Unit 4: Management Functions: Organizing 

 
 

Lesson 4.4 

Informal Organizations 
 

  Introduction 
Organization  refers  to  the  structure  of  relationships  among  positions  and  jobs  created  to 
achieve  certain  objectives  and  goals.  It  is  the  mechanism  developed  by  management  to 
unite the efforts of the people to realize the objectives set forth. 
 
But  an  organization  is  not  only  about  the  lines  and  boxes  in the organizational chart. There 
is  an  entirely  different  organization  beneath  its  surface.  This  organization  is  called  an 
informal  organization.  Unlike  the  organization  that  we  knew  as  formed  with  formal 
authority,  this  is  formed  voluntarily  and  through  personal  relationships  by  individuals in an 
organization. 

 
4.4. Informal Organizations    1 
 
  
Unit 4: Management Functions: Organizing 
 
 
________________________________________________________________________________________ 
 
2. What characteristics do the groups you classified as informal organizations share? 
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________ 
 
3. In what ways do formal and informal organizations differ from each other? 
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________ 
 

  Discover 
An  organization  is  a  group  composed of people who work effectively toward the attainment 
of  a  common  goal.  Previously,  we  discovered  that  organizations  are  no  more  or  less  than 
relationships  between  similar  functions,  physical  factors,  line  of  authority,  and  personnel. 
Organizations  are  set  up  primarily  for  promoting  cooperation  and  coordination  and 
facilitating effective exercise of executive leadership. 
 
There  is  also  what  we  call  informal  organizations  that  arise  from  the  formal organization. 
Unlike  formal  organizations,  informal organizations have no written or predefined rules. We 
can  imagine  this  as  a  complex  web  of  social  relationships  among  members  in  a  particular 
organization. 
 

What  are  the  impacts  of  informal  organizations  on  the 

 
firm’s day-to-day operations?   

 
 

 
4.4. Informal Organizations    3 
 
  
Unit 4: Management Functions: Organizing 
 
 
Formal versus Informal Organization 
There  are  two  types  of  organization:  the  formal  and  the  informal.  Both types are necessary 
for group action and an organization to function. 
 
A  formal organization is formed to accomplish a common purpose. All of the members are 
consciously  and  systematically  combining  their  efforts  to  achieve  a  common  goal.  In  a 
formal  organization,  the  structure  is  well-defined  and  jobs  have  a  definite  measure  of 
authority,  responsibility,  and  accountability.  These  jobs  are  interconnected  and  assigned  to 
each  member  of  the  organization  based  on  authority,  responsibility,  and  organizational 
relationships. 
 
On  the  other  hand,  informal  organizations  are  formed  by  individuals  in  the  organization 
who  have  or  share  the  same  personal  attitudes  and  values,  emotions,  prejudices,  likes, 
dislikes,  friendships,  and  other  characteristics.  These  organizations  are  not  developed 
according  to  rules  and  regulations  as  implemented  in  a  formal  organization  but  are 
naturally  formed.  This  type  of  organization  is  not  planned  and  is  automatically  developed 
within a formal organization.  
 
Table 1. Examples of formal and informal organization 

Formal Organization  Informal Organization 

● Corporations   ● Technology Enthusiasts club  

● Nongovernment organizations  ● Sports club 
● Charitable institutions  ● Peer groups 
● Hospitals  ● Prayer group 
● Religious institutions  ● A diversity organization 

 
Features of Informal Organizations 
Unlike  formal  organizations,  informal  organizations  are  formed  even  without  a  conscious 
effort  and  a  clearly  defined  joint  purpose  of  the  members.  The  authority  in  an  informal 
organization  is  earned  from  the trust of group members rather than delegation. There is no 
chain of command to follow and it is more likely to have peers than superiors.  

 
4.4. Informal Organizations    4 
 
  
Unit 4: Management Functions: Organizing 
 
 
 
Because  informal  organizations  are  more  personal  in  nature,  it  is  not  subject  to 
management  control  in  the  way  a  formal  organization  is.  Moreover,  informal  organizations 
have the following features that set them apart from formal organizations. 
● They  are  unplanned  structures that arise naturally out of formal interactions within 
the formal organization. 
● They  often  arise  to  meet  the  social  and  personal  needs  of  individuals working in the 
organization through sharing common thoughts, feelings, and interests. 
● The  relationships  of  the  members  are  not  visually  shown  in  the  organizational chart 
since  these  are  socially  formed.  Hence,  there  is  no formal structure. Members may 
come from all levels of the formal organization. 
● Leadership  is  informal.  The  members  gain  authority  through  interaction  with 
fellow members and bear little significant responsibility for them.  
● The  absence  of  a  chain  of  command  in  this  type  of  organization  indicates  an 
informal  communication  system.  The  direction  of  communication  is  free-flowing 
and enables every member of the organization to be connected with one another. 
● Formal  rules  and  regulations  are  essentially  non-existent  and  are  based  on  the 
convenience of the group members. 
● As  it  is  formed  naturally,  the  organization  can  be  dissolved  at  the  will  of  the 
members.  There  is  no  fixed  tenure  and  no  specific  or  legal  procedures  as  to  how 
the informal organization is dissolved. 
 

Check Your Progress 

What are the other informal groups that you know? 
 

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________  

 
4.4. Informal Organizations    5 
 
  
Unit 4: Management Functions: Organizing 
 
 
Impact of the Informal Organization 
When people frequently interact with each other, a bond over shared interests fosters social 
interactions,  which  eventually  forms  a  group.  Thus,  informal  organizations  arise  out  of  the 
formal organization. 
 
Advantages of Informal Organization 
An  organization  can  benefit  from  the  existence  of  informal  organizations  through  the 
following ways: 
1. Communication is faster relative to formal organizations. 
2. There is socialization within the organization. 
3. Employees experience a sense of belongingness and job satisfaction. 
4. Informal  organizations  can  serve  as  a  safe  space where employees can express and 
share their emotional problems. 
5. Through  informal  organizations,  other  limitations  of  a  formal  organization  like 
getting true feedback from employees are easier. 
6. The  existence  of  informal  organizations  creates  the  necessary  environment  for 
innovation and creativity. 
7. Informal  organizations  help  control  and  correct  behavior  and  impose  discipline. 
Informal  groups  provide  their  members  a  set  of  norms  or  standards  of  correct 
behavior  wherein  members  are  expected  to  adhere  to  those  norms.  Most  likely, 
these  standards  of  behavior  are  aligned  with  the  organizational  policies,  rules,  and 
regulations. 
8. It  serves  as  a  check  and  balance  on  the  unlimited  use  of  authority  by  the 
management. 
 
Disadvantages of Informal Organization 
On  a  side  note,  there  are  also  disadvantages  of  having  informal  organizations  in  an 
organization: 
1. The  speed  of  communication  in  informal  organizations  may  result  in  the  spread  of 
rumors  or  false  information.  Management  may find it hard to control the spread of 
the information and may result in chaos within the organization. 
2. Informal  organizations hold influence on their members. Without the support of the 

 
4.4. Informal Organizations    6 
 
  
Unit 4: Management Functions: Organizing 
 
 
information  organizations,  it  is  impossible  for  a  formal  organization  to  grow  and 
affect  changes  in  the  organization.  This  may  result  in  a  decline  in  organizational 
growth. 
3. There is also a risk when the group standards set in the informal organization are 
against  the  organizational  interests  and  goals.  This  may  lead  to  a  disruption  in 
the organization. 
4. This  may  bring  negative  results  whenever  the  informal  organization  opposes  the 
policies and changes in management. 
5. Informal  groups  give  more  emphasis  on  individual  interest  than  organizational 
interest. 
 

Check Your Progress 

How  can  the  existence  of  informal  groups be beneficial in a formal 
 
organization? 
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________  

In Philippine Context 
The  Philippines  is  a  democratic  country  where  the  government’s  power  is  equally  divided 
among  its  three  branches:  executive,  legislative,  and  judicial.  These  branches  carry  out 
different  functions  according  to  the  constitution.  The  legislative  branch  makes  the  laws, 
the  executive  branch  enforces  the  law,  and  the  judicial  branch  interprets  the  law.  These 
branches  serve  different  functions,  and  just  like  large  organizations,  these  divisions  are 
very  important  as  they  draw  a  line  between  the  distinction  of  their  duties  and 
responsibilities,  and  their  scope  and  limitation.  More  importantly,  this  creates  a  more 
organized  structure  of a particular organization. Within these branches of the government, 
a  specific  structure  is  followed.  They  are  not  formed  naturally  but  planned  and  based  on 
the Constitution. Because of this, the government can be considered a formal group.  

 
4.4. Informal Organizations    7