PUSAT PEMBANGUNAN KEMAHIRAN SARAWAK

CAWANGAN MIRI-K14041
BLOK 1, MCLD, JALAN SHELL LUTONG,
98000 MIRI,
SARAWAK

KERTAS PENERANGAN

KOD DAN NAMA N821-001-3:2020 PENTADBIRAN PEJABAT

PROGRAM
TAHAP 3

NO. DAN TAJUK UNIT N821-001-3:2020-C03 OFFICE PROCUREMENT HANDLING

KOMPETENSI
1. PREPARE REQUSITION FORM
2. HANDLE INCOMING PROCUREMENT DOCUMENTS
3. HANDLE PURCHASE ITEMS
NO. DAN PENYATAAN 4. COORDINATE PROCUREMENT LICENSING
AKTIVITI KERJA
RENEWAL
5. RECORD OFFICE PROCUREMENT HANDLING
ACTIVITIES.

NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(22/26) Muka Surat: 1 / 5

TAJUK:
REKOD PEROLEHAN PEMBELIAN TERUS

TUJUAN:
Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan
kepada pelatih tentang rekod perolehan pembelian terus yang digunakan untuk urusan
pembelian barang yang diperlukan dalam pejabat
NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(22/26) Muka Surat: 2 / 5

PENERANGAN:

1. DEFINISI PENGURUSAN

Pengurusan dan penggunaan sumber yang paling minima bagi mendapatkan

hasil yang optima. Pengurusan merangkumi perancangan, penyusunan,
kepegawaian, memimpin atau mengarahkan, dan mengawal organisasi untuk
mencapai matlamat atau sasaran. Pengambilan sumber merangkumi
penyebaran dan manipulasi sumber manusia, sumber kewangan, teknologi
sumber, dan sumber semula jadi

2. DEFINISI REKOD PEROLEHAN

Rekod perolehan merangkumi semua dokumen yang berkaitan dengan fasa
pentadbiran pra-tender, tender dan kontrak. Entiti perolehan mengembangkan
sistem pemfailan dan menyimpan rekod lengkap mengenai keseluruhan proses
perolehan dan pentadbiran kontrak untuk setiap keperluan.

3. DEFINISI PENGURUSAN REKOD

Bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara
efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penyenggaraan dan pelupusan
rekod. Kawalan ini termasuk proses penawanan bukti dan maklumat mengenai
aktiviti dan transaksi urusan organisasi dalam bentuk rekod

3.1. Tafsiran rekod dan ciri-ciri rekod

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta
atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah
kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan,
gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang
dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan
apa-apa salinannya. Berikut adalah ciri-ciri rekod:-
NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(22/26) Muka Surat: 3 / 5

4. PEMBELIAN TERUS
Pembelian Terus Perolehan bekalan/ perkhidmatan yang melibatkan jumlah
perbelanjaan tahunan sehingga RM20,000 atau sesuatu kontrak

5. MEREKOD URUSAN OPERASI

Setiap aktiviti urusan operasi pejabta yang dilaksanakan perlulah direkod dan
begitu juga semua aktiviti pembelian dan pembayaran haruslah direkodkan bagi
tujuan rujukan serta bahan bukti dalam bentuk dokumen.
NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(22/26) Muka Surat: 4 / 5

SOALAN:

1. Terangkan tatacara pembelian terus

2. Nyatakan definisi pengurusan rekod
NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(22/26) Muka Surat: 5 / 5

RUJUKAN:

1. PENGURUSAN REKOD
https://registrar.utm.my/bpo/files/2017/08/Pengenalan-Kepada-Pengurusan-
Rekod.pdf 13/1/2021, 10.30am

2. PENGURUSAN REKOD PEROLEHAN

https://procurementclassroom.com/procurement-record-keeping/
#:~:text=Procurement%20records%20include%20all%20documents,tendering
%20and%20contract%20administration%20phases.&text=The%20procuring
%20entity%20develops%20the,administration%20processes%20for%20each
%20requirement. 13/1/2021, 10.56am