi için ) Zayıf Yanları (Proje Yönetimi için )

1. Şirketin organizasyonel 1. İşlevsel birimler arası iletişim ve

yapısında bir değişiklik işbirliği azdır.
gerektirmez.
2. Müşteri odaklı değildir.
2. Birimlerde derinlemesine teknik
bilgi birikimi geliştirilmesine ve 3. Projeler daha uzun sürede
uzman teknik personel tamamlanır.
yetiştirilmesine olanak sağlar.

4. Projeye karşı ilgi ve sorumluluk

3. Standart kariyer yolları ve yetersiz olabilir.
yükselişi sağlar.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-19

 Proje Organizasyon Yapısı Örneği
(Figure 2.6)

Yönetim Kurulu

CEO

Projeler Müdürü Pazarlama Müdürü Üretim Müdürü Finans Müdürü ARGE Müdürü

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-20

 Proje Organizasyon Yapısına Sahip Tipik Örnekler

 Yapı ve inşaat şirketleri

 Boeing ve Airbus gibi büyük üreticiler
 İlaç firmaları
 Birçok yazılım ve danışmanlık şirketi
 Araştırma-Geliştirme kurumları

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-21

 Proje Yapısı (Table 2.3)
Güçlü Yanları (Proje Yönetimi için) Zayıf Yanları (Proje Yönetimi için)

1. Yetki proje yöneticisindedir. 1. Takım kurma ve bulundurma

maliyeti yüksektir. Dalgalı personel
2. Etkili iletişim ihtiyaçları problem yaratabilir.

3. Etkili ve hızlı karar verme 2. Projeye bağlılık şirkete bağlılıktan

daha fazla olabilir.

4. Proje yönetimi uzmanları

yetiştirilmesi 3. Uzman teknik personel yetiştirmek
ve bulundurmak daha maliyetli ve
zor olabilir.
5. Müşteri ve pazar beklentilerine
hızlı cevap verme
4. Proje takımının proje sonrasına
ilişkin iş ve gelecek kaygıları
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-22
 Matris Organizasyon Yapısı
(Figure 2.7)

Yönetim Kurulu

CEO

Projeler Müdürü Pazarlama Müdürü Üretim Müdürü Finans Müdürü ARGE Müdürü

2 Kaynak 1,5 Kaynak 1 Kaynak 3 Kaynak

1 Kaynak 2 Kaynak 2 Kaynak 2,5 Kaynak

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-23

 Matris Yapısı
(Table 2.4)

Güçlü Yanları (Proje Yönetimi için) Zayıf Yanları (Proje Yönetimi için)

1. Dinamik ve karmaşık sektörler 1. İki yönetici, iki hiyerarşi

için uygundur
2. Proje yönetimi ve fonksiyonel
verimliliğe eşit derecede önem
verir
3. Fonksiyonel birimler arasında
koordinasyonu teşvik eder
2. Kaynak paylaşımı için pazarlık ve
uzlaşma gerekebilir
3. Çalışanlar proje ve işlevsel
birimin beklentilerinin arasında
kalabilir

4. Kısıtlı kaynakları verimli kullanır

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-24

 Ağırsiklet Proje Organizasyonları

Tamamen proje temelli organizasyon yapıları, bazı şirketlere

önemli katkılar sağlayabilir.

 Proje yöneticisinin yetkisi artırılımıştır.

 Pazardaki fırsatlar uğruna fonksiyonel birimlerden tamamen
vazgeçilmiştir.
 Müşteri odaklıdır.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-25

 Proje Yöneticilerinin, Organizasyon Yapılarının
Proje Başarısındaki Etkisi Üzerine Görüşleri
(FIGURE 2.8)

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-26

 Proje Yönetimi Ofisleri

Şirketteki proje yönetimini inceleyen ve geliştiren

merkezi birimler. Proje yöneticisini destekler.

 Teknik bilgiler
 Uzmanlık
 Veri bankası
 Öğrenme ve gelişim akademisi
için kaynak merkezleridir.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-27

 Proje Ofisleri için Alternatif Konum Seviyeleri
(Figure 2.9)

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-28

 Proje Yönetim Ofisi Formları

1. Destekleyici—Danışman rolündedir; standartlar,

formlar, geçmiş tecrübeler, iyi örnekler ve eğitim
desteği sağlar.
2. Kontrol edici—Destek verir ve standartlar ve
uygulanan prosedürler açısından kuruma uyum
ister.
3. Yönetici—Kurumun projelerini doğrudan
yöneterek kontrolü eline alır.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-29

 Proje Yönetim Ofisi Tipleri

 Gözlem İstasyonu – gözlem ve takip. Hangi

aşamadayız? Maliyet ne? Proje riskleri ne durumda?

 Kontrol Kulesi – proje yönetimi geliştirilmesi ve

desteklenmesi gereken bir beceridir. Proje yöneticisi
ve takımı ile birlikte çalışır ve destekler.

 Kaynak Havuzu– yetkin proje yöneticileri yetiştirir

ve sağlar.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-30

 Kurum Kültürü

 Yazılı olmayan

 Davranış kuralları

 Kurumun bir bölümüne özel olabilir

 Yeni gelenlere öğretilir

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-31

 Kurum Kültürünü Etkileyen Ana Faktörler

 Teknoloji
 Çevre
 Coğrafi konum
 Ödül sistemi
 Kurallar ve süreçler
 Anahtar kurumsal personel
 Kritik olaylar

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-32

 Kurum Kültürü ve Proje Yönetimi

 Birimler arası iletişim

 Çalışanın projeye ve hedeflere bağlılığı

 Proje planlama

 Performans değerlendirme

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-33

 Liderlik

“Organizasyonel hedeflere ulaşmaya çalışan

bireylere destek ve güven yayma yeteneği”

Proje yönetimi liderlikle yakından ilişkilidir.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-34

 Yöneticiler vs. Liderler

• Amaçları ve vizyonu proje ekibi ile paylaşma

• Ekibe ‘Hayır’ diyebilme, fikir üretebilme özgürlüğü

sunma

• Sorumluluğu paylaşma

• Dürüstlük

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-35

 Liderler ve Yöneticiler Arasındaki Farklar
(Figure 4.2)
Liderler
Doğru işi yaparlar
Yeni süreçler geliştirirler
İnovasyon
Pozisyonlarını kazanırlar
Saygı kazanırlar
İnsanlara odaklanırlar
Güven aşılarlar
Uzun vadeli hedefler
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
Yöneticiler
İşleri doğru yaparlar
Statükoyu korurlar
İdare
Pozisyonlarını korurlar
Saygı beklerler
Sistemlere odaklanırlar
Kontrol sağlamaya çalışırlar
Kısa vadeli bakış açısı
2-36
 Proje Yöneticisi Nasıl Yönetir

Proje yöneticileri mini-CEO’lar gibidir. Hem teknik

hem sosyal meselelerle uğraşırlar.
Proje yöneticileri:
• Projeye kaynak bulur
• Takım kurar ve motive eder
• Hem uzun vadeli stratejik vizyona sahiptir hem de
günlük problemleri çözebilir (yangın söndürücü)
• İletişim kurar

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-37

 Kaynak Bulmak

Projelerin yetersiz finanse edilmesinin birçok sebebi vardır:

• Belirsiz, iyi tanımlanmamış hedefler

• Üst yönetimin desteklememesi

• Bilerek az gösterilen gereksinimler

• Kısıtlı kaynaklar

• Proje yöneticisi ve üst yönetim arasındaki güvensizlik

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-38

 Toplantıların Amacı

 Proje ve proje takımını belirlemek

 Proje bilgi birikimini gözden geçirme ve büyütme fırsatı
yaratmak
 Proje takım elemanlarının projedeki rollerini ve
projenin bütününe nasıl katkı sağlayabileceklerini
anlamalarına yardım etmek
 Paydaşların projeye olan ilgi ve bağlılığını artırmak
 Projeyi toplu olarak tartışmak için fırsat yaratmak
 Proje yöneticisinin ne yaptığını göstermek

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-39

 Toplantılarda İletişim
(Table 4.1)

Proje yöneticisinin bütün (önemli) paydaşlarla temas

halinde olması gerekir.
Proje toplantıları hem görev odaklı hem de grup
odaklı davranışları idare etmeyi gerektirir
Görev Odaklı Davranışlar
Tartışma sürecini belirlemek
Tartışmayı teşvik etmek
Tartışılanların anlamını netleştirmek
Özetlemek
Anlaşmaya varılıp varılmadığını kontrol etmek

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-40

 Toplantılarda İletişim

Grup Odaklı Davranışlar

Eşit ve yüksek katılımı sağlamak
Gerginliği azaltmak
Fikir alış-verişini artırmak, vazgeçmeyi engellemek
Davranış normlarını belirlemek
Toplantı süreciyle ilgili problemleri belirlemek ve
çözmek

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-41

 Etkili Proje Yöneticilerinin Özellikleri

1.Davranışlarıyla örnek olur

2.Vizyon sahibidir
3.Teknik bilgiye sahiptir
4.Kararlıdır
5.İyi konuşmacıdır (iletişim)
6.Motivasyonu artırabilir
7.Gerekli olduğunda üst yönetimle tartışabilir
8.Proje takımına destek çıkar
9.Yeni fikirler için cesaret verir

Zimmerer, T. W., & Yasin, M. M. (1998). A leadership profile of American project

managers. IEEE Engineering Management Review, 26, 5-11.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-42

 Etkili Olmayan Proje Yöneticilerinin Özellikleri
Kişisel Özellikler
 Kötü örnek olmak
 Özgüven eksikliği
 Teknik bilgi eksikliği
 İletişim kurma becerisinin düşük
olması
 Motivasyonu artıramama
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd.
Organizasyonel Etmenler
 Üst yönetimin destek
vermemesi
 Değişime karşı direnç
 Kaynak yetersizliği
 Yetersiz/tutarsız ödül/prim
sistemi
 Planlayan ve proaktif
organizasyon yerine reaktif
organizasyon
4-43
 Liderlik ve Duygusal Zeka

Duygusal Zeka (EQ) proje yöneticisinin diğer çalışanların

arasındaki veya kendisiyle diğer çalışanlar arasındaki
duyguları ve ilişkileri anlama yeteneğidir.

Duyugusal zekanın beş elemanı:

• Öz-farkındalık
• Öz-düzenleme
• Motivasyon
• Empati
• Sosyal beceriler

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-44

 Etkili Proje Yöneticilerinin Özellikleri

1. İtibar
2. Yaratıcı problem çözme becerisi
3. Belirsizliğe tolerans
4. Esnek yönetim tarzı
5. Etkili iletişim becerileri

Einsiedel, A. A. (1987). Profile of effective project managers, Project Management Journal, 18(5),
51-56.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-45

 Etkili Proje Yöneticilerinin Özellikleri

1. Fikir ayrılıklarında uzlaştırıcı

2. Tecrübe
3. Karar verme
4. Verimli yaratıcılık
5. İşbirliğine yatkınlık
6. Birleştirici düşünme

Hauschildt, J., Keim, G., & Medcof, J. W. (2000). Realistic criteria for project manager selection and
development. Project Management Journal, 31(3), 23-32.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-46

 (Project Champion) nedir?

Fikirlerini kabul ettirmek için savaşırlar.

Champion = Savunucu, Savaşçı

Proje savaşçıları farklı bireyler olabilir:

Fikri ortaya atan yaratıcı
Kurumdaki girişimci (genellikle orta-yüksek seviye
yönetici)
Kurumdaki sponsor (üst seviye yönetim)
Proje yöneticileri
Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-47
 Champion Rolleri

Geleneksel Görevler Geleneksel Olmayan

• Teknik bilgi Görevler
• Liderlik • Motivasyon artırıcı
• Koordinasyon ve • Vizyon sahibi
Kontrol • Risk alıcı
• Kaynak bulma
• Elçi
• İdari
• Politikacı

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-48

 Proje Savaşçıları Yaratma

• Ortaya çıkışlarını destekle.

• Risk alanları cesaretlendir ve ödüllendir.

• Savaşçılara geleneksel proje yönetimi görevleri

yükleme.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-49

 Tam Zamanlı Profesyonel Proje Yöneticileri

• Birçok şirkette projeler normal iş yapma şekli haline

gelmiştir.

• Bu, proje çalışanlarının proje yönetimi ile ilgili

becerilerini artırmak için ihtiyaç doğurmuştur.

• Proje yöneticileri ve proje destek birimleri tam

zamanlı kariyer yolları haline gelmiştir.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-50

 Proje Yöneticileri Yaratmak

• Proje yöneticisi olmaya uygun kişilikleri seç.

• Proje yönetimine özel eğitim programları hazırla.

• Proje yöneticilerine özel bir ödül ve terfi sistemi

yarat.

• Ayrı bir kariyer yolu yarat.

Copyright ©2016 Pearson Education, Ltd. 2-51