PUSAT PEMBANGUNAN KEMAHIRAN SARAWAK

CAWANGAN MIRI-K14041
BLOK 1, MCLD, JALAN SHELL LUTONG,
98000 MIRI,
SARAWAK

KERTAS PENERANGAN

KOD DAN NAMA N821-001-3:2020 PENTADBIRAN PEJABAT

PROGRAM /
TAHAP 3

NO. DAN TAJUK UNIT N821-001-3:2020-C03 OFFICE PROCUREMENT HANDLING

KOMPETENSI

1. PREPARE REQUSITION FORM

2. HANDLE INCOMING PROCUREMENT DOCUMENTS
3. HANDLE PURCHASE ITEMS
NO. DAN PENYATAAN 4. COORDINATE PROCUREMENT LICENSING
AKTIVITI KERJA
RENEWAL
5. RECORD OFFICE PROCUREMENT HANDLING
ACTIVITIES.

NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 1/ 9

TAJUK:
DOKUMEN NOTA KREDIT DAN NOTA SERAHAN (D.O) DELIVERY ORDER

TUJUAN:
Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk memberi kedahaman dan pengetahuan
kepada pelatih tentang dokumen nota kredit dan nota serahan ’Delivery Order’ yang
digunakan untuk urusan penerimaan pembelian barang yang diperlukan dalam pejabat
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 2 / 9

PENERANGAN:

1. JENIS-JENIS DOKUMEN PENERIMAAN BARANGAN

1.1. Nota Serahan (DO) Delivery Order

Produk dihantar, tanpa dinyatakan harga, cuma kuantiti sahaja. Ini dapat
mengelakkan harga diketahui oleh si penghantar barang. Bila produk
sampai, tugas pelanggan untuk memastikan kuantiti sama seperti yang
dinyatakan pada

Pembeli perlu menandatangani nota Serahan sebagai perakuan

penerimaan barangan yang telah dikirimkan.

Rajah 1: Nota Serahan /Delivery Order (D.O)

NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 3 / 9

1.2. Nota Kredit

Nota kredit merupakan dokumen yang dihantar oleh pembekal kepada

pembeli untuk mengurangkan hutang pembeli. Digunakan untuk mencatat
pemulangan barang-barang yang dibekalkan oleh pembekal.

i. Tujuan nota kredit di hantar oleh pembekal

 Memberitahu bahawa sesuatu catatan kredit dilakukan di dalam

akaunya.
 Mengurangkan hutang pembeli kepada pembekal
 Membetulkan kesilapan di dalam invois kerana pembeli telah
dikenakan bayaran yang lebih daripada sepatutnya.

ii. Punca-punca kesilapan

 Pemulangan barangan oleh pembeli kerana rosak, salah

jenama atau kualiti yang tidak baik.
 Pembelian memulangkan bekas kosong seperti botol, kotak
dan tin yang sudah dikenakan bayaran.
 Diskaun , komisyen dan elaun diberikan kepada pembeli.

Rajah 2: Nota kredit

NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 4 / 9

1.3. Nota Debit

Nota debit merupakan dokumen yang digunakan untuk menambah

hutang kerana mungkin invois dihantar terkurang catat. Nota debit
disediakan oleh penjual dan dihantar kepada pembeli. Penjual
menyimpan dokumen Salinan dan pembeli menyimpan dokumen asal.

i. Tujuan nota debit dihantar oleh pembekal

 Memberitahu bahawa sesuatu catatan debit telah dilakukan
dalam akaunya.
 Menambahkan hutang pembeli kepda pembekal
 Membetulkan kesilapan di dalam invois kerana pembeli telah
dikenakan bayaran yang kurang daripada yang sepatutnya.

ii. Punca-punca kesilapan

 Barang-barang yang dikenakan harga yang kurang daripada

senarai harga sepatutnya.
 Bayaran Serahan atau cukai jualan ke atas pembeli tetapi
tertinggal di dalam invois
 Bunga dikenakan ke atas hutang yang melampaui tempoh
kredit yang diberikan kepada pembeli.
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 5 / 9

Rajah 2: nota debit

Biasanya, nota debit diterbitkan apabila terdapat pemulangan keluar (pulangan

pembelian) manakala dalam kes pulangan masuk (jualan kembali) nota kredit
dikeluarkan. Dalam transaksi, apabila pembeli mengembalikan barang tersebut
kepada penjual, pembeli akan mengeluarkan nota debit dan pihak yang
bertentangan akan mengeluarkan nota kredit sebagai pertukaran untuk nota
debit. Oleh itu, mereka adalah dua aspek dari transaksi yang sama.

2. PROSES PEMBELIAN DAN PENERIMAAN BARANGAN

Ini adalah contoh ringkah proses pembelian dan penerimaan pembelian

barangan

PERMINTAAN

Surat Pertanyaan

Sebut harga daripada

pembekal

Pesanan Belian

Nota serahan

Nota kredit/ debit

Proses ringkas
penerimaan pembelian
Nota penerimaan
barangan barangan

Invois

Penyata/resit
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 6 / 9
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 7 / 9
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 8 / 9

SOALAN:

1. Apakah kegunaan nota kredit dan nota debit?

Nota Debit :

Nota Kredit:

2. Siapakah yang akan menyediakan nota serahan?

NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(4/26) Muka Surat : 9 / 9

RUJUKAN:

1. COORDINATE PURCHASED PROCUREMENT

WIM L3-PENYELIA TADBIR SISTEM MAKLUMAT. Kertas penerangan D-060-3
(M03) – Monitor Purchase Specification Preparation /coordinate purchased pro-
curement / supervise office procurement / monitor equipment inventory

2. PENYEDIAAN DOKUMEN PEMBELIAN

FB-024-3:2012-C03/P(1/5)-WA1:Prepare Procurement documentation

3. PENTADBIRAM PEROLEHAN
Farah shariffudin , https://prezi.com/davxfrwrkmog/pentadbiran-perolehan-
bpp503/ 1/12/2020, 9.59am

4. DOKUMEN NOTA SERAHAN D.O

Sahhrul Zaini, https://www.thevocket.com/dokumen-transaksi-jual-beli /
12/12/2020, 10.30am

5. DOKUMEN PERNIAGAAN
Cikgu Yurhamy, http://cgyurhamy.blogspot.com/2013/09/bab-8-dokumen-
perniagaan.html 4/1/2021, 9.30am