DERS 3

BELGE YÖNETİMİNE GİRİŞ 2

Kaynak:
Kutluoğlu, Muhammet Hanefi ve İshak Keskin, “Ortaçağ İslam Dünyasında Arşivcilik:
Fatımi Dönemi Arşivciliğine ve Arşivcilik Uygulamalarına Dair Bir Değerlendirme”, Türk
Kütüphaneciliği, 19/4 (2005), s. 387-407.

ORTAÇAĞ İSLAM DÜNYASI’NDA ARŞİVCİLİK 2

Belgelerin Düzenlenmesi
Düzenleme, modern anlamda ve belge yönetimi kapsamında
düşünüldüğünde, belgelerin üretimlerinden itibaren geçirdikleri bütün
evreleri kapsamaktadır. İbnüssayrafi tarafından verilen bilgiler ise, bize,
mesleğimiz hakkında bu konulara ilişkin daha sağlıklı bilgiler edinmemizde
ve yorumda bulunmamızda yardımcı olmaktadır. Bürolarda görevli bulunan
memurlar, kendi yetki ve sorumluluk alanlarına giren konular
doğrultusunda belge üretir ve bunları ilgili kâtiplere teslim ederlerdi. Bürolar
arası ve büro içinde yürütülen işlere yönelik kesin bir iş paylaşımı, bir
belgenin nasıl ve hangi aşamalardan geçerek resmi bir anlam kazanacağı ve
nihayet nasıl bir düzen içinde dosyalanacakları önceden belirlenmiş kurallar
doğrultusunda belli bir standarda oturtulmuştur.
Belgelerin düzenlenmesi işi, öncelikle bir önceki aşamada ön
düzenlemeden sorumlu olan ilgili büroların kâtipleri tarafından
yapılmaktaydı. Belgelerin belirli bir sistem çerçevesinde üretimlerinden
sorumlu olmaları dolayısıyla bu kâtipler, önemli bir önceliğe sahip
bulunmaktaydılar. Bir anlamda bugün, özellikle Anglo-Sakson ülkelerinde
kabul görmüş bulunan belge yöneticisi konumuna sahiptiler. Kâtiplerin
görevleri özellikle sorumlu oldukları dosyalar ile sınırlı idi ve bir şekilde de
enformasyon memuru ve dîvânın tarihçisi rolünü üstlenmişlerdi. Kayıtlara
başvurma gerekliliğini en aza indirgemek düşüncesiyle büronun farklı
görevlileri tarafından kâtibe çok önemli işlemler hakkında raporlar
gönderilirdi. Buna ek olarak gelen yazıları ve bunların cevaplarını da alırdı.
Kâtip, bunları değerlendirir, fezlekesine kaydeder ve her muameleye bir
başlıkla sayfa numarası verirdi. Bu işlem sırasında kâtip “vali, müfettiş,
idareci” gibi başlıklar kullanarak; “şu gün, bu gün” şeklinde tarihleyerek
“aşağıdaki gibi cevaplandırıldı” biçiminde açıklamalarla her kayda bir sayfa
numarası verir; her yıl için yeni bir fezleke serisi başlatabilir; belgelerde
bulunan önemli devlet konularına ait kayıtların kendinde bulunmasını
sağlar ve “cevap şu tarihte geldi, şu içeriğe sahipti” gibi bunlara verilen
cevapların özetini kayıtlara dâhil ederdi.
 Yönetim sırasında oluşan kayıtların üretiminden itibaren
arşivlenmesine kadar geçirdiği işlemler ise şu şekilde belirtilebilir: Diğer
büroların kayıtları tarafından da desteklenerek oluşturulan kayıtlar,
üretiminden sonra kopyası çıkartılmak üzere başka bir görevliye verilirdi. Bu
memur yazıyı kelimesi kelimesine kopyalar ve başına ”bu yazı şu vakitte
çıkan yazının nüshasıdır” diye o günün tarihini (gün, ay, yıl) yazarak hâzin’e
teslim eder; gelen yazılar için ise ilgili yazıya cevap yazan kâtibin “şu yazı şu
tarihte gelmiştir ve cevabı da şu tarihte yazılmıştır” şeklindeki onayını
aldıktan sonra belge görevli kâtip tarafından ilgili dosyasına yerleştirilirdi.
Yani kâtibin en önemli sorumluluğu, yazışanların adına göre düzenlenmiş
olup, kabul tarihi taşıyan ve metnin tamamı veya her bir haberleşmenin
içerik özetine sahip mektupların kayıtlarının tutulmasıdır. Eğer yazıya cevap
yazılmamışsa, yazının cevabını saklama ile suçlanmamak için dîvân reisinin
(sâhibü’d-dîvân) “bu yazıya cevap yazılmamıştır” şeklindeki onayını alırdı.
İşlemi tamamlanmış gelen ve giden bütün yazılar, muhafaza edilmek üzere
hâzin’e teslim edilir ve bunlar için aylık bir indeks hazırlanırdı. O da bu
yazıyı benzerleriyle beraber o yılın dosyasına koyardı. Yıllık dosyalar aylara
göre on iki bölüme ayrılır, her ayın yazıları da böylece diğerlerinden ayrılmış
olurdu. Böylelikle her ay bir seri olarak düzenlenmiş ve herhangi bir şey
arandığında da kolayca bulunması amaçlanmıştır. Burada, açık bir şekilde,
devlet kayıtlarının kronolojik bir düzenlemeye tabi tutulduğu
anlaşılmaktadır.
İbnüssayrafi’ye göre bürolarda yürütülen işler belirli bir düzen
dâhilinde yapılmalı ve eğer bir konu hakkında bir araştırma yapmak
gerekiyorsa, bu kısa bir zaman içinde gerçekleştirilmelidir. Bu işlem, kayıt
memurundan gerekli malzemeyi alan ve gelen ile giden mektupların
kayıtlarını muhafaza etmekten sorumlu olan arşivcinin çalışmasını da
hızlandırırdı. Dîvânın değişik birimlerinden kurum dışına gönderilen ve
başlık kısmında hangi tarihe ve büroya ait olduğu belirtilen yazıların
kopyaları ile kurum dışından gelen bütün yazıların asılları arşivciye teslim
edilirdi. “Hâzin, dîvâna gelen bütün yazıları giden yazıların nüshasını,
tezkireleri, önemli haritaları, vergi ile ilgili belgeleri ve bunun dışında
depolanması gerekli olan her belgeyi muhafaza eder”di.
Gelen yazışmalar coğrafi esasa göre aylık bir bütün halinde
düzenlenirdi. Eyaletler için de oluşturulmuş olan bu kütleler, ortak bir şekle
sahip olup, askeri müfettiş, valiler, müfettişler ve herhangi bir eyaletin diğer
memurlarından gelen yazıları içermekteydi. Bunun yanı sıra bölgelerine göre
tasnif edilemeyen konuların içeriklerine göre hazırlanmış olan genel bir
dosya grubu da oluşturulmuştur.
Arşivci, yazışmaları içeriklerine göre dosyalar ve her idari bölümlemede
alınan kararlar için çeşitli iş kollarına göre de defter açardı. Dosyalar “şu
ayda Aşağı Said taşrasından gelen yazışmalar” biçiminde etiketlenmekteydi.
Burada askeri kumandanlardan, müfettişlerden, vergi toplayıcılarından,
valiler, dîvân üyeleri ve kadılardan gelen mektuplar toplanırdı. Bu kişilerin
gönderdiği yazı bu bölge ile ilgili basit bir pusula bile olsa dosyadaki diğer
yazılar ile aynı etiket altında tasnif edilmekteydi. Gelen evrak için her aya ait
bir dosya açılır, daha sonra bunun içerisinde de yine bir ayrıma gidilirdi. Bu
ayrım, neye ait olduğu belirtilen her bir iş içindi. Örneğin “şu bölgenin işleri”
(“Aşağı Said’i ilgilendiren işler için”), “şu ayda şu kişiden (müstevli’l-harb -
güvenlikten sorumlu kişi- gibi) gelen yazılar” diye ayrıntılı bir düzenleme de
yapılmaktaydı. Bu, bölge içinde de ayrıca ayrıma gidildiğini göstermektedir -
bölge üst düzey görevlilerinden gelen yazılar bu bölgeler içindeki ayrımı
ortaya koymaktadır-. Her bölge için böyle bir ayrıma gidilmektedir.
Dolayısıyla, bu dönemin düzenleme ilkelerine coğrafi düzenlemenin de
eklendiğini belirtmek gerekmektedir.
Nihayet “hangi niteliklere sahip bir kişi arşivci olarak istihdam
edilebilir?” sorusunun cevabı ise, inanç sahibi, dürüst, makul, güvenilir,
astlarının denetimini asla elinden bırakmayan, sadakati bütün kuşkulardan
uzak olan bir kimsedir şeklinde verilebilir.
Arşivciye Ait Örnek Bir Davranış
Arşivcinin yaptığı işler ve sorumlulukları gereği hassas bir birimde
çalıştığını kabul etmek gerekmektedir. Bundan dolayı arşivciler birtakım
özelliklere sahip olmak zorundadırlar. Bu özelliklerin belki de en önemlisi
güvenilirlik ve sadakattir. Bu da doğrudan arşivcinin iş ahlakı ile ilgili bir
durumdur. Bu bakımdan söz konusu bu özellikler, ister geçmiş dönemlerde,
isterse günümüzde olsun en temel iş ahlakı arasında sayılabilirler. Nitekim
bilinen en eski arşiv teorisyenleri de, farklı kültür ortamları ve medeniyet
çevrelerinde yaşamış olsalar da, benzer nitelikleri göz önünde tutmuşlardır.
İbnüssayrafi de bir arşivcinin öncelikli özelliklerini namuslu ve dürüst olma
şeklinde ifade etmiştir. O, bununla, arşivcinin devlet kayıtlarının
korunmasında ne denli önemli bir rol oynadığının bilincinde olduğu
izlenimini vermektedir. Arşivci, arşivdeki kayıtların korunması konusundaki
yetkisi ve titiz davranmaması sonucunda oluşacak hatalardan dolayı
kişilerin hukukuna zarar verebilecek gelişmelere zemin oluşturabilecek bir
durumdaydı. Böyle bir usulsüzlüğe girişen arşivcinin uygulamaları ise
yönetilenler gözünde iktidara son derece zarar verir niteliktedir. En önemlisi
ne hükümdar, ne de başkası bunların farkında bile olmayabilirdi.
İbnüssayrafi, arşivcinin dürüstlüğü ve güvenilirliği ile alakalı olarak İbn
el-Masitah adıyla tanınan Ali İbn el-Hasan’ın Cevâbü’l-Mu’net adlı meşhur
kitabında gayrimenkul vergisi konusunda anlattıklarının çok anlamlı bir
örnek oluşturduğunu belirtmektedir.
Irak’taki bütün işlerin ve hesapların toplandığı büyük depo (merkezi
devlet arşivi) Muhammed b. Süleyman el-Kancar adında güvenilir bir arşivci
tarafından yönetilmekteydi. Bu arşivci, 500 dirhem (50 dinar) aylıkla
çalışmakta ve İbrahim adında bir de yardımcısı bulunmaktaydı. İbrahim’e
bir gün Ebu’l-Velid Ahmed İbn Ebu Davud’un akrabalarından birisi
“varislerinin ve senin hayatının geri kalan kısmını zengin olarak geçirmek
ister misin?” diye sorar. İbrahim de “bu mümkün değil” diye cevap verir.
Bunun üzerine adam “Mümkün. Depolarda kâğıt yapraklı kayıtlar var.
Nerede olduğunu bildiğin bu kayıtları değiştirmeden ve dîvândan
çıkarmadan rafta bulundukları yerden başka bir yere aktarmanı istiyorum.
Sana 100.000 dirhem ve bir de yılda 1000 dinar gelir sağlayacak bir mülk
vereceğim ve sen dîvândaki işinden ayrılacaksın” der. İstekte bulunan kişiye
İbrahim titreyerek şunu söyler: “Bu ancak efendimin emri ile mümkün
olabilir”. Bunun üzerine adam şöyle cevap verir: “Öyle ise bunu efendine aç,
bu işi efendine teklif et, senin için de başka bir şey düşüneceğim”. Arşivcinin
yardımcısı bu haberi birkaç gün sonra efendisi olan arşivciye evinde iletir. O
da İbrahim’e “adama ne dedin” diye sorunca, “ona sana danışacağımı
söyledim” cevabını alır. Bunun üzerine arşivci oğullarından birisine ve
yeğenine yanında kalmasını söyler. Çocuklar bütün gece boyunca yanından
ayrılmazlar. Ertesi sabah arşivci, yardımcısı ile beraber dîvâna gider ve Ebu
Velid ile ilgili kayıtların önünde durur. Arşivci, kaydı alır, elbisesinin altına
sokar ve dîvân yöneticisi Ali İbn İsa’nın gelişine kadar bekler; geldiğinde ona
gider. Arşivci, hikâyeyi Ali’ye anlattıktan sonra kaydı Ali’ye verir. O da kaydı
inceler ve bunun Ebu Velid Ahmed İbn Ebu Davud’un emlakinden
kaynaklanan ve toplam değeri 30 milyon dirhemi aşan bir ceza farkı ile ilgili
olduğunu görür. Bunun üzerine Ali, Ebu Velid’in karşısına çıkar, kanındaki
asalete rağmen ona hakaretler edip, sarığının alınmasını, kafasının
vurulmasını ve söz konusu paranın istenmesini talep eder.
Bu anlatılan olay, arşivcinin dürüstlük ve görevine karşı duyması
gereken saygısının önemini ifade etmektedir. Eğer arşivci bu ahlak düzeyine
sahip olmasa idi, hiç şüphesiz, devlet ekonomik zarar görmüş olacaktı. Belki
de daha da önemlisi bürokratik ahlaksızlık, devlet yönetiminde kendine yeni
bir yer bulacaktı.
Ortaçağ İslam Dünyası Arşivcilik Geleneğinin Etki Alanları
Kayıtların bölgelerine göre düzenlenmesi, Abbasi döneminden itibaren
uygulanmaya başlanmıştır. Bu sistemin uygulanışı defter serileri
oluşturulmaya başlanmasıyla birlikte kolaylaşmıştır. Böylece kayıtların,
çoğunlukla, bölgesel, kronolojik ve konusal olarak düzenlenmesi rahatlıkla
mümkün olmuştur. Giden yazıların kopyaları ise -kaynağı ve tarihi
belirtilmek suretiyle-, belgeleri üreten büroya bağlı olarak aylık ve yıllık
seriler şeklinde bir arada tutulmuştur. Kayıtların kaynaklarının
korunmasına önem gösterilmesi gerçekte arşivciliğin bilinen tarihi sürecinde
ilk zamanlara kadar uzanan bir geleneğin devam ettiğini göstermektedir. Bu
da bu dönemin arşivcilik geleneğinin daha önceki uygulamalardan
etkilendiğini gösteren en önemli delildir. Bu tür düzenlemelerin
Mezopotamya’da kurulan şehir devletlerinde uygulanmış olduğu
bilinmektedir. Yine bu köklü geleneğin neredeyse Osmanlıların son
zamanlarına kadar terk edilmeksizin sürdürüldüğü -bunu Batı arşivcilik
tarihi açısında söylemek güçtür- bilinen bir başka gerçektir. Bu düzenleme
sisteminin Osmanlılarda da uygulanmış olması, sistemin, Abbasilerden
sonra kurulan bütün İslam devletleri, Anadolu Selçukluları ve Beylikler
dönemi de dâhil olmak üzere Türk devletlerinde de geleneksel olarak
aralıksız biçimde sürdürüldüğünü açıkça ortaya koymaktadır. Halil
Sahillioğlu, İlhanlı, Akkoyunlu ve Timur devletlerinde görülen bürokratik
kayıt uygulamalarının Osmanlı Devleti’nin egemenlik kurduğu alanlarda da
benzer biçimde uygulandığını, yani benzer kayıtların tutulduğunu ve maliye
kayıtları için aynı yazı çeşidinin kullanıldığını belirtmektedir. Bütün bu
ayrıntılar, bölgede kurulan devletlerin benzer bürokratik yapılanma ve kayıt
sistemlerinden yararlandıkları düşüncesini kuvvetlendiren önemli ipuçları
durumundadırlar. Fatımi merkez yönetiminin etkisi daha sonra kurulan
Eyyubi ve Memluk Devletlerinde de görülmüştür. Ayrıca Karahanlılarda,
Gaznelilerde, Büyük Selçuklularda, Anadolu Selçuklularında ve Beylikler
döneminde benzer idari yapılanmalar gerçekleştirilmiştir. Anadolu
Selçuklularında mali kayıtlar, arazi yani has, vakıf, mülk ve ikta gibi
konulara ayrılmıştır. Özellikle vergi mükelleflerinin tespiti amacını taşıyan
arazi tahrirlerinin Anadolu Selçuklularından ve Beyliklerden Osmanlılara
intikal ettiğini gösteren pek çok önemli kayıt bulunmaktadır. Bu tür
kayıtlardan anlaşıldığına göre defterler konusal ve muhtemelen de bölgesel
olarak düzenlenmiş ve böylece seriler oluşturulmuştur. Bu seriler sayesinde,
düzenli ve zamanına göre hızlı bir erişimin sağlanmış olduğu söylenebilir.
Öncesi ve sonrası ile birlikte bir değerlendirme yapıldığında, Müslüman
devletlerin kayıt tutma ve koruma tekniklerinin Osmanlılar tarafından da
benimsendiğini göstermektedir. Hele Osmanlılar döneminde defterlerin
içinde nelerin olduğunu bulmayı bir ölçüde kolaylaştıran ve ayraç olarak
kullanıldığı izlenimi veren renkli iplerin kullanılması, bu hızlı erişim
sisteminin daha da etkin hale getirildiğini gösteren önemli ipuçlarıdır.
İlhanlılar döneminde ise, belgeler, defterlere vilayet, şehir ve nahiyelere göre
ve –aylara ve yıllara göre- tarih sırası ile yani coğrafi-kronolojik esasa göre
kaydedilmiştir. Bu durum, İlhanlılar döneminde belirli bir arşivsel teorik
yapının burada yerleşmiş olduğunu ve kayıtların defterlere belli bir düzen
içinde (bir sistem dâhilinde) kaydedildiğini açıkça ortaya koymaktadır.
Bertold Spuler, İlhanlı hükümdarlarından Mahmud Gazan döneminde
(1295-1304) oluşturulan kayıtların, dolaylı olarak burayı etki alanına alan
Roma-Bizans kayıt ilkeleriyle oluşturulduğunu belirtmektedir Bütün bu
bilgiler, bürokratik sistem ve kayıt ilkeleri çerçevesinde bölge ülkeleri
arasında ne denli bir etkileşim yaşandığını gözler önüne sermektedir. Daha
önemli bir konu ise, Mısır ve diğer Müslüman ülkelerdeki arşivsel gelişimin
Batı’daki mesleğimizin gelişiminde direkt olarak bir rol oynayıp
oynamadığıdır. Bir ara Arap hâkimiyetinde kalan Norman-Hohenstaufen
Sicilya’sının, doğmakta olan Batı Avrupa’nın modern devletleri ve burada
kurulan kamu yönetim sistemi ile kayıt oluşturma ilkeleri açısından
Müslümanların deneyim ve bilgilerini aktarma konusunda bir köprü görevi
görmüş olması kayda değer bir örnek olarak ifade edilebilir. Arap
hâkimiyetinin ardından Sicilya’da yönetimi ele geçiren Normanlar ve
Hohenstaufenler buradaki idari yapıları sadece kabullenmekle ve korumakla
kalmamışlar, aynı zamanda kayıtları da Arapça olarak tutmaya devam
etmişlerdir. Dolayısıyla Müslüman yönetim tarzının Bizans ve İran etkisi
altında şekillenmesine benzer bir durumun burada da yaşandığı açıkça
görülebilmektedir. Buna karşın, Arapların İspanya’dan geri çekilişinden
sonra Hıristiyanlar buradaki uygulamaları benimsememişlerdir.