Modul 2 Pengenala Kepada Microsoft Office

MODUL 2
PENGENALAN KEPADA MICROSOFT WORD, EXCEL DAN POWERPOINT
Notes
Nota
TOPIK
MS WORD
TOPICS
APA ITU MS WORD? MEMFORMAT TEKS, NOMBOR & SEL SKRIN MS WORD
What is MS Word?
MENETAPKAN KAWASAN CETAKAN
Formatting Text, Numbers & Cells Setting the Print Area Print Preview
PRAPANDANG CETAKAN
MS Word Screen Opening File

MEMBUKA FAIL NAVIGASI TEKS
MENETAPKAN PAGE SETUP
Text Navigation Selecting Text
Setting Up The Page
PEMILIHAN TEKS
Printing The Document
MENCETAK DOKUMEN
Formatting Text Moving Text

MENYALIN TEKS
MEMFORMAT TEKS
MENGALIHKAN TEKS
MS POWER POINT
Copying Text Saving File
MENYIMPAN FAIL MEMASUKKAN SIMBOL
MS PowerPoint Screen Editing Text

MENYUNTING TEKS
SKRIN MS POWERPOINT
What is MS PowerPoint?
APA ITU MS POWERPOINT?
Inserting Symbols List Making

MEMBUAT JADUAL
MEMBUAT SENARAI
MENUKAR TATALETAK SLAID
Inserting New Slide
MEMASUKKAN SLAID BARU
Changing the Slide Layout
Creating Table
Creating Columns
MEMBUAT LAJUR
Setting the Page Setup Print Preview & Print Inserting Graphics
PRAPANDANG & CETAK MEMASUKKAN GRAFIK
Inserting Image from A Picture File

MENAMBAH LUKISAN DALAM SLAID LATAR BELAKANG SLAID KESAN ANIMASI
MEMASUKKAN IMEJ DARI FAIL GAMBAR
Adding Drawings into Slide
Slide Background Animation Effects
MS EXCEL
PERSEMBAHAN SLAID MENYUSUN SLAID
APA ITU MS EXCEL?
Slide Show
MS Excel Screen
SKRIN MS EXCEL
What is MS Excel?
PRAPANDANG CETAKAN MENCETAK SLAID
Rearranging the Slides Print Preview
Typing In Text & Numbers Calculations Using Excel
MEMASUKKAN TEKS & NOMBOR PENGIRAAN MENGGUNAKAN EXCEL
Printing Slide
Copyright Maxis Communications Berhad 2009
Notes
Nota
Word? What is MS Word?
APA ITU MS WORD?
Microsoft Word adalah suatu perisian yang membolehkan kita membuat kerja-kerja yang berkaitan dengan penulisan seperti membuat karangan, surat, laporan dan seumpamanya.
Microsoft Word is a software that enables us to create text documents for essays, letters and reports.
Membuka perisian MS Word
Launching MS Word
(a) (b)
Klik START dan klik MS Word.
Click START and click MS Word Or click START

Atau klik START
All Programs
All Programs
MS Word.
MS Word.
(a)
(b)
Notes
Nota
MS Word Screen
Kenal pasti yang berikut:
SKRIN MS WORD
Identify the items below:

A B C
Bar Program menunjukkan program yang sedang digunakan.
Program Bar shows the program currently being used. Menu Bar Menu where commands are kept.
Bar Menu Menu di mana arahan disimpan.
Toolbar Standard ikon pintas arahan-arahan yang kerap digunakan.
Standard Toolbar shortcut icons for commands that are regularly used. Formatting Toolbar shortcut icons for commands related to formatting. Close button to close MS Word software.
Toolbar Formatting ikon pintas arahan-arahan berkaitan dengan format.
E F
Butang Tutup menutup perisian MS Word.
Kursor menaip lokasi aksara apabila menaip atau memasukkan objek. Skrol Bar Menegak - gerakkan skrin ke atas atau ke bawah. Skrol Bar Melintang gerakkan skrin ke kiri atau ke kanan.
G H
Typing cursor the location where characters or objects are inserted. Vertical Scroll Bar moves the screen up and down.
Horizontal Scroll Bar moves the screen left and right.

A B D C
F G
Notes
Kita boleh terus membuat surat atau laporan apabila MS Word dilancarkan. Apabila kita mula menaip, aksara akan dipaparkan pada kursor menaip. Jangan lupa untuk menyimpan fail semasa atau selepas fail disiapkan.
Nota
We can use MS Word to write a letter or report. When we start to type, the letters will appear on the typing cursor. Dont forget to save your file periodically.
Opening a file
i.
MEMBUKA FAIL
Klik menu File dan pilih opsyen Open
Click the File Menu and click the option Open
Klik ikon Open untuk mendapatkan kotak dialog Open dengan segera. Click on the Open icon to instantly see the Open dialogue box.
Notes
Nota
ii.
Kotak dialog Open akan dipaparkan.
The Open dialog box is shown.
Lokasi Folder
Folder location
Shortcuts to the displayed folder location
Ikon pintas ke folder yang ditunjukkan
iii.
Pilih nama fail yang hendak dibuka (Contohnya: Sejarah Kemerdekaan) Dan klik Open.
Click the file that you need and click Open.
Text Navigation
Hendak ke mana?
NAVIG NAVIGASI TEKS
Where do you want to go?

Caranya
Lokasi dalam dokumen Ke penghujung baris Ke permulaan baris
Location in the document
The Method Press the End key.

Tekan kekunci End.
To the end of the line To the beginning of the line To the beginning of the document To the end of the document
Ke permulaan dokumen
Tekan kekunci Home.
Press the Home key.
Press the Ctrl and Home key together.

Tekan kekunci Ctrl + End.
Tekan kekunci Ctrl + Home.
Ke penghujung dokumen
Press the Ctrl and End key together.
Notes
Lokasi dalam dokumen
Nota
Location in the document
Caranya
The Method
Tekan kekunci Ctrl + G dan taipkan nombor mukasurat dalam kotak dialog dan klik Go To.
Press the Ctrl and G key. Type the page number in the Go To dialog box and click Go To.
Ke mukasurat tertentu
To certain pages
Selecting Text
PEMILIHAN TEKS
Teks dipilih supaya arahan dapat dilaksanakan ke atasnya.
Texts are selected in order for commands to be carried out on it.

Sentiasa ingat pilih sebelum memberi arahan!!!! Always remember to select before giving the command!!!
dipilih Apa yang hendak dipilih Satu kawasan teks
What do you want to select A range of text
Teknik
Method
Tekan tetikus sebelum aksara pertama dan seret ke aksara terakhir yang hendak dipilih. Lepaskan tetikus.
Press the mouse before the first character and drag to the last character that you want to select. Release the mouse. Atau / Or
Klik sebelum aksara pertama, tekan kekunci Shift (jangan lepaskan) dan klik aksara terakhir pilihan, lepaskan kekunci Shift.
Click before the first character, press Shift (do not let go) and click the last character that you want to select. Release the Shift key. Double click quickly in the middle of a word. Click 3 times in the paragraph quickly.
Tekan kekunci Ctrl + A. Klik 3 kali dalam perenggan. Klik dua kali dalam perkataan dengan cepat.
Satu perkataan
One word
Satu perenggan
One paragraph
Semua teks dan objek dalam dokumen
Everything in the document
Press the Ctrl and A key.
Notes
dipilih Apa yang hendak dipilih Baris demi baris
Nota
What do you want to select
Teknik
Method
Bawa anak panah tetikus ke kawasan margin kiri dokumen (anak panah tetikus mengarah ke kiri), dan klik pada baris yang hendak dipilih. Tekan dan seret tetikus untuk memilih lebih dari satu baris .
Line by line
Bring the mouse pointer to the left margin (the white arrow will point to the right), and click the lines you wish to select. Click and drag to select more than one line.
Formatting Text
MEMFORMAT TEKS
Pilih teks dan klik ikon yang berkaitan pada Toolbar Formatting. Select the required text and click the appropriate icon on the Formatting Toolbar.
FonFont Jenis Tulisan Font Size Saiz Tulisan Bold Tulisan Tebal Italic Tulisan Menyenget Underline Tulisan Bergaris Left Perenggan bermula dari kiri Center Perenggan bermula dari tengah Right Perenggan bermula dari kanan Justify Perenggan bermula dari kiri dan diluruskan pada margin kanan. Numbering Membuat senarai bernombor Bullets Membuat senarai dengan simbol Decrease Indent Menolak perenggan ke kiri Increase Indent Menolak perenggan ke kanan Border Membuat sempadan teks atau perenggan Highlight Menyerlahkan teks dengan warna terpilih Font Color Warna Tulisan
Notes
Nota
Moving text
MENGALIHKAN TEKS
To move text or object from one part of the document to another you can apply the Cut and Paste command to the text or object.
Caranya: i.
Untuk mengalih teks atau objek dari satu bahagian dokumen ke bahagian lain anda boleh berikan arahan Cut dan Paste pada teks atau objek tersebut.
The method:
Pilih teks atau objek.
Select the text or object.
ii.
Klik kanan dalam kawasan pilihan untuk mendapatkan menu pintas.
Right click on the selected area to get the shortcut menu.

iii.
Klik arahan Cut. (Teks yang dipilih dipotong dan disimpan dalam kawasan Clipboard).
Click Cut. (The selected text is cut and kept in the Clipboard).
iv.
Untuk menampal teks yang dipotong, klik kanan tempat teks hendak dimasukkan.
To put in the text where you want it to be, right click the location.
v.
Klik arahan Paste dari menu pintas. Click Paste in the shortcut menu.
Notes
Nota
Copying text
MENYALIN TEKS
You can copy text or object from one page to another or from one file to another. The commands that you need to use are Copy and Paste.
Caranya: i. Arahan yang digunakan ialah Copy dan Paste.
Selain daripada mengalihkan teks, adik-adik juga boleh menyalin teks atau objek yang sedia ada dari satu mukasurat ke mukasurat lain atau dari satu fail ke fail lain.
The method:
Pastikan fail yang mengandungi teks atau objek yang hendak disalin dipaparkan pada skrin.
Make sure the file that contains the text or object to be copied is on the screen. Select the text or object.
ii.
Pilih teks atau objek.
iii.
Klik kanan dalam kawasan pilihan untuk mendapatkan menu pintas.
Right click on the selected area to get the shortcut menu. Click Copy.
iv.
Klik arahan Copy.
Anda juga boleh klik ikon Copy
dan tampal menggunakan ikon
Paste icon .
You can also click the Copy icon
and then paste using the Paste
Notes
Nota
Saving file
MENYIMPAN FAIL
After your document is finished or during its development, the document needs to be saved.
Caranya: i.
Selepas dokumen disiapkan atau semasa proses penyiapannya, dokumen itu perlu disimpan supaya hasil kerja tidak hilang.
The method:
Klik ikon Save
Click the Save icon, and the Save As dialog box will be displayed.
, kotak dialog Save As dipaparkan.
ii. iii.
Tetapkan lokasi fail. Taipkan nama fail.
State the file location. Type in the file name.
Notes
Nota
iv.
Klik Save.
Click on Save.
. Kotak dialog New
If you want to create a new folder, just click the New Folder icon. The New Folder dialog box will be displayed.
Jika anda hendak membuat folder baru, klik ikon Folder akan dipaparkan.
Masukkan nama Folder baru. Type in the name of the new folder.
Klik OK.
Click OK.
The new folder will be listed in the Save in list so that you can place your files in it.
Folder baru anda akan disenaraikan dalam kotak Save in: supaya dapat digunakan untuk meletakkan fail.
Inserting Symbols
MEMASUKKAN SIMBOL
You can also insert symbols that are not available on the keyboard into your document.
Caranya: i.
Anda boleh memasukkan simbol-simbol yang tidak terdapat pada keyboard ke dalam dokumen.
The method:
Klik pada tempat untuk memasukkan simbol.
Click the place where you want to insert the symbol.
10
Notes
Nota
ii.
Klik menu Insert dan pilih arahan Symbol.
Click the Insert menu and click on Symbol.
iii.
When the Symbol dialog box is displayed, click on the symbol you want and click Insert.
Jenis Font yang berbeza menunjukkan bentuk simbol yang berbeza. Different Fonts will show different types of symbols.
Apabila kotak dialog Simbol dipaparkan, klik simbol yang diperlukan dan klik Insert.
Click the symbol you want.
Klik simbol yang dikehendaki.
Klik Insert untuk memasukkan simbol ke dalam dokumen. Click Insert to put the symbol in the document.
11
Notes
Nota
List Making
MEMBUAT SENARAI
MS Word menawarkan pelbagai bentuk bullets dan nombor di dalam pembuatan senarai.
MS Word offers a variety of Bullets and Numbers for making lists.

Contohnya: Example:
Bulleted Numbered
Outline Numbered
Caranya: i.
The method:
ii.
Pilih senarai yang hendak diletakkan Bullet atau Number. Select the text where you want to apply Bullets or Numbers. Klik menu Format Bullets and Numbering Click the Format menu Bullets and Numbering
Opsyen untuk Bulleted.
The Bulleted options.
The Numbered options.
Opsyen untuk Numbered.
12
Notes
Nota
Creating Table
MEMBUAT JADUAL
Jadual terdiri dari baris dan lajur sel yang boleh dimasukkan teks dan grafik. Contoh jadual adalah seperti di bawah:
Table is made of rows and columns where text and graphics can be inserted.
Penasihat Cikgu Rahmat Cikgu Soo Aktiviti Pengakap Kelab Komputer Lajur / Columns Hari Sabtu Khamis
Baris / Rows
Cara membuat Table: i. ii. iii. iv.
The method to create Table:

Klik tempat memasukkan Table.
Click the location for the Table. Click the menu Table
Insert
Klik menu Table
Insert
Table.
Table.
Kotak dialog Insert Table dipaparkan. Anda perlu taipkan jumlah lajur dan baris yang anda kehendaki.
The Insert Table dialog box is displayed.
You need to type in the number of columns and rows you need.
v. Klik OK.
Click OK.
13
Notes
Nota
Creating Columns
MS Word mampu untuk memberi kesan lajur seperti di dalam majalah dengan opsyen columns. Contohnya: Example:
MEMBUAT LAJUR
MS Word can create columns in your document just like in the magazine.
2 Lajur / 2 Columns
Caranya: The method: i. Pilih teks yang hendak dijadikan lajur. ii. iii. iv. Klik menu Format
Select the text that you want to put in the columns. Click Format menu
Columns.
Kotak dialog Columns dipaparkan.
Columns.
Pilih opsyen yang dikehendaki dan klik OK.
The Columns dialog box is displayed. Click the options you want and click OK.
14
Notes
Nota
Setting the Page Setup
Page Setup berfungsi untuk mengawal paparan dokumen.
Page Setup is used to control the document display.

Caranya: i.
The method:
Klik menu File
Click on the File menu will be displayed.
Page Setup. Kotak dialog Page Setup dipaparkan.
Page Setup. The Page Setup dialog box
ii.
Margin menentukan saiz kawasan yang akan dibiarkan kosong dari tepi dokumen. Orientation menetapkan orientasi kertas samada menegak atau mendatar.
iii.
Margin sets the area to be left empty from the side of the document.
Orientation sets the paper orientation either Portrait or Landscape.
iv. v.
Saiz kertas ditentukan pada tab Paper.
Pilih opsyen yang dikehendaki dan klik OK.
Paper size is determined in the Paper Tab. Select the option you need and click OK.
15
Notes
Nota
Print Preview and Print
PRAPANDANG DAN CETAK
Make it a habit to look at the Print Preview first before you send an item for printing. This will reduce the wastage of papers because we can see if there is any mistake.
Caranya: i.
Jadikan ianya satu tabiat untuk melihat prapandang cetakan sebelum mencetak. Ini dapat menjimatkan kertas kerana kesilapan dapat dilihat dahulu.
The method:
Klik ikon Print Preview
Click the Print Preview icon.
ii.
Contoh dokumen yang bakal dicetak ditunjukkan dalam tetingkap Preview. Jika anda berpuas hati dengan apa yang dilihat barulah dokumen diberi arahan cetak. Klik File
iii.
A sample of the document to be printed will be shown in the Preview window. If you are satisfied with it, you print the document. Click File
Print.
Print.
16
Notes
Nota
iv.
Kotak dialog Print dipaparkan.
The Print dialog box will be displayed.
Nama pencetak yang digunakan.
The name of printer to be used.
Bilangan salinan. Opsyen laman hendak dicetak.
Number of copies.
The page you want to print.
v.
Klik OK untuk menghantar dokumen ke pencetak.
Click OK to send the document to the printer.
Be careful when you click the Print icon on the Standard Toolbar. It does not allow you to Print Preview your document, set up the page and set number of copies to be printed.
Berhati-hati apabila anda klik terus ikon Print , kerana ianya akan mencetak dokumen tanpa prapandang dan anda tidak boleh menetapkan Page Setup dan jumlah salinan yang diperlukan.
Inserting Graphics
MEMASUKKAN GRAFIK
Dokumen MS Word boleh dihiaskan dengan elemen grafik yang dinamakan WordArt dan ClipArt.
The MS Word document can be decorated with graphical elements such as WordArt and ClipArt.
Contohnya:
Example:
Clip Art
17
Notes
Nota
Caranya: i.
The Method:
ii.
Pastikan Toolbar Drawing dikeluarkan. Klik menu View
Make sure the Drawing Toolbar is displayed. Click the View menu
Toolbars
Toolbars
Drawing.
Drawing.
iii. iv.
Klik ikon Word Art .
Galeri Word Art dipaparkan. Klik stail yang dikehendaki. The Word Art Gallery will be displayed. Click on the style you want.
Click the Word Art icon.
v.
Taipkan teks untuk Word Art. Type the text for the Word Art.
vi.
Klik OK.
Click OK.
The result:
Hasilnya:
18
Notes
Nota
Memasukkan Clip Art. i.
Inserting Clip Art.
Klik ikon Clip Art pada Drawing Toolbar.
Click on the Clip Art icon on the Drawing Toolbar.
ii.
Task Pane : Clip Art dipaparkan.
Clip Art will be shown on the Task Pane.

Masukkan kategori carian imej dalam kotak Search text:
Type in the category for the image that you are looking for in the Search for: box
Klik Search.
Click Search.
Hasil carian akan ditunjukkan.
The result of the search will be displayed.
Imej yang telah dipilih akan dimasukkan ke dalam dokumen.
The selected image will be put in the document.
iii.
Imej yang telah dipilih akan dimasukkan ke dalam dokumen.
The selected image will be put in the document.
19
Notes
Nota
What is MS Excel?
APA ITU MS EXCEL?
MS Excel adalah perisian yang memproses helaian data dalam baris dan lajur. Ia membolehkan pengguna menguruskan maklumat mengenai nombor, teks, formula dan membina carta.
MS Excel is a software for worksheet processing. It enables users to organize information on numbers, text, formulas and chart creation.
Memulakan Program
Starting the program
Untuk memulakan program MS Excel:
To start the MS Excel program:

i. Klik butang Start. ii.
Klik ikon program MS Excel.
Click the Start button.
Click the MS Excel program icon.
Atau Or iii. Klik butang Start
Click the Start button
All Programs
All Programs
Excel. MS Excel
Excel. MS Excel
20
Notes
Nota
MS Excel screen
A. B. C. D. Program Bar menunjukkan program yang sedang digunakan.
SKRIN MS EXCEL
Program Bar shows the current program being used. Menu Bar Menus where commands are placed.
Menu Bar Menu di mana arahan disimpan.
Standard Toolbar ikon pintas arahan-arahan yang kerap digunakan.
Formatting Toolbar ikon pintas arahan-arahan berkaitan dengan format. Formula bar menunjukkan kandungan sel aktif. Rujukan sel menunjukkan lokasi sel aktif.
Standard Toolbar shortcut icons for regularly used commands. Formatting Toolbar shortcut icons for commands related to formatting. Formula bar shows the content of the active cell. Cell Reference shows the address of the active cell.
E. F. G. H. I. J. K.
Skrol Bar Menegak- bergerak ke atas atau ke bawah.
Skrol Bar Melintang untuk bergerak ke kiri atau ke kanan. Helaian Lembaran helaian lembaran kerja. Lajur (A,B,C,D.) & Baris (1,2,3,4).
Vertical Scroll Bar to move the screen up and down.
Horizontal Scroll Bar to move the screen left and right. Sheet tabs shows the sheets available for work. Columns (A,B,C,D.) & Rows (1,2,3,4). Active cell the cell currently being used.
A
Sel Aktif Sel yang sedang digunakan.
B D F K J E
G J
H I
21
Notes
Nota
Typing in text and numbers
MEMASUKKAN TEKS DAN NOMBOR
Klik sel untuk memasukkan teks dan nombor seperti di bawah.
Click the cell to insert the following text and numbers.

A1 Rekod Kutipan Yuran Kelab Komputer A3 Kumpulan Pelajar B3 Januari C3 Februari D3 Mac A4 Tahun 3 A5 Tahun 4 A6 Tahun 5 A7 Tahun 6
Teks dalam A1 melimpah ke selsel di sebelahnya.
Text in A1 overflow to the neighbouring cells.

Teks A3 tersorok di belakang B3. Text in A3 is hidden behind B3.
Anda boleh juga menekan Enter untuk bergerak satu sel ke bawah.
You can also press the Enter key to move to the cell below.
Tab untuk bergerak satu sel ke kanan.
The Tab key will move the cell one step to the right.
When the text typed is longer than the size of the cell, it will overflow to the next cell. Example: The text in A1.
Apabila teks yang dimasukkan melebihi saiz sel, ianya akan melimpah ke sel di sebelahnya. Contohnya teks di dalam A1.
If the cell next to it already has content like A3 and B3, the text in A3 will be hidden.
Jika sel di sebelahnya mempunyai teks seperti A3 dan B3, teks di sel A3 akan di sorokkan.
22
Notes
Nota
Kita perlu membesarkan lajur untuk memaparkan keseluruhan teks.
We need to increase the size of the column to display all the text.
Bring the mouse pointer to the border of column A and B. It will change into a resizing arrow. Click and drag to increase the column size.
Selepas memasukkan teks, kita masukkan pula nombor-nombor yang berkaitan.
Letak anak panah tetikus di sempadan lajur A dan B, Ia bertukar menjadi anak panah 2 mata ini. Tekan dan seret untuk membesarkan lajur.
After we type in the text, we will now put in the relevant numbers.
Observe that the numbers we type are automatically arranged on the right side of the cells, while the text is arranged on the left side.
Perhatikan nombor secara automatik akan disusun di sebelah kanan sel sementara teks di sebelah kiri.
23
Notes
Nota
Calculations using Excel
PENGIRAAN MENGGUNAKAN EXCEL
Di dalam Excel, pengiraan dapat dilakukan menggunakan formula atau Function yang disediakan.
In Excel, calculations can be done using formulas or functions.
Excel ada peraturan tertentu dalam pembuatan formula pengiraan.
Excel has certain rules in typing a calculation formula.

1. 2. Mulakan dengan simbol =.
Start by typing the symbol =.

Gunakan alamat sel di dalam pengiraan. Contoh : = B4+C4+D4
Use cell addresses in the formula. Example: =B4+C4+D4

Penggunaan alamat sel di dalam pengiraan memudahkan kemaskini data dilakukan.
It is easy to update data with the usage of cell address for calculation.
When a number in a cell change, the results of the calculation that reference that cell will be automatically updated as well.
Apabila nombor dalam sel berubah, keputusan kiraan yang melibatkan sel tersebut juga akan dikemaskinikan secara automatik.
3. 4.
Pastikan tiada ruang di antara aksara.
Make sure you do not leave any space between the characters.
Simbol-simbol yang digunakan dalam operasi Matematik dalam Excel adalah:
The symbols used in a Mathematical operation in Excel are: + campur / addition tolak / substraction / bahagi / division * darab / multiplication Press Enter to accept formula.
5. 6.
Tekan Enter untuk menerima formula. Keputusan akan dipaparkan di dalam sel di mana formula ditaip.
Results will be displayed in the cell where the formula was created.
24
Notes
Nota
Mari kita kira jumlah kutipan Yuran untuk Januari hingga Mac.
Let us calculate the fees collected from January to March.

i. ii.
Tekan Enter.
Type in the formula.
Taipkan formula.
Press Enter.
The Formula Bar will show the formula while the cell will display the result.
Formula bar menunjukkan formula kiraan. Sel menunjukkan hasil kiraan.
To calculate the collection for students in Year 4, 5 and 6, we can use the AutoFill technique to get the results automatically.
i. Gerakkan tetikus ke bucu kanan bawah sel E4, penunjuk menjadi +, tekan dan tarik ke bawah sehingga E8.
Untuk mengira kutipan pelajar Tahun 4,5 dan 6, kita boleh gunakan teknik AutoFill untuk mendapatkan hasil kiraan secara automatik.
Move the mouse pointer to the bottom right corner of cell E4, the arrow turns into +. Click and drag down the arrow until E8.
ii.
Alamat sel dalam formula akan berubah mengikut arah AutoFill (ke bawah atau ke kanan).
The cell address in the formula will change according to the AutoFill direction (downward or to the right).
Anak panah AutoFill AutoFill Arrow
25
Notes
Nota
Penjumlahan juga boleh dilakukan menggunakan ikon AutoSum yang terletak di Standard Toolbar.
Summation can also be done using the icon AutoSum the Standard Toolbar.
i. Klik sel B8. Klik ikon
located on
Click cell B8. Click the AutoSum icon twice.

Klik 2 kali.
dua kali.
Click twice.
Function SUM digunakan secara automatik untuk jumlah.
Excel uses the function SUM to calculate the total automatically.
You can use AutoFill to copy Function to C8 till E8.
Anda boleh gunakan AutoFill untuk menyalin Function ke C8 hingga E8.
Formatting text, numbers and cells
NOMBOR MEMFORMAT TEKS, NOMBOR DAN SEL
Text, numbers and cells can be formatted to make our document easier to understand and interesting.
Memformat Memformat Teks Pilih sel yang hendak diformat dan klik ikon yang berkaitan pada Formatting Toolbar.
Teks, nombor dan sel boleh diformatkan untuk menjadikan dokumen lebih mudah difahami dan menarik.
Formatting Text
Select the cells you want to format and click on the relevant icon on the Formatting Toolbar.
26
Notes
Nota
Teknik memilih / Choosing technique: Tekan dan tarik Klik sel pertama dan tarik hingga sel terakhir.
Click and drag Click on the first cell and dragged to the last cell.
Guna kekunci Shift Klik sel pertama, tekan Shift (jangan lepaskan), klik sel terakhir. Lepaskan Shift.
Using the Shift Key Click on the first cell and press the Shift key. Then click on the last cell before letting go the Shift key.
i. ii. iii.
Pilih A1 hingga E1. Select cells A1 till E1. Klik (Bold) untuk menjadikan tulisan lebih tebal. Click the Bold icon to make the font thicker. Klik (Merge and Center) untuk meletak teks di tengah antara lajur A hingga E. Pilih B3 hingga E3. Klik
iv. v.
Click the Merge and Center icon to centralize the text between column A and E. Select cells B3 till E3.
Click the Center icon to centralize the text in their individual cells.
(Center) untuk meletak teks di tengah sel masing-masing.
27
Notes
Nota
Formatting numbers
MEMFORMAT NOMBOR
Select the cells you want to format and click on the relevant icon on the Formatting Toolbar.
Tanda matawang. Tanda , selepas tiap 3 digit.
Pilih sel yang hendak diformat dan klik ikon yang berkaitan pada Formatting Toolbar.
Insert the $ sign.
Add a comma after 3 digits.
Darab nilai sel dengan 100 dan masukkan tanda %.
Multiple the cell content by 100 and insert the % symbol.
Tambah digit lepas titik perpuluhan.
Add the digit after decimal points.
Kurangkan digit lepas titik perpuluhan.
Reduce the digit after decimal point.
i. ii.
Pilih sel B4 hingga E8.
Select cells B4 till E8.
Klik ikon (Increase Decimal) 2 kali untuk mendapatkan 2 titik perpuluhan.
Click the Increase Decimal icon twice to get 2 decimal points.
To get other number formats, click the Format menu
Untuk mendapatkan format nombor lain, klik menu Format
Cells.
Cells.
28
Notes
Nota
The Format Cells dialog box will be displayed. Under the Number tab you can choose the appropriate category and format for your numbers.
Kotak dialog Format Cells dipaparkan. Bawah tab Number anda boleh pilih kategori dan format untuk nombor yang bersesuaian.
Formatting Cells
MEMFORMAT SEL
Sel boleh diberikan warna dan garis sisi yang berbeza-beza mengikut pilihan anda.
You can color your cells and give it different border styles.
Ikon Border untuk menggariskan sisi sel.
Border icon is used to line the cells.
Fill icon is used to colour the cells.
Ikon Fill untuk mewarnakan sel.
29
Notes
Nota
i. ii.
Pilih A3 hingga E8.
Select A3 till E8.
Klik ikon Border dan pilih (All Border) untuk memberi garisan pada kesemua sisi sel.
Click the Border icon and click the All Border icon to line all the cells borders.
iii.
Pilih E3 hingga E8 dan A8 hingga D8.
Select E3 till E8 and A8 till D8.
Memilih 2 kawasan berbeza:
Choosing from 2 different places:

Tekan Ctrl (jangan lepaskan).
Choose the first set of cells by clicking and dragging. Press Ctrl key (dont let go)
Klik dan tarik untuk pilih kawasan pertama.
Klik dan tarik untuk pilih kawasan kedua. Choose the second set of cells by clicking and dragging. Lepaskan Ctrl.
Release the Ctrl key.
iv. v.
Klik ikon Fill dan pilih warna kuning. Klik mana-mana sel lain untuk menghilangkan kesan pilihan.
Click the Fill icon and click Yellow. Click any other cells to deselect.
30
Notes
Nota
For a variety of border choices (like thin line for the top and thick line for the bottom):
i. ii. Klik menu Format
Untuk pilihan lebih banyak dalam memilih sisi sel (seperti garisan nipis di sisi atas dan garisan tebal di sisi bawah):
Pilih tab Border. Click on the Border tab.
Click the Format menu
Cells.
Cells.
For variety of cell fill colors:

i. Klik menu Format Pilih tab Pattern. ii.
Untuk pilihan lebih banyak dalam memilih warna sel:
Click the Format menu Click the Pattern Tab.
Cells.
Cells.
31
Notes
Nota
Setting the Print Area
MENETAPKAN KAWASAN CETAKAN
Apabila kita hendak mencetak dokumen, kita perlu tetapkan dulu kawasan cetakan kita.
When we want to print our work, we should first set the print area.
Caranya: i.
The method:
Pilih semua sel yang hendak dicetak. Klik menu File
ii.
Select all the cells you want to print. Click the File menu
Print Area
Print Area
Set Print Area .
Set Print Area.
Print Preview
PRAPANDANG CETAKAN
Selepas kawasan cetakan ditetapkan, prapandang dokumen yang hendak dicetak.
After we have set the Print Area, we should Print Preview our work to avoid mistakes.
32
Notes
Nota
Caranya :
The method:
Print Preview atau klik ikon
Click on the File menu the Standard Toolbar.
Klik menu File
Print Preview or click on the Print Preview icon on
pada Standard Toolbar.
Contoh cetakan akan ditunjukkan.
Sample of printout is shown.
Bilangan mukasurat yang akan dicetak.
Number of pages will be printed.
Setting up the Page
Menetapkan orientasi dokumen. Setting the document orientation. i.
From the Print Preview screen, click the Setup button.

ii. Klik tab Page.
Dari skrin prapandang cetakan klik butang
Click the Page tab.
33
Notes
iii. Klik landscape untuk cetak secara mendatar.
Nota
Click Landscape to print horizontally.

iv.
Mengecil atau membesarkan saiz cetakan.
Adjust the percentage to increase or decrease the size of the printout.

v. Tetapkan saiz kertas.
Set the paper size.
Printing the document

i. Dari skrin prapandang cetakan klik butang .
MENCETAK DOKUMEN
From the Print Preview screen, click the Print button.
34
Notes
Nota
ii.
Kotak dialog Print akan dipaparkan.
The Print dialog box will be displayed.

Pastikan nama Printer yang disambungkan.
Make sure the right printer is connected.
State the number of copies you want.
Bilangan salinan dokumen hendak dicetak.
Click OK to send the document to the Printer.
iii.
Klik OK untuk menghantar dokumen ke Pencetak.
Be careful when you click the Print icon on the Standard Toolbar. It does not allow you to Print Preview your document, set up the page and set number of copies to be printed.
, kerana ianya akan BerhatiBerhati-hati apabila anda klik terus ikon Print mencetak dokumen tanpa prapandang dan anda tidak boleh menetapkan Page Setup dan jumlah salinan yang diperlukan.
35
Notes
Nota
What is MS PowerPoint?
POWERPOINT? APA ITU MS POWERPOINT?
Perisian MS PowerPoint digunakan untuk mencipta slaid persembahan di mana kita boleh memaparkan gambar-gambar, objek-objek dan tulisan dengan pelbagai gaya dan warna. Kita juga boleh mengaplikasikan bunyi dan animasi ke atas persembahan kita supaya nampak lebih menarik dan canggih.
MS PowerPoint software is used to create slides for presentation purposes. We can insert pictures, objects and texts in various styles. We can also apply sound and special effects to our slide show to make it interesting and exciting.
Memulakan Program MS PowerPoint: i.
Starting the MS PowerPoint program:

Klik butang Start
Atau / Or ii. Klik butang Start All Programs program PowerPoint. Click Start All Programs PowerPoint.
Click Start
PowerPoint.
program PowerPoint.
Klik ikon PowerPoint. Click on PowerPoint icon.
36
Notes
Nota
MS PowerPoint Screen
Kenal pasti yang berikut:
A B C D E
SKRIN MS POWERPOINT
Identify the items below:
Program Bar menunjukkan program yang sedang digunakan.
Program Bar Shows the current program being used. Menu Bar Menu where commands are placed.
Menu Bar Menu di mana arahan disimpan.
Formatting Toolbar ikon pintas arahan-arahan berkaitan dengan format. Kotak Teks Lokasi yang disediakan oleh PowerPoint untuk memasukkan teks. Slide views Menunjukkan ikon pintas ke pandangan slaid yang berbeza. Tab Outline & Slide Menunjukkan slaid mini atau teks dari slaid. Slaid Kawasan kerja dalam PowerPoint. Slide The working area in PowerPoint. Panel Nota Lokasi teks ucapan berkaitan setiap slaid ditulis.
Standard Toolbar Shortcut icons for regularly used commands.
Standard Toolbar ikon pintas arahan-arahan yang kerap digunakan.
Formatting Toolbar Shortcut icons for commands related to formatting.
F G H I
Text Box placeholders The location prepared by PowerPoint for you to type your text. Slide views Icons that control the different views of slides.
Outline & Slide tabs Shows the slides miniatures or the texts from the slides.
Notes Panel The location where the speech regarding each slide is written.
A B D G H
F I
37
Notes
Nota
Editing text
MENYUNTING TEKS
Kita boleh memasukkan teks ke kotak teks yang disediakan. Klik di mana ada Click to add title atau Click to add subtitle dan taipkan teks anda.
We can put in our text in the text box displayed. Just click where it says Click to add title or Click to add subtitle and type your own text.
The text can be formatted according to the presentation type.
Teks yang ada boleh diformatkan mengikut kesesuaian persembahan.
Pilih teks dan klik ikon yang bersesuaian pada Toolbar Formatting.
Select the text and click the appropriate icon on the Formatting Toolbar.
38
Notes
Nota
Inserting new slide
MEMASUKKAN SLAID BARU
We can insert a new slide anytime. When the command is given, the new slide will be inserted after the current slide.
Caranya:
Kita boleh memasukkan slaid baru pada bila-bila masa. Apabila arahan ini diberi, slaid baru akan dimasukkan selepas slaid yang terpapar pada skrin.
The method:
Klik ikon pada Standard Toolbar.
i. ii.
Click the New Slide icon on the Standard Toolbar.
Slaid baru dimasukkan. Anda boleh masukkan teks atau tukar tataletak slaid ke tataletak lain.
A new slide is inserted. You can type in the text in the text box or choose a different layout.
Sebaiknya kita senaraikan tajuk-tajuk yang kita hendak sampaikan supaya kita dapat anggarkan jumlah slaid yang hendak digunakan dan tataletaknya.
It is best if we list down the topics that we want to present so we can know the number of slides to use and their layout.
Changing Changing the slide layout

Kita boleh menukar tataletak slaid mengikut keperluan kita samada hendak memasukkan teks sahaja ke dalam slaid atau objek-objek lain seperti Clip Art atau jadual.
MENUKAR TATALETAK SLAID
We can change the slide layout to suit our needs. We can choose to insert text only or other objects such as Clip Art or table to the slide.
39
Notes
Nota
Caranya:
The method:
i. Pada Task Pane tukarkan kategorinya kepada Slide Layout.
On the Task Pane , change the category to Slide Layout.

ii. Klik tataletak yang dikehendaki dalam senarai.
Click the required layout from the list.
iii.
You can move the vertical scroll bar to view the layout that is being offered.
Anda boleh gerakkan skrol bar menegak untuk melihat tataletak yang ditawarkan.
40
Notes
Nota
iv.
Klik kotak teks untuk memasukkan teks dan anda boleh klik objek yang hendak dimasukkan di kotak sebelah kanan. Contohnya: Clip Art.
Click the text box to insert the text. Click the object you want to insert in the right box. Example: Clip Art.
Now try to insert a few new slides with a variety of layout.

SoalanSoalan-soalan yang perlu dipertimbangkan:
Sekarang cuba masukkan beberapa slaid baru dengan pelbagai reka letak.
Things that need to be considered:
Apakah tajuk yang akan disampaikan?
What are the topics you will talk about?

Berapa slaid diperlukan?
How many slides would you need?

Apakah tataletak yang hendak digunakan?
What are the layouts you want to use?
Inserting images from picture files
MEMASUKKAN IMEJ DARI FAIL GAMBAR
Untuk menyampaikan mesej yang lebih jelas adakalanya, kita perlu memasukkan gambar dari fail yang telah disimpan di lokasi lain.
To deliver a clearer message, at times we need to insert a picture located elsewhere in our computer.
41
Notes
Nota
Fail gambar yang boleh dimasukkan ke PowerPoint biasanya dalam format .jpg (JPEG) , .tif (TIFF) , .bmp (bitmap) dan .gif (GIF).
The picture files inserted into PowerPoint are usually in JPEG, TIFF, bitmap or GIF format.
Caranya: i.
The method:
Tunjukkan slaid di mana gambar hendak dimasukkan. Klik menu Insert
ii. iii.
Show the slides where the picture will be inserted. Click the Insert menu
Picture
Kotak dialog Insert Picture akan dipaparkan.
Picture
From File.
From File.
The Insert Picture dialog box will be displayed.
iv.
Anda perlu mencari dan klik fail gambar yang dikehendaki.
You need to locate and click the picture file you want.
v.
Click Insert to put the picture into the slide.
Klik Insert untuk memasukkan gambar dalam slaid.
42
Notes
Nota
Hasilnya:
The result:
The pictures size can be adjusted. Click on any of the points at the side or corner of the picture and your mouse pointer will turn into a resizing arrow. Just click and drag to enlarge or reduce the size of the picture.
Saiz gambar boleh diubahsuai. Klik pada mana-mana titik di sisi dan bucu gambar untuk membesar atau mengecilkan gambar.
MENAMBAH LUKISAN DALAM SLAID
Adding drawings into the slide
i. ii.
Klik ikon AutoShape pada Drawing Toolbar.
Pilih Basic Shape untuk mendapatkan bentuk-bentuk asas dan klik lukisan yang diperlukan.
Click the AutoShape icon on the Drawing Toolbar.
Click Basic Shape to choose the object you wish to draw.
43
Notes
Nota
iii.
Tekan dan tarik penunjuk dalam slaid untuk melukis imej. Tekan kekunci Shift semasa melukis untuk mengawal bentuk lukisan. Contohnya untuk menghasilkan bulatan dan segiempat sama.
Click and drag the mouse pointer on the slide to draw the object. Press the Shift key if you want your drawing to be proportionate. Example if you wish to draw a perfect circle or square.
Jika anda tidak menekan Shift pada keyboard semasa melukis bulatan, gambar boleh menjadi bujur.
If you didnt press the Shift key while drawing a circle, the picture may become an oval instead.
iv.
Ciri lukisan boleh ditukar menggunakan ikon-ikon berikut yang terletak pada Drawing Toolbar.
The drawing properties can be changed using the icons on the Drawing Toolbar.
Font color
Warna teks Stail garisan
Line style
Kesan bayang-bayang
Shadow effect
Warna dalam lukisan
Fill color
Kesan 3D
3D effect
Warna garisan keliling lukisan Ketebalan garisan Jenis anak panah
Line color
Line thickness
Arrow types
The result:
Hasilnya: Hasilnya:
44
Notes
Nota
Slide Background
LATAR BELAKANG SLAID
Latar belakang slaid boleh ditukar mengikut kemahuan kita dari pelbagai latar belakang yang ditawarkan oleh PowerPoint.
We can change the slide background by choosing from the various designs that PowerPoint has to offer.
Klik tajuk Task Pane dan tukarkan kepada Slide Design Template.
i.
Design
Click on the Task Pane category and change it to Slide Design Design Template.
ii. Pelbagai latar belakang ditawarkan kepada kita untuk dipilih.
iii.
Klik pada latar belakang yang kita kehendaki dan ianya akan diaplikasikan ke seluruh persembahan.
Multitude of designs for us to choose from.
Click on the design we like and it will be applied to the whole presentation.
Hasilnya / The result:
45
Notes
Nota
KESAN ANIMASI
Animation Effects
Untuk lebih menarik perhatian penonton kepada persembahan kita, kita boleh masukkan kesan animasi kepada objek dalam slaid.
To attract the attention of the audience, we could add animation effects to the objects in our slides. The method:
ii. iii. Caranya:
i.
Klik objek yang hendak dianimasikan. Contohnya tajuk slaid. Klik Slide Show Klik Add Effect
Click on the object to be animated. Example the slide title. Click Slide Show Click Add Effect
Custom Animation. Entrance
Custom Animation.
Fly In.
Entrance
Fly In.
iv.
You can set the direction of the text entrance.
Anda boleh tetapkan arah kemasukan objek.
46
Notes
Nota
v.
Anda boleh tetapkan kelajuan objek memasuki slaid.
You can set the speed of the effect.

vi.
You can click Play to view the animation effects.

vii.
Anda juga boleh tekan Play untuk melihat kesan animasi pada slaid berkali-kali.
Prapandang kesan animasi akan dipaparkan terus selepas setiap opsyen dipilih jika AutoPreview terpilih.
The animation effects will play by itself after the selection has been set if the AutoPreview is selected.
viii. Panel Task Pane akan menyenaraikan objek dan kesan animasi yang telah dipilih.
All the effects chosen will be listed in the Task Pane.

ix. Objek pada slaid diberikan nombor untuk menunjukkan susunan kesan animasi.
The objects in the slide will be assigned numbers to show the sequence of the animation.
47
Notes
Nota
Slide Show
PERSEMBAHAN SLAID
Selepas kita menyiapkan slaid-slaid yang ada tibalah masa untuk melihat persembahan slaid. i. ii. Klik menu Slide Show pada keyboard.
After we have prepared all the slides, it is time to view the slide show.
View Show atau tekan sahaja kekunci F5
Seluruh skrin monitor akan menunjukkan slaid satu persatu. Kita perlu klik untuk menggerakkan slaid.
Click on the Slide Show menu
View Show or simply press F5.
The slides will be displayed fully on the monitors screen. We have to click the mouse to move the slides.
Rearranging the slides

Selepas melihat perjalanan slaid kita mungkin ingin menukar susunan slaid.
MENYUSUN SLAID
After viewing the slide show, we might want to rearrange the slides.
48
Notes
Nota
i.
Klik menu View_ Slide Sorter.
Click the View menu _ Slide Sorter.
ii. iii.
Kemudian paparan skrin akan bertukar menunjukkan slaid-slaid kecil dalam turutannya. Untuk menukar kedudukan slaid, anda hanya perlu klik dan seret slaid berkenaan ke lokasi yang baru.
The screen will change to Slide Sorter view.
To rearrange the slides, just click and drag the chosen slide to its new location.
49
Notes
Nota
Print Preview
PRAPANDANG CETAKAN
PowerPoint offers a selection of printouts that can be seen in the Print Preview screen.
PowerPoint memberi kita beberapa opsyen bahan cetakan yang mana setiap satunya boleh dilihat dalam Print Preview.
Kotak Print What : membolehkan kita melihat prapandang opsyen cetakan lain.
The Print What list allows us to preview the other printing options.
i.
Klik menu File
Click the File menu
Print Preview.
Print Preview.
ii. Berdasarkan pilihan yang dibuat dalam Print What: Skrin Print Preview akan berubah.
Based on the selection made in the Print What list, the Print Preview screen will change.
50
Notes
Nota
Contohnya : Skrin untuk Handouts (6 slides per page).
Example:
The screen for Handouts (6 slides per page).
The screen for Handouts (3 slides per page).
Skrin untuk Handouts (3 slides per page).
51
Notes
Nota
Slides Printing Slides
MENCETAK SLAID
Setelah kita melihat prapandang bahan cetakan, kita boleh menghantar slaid ke pencetak.
Once we have seen the print preview, we can send the slides for printing.
i. ii. Klik ikon dalam skrin Print Preview.
Kotak dialog Print terpapar.
Click the Print icon in the Print Preview screen. The Print dialog box will be displayed.
Pilihan cetakan nombor slaid yang akan dicetak.
The slides that will be printed.

Opsyen jenis cetakan.
The printout options.
Opsyen warna cetakan.
The printout color options

Klik OK untuk menghantar slaid ke pencetak.
Click Ok to send the slides to the printer.
52

Modul 2 Pengenala Kepada Microsoft Office

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Modul 2 Pengenala Kepada Microsoft Office

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MODUL 2

PENGENALAN KEPADA MICROSOFT WORD, EXCEL DAN POWERPOINT

MENETAPKAN KAWASAN CETAKAN

MS Word Screen Opening File

MENETAPKAN PAGE SETUP

Text Navigation Selecting Text

Setting Up The Page

Printing The Document

Formatting Text Moving Text

Copying Text Saving File

MENYIMPAN FAIL MEMASUKKAN SIMBOL

MS PowerPoint Screen Editing Text

APA ITU MS POWERPOINT?

Inserting Symbols List Making

MENUKAR TATALETAK SLAID

Inserting New Slide

MEMASUKKAN SLAID BARU

Changing the Slide Layout

MENETAPKAN PAGE SETUP

Inserting Image from A Picture File

MEMASUKKAN IMEJ DARI FAIL GAMBAR

Adding Drawings into Slide

Slide Background Animation Effects

PERSEMBAHAN SLAID MENYUSUN SLAID

APA ITU MS EXCEL?

PRAPANDANG CETAKAN MENCETAK SLAID

Rearranging the Slides Print Preview

Typing In Text & Numbers Calculations Using Excel

MEMASUKKAN TEKS & NOMBOR PENGIRAAN MENGGUNAKAN EXCEL

Copyright Maxis Communications Berhad 2009

Word? What is MS Word?

APA ITU MS WORD?

Klik START dan klik MS Word.

Click START and click MS Word Or click START

Copyright Maxis Communications Berhad 2009

Identify the items below:

Bar Program menunjukkan program yang sedang digunakan.

Toolbar Standard ikon pintas arahan-arahan yang kerap digunakan.

Toolbar Formatting ikon pintas arahan-arahan berkaitan dengan format.

Butang Tutup menutup perisian MS Word.

Horizontal Scroll Bar moves the screen left and right.

Copyright Maxis Communications Berhad 2009

Klik menu File dan pilih opsyen Open

Click the File Menu and click the option Open

Copyright Maxis Communications Berhad 2009

Kotak dialog Open akan dipaparkan.

The Open dialog box is shown.

Shortcuts to the displayed folder location

Ikon pintas ke folder yang ditunjukkan

Click the file that you need and click Open.

NAVIG NAVIGASI TEKS

Where do you want to go?

Lokasi dalam dokumen Ke penghujung baris Ke permulaan baris

Location in the document

The Method Press the End key.

Tekan kekunci Home.

Press the Home key.

Press the Ctrl and Home key together.

Tekan kekunci Ctrl + Home.

Press the Ctrl and End key together.

Copyright Maxis Communications Berhad 2009

Location in the document

Teks dipilih supaya arahan dapat dilaksanakan ke atasnya.

Texts are selected in order for commands to be carried out on it.