Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

1. Pra- perancangan
1.1. Pendahuluan

Satu pelan perancangan strategik telah disediakan untuk memperkasakan Pengurusan Pentadbiran Pejabat Sekolah Menengah Kebangsaan
Landas bagi tempoh tiga tahun (2009 – 2011). Ini bersesuaian dengan slogan visi sekolah ini iaitu untuk menjadi sekolah yang terbilang di Daerah
Hulu Terengganu menjelang tahun 2011. Perancangan strategik ini bertujuan untuk menilai situasi semasa pengurusan pentadbiran pejabat sekolah
ini dari segi kekuatan dan kelemahan serta peluang dan cabaran yang ada untuk masa depan yang bakal dihadapinya. Maklumat-maklumat yang
diperolehi telah dianalisis dengan menggunakan beberapa matrik portfolio untuk melahirkan beberapa strategi ke arah penambahbaikan
pengurusan pentadbiran pejabat sekolah ini untuk mencapai visi dan misi sekolah.

1.2. Ahli Jawatankuasa Unit Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat

Pengerusi : Tuan Pengetua (En. Awang b. Ibrahim)

Tim. Pengerusi : GPK Pentadbiran (Pn. Hjh. Fatimah bt. Yusoff)
GPK HEM (Pn. Kamriah bt. Abdullah)
GPK KOKO (En. Manan b. Mat Min)
Setiausaha : Ketua Pembantu Tadbir
Ahli Jawatankuasa : 1. Pn. Siti Zaharah bt. Mohd Zain
2. Pn. Suzilawati bt. Awang
3. En. Aidil Adzhar b. Omar
4. En. Hamdan b. Bidin
5. Pn. Rosliza bt. Mohammad
6. Pn. Azizah bt. Abdullah

(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

2. Fasa 2- Hala Tuju: Misi, Visi & Misi dan Visi Implisit

2.1. Visi

Pengurusan Pentadbiran Pejabat yang Cekap, Akauntabiliti dan Integriti Menjelang 2011

2.2. Misi

Menjana dan membentuk sistem pengurusan pentadbiran pejabat yang berkesan dikalangan kakitangan sokongan, guru- guru
dan kumpulan pengurusan sekolah

2.3. Mengenalpasti mandat

2.3.1. Perkara 132 (fasa 2) – Peraturan- peraturan Pegawai awam (Kelakuan dan Tatatertib)
2.3.2. Perkara 144 (fasa 5A (5B) (6) 6A – Pihak Berkuasa tatatertib
2.3.3. 9/99- pengurusan buku rekod perkhidmatan kerajaan
2.3.4. 11/99- pengedaran surat siaran dan pekeliling, Kementerian pendidikan

(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

2.4. Piagam Pelanggan Unit Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat

Kami warga pendidik dan staf Sekolah Menengah Kebangsaan Landas, Hulu Terengganu, Terengganu, bersedia berkhidmat,
mendidik, membimbing dengan mesra adil, saksama secara profesional kepada pelanggan kami melalui:

2.4.1. Perkhidmatan yang berkualiti, efektif, pro- aktif dan konstruktif.

2.4.2. Penyediaan persekitaran belajar dan kemudahan asas yang kohensif
2.4.3. Penerapan nilai hikmah dan hemah tinggi dalam penyelesaian masalah
2.4.4. Peningkatan aktiviti kurikulum dan ko kurikulum secara kualitatif
2.4.5. Memastikan urusan gaji guru- guru tepat pada masanya
2.4.6. Memaklumkan kepada guru- guru segala edaran daripada stake holder berkaitan dengan perjawatan dan latihan dibuat
selewat- lewatnya tiga hari daripada tarikh surat diterima.
2.4.7. Mengadakan sesi perkembangan staf sekurang- kurangnya empat kali setahun
2.4.8. semua tuntuan perjalanan diproses dalam masa seminggu selepas borang dihantar.
2.4.9. segala aduan dan rayuan secara bertulis diproses dalam masa seminggu.
2.4.10. borang permohonan pertukaran sekolah diproses dalam masa 30 minit sebelum dihatar kepada pihak yang berkenaan
2.4.11. memastikan ibu bapa mendapat maklumat terikini tentang pencapaian pendidikan
2.4.12. Memberi kerjasama erat kepada semua aktiviti kemasyarakatan
2.4.13. Memberi maklum balas kepada semua surat arahan dari stake holder selewat- lewatnya tiga hari selepas surat diterima.

(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

3. Analisis Persekitaran

Kekuatan (S) Kelemahan (W)

S1. Pengetua mempunyai asas pengurusan yang kuat dan
berpengalaman
S2. Barisan guru yang bersemangat, komited, efektif dan
efisyen.
S3. Budaya kerja positif di kalangan pembantu tadbir
S4. Kemudahan mesin cetak dan komputer disediakan
S5. Penggunaan sistem fail yang berkesan
W1. Pengetua sering menghadiri kursus, mesyuarat dan
taklimat.
W2. Kemudahan pejabat tidak digunakan sepenuhnya.
W3. Pengurusan fail yang kurang teratur kerana ruang
pejabat yang terhad
W4. Tidak dapat memenuhi permintaan daripada
stakeholder dalam masa yang singkat.
W5. Staff kurang mahir mengendalikan kemudahan
teknologi terkini

Peluang (O) Ancaman (T)

O1. Pentadbiran yang cekap dapat melaksanakan urusan T1. Segelintir pelanggan mengharapkan layanan segera
pejabat dengan lebih efektif T2. Kerosakan alatan di pejabat membantutkan kerja.
O2. Komuniti memahami dan mematuhi peraturan- peraturan T3. Sistem pengurusan pejabat sering mengalami proses
urusan pejabat penambahbaikan
O3. Sumbangan daripada individu dan ahli politik
O4. Hubungan yang baik dengan pihak luar dan PIBG,
FELDA, KETENGAH, KILANG SAWIT dan Syarikat
Swasta.

(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

4. ISU, MATLAMAT DAN STRATEGI – Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.

Objektif Sasaran
Isu Matlamat Indikator(KPI)
TOV 2009 2010 2011
Sistem
Pengurusan Sistem pengurusan
Meningkatkan
Pejabat masih dan pentadbiran
kecekapan dan
belum mantap pejabat menjadi lebih
keberkesanan % Kepuasan pelanggan 75% 85% 90% 95%
(perlu cekap dan memenuhi
sistem pengurusan
dipertingkatkan kehendak kakitangan
pejabat
kecekapan dan dan guru
keberkesanannya)

5. Strategi & Taktik (Belanjawan dan Operasi)

(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010
5.1. TOWS Matrik
Peluang (O)
O1. Pentadbiran yang cekap dapat
melaksanakan urusan pejabat
dengan lebih efektif.
O2. Komuniti memahami dan mematuhi
peraturan- peraturan urusan pejabat.
O3. Sumbangan daripada individu dan
ahli politik,
O4. Hubungan yang baik dengan pihak
luar dan PIBG, FELDA,
KETENGAH, KILANG SAWIT
dan Syarikat Swasta.
Ancaman (T)
T1. Segelintir pelanggan mengharapkan
layanan segera.
T2. Kerosakan alatan di pejabat
membantutkan kerja.
T3. Sistem pengurusan pejabat sering
mengalami proses penambahbaikan
Bab 5- Pentadbiran Pejabat
Kekuatan (S) Kelemahan (W)
S1. Pengetua mempunyai asas W1. Pengetua sering menghadiri kursus,
pengurusan yang kuat dan mesyuarat dan taklimat.
berpengalaman W2. Kemudahan pejabat tidak digunakan
S2. Barisan guru yang bersemangat, sepenuhnya.
komited, efektif dan efisyen. W3. Pengurusan fail yang kurang teratur
S3. Budaya kerja positif di kalangan kerana ruang pejabat yang terhad
pembantu tadbir. W4. Tidak dapat memenuhi permintaan
S4. Kemudahan mesin cetak dan daripada stakeholder dalam masa
komputer disediakan. yang singkat.
S5. Penggunaan sistem fail yang W5. Staff kurang mahir mengendalikan
berkesan kemudahan teknologi terkini
SO WO
S1, S2, O1, O2 W1, W3, W4, O2, O3
Meningkatkan keberkesanan pengurusan Mewujudkan sistem penyampaian yang
pejabat berkesan
ST W4, W5, T3
S3, S4, T1, T2, T3 Meningkatkan kesedaran pengguna
Meningkatkan pengurusan pejabat melalui mengenai pengurusan pejabat.
teknologi terkini.
(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

5.2. Pelan Taktikal

Tempoh/ Kos Pelan

Strategi Program T/ Jawab Out- put KPI
Masa Sumber Kotegensi
ė-masa (employee GPK 1 Jan- Dis Guru dan kakitangan 100% guru
movement and En. Aidil hadir dan pulang mengikut waktu
attendance system mengikut waktu yang
Meningkatkan automation) ditetapkan
keberkesanan Manual Prosedur GPK1 Feb Kakitangan Semua kerja
pengurusan Kerja. Pn. Suzi menjalankan kerja mengikut
pejabat mengikut prosedur prosedur
Fail Meja. GPK1 Mac Kakitangan bertindak Semua tindakan
Pn. Azizah mengikut fail meja berdasarkan fail
yang disediakan meja
Sistem Informasi GPK1 Apr Semua staf mendapat Maklumat
Pn. Azizah informasi dengan disebarkan
cepat segera
Perkembangan GPK1 Jan/ Mei/ Staf menerima ilmu Semua staf
Staf. Kaunselor Ogo/ Nov terkini mengetahui
perkembangan
baru
Mewujudkan
Perancangan Pengetua Jan- Feb Semua perjalanan Semua aktiviti
sistem
Strategik. Kaunselor pentadbiran berdasarkan
penyampaian
mempunyai perancangan
yang berkesan
perancangan yang
rapi
Pendokumentasian. Pengetua Feb/ Mei/ Semua aktiviti Semua aktiviti di
En. Azman Jul/ Sep didokumentasikan dokumentasikan
Awang untuk rujukan
pada masa depan

Meningkatkan Internal Pengetua Mei Sistem pengurusan Semua

(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

Networking and En. Manan menggunakan pengurusan

pengurusan Data Base teknologi berasaskan menggunakan
pejabat melalui komputer teknologi terkini
teknologi Sistem Fail. Pengetua Feb/ Mei/ Semua fail tersusun Semua fail
terkini. En. Ogo/ Nov rapi dan mudah kemas dan
Hamdan dirujuk mudah dirujuk
Mesra Pelanggan Pengetua Sepanjang Pelanggan berpuas Semua
dan Piagam Pn. Azizah Tahun hati terhadap pelanggan
Pelanggan perkhidmatan berpuas hati
Meningkatkan
Sentuhan Pagi. Pengetua Sepanjang Staf mendapat Semua staf
kesedaran
GPK1 Tahun maklumat segera dan mendapat
pengguna
terkini maklumat
mengenai
Jalinan Mesra. Pengetua Sepanjang Perhubungan antara Semua
pengurusan
GPK HEM Tahun staf bertambah baik kakitangan
pejabat
mempunyai
hubungan yang
rapat.

5.3. Carta Gant Aktiviti

(5)
 Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

Bulan/ Hari
Strategi/ Program Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ė-masa (employee movement x X
and attendance system
automation)
Manual Prosedur Kerja. x x
Fail Meja. x x
Sistem Informasi
Perkembangan Staf. x x x x
Perancangan Strategik. x x x x
Pendokumentasian. x x x x x
Internal Networking and Data x x
Base
Sistem Fail. x x x x
Mesra Pelanggan dan Piagam x x x
Pelanggan
Sentuhan Pagi. x x x x x
Jalinan Mesra. x x x x

(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

6. Implementasi Strategi

Langkah- langkah Pelaksanaan:-

6.1. Mesyuarat untuk menjelaskan kaedah pelaksanaan pengurusan strategik

6.2. Taklimat kepada semua warga sekolah

6.3. Promosikan kepada ibu bapa melalui kempen atau majlis yang khusus

6.4. Menjemput stake holder ke sekolah untuk menerangkan program yang dirancangan

6.5. Kunjungan ke PPD memberi taklimat tentang program yang telah dirancangkan

7. Penilaian Prestasi

(5)
Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat

BORANG PENGUKURAN PRESTASI DAN MAKLUM BALAS (Keseluruhan/ Tahunan)

SEKOLAH/ INDIVIDU
PERINGKAT PANITIA/ UNIT
ORGANISASI (Nama Staf)
(Tandakan _/ di
ruangan)

Menjana dan membentuk sistem pengurusan

pentadbiran pejabat yang berkesan dikalangan Pengurusan Pentadbiran Pejabat yang Cekap,
MISI kakitangan sokongan, guru- guru dan kumpulan VISI Akauntabiliti dan Integriti Menjelang 2011
pengurusan sekolah

BIDANG
(Tandakan _/ di Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat
ruangan)

TARIKH DISEDIAKAN OLEH

(Nama Staf)

KEY PERFORMANCE INISIATIF/

MATLAMAT/ SASARAN PRESTASI PRESTASI SEBENAR
INDICATOR (KPI) TINDAKAN
OBJEKTIF
LAG LEAD 08 09 10 08 09 10

ULASAN :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………

(5)