Upravljanje u muzejima

SKRIPTA 2018.

SADRŽAJ
1. uvod
- koristi muzeja
2. upravljanje (kotač upravljanja)
- zadaci i funckije upravljanja
- goode (što muzej treba da može biti dobro vođen)
- organizacijski zadaci
- vještine potrebne da bi se moglo upravljati
- resursi
- izjava o poslanju
- mandat
3. kulturna politika
4. planiranje
- strateški plan
- 4 koraka planiranja
5. organiziranje
- vrste organizacija
6. razine upravljanja
- upravno vijeće, stručno vijeće, ravnatelj
7. osoblje
- upravljanje ljudskim resursom
8. financije
- budžet i kapital
- kodeks
- mogućnosti zarade
- rashodi
9. kontrola
- mjerenje učinkovitosti
- benchmarking
- indikatori 3e
 1. Uvod

- društveno poduzeće = legalno registrirana organizacija koja provodi komercijalne i društvene

aktivnosti
- u vlasništvu je svojih članova/zaposlenika
- svaki od njih ima 1 glas (one voting share)
- kroz taj proces organizacija je demokratski upravljana
- vodi se načelom „trostruke donje crte“ (ljudi, planet, dobit)

- društveni poduzetnik = poduzetnik koji osim osobnog profita doprinosi i široj društvenoj zajednici u
kojoj posluje
- simultano traži financijske i društvene povrate na investiciju

Peter van Mensch:

MUZEOLOŠKA USTANOVA obuhvaća sve one ustanove koje djeluju na planu zaštite i komuniciranja
vrijednosti baštine, djelomično obuhvaća i pojam muzeja
MUZEJSKA INSTITUCIJA je koncept ili ideja muzeja, strukturalistička kategorija koju je moguće
sagledati jedino kao povijesno i društveno-kulturno definiranu ustanovu
MUZEJSKA USTANOVA je konkretna pojedinačna muzejska ustanova

ICOM definicija
“Muzej je nekomercijalna, stalna ustanova u službi društva i njegova razvitka, koja je otvorena javnosti,
i koja u svrhu proučavanja, obrazovanja i zadovoljstva, nabavlja, čuva, istražuje, komunicira s publikom
i izlaže materijalna svjedočanstva o ljudima i njihovoj okolini.” 

- prema toj definiciji muzejima se mogu smatrati i

- prirodoslovni, arheološki, etnografski spomenici i područja
- botanički i zoološki vrtovi
- konzervatorski zavodi
- izložbene galerije u knjižnicama i arhivima
- prirodni rezervati
Ewa Berghdal:
Zadatak muzeja je osigurati razumijevanje i saznavanje o ljudskoj ulozi u fizičkom okruženju.
Cilj (procesu orijentiranog) muzeja je razviti instrument društvene analize, identifikacije i aktivne svijesti
o povijesti.

Osnovni obrazac muzeja uspostavljen je na binarnoj opreci zaštita – komunikacija.

- koristi muzeja u zajednici:

1. društvena i kulturna korist:
- brine za baštinu zajednice
- djeluje kao kulturno žarište
- pomaže edukacijskim ustanovama
- ključan za razvoj identiteta područja u kojem djeluju
2. ekonomska korist
- 1 funta uložena u muzeje u Ujedinjenom Kraljevstvu daje 2 funte zarade
3. politička korist
- razvija osjećaj pripadnosti
- svjedoči o razvoju jednog prostora
- ima značajnu ulogu u odnosu s javnošću

- trendovi u razvoju muzeja (1989 – 2016)

1. tendencija k pluralitetu muzejskih formi
2. tendencija kombinaciji iskustava
3. tendencija muzeja prema djelovanju kao proizvođača kulture (posebno izraženo u RH)
4. tendencija djelovanja muzeja kao obrazovnih institucija

- trendovi razvoja muzeja prema T. Scheiner, 1989:

1. muzeji će biti hiper-specijalizirani
2. muzeji će se decentralizirati
3. muzeji će proširiti svoje servise

K. Moore:
“Doba muzeja, pa čak i potrebe za nekom od njegovih funkcija možda će prestati.
No, potreba za osiguranjem svima dostupnog istraživanja značenja našeg materijalnog svijeta
uvijek će postojati.”

2. Pojam upravljanja / uloga menadžmenta u muzeju

- uloga upravljanja/menadžmenta u muzeju je olakšati donošenje odluka koje će dovesti do ispunjenja

poslanja muzeja, ispunjenja mandata, realizaciju ciljeva i zadataka za sve njegove funkcije

- posao upravljanja je da koristi sve resurse kako bi se stvorilo i isporučilo nešto što će ostvariti dobit na
tržištu

zadaci i funkcije upravljanja:

1. planiranje
2. organiziranje
3. koordiniranje/vođenje/motiviranje
4. kontroliranje
5. razvijanje odnosa s javnostima

- vrste upravljanja:
1.    znanstveno upravljanje (Frederick Taylor)
2.    upravljanje orijentirano prema čovjeku

- teorija je i danas podijeljena između onih koji vide upravljanje kao znanost i onih koji ga vide kao
umješnost i vještinu

- G.B. Goode
Muzej može biti osnovan i dobro vođen ako postoje riješene sljedeće datosti:
1. stabilna organizacija
2. konačni plan (mudro razvijen u suglasnosti s mogućnostima muzejske ustanove i potrebama
zajednice u kojoj ona djeluje)
3. kvalitetne zbirke (ili povoljne mogućnosti za njihovo stvaranje)
4. djelatnici
5. sredstva za rad (i financije)
6. sigurna muzejska zgrada 
 Profit
Organizacijski zadaci
Vještine
Izvori ili resursi

- pojedinačno razumijevanje odnosa između dijelova kotača pretpostavka je upravljanja

- ravnoteža između dijelova kotača posao je onog koji upravlja

- organizacijski zadaci oko dobiti:

1. Oblikovanje i postizanje ciljeva

- utvrđivanje poslovnog cilja kao opći okvir za upravljanje (Izjava o poslanju)

- stvaranje vjerovanja u postojanje zajedničkog cilja osnovna je funkcija upravljanja
- cilj mora biti jednostavno izražen, lako razumljiv, logičan, ostvarljiv i služi kao kontrola pri donošenju
važnih odluka
- upravitelj mora shvatiti cilj poduzeća/ustanove i primijeniti ga u skladu s vlastitim odgovornostima

2. Postizanje produktivnosti i učinkovitosti

- najveći doprinos upravitelja je motivirati osoblje za obavljanje posla koje vodi k produktivnosti
poduzeća

- poboljšavanje produktivnosti
- mora imati jasno definirane ciljeve i mogućnost kontrole napretka
- važno je školovanje zaposlenih
- uvođenje nagrada

3. Postizanje i održavanje društvene odgovornosti

- upravljati se mora u skladu s društvenom odgovornošću jer je to bit postojanja muzeja
- spojke kotača su vještine upravljanja neophodne za vođenje organizacije:

1. liderstvo
opće karakteristike vođa:
- biti svjestan važnosti primjera
- radi u skladu s onim što priča
- govori istinu
- priznaje pogreške
- drži obećanja
- priznaje neznanje

- individualni stil vođa može biti autoritativni i demokratski

2. sposobnost planiranja
- osnovna karakteristika planiranja jest da vas odvede iz sadašnjosti k željenom mjestu u budućnosti
- polazi od utvrđivanja cilja, a stiže do oblikovanja godišnjih poslovnih planova
- planiranje je proces, sastoji se od dugoročnih i kratkoročnih zadataka
- planovi se prilagođavaju promjenama u okruženju
- planiranja moraju biti u skladu s očekivanjima i svi to moraju razumjeti

3. sposobnost utvrđivanja i raspodjele zadataka

- zadaci moraju biti konkretni, mjerljivi, ostvarljivi, realni, pravovremeni
- treba odrediti realističan broj zadataka za koje se pojedinac mora smatrati odgovornim (ni jedan više
od razboritog)
- treba postojati sporazum oko zadataka sa zaposlenima
- treba uvesti kontrolne mehanizme (izvještaji, rezultati)
- treba ugraditi osobne ciljeve i želje zaposlenika

4. sposobnost dobrog komuniciranja   

- dobro komuniciranje je ono koje dovodi do međusobnog razumijevanja

5. sposobnost motiviranja
- uspješna poduzeća počivaju na grupi motiviranih
- hijerarhija potreba: fiziološke potrebe, sigurnost, osjećaj pripadnosti i ljubavi, poštovanje,
samopotvrđivanje (dati priliku za dokazivanje)
- sposobnost menadžera je u prepoznavanju pojedinačnih razlika i potreba ljudi te povezivanju ljudi s
poslovima primjerenim njihovim potrebama

- usmjeravanje počinje s odabirom suradnika, a nastavlja se njihovom početnom i permanentnom

obukom i upućivanjem na radne procese kroz koordinaciju širokog spektra različitih resursa – od
kadrova, preko vremena, materijala i opreme, do financija

6. sposobnost donošenja odluka

- odluka kao izbor između više mogućnosti
- dobre odluke zasnovane su na točnim informacijama.
- ne odlučivati o onom što se ne može izvršiti, ne donositi tuđe odluke

- vrste donošenja odluka:

- autoritarno
- nadglasavanje
- kompromisno
- dogovorno

7. sposobnost upravljanja informacijama

- važna karakteristika dobrih upravitelja je da znaju o područjima za koje su odgovorni više od svih
ostalih

-------------------------------
- resursi:
- ljudi
- stručnjaci
- financije
- operativni sustavi
- oprema

- izjava o poslanju (viziji, vrijednosti) = objektivna, kratka, vjerodostojna i inspirativna izjava koja opisuje
zašto neki muzej postoji, koje su njegove funkcije i opseg aktivnosti
- odgovara na pitanja:
- tko je osnivač
- čije je vlasništvo
- što sabire i reprezentira
- što ga čini različitim od drugih

- MANDAT / nadležnost - govori nad kojim dijelom materijalne kulture muzej snosi odgovornost
- pojašnjava se pomoću kategorija kao što je akademska disciplina, geografski prostor, kronologija,
specijalizacija, odnos prema drugim institucijama

- da bi menadžment muzeja ispunio ulogu, mora biti sposoban:

1. inspirirati razumijevanjem poslanja i vizije muzeja
2. komunicirati mandat muzeja
3. voditi prema ciljevima muzeja
4. kontrolirati ispunjenje zadataka
5. vrednovati ispunjenje muzejskih funkcija

3. kulturna politika

- kulturna politika je javna politika prema umjetnosti i kulturi

- donose ju nadležna ministarstva (ili agencije) na nacionalnom nivou, ili gradski odjeli na lokalnom
nivou (najčešće prisutan model u Europi)
- na kulturne politike utječu i mnoge institucije iz privatnog sektora, razne zaklade, kao i nevladine
organizacije

- u EU se ostavlja državama članicama pravo formuliranja i financiranja kulturnih politika

4. planiranje

- planiranje je prva i osnovna funkcija upravljanja

- program rada i razvoja muzeja – dokument koji određuje kako ostvariti poslanje muzeja u određenom
vremenskom razdoblju
- određuje:
a) kako će biti upotrijebljeni svi raspoloživi izvori
b) kako će se kontrolirati napredak (promatranje, nadzor)
c) kako će rezultati biti vrednovani

- uključuje sve aspekte muzejskog rada i svaku razinu osoblja i upravnih tijela
- ima zadaću opskrbiti osoblje muzeja s osjećajem cilja, usmjerenja i kretanja prema postignuću

- strateški plan = most između onog što jeste i kamo želite stići
- usmjerava vašu organizaciju, identificira ciljeve i zadaće, te vještine i izvore pomoću kojih
će se ti ciljevi ostvariti

- strateški plan uključuje:

1. misiju, viziju i vrijednosti na kojima počiva djelovanje ustanove
2. analizu okoliša
3. analizu organizacije
4. strateške ciljeve
5. plan akcije
6. mehanizme vrednovanja

- prema Hattonu:
Strateško upravljanje može se opisati kao odnos između organizacije i vanjskih uvjeta u kojem
organizacija funkcionira.

Racionalna strategija je kada organizacija ima i više snage nego što je to potrebno obzirom na vanjske
mogućnosti, čija je uprava učinkovita, tehnologija napredna, politika djelovanja sveobuhvatna, a svi
resursi u potpunosti iskorišteni.

Strategija nadopunjavanja je kada organizacija isto ima više snage nego što to može iskoristiti vani, no
gdje postoje neiskorišteni resursi i neiskorišteni kapacitet. Izlazak iz ove situacije postiže se
diversifikacijom (kroz akviziciju ili fuziju), poticanjem razvijanja novih proizvoda ili pružanja usluga
marketinga klijentima kroz licenciranje, savjetovanje ili davanje u najam.
Strategija pojačanja je situacija gdje postoji obilje vanjskih mogućnosti, no gdje se slabosti nalaze
unutar organizacije. Izlaz iz ove situacije leži u smjenjivanju vrha uprave u kombinaciji sa
sveobuhvatnim preustrojem, zamjenom zastarjele tehnologije, sveobuhvatnom revizijom politike i
preusmjeravanjem resursa unutar organizacije.

----------------

1. korak planiranja - analiza sadašnjeg stanja

- metode analize:
- analiza imatelja prava - dionika
- SWOT analiza
- PEST analiza

I.) analiza dionika

- određuje tko su oni (unutarnji i vanjski)
- na koji način utječu na rad muzeja
- što oni očekuju a što muzej
- koje su njihove potrebe

- dionici (imatelji prava, stakeholders)

- ljudi, grupe, ustanove koji utječu na rad muzeja ili muzej utječe na njih svojim djelovanjem i
projektima

MAPIRANJE:
- identificiranje unutrašnjih i vanjskih dionika
- grupiranje dionika s istim interesima (5-6)
- karakteriziranje prirode njihova interesa
- stavljanje grupa u međusobne odnose i odnose s muzejem
- odabrati pristup angažiranja dionika

II.) SWOT analiza

S = Strenghts/Jakosti
W= Weaknesses/Slabosti
O = Opportunities/Mogućnosti
T = Threats/Zapreke

- jakosti
- koje su naše prednosti?
- što činimo dobro, bolje od drugih? 
- slabosti
- što se može poboljšati?
- što je napravljeno loše?
- što treba izbjeći?
- mogućnosti
- koje su dobre stvari pred nama?
- koji su to novi trendovi? (promjene u društvu, vlasti, tehnologiji,…)
- zapreke
- s kojim se neprilikama srećemo?
- kako radi naša konkurencija?

III.) PEST analiza

= spoznavanje vlastitog makro okoliša 

P = Political and legal forces / politički i zakonski uvjeti

E = Economic forces / ekonomski uvjeti
S = Sociocultural forces / društveno-kulturni uvjeti
T = Technological forces / tehnološki uvjeti

- politički - koliko je stabilan politički okoliš, koji je stav vlade, koja je kulturna politika, je li vlada
potpisala međunarodne sporazume?
- ekonomski - prosječni prihodi, razina nezaposlenosti, dugoročna ekonomska perspektiva u zemlji
- društveno-kulturni - dominantna vjera, dominantni jezik, rodne uloge, slobodno vrijeme, koliko je
starije populacije, kolika je svijest o zaštiti prirode itd.
- tehnološki - koja je razina tehnološkog razvitka

2. korak planiranja = postavljanje ciljeva

- ciljevi moraju proizaći iz analize situacije, vaših vještina i izvora koji vam stoje na raspolaganju,
karakteristika okoliša i potreba i očekivanja imatelja prava/dionika
- racionalni ciljevi proizaći će iz SWOT analize, a dodatni, subjektivni aspekti proizaći će iz analize
imatelja prava (ključne grupe, ključno osoblje, vanjski činitelji)

3. korak = prevođenje apstraktnih ciljeva u izvedive i konkretne zadatke, kao i njihovo povezivanje sa
raspoloživim izvorima

- svaku strategiju prati niz konkretnih zadataka usmjerenih na određene ljude i izvore (informacije,
fizički izvori, ljudi, financije)

4. korak = vrednovanje

- mjeri uspješnosti i pogreške svih vaših aktivnosti

- indikatori učinkovitosti su mjerljivi elementi svake strategije
- prigodom dogovaranja strategije, odmah valja usuglasiti način mjerenja njene uspješnosti

5. organiziranje

- organiziranje muzeja je formalno (zabilježeno u dokumentima; statut, pravilnik o unutarnjem

ustrojstvu) i neformalno
- govori kako je uspostavljena linija upravljanja, odnosno delegiranje odgovornosti
- svaki zaposleni mora znati gdje mu je mjesto u organizaciji, tko mu je nadređen i podređen, koji su mu
zadaci i odgovornosti
- struktura osoblja opisuje odnos između ljudi koji rade za muzej
- upotreba organograma

- vrste organizacija:
- agencijski model – jednolinijsko horizontalno organiziranje, svi + šef
- funkcionalni model – vertikalna organizacija, stvaranje odjela prema funkcijama
- divizijski model – za dislocirane velike organizacije
 - matrični model – organizacijska struktura koja omogućava horizontalan protok vještina i
informacija
- koristi se za upravljanje velikim projektima ili u postupku razvoja proizvoda gdje se
povlače zaposlenici iz različitih odjela za sudjelovanje u timu koji će izvršiti
zadatak bez napuštanja svojih pozicija
- projektni model – okupljanje oko projekta

- odjeli u muzeju
- ured ravnatelja – organizacija rada muzeja
- odjel za administraciju
- odjel za zbirke
- odjel za interpretaciju, edukaciju i komunikaciju
- odjel tehničkih i pomoćnih poslova

6. razine upravljanja

- muzejsko (upravno) vijeće

- ravnatelj
- voditelji odjela

- upravno vijeće:
 - formalno tijelo sastavljeno od zaposlenika koje odlučuje o cjelokupnoj politici muzeja i bira upravitelja
- mora publicirati jasnu izjavu o ciljevima i datostima muzeja kao i svojoj ulozi i ustrojstvu
- ima profesionalne obaveze prema zbirkama, zgradi muzeja, osoblju i prema korisnicima
- razvija politiku muzeja koja mora pokazati sve aspekte djelovanja muzeja; slijedi iz konstitutivnog akta
muzeja i u skladu je sa zakonom 

- odgovorno je za:
-  oblikovanje politike muzeja
-  donošenje strateških planova i odluka
-  podjelu sredstava
-  oblikovanje ciljeva
-  vrednovanje poslovanja
 -  nagrađivanje i motiviranje upravljanja
-  predstavljanje muzeja unutar zajednice (glasnogovornici)

Članak 25.
muzejsko vijeće:
– donosi statut
– donosi programe rada i razvoja
– usvaja financijski plan i godišnji obračun te izvješće o izvršenju programa rada i razvoja javnog
muzeja i galerije
– donosi druge opće akte

stručno vijeće:
Članak 29.
- stručno vijeće čini najmanje tri člana iz stručnog muzejskog osoblja i ravnatelj muzeja i galerije
- razmatra i daje mišljenja o stručnim i drugim pitanjima rada i razvitka muzeja i galerije
- predlaže način organiziranja i vođenja stručnog rada
- predlaže plan i program rada muzeja i galerije

ravnatelj:
čl. 24
– organizira i vodi rad i poslovanje muzeja
– predlaže program rada i razvoja
– vodi i odgovara za stručni rad muzeja
– zastupa muzej u pravnom prometu i pred tijelima državne vlasti
– ako javni muzej nema muzejsko vijeće, ravnatelj obavlja i njihove poslove

- provodi politiku muzeja u praksi

- bolje da je specijalist u struci nego netko s obrazovanjem za upravljanje
- njegova uloga je da upravlja osobljem, a ne da ga reprezentira

7. osoblje

- upravljanje ljudskim resursom je cjelovit proces koji se sastoji od:

1. planiranja potrebnih kadrova 
2. izbora kadrova (postupka zapošljavanja)
3. razvoja i edukacije
4. procjene kvalitete obavljanja posla
5. rješavanja problema međuljudskih odnosa

- planiranje kadrova
- utvrditi opis poslova, popis zadataka, potrebna znanja i vještine
- utvrditi odgovora li postojeći broj i kvaliteta zaposlenih potrebama poslova

- razvoj i edukacija
- 1-2% godišnjeg budžeta muzeja
- ravnatelj mora osigurati da muzej ima politiku obrazovanja i obrazovni program za zaposlene
(ICOM-ov Kodeks profesionalne etike) 
- različite razine i tipovi obrazovanja: od radionica u muzeju/diskusije, seminari, posjeti
drugima, učenja na daljinu do onih koji su za to potpuno organizirani
- muzejsko obrazovanje u RH – Katedra za muzeologiju, MDC, sami muzeji, Ministarstvo
kulture
- u svijetu: Komitet za obrazovanje muzejskih profesionalaca (ICTOP)

nacionalna kvalifkacija zvanja morala bi

- reflektirati potrebe sektora i pojedinaca
- reflektirati radu usmjerene standarde kompetencija
- uspostaviti efektivni put napredovanja za pojedinca
- usredotočiti se na izvođenje posla
- biti primjenjiva bez obzira na oblik učenja i trajanje učenja

8. financije

- briga za osiguranje financijskih sredstava muzeja pripada upravnom vijeću

- dobivenim financijama upravlja ravnatelj uz financijsko savjetništvo i stručnu osobu
vrste financija:
a) operativni budžet
= dnevne financije muzeja
= popis svih prihoda i rashoda tijekom određenog vremenskog perioda
- u RH su to materijalni troškovi, hladni pogon, novac za pojedinačne programe

b) kapital
= kapitalna sredstva dodijeljena instituciji za ulaganja bilo u obliku modernizacije, opreme, izložaba,
publikacija i slično
= akumulirano dobro koje bi moralo proizvesti još i više

kodeks profesionalne etike o financijama: 

- upravno tijelo snosi konačnu financijsku odgovornost za muzej i za zaštitu njegove cjelokupne
imovine: zbirki i njihove dokumentacije, zgrada, prostorija i opreme, financijskih sredstava i osoblja
- redovito mora osigurati dovoljno sredstava, bilo iz javnih ili privatnih izvora, potrebnih za obavljanje i
razvitak rada muzeja
- moraju se uvesti odgovarajući knjigovodstveni postupci u skladu sa važećim državnim zakonima i
stručnim računovodstvenim standardima
- zbirke su povjereno javno dobro i s njima se ne može postupati kao sa utrživim dobrima

zakon o muzejima
članak 32.
- sredstva za rad muzeja osigurava osnivač
- sredstva za posebne programe osiguravaju osnivači, a zavisno od svog interesa i tijela državne
uprave u čijem je djelokrugu program koji se ostvaruje, kao i županije, Grad Zagreb, gradovi i općine na
području kojih se program ostvaruje
- sredstva za rad muzeji osiguravaju i iz vlastitih prihoda, sponzorstvima, darovanjima i na drugi način u
skladu sa zakonom

- mogućnosti zarade: donacije, dotacije, ulaznice, iznajmljivanje prostora (vjenčanja, snimanje spotova,
svečane večere), stručna edukacija, članstvo, muzejski restoran, mega-izložbe, putujuće izložbe,
muzejska trgovina
- u Ujedinjenom Kraljevstvu naplata ulaznica smanjuje posjet 40%
- sponzorstvo je poslovna veza između pribavljača usluga (i sredstava) i organizacija (ili pojedinaca)
koje zauzvrat nude neka prava ili usluge
- može ugroziti autonomnost djelovanja kulturnih ustanova

- kompanije žele sljedeće:

- iskoristiti medijske potencijale
- projekte koji privlače ciljano tržište
- profesionalno ponašanje muzeja
- mogućnost spajanja sponzorstva s nekim drugim aktivnostima muzeja (ekskluzivne glazbene
večeri u Palači Gvozdanović)
- protuvrijednost za uloženo

- ugovor je osnova sponzorstva

- one aktivnosti koje su bliže poslanju muzeja stvaraju financijski gubitak (istraživanje, konzervacija) a
one koje stvaraju financijsku dobit (iznajmljivanje prostora, dućan) mogu štetiti imidžu jer ne slijede bit
postojanja muzeja

rashodi:
1. upravljanje muzejem:
- plaće i prijevoz osoblja
- održavanje zgrade (čišćenje)
- voda, struja, grijanje
- osiguranje, čuvari

2. muzejski servisi:
- izložbe
- predavanja
- nabava robe za trgovinu
- izdavanje publikacija
- edukacijski materijal
- programi pojedinih događanja
3. zbirke:
- fond za kupnju predmeta
- troškovi konzerviranja i restauriranja

------------------------

godišnji financijski plan

= godišnji ciljevi s pridruženim financijskim vrijednostima (plan rada + financijske vrijednosti)
= dugoročni ciljevi + ovogodišnji pokazatelji + lista pojedinačnih želja

krug donošenja plana (idealno):

1. tromjesečje godine: lista želja
2. tromjesečje: dogovoren plan akcije i nacrt budžeta, stavke revidirane u odnosu na postojeće
3. tromjesečje: sve predočeno upravnim tijelima, dodatne revizije
4. tromjesečje: finalizacija 

9. kontrola

- kontrola kao dio procesa upravljanja služi za uspoređivanje ostvarenih rezultata s očekivanima
- kontrola unatrag i unaprijed

- vrste kontrole
- naknadna
- prikupljanje informacija o prošloj aktivnosti, utvrđivanje zasluga ili odgovornosti
- test-kontrola
- dijeljenje procesa upravljanja na korake ili faze koji se testiraju
- anticipativna kontrola
- najkorisnija, najteže ostvariva; doživljava se kao pomoć

- efikasna kontrola je ona koja utječe na ponašanje ljudi

- treba vezati očekivane rezultate uz konkretne osobe
- pozitivan odnos moguće je razviti samo ako pojedinci sudjeluju u dizajniranju kontrolnih sustava
(sustav kontroliranima mora biti razumljiv i prihvatljiv)
- kontrola projekata je muzejima najprimjerenija
- promatrati jesu li uspješno dovršeni, na vrijeme, jesu li ostali u okvirima postojećih resursa

- kontrola kreativnih aktivnosti sputava kreativnost pa treba ocjenjivati na duži rok

- mjerenje učinkovitosti = sredstvo upravljanja koje vrednuje kako se izvodi posao u jednoj ustanovi,
pokazuje kako se odvija napredak u odnosu na određene ciljeve i prosuđuje rezultate aktivnosti
- zadatak je objektivno izmjeriti kako organizacija izvršava svoje poslanje i ciljeve

- razlozi za mjerenje
vanjski - pritisak od strane financijera, javnosti (zbog straha od korupcije u javnom sektoru)
unutarnji - pomoć u upravljanju, reorganizaciji, planiranju (određuje prioritete)

- benchmarking – uspoređivanje s najboljom institucijom u određenom polju

- best practices - postupci koji su u nekoj ustanovi proglašeni primjernima
- performance-based budgeting - zakonski riješeno financiranje prema učinjenom
- monitoring system - zbirka podataka i postupci izvještavanja oblikovani tako da pripomognu
aktivnostima vrednovanja ustanove
- kvalitativna očevidnost - informacija narativnog karaktera, prikupljena od ciljanih grupa, za vrijeme
diskusija ili tijekom ciljanog istraživanja; njeno značenje i važnost nije očevidna, interpretacija sastavni
dio
- kvantitativna očevidnost - podatak koji može biti iskazan kao broj (statistički ili veličina)

- glavne dimenzije mjerenja

- izlazni podatak
- efikasnost
- rezultat
- zadovoljstvo

- indikatori 3e (vrste informacija koje mogu pomoći u prosudbi):

- efikasnost - koliko dobro rade servisi
- efektivnost - koliko uspješno zadovoljavaju očekivane potrebe
- ekonomski pokazatelji - koliko to košta
- mjerenje u muzeju može biti kvantitativno i kvalitativno
- npr. raznolikost posjetitelja, postotak zadovoljnih posjetitelja, postotak prihoda potrošen na
obrazovanje osoblja, broj radnih sati volontera, itd.
 pitanja i odgovori

1. Što je PEST analiza? Napravi kratku analizu za situaciju u Hrvatskoj.

Pest analiza je analiza koja omogućuje spoznavanje vlastitog makro okoliša.

P = Political and legal forces / politički i zakonski uvjeti

E = Economic forces / ekonomski uvjeti
S = Sociocultural forces / društveno-kulturni uvjeti
T = Technological forces / tehnološki uvjeti

- politički - koliko je stabilan politički okoliš, koji je stav vlade, koja je kulturna politika, je li vlada potpisala međunarodne
sporazume?
- ekonomski - prosječni prihodi, razina nezaposlenosti, dugoročna ekonomska perspektiva u zemlji
- društveno-kulturni - dominantna vjera, dominantni jezik, rodne uloge, slobodno vrijeme, koliko je starije populacije, kolika je
svijest o zaštiti prirode itd.
- tehnološki - koja je razina tehnološkog razvitka

2. SWOT analiza i primjeri za neku ustanovu?

SWOT analiza je analiza djelatnosti za jakosti i slabosti, analiza trendova za mogućnosti i zapreke.

S = Strenghts/Jakosti
W= Weaknesses/Slabosti
O = Opportunities/Mogućnosti
T = Threats/Zapreke

- jakosti
- koje su naše prednosti?
- što činimo dobro, bolje od drugih?
- slabosti
- što se može poboljšati?
- što je napravljeno loše?
- što treba izbjeći?
- mogućnosti
- koje su dobre stvari pred nama?
- koji su to novi trendovi? (promjene u društvu, vlasti, tehnologiji,…)
- zapreke
- s kojim se neprilikama srećemo?
- kako radi naša konkurencija?
3. Koje funkcije obavlja ravnatelj? Nabroji neke liderske osobine. Analizirajte nekog ravnatelja kojeg znate. Karakteristike
dobrog ravnatelja? Karakterisitke ravnatelja u muzeju u kojem ste odradili praksu?

– organizira i vodi rad i poslovanje muzeja

– predlaže program rada i razvoja
– provodi politiku muzeja u praksi
– zastupa muzej pred tijelima državne vlasti
– ako javni muzej nema muzejsko vijeće, ravnatelj obavlja i njihove poslove
– vodi i odgovara za stručni rad muzeja

dobar ravnatelj:
- svjestan je sposobnosti i potreba svog osoblja i upravlja u skladu s tim
- bolje da je specijalist u struci nego netko s obrazovanjem za upravljanje
- njegova uloga je da upravlja osobljem, a ne da ga reprezentira

4. Na koje načine muzej može ostvariti prihod? Koji je najprihvatljivi i najneprihvatljiviji ako uzmemo u obzir da je muzej
društveno odgovorna institucija? Koji oblik je najbliži, a koji najdalji poslanju muzeja?

Muzej ostvaruje prihode obavljanjem djelatnosti (dodatno: muzejski dućan ili kafić, najam prostora...), iz proračuna osnivača
(grad, županija, država, privatnik), iz zaklada, sponzorstava i na druge načine u skladu sa zakonom. Ako u obavljanju svoje
djelatnosti muzej i galerija ostvare prihod, taj se prihod upotrebljava isključivo za obavljanje i razvoj svoje djelatnosti.

5. Koji organi reguliraju rad muzeja? Koji je najvažniji?

Ministarstvo kulture, Muzejski dokumentacijski centar, Hrvatsko muzejsko vijeće, osnivač muzeja, nacionalni komitet ICOM,
Hrvatsko muzejsko društvo.

6. Definicija upravljanja prema K. Mooreu. Koja je najvažnija funkcija upravljanja? Objasni kotač upravljanja.
Posao upravljanja je da koristi sva sredstva kako bi se stvorilo i isporučilo nešto što će ostvariti dobit na tržištu.
Doba muzeja, pa čak i potrebe za nekom od njegovih funkcija možda će prestati. No, potreba za osiguranjem svima
dostupnog istraživanja značenja našeg materijalnog svijeta uvijek će postojati.

Kotač upravljanja: profit, organizacijski zadaci, vještine, sredstva

- pojedinačno razumijevanje odnosa između dijelova kotača pretpostavka je upravljanja

- ravnoteža između dijelova kotača posao je onog koji upravlja

- organizacijski zadaci oko dobiti:

1. Postizanje ciljeva
2. Postizanje produktivnosti i učinkovitosti
3. Postizanje i održavanje društvene odgovornosti
- spojke kotača su vještine upravljanja neophodne za vođenje organizacije:

1. liderstvo
2. sposobnost planiranja
3. sposobnost utvrđivanja i raspodjele zadataka
4. sposobnost dobrog komuniciranja   
5. sposobnost motiviranja
6. sposobnost donošenja odluka
7. sposobnost upravljanja informacijama

7. Koje su 4 funkcije upravljanja, postoji li neka koja je najvažnija, koji su izvori/resursi koje možemo povezati s funkcijama?

1. planiranje
2. organiziranje
3. koordiniranje/vođenje/motiviranje
4. kontroliranje
5. razvijanje odnosa s javnostima

resursi:
- osoblje
- stručnjaci
- zbirka
- financije
- oprema
- operativni sustavi
- zgrada
- volonteri

8. I. Maroević - mreža muzeja, opiši i zašto je korisno?

Mreža muzeja je osnovni model strukturiranja muzejske djelatnosti na području neke države.

Korisno je zato što dovodi do odgovarajuće pokrivenosti područja kvalificiranim muzejskim ustanovama a vertikalna i
horizontalna povezanost dovode do više razine djelatnosti.

U MREŽI SE OČITUJE :
1. poštovanje specifičnosti muzeja
2. vertikalna hijerarhija po stručnosti
3. horizontalna povezanost prema teritoriju
4. takav raspored pratećih funkcija (zaštita, dokumentacija) koji će biti najdjelotvorniji za muzejske ustanove
9. Što je matičnost prema Ivi Maroeviću? Na koje ili koliko muzeja je napravljena podjela?
Matičnost je organizirani oblik djelovanja u kojem najbolji muzej u određenom polju preuzima odgovornost matičnog muzeja.
Na taj se način ustanove povezuju u vertikalnu hijerarhiju što osigurava jedinstvenu politiku sabiranja i distribucije muzejske
građe radi koncentriranja kvalitete i formuliranja kulturnih prostora.

1. Za umjetničke muzeje i muzeje primijenjenih umjetnosti - Muzej za umjetnost i obrt, Zagreb

2. Za arheološke muzeje - Arheološki muzej u Zagrebu
3. Za povijesne muzeje - Hrvatski povijesni muzej, Zagreb
4. Za etnografske muzeje - Etnografski muzej, Zagreb
5. Za prirodoslovne muzeje - Hrvatski prirodoslovni muzej, Zagreb
6. Za tehničke muzeje (muzeje znanosti i tehnologije) - Tehnički muzej, Zagreb

10. Kako Hatton definira strateško upravljanje? Navedi dvije strategije koje muzeji mogu koristiti. Elementi strateškog
planiranja? Koja su 2 problema i kako bi ih muzeji mogli riješiti?

Strateško upravljanje može se opisati kao odnos između organizacije i vanjskih uvjeta u kojem organizacija funkcionira.

Racionalna strategija je kada organizacija ima i više snage nego što je to potrebno obzirom na vanjske mogućnosti, čija je
uprava učinkovita, tehnologija napredna, politika djelovanja sveobuhvatna, a svi resursi u potpunosti iskorišteni.

Strategija nadopunjavanja je kada organizacija isto ima više snage nego što to može iskoristiti vani, no gdje postoje
neiskorišteni resursi i neiskorišteni kapacitet. Izlazak iz ove situacije postiže se diversifikacijom (kroz akviziciju ili fuziju),
poticanjem razvijanja novih proizvoda ili pružanja usluga marketinga klijentima kroz licenciranje, savjetovanje ili davanje u
najam.

Strategija pojačanja je situacija gdje postoji obilje vanjskih mogućnosti, no gdje se slabosti nalaze unutar organizacije. Izlaz
iz ove situacije leži u smjenjivanju vrha uprave u kombinaciji sa sveobuhvatnim preustrojem, zamjenom zastarjele
tehnologije, sveobuhvatnom revizijom politike i preusmjeravanjem resursa unutar organizacije.

strateški plan uključuje:

1. misiju i viziju
2. analizu okoliša
3. analizu same organizacije
4. strateške ciljeve
5. plan akcije
6. mehanizme vrednovanja

11. Kako Harney definira strateško upravljanje? Navedi 3 razloga zašto je dobro koristiti ih. Navedi dvije vrste strategije u
muzejima. Što je 3E?
Strateško upravljanje je most između onog što jeste i kamo želite stići, ono usmjerava vašu organizaciju, identificira ciljeve i
zadaće, te označava vještine i izvore pomoću kojih će se ti ciljevi ostvariti

- indikatori 3e (vrste informacija koje mogu pomoći u prosudbi):

- efikasnost - koliko dobro rade servisi
- efektivnost - koliko uspješno zadovoljavaju očekivane potrebe
- ekonomski pokazatelji - koliko to košta

12. Upravljanje osobljem. Osvrt na upravljanje osobljem u muzeju gdje ste odrađivali praksu ili kako ste već negdje uočili.

1. planiranja potrebnih kadrova 

2. izbora kadrova (postupka zapošljavanja)
3. razvoja i edukacije
4. procjene kvalitete obavljanja posla
5. rješavanja problema međuljudskih odnosa

13. Benchmarking, što je i kako bi se to prevelo na hrvatski? Primjer primjene.

Benchmarking je proces kontinuirane analize organizacijskih procesa, proizvoda, usluga i slično, prema onim primjenama u
praksi koje su percipirane ili prepoznate kao najbolje. Dobivene informacije koriste se za kreiranje novih standarada
performansi zasnovane na onome što su drugi u stanju učiniti.

Benchmarking = uspoređivanje s najboljim (u djelatnosti) u nekoj dimenziji poslovanja

Postoji više razina benchmarkinga, ali za muzejske institucije interni benchmarking i povratni benchmarking.
1. Interni uključuje usporedbu odjela unutar jedne institucije kako bi se moglo sve zaposlenike svesti na istu razinu
kvalitete i uspješnosti. Na taj način mogu se uvidjeti slabije karike i uvesti konkretne promjene.
2. Povratni podrazumjeva učenje iz grešaka, kako se one u budućnosti nebi ponavljale. Tako i sam benchmarking
možemo gledati kao vrstu učenja.

14. Filozofija volontiranja i koje su pritom prednosti za volontere?

prednosti za muzeje:
- uključivanje zajednice u rad muzeja
- izlazak samog muzeja u lokalnu zajednicu
-poboljšavanje suradnje sa zajednicom
- pružanje novih ili postojećih usluga uz manje troškove
- donose nove poglede

prednosti za volontere:
- stječu nova znanja i vještine
- stječu iskustvo rada u muzeju koje im može pomoći za zaposlenje u muzeju

nedostaci:
- nepouzdanost i neozbiljan pristup radu
- strah plaćenog osoblja od gubitka radnih mjesta itd.

- potrebno je osmisliti mehanizme za praćenje kvalitete rada i pridržavanje standarda pri pružanju usluga
- ustanove koje angažiraju volontere trebale bi razviti dosljedan pristup svom osoblju, kako plaćenom tako i neplaćenom
- razlika u očekivanim standardima ponašanja plaćenog i neplaćenog osoblja ne bi smjela postojati

16. Što je budžet i što su kapitalna sredstva? Tko osigurava sredstva za muzeje u Hrvatskoj?
a) operativni budžet
= dnevne financije muzeja
= popis svih prihoda i rashoda tijekom određenog vremenskog perioda
- u RH su to materijalni troškovi, hladni pogon, novac za pojedinačne programe

b) kapital
= kapitalna sredstva dodijeljena instituciji za ulaganja bilo u obliku modernizacije, opreme, izložaba, publikacija i slično
= akumulirano dobro koje bi moralo proizvesti još i više

17. Koji se uvjeti moraju ispuniti da bi se osnovala muzejska ustanova u Hrvatskoj?

Javne muzeje i galerije mogu osnovati Republika Hrvatska, županije, gradovi i općine. Privatne muzeje i galerije mogu
osnovati druge pravne i fizičke osobe.

Muzeji i galerije te muzeji, galerije i zbirke unutar pravnih osoba mogu se osnovati ako, sukladno standardima iz članka 16.
Zakona o muzejima, postoji:
1. muzejska građa
2. muzejska dokumentacija
3. prostor
4. oprema i sredstva za rad
5. stručno osoblje.

18. Što je upravno vijeće i koje su mu dužnosti i obveze?

 - formalno tijelo sastavljeno od zaposlenika koje odlučuje o cjelokupnoj politici muzeja i bira upravitelja
- oblikuje politiku muzeja
- donosi statut
- donosi strateški plan i program rada
- vrednuje poslovanje
- predstavlja muzej unutar zajednice
- upravlja financijama

19. Vrste kontrole i mjere učinkovitosti? Zašto se provode?

- kontrola kao dio procesa upravljanja služi za uspoređivanje ostvarenih rezultata s očekivanima

- vrste kontrole
- naknadna
- prikupljanje informacija o prošloj aktivnosti, utvrđivanje zasluga ili odgovornosti
- test-kontrola
- dijeljenje procesa upravljanja na korake ili faze koji se testiraju
- anticipativna kontrola
- najkorisnija, najteže ostvariva; doživljava se kao pomoć

- kontrola projekata je muzejima najprimjerenija

- promatrati jesu li uspješno dovršeni, na vrijeme, jesu li ostali u okvirima postojećih resursa

- razlozi za mjerenje
vanjski - pritisak od strane financijera, javnosti (zbog straha od korupcije u javnom sektoru)
unutarnji - pomoć u upravljanju, reorganizaciji, planiranju (određuje prioritete)

20. Koja su zvanja u novom Zakonu i da li zadovoljavaju potrebe muzejske profesije?

Zakon o muzejima iz 2015 navodi da su stručna muzejska zvanja u muzejskoj struci kustos, viši kustos i muzejski savjetnik.
Ova zvanja ne zadovoljavaju potrebe profesije jer muzeolozi nisu proglašeni stručnim zvanjem i nema prostora za njihovo
zapošljavanje. Ostala zvanja, poput muzejskog pedagoga, restauratora i dokumentarista su diskriminirani i imaju problema s
napredovanjem.
Upravljanje u muzejima, rok 1.2.
1. Upravljanje muzejima u Europi, kada je počelo? Knjiga vezana uz upravljanje o muzejima.
- 1970ih godina
2. Organizacija, ciljevi, analiza jednog muzeja i njegovog organizacijskog ustrojstva.
3. Funkcija planiranja i što sve uključuje.
4. Upravljanje ljudskim resursima, dionice, opišite situaciju u kojoj ste se našli, vezano za upravljanje
ljudskim resursima.
5. Zvanja u novom Zakonu te da li zadovoljavaju potrebe muzejske profesije.
6. Budžet, kapitalna sredstva te tko njima upravlja u muzeju.

29. 1. 2015. UUM / Upravljanje u muzejima

1. Što je PEST analiza i napravi kratku analizu za situaciju u Hrvatskoj.
2. Koja je funkcija ravnatelja? Nabroji neke liderske osobine. Analizirajte nekog ravnatelja kojeg znate.
3. Na koje načine muzej može ostavariti prihod? Koji je najprihvatljivi i najneprihvatljiviji ako uzememo da je
muzej društveno odgovorna institucija?
4. Koji organi reguliraju rad muzeja? Koji je najvažniji?
5. Što je Moore rekao o upravljanju 2004. g.? Koja je najvažnija funkcija upravljanja?
- upravljanje će biti najvažniji aspekt muzeja još u idućem tisućljeću
6. Strateško planiranje, elementi. Koja su 2 problema i kako bi ih muzeji mogli riješiti?

4.2.2014.
1. Kako Kevin Moore definira upravljanje. Upravljanje, definicija – općenito- sa slajda.
2. Kako Harney definira strateško upravljanje. Navedi 3 razloga zašto je dobro koristiti ih. NAvedi dvije vrste
strategije u muzejima. Što je 3E?
3. SWOT analiza i primjeri za neku ustanovu?
4. Što je upravno vijeće i koje su mu dužnosti i obveze?
5. Što je matičnost prema Ivi Maroeviću?
6. Navedi kako muzeji ostvaruju prihod i po vama koji oblik je najbliži a koji najdalji poslanju muzeja?
7. Vrste kontrole i mjere učinkovitosti? Zašto se provode?