PP - MDYP – 008(002)

MAJLIS DAERAH YONG PENG

NOTA AUDIT
Nama Auditor : Edanoryana Nama Auditee : Tuan Haji Shukur
Sayang Ely Elika
Mohamad Amirul Haziq Proses Kerja : Prosedur Kelulusan
Pelan Bangunan
Tarikh Audit : 26 Oktober 2017

Jabatan : Jabatan Perancangan Pembangunan dan Landskap

NO SOALAN DAN CATATAN AUDITOR

1 Tunjukkan Manual Prosedur Kerja dan Prosedur Kualiti Kelulusan Pelan Bangunan:

- Arkitek menyerahkan Manual Prosedur Kerja dan Prosedur Kualiti Kelulusan Pelan Bangunan.
- Melalui semakan yang dibuat tiada perakuan dan kelulusan bagi kedua-dua dokumen yang
ditunjukkan (tidak ditandatangani).

2 Terangkan kepada saya proses terima permohonan kebenaran merancang?

- Arkitek memaklumkan permohonan diterima daripada Unit Pusat Setempat (OSC) direkodkan ke
dalam Buku Daftar Permohonan.
- Arkitek telah menunjukkan Buku Daftar Permohonan.
- Melalui semakan dibuat Buku Daftar Permohonan telah dikemaskini.
- Daripada Buku Daftar Permohonan 5 Fail permohonan Pelan Bangunan telah diambil untuk
persampelan iaitu:
 STK/2017-08(PB)
 PB/02/2017-04
 T/01/2017-22
 PB/01/2017-07
 PB(P)/03/2017-03
- Semasa carian fail dibuat, didapati ada beberapa fail lambat ditemui kerana pergerakan fail
tidak direkodkan.

3 Tunjukkan Sistem Daftar Carian Fail yang dinyatakan di dalam prosedur kualiti?

- Arkitek mengatakan sistem berkenaan tiada kerana masih dalam perancangan.

 PP - MDYP – 008(002)

NO SOALAN DAN CATATAN AUDITOR

4 Siapakah yang mendaftar dan membuka fail baru bagi Permohonan Pelan Bangunan?

Puan Nur Azizah binti Sabar

- Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N19
- Telah berkhidmat di Majlis Daerah Yong Peng selama 6 Bulan.
- Kelulusan: Diploma Sains Komputer
- Kursus yang pernah dihadiri:
 Bengkel Pelupusan Rekod Awam
 Penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

Puan Rahayu binti Ahmad Bakri

- Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N19
- Telah berkhidmat di Majlis Daerah Yong Peng selama 26 Tahun.
- Kelulusan: Sijil Kejuruteraan Elektrik
- Kursus yang pernah dihadiri:
 Rujuk buku rekod kursus

Tunjukkan fail meja:

Puan Nur Azizah binti Sabar tidak mempunyai fail meja.

Puan Rahayu binti Ahmad Bakri mempunyai fail meja tetapi tidak dikemaskini.

5 Bagaimana kawalan harta milik pelanggan dibuat seperti kad pengenalan, geran dan lain-lain?

Didapati kawalan harta pelanggan tidak terkawal. Kesemua fail sample yang diambil didapati harta
milik pelanggan seperti kad pengenalan, geran, Memorandum of Article, Borang 24, Borang 49 tidak
dicop “UNTUK KEGUNAAN BAHAGIAN PERANCANGAN PEMBANGUNAN DAN LANDSKAP
MDYP SAHAJA”.

6 Siapakah yang membuat ulasan teknikal dan lawatan tapak?

- Penolong Pegawai Perancang Bandar Dan Desa Gred JA29 iaitu Encik Halim Bin Md Tahir.
- Pengalaman kerja selama 11 Tahun di Perbadanan Putrajaya
- Telah berkhidmat di Majlis Daerah Yong Peng selama 6 Bulan.
- Kelulusan: Diploma Pengurusan Pelan Bangunan
- Kursus yang pernah dihadiri:
 Rujuk buku rekod kursus

Tunjukkan fail meja Encik Halim Bin Md Tahir:

Encik Halim Bin Md Tahir tidak mempunyai fail meja.

7 Apakah keperluan keselamatan semasa berada di tapak?

- Auditee tidak dapat menunjukkan keperluan keselamatan semasa di tapak seperti kasut,
jaket, topi, kad kuasa dan kad CIDB.
 PP - MDYP – 008(002)

NO SOALAN DAN CATATAN AUDITOR

9 Apakah maklumat-maklumat yang diperlukan semasa lawatan tapak dan di manakah ianya
direkod?

- Auditee telah menyediakan satu format Laporan Pemeriksaan Tapak dan akan disimpan dalam fail
permohonan.
- Melalui semakan ke atas fail-fail sample auditee telah menyimpan dan merekod laporan tersebut di
dalam fail.

10 Apakah rujukan yang digunakan dalam membuat ulasan permohonan kebenaran merancang?

- Auditee telah menunjukkan rujukan yang telah digunakan dalam membuat ulasan iaitu Akta 172,
Manual Piawaian & garis panduan Perancangan Negeri Johor, Rancangan Tempatan Daerah Batu
Pahat 2002-2020 (Pengubahan), Kaedah-kaedah Pengawalan Perancangan (Am) 2008 Negeri
Johor (Pindaan) 2014.
- Auditee tidak dapat menunjukkan Dasar-dasar Majlis Daerah Yong Peng yang telah
digunapakai.

11 Siapakah yang menyemak laporan dan ulasan permohonan?

- Arkitek Gred J41, Tuan Haji Shukur bin Osman

- Telah berkhidmat di Majlis Daerah Yong Peng selama ……… tahun
- Kelulusan: ……………………………………………………….
- Kursus yang pernah dihadiri :
Rujuk rekod Kursus :

- Semakan yang dibuat akan diminitkan di dalam fail permohonan.

- Kesemua fail-fail sample mengandungi minit Arkitek.
- Melalui semakan dibuat didapati terdapat minit daripada Tuan Dipertua tetapi tidak
dinyatakan dalam prosedur.

Tunjukkan fail meja Tn. Haji Shukur :

- Tn. Haji Shukur mempunyai fail meja tetapi fail meja tidak terkini di mana fail meja tersebut
ditandatangani Tuan YDP lama.

12 Siapakah yang menyediakan Kertas Kerja Mesyuarat JK OSC dan tunjukkan kertas kerja yang
telah dibuat?

- En. Mohd Afiq dan kertas kerja diserahkan kepada Unit Pusat Setempat (OSC) dan disimpan
dalam fail.
- Kesemua fail-fail sample mengandungi kertas kerja.

13 Siapakah yang membentangkan kertas kerja di dalam Mesyuarat JK OSC?

- Arkitek
- Melalui semakan dibuat dalam prosedur kualiti 6.5.1 Tanggungjawab tersebut perlu ditukar
daripada urusetia OSC kepada arkitek.
 PP - MDYP – 008(002)

NO SOALAN DAN CATATAN AUDITOR

14 Adakah kenderaan jabatan digunakan untuk lawatan tapak?

- Kebiasaannya pegawai membuat lawatan tapak menggunakan kenderaan sendiri dengan

kebenaran ketua jabatan. Tuntuan Perjalanan telah dibuat oleh pegawai berkenaan berdasarkan
Borang Tuntutan Bulanan.
- Terdapat juga kenderaan jabatan jenis hilux no pendaftaran JGX 8585 tetapi terpaksa berkongsi
dengan jabatan lain.
- Melalui semakan rekod penyelenggaraan didapati……………………………………

15 Apakah maklumat-maklumat yang diperlukan semasa lawatan tapak dan di manakah ianya
direkod?

- Auditee telah menyediakan satu format Laporan Pemeriksaan Tapak (Bergambar) dan akan
disimpan dalam fail permohonan.
 Melalui semakan ke atas fail-fail sample auditee telah menyimpan dan merekod laporan
tersebut di dalam fail kecuali dua sample iaitu T/01/2017-22 dan PB/01/2017-07

16 Apakah rujukan yang digunakan dalam membuat ulasan permohonan kebenaran merancang?

- Auditee telah menunjukkan rujukan yang telah digunakan dalam membuat ulasan iaitu Akta 133
dan Undang-undang Kecil Bangunan.
- Auditee tidak dapat menunjukkan Dasar-dasar Majlis Daerah Yong Peng yang telah
digunapakai.

17 Siapakah yang menyemak laporan dan ulasan permohonan?

- Arkitek Gred J41, Tuan Haji Shukur bin Osman

- Telah berkhidmat di Majlis Daerah Yong Peng selama ……… tahun
- Kelulusan: ……………………………………………………….
- Kursus yang pernah dihadiri:
 Rujuk buku rekod kursus
- Semakan yang dibuat akan diminitkan di dalam fail permohonan.
- Hanya empat sample mengandungi minit Arkitek kecuali sample PB/02/2017-04 tidak diminitkan
di dalam fail.
- Melalui semakan dibuat didapati terdapat minit daripada Tuan Dipertua tetapi tidak
dinyatakan dalam prosedur.

Tunjukkan fail meja Tn. Haji Shukur:

- Tn. Haji Shukur mempunyai fail meja tetapi fail meja tidak terkini di mana fail meja tersebut
ditandatangani Tuan YDP lama.

18 Siapakah yang menyediakan Kertas Kerja Mesyuarat JK OSC dan tunjukkan kertas kerja yang
telah dibuat?

- Encik Halim Bin Md Tahir dan kertas kerja diserahkan kepada Unit Pusat Setempat (OSC) dan
disimpan dalam fail.
- Kesemua sample tiada kertas kerja kecuali T/01/2017-22 kerana tidak diperlukan kertas kerja.
 PP - MDYP – 008(002)

NO SOALAN DAN CATATAN AUDITOR

14 Siapakah yang membentangkan kertas kerja di dalam Mesyuarat JK OSC?

- Arkitek
- Melalui semakan dibuat dalam prosedur kualiti 6.5.1 Tanggungjawab tersebut perlu ditukar
daripada urusetia OSC kepada arkitek.

15 Apakah objektif kualiti Jabatan Perancangan Pembangunan dan Landskap?

- Objektif kualiti tidak jelas.

- Arkitek memaklumkan objektif kualiti akan dipinda.

* Format prosedur perlu diubah mengikut format yang disediakan.

* Carta Alir perlu diubah mengikut format yang disediakan.