PDF - Taklimat PP Tps KPM - Aiman (Full Version Latest Nov 2021)

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP):
PENGURUSAN STOR KERAJAAN
TATACARA PENGURUSAN STOR (TPS)

Bahagian Pengurusan Aset, KPM
Updated Version: Jun 2021 – by aiman

http://ppp.treasury.gov.my
http://ppp.treasury.gov.my
TATACARA PENGURUSAN STOR
AM 6.1 – Pendahuluan
AM 6.2 – Penerimaan
AM 6.3 – Merekod Stok
AM 6.4 - Penyimpanan
AM 6.5 - Pengeluaran
AM 6.6 - Pemeriksaan
AM 6.7 - Keselamatan dan Kebersihan
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
AM 6.10 - Kehilangan dan Hapus Kira
Tujuan
TPS bertujuan untuk menguruskan stok
yang meliputi Penerimaan, Merekod,
Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan,
Keselamatan, Kebersihan, Pelupusan,
Kehilangan dan Hapus Kira.
5
Definisi Stor & Stok
STOR STOK
Tempat melaksanakan :
i. Penerimaan;
ii. Perekodan; Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan atau
iii. Penyimpanan; untuk digunakan terus untuk tujuan operasi atau
iv. Penyelenggaraan; penyelenggaraan.
v. Pengendalian; dan
vi. Pengeluaran STOK.
Contoh Stok
Bekalan
Ubat-ubatan Alat Ganti Makmal
Pejabat
Dapur Sukan Pertanian

Kategori Stok
Bagi menentukan kategori / sub-

kategori / jenis stok sebelum
pendaftaran dilakukan Kementerian /
Jabatan / PTJ hendaklah menyemak
maklumat tersebut melalui laman
sesawang
http://knowledgebase.treasury.gov.my
/knowledgebase/
Pelantikan Pegawai Stor
- Dilantik oleh Ketua Jabatan

- Gred PT/PO 19
- 1 orang sahaja
- Layak diberikan Elaun Pegawai
Stor tertakluk kepada kelulusan
(Pekeliling Perkhidmatan Bil.8
Tahun 1999)
Kategori Stor Kerajaan
Stor di Kementerian/ Ibu Pejabat Jabatan yang

menyedia, mengurus dan membekal stok secara
berpusat kepada semua Stor Utama dan Stor Unit
Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Pusat Jabatan

Penjara dan Stor Pusat Jabatan Imigresen
Menyedia, mengurus dan membekal barang kepada

Stor Unit dan pelanggan akhir
Di setiap PTJ hendaklah mempunyai satu (1) Stor

Utama sahaja yang boleh dibahagikan mengikut
bahagian/ cawangan/ sektor
12
Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang

untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi
tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan
akhir
Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor

Pusat dan Stor Utama serta tidak membuat perolehan
sendiri.
13
STOR PUSAT STOR UTAMA

Stor
Unit
Stor
Unit
Pembekal Stor
Unit
Contoh Stor: Contoh Stor: Contoh Stor:

Bahagian / JPN / Sekolah Bukan
KPM tiada stor
PPD / Sekolah PTJ
pusat
PTJ
14
Objektif Pengurusan Stor
Pengurusan Stor
• Stok sentiasa ada
• Menepati kehendak
pelanggan
Kawalan Stok
• Stok boleh diguna
• Kaedah penjagaan &
penyelenggaraan yang sempurna
Fungsi Stor
Terima
▪ Menerima barang dipesan
▪ Mengesah dan memperakukan barang diterima
Simpan Stok
▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan
▪ Mengoptimumkan ruang stor
Penjagaan
▪ Jaga & selenggara stok dengan baik
▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan
Pengeluaran ▪ Mengeluarkan stok ikut keperluan pelanggan

▪ Selenggara rekod setiap transaksi
Perancangan
▪ Rancang & urus penokokan stok
▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan
Fungsi Stor
Pembungkusan
▪ Menguruskan pembungkusan dan hantar stok
kepada pelanggan
Pemeriksaan
▪ Periksa stok dalam simpanan
▪ Kenalpasti stok usang/rosak/luput/perselisihan dll
3K ▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & keceriaan
▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan

Pelupusan ▪ Stok usang/obsolete, rosak, expired, melebihi
keperluan & elak pembaziran ruang simpan
Hapuskira
▪ Dilaksanakan mengikut peraturan
▪ Untuk stok yang hilang
Faedah Pengurusan Kawalan Stok
Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat

dipenuhi
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang

terikat dalam bentuk stok
Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan

usang dapat dikurangkan
Ruang simpanan dapat dioptimumkan
18
Katalog Stok
Senarai stok dalam pegangan yang mengandungi

maklumat-maklumat mengenai nombor kod, perihal barang,
unit pengukuran dan harga
Rujuk kepada laman sesawang

http://knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/
untuk mendapatkan maklumat bagi penyediaan katalog
barang-barang
Katalog disediakan oleh semua stor :

Diedarkan kepada pengguna bagi tujuan permohonan stok
Menyeragamkan stok supaya bilangan penjenisan stok

yang fungsinya sama dapat dikurangkan
19
Kumpulan Stok
Dilaksanakan oleh semua Stor
Kumpulan A mengandungi 30 % daripada stok yang

disimpan dan mempunyai nilai pembelian tahunan
Kumpulan Stok
tertinggi
Kumpulan B mengandungi 70 % bakinya
Kajian semula pembahagian kumpulan dibuat pada setiap

awal tahun
Tumpuan lebih diberi kepada stok Kump. A untuk elak

stok bernilai tinggi disimpan secara berlebihan
Paras Stok
Paras Stok Jumlah stok yang perlu disimpan pada
satu-satu masa & ditentukan seperti berikut:-
Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi
(3 bulan penggunaan)
Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok

Paras Minimum – kuantiti stok terendah

Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12

bulan terakhir
Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras

- Ditentukan oleh Ketua Jabatan mengikut
keperluan dan kesesusaian
Prestasi Stor
Kadar Pusingan Stok
• Pengiraan secara tahunan
• Perlu capai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan
• Lebih tinggi lebih bagus
• Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obsolete)
Paras Simpanan
• Petunjuk pengurusan stor yang baik adalah stor yang
menyimpan stok tidak melebihi paras yang ditetapkan.
• Kecuali stok keperluan darurat spt vaksin.
Paras Perkhidmatan
• Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor
yang mencapai paras perkhidmatan yang baik
Tatacara Pengurusan Stor
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Penerimaan
▪ Stok yang diterima menepati spesifikasi
Objektif ▪ Kualiti / Kuantiti ikut pesanan
▪ Memastikan barang stor diterima dengan baik,
sempurna dan selamat untuk digunakan
Pelantikan ▪ Tanggungjawab Ketua Jabatan.

Pegawai ▪ Bagi barang teknikal, pegawai penerima
Penerima hendaklah ada kemahiran mengenainya
Tugas Pegawai
▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk
terima dan sahkan stok yang diperolehi
Penerima
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
Peraturan Penerimaan
Semua barang perlu diterima melalui stor
Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan

dengan teliti supaya menepati spesifikasi yang ditetapkan
Bagi barang-barang teknikal, hendaklah dilakukan oleh

pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan
Patuhi langkah-langkah yang telah ditetapkan

Langkah-langkah Penerimaan
Semak butiran Periksa Terima –

Sahkan
(LO/ Inbois/ Nota (kira / ukur / KEW.PS-1 (BTB)
Penerimaan*
serahan dll ) timbang / uji)
Manual
Penggunaan dan KEW.PS-2 hantar
Tolak –
Penyelenggaraan semula kepada
KEW.PS-2 (BPB)
disertakan pembekal
(jika ada)
▪ *Pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta catatkan “Diterima dengan

syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji” pada nota serahan/ hantaran
▪ KEW.PS-1 – Borang Terimaan Barang-barang (BTB)
▪ KEW.PS-2 – Borang Penolakan Barang-barang – jika terdapat kerosakan,
kuantiti kurang/ lebih & tidak mematuhi spesifikasi
Pengujian Kualiti
Pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah

menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai
Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara
berikut dipatuhi:
Pengesahan kualiti oleh pengilang/ pembekal;
Sampel barang dihantar ke agensi teknikal

untuk diuji;
Barang-barang yang tidak menepati kualiti
dikembalikan; dan
Menuntut penggantian semula mengikut terma
kontrak
Penerimaan Di Luar Kawasan Stor
Pelaksanaan
dalam situasi
berikut:
28
Barang Dikembalikan oleh Stor
Pemesan
Semua Stor Pengeluar boleh menerima stok yang

dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil
tindakan berikut:
Bagi stok separa guna

Direkodkan semula hendaklah direkod
dalam Kad Daftar Stok dalam borang yang
sebagai stok belum disediakan oleh Stor
guna bagi tujuan kawalan
Keluar-Masuk
29
Pelabelan Barang-barang Diterima
Pegawai Penerima di Stor Pusat

dan Stor Utama hendaklah
melabelkan nombor kod dan nama
barang kepada semua barang yang
diterima atau bekasnya bagi
memudahkan penyimpanan
30
Penerimaan Barang-barang Import
di Tempat Pendaratan
Bungkusan barang tidak mempunyai
tanda rosak atau terusik
Jika terdapat tanda maka hendaklah

dibuka & diperiksa serta merta di hadapan
agen penghantaran atau wakilnya serta
dibandingkan dengan butir-butir yang
terdapat dalam inbois atau nota hantaran/
pembungkusan
Sekiranya berlaku kerosakan/ kehilangan/

tidak cukup bekal ke atas konsainan maka
sijil/ perakuan kerosakan hendaklah
diperolehi daripada pembekal
31
Penerimaan Barang Mudah
Terbakar atau Kimia
Barang-barang
mudah
terbakar atau
kimia perlu
dihantar terus
ke stor makmal
kimia
32
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Merekod Stok
▪ Mengetahui kedudukan stok simpanan
Objektif ▪ Bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat
▪ Mengawal Paras stok
Tempoh Rekod ▪ 2 MINGGU dari Tarikh penerimaan
▪ Pembelian
Apa?
▪ Sewa beli
▪ Hadiah
▪ Pindahan
Daftar? ▪ Kad Daftar Stok KEW.PS-3
Butiran
Maklumat
▪ Diisi dengan lengkap dan tepat
Stok Yang Dibeli Menggunakan
Peruntukan OS42000
• Sekolah yang bertaraf PTJ & bukan bertaraf PTJ
membeli stok menggunakan peruntukan OS42000.
• Tidak perlu didaftarkan dalam KEW.PS-3 dan
KEW.PS-4
• Rujuk surat MOF bertarikh 12 April 2016 berhubung
status pengekelasan stor bukan PTJ/Pusat Kos di
bawah KPM dan Surat BPA,KPM bertarikh 28 April
2021 berhubung perekodan stok menggunakan
peruntukan OS42000.
• Direkod menggunakan format kad petak untuk
tujuan kawalan dalaman
Tatacara Merekod Stok
Terima – Pen Dakwat Merah
Pengeluaran - Pen Dakwat Hitam atau Biru
Kemaskini setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran
Satu Kad Daftar Stok untuk 1 item dengan mengikut nombor

kad yang berturutan
Sediakan Senarai Kad Daftar Stok KEW.PS-4 (asingkan
bagi stok yang mempunyai tarikh luput – didaftarkan di
KEW.PS-6)
Pindaan atau Pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya
pembetulan diperlukan, patuhi arahan berikut:-
a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan
sahaja
b) Angka yang betul ditulis dibahagian atas angka asal
c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor
Penentuan Kumpulan Stok
Senaraikan mengikut pembelian bagi tempoh dua

(2) tahun lepas di dalam Borang Penentuan
Kumpulan Stok KEW.PS-5
30% stok yang mempunyai nilai pembelian tahunan

tertinggi dimasukkan ke dalam Kumpulan A dan
selebihnya, 70% ke dalam Kumpulan B
Rekod Komponen Alat Ganti
yang Masih Boleh Guna
Komponen atau alat ganti
yang diluluskan melalui
proses pelupusan melalui
kaedah tukar ganti
(cannibalize) hendaklah
dimasukkan ke dalam stor
untuk penempatan sementara
sebelum dipasang kepada
peralatan lain yang sama
jenis atau kegunaannya
Satu senarai berasingan

hendaklah disediakan bagi
tujuan rekod
38
Pengemaskinian Rekod
Pergerakan – Paras Stok

aktif/ tidak aktif (setiap awal
(setiap awal tahun) tahun)
Berlaku
perubahan
Kumpulan Stok –
setiap 2 tahun Daftar Lokasi
Penyimpanan
(awal tahun) Stok
Laporan Kedudukan Stok
Ketua Jabatan perlu sediakan Laporan Kedudukan Stok
KEW.PS-14 setiap suku tahun
Ketua Jabatan perlu kemukakan Laporan Kedudukan Stok

KEW.PS-14 kepada Kementerian/ Jabatan untuk Laporan
JKPAK
AM 6.4 – Penyimpanan
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Penyimpanan
Susun Atur
• Ruang digunakan sepenuhnya – faktor keselamatan,
kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan
• Susun atur yang sistematik dan praktik – berjalan lancar,
selamat, mudah dan jimat masa
• Ambil kira faktor pergerakan keluar masuk
• Gunakan rak yang sesuai
• Jarak 50cm dari siling atas faktor keselamatan
Lokasi dan Letakan Stok

• Carta lokasi disediakan dan dikemas kini dan direkodkan di
Kad Daftar Stok
• Amalkan Letakan Stok Tetap. Letakkan Stok Sementara jika :
▪ Stok akan dikeluarkan terus kepada pemesan
▪ Baru diterima dan belum sempat disusun
▪ Ruang terhad (faktor kuantiti, ukuran dan berat)
• Diberikan tanda dan dicatat perihal stok untuk memudahkan
penyimpanan dan pengeluaran
• Dikecualikan dari diwujudkan kod lokasi 42
Penyimpanan
Penyimpanan Stok
• Guna ruang secara optimum

• Susun dengan teratur dan tidak halang kerja-kerja
pemunggahan
• Amalan Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)
• Tempat simpanan ambil kira jenis stok
▪ Bilik hawa dingin utk stok yg perlu suhu rendah;
▪ Bilik bersiling utk kurangkan hawa panas;
▪ Ruang kering dan ada laluan angin utk elak stok
tertentu jadi keras
• Ruang stor perlu dibahagi mengikut seksyen atau kumpulan
barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat Tulis,
Alatan Makmal dan sebagainya
• Lokasi ditentukan mengikut simpanan penyimpanan seperti
Gudang/ Seksyen, Baris, Rak Tingkat, Petak, Lokasi Stok
• Setiap lokasi stok perlu dilabel dengan kod lokasi dan perihal
stok
• Stok yang memerlukan cara simpanan khas hendaklah
dipatuhi / dipenuhi kehendaknya 43
Penyimpanan
Stok Dalam Bungkusan Asal

• Dikekalkan dalam bekasnya
• Label dipastikan boleh dilihat dengan jelas
• Hanya stok yang mempunyai kod dan rupa bentuk yg
sama
Stok Yang Mudah Tercerai

• Dimasukkan dalam bekas yang sama
• Simpan ikut bilangan atau unit untuk memudahkan
pengeluaran
• Stok yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun
dengan kemas
Stok Berharga Dan Menarik

• Tempat selamat dan sentiasa di bawah pengawasan
• Patuhi Arahan Keselamatan
• Pengeluaran oleh pegawai yang diberi kuasa sahaja
44
Penyimpanan
Penyimpanan Dadah Merbahaya, Racun Dan

Bahan Psikotropik
• Patuhi peraturan penyimpanan di bawah Akta Dadah
Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan
Peraturan Bahan Psikotropik 1989
Penyimpanan Stok Unsur Keselamatan

• Senjata atau peta-peta
• Patuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan
Stok Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan

Lembap
• Simpan ditempat bersesuaian (bilik hawa dingin / bilik
nyah lembapan)
45
Penyimpanan
Stok Tahan Pada Cuaca Panas Dan Hujan
• Tahan panas atau hujan dan sukar dialih
• Simpan ditempat lapang dan berpagar
STOK BARANG-BARANG BERAT

• Pada rak paling bawah
• Ambil kira faktor berikut waktu simpanan
▪ MDKD
▪ Elak paling bawah ditindih dengan stok
berat
▪ Mudahkan urusan kiraan, pemeriksaan
dan verifikasi
• Alas dengan palet, belantan atau landasan
46
Penyimpanan
Stok Bertarikh Luput

• Pembekal perlu label tarikh luput (catat pada bekas/kotak
supaya mudah dilihat)
• Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)
• Senarai stok bertarikh luput (KEW.PS-6) disediakan oleh
Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput
dalam bulan yang sama
• KEW.PS-6 dikemaskini enam bulan sebelum tamat tarikh luput
• Jika tidak dapat dihabiskan perlu ambil tindakan berikut:
▪ Maklumkan kepada Stor Pusat/ Utama untuk agih
kepada stor lain
▪ Laksanakan pengeluaran bagi tujuan yang berkaitan
spt latihan, pembangunan dll
▪ Pulangkan kepada pembekal (rujuk perjanjian jika
ada)
▪ Laksana pelupusan
47
Penyimpanan
Stok Bahan Kimia dan Mudah Terbakar
• Melabel bekas “BAHAYA”, “MUDAH TERBAKAR” “MUDAH
PECAH”
• Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)
• Senarai stok bertarikh luput (KEW.PS-6) disediakan oleh
Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput
dalam bulan yang sama
• KEW.PS-6 dikemaskini enam bulan sebelum tamat tarikh luput
• Jika tidak dapat dihabiskan perlu ambil tindakan berikut:
▪ Maklumkan kepada Stor Utama untuk agih kepada
stor lain
▪ Laksanakan pengeluaran bagi tujuan yang berkaitan
spt latihan,pembangunan dll
▪ Pulangkan kepada pembekal (rujuk perjanjian jika
ada)
▪ Laksana pelupusan
• Cara Penyimpanan, Pengendalian Penerimaan dan
Pengeluaran perlu patuhi arahan di dalam PP
48
Penyimpanan
- Stok Tersusun & Ada Pengenalan
Penyimpanan
- Stok Tersusun & Ada Pengenalan
Penyimpanan
- Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan
Penyimpanan
- Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan
Penyelenggaraan Stok
Penyelenggaraan Stok
Sapu minyak untuk elak karat
Kekalkan bungkusan asal untuk elak debu
Sembur ubat serangga untuk kawal serangan serangga
Stok barang keselamatan – patuhi peraturan dan arahan

semasa yang sedang berkuatkuasa
53
AM 6.1 - Pendahuluan
AM 6.2 - Penerimaan
AM 6.3 - Merekod Stok
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Kebenaran Pengeluaran
Kebenaran oleh Pegawai Pelulus

atau Pegawai diberi kuasa yang
dilantik oleh Ketua Jabatan
Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
Elak pengeluaran tanpa kebenaran

Pengeluaran tidak ikut kuantiti kelulusan
Stok lama tersimpan dan tidak dikeluarkan
Permohonan Stok Antara Stor
1 Gunakan Borang Permohonan Stok (Antara

Stor) KEW.PS-7
2 Kemukakan kepada Stor Pengeluar untuk kelulusan
3 Stor Pengeluar mengambil tindakan ke atas

KEW.PS-7 yang diterima
Mendaftar KEW.PS-7 dan memberi nombor
4 permohonan merujuk kepada bilangan permohonan
mengikut tahun
5 Mempertimbang permohonan
Kemukakan kepada Stor untuk pengeluaran stok

6 dan pengeluaran perlu direkod di dalam Daftar Stok
KEW.PS-3
Permohonan Stok Oleh Individu
Permohonan Stok oleh individu kepada Stor Utama atau Stor

1 Unit – Borang Permohonan Stok (Individu Kepada Stor)
KEW.PS-8
2 Kemukakan kepada stor untuk kelulusan
Daftar KEW.PS-8 memberi nombor permohonan merujuk

3 kepada bilangan permohonan mengikut tahun
4 Mempertimbang permohonan
5 Catatkan pengeluaran di daftar stok setelah diluluskan
Keluarkan stok kepada pemohon/wakil mengikut kuantiti yg

6 diluluskan
Kawalan Keluar Masuk Stok Guna
Sama
Stok yang dikeluarkan bagi

tujuan guna sama perlu
disimpan di lokasi tertentu
selepas digunakan
Sediakan borang kawalan

dalaman
Jika tidak diperlukan tetapi
masih ada nilai jualan boleh
buat jualan sisa stok atau
barang terpakai
Jualan Sisa Stok Terpakai
Sisa stok terpakai yang mempunyai nilai jualan

atau hasil daripada lebihan pembelajaran,
kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan
etc hendaklah dijual setelah mendapat
kelulusan Ketua Jabatan.
Jika kategori Bahan Buangan Terjadual, ikut
peraturan ditetapkan oleh JAS.
Jika lain-lain boleh jual sisa kepada syarikat
berdaftar dengan MOF dalam bidang membeli
barang lusuh (perlu permit) tertakluk bagi berat
kurang 1000kg
Jika sisa stok permintaan tinggi atau berat
lebih 1000kg, perlu ikut proses pelupusan stok
Hasil jualan dikredit dalam Akaun hasil Kerajaan
Produk Hasilan Stok
Produk yang dihasilkan bagi tujuan
program latihan, kajian,
penyelidikan:-
Direkod secara
berasingan – format
sendiri
Jika hendak dijual perlu

kelulusan Ketua Jabatan
Harga ditetapkan oleh

Jabatan
Hasil jualan dikredit

dalam hasil Kerajaan
AM 6.2 - Penerimaan
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Objektif Verifikasi
Objektif
Verifikasi
Ketepatan Pelarasan Kenalpasti

rekod dan stok diambil stok usang Kehilangan/
fizikal stok tindakan untuk Hapus Kira
pelupusan
PELANTIKAN PEGAWAI PEMVERIFIKASI
Pegawai Pengawal/ Pengerusi JKPAK Kementerian
TEMPOH PELANTIKAN
Dilantik berdasarkan nama dan jawatan atau jawatan
sahaja tidak melebihi 2 tahun
KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR

1) Sekurang-kurangnya 2 orang
2) Pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi
3) Mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam
pengurusan stor
4) Kumpulan P&P serta Kumpulan Pelaksana Gred 19 ke
atas @ setaraf
Tugas-tugas Pemverifikasi Stor
❖ Laksana verifikasi mengikut program/ jadual setahun sekali dalam
tahun semasa bermula 1 Oktober – 31 Disember
❖ Tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa verifikasi

dilaksanakan
❖ Memeriksa & mengira baki fizikal stok secara 100% dan

buat perbandingan dengan Kad Daftar Stok KEW.PS-3
❖ Menyedia & melengkapkan Borang Verifikasi Stor

KEW.PS-10
❖ Melaporkan prestasi pengurusan stor secara

keseluruhan – Borang Penilaian Prestasi
Pengurusan Stor KEW.PS-11
❖ Buat pengesahan pada akhir transaksi di Kad Daftar Stok
❖ Kemukakan KEW.PS-10 & KEW.PS-11 kepada UPA

Tanggungjawab UPA
Pelantikan Pegawai
Verifikasi
Sediakan
Jadual
Tindakan Verifikasi
penambahbaikan
(pelarasan,
pelupusan, hapus
kira) Semak & sahkan
UPA Borang Verifikasi
Stor (KEW.PS-10)
& Borang
Penilaian Prestasi
Stor (KEW.PS-11)
Maklumkan
hasil
penemuan Sediakan Sijil
Verifikasi Stor
KEW.PS-12 &
Laporan Verifikasi
Stor KEW.PS-13
Pelarasan Stok
Soalan Jawapan
▪ Kesilapan merekod sama ada kuantiti atau nilai pada

Kad Daftar Stok
Pelarasan Stok ?
▪ Stok kurang atau susut disebakan dipotong, ditimbang,
dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya
▪ Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor

Bila ?
dilaksanakan
Tanggungjawab siapa ? ▪ Pegawai Stor
Kuasa Melulus ▪ Ketua Jabatan
Borang Diguna ▪ KEW.PS-15 – Penyata Pelarasan Stok

Mengambil Alih Tugas Stor
Sekiranya berlaku pertukaran di antara Pegawai Stor, pastikan tindakan berikut
diambil
Menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-16 dalam tempoh

2minggu dari tarikh mengambil alih stor
Membuat semakan di Kad Daftar Stok secara 100% bagi

memastikan baki stok adalah sama dengan fizikal stok
Perakuan Ambil Alih KEW.PS-16 hendaklah disediakan &

ditandatangani oleh kedua-dua pegawai berkenaan &
disahkan oleh Ketua Jabatan
Pegawai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah

melakukan tindakan pelarasan stok jika terdapat stok lebih
atau kurang
AM 6.2 - Penerimaan

AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Langkah-Langkah Keselamatan
Patuhi Arahan Keselamatan
Sistem Kawalan Keselamatan yang sesuai
Terhindar daripada banjir, bahang matahari & ancaman makhluk perosak
Sediakan ruang pejabat Pegawai Stor berhampiran dengan Stor
Sistem peredaran udara
Tempat penyimpanan barang-barang belum guna sahaja
Penyelenggaraan dari semasa ke semasa

Kawalan Keselamatan Stor
Asingkan bangunan Stor
Keperluan & kesesuaian Penempatan Stor Pusat, Stor Utama dan Stor
Unit
pagar Kawalan Keselamatan 24 jam Alat penggera
Tanda-tanda keselamatan Pemasangan lampu limpah
Pas keselamatan
Kawalan Kebakaran
Sistem kawalan kebakaran Alat pemadam api
Pamerkan pelan lantai Pamerkan tanda-tanda

amaran
Rujuk Jabatan Bomba dan

Penyelamat Aturkan latihan kebakaran
Kebersihan
Pastikan stor sentiasa

bersih
Laksanakan kawalan
pencegahan serangga
perosak
AM 6.2 - Penerimaan
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Pindahan
1. TAFSIRAN
Proses untuk memindahkan stok antara Stor Pusat/ Stor
Utama Jabatan dengan Stor Pusat/ Stor Utama Jabatan
yang lain
2. OBJEKTIF
PENGGUNAAN PERBELANJAAN GUNA PAKAI
Pindahan
3. TEMPOH PENDAFTARAN
2 minggu dari tarikh pengesahan
penerimaan
4. PERMOHONAN PINDAHAN
Berdasarkan permohonan PTJ – Borang Pindahan Stok
KEW.PS-17
Kelulusan Ketua Jabatan

Pindahan
TATACARA PINDAHAN STOK
Maklumkan kepada Stor lain untuk pindahan stok selepas kelulusan

Ketua Jabatan
Gunakan Borang Pindahan Stok KEW.PS-17
Dapatkan pertimbangan Pegawai Pelulus
Ambil stok yang telah diluluskan dan dapatkan salinan KEW.PS-17
Kemaskini Daftar Stok KEW.PS-3 bagi stok yang dipindahkan

dengan perkataan “DIPINDAHKAN KEPADA … dan ditarikhkan…”
Pindahan
Laporan Pindahan Stok KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan

dikemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat
Pegawai Stor mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat
UPA Jabatan/ Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikan semua

PTJ di bawahnya mengemukakannya kepada UPA Kementerian
sebelum 15 Februari tahun berikutnya
UPA Kementerian hendaklah menyediakan Ringkasan Laporan

Tahunan Penyelenggaraan stok dan mengemukakan ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya
AM 6.2 - Penerimaan
AM 6.8 – Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Pelupusan
❖ Elak simpan stok rosak & tidak diperlukan

❖ Jimat ruang
❖ Jana hasil
❖ Kaedah pelupusan – mesra alam dan lestari
JUSTIFIKASI PELUPUSAN
ROSAK &
LUPUT
USANG TIDAK BOLEH
DIGUNAKAN TEMPOH
TIDAK PERUBAHAN MELEBIHI

DIPERLUKAN TEKNOLOGI KEPERLUAN
Pelupusan
KUASA MELULUS PELUPUSAN
KUASA MELULUS PELUPUSAN stok KERAJAAN

tertakluk kepada
AKTA PERWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014
IBU PEJABAT
KEMENTERIAN
• Tidak lebih RM300,000
Tidak lebih RM400,000 bagi tiap- bagi tiap-tiap satu barang
tiap satu barang dan tidak lebih dan tidak lebih RM3 juta NEGERI
RM4juta nilai agregatnya. nilai agregatnya. Tidak lebih RM50,000 bagi
tiap-tiap satu barang
BAHAGIAN • BAHAGIAN individu dan tidak lebih
RM500,000 nilai agregatnya.
Tidak lebih RM200,000 bagi tiap-
tiap satu barang dan tidak lebih • Tidak lebih RM100,000 dan
RM2 juta nilai agregatnya. tidak lebih RM1 juta
Pelupusan
KUASA MELULUS KEMENTERIAN
Nilai Perolehan Asal

Kuasa Melulus Nilai Agregat Catatan
(NPA) satu stok
Perbendaharaan > RM 400,000.00 > RM 4,000,000.00
> RM 200,000.00 > RM 2,000,000.00

Kementerian
hingga Hingga
(KSU / TKSU)
RM 400,000.00 RM 4,000,000.00
Semua Bahagian/Jabatan di KPM

Semua sekolah direct dengan
Kementerian > RM 50,000.00
Bahagian/Jabatan
(SUB BPA) hingga < RM 2,000,000.00
Sekolah/agensi yang induknya di
< RM 200,000.00
KPM, kuasa melulus terus kepada
Kementerian
Negeri Semua sekolah harian di bawah

< RM 50,000.00 < RM 500,000.00
(Pengarah JPN) kendalian JPN
Pelupusan
Semua Kuasa Melulus pelupusan

pada Pengarah JPN kecuali:
Agensi di Bawah
Seliaan JPN
Nilai Perolehan Asal (NPA) per item
stok melebihi RM50,000.00;
Pejabat Pendidikan
Daerah
Nilai NPA agregat dalam satu

Sekolah-sekolah
permohonan melebihi
Harian
RM500,000.00
Pelupusan
Agensi di Bawah Seliaan

Bahagian
Semua Kuasa Melulus

Sekolah pelupusan pada Setiausaha
(SBT/SMT&KV/SMKA/Sekolah Bahagian (Pengurusan stok)
Pendidikan Khas/Sekolah atau TKSU atau KSU (tertakluk
Sukan/Sekolah Seni) kepada NPA per item serta
secara agregat dalam satu
Institusi Pendidikan (JNJK permohonan)
Negeri/BAS Negeri/IPG
Kampus/ Kolej
Matrikulasi/BPG)
Pelupusan
LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN (LPP) STOK
▪ Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/

Pengerusi JKPAK Kementerian
Pelantikan ▪ Surat Lantikan LPP Stok - Borang KEW.PS-19
▪ Ketua Perwakilan/Jabatan boleh lantik mana-mana pegawai
yang sesuai sebagai LPP di luar negara
▪ Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Bilangan & ▪ Dilantik berdasarkan jawatan
Tempoh ▪ Tempoh lantikan dua (2) tahun
▪ Jika tamat tempoh – perlu mohon pelantikan baru
Pelupusan
LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN (LPP)
▪ Tidak terlibat secara langsung dengan pengurusan stor

Syarat
▪ Ada kepakaran untuk periksa stok (jika perlu)
▪ Pegawai P&P dan Sokongan gred 19 atau setaraf
Keanggotaan ▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan gred 19
▪ Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu
▪ Maklumkan tarikh pemeriksaan yang ingin dijalankan

▪ Periksa stok yang hendak dilupus (dalam tempoh 1 bulan dari
tarikh arahan)
▪ Pastikan maklumat sulit pada stok dikeluarkan sebelum
Bidang tugas pelupusan
▪ Pastikan stok keselamatan dilupus ikut Peraturan ditetapkan
▪ Lengkapkan Borang Pelupusan Stok KEW.PS-20
▪ Tandatangan KEW.PS-20 dan kemukakan kepada Jabatan/UPA
Pelupusan
BORANG PELUPUSAN STOK (KEW.PS-20)
❖ Disediakan oleh Kementerian/Jabatan yang ingin laksanakan pelupusan
❖ Stok yang hendak dilupuskan perlu disenaraikan di KEW.PS-20
❖ Disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut jenis atau NPA
❖ Rujuk Daftar Stok atau dokumen lain
❖ Kemukakan kepada Kuasa Melulus selepas LPPS

Pelupusan
TATACARA PELUPUSAN
Kemukakan
KEW.PS-20 selepas Kemuka kepada
Kenalpasti Stok
LPPS buat Kuasa Melulus
pemeriksaan
Sediakan Sijil
Kemaskini rekod Laksana pelupusan
Pelupusan Stok
KEW.PS-3 & ikut kaedah yang
KEW.PS-22 bersama
KEW.PS-4 diluluskan
dokumen sokongan
Pelupusan
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
9. PELANJUTAN TEMPOH
Mohon 2 minggu sebelum tempoh

Pelanjutan satu (1) bulan
kelulusan tamat
Sekali sahaja Tamat tempoh - permohonan baru

Pelupusan
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat
Kelulusan tambahan tiga (3) bulan
Jika tamat - permohonan baru

Pelupusan
KAEDAH-KAEDAH PELUPUSAN
Jualan Buangan
Terjadual
(Tender/ Sebut Jualan Sisa
(E-Waste) dan
Harga/ Lelong) Sisa Pepejal
Tukar Barang Tukar Beli Tukar Ganti

atau
(Trade-in) (cannibalize)
Perkhidmatan
Hadiah Serahan Musnah

Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN SECARA JUALAN
TENDER SEBUT HARGA LELONG

• Nilai semasa satu stok • Nilai semasa satu stok • Boleh dilaksanakan
atau secara atau secara bagi stok yang
agregatnya melebihi agregatnya tidak mempunyai nilai
RM500,000 melebihi RM500,000 pasaran, kuantiti yang
• Dokumen Tender • Dokumen Sebut Harga banyak & terdapat
KEW.PS-23, KEW.PS- KEW.PS-26, KEW.PS- permintaan tinggi
24 & KEW.PS-25 27 & KEW.PS-28 untuk membelinya
• Iklan minimum: 14 hari • Dipelawa minimum • Dokumen Lelongan
• Tempoh sah laku 5 syarikat/ individu KEW.PS-29 &
tender: 90 hari, 120 • Iklan minimum: 7 hari KEW.PS-30
hari tender • Tempoh sah laku sebut • stok dipamerkan
antarabangsa harga: 90 hari minimum 2 hari &
• Deposit Tender: 10% harga simpanan
• Deposit Tender: 5% dari
dari harga tawaran dipamerkan
harga tawaran
(maksimum RM10,000) (maksimum RM5,000) • Deposit 5% dari harga
• Tatacara pelupusan simpanan atau
• Tatacara pelupusan
rujuk PP maksimum RM1,000
rujuk PP
• Tatacara pelupusan
rujuk PP
91
Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN BUANGAN TERJADUAL & SISA PEPEJAL
Stok yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Jadual Pertama,

Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005
hendaklah dikendalikan dan dilupuskan mengikut Peraturan-Peraturan
Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005 yang berkuat kuasa
Stok yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah dilupuskan

mengikut Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007.
- Bahan sekerap, pecah/lusuh/tercemar/rosak, apa-apa bahan lain
mengikut akta
Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan

Pengurusan Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut
92
Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN SECARA JUALAN SISA
Dilaksanakan bagi stok selain daripada Buangan Terjadual atau Sisa

Pepejal yang tidak boleh digunakan dalam bentuk & fungsi asal
NPA satu stok atau secara agregatnya sehingga RM50,000 – JUALAN

TERUS kepada syarikat yang berdaftar dengan MOF dalam bidang
Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) dengan mendapatkan 3 tawaran
harga - Kelulusan Ketua Jabatan
NPA satu stok atau secara agregatnya melebihi RM50,000 / RM500,000 –

SEBUT HARGA / TENDER yang berdaftar dengan MOF dalam bidang
Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) - kelulusan Ketua Jabatan
Sabah/Sarawak – jualan sisa dilaksanakan kepada mana-mana Syarikat

berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah / Sarawak
93
Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN SECARA TUKAR BARANG @ PERKHIDMATAN
Tukar stok dari jenis sama atau berbeza; atau tukar stok dengan perkhidmatan
Berasaskan nilai terbaik tanpa libatkan kos tambahan
Nilai stok dianggarkan oleh pakar dalam bidang berkenaan
Pertukaran stok / perkhidmatan mengikut keperluan sebenar Jabatan
Pelantikan syarikat tertakluk kepada peraturan perolehan yang berkuat kuasa
Pembekal stok baharu bertanggungjawab beri khidmat lepas jualan
Perlu mempunyai justifikasi
94
Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN SECARA TUKAR BELI
stok masih boleh diguna dalam bentuk asal tapi tidak diperlukan oleh Jabatan / agensi
atau tiada Jabatan / agensi lain berminat
Hanya pembekal asal berminat atau dari peniaga yang khusus untuk stok tersebut
Asas tukar beli:
• stok sama jenis

• Keluarkan stok lama sebelum gantinya dipasang
• Penggantian disahkan oleh Jabatan Teknikal (jika perlu)
• Harga jualan dirundingkan antara Jabatan / agensi dengan pembekal
• Nilai semasa ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau ikut nilai pasaran
• Peruntukan cukup untuk membiayai harga stok yang akan diganti
• Cadangan jualah secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam
dokumen tawaran tender / sebut harga dan dalam perjanjian kontrak perolehan 95
Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN SECARA TUKAR GANTI
ASAS TUKAR
GANTI:
- stok sama jenis

kegunaan
Dilaksanakan untuk
stok Tidak Ekonomi Dimasukkan ke
Dibaiki (TED) tapi - diperiksa dan dalam rekod secara
ada bahagian / disahkan berasingan dengan
komponen masih kesesuaiannya oleh menggunakan format
boleh diguna Pegawai Teknikal jabatan
96
Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN SECARA HADIAH
Hadiah kepada Dilaksanakan

pertubuhan atau berasaskan:
i) stok yang boleh Surat Akuan
persatuan i) Disokong
digunakan tetapi i) Permohonan Penerimaan perlu
diiktiraf/ rumah- dengan surat
tidak diperlukan atau keperluan dikemukakan
rumah ibadat, permohonan
penerima kepada Kuasa
rumah-rumah ii) stok boleh daripada pemohon
ii) Kos Melulus berserta
kebajikan diguna sebagai
pengendalian ii) Dikecualikan KEW.PS-22
masyarakat dan bahan latihan dan
dan pengangkutan daripada PEP selepas stok
seumpamanya pameran
ditanggung diserahkan
yang diiktiraf oleh
Kerajaan penerima
97
Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN SECARA SERAHAN
Serahan kepada Dilaksanakan

Kerajaan Negeri, Surat Akuan
berasaskan: Penerimaan perlu
Pihak Berkuasa
Tempatan dan Badan i) Permohonan atau Disokong dengan surat dikemukakan kepada
Berkanun/ kumpulan keperluan penerima permohonan daripada Kuasa Melulus berserta
sasaran seperti petani, ii) Kos pengendalian pemohon KEW.PS-22 selepas
penternak, nelayan & dan pengangkutan stok diterima oleh
Syarikat ditanggung penerima pemohon
Penyelenggaraan bagi
penggantian stok
98
Pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN SECARA MUSNAH
Pilihan terakhir serta Kaedah : tanam/ Pastikan dapat Mematuhi peraturan

stok tiada nilai jualan/ bakar/ buang/ kebenaran PBT, JAS, ditetapkan pihak
nilai sisa @ berunsur tenggelam/ letup/ Jabatan Laut berkuasa berkenaan
keselamatan ledak/ lebur (mana berkenaan)
Jika ada komponen Tindakan seperti diketuk / Sijil Penyaksian

boleh diguna sebagai dipotong / digelek / Pemusnahan
alat ganti perlu dirincih supaya tiada disediakan (KEW.PS-
diambil dahulu pihak dapat ambil dan 21) oleh pegawai
jual semula yang dilantik oleh
Ketua Jabatan 99
Pelupusan
KAEDAH LAIN-LAIN
Kaedah-kaedah Lain Pelupusan Melalui Kontrak Pusat
Selain daripada dinyatakan Jika ada di Kem /Jabatan
Perlu dapatkan kelulusan Perlu guna peraturan

Perbendaharaan berkenaan
100
Pelupusan
TANGGUNGJAWAB URUS SETIA PELUPUSAN
Menyemak Borang Pemeriksaan Pelupusan Stok

KEW.PS-20 dan pastikan dokumen sokongan tersebut
disertakan:-
Justifikasi bagi
kaedah tukar KEW.PS-3 (jika
beli dan tukar perlu)
barang
Kemukakan
kepada Kuasa
Surat Melulus
permohonan
Gambar stok
(hadiah &
yang dilupus
serahan)
(jika perlu)
daripada
pemohon 101
Pelupusan
LAPORAN PELUPUSAN STOK
Laporan Pelupusan stok KEW.PS-31 hendaklah disediakan dan

PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat

PTJ di bawahnya mengemukakannya kepada UPA Kementerian

Tahunan Pelupusan stok dan mengemukakan ke
102
AM 6.2 - Penerimaan
AM 6.8 – Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
Kehilangan dan Hapus Kira
TAFSIRAN
Kehilangan
Bermaksud kehilangan Stok kerajaan disebabkan
oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana
alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai
awam
Hapus Kira
Proses membatalkan rekod bagi Stok yang hilang
104
OBJEKTIF
Menyelaras Rekod Stok Mengawal Kerugian
Tingkat kesedaran dan

Tindakan Surcaj &
tanggungjawab terhadap
Tatatertib
keselamatan stok
105
KUASA MELULUS HAPUS KIRA
PEGAWAI stok
106
PROSES HAPUS KIRA
MELAPORKAN KEHILANGAN
Laporan kepada Ketua Jabatan

• Pegawai bertanggung jawab lapor kepada Ketua Jabatan
• Laporan serta merta (makluman telefon / sms / whatsapp dll)
Laporan Polis
• Ketua Jabatan / pegawai bertanggungjawab / penjaga stok /
yang mengetahui mengenai kehilangan stok buat laporan
polis dalam tempoh 24 jam jika disyaki ada unsur jenayah
• Kehilangan stok keselamatan / strategik buat laporan polis107
PROSES HAPUS KIRA
PENYEDIAAN LAPORAN AWAL KEW.PS-32
Disediakan oleh Ketua Jabatan
Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal
dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha
Perbendaharaan.
• s.k. kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil tempatan
PEGAWAI stok Ketua Audit Negara
• Pastikan semua maklumat dipenuhi:
i. Butiran stok
ii. Tarikh/masa/tempat kejadian
iii. Cara kehilangan (berikan perincian)
iv. Pegawai bertanggungjawab
v. Laporan Polis dll
Sekiranya kehilangan baru disedari – perlu buat anggaran bila kejadian
berlaku 108
PROSES HAPUS KIRA
PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT

KEW.PS-33
Lantikan oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh dua (2) minggu Laporan Awal
disediakan
Keanggotaan JK Penyiasat :
i. Pegawai tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari
PEGAWAI stok
Bahagian/Unit yang sama;
ii. Sekurang-kurangnya dua (2) orang dengan ketuanya dari kumpulan
Pengurusan dan Profesional; dan
iii.Ada pengalaman dalam pengurusan stor dan kewangan (jika perlu).
Kehilangan di luar negara, Pegawai Pengawal boleh lantik pegawai

bersesuaian dari agensi lain di negara terbabit
Bagi anggota keselamatan, pelantikan ikut akta atau peraturan

agensi keselamatan berkenaan 109
PROSES HAPUS KIRA
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

JAWATANKUASA PENYIASAT
Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab
ke atas kehilangan
Jalankan Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-mana

pegawai yang difikirkan perlu
siasatan
dengan Meneliti rekod-rekod stok, Laporan Polis (jika ada) dan
PEGAWAI stok
segera Laporan Awal
dengan
Melawat dan memeriksa tempat kejadian
ambil
tindakan Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian,
berikut: salinan dokumen-dokumen yang berkaitan sebagai bahan
bukti (sekiranya perlu)
Tindakan lain yang difikirkan bersesuaian

110
PROSES HAPUS KIRA
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

JAWATANKUASA PENYIASAT
Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan
berkaitan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) dan Arahan Keselamatan
dan peraturan dalaman dipatuhi.
Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan berpunca daripada
kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi peraturan yang tidak disengajakan,
kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai pengetahuan dalam Pengurusan
Stor Kerajaan
PEGAWAI stok
Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya kehilangan
Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-langkah kawalan

dan pencegahan
Menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta

mengemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor
111
PROSES HAPUS KIRA
PENYEDIAAN LAPORAN AKHIR KEW.PS-34
JK Penyiasat serah kepada urus setia dalam tempoh

satu (1) bulan dari tarikh pelantikan
PEGAWAI stok KEW.PS-34 diserah bersekali dengan dokumen sokongan:

i. Salinan KEW.PS-3
ii. Keterangan bertulis daripada pegawai terlibat
termasuk pegawai bertanggungjawab
iii. Gambar lokasi kejadian
iv. Laporan Penyiasatan Polis (jika ada)
v. Lain-lain
112
PROSES HAPUS KIRA
SYOR PEGAWAI PENGAWAL
Syor tindakan hapus kira yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-
duanya sekali jika terdapat unsur kecuaian, penipuan atau kecurian
Syor tindakan hapus kira Stok yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib
PP meluluskan Hapus Kira dengan syor

1. Hapus kira dengan surcaj atau tatatertib
2. Hapus kira tanpa surcaj atau tatatertib
3. Luluskan hapus kira
113
PROSES HAPUS KIRA
PELAKSANAAN KELULUSAN / KEPUTUSAN
HAPUS KIRA SURCAJ / TATATERTIB
Syor Surcaj/ tatatertib bawa kepada

Dicatatkan dalam KEW.PS-3 Pihak Berkuasa Tatatertib
PEGAWAI stok Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan
Perbendaharaan
Kemukakan Sijil Hapus Kira Stok
(KEW.PS-35) dalam tempoh satu (1) Keputusan Surcaj/ Tatatertib
bulan kepada Kuasa Melulus dipanjangkan kepada
Perbendaharaan
Urus Setia/ JPN/ PPD maklumkan Dalam tempoh 6 bulan dari kelulusan
kepada sekolah Perbendaharaan
114
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
kemukakan menguruskan dapatkan Laporan

terima dan semak
KEW.PS-32 kepada PP pelantikan JK Penyiasatan Polis (jika
KEW.PS-32
dan Perbendaharaan Penyiasat (KEW.PS-33) ada)
kemukakan kemukakan KEW.PS- semak dan pastikan

dapatkan KEW.PS-34
permohonan hapus kira 34 kepada PP untuk dokumen lengkap dan
daripada JK Penyiasat
dalam tempoh 2 bulan ulasan dan syor teratur
PEGAWAI stok
dapatkan Sijil Hapus

dapatkan maklumbalas
Kira KEW.PS-35 dan
maklumkan keputusan maklumkan syor surcaj kedudukan tindakan
kemukakan kepada
kepada Jabatan untuk kepada Pihak Berkuasa surcaj daripada PBT
Kuasa Melulus 1
tujuan kemaskini rekod Tatatertib dan maklumkan kepada
bulandari kelulusan
Perbendaharaan
diterima
115
LAPORAN HAPUS KIRA
Laporan Hapus Kira stok KEW.PS-36 hendaklah disediakan dan

PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat

PEGAWAI stok mengemukakannya kepada UPA Kementerian
PTJ di bawahnya

Tahunan Pelupusan stok dan mengemukakan ke
116
Cawangan Pengurusan Aset Alih
Bahagian Pengurusan Aset
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 5, Blok E9, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya
❖ Dasar / Hadiah - aiman.norazmi@moe.gov.my 03-88841109
❖ Dasar / Kehilangan & Hapus Kira - satminder@moe.gov.my 03-88842258
❖ Pelupusan/Pelantikan - nurhaja.nazri@moe.gov.my 03-88842223
❖ Sistem SPA/SPS – shafenaz.roslan@moe.gov.my 03-88842225
❖ Pelantikan Pegawai Aset/Penyiasat - raihan.shokri@moe.gov.my 03-88842216
❖ Aircond - hazwan.faiz@moe.gov.my 03-88842230

SEKIAN,
TERIMA KASIH
118

PDF - Taklimat PP Tps KPM - Aiman (Full Version Latest Nov 2021)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

PDF - Taklimat PP Tps KPM - Aiman (Full Version Latest Nov 2021)

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

PDF - Taklimat PP Tps KPM - Aiman (Full Version Latest Nov 2021)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP):

PENGURUSAN STOR KERAJAAN

TATACARA PENGURUSAN STOR (TPS)

Updated Version: Jun 2021 – by aiman

Dapur Sukan Pertanian

Bagi menentukan kategori / sub-

- Dilantik oleh Ketua Jabatan

Stor di Kementerian/ Ibu Pejabat Jabatan yang

Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Pusat Jabatan

Menyedia, mengurus dan membekal barang kepada

Di setiap PTJ hendaklah mempunyai satu (1) Stor

Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang

Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor

STOR PUSAT STOR UTAMA

Contoh Stor: Contoh Stor: Contoh Stor:

Pengeluaran ▪ Mengeluarkan stok ikut keperluan pelanggan

3K ▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & keceriaan

▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan

Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat

Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang

Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan

Ruang simpanan dapat dioptimumkan

Senarai stok dalam pegangan yang mengandungi

Rujuk kepada laman sesawang

Katalog disediakan oleh semua stor :

Menyeragamkan stok supaya bilangan penjenisan stok

Dilaksanakan oleh semua Stor

Kumpulan A mengandungi 30 % daripada stok yang

Kumpulan B mengandungi 70 % bakinya

Kajian semula pembahagian kumpulan dibuat pada setiap

Tumpuan lebih diberi kepada stok Kump. A untuk elak

Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok

Paras Minimum – kuantiti stok terendah

Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12

Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras

Pelantikan ▪ Tanggungjawab Ketua Jabatan.

Semua barang perlu diterima melalui stor

Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan

Bagi barang-barang teknikal, hendaklah dilakukan oleh

Patuhi langkah-langkah yang telah ditetapkan

Semak butiran Periksa Terima –

▪ *Pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta catatkan “Diterima dengan

Pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah

Pengesahan kualiti oleh pengilang/ pembekal;

Sampel barang dihantar ke agensi teknikal

Semua Stor Pengeluar boleh menerima stok yang

Bagi stok separa guna

Pegawai Penerima di Stor Pusat

Jika terdapat tanda maka hendaklah

Sekiranya berlaku kerosakan/ kehilangan/

Tempoh Rekod ▪ 2 MINGGU dari Tarikh penerimaan

Daftar? ▪ Kad Daftar Stok KEW.PS-3

Kemaskini setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran

Satu Kad Daftar Stok untuk 1 item dengan mengikut nombor

Senaraikan mengikut pembelian bagi tempoh dua

30% stok yang mempunyai nilai pembelian tahunan

Satu senarai berasingan

Pergerakan – Paras Stok